¿Alguna vez has tenido uno de esos momentos de monotonía en los que te das cuenta de que pasas demasiado tiempo copiando datos entre sistemas y formateando celdas en hojas de cálculo en lugar de idear estrategias e innovar? Pues no es el único.
Alrededor del 60% de las organizaciones afirman que su equipo pierde cinco horas a la semana en tareas manuales y procesos repetitivos, es decir, ¡aproximadamente 1,5 meses al año! Y muchos de ellos son trabajadores del conocimiento con medios para automatizar tareas; imagínese la sangría que supondrían estas tareas repetitivas para otros equipos.
La buena noticia es que puede recuperar este valioso tiempo automatizando las tareas rutinarias y repetitivas. Así podrá dedicarse a los aspectos más exigentes de su trabajo y aumentar la eficacia.
Para ayudarle en esta búsqueda, aquí tiene nuestra guía rápida y sencilla de 5 pasos sobre la automatización de tareas repetitivas.
Entendiendo la Automatización de Tareas
automatización de tareas en ClickUp
La automatización de tareas aprovecha la tecnología para agilizar y completar tareas con una intervención humana mínima o nula. Esto implica el uso de software, plataformas y herramientas para:
- Replicar acciones humanas que pueden ser tan simples como copiar datos o tan complejas como realizar acciones basadas en una lógica condicional
- Ejecutar una tarea siguiendo un conjunto predefinido de pasos e instrucciones
- Responder a situaciones o eventos específicos y desencadenar acciones posteriores
El objetivo es delegar tareas en soluciones digitales adecuadas para lograr una mayor precisión, productividad y eficiencia. En las secciones siguientes se analizarán las ventajas en detalle.
¿Por qué automatizar las tareas repetitivas? Automatización del flujo de trabajo beneficia a particulares y empresas de las siguientes maneras:
- Ahorra tiempo y esfuerzo al abordar procesos mundanos. Este tiempo puede dedicarse a actividades más creativas, innovadoras o estratégicas
- Elimina el trabajo repetitivo o redundante y agiliza los flujos de trabajo, lo que permite a las personas ser más productivas, completar las tareas más rápidamente y obtener mejores resultados
- Minimiza los errores humanos al seguir reglas predefinidas para lograr procesos empresariales precisos
- Establece una marca basada en la coherencia y la fiabilidad, ya que los procesos automatizados ofrecen resultados uniformes
- Aumenta la moral y la satisfacción laboral de los empleados, que ya no tienen que realizar tareas rutinarias o tediosas
- Reduce los costes al disminuir los costes de mano de obra asociados a las tareas manuales. También ahorra costes al reducir los costosos errores que pueden provocar un aumento de los costes operativos
- Mantiene la escalabilidad, lo que permite a las empresas aumentar la carga de trabajo o la capacidad sin aumentar significativamente los recursos humanos. De este modo, las empresas pueden hacer frente a las fluctuaciones de la demanda y a los distintos ritmos de crecimiento
- Permite a los equipos recopilar, mantener y actualizar los datos en tiempo real, lo que permite tomar decisiones con conocimiento de causa y obtener mejores resultados
- Impulsa la satisfacción del cliente ofreciéndole una experiencia fluida
- Desbloquea el verdadero potencial liberando recursos humanos para tareas más exigentes o complejas, como la creación de relaciones con los clientes y la innovación de productos
- Garantiza la seguridad y la integridad de los datos, ya que no requiere esfuerzo manual para su entrada y tratamiento
Cómo automatizar tareas repetitivas: **Guía en 5 pasos
Como prometimos, aquí está nuestra guía paso a paso sobre cómo automatizar tareas repetitivas:
Paso 1: Identificar la tarea repetitiva
Lo primero es lo primero, debes identificar las tareas repetitivas que malgastan tiempo y esfuerzo.
A continuación te explicamos cómo hacerlo:
- Crea una lista de tareas. En ella debe hacer un inventario de todas sus tareas, junto con su prioridad, frecuencia y propósito respectivos
- Utilice una herramienta de seguimiento del tiempo para cuantificar el tiempo necesario para completar cada tarea
- Consulte con expertos o colabore con su equipo para recopilar todos los detalles relacionados con las tareas repetitivas
Las tareas repetitivas serían aquellas que se producen con frecuencia, ocupan una buena cantidad de tiempo y pueden atraer errores. Sin embargo, también puede descubrir otras tareas adecuadas para la automatización. Éstas podrían ser:
- Tareas basadas en reglas que siguen reglas o lógicas bien definidas. Por ejemplo,automatización del correo electrónico para enviar respuestas automáticas a los correos electrónicos entrantes
- Tareas de software que pueden automatizarse utilizando un software existente con sus funciones de automatización incorporadas. Como por ejemploautomatizar Excel para realizar cálculos
- Tareas que consumen mucho tiempo y que requieren una supervisión humana mínima, pero que requieren una cantidad de tiempo significativa. Por ejemplo,Automatización DevOps para supervisar los sistemas en busca de registros de errores y señalar incidencias
- Tareas de entrada y manipulación de datos en las que hay que recopilar, gestionar, organizar, actualizar y explotar datos para cumplir las metas de la empresa. Por ejemplo, se puede utilizar un archivoherramienta de automatización de ventas junto con un CRM para personalizar la experiencia de ventas
Identifique estas tareas sistemáticamente a medida que se prepara para la siguiente fase, priorizando las áreas objetivo que producirán los mayores beneficios de automatización.
Paso 2: Medir el potencial de automatización
Aunque puede que tenga una larga lista de tareas aptas para la automatización, centrémonos en las repetitivas.
En esta fase, se mide el potencial de automatización de las tareas repetitivas. Para calcularlo, tendrás que analizar los siguientes parámetros:
Cómo evaluar la idoneidad de las tareas para la automatización
- Tiempo necesario para completar la tarea: Tareas largas
- Periodicidad de la repetición de la tarea: Tareas frecuentes
- Tareas predecibles y basadas en reglas con menor complejidad
- Esfuerzo manual necesario para realizar la tarea: Tareas que requieren un trabajo manual significativo
- Tasa media de error: Porcentaje medio de errores, sobre todo en el trabajo manual
- Impacto en el trabajo: Impacto en el flujo de trabajo, Tareas de alta prioridad e impacto
Este análisis sigue un enfoque estratégico al automatizar tareas repetitivas. Puede utilizar una fórmula ponderada para preparar una lista basada en prioridades para sus esfuerzos de automatización de tareas.
Paso 3: Explorar soluciones de automatización
Ahora que tiene su lista de tareas rutinarias, es el momento de seleccionar la herramienta de automatización de tareas adecuada.
Esto implica investigar las software de automatización del flujo de trabajo mercado para identificar soluciones de automatización de tareas repetitivas.
A continuación le indicamos cómo puede proceder al respecto:
- Identifique claramente sus necesidades y correlacione los requisitos correspondientes de las herramientas de automatización. Segregue sus requisitos en necesidades, deseos y planes futuros para centrarse en las tareas periódicas de alta prioridad
- Defina las metas de la herramienta de automatización. Lo ideal es especificar estos objetivos según los parámetros SMART para expresar y cuantificar el impacto de los procesos de automatización en los resultados de la empresa
- Una vez que tenga una idea básica, realice una búsqueda en línea de herramientas de automatización populares que se ajusten a sus necesidades. Explore sus opciones visitando sitios web oficiales, foros específicos del sector, tableros de debate, etc.
- **Haga una lista de las posibles soluciones y compare y evalúe sus funciones. Tenga en cuenta factores como el coste, la escalabilidad, las capacidades de integración, la facilidad de uso, la compatibilidad con la pila tecnológica existente, etc.
- Ahora que dispone de un grupo más reducido de opciones, examine detenidamente las opiniones de los usuarios, los testimonios de los clientes y los casos prácticos para hacerse una idea realista de lo que puede esperar de la herramienta de automatización de tareas. Tome nota de las lagunas o deficiencias para comprender cómo afectan a sus metas de automatización de tareas
- Llegados a este punto, dispondrá de aproximadamente dos o tres opciones. Póngase en contacto con los proveedores e inscríbase en demostraciones de productos, pruebas gratuitas y demostraciones de productos para hacerse una idea de primera mano de las capacidades de cada herramienta de automatización
- Tras la fase de (versión de) prueba, seleccione la herramienta de automatización que mejor se adapte a sus necesidades organizativas, presupuesto y capacidades de equipo. Desea una solución escalable que se adapte a las metas a largo plazo, incluso si tiene un pequeño coste adicional. Por esta razón, una herramienta que ofrezcaAutomatización del flujo de trabajo mediante IA superaría a una que careciera de esta función
Paso 4: Automatización de tareas
Ahora que software de automatización de tareas forma parte de la pila tecnológica, es hora de automatizar tareas.
He aquí cómo automatizar tareas a la perfección:
- Empiece por preparar una hoja de ruta detallada del plan de implantación. Lista las múltiples tareas que vas a automatizar y asígnales un cronograma adecuado. Incluso puede empezar la automatización de tareas a pequeña escala y luego ampliarla
- A continuación, defina objetivos y metas claros para la automatización de tareas. Identifique los KPI y las métricas que utilizará para evaluar el rendimiento de las tareas automatizadas e introdúzcalos en la herramienta de automatización
- Ponga en marcha su proyecto piloto de automatización del flujo de trabajo, idealmente, uno sencillo que ofrezca beneficios notables. Es una buena forma de probar la automatización del flujo de trabajo en un entorno controlado antes de pasar a flujos de trabajo más complejos
- Evalúe el rendimiento y el impacto de esta primera fase de automatización de tareas. Refinar los procesos automatizados basándose en los comentarios, resultados iniciales y métricas de rendimiento. Ajustar los flujos de trabajo, optimizar los ajustes y corregir los errores para orquestar un funcionamiento fluido
- Una vez superadas las fases de iteración y mejora de la automatización de tareas rutinarias, pasar a la implantación completa ampliándola gradualmente a otras tareas, flujos de trabajo y departamentos. Pendiente de hacerlo de una manera gradual garantizaría la continuidad de la empresa y las interrupciones mínimas
La fase de implantación de la automatización debe ir acompañada de formación y compatibilidad continuas. También debe sensibilizar a sus empleados sobre las ventajas y las buenas prácticas de la automatización de tareas.
Paso 5: Medir el impacto de la automatización
La fase final consiste en medir el impacto de sus esfuerzos de automatización. ¿Recuerda que tuvo que definir KPI y métricas para averiguarlo? Sus KPI pueden medir el tiempo ahorrado, el aumento de la productividad, el ahorro de costes o la reducción de errores. En cualquier caso, aquí es donde se realiza el seguimiento para evaluar la eficacia, el rendimiento y los beneficios generales.
Pendiente de ello:
- Capturar datos en la fase previa a la automatización. Medir valores como el tiempo necesario para completar una tarea, la tasa media de errores, etc
- Utilice el software de automatización para obtener percepciones de los procesos y operaciones de la empresa después de automatizar los procesos. Recopilar los datos comparables
- Mida la varianza para cuantificar la mejora y el impacto en los flujos de trabajo. Establézcalos como parámetros de referencia para futuras mediciones
Además, consulta a todas las partes interesadas y recaba sus opiniones. Sus puntos de vista podrían iluminar algunos de los aspectos no tangibles de la automatización de tareas que los datos podrían pasar por alto, como el aumento de la moral o la colaboración en equipo.
Programe revisiones periódicas y controle el rendimiento para una optimización continua.
Ejemplos reales de automatización de tareas repetitivas
He aquí unos cuantos ejemplos de automatización de procesos de negocio basado en los cinco pasos descritos anteriormente:
Marketing: Simplificar los calendarios de las redes sociales
- Identificar tareas: Programar las publicaciones en las redes sociales de distintas plataformas lleva mucho tiempo
- **Evaluar el potencial: La tarea es frecuente, implica seguir calendarios y procesos de publicación predefinidos y requiere una supervisión mínima
- Explorar soluciones: Herramientas como Hootsuite o Buffer podrían ayudar a automatizar la programación de las redes sociales
- Automatización: Prepare un calendario de contenidos, diseñe material de marketing, cree publicaciones y utilice la herramienta para automatizar la publicación según el calendario
- Medir el impacto: Seguimiento del aumento de la eficacia, la coherencia de las publicaciones y el aumento de la participación mediante análisis
Finanzas Mejora de la precisión de las facturas
- Identificar tareas: Introducir los datos de las facturas manualmente requiere tiempo y esfuerzo y es propenso a errores
- Evaluar el potencial: La tarea es frecuente, se basa en reglas y es vulnerable a los errores humanos
- Explorar soluciones: El reconocimiento óptico de caracteres puede extraer datos de las facturas y rellenar automáticamente los sistemas contables
- Automatización: Integre el software de OCR en la pila de contabilidad y ajuste las reglas de extracción y validación de datos
- Medir el impacto: Seguimiento de la reducción del tiempo de procesamiento, disminución de los errores y mejora de la precisión de los registros financieros
Servicio de atención al cliente*: Hacer más con los mismos recursos
- Identificar tareas: Responder a las preguntas más frecuentes (FAQ) ocupa demasiado tiempo a un agente de soporte al cliente
- Evaluar el potencial: Responder a las FAQ es repetitivo, sigue un patrón predecible y no implica la resolución de problemas complejos
- Explorar soluciones: Los chatbots pueden ser entrenados para responder a preguntas frecuentes y escalar problemas complejos a agentes en vivo
- Automatización: Diseñar un chatbot con flujos de decisión y árboles de respuestas para abordar las consultas más habituales e integrarlo en la plataforma de atención al cliente
- Medir el impacto: Realizar un seguimiento de métricas como NPS (Net Promoter Score), CSAT (Customer Satisfaction Score), FRT (First Response Time), repetición de consultas, etc.
Lea también *Ejemplos de automatización*
Razones para usar ClickUp para la Automatización de Tareas
Tanto si busca automatización de tareas como automatización total de automatización de la gestión de proyectos en cualquier caso, ClickUp es una opción excelente.
Para apreciar realmente cómo puede utilizar ClickUp para automatizar tareas, tenga en cuenta las siguientes funciones:
Automatizaciones de ClickUp
Cree una lista de automatizaciones y gestiónelas eficazmente con ClickUp Automatizaciones ClickUp permite a los usuarios crear reglas personalizadas o elegir entre una biblioteca de recetas de automatización preconstruidas para automatizar tareas periódicas. Por ejemplo, puede configurar la automatización para asignar tareas automáticamente a un miembro cualificado del equipo una vez creada una tarea.
Del mismo modo, puede configurar la automatización para actualizar las prioridades de las tareas en función de criterios predefinidos o enviar notificaciones una vez completada la tarea. Esta automatización desencadenante actúa como un asistente digital al tiempo que le garantiza que está al día de todas las actividades.
Cerebro ClickUp
automatice tareas como la generación de documentación relacionada con proyectos mediante ClickUp Brain_ Cerebro ClickUp es una potente herramienta que reduce las barreras técnicas para aprovechar la tecnología como la IA. Este asistente de IA acepta comandos en lenguaje natural y los traduce en reglas de automatización personalizadas Esto significa que puede automatizar cualquier tarea o flujo de trabajo simplemente describiendo el flujo de trabajo deseado en un lenguaje llano y sencillo, mientras ClickUp Brain hace todo el trabajo por usted.
Configurar la automatización es tan sencillo como decirle a Brain: "Cuando una tarea se marque como de alta prioridad, asígnasela a Jane y fija una fecha límite para el día siguiente" ClickUp Brain ajustará la automatización. Del mismo modo, puede automatizar tareas como la preparación de los requisitos del producto, la redacción de correos electrónicos, el resumen de notas de reuniones, ¡y mucho más! De este modo, todos los miembros del equipo pueden acceder a las funciones de automatización, independientemente de sus conocimientos técnicos.
Formularios ClickUp
establecer lógica condicional en Formularios ClickUp para automatizar la recogida de datos_ Vista del Formulario ClickUp elimina la laboriosa tarea de registrar datos manualmente. Utilícelo para crear detallados formularios personalizados en línea que capturen datos y los conviertan directamente en tareas. Su utilidad es doble.
En primer lugar, no tiene que reservar un recurso específico para la entrada de datos.
En segundo lugar, garantiza la exactitud de los datos sin puntos muertos ni intervención manual. Los formularios resultantes, fáciles de usar, precisos y procesables, son especialmente útiles para actividades empresariales como la captación de clientes potenciales, la incorporación de clientes y las solicitudes de servicio.
Tareas periódicas de ClickUp
establezca la periodicidad de las tareas repetitivas con la función Tareas periódicas
Utilice Tareas periódicas de ClickUp para automatizar tareas periódicas: así de sencillo. Programe tareas que se repitan diaria, semanal, mensual o anualmente. Ya se trate de generación de informes, facturación o seguimiento, personalice los patrones de repetición con opciones como "cada dos semanas" o "el último día del mes" para alinear su flujo de trabajo con una tarea periódica. Cuando se combina con las Automatizaciones de ClickUp, esta función garantiza que no se pierda nada para que usted y su equipo puedan centrarse en actividades de mayor nivel.
Plantillas ClickUp
Con una amplia biblioteca de plantillas de automatización personalizadas, puede optimizar los flujos de trabajo, aumentar la productividad y ahorrar tiempo. Estas soluciones listas para usar son un excelente punto de partida para automatizar flujos de trabajo comunes.
Aquí tiene algunas que puede utilizar para empezar:
Automatice el correo electrónico saliente con la plantilla de automatización de correo electrónico de ClickUp
Plantilla ClickUp para automatización de correo electrónico Elimine el trabajo manual de la difusión por correo electrónico y envíe correos electrónicos personalizados basados en valores de campos personalizados o desencadenantes de tareas. Imagine el envío automático de un correo electrónico de bienvenida a un cliente recién registrado o la entrega de un kit de correo electrónico de incorporación a un nuevo empleado Esto le permite enviar los correos electrónicos adecuados en el momento oportuno y, al mismo tiempo, liberar tiempo del equipo para otras tareas. Puede crear tareas para cada correo electrónico automatizado y establecer reglas en ClickUp que definan el desencadenante.
Cree propuestas de proyecto ganadoras con la plantilla de propuesta de proyecto de automatización de ClickUp
Plantilla ClickUp para la Automatización de Propuestas de Proyectos Agilice el proceso de elaboración de propuestas de proyectos. Esta plantilla le permite automatizar tareas como la asignación de actividades de creación de propuestas a miembros del equipo, el envío de recordatorios y notificaciones de plazos y la consulta a las partes interesadas cuando la propuesta está completada. La vista Propuesta de proyecto le ofrece una visión global de todas las propuestas
Controle todos los KPIs de Automatización con la Plantilla de Seguimiento de KPIs de Automatización de ClickUp
Plantilla de seguimiento de KPI de automatización de ClickUp No se limite a automatizar tareas repetitivas; mida el impacto de esta acción. Utilice esta plantilla para comprobar la eficacia de su automatización. Proporciona un marco para medir KPI cruciales que puede seguir para juzgar si los flujos de trabajo automatizados están a la altura de su potencial. Incluye campos personalizados como Departamento, Valor objetivo, Desviación, etc. Visualice el cronograma y los hitos de sus iniciativas de automatización con la vista de cronograma y siga el progreso de las tareas individuales con la vista de progreso
No Repita, Automatice Con ClickUp
Por todo lo que hemos visto hasta ahora, es evidente que la automatización ya no es un lujo ni una función "agradable de tener". Debe automatizar al máximo las tareas repetitivas para alcanzar un nuevo plano de eficacia, productividad y utilización de los recursos. Afortunadamente, nuestra sencilla guía de 5 pasos esboza una hoja de ruta clara para implantar la automatización.
Una solución de gestión de proyectos basada en IA como ClickUp puede transformar sus procesos cotidianos con el poder de la automatización inteligente. Regístrese gratis, gratuito/a en ClickUp ¡para maximizar el potencial de su empresa!