Las 10 mejores herramientas de software de gestión de proyectos para pequeñas empresas en 2026

El software de gestión de proyectos para pequeñas empresas es un sistema de uso compartido que permite realizar el seguimiento de quién es el responsable de cada tarea, cuándo vence y en qué fase se encuentra el trabajo, sin necesidad de que lo gestione un gestor de proyectos específico.

En la mayoría de las pequeñas empresas, la persona encargada del seguimiento de los proyectos también se ocupa de los clientes, las facturas y el marketing. Una encuesta realizada por Talker Research para Adobe Express a 1.000 propietarios de empresas estadounidenses reveló que, de media, cada propietario desempeña cinco roles distintos al día y trabaja más de 200 horas extras al año.

Esa presión cambia el concepto de lo que es una buena herramienta. Por ello, el número de funciones importa menos que tres preguntas prácticas: ¿En cuánto tiempo puede ponerse en marcha un equipo de cinco personas? ¿Qué parte del seguimiento gestiona el software? ¿Y a cuánto asciende la factura si se contratan 10 licencias en lugar de tres?

Esta guía compara 10 herramientas en cuanto a su configuración, seguimiento rutinario y costes de flujo de trabajo, con ejemplos prácticos y opiniones de los usuarios. Las comparativas de los planes de pago distinguen entre el seguimiento básico y las funciones que puedes necesitar a medida que el trabajo se vuelve más complejo. Para obtener un contexto más amplio sobre la gestión del trabajo en empresas de este tamaño, consulta nuestra guía sobre las mejores herramientas para startups.

Las 10 mejores herramientas de software de gestión de proyectos para pequeñas empresas de un vistazo

Qué hay que tener en cuenta a la hora de elegir un software de gestión de proyectos para pequeñas empresas

Empieza por el trabajo que tu equipo necesita coordinar y el tiempo que puedes dedicar al mantenimiento del sistema. Compara estos aspectos en el plan que realmente comprarías:

¿Qué necesita realmente un equipo pequeño de un software de gestión de proyectos?

Un equipo pequeño necesita una forma compartida de gestionar el trabajo cuando el propietario está ocupado en otras tareas. Si un cliente cambia un plazo o un compañero de equipo está ausente, la siguiente persona debería poder ver qué se acordó, qué queda pendiente y quién puede tomar la siguiente decisión.

Empieza por crear un registro coherente para cada proyecto: el resultado esperado, la persona responsable, la próxima fecha límite y las decisiones que afectan a la entrega. Guarda los archivos relevantes y los comentarios de los clientes junto con ese registro. Un compañero de equipo que se haga cargo del proyecto debería disponer de suficiente contexto para continuar sin tener que buscar entre los mensajes ni pedir al propietario que reconstruya la conversación.

En la encuesta «Small Business Check Up» realizada por el SBE Council en octubre de 2026, el 61 % de los propietarios esperaba que la plantilla se mantuviera más o menos igual durante los siguientes seis meses. Para una empresa que trabaja con su equipo actual, el software de gestión de proyectos debería facilitar el traspaso de trabajos sin perder el contexto.

Para ello, es necesario llegar a algunos acuerdos dentro del equipo: quién actualiza una tarea, dónde se registran los cambios en el alcance y cuándo una decisión requiere la aprobación del responsable. Organiza el entorno de trabajo en función de esos acuerdos. Añade más estructura cuando un proyecto concreto lo necesite, en lugar de configurar todas las funciones disponibles antes de que el equipo empiece a trabajar.

Las 10 mejores herramientas de software de gestión de proyectos para pequeñas empresas en 2026

1. ClickUp (ideal para pequeñas empresas que desean integrar la gestión de proyectos y la colaboración del equipo)

La suite ClickUp para pequeñas empresas reúne más de 20 aplicaciones de trabajo en una sola plataforma, entre las que se incluyen la gestión de proyectos, la gestión de documentos, el chat, el control de tiempo y la elaboración de informes. Para una pequeña empresa, la ventaja práctica es mantener todas esas actividades conectadas entre sí.

Por ejemplo, una pequeña agencia creativa puede recopilar el briefing de un cliente a través de ClickUp Forms, que convierte el envío en una tarea con los detalles pertinentes. El equipo puede guardar el briefing del proyecto en un documento, debatir la entrega en el chat y realizar un seguimiento del tiempo dedicado al trabajo. Cuando el cliente solicita un cambio, el responsable del proyecto puede actualizar la tarea y su información complementaria en el mismo entorno de trabajo.

ClickUp Brain ayuda al equipo a trabajar con esa información, lo que incluye revisar los formularios enviados para detectar datos que falten. Los «Superagentes» de ClickUp pueden ayudar a clasificar las solicitudes entrantes y a derivar el trabajo a la persona adecuada. El uso de la IA y la disponibilidad de las funciones dependen de tu plan y de tu saldo de créditos.

Para una empresa de 10 personas, compara la Small Business Suite con el coste total de tus aplicaciones actuales y la ayuda necesaria para configurarlas. La suite incluye aplicaciones de trabajo, acceso a ClickUp Brain y horas de soporte y servicio dedicadas, que abarcan orientación sobre la incorporación, la integración de la IA y la optimización continua.

Funciones destacadas

Precios

Valoraciones

Dónde se complica: La consolidación de varias herramientas requiere tomar decisiones sobre cómo se organizarán los proyectos, las conversaciones y los documentos. Empieza con un flujo de trabajo recurrente y un pequeño conjunto de vistas; cambiar todos los procesos a la vez puede generar más trabajo de configuración del que el equipo puede gestionar.

Lo que opinan los usuarios reales sobre ClickUp

Una opinión de un usuario dice:

El uso de Agents me ha ayudado, como gestor de proyectos, a ver las tareas pendientes y atrasadas, así como a evaluar la capacidad. Superviso más de 10 proyectos y hacerlo manualmente me llevaría mucho tiempo y sería más probable que se me pasara algo por alto.

2. Trello (ideal para equipos pequeños que realizan el seguimiento del trabajo sencillo en tableros compartidos)

Trello es ideal para pequeñas empresas cuyos proyectos siguen una secuencia clara, como «nueva solicitud», «en curso», «revisión del cliente» y «completada». Cada tarjeta incluye el responsable de la tarea, la fecha límite, la lista de control y la conversación. Su Bandeja de entrada recoge las tareas pendientes del correo electrónico, Slack y Microsoft Teams, lo que ofrece al responsable un lugar donde recopilar las solicitudes antes de organizarlas en los tableros de proyectos.

Por ejemplo, una pequeña agencia de marketing podría utilizar un tablero por cliente, con tarjetas para cada entrega concreta. Una lista de «Pendiente de respuesta del cliente» permite ver los comentarios pendientes sin tener que buscar en el correo electrónico. La versión gratuita admite hasta 10 colaboradores y 10 tableros por entorno de trabajo, por lo que se pueden incluir tanto colaboradores externos como empleados. La versión Estándar resulta útil cuando se necesitan más tableros, Campos personalizados o elementos de (la) lista de control asignados por separado.

Para un equipo de 10 miembros de pago, el plan Standard cuesta 50 $ al mes con facturación anual (600 $ al año) o 60 $ con facturación mensual. El plan Premium cuesta 100 $ al mes con facturación anual e incluye las vistas «Cronograma», «Calendario» y «Panel». En los planes Standard y Premium, los invitados que participan en un solo tablero son gratuitos, pero a los invitados que se unen a varios tableros se les factura como a los miembros. Si necesitas una planificación al estilo de los diagramas de Gantt, nuestra guía sobre diagramas de Gantt en Trello explica los métodos disponibles.

Funciones destacadas

Precios

Valoraciones

Limitaciones: La estructura basada en tarjetas de Trello resulta menos adecuada para proyectos con calendarios interrelacionados y que requieran informes detallados sobre la carga de trabajo. La versión Premium añade vistas de planificación, pero comprueba si responden a tus necesidades reales en cuanto a capacidad y elaboración de informes antes de presupuestar la adquisición de Power-Ups o herramientas de elaboración de informes independientes.

Lo que opinan los usuarios reales sobre Trello

Una opinión de un usuario dice:

La interfaz de «arrastrar y soltar» apenas requiere tiempo de formación, por lo que los nuevos miembros del equipo pueden empezar a contribuir en cuestión de minutos, en lugar de tener que asistir a largas sesiones de formación.

3. Asana (ideal para equipos pequeños que desean estandarizar las solicitudes y los traspasos de tareas)

Asana es ideal para pequeñas empresas en las que el trabajo sigue un proceso repetible, pero el propietario aún tiene que asignar cada solicitud y hacer un seguimiento del siguiente paso. En el plan Starter, los formularios recogen el trabajo entrante y las reglas pueden asignar tareas, actualizar campos o moverlas entre secciones del proyecto. Esto proporciona al equipo un proceso coherente para gestionar las solicitudes sin tener que depender de que alguien reenvíe cada mensaje.

Por ejemplo, una pequeña consultoría podría recopilar las solicitudes de los clientes a través de un formulario, asignarlas por tipo de servicio y trasladar el trabajo completado a una sección de revisión. El cronograma y las dependencias ayudan al responsable del proyecto a ver cómo encajan esas solicitudes en los plazos existentes. Para el trabajo que se inicia por correo electrónico, la función de «correo electrónico a tarea» conserva el mensaje y sus adjuntos junto con la tarea. Nuestras plantillas de gestión de proyectos de Asana ofrecen estructuras iniciales que puedes adaptar.

Para 10 miembros de equipo de pago, el plan Starter cuesta 109,90 $ al mes con facturación anual (1.318,80 $ pagaderos anualmente), o 134,90 $ con facturación mensual. Esto incluye formularios, reglas, Cronograma y dependencias. Si necesitas aprobaciones formales, revisiones o vistas de la carga de trabajo del portafolio, el plan Advanced cuesta 249,90 $ al mes para 10 miembros con facturación anual. Los invitados externos que cumplan los requisitos tienen acceso gratuito en ambos planes de pago.

Funciones destacadas

Precios

Valoraciones

Límites: Un equipo pequeño puede gestionar la recepción de proyectos y los traspasos rutinarios con la versión Starter, pero las aprobaciones, la Revisión y la carga de trabajo de la cartera requieren la versión Advanced. Esa actualización puede resultar difícil de justificar cuando solo se necesita una de esas funciones.

Lo que opinan los usuarios reales sobre Asana

Una opinión de un usuario dice:

La posibilidad de configurar reglas personalizadas que asignen tareas automáticamente, actualicen fechas límite, modifiquen el estado de las tareas o trasladen elementos de una sección a otra en función de determinados desencadenantes ahorra a los equipos horas de trabajo repetitivo y tedioso.

4. monday.com (Ideal para pequeñas empresas que desean configurar flujos de trabajo repetibles para sus clientes)

monday.com es ideal para pequeñas empresas que necesitan adaptar el seguimiento de proyectos a sus propios procesos. Puedes definir las fases, los propietarios, las fechas y la información que requiere cada tarea, y luego utilizar automatizaciones para gestionar los traspasos rutinarios. Las vistas de Cronograma, diagrama de Gantt y Calendario del plan Standard permiten al equipo revisar el mismo trabajo como si fuera un calendario, en lugar de tener que mantener una hoja de cálculo de planificación aparte.

Por ejemplo, una pequeña consultoría podría realizar el seguimiento de cada proyecto de un cliente desde su inicio hasta su entrega, con un propietario y un plazo para cada fase. Una automatización puede notificar a la siguiente persona cuando el trabajo esté listo, mientras que los clientes pueden aportar su granito de arena en los tableros compartidos a los que hayan sido invitados. Empieza con un servicio repetible y unas cuantas automatizaciones útiles antes de ampliar la configuración. Nuestra reseña de monday.com analiza las diferencias entre los planes con más detalle.

Para 10 miembros de equipo de pago, el plan Estándar cuesta 120 $ al mes con facturación anual (1.440 $ al año), o 140 $ con facturación mensual. El plan Básico cuesta 90 $ al mes con facturación anual, pero el Estándar es el punto de partida más práctico para este flujo de trabajo, ya que incluye automatizaciones, integraciones, acceso para invitados y vistas de programación. El plan Standard incluye 250 acciones de automatización y un cupo independiente de 250 acciones de integración al mes. Los tres primeros invitados son gratuitos; los grupos de cuatro invitados cuentan como un asiento de pago, lo que puede hacer que una cuenta pase a un paquete de asientos superior.

Funciones destacadas

Precios

Valoraciones

Límites: Las cuotas de acciones de la versión Standard se adaptan mejor a las tareas puntuales que a los flujos de trabajo que se repiten a lo largo del día. Un equipo pequeño que utilice varios pasos de automatización para cada solicitud de cliente puede necesitar la versión Pro, incluso si su plantilla no varía.

Lo que opinan los usuarios reales sobre monday.com

Una opinión de un usuario dice:

Como asesor empresarial, me permite ofrecer un servicio de valor añadido a mis clientes, ayudándoles a organizar sus proyectos y tareas y a rendir cuentas. Además, ha sido muy fácil de configurar y lo prefiero a otras herramientas de gestión de proyectos como Jira y Asana.

5. Basecamp (ideal para equipos pequeños que desean gestionar de forma conjunta la comunicación y las tareas de los proyectos)

Basecamp reúne en un único espacio compartido las conversaciones sobre los proyectos, las tareas pendientes, los calendarios, los archivos y el chat. Es ideal para pequeñas empresas cuyo principal problema de coordinación es mantener a todo el mundo informado: qué se ha acordado, quién es el responsable y dónde se encuentra el archivo más reciente. Los foros de mensajes permiten organizar las decisiones en hilos específicos, mientras que el chat grupal se encarga de las conversaciones más breves. Nuestro análisis comparativo entre Slack y Basecamp compara este enfoque con el de una aplicación de mensajería especializada.

Por ejemplo, una pequeña consultoría podría crear un proyecto para cada encargo de un cliente, con listas de tareas pendientes para los entregables, un calendario con las fechas de revisión y archivos almacenados junto con las conversaciones relevantes. En la versión Pro, las plantillas de proyectos permiten al equipo reutilizar esa configuración para el siguiente cliente. Las revisiones automáticas pueden preguntar a los compañeros de equipo cada semana si hay obstáculos, lo que proporciona al propietario información actualizada sin necesidad de organizar otra reunión de estado.

Para 10 personas, el plan Pro cuesta 79 $ al mes e incluye ocho proyectos activos y 25 GB de almacenamiento. Este límite incluye a todas las personas añadidas a la cuenta, incluidos clientes y colaboradores, por lo que 10 empleados más un cliente necesitarían un paquete superior. El plan Pro Plus cuesta 99 $ al mes para un máximo de 15 personas y 12 proyectos activos, y añade un sistema integrado de control de tiempo. Los proyectos archivados no cuentan para el límite de proyectos activos.

Funciones destacadas

Precios

Valoraciones

Límites: Los paquetes con límite de Basecamp vinculan la suscripción tanto al número de usuarios como al de proyectos activos. Una pequeña consultoría que gestione muchos proyectos simultáneos para sus clientes puede quedarse sin espacio en su paquete antes incluso de contratar a nadie, sobre todo cuando los clientes y los colaboradores externos también necesitan acceso.

Lo que opinan los usuarios reales sobre Basecamp

Una opinión de un usuario dice:

Basecamp es una de las pocas soluciones de gestión de proyectos que ofrece chat integrado, carpetas y vistas multiproyecto, y almacenamiento de archivos, todo en uno. Cuando estaba poniendo en marcha mi pequeña empresa, Basecamp fue una elección obvia tanto para mí como para recomendárselo a mis clientes.

6. Zoho Projects (ideal para pequeñas empresas de servicios que necesitan vincular la ejecución de los proyectos con la facturación)

Zoho Projects es ideal para pequeñas empresas que necesitan llevar un control conjunto de los plazos de los proyectos, las horas de trabajo del personal y los presupuestos. La versión Premium incluye proyectos ilimitados, hojas de horas con pasos de aprobación, tareas periódicas y presupuestos de proyectos. Esto permite a una consultoría o empresa de servicios comprobar tanto el progreso de la entrega como el tiempo dedicado a completar el trabajo.

Por ejemplo, una consultoría podría organizar un proyecto en hitos, registrar las horas dedicadas a cada tarea y aprobar el tiempo facturable antes de emitir la factura. La integración con Zoho Books permite transferir los registros de tiempo facturable aprobados al sistema de contabilidad, lo que reduce la necesidad de volver a introducir los datos manualmente. Esa conexión requiere Projects Premium o una versión superior y, como mínimo, Zoho Books Professional, por lo que resulta especialmente relevante si tu empresa ya utiliza ese plan de contabilidad. Nuestras plantillas de contabilidad para pequeñas empresas pueden ayudarte a organizar los registros que respaldan ese proceso.

A la tarifa anual publicada de 4 $ por usuario al mes, 10 licencias de Projects Premium cuestan 40 $ al mes (480 $ al año), sin contar el software de contabilidad. Zoho Books es una suscripción independiente, cuyo precio se establece por organización en lugar de por usuario de Projects. Su plan Professional para EE. UU. incluye cinco usuarios de Books; la compra de 10 licencias de Projects no otorga acceso a la contabilidad a las 10 personas. Presupuesta la suscripción a Books y cualquier usuario adicional de contabilidad, o solo la diferencia de la actualización si ya estás suscrito.

Funciones destacadas

Precios

Valoraciones

Punto débil: La conexión con el sistema de contabilidad requiere configuración, además de otra suscripción. Alguien debe asignar los registros de clientes, establecer los permisos financieros y decidir qué registros de tiempo deben sincronizarse. Una empresa que desee mantener su sistema de contabilidad actual debería probar esa conexión antes de elegir Zoho Projects para su flujo de trabajo de facturación.

Lo que opinan los usuarios reales sobre Zoho Projects

Una opinión de un usuario dice:

UI/UX, rendimiento, precios. Lo he probado tanto en pequeñas empresas como en grandes empresas y es increíble en ambos casos.

7. Microsoft Planner (ideal para equipos que ya tienen una suscripción a Microsoft 365)

Microsoft Planner ofrece a las pequeñas empresas un motivo para comprobar qué incluye su suscripción actual antes de adquirir otra herramienta de gestión de proyectos. La versión básica de Planner se incluye en los planes de Microsoft 365 que cumplan los requisitos y permite el uso compartido de tareas, asignaciones, fechas límite, archivos y listas de control. Los equipos pueden gestionar ese trabajo en la aplicación web de Planner o dentro de Microsoft Teams, siempre que su suscripción incluya Teams.

Por ejemplo, una pequeña asesoría contable podría organizar el trabajo de fin de mes en categorías para la recopilación de documentos, la conciliación y la revisión. Cada tarea puede incluir un propietario, una fecha límite y una lista de control, de modo que los compañeros puedan ver qué queda pendiente. Si la empresa necesita planificar la secuencia de un proyecto de mayor envergadura, Planner Plan 1 incorpora la creación de cronogramas y dependencias. Nuestras plantillas de Microsoft Planner ofrecen estructuras iniciales para esos primeros planes.

Para 10 personas que ya dispongan de suscripciones válidas a Microsoft 365, Planner Básico no supone ningún coste adicional de licencia. La adquisición del Plan 1 para las 10 personas cuesta 100 $ al mes con facturación anual (1.200 $ al año), sin incluir las suscripciones subyacentes a Microsoft 365. Se trata de un ejemplo de licencia para todo el equipo, no de una afirmación de que todos los colaboradores necesiten acceso premium. Microsoft ofrece versiones de prueba de un mes del Plan 1 y del Plan 3, con condiciones de cancelación.

Funciones destacadas

Precios

Valoraciones

Límites: Al pasar al plan Premium no se conservan todas las funciones del plan básico. Microsoft indica actualmente que las tareas periódicas están disponibles en los planes básicos, pero no en los planes Premium. Una empresa que necesite tanto trabajos operacionales periódicos como la planificación avanzada del plan Premium debería probar esa combinación antes de cambiar sus planes actuales.

Lo que opinan los usuarios reales sobre Microsoft Planner

Una opinión de un usuario dice:

Aunque otros productos ofrecen más funciones, Microsoft Planner es un recurso excelente para cualquier empresa que ya tenga una suscripción a Office 365, ya que está incluido y no es necesario pagar por ningún software adicional.

8. Notion (ideal para equipos pequeños que gestionan proyectos junto con la documentación de los clientes)

Notion es ideal para pequeñas empresas en las que el trabajo en proyectos depende de notas detalladas, instrucciones y conocimientos compartidos. Cada entrada de la base de datos de un proyecto se abre en una página en la que se pueden incluir el resumen del proyecto, las notas de las reuniones, las listas de control y los archivos. Al enlazar esa entrada con las tareas y los registros de los clientes, los miembros del equipo tienen acceso al contexto de cada encargo sin necesidad de mantener copias separadas.

Por ejemplo, un pequeño despacho de contabilidad podría organizar el trabajo de fin de mes para seis clientes, manteniendo listas de control de conciliaciones y notas sobre desviaciones en el proyecto de cada cliente. Una consultoría podría utilizar el mismo enfoque para las guías de incorporación y las tareas de entrega. Empieza con una plantilla de proyecto coherente y una base de datos de tareas compartida, y luego añade conexiones cuando tengan una finalidad clara. Nuestra guía de integraciones de Notion recoge las opciones para conectar ese entorno de trabajo con otras herramientas.

Para 10 miembros de pago, el plan Plus cuesta 100 $ al mes con facturación anual (1.200 $ al año) o 120 $ con facturación mensual. El plan Plus admite formularios personalizados, gráficos y automatizaciones de bases de datos relevantes para esta configuración. Los invitados externos pueden acceder de forma gratuita dentro de los límites del plan, pero su acceso se limita a las páginas a las que se les invita, en lugar de a todo el entorno de trabajo. La versión gratuita es menos adecuada para el uso continuado por parte de un equipo, ya que el contenido colaborativo resulta limitado cuando un entorno de trabajo cuenta con varios miembros.

Funciones destacadas

Precios

Valoraciones

Donde se queda corto: Alguien tiene que encargarse de mantener las plantillas de proyectos, las relaciones entre las bases de datos y las reglas de uso compartido. Si cada miembro del equipo crea una estructura diferente, resulta más complicado navegar por el entorno de trabajo y realizar la elaboración de informes. Notion se adapta mejor a un equipo pequeño dispuesto a hacerse cargo de esa configuración que a uno que busque un proceso de gestión de proyectos predefinido.

Lo que opinan los usuarios reales sobre Notion

Una opinión de un usuario dice:

Como propietario de una pequeña empresa y creador centrado en el producto, me ayuda a convertir ideas dispersas en planes estructurados y viables.

9. Wrike (ideal para pequeñas agencias que necesitan coordinar solicitudes y la capacidad de sus equipos)

Wrike es ideal para pequeñas agencias en las que varios proyectos de clientes compiten por el mismo personal. Sus formularios de solicitud recogen el trabajo entrante, mientras que los gráficos de carga de trabajo ayudan a la persona encargada de asignarlo a comprobar las confirmaciones existentes. Esa combinación resulta útil cuando el propietario o el jefe de equipo se encarga de la planificación junto con el trabajo de los clientes.

Por ejemplo, un estudio de diseño de 15 personas podría recibir una nueva solicitud de campaña a través de un formulario, comprobar la capacidad de sus diseñadores y asignar el trabajo sin tener que consultar la disponibilidad de cada uno por chat. El etiquetado cruzado permite que la misma tarea aparezca en las carpetas relevantes del proyecto y del equipo sin necesidad de crear copias separadas que haya que actualizar. Nuestra reseña de Wrike aborda sus capacidades más amplias de gestión de proyectos.

Para un equipo de 10 personas, el plan Business cuesta el equivalente a 250 $ al mes, que se facturan como 3.000 $ al año. Ese es el precio correspondiente al formulario de solicitud y al flujo de trabajo de planificación de la carga de trabajo que se describen aquí. El plan Team cuesta el equivalente a 100 $ al mes para 10 usuarios, con facturación anual, pero no incluye ninguna de estas dos funciones. Si los clientes o contratistas necesitan acceso completo como usuarios externos, sus licencias de pago también influyen en el total.

Funciones destacadas

Precios

Valoraciones

Límites: La principal desventaja es que hay que pagar por la versión Business antes de poder utilizar las herramientas de gestión de entradas y capacidad que hacen que este flujo de trabajo resulte útil. La planificación de la carga de trabajo también requiere estimaciones de esfuerzo y disponibilidad actualizadas. Si tu equipo rara vez actualiza ninguno de estos datos, el gráfico te ofrecerá una visión incompleta de quién puede asumir más trabajo.

Lo que opinan los usuarios reales sobre Wrike

Una opinión de un usuario dice:

Plan Free: Wrike ofrece un plan Free que incluye funciones básicas de gestión de proyectos, lo que lo hace accesible para equipos pequeños y empresas emergentes.

10. Teamwork.com (Ideal para pequeñas empresas de servicios que gestionan las horas de trabajo de los clientes y los anticipos)

Teamwork.com es ideal para pequeñas empresas que necesitan realizar un seguimiento tanto de los entregables a los clientes como de las horas dedicadas a completarlos. Su función integrada de control de tiempo vincula las horas registradas a las tareas del proyecto, de modo que el propietario puede ver qué cuentas ocupan más tiempo al equipo. Esto lo convierte en una opción útil para empresas de contabilidad, consultoras y equipos que estén comparando software para agencias de marketing.

Por ejemplo, una agencia de diseño formada por siete personas podría asignar a un contrato de servicios mensuales un presupuesto de 40 horas y, a continuación, comparar el trabajo registrado con esa asignación antes de aceptar otra revisión. Ese flujo de trabajo requiere Accelerate, que admite presupuestos de tiempo y contratos de servicios basados en el tiempo. Para realizar el seguimiento de un presupuesto expresado en dólares, un proyecto de tarifa fija o la rentabilidad de un proyecto se necesita Optimize. El mero hecho de mantenerse dentro de la asignación de horas no determina por sí solo si la cuenta es rentable.

Para 10 usuarios, el plan Basics cuesta el equivalente a 99,90 $ al mes, facturado como 1.198,80 $ al año, e incluye la ejecución de proyectos, el control de tiempo y la colaboración con los clientes. El flujo de trabajo anterior, relativo a las horas de honorarios fijos y la planificación de la carga de trabajo, requiere el plan Accelerate, por un equivalente a 249,90 $ al mes, facturado como 2.998,80 $ al año para 10 usuarios. El plan Optimize requiere un presupuesto personalizado, por lo que debes presupuestarlo por separado si el control financiero es tu principal motivo para elegir la herramienta.

Funciones destacadas

Precios

Valoraciones

Dónde se queda corto: La elección del plan es importante si optas por Teamwork.com principalmente para gestionar los presupuestos de los clientes. El plan «Basics» te permite registrar las horas facturables, pero para realizar ajustes en los presupuestos de tiempo necesitas el plan «Accelerate», y para medir la rentabilidad de los proyectos, el plan «Optimize». También es necesario llevar un registro coherente del tiempo registrado: las horas que falten pueden hacer que un anticipo parezca más sólido de lo que realmente es.

Lo que opinan los usuarios reales sobre Teamwork.com

Una opinión de un usuario dice:

Lo que más me gusta de Teamwork.com es lo fácil que me resulta gestionar y visualizar la capacidad de mi equipo y el estado general de los proyectos.

Más herramientas que vale la pena tener en cuenta

Vale la pena tener en cuenta estas dos opciones si tu equipo prefiere planificar mediante hojas de cálculo o necesita una base de datos personalizada para el trabajo con los clientes.

Smartsheet (Pro: 9 $ por miembro al mes, facturado anualmente, o 12 $ facturados mensualmente) es ideal para pequeñas empresas que ya organizan sus proyectos en hojas de cálculo y desean disponer de vistas Gantt, formularios y recordatorios automáticos, además de esa estructura que ya conocen. Una pequeña consultoría podría recopilar solicitudes a través de un formulario y realizar el seguimiento de las fechas de entrega en la misma hoja. La versión Pro admite hasta 10 miembros, pero el seguimiento de la carga de trabajo y los informes que combinan varias hojas requieren la versión Business. Nuestra guía sobre los gráficos de Gantt de Smartsheet aborda sus capacidades de planificación.

Airtable (plan Free disponible; Equipo: 20 $/usuario/mes, facturado anualmente) es ideal para pequeñas empresas que necesitan vincular las tareas de los proyectos con los registros de los clientes, los entregables o el inventario. Una pequeña agencia podría enlazar cada entrega con su cliente y con su campaña, y luego crear vistas filtradas para los diferentes miembros del equipo. La contrapartida es mantener esa estructura: alguien tiene que definir las relaciones, las vistas y los flujos de trabajo, mientras que 10 licencias de pago del plan «Equipo» cuestan el equivalente a 200 $ al mes con facturación anual. Lee nuestra reseña sobre Airtable para conocer todos los detalles.

Cómo elegir un software sencillo de gestión de proyectos para tu pequeña empresa

Empieza por el problema que más tiempo le cuesta a tu equipo y, a continuación, selecciona dos herramientas que lo resuelvan. Los traspasos de tareas no realizados, los comentarios dispersos de los clientes y las horas facturables sin registrar requieren flujos de trabajo diferentes. Si lo que necesitas principalmente son propietarios y plazos claros, nuestro resumen de software de gestión de tareas te servirá de referencia útil antes de invertir en soluciones de planificación más avanzadas.

Utiliza estas recomendaciones para reducir la lista:

Realiza una prueba piloto de dos semanas antes de realizar la confirmación.

Lleva a cabo un proyecto real durante dos semanas con las personas que realmente van a utilizar la herramienta. Elige un trabajo que incluya un traspaso de responsabilidades, un plazo de entrega y un paso de revisión, para que puedas probar algo más que la simple creación de tareas. Utiliza el plan que tienes pensado contratar o comprueba que todas las funciones de las que dependes durante la versión de prueba sigan estando disponibles en ese plan.

Antes de empezar, ten en cuenta dos aspectos de un proyecto reciente similar o de un periodo de dos semanas:

Realiza un seguimiento de los mismos números durante la fase piloto. Si ambas bajan, comprueba cuánto esfuerzo ha supuesto mantener el entorno de trabajo actualizado. Un menor número de mensajes de estado solo resulta útil si el propietario también ha reducido el tiempo dedicado a buscar actualizaciones y a mantener los registros.

Al final, pide a cada miembro del equipo que localice su siguiente tarea, su fecha límite y la información necesaria para completarla sin ayuda. Si los clientes van a utilizar el sistema, comprueba también su acceso. Los equipos que necesiten una vista del calendario pueden utilizar nuestra guía sobre software gratuito de diagramas de Gantt para comparar opciones.

Adopta esta solución una vez que el flujo de trabajo funcione para el equipo y el plan necesario se ajuste a tu presupuesto. Aplica la estructura del proyecto piloto al siguiente proyecto, en lugar de reconstruir todos los procesos empresariales de una sola vez.

¿Qué software de gestión de proyectos para pequeñas empresas deberías elegir?

Elige una herramienta que tu equipo pueda mantener al día durante el trabajo normal. La prueba piloto de dos semanas debería poner de manifiesto si los empleados pueden localizar su siguiente tarea, completar los traspasos de trabajo y tener la visibilidad de los plazos sin necesidad de una coordinación adicional.

Si tu empresa también desea centralizar documentos, conversaciones y la elaboración de informes, la Small Business Suite de ClickUp integra todas esas actividades con la gestión de proyectos. Utiliza nuestras plantillas de presupuesto para startups para comparar los costes de suscripción con las herramientas que tienes previsto sustituir.

Prueba ClickUp gratis y añade tu próximo proyecto a una lista que todo tu equipo pueda ver.

Preguntas frecuentes sobre el software de gestión de proyectos para pequeñas empresas

¿Cuál es el mejor software de gestión de proyectos para pequeñas empresas?

Elige en función del trabajo que necesites coordinar. La suite para pequeñas empresas de ClickUp es ideal para empresas que desean integrar la gestión de proyectos, los documentos, el chat y la elaboración de informes. Trello es adecuado para un seguimiento sencillo basado en tableros, mientras que Teamwork.com resulta ideal para equipos de atención al cliente que necesitan llevar un control de las horas y los anticipos. Compara el plan que mejor se adapte a tu flujo de trabajo, teniendo en cuenta sus requisitos de configuración y el coste total para el equipo.

¿Existe algún software de gestión de proyectos totalmente gratis?

Sí. ClickUp, Trello, Asana, monday.com, Zoho Projects, Notion, Wrike y Teamwork.com ofrecen planes gratuitos con límites. Por ejemplo, el plan Free de Trello admite hasta 10 colaboradores y 10 tableros por entorno de trabajo. Comprueba los límites de usuarios, proyectos, almacenamiento y funciones antes de trasladar el trabajo en curso a una cuenta gratuita.

¿Dispone Office 365 de una herramienta de gestión de proyectos?

Sí. La versión básica de Microsoft Planner tiene compatibilidad con las suscripciones a Microsoft 365 que cumplan los requisitos y permite el uso compartido de tareas, asignaciones, fechas límite y listas de control. El Plan 1 de Planner añade funciones como el cronograma y la creación de dependencias por 10 $ al mes por usuario, con pago anual. Nuestra comparación entre Microsoft Planner y Asana explica en qué casos puede resultar útil utilizar otra herramienta o un plan de pago.

¿Cuál es la herramienta de gestión de proyectos más sencilla?

Trello es un punto de partida práctico para equipos cuyo trabajo se desarrolla a lo largo de unas cuantas fases bien definidas. Sus listas y tarjetas permiten reunir en un mismo lugar a los propietarios, los plazos y los detalles de las tareas. Basecamp es otra opción si, además de las tareas pendientes, necesitas poder gestionar debates sobre el proyecto y archivos. Nuestros ejemplos de tableros de Trello muestran diseños que puedes adaptar.

¿Cuánto debería pagar una pequeña empresa por un software de gestión de proyectos?

Presupuesta las funciones que tu equipo va a utilizar, en lugar de optar por el plan más barato que se anuncie. Para 10 usuarios de pago, Trello Standard cuesta el equivalente a 50 $ al mes con facturación anual. Los flujos de trabajo que requieren formularios de solicitud y gráficos de carga de trabajo en Wrike Business cuestan el equivalente a 250 $ al mes, facturados anualmente. Incluye el acceso de usuarios externos, los complementos y las suscripciones de contabilidad independientes a la hora de comparar los totales.