Cuando está ocupado gestionando múltiples proyectos, lo último que necesita es el estrés añadido de retrasarse en su agenda.
Contratiempos como la asignación inadecuada de recursos, la ampliación del alcance y otras interrupciones inesperadas pueden retrasar el proyecto, a veces indefinidamente.
Precisamente por eso debe aprender a hacer un seguimiento del progreso del proyecto.
El seguimiento del progreso de su proyecto a lo largo de su ciclo de vida le ayuda a tomar decisiones informadas en cada fase y a ajustar las actividades del proyecto para mantener el rumbo.
En este blog analizamos algunas buenas prácticas y estrategias que puede utilizar para seguir el progreso del proyecto.
Desafíos del seguimiento del progreso de un proyecto
Como gestor de proyectos o jefe de equipo, es posible que se haya enfrentado a varios retos a la hora de realizar el seguimiento de los proyectos y registrar el estado de las tareas desde su inicio hasta que el proyecto se completa con éxito. Algunos de los más comunes que hemos observado incluyen:
- Falta de objetivos claros: Es posible que los proyectos no tengan objetivos y resultados claramente definidos, lo que da lugar aampliación del alcancelo que, a su vez, dificulta el cumplimiento del calendario del proyecto
- Comunicación inadecuada: Una comunicación deficiente entre las partes interesadas y los miembros del equipo puede crear confusión en torno alos resultados del proyectoobjetivos, plazos y responsabilidades
- Recogida de datos incoherente: La falta de un proceso estructurado de recopilación de datos da lugar a informes de progreso incompletos, lo que dificulta la evaluación del estado del proyecto
- Falta de actualizaciones en tiempo real: Sin actualizaciones periódicas en tiempo real, puede resultar difícil identificar y abordar los problemas de forma proactiva
10 formas de seguir el progreso de un proyecto
Si desea hacer un seguimiento y medir el progreso de un proyecto, aquí tiene los 10 pasos que debe seguir.
1. Establezca metas y hitos claros
Siéntate con los miembros del equipo y las partes interesadas para discutir en detalle las metas del proyecto. Desglose estas metas en hitos clave para que su equipo sepa exactamente lo que hay que conseguir en cada fase del proyecto.
Por ejemplo, si su meta es lanzar un sitio web de comercio electrónico en un plazo de seis meses, los hitos clave son los siguientes hitos del proyecto tendrá el siguiente aspecto:
- Mes 1: Finalizar el alcance del proyecto y reunir el equipo del proyecto
- Mes 2: Completar el estudio de mercado y documentar los requisitos del sitio web
- **Mes 3: Finalizar el diseño del sitio web y desarrollar una estrategia de experiencia del usuario
En este proceso, los hitos actúan como puntos de control a lo largo del proyecto, permitiéndole medir el progreso real del proyecto con respecto al calendario.
Utilice Metas de ClickUp para definir metas claras y rastreables para su proyecto. Añada cronogramas y objetivos a cada meta para saber exactamente cómo progresa su proyecto.
sigue tus metas hasta los KPI más importantes y obtén automáticamente vistas detalladas de tu progresión_
Leer más: las 10 mejores aplicaciones de seguimiento de metas para 2024
2. Asignar responsabilidades claras
Si no quiere que los miembros de su equipo utilicen la frase "no me había dado cuenta", tiene que establecer responsabilidades claras para cada tarea de la lista de pendientes de su proyecto.
Empieza por dividir el proyecto en fases. Añade tareas en cada fase y revísalas con las partes interesadas antes de finalizar la lista de tareas.
- UtilizaTablero Kanban de ClickUp para crear diferentes columnas que representen cada fase del proyecto
- Agrupe las tareas correspondientes en cada columna junto con los plazos y niveles de prioridad. Puede mover cada tarea por el Tablero mediante la función de arrastrar y soltar
- Asigne estas tareas a los miembros del equipo que corresponda. Ellos recibirán una notificación una vez que una tarea ha sido asignada, lo que significa que no hay responsabilidad fuera de lugar
visualice tareas y proyectos de un solo vistazo y arrastre y suelte tareas, ordénelas y fíltrelas sin esfuerzo con una vista de Tablero Kanban totalmente personalizable
💡Pro Tip: Mida el tiempo estimado de completada _teniendo en cuenta las diferentes tareas, actividades y probables retrasos. Utilícelo como punto de referencia para ajustar cronogramas realistas y priorizar las tareas necesarias para agilizar el proyecto y mejorar la eficiencia
3. Mantener una documentación detallada
Si ha dedicado tiempo a preparar y actualizar la documentación de gestión de proyectos -planes del proyecto, registros de cambios, registros de riesgos y informes sobre el estado del proyecto -ya sabes que estos detalles suelen estar dispersos en hilos de correo electrónico, notas, chats y hojas de cálculo interminables.
Cuando los documentos críticos no están centralizados en un espacio compartido, acceder a ellos puede resultar difícil y llevar mucho tiempo. Tendrías que pedir acceso a varias partes interesadas y rebuscar entre múltiples herramientas (Word, PowerPoint, MS Teams, Documentos de Google, etc.), y aun así es posible que no encuentres las últimas versiones de estos documentos.
¿Y si te dijéramos que puedes consolidar todos los documentos e información relacionados con el proyecto en un repositorio centralizado utilizando Documentos ClickUp ?
Utilice sus opciones de formato integradas para estructurar el documento de forma ordenada, añadir secciones, cargar imágenes e incrustar vídeos, de modo que sea fácil de entender para todo el mundo. Además, detección de colaboración permite a las partes interesadas editar el documento en tiempo real, garantizando que la información esté siempre actualizada.
Piensa en Docs como una única fuente de verdad que ayuda a todos a trabajar a partir de la misma información, minimizando la supervisión y reduciendo los retrasos.
ClickUp Docs permite un formato enriquecido y comandos de barra inclinada, lo que le permite trabajar de manera más eficiente
💡 Consejo profesional : Considere el uso plantillas de seguimiento del progreso del proyecto como un plantilla predefinida para supervisar el progreso, organizar la información importante de forma centralizada y ahorrar un tiempo valioso sin sacrificar la integridad de su proyecto.
4. Programar reuniones periódicas sobre el estado del proyecto
Las reuniones periódicas del equipo permiten que todos hablen de sus progresos y ofrezcan información actualizada sobre el estado de sus tareas. Es una forma de que los miembros de tu equipo sepan qué se ha conseguido, qué queda pendiente y cuánto tiempo queda.
Como gestor, es el momento de identificar las señales de humo antes de que se conviertan en problemas en toda regla y evitar retrasos en el calendario. Los controles periódicos ayudan a todos los miembros del equipo a coordinarse mejor y fomentan la resolución colectiva de problemas.
Puedes organizar una reunión diaria de 15-20 minutos en la que todos se pongan al día sobre lo que ha ido bien, lo que ha ido mal y lo que planean hacer hoy.
Por otro lado, las reuniones semanales de 30-60 minutos incluyen el debate sobre las metas a largo plazo, los retos del proyecto y los informes de estado.
💡Pro Tip : Leverage plantillas de informes sobre el estado de los proyectos para supervisar la salud y el progreso de su proyecto. Estas plantillas pueden adaptarse al tipo de proyecto y a los detalles que desee seguir para que pueda empezar a gestionar el calendario de su proyecto rápidamente
5. Implemente métodos adecuados de seguimiento del progreso Seguimiento del progreso del proyecto sin decidir qué métodos de seguimiento utilizar es como hacer un viaje por carretera sin GPS.
Utilice una combinación de métodos cualitativos y cuantitativos para hacer un seguimiento eficaz del progreso de sus tareas y actividades:
- Métodos cuantitativos: seguimiento de datos numéricos como el porcentaje de tareas completadas, control de tiempo, desviación presupuestaria y datos de rendimiento
- Los métodos cualitativos incluyen la opinión de las partes interesadas, las observaciones de los clientes, las notas de las reuniones, la retroalimentación y los comentariosdocumentación del proyecto Si desea un marco predefinido para el seguimiento del progreso del proyecto, utilice la función Plantilla de seguimiento de proyectos ClickUp .
Plantilla de seguimiento de proyectos de ClickUp
Ofrece una estructura completa con múltiples vistas personalizadas para ayudarle a realizar el seguimiento de las distintas tareas de un proyecto y visualizar los cronogramas. También le permite obtener una vista rápida de su progreso y ver las tareas por categoría, persona asignada y fecha límite.
💡 Consejo profesional: _Utilice el botón ClickUp control de tiempo del proyecto para realizar un seguimiento del tiempo que los miembros del equipo dedican a tareas y actividades individuales. Consolide esta información en una hoja de horas para identificar qué tareas están consumiendo el ancho de banda de su equipo y cómo pueden optimizarse
obtenga una Panorámica de todas las tareas que consumen el ancho de banda de su equipo utilizando la función de control de tiempo de proyectos de ClickUp_
6. Utilice metodologías ágiles
Los gestores de proyectos utilizan metodologías ágiles para dividir proyectos complejos en iteraciones más pequeñas denominadas sprints.
En lugar de entregar resultados al final del proyecto, los métodos ágiles se centran en entregar valor incremental al final de cada fase del proyecto o sprint. Los ciclos de entrega más cortos facilitan el seguimiento del progreso y los ajustes oportunos.
Las tres principales ventajas de utilizar Técnicas ágiles de gestión de proyectos incluyen:
- La capacidad de gestionar prioridades cambiantes
- Mayor visibilidad para las partes interesadas
- Mejor alineación de la empresa
Dos de los marcos ágiles más utilizados son Scrum y Kanban.
**Scrum
El trabajo se divide en iteraciones de cajas de tiempo, que son puntos de control regulares para medir el progreso. Cada caja tiene una duración aproximada de entre 1 y 4 semanas, y en ese plazo debe completarse un conjunto específico de actividades.
En Plantilla de gestión Agile Scrum de ClickUp ofrece un flujo de trabajo personalizable para gestionar su proceso de desarrollo Agile Scrum. Puede utilizar estados personalizados para crear diferentes fases del proyecto y entender cómo una tarea está progresando a lo largo de estas fases.
Plantilla de gestión de ClickUp Agile Scrum
**Kanban
El trabajo se visualiza como diferentes fases en un flujo de trabajo. Las fases podrían ser 'Pendiente', 'En curso' y 'En revisión' Limite el número de tareas en cada fase para mantener un flujo de trabajo constante.
Utilice la función Plantilla Kanban ClickUp para representar el flujo de trabajo de su proyecto. Campos personalizados le permiten categorizar las tareas según su fase y añadir detalles sobre la tarea para mejorar la visibilidad de lo que está completado y lo que está pendiente.
Plantilla Kanban de ClickUp
Leer más: Guía ClickUp de metodologías ágiles para equipos de desarrollo de software
7. Utilice diagramas de) Gantt para visualizar cronogramas
Los gráficos de Gantt se utilizan para visualizar el inicio y el final de un proyecto a través de un cronograma.
Cuando el cronograma de su proyecto tiene múltiples hitos intermedios para marcar el progreso del proyecto junto con tareas, entregables y plazos, los gráficos de Gantt proporcionan una vista clara de la programación del proyecto, mostrando a todo el mundo cuándo debe comenzar una tarea y cuándo debe completarse.
- Utiliza los gráficosClickUp Vista Diagrama de Gantt para organizar sus tareas a lo largo de un cronograma y ajustar las prioridades de cada tarea
- Cree tareas a lo largo del cronograma y añada dependencias para saber exactamente qué subtareas deben completarse y cuánto tiempo llevarán
- Comparta el cronograma con su equipo para que todos reciban actualizaciones en tiempo real cuando se complete una tarea o cuando se modifique el calendario del proyecto
siga el progreso, los hitos y las dependencias en un cronograma visual compartido con su equipo a través de la vista del diagrama de Gantt de ClickUp
💡 Consejo profesional: Use seguimiento de proyectos el seguimiento del proyecto permite anticipar posibles riesgos, retrasos y excesos presupuestarios y tomar medidas rápidas para corregirlos. Garantiza que el proyecto siga por el buen camino, aumentando las posibilidades de obtener resultados correctos y de alta calidad
8. Elaboración de informes coherentes
A menudo, los miembros de un equipo elaboran informes con datos incoherentes o inexactos, lo que puede dar lugar a una toma de decisiones mal informada y dificultar la detección de problemas en el proyecto cronogramas de entrega del proyecto .
Evítelo:
- Estableciendo directrices claras para la (elaboración de) informes
- Haciendo hincapié en las métricas del proyecto y los indicadores clave de rendimiento que deben ser objeto de seguimiento, así como en los formatos, la frecuencia y las fuentes de información
- Asegurarse de que se utilizan los mismos criterios para medir el progreso, de modo que no haya ambigüedad ni confusión
¿Solución? Cree y utilice plantillas normalizadas para todos los informes. Eduque a los miembros de su equipo sobre la importancia de la elaboración de informes normalizados para un mejor seguimiento del progreso.
Por ejemplo, Plantilla de informe de progreso de proyecto de ClickUp incluye todo lo necesario para mantener informados a los interesados y a los miembros del equipo sobre el progreso del proyecto.
Plantilla de informe de progreso del proyecto ClickUp
La plantilla ofrece múltiples vistas para visualizar su trabajo de forma diferente. Las vistas personalizadas te permiten añadir detalles importantes para gestionar y hacer un seguimiento de las tareas con facilidad. Incluso puede ajustar notificaciones en tiempo real para obtener actualizaciones puntuales cada vez que se complete una acción o tarea.
9. Elabore informes de proyecto eficaces
Un informe completo puede ofrecer una vista clara del estado y los resultados del proyecto. Destaca cómo se utilizan los distintos recursos y proporciona datos sobre los KPI (indicadores clave de rendimiento) críticos del proyecto. Estas métricas miden el rendimiento de un proyecto y hacen un seguimiento de las responsabilidades de cada miembro del equipo.
El panel de ClickUp le permite crear informes detallados sobre el progreso del proyecto, ver datos sobre diversas tareas y actividades en un solo lugar, y realizar un seguimiento importante de métricas del proyecto .
El panel de control de ClickUp es totalmente personalizable, y puede presentar de forma atractiva los datos críticos mediante gráficos, diagramas u otras herramientas de visualización. Añada botones interactivos, como botones y desplegables, para facilitar el filtrado de datos y obtener información práctica sobre el progreso del proyecto.
obtenga una vista holística del estado de los proyectos y de las tareas pendientes de su equipo o departamento con los cuadros de mando de ClickUp
10. Utilice una herramienta de gestión de proyectos
A la hora de averiguar cómo realizar un seguimiento eficaz del progreso de un proyecto, lo mejor es utilizar un software de gestión de proyectos.
A herramienta de gestión de proyectos proporciona una fuente centralizada para almacenar toda la información relacionada con los proyectos y múltiples funciones para mejorar la colaboración, automatizar tareas, realizar el seguimiento de proyectos y gestionar tareas.
Por ejemplo, la herramienta Software de gestión de proyectos ClickUp ofrece múltiples y sólidas funciones que facilitan la planificación y priorización de su trabajo.
Chelsea Benett, Brand Engagement Manager en Prensa Lulu lulu Press, comenta con entusiasmo cómo ClickUp ha mejorado la eficiencia de su equipo:
Una plataforma de gestión de proyectos es esencial para un equipo de marketing, y nos encanta que nos ayude a mantenernos conectados con otros departamentos. Usamos ClickUp literalmente todos los días, para todo. Ha sido de gran ayuda para nuestro equipo creativo y ha hecho que su flujo de trabajo sea mejor y más eficaz. > _Una plataforma de gestión de proyectos es esencial para un equipo de marketing, y nos encanta que nos ayude a estar conectados con otros departamentos
Chelsea Benett, Brand Engagement Manager de Lulu Press
Los gestores de proyectos pueden utilizar ClickUp para mejorar el flujo de trabajo de sus proyectos.
- Cree y asigne tareas a los miembros del equipo junto con las fechas límite utilizandoTareas de ClickUp Colabore con los miembros de su equipo y proporcione actualizaciones en tiempo real en un abrir y cerrar de ojos con la aplicaciónVista del chat de ClickUp Intercambie ideas con equipos de forma virtual en un lienzo digital utilizandoPizarras ClickUp Cree flujos de trabajo eficientes para su equipo y automatice las tareas repetitivas eligiendo entre más de 100 automatizaciones utilizandoAutomatizaciones ClickUp Utilice los paneles de ClickUp para preparar informes detallados del proyecto en cada fase
- Genere actualizaciones de proyectos, recopile notas de reuniones y resuma documentos en un abrir y cerrar de ojos gracias a la IA de ClickUpCerebro ClickUp
clickUp IA puede generar varios tipos de documentos como resúmenes de proyectos, planes de clases y otros documentos para acelerar su flujo de trabajo
💡Pro Tip: Use plantillas de gestión de proyectos para ahorrar tiempo y acelerar la finalización de su proyecto. Sólo tiene que introducir la información pertinente en las estructuras preestablecidas para que sus equipos puedan gestionar sus tareas con rapidez
El primer paso hacia un seguimiento eficaz del progreso del proyecto
Un seguimiento eficaz de los proyectos dista mucho de ser una microgestión. Es una mezcla sistemática de comunicación clara, documentación detallada, flujos de trabajo racionalizados y elaboración de informes eficaces.
Como gestor de proyectos, debe adoptar las prácticas adecuadas para mantener una visión clara del progreso de su proyecto e identificar rápidamente los problemas.
Sin embargo, puede ser difícil pasar de cero a uno en poco tiempo al aplicar las buenas prácticas que hemos mencionado anteriormente. En su lugar, vaya paso a paso.
Por ejemplo, el paso más práctico sería implantar una herramienta flexible de gestión de proyectos como ClickUp, que se puede personalizar para adaptarla a las necesidades de su equipo. Puede empezar experimentando con funciones básicas como los paneles, las vistas, las plantillas preconfiguradas y las tareas de ClickUp, y pasar gradualmente a funciones más avanzadas a medida que se acostumbre a la herramienta. Regístrese en ClickUp hoy mismo y descubre cómo las potentes funciones de la plataforma hacen que el seguimiento del progreso sea pan comido.