Cuando estás ocupado gestionando varios proyectos, lo último que necesitas es el estrés añadido de retrasarte en tu calendario.
Contratiempos como una asignación inadecuada de recursos, desviaciones del alcance y otras interrupciones inesperadas pueden retrasar su proyecto, a veces de forma indefinida.
Precisamente por eso debe aprender a realizar el seguimiento del progreso del proyecto.
Realizar un seguimiento del progreso de su proyecto a lo largo de su ciclo de vida le ayuda a tomar decisiones informadas en cada fase y a ajustar las actividades del proyecto para mantener el rumbo.
En este blog, analizamos algunas de las mejores prácticas y estrategias que puede utilizar para realizar el seguimiento del progreso de los proyectos.
Retos en el seguimiento del progreso de los proyectos
Como gestor de proyectos o jefe de equipo, es posible que se haya enfrentado a varios retos a la hora de realizar el seguimiento de los proyectos y registrar el estado de las tareas desde su inicio hasta la finalización satisfactoria del proyecto. Algunos de los más comunes que hemos observado son:
- Falta de objetivos claros: es posible que los proyectos no tengan objetivos y resultados claramente definidos, lo que da lugar a desviaciones del alcance, lo que a su vez dificulta el cumplimiento del calendario del proyecto.
- Comunicación inadecuada: una comunicación deficiente entre las partes interesadas y los miembros del equipo puede generar confusión en torno a los resultados, los objetivos, los cronogramas y las responsabilidades del proyecto.
- Recopilación de datos inconsistente: la falta de un proceso estructurado de recopilación de datos da lugar a informes de progreso incompletos, lo que dificulta la evaluación del estado del proyecto.
- Falta de actualizaciones en tiempo real: sin actualizaciones periódicas en tiempo real, puede resultarle difícil identificar y abordar los problemas de forma proactiva.
10 maneras de realizar el seguimiento del progreso de un proyecto
Si desea realizar el seguimiento y medir el progreso de un proyecto, estos son los 10 pasos que debe seguir.
1. Establezca metas y hitos claros.
Reúnase con los miembros del equipo y las partes interesadas para debatir en detalle las metas del proyecto. Desglose estas metas en hitos clave para que su equipo sepa exactamente qué se debe lograr en cada fase del proyecto.
Por ejemplo, si su meta es lanzar un sitio web de comercio electrónico en un plazo de seis meses, los hitos clave del proyecto serán los siguientes:
- Mes 1: Finalice el alcance del proyecto y forme el equipo del proyecto.
- Mes 2: Complete el estudio de mercado y documente los requisitos del sitio web.
- Mes 3: Finalizar el diseño del sitio web y desarrollar una estrategia de experiencia de usuario (UX).
En este proceso, los hitos actúan como puntos de control a lo largo del proyecto, lo que le permite medir el progreso real del proyecto en comparación con el calendario.
Utilice ClickUp Metas para definir metas claras y medibles para su proyecto. Añada cronogramas y objetivos para cada meta, de modo que sepa exactamente cómo avanza su proyecto.
Más información: Las 10 mejores aplicaciones para el seguimiento de tus metas en 2024
2. Asigne responsabilidades claras
Si no quieres que los miembros del equipo utilicen la frase «No estaba al tanto de eso», debes establecer una responsabilidad clara para cada tarea de la lista de tareas pendientes de tu proyecto.
Comience por dividir su proyecto en fases. Añada tareas en cada fase y revíselas con las partes interesadas antes de finalizar su lista de tareas.
- Utilice el tablero Kanban de ClickUp para crear diferentes columnas que representen cada fase del proyecto.
- Agrupe las tareas correspondientes en cada columna junto con los plazos y los niveles de prioridad. Puede mover cada tarea por el tablero utilizando la función de arrastrar y soltar.
- Asigna estas tareas a los miembros adecuados del equipo. Recibirán una notificación una vez que se haya asignado una tarea, lo que significa que no habrá confusiones en cuanto a la responsabilidad.
💡Consejo profesional: Calcule la duración estimada de finalización teniendo en cuenta las diferentes tareas, actividades y posibles retrasos. Utilice esta información como referencia para establecer cronogramas realistas y priorizar las tareas necesarias con el fin de optimizar el proyecto y mejorar la eficiencia.
3. Mantenga una documentación detallada
Si ha dedicado tiempo a preparar y actualizar la documentación de gestión de proyectos (planes de proyecto, registros de cambios, registros de riesgos e informes de estado de proyectos ), sabrá que estos detalles suelen estar dispersos en hilos de correo electrónico, notas, chats y hojas de cálculo interminables.
Cuando los documentos críticos no están centralizados en un espacio compartido, acceder a ellos puede resultar difícil y llevar mucho tiempo. Tendría que solicitar acceso a varias partes interesadas y buscar en múltiples herramientas (Word, PowerPoint, MS Teams, Documentos de Google, etc.), y es posible que aún así no pueda encontrar las últimas versiones de estos documentos.
¿Y si le dijéramos que puede consolidar todos los documentos e información relacionados con el proyecto en un repositorio centralizado utilizando ClickUp Docs?
Utilice sus opciones de formato integradas para estructurar el documento de forma clara, añadir secciones, cargar imágenes e incrustar vídeos, de modo que resulte fácil de entender para todos. Además, la detección de colaboración permite a las partes interesadas realizar la edición del documento en tiempo real, lo que garantiza que la información esté siempre actualizada.
Piense en Docs como una única fuente de información veraz que ayuda a todos a realizar el mismo trabajo con la misma información, minimizando los descuidos y reduciendo los retrasos.
💡 Consejo profesional: Considere la posibilidad de utilizar plantillas de seguimiento del progreso del proyecto como un plan predefinido para supervisar el progreso, organizar la información importante de forma centralizada y ahorrar un tiempo valioso sin sacrificar la integridad de su proyecto.
4. Programe reuniones periódicas para evaluar el estado del proyecto.
Las reuniones periódicas del equipo permiten a todos debatir su progreso y proporcionar información actualizada sobre el estado de sus tareas. Es una forma de que los miembros de su equipo sepan lo que se ha logrado, lo que queda pendiente y cuánto tiempo queda.
Como gestor, es en este momento cuando debes identificar las señales de alerta antes de que se conviertan en problemas graves y evitar retrasos en el calendario. Las revisiones periódicas ayudan a todos los miembros del equipo a coordinarse mejor y fomentan la resolución colectiva de problemas.
Podría celebrar una reunión diaria de 15-20 minutos, durante la cual todos compartan información actualizada sobre lo que ha ido bien, lo que ha salido mal y lo que planifican lograr hoy.
Por otro lado, las reuniones semanales de 30 a 60 minutos incluyen la discusión de las metas a largo plazo, los retos del proyecto y la elaboración de informes sobre el estado.
💡Consejo profesional: Aproveche las plantillas de informes de estado del proyecto para supervisar el estado y el progreso de su proyecto. Estas plantillas se pueden adaptar al tipo de proyecto y a los detalles que desee supervisar, para que pueda empezar a gestionar rápidamente el calendario de su proyecto.
5. Implemente métodos adecuados para realizar el seguimiento del progreso.
Hacer un seguimiento del progreso del proyecto sin decidir qué métodos de seguimiento utilizar es como hacer un viaje por carretera sin GPS.
Utilice una combinación de métodos cualitativos y cuantitativos para realizar un seguimiento eficiente del progreso de sus tareas y actividades:
- Los métodos cuantitativos incluyen el seguimiento de datos numéricos, como las tasas de finalización de tareas, el control de tiempo, las variaciones presupuestarias y los datos de rendimiento.
- Los métodos cualitativos incluyen comentarios de las partes interesadas, observaciones de los clientes, notas de reuniones, comentarios y documentación del proyecto.
Si desea un marco predefinido para realizar el seguimiento del progreso del proyecto, utilice la plantilla ClickUp Project Tracker.
Ofrece una estructura completa con múltiples vistas personalizadas que le ayudarán a realizar el seguimiento de las distintas tareas de un proyecto y visualizar los cronogramas. También le permite obtener una panorámica rápida de su progreso y ver las tareas por categoría, persona asignada y fecha límite.
💡 Consejo profesional: Utilice ClickUp Control de tiempo para proyecto para realizar el seguimiento del tiempo que los miembros del equipo dedican a tareas y actividades individuales. Consolide esta información en una hoja de horas para identificar qué tareas están consumiendo el ancho de banda de su equipo y cómo se pueden optimizar.
6. Utilice metodologías ágiles
Los gestores de la gestión de proyectos utilizan metodologías ágiles para dividir proyectos complejos en iteraciones más pequeñas denominadas sprints.
En lugar de ofrecer resultados al final del proyecto, los métodos ágiles se centran en ofrecer valor incremental al final de cada fase del proyecto o sprint. Los ciclos de entrega más cortos facilitan el seguimiento del progreso y la realización de ajustes oportunos.
Las tres principales ventajas de utilizar técnicas de gestión de proyectos ágiles son:
- La capacidad de gestionar prioridades cambiantes.
- Mayor visibilidad para las partes interesadas.
- Mejora de la alineación empresarial
Dos de los marcos ágiles más utilizados son Scrum y Kanban.
Scrum
El trabajo se divide en iteraciones con plazos fijos, que son puntos de control periódicos para medir el progreso. Cada iteración dura aproximadamente entre 1 y 4 semanas, y en ese plazo se debe completar un conjunto específico de actividades.
La plantilla de gestión ágil Scrum de ClickUp ofrece un flujo de trabajo personalizable para gestionar su proceso de desarrollo ágil Scrum. Puede utilizar estados personalizados para crear diferentes fases del proyecto y comprender cómo avanza una tarea a lo largo de estas fases.
Kanban
El trabajo se visualiza como diferentes fases en un flujo de trabajo. Las fases podrían ser «Pendientes», «En curso» y «En revisión». Limite el número de tareas en cada fase para mantener un flujo de trabajo constante.
Utilice la plantilla Kanban de ClickUp para representar el flujo de trabajo de su proyecto. Los campos personalizados le permiten clasificar las tareas según su fase y añadir detalles sobre ellas para mejorar la visibilidad de lo que está completado y lo que está pendiente.
7. Utilice diagramas de Gantt para visualizar los cronogramas.
Los diagramas de Gantt se utilizan para visualizar el inicio y el final de un proyecto a lo largo de un cronograma.
Cuando el cronograma de su proyecto tiene varios hitos intermedios para marcar el progreso del proyecto junto con las tareas, los entregables y los plazos, los diagramas de Gantt proporcionan una vista clara del cronograma del proyecto, mostrando a todos cuándo debe comenzar una tarea y cuándo debe completarse.
- Utilice la vista de diagrama de Gantt de ClickUp para organizar sus tareas a lo largo de un cronograma y establecer prioridades para cada tarea.
- Cree tareas a lo largo del cronograma y añada dependencias para saber exactamente qué subtareas deben completarse y cuánto tiempo llevará hacerlo.
- Comparte el cronograma con tu equipo para que todos reciban actualizaciones en tiempo real cuando una tarea sea completada o cuando se modifique el cronograma del proyecto.
💡 Consejo profesional: Utilice el seguimiento del proyecto para anticipar posibles riesgos, retrasos y sobrecostes presupuestarios, y tomar medidas rápidas para corregirlos. De este modo, se garantiza que el proyecto siga su curso, lo que aumenta las posibilidades de obtener resultados satisfactorios y de alta calidad.
8. Utilice la elaboración de informes coherente
Los miembros del equipo suelen recopilar informes con datos inconsistentes o inexactos, lo que puede dar lugar a la toma de decisiones erróneas y dificultar la identificación de problemas en los cronogramas de entrega del proyecto.
Evítelo haciendo lo siguiente:
- Establecer directrices claras para la elaboración de informes
- Haga hincapié en las métricas del proyecto y los indicadores clave de rendimiento que deben ser objeto de seguimiento, así como en los formatos, la frecuencia y las fuentes de información.
- Asegúrese de que se utilicen siempre los mismos criterios para medir el progreso, de modo que no haya ambigüedad ni confusión.
¿La solución? Cree y utilice plantillas estandarizadas para todos los informes. Eduque a los miembros de su equipo sobre la importancia de la elaboración de informes estandarizados para realizar un mejor seguimiento del progreso.
Por ejemplo, la plantilla de informe de progreso del proyecto de ClickUp incluye todo lo que necesita para mantener informados a las partes interesadas y a los miembros del equipo sobre el progreso del proyecto.
La plantilla ofrece múltiples vistas para visualizar su trabajo de diferentes maneras. Las vistas personalizadas le permiten añadir detalles importantes para gestionar y realizar el seguimiento de las tareas con facilidad. Incluso puede configurar notificaciones en tiempo real para recibir actualizaciones puntuales cada vez que se complete una acción o tarea.
9. Recopile informes de proyecto eficaces.
Un informe completo puede ofrecer una vista clara del estado del proyecto y de los resultados esperados. Destaca cómo se utilizan los diferentes recursos y proporciona datos sobre los KPI (indicadores clave de rendimiento) críticos del proyecto. Estas métricas miden el rendimiento de un proyecto y realizan el seguimiento de las responsabilidades de cada miembro del equipo.
El panel de control de ClickUp le permite crear informes detallados sobre el progreso del proyecto, ver datos sobre diversas tareas y actividades en un solo lugar y realizar el seguimiento de métricas importantes del proyecto.
El panel de control de ClickUp es totalmente personalizable y le permite presentar datos críticos de forma atractiva mediante tablas, gráficos u otras herramientas de visualización. Añada botones interactivos, como botones y menús desplegables, para facilitar el filtrado de datos y obtener información útil sobre el progreso del proyecto.
10. Utilice una herramienta de gestión de proyectos.
A la hora de determinar cómo realizar un seguimiento eficaz del progreso del proyecto, lo mejor es utilizar un software de gestión de proyectos.
Una herramienta de gestión de proyectos proporciona una fuente centralizada para almacenar toda la información relacionada con el proyecto y múltiples funciones para mejorar la colaboración, automatizar tareas, realizar el seguimiento de los proyectos y gestionar tareas.
Por ejemplo, el software de gestión de proyectos ClickUp ofrece múltiples funciones robustas que facilitan la planificación y la priorización de su trabajo.
Chelsea Benett, directora de compromiso con la marca en Lulu Press, elogia la forma en que ClickUp ha optimizado la eficiencia de su equipo:
Una plataforma de gestión de proyectos es esencial para un equipo de marketing, y nos encanta que nos ayude a estar conectados con otros departamentos. Usamos ClickUp literalmente todos los días, para todo. Ha sido muy útil para nuestro equipo creativo y ha mejorado su flujo de trabajo, haciéndolo más eficiente.
Una plataforma de gestión de proyectos es esencial para un equipo de marketing, y nos encanta que nos ayude a tener una conexión con otros departamentos. Usamos ClickUp literalmente todos los días, para todo. Ha sido muy útil para nuestro equipo creativo y ha mejorado y hecho más eficiente su flujo de trabajo.
A continuación, le mostramos cómo los gestores de proyectos pueden utilizar ClickUp para mejorar el flujo de trabajo de sus proyectos.
- Cree y asigne tareas a los miembros del equipo junto con las fechas límite utilizando tareas de ClickUp.
- Colabora con los miembros de tu equipo y proporciona actualizaciones en tiempo real en un abrir y cerrar de ojos con la vista de chat de ClickUp.
- Intercambie ideas con los equipos de forma virtual en un lienzo digital utilizando las pizarras de ClickUp.
- Cree flujos de trabajo eficientes para su equipo y automatice las tareas repetitivas eligiendo entre más de 100 automatizaciones con ClickUp Automations.
- Utilice los paneles de ClickUp para preparar informes detallados del proyecto en cada fase.
- Genere actualizaciones del proyecto, recopile notas de reuniones y resuma documentos en un abrir y cerrar de ojos utilizando la IA propia de ClickUp: ClickUp Brain.
💡Consejo profesional: Utilice plantillas de gestión de proyectos para ahorrar tiempo y acelerar la completación de su proyecto. Solo tiene que introducir la información relevante en las estructuras predefinidas para que sus equipos puedan gestionar sus tareas rápidamente.
El primer paso hacia un seguimiento eficaz del progreso del proyecto
El seguimiento eficaz de un proyecto no tiene nada que ver con la microgestión. Se trata de una combinación sistemática de comunicación clara, documentación detallada, flujos de trabajo optimizados y elaboración de informes eficaces.
Como gestor de proyectos, debe adoptar las prácticas adecuadas para mantener una panorámica clara del progreso de su proyecto e identificar rápidamente los problemas.
Sin embargo, puede resultar difícil pasar de cero a uno en poco tiempo al implementar las buenas prácticas que hemos mencionado anteriormente. En su lugar, tómese las cosas con calma y vaya paso a paso.
Por ejemplo, el paso más práctico sería implementar una herramienta de gestión de proyectos flexible como ClickUp, que se puede personalizar para adaptarse a las necesidades de su equipo. Puede empezar probando funciones básicas como los paneles, las vistas, las plantillas predefinidas y las tareas de ClickUp, y pasar gradualmente a funciones más avanzadas a medida que se familiarice con la herramienta.
Regístrese hoy mismo en ClickUp y descubra cómo las potentes funcionalidades de la plataforma facilitan el seguimiento del progreso.