Todo gestor de proyectos sabe que la clave de la gestión de proyectos empieza por su plan del proyecto -pero la cosa no acaba ahí.
Cuando se gestiona un proyecto, es fundamental estar al tanto de lo que ocurre. Si un solo elemento no va según lo previsto, puede provocar una reacción en cadena. La pregunta es: ¿cuál es la mejor forma de supervisar la salud del proyecto para saber en todo momento qué está pasando exactamente?
Entre en informe sobre el estado del proyecto plantilla.
¿Qué es una plantilla de informe de estado del proyecto?
Una plantilla de informe de estado de gestión de proyectos le ofrece una vista de pájaro de todos sus hitos y del progreso de su proyecto con respecto al plan original. Le permite gestionar cualquier riesgo del proyecto en tiempo real -en lugar de verse sorprendido después de los hechos- y le ayuda a optimizar la gestión de recursos para mejorar la productividad y minimizar los costes.
Por supuesto, si prefieres ir a la baja y tu proyecto es pequeño, siempre puedes crear un Estructura de desglose del trabajo en Excel . Tan pronto como empiece a tratar con proyectos más grandes o elementos adicionales como equipos interfuncionales sin embargo, sus métricas y documentación del proyecto se vuelven mucho más complejas.
Cuando ese es el caso, herramientas como software de gestión de proyectos y las plantillas de informes de estado de proyectos pueden ayudarle ahorrar tiempo y energía, garantizando al mismo tiempo que sus controles del proyecto -el calendario y el presupuesto del proyecto- van por buen camino. 🙌
¿Qué hace que una plantilla de informe de estado del proyecto sea buena?
Una plantilla de informe de estado del proyecto suele ofrecer una combinación de varias características clave. Para elegir la plantilla de gestión de proyectos adecuada, es importante conocer las funciones que necesitas y tu presupuesto.
En función de sus casos de uso y del tipo de informe que necesite, una buena plantilla de informe de estado del proyecto puede combinar cualquiera de las siguientes funciones:
- Mostrar información clave del proyecto, como el nombre del proyecto y los nombres de los participantesparticipantes en el proyecto dentro delestructura de gestión del proyecto* Racionalice su visión del progreso con respecto a suhitos del proyecto y entregables
- Proporcionar al gestor del proyecto una imagen clara de la situación en la que se encuentra y de los retrasos en los plazos
- Controla los costes en comparación con el presupuesto para ayudarte a gestionar la salud de tu proyecto
- Ayudarle a supervisar y controlaralcance del proyecto fluencia con las principales partes interesadas
- Ayudarle a registrar y gestionar las solicitudes de cambio a medida que surgen en el progreso del proyecto
- Permiten a los gestores de proyectos destacar los logros clave durante el periodo de informe examinado
- Ayuda a los gestores de proyectos a detectar fácilmente los riesgos y posibles obstáculos que podrían hacer descarrilar el proyecto
- Permitir que todas las partes interesadas clave, como clientes y patrocinadores del proyecto, sigan supervisando el proyecto
- Mantener al día a los miembros del equipo, a los gestores del proyecto y a usted mismo sobre los progresos realizadoscompletadas y las próximas tareas, haciendogestión de equipos mucho más fácil
- Facilita la presentación de actualizaciones de estado generales a las partes interesadas, ofreciéndote (y ofreciéndoles) la información que necesitan en un formato estructurado y fácil de digerir
En pocas palabras, un buen informe de estado del proyecto le ahorra tiempo para que pueda centrarse en su trabajo actual: la gestión de su proyecto. 🛠️
10 plantillas de informes de estado de proyectos para usar en 2024
Si dispones de presupuesto, no dudes en invertir en un software de gestión de proyectos de pago con funciones de elaboración de informes integradas.
Pero hay muchas plantillas gratuitas de informes de estado de proyectos disponibles en línea. Se trata simplemente de identificar cuál plantilla de informe de progreso se adaptará mejor a sus necesidades.
Para ayudarte a decidir, considera el periodo de tiempo que quieres medir y cuántos detalles quieres mostrar para ese periodo. Esto dependerá del grado de seguimiento que haga de cada aspecto del progreso del proyecto y de la información que necesite para identificar cualquier señal de alarma.
Por regla general, cuanto antes se detecten los posibles problemas y riesgos, más fácil será resolverlos. Piense también en su público más amplio.
¿Quién más leerá este informe de situación del proyecto y qué podría interesarle? Por ejemplo, un público de nivel ejecutivo sólo buscará una visión general, probablemente centrada en si el proyecto se está desarrollando a tiempo y dentro del presupuesto.
En cambio, a los miembros del equipo que trabajan directamente en el proyecto les interesa saber qué se ha completado y qué ocurrirá a continuación, para saber en qué deben centrarse la semana o el mes siguientes. Con todo esto en mente, exploremos algunas de las características de las mejores plantillas gratuitas que existen, para que puedas elegir la adecuada para ti. 🤩
1. Plantilla de informe de estado del proyecto ClickUp
Realice un seguimiento del progreso del proyecto y decida los siguientes pasos con esta plantilla de informe de estado del proyecto de ClickUp
En Plantilla de informe de situación del proyecto ClickUp resume el progreso del proyecto con respecto al plan original. También es un foro para debatir cualquier problema e identificar los próximos pasos.
La práctica plantilla de informe de estado del proyecto te ayuda a detectar problemas cuando aún es fácil resolverlos, gestionar el calendario del proyecto y mantén al día a las partes interesadas con un informe de progreso fácil de leer.
Esta herramienta de gestión de proyectos utiliza códigos de colores para ayudarle a identificar rápidamente los distintos elementos del proyecto, de modo que pueda ver de un vistazo cómo progresa cada uno de ellos. También puedes añadir notas adhesivas a la pizarra para resaltar detalles o facilitar un debate. Descargar esta plantilla
2. ClickUp Plantilla de Informe Mensual de Estado del Proyecto Empresarial
Utilice esta plantilla de ClickUp para revisar el flujo de trabajo y el rendimiento de cada uno de los miembros de su equipo, de modo que pueda gestionarlo de la forma más eficaz
A veces, en lugar de ver un resumen del estado actual de todo el proyecto, desea desglosarlo hasta llegar a un miembro concreto del equipo del proyecto. Esto resulta extremadamente útil cuando se trata de revisar el flujo de trabajo o el rendimiento de un miembro del equipo del proyecto antes de que su revisión anual .
En Plantilla de informe mensual sobre la situación de la empresa de ClickUp es un documento de una página que destaca el trabajo que una persona ha completado cada mes, así como el trabajo pendiente y los posibles retos a los que puede enfrentarse al completar esas próximas tareas. También proporciona actualizaciones rápidas sobre cuestiones urgentes como cambios de alcance, proyectos, etc entregables y cualquier problema de capacidad de carga de trabajo que pudiera afectar a la salud del proyecto. Descargar esta plantilla
3. ClickUp Plantilla Simple de Informe Semanal de Estado del Proyecto
Ponga al día a las partes interesadas sobre el estado general del proyecto y el progreso semanal de las tareas con esta plantilla de ClickUp
En ClickUp Plantilla sencilla de informe semanal sobre el estado de un proyecto comienza con un marcador de estado para mostrar la salud general de su proyecto. A continuación, puede completar un resumen rápido de los progresos realizados durante una semana determinada, incluidas las tareas Terminadas, En curso y Previstas para la semana siguiente.
Este sencillo Doc es una forma rápida y eficiente de actualizar a tus interesados, manteniéndolos contentos sin tener que pasar horas preparando un informe para ellos. 🙌 Descargar esta plantilla
4. ClickUp Plantilla de Informe Semanal de Estado del Proyecto
Destaque las victorias de su proyecto y gestione las listas de tareas con esta plantilla semanal de ClickUp
En lugar de reinventar la rueda cada vez, la plantilla Plantilla de informe de estado semanal de ClickUp ayuda a las partes interesadas a seguir el progreso del proyecto con una plantilla estandarizada de estado del proyecto.
El informe muestra detalles generales del proyecto, como el nombre del proyecto, el gestor del proyecto y el patrocinador principal, y ofrece un espacio para presumir de los principales logros. A continuación, se centra en las actividades en curso y en lo que está por venir, incluida la tarea nivel de prioridad y fecha de vencimiento. Descargar esta plantilla
5. ClickUp Plantilla de Informe Ejecutivo de Estado del Proyecto
Personalice esta plantilla para obtener una visión general de alto nivel de su cartera de proyectos
Cuando los ocupados ejecutivos y otras partes interesadas a las que usted rinde cuentas simplemente desean ver un resumen ejecutivo de los distintos proyectos que gestiona, la plantilla Plantilla de informe ejecutivo de estado del proyecto de ClickUp es su respuesta.
Puede elegir el formato que prefiera entre 7 tipos de vista para proporcionar, por ejemplo, una actualización del estado general del proyecto con códigos de color rojo, amarillo y verde, centrada en el presupuesto, los plazos y la calidad. O clasificar los datos para mostrar el progreso de cada subtarea o de cada departamento en su aspecto del proyecto.
El formato de lista también le permite jugar con 11 campos personalizados, como Alcance, Salud Presupuestaria y Calificación del Proyecto, para que pueda mostrar los datos que son más importantes para usted y el equipo ejecutivo. Descargar esta plantilla
6. ClickUp Plantilla de Informe Mensual de Estado del Proyecto
Utilice esta plantilla codificada por colores para realizar un seguimiento del progreso mensual del proyecto en comparación con su plan de proyecto, de modo que sepa exactamente en qué punto se encuentran las cosas
Para obtener una visión general del progreso de su proyecto a lo largo de un mes, su mejor opción es la plantilla Plantilla de informe mensual del estado del proyecto de ClickUp . Esta plantilla de actualización contrasta el estado actual del proyecto con el plan del proyecto para mostrar en qué puntos su proyecto va por buen camino y en cuáles no, centrándose en el mes anterior y en el actual. Le ayudará a no perder de vista la situación y a poner al día fácilmente a las partes interesadas cada mes.
Este documento fácil de usar utiliza un código de colores para indicar el estado de cada elemento del proyecto, por ejemplo, si los plazos, presupuestos, calidad y alcance van por buen camino, y si se están gestionando bien los riesgos. Y si la rendición de cuentas es especialmente importante para ti, hay incluso un espacio donde los revisores del informe y las partes interesadas pueden reconocer que han leído el informe y añadir cualquier observación. 👀 Descargar esta plantilla
7. ClickUp Plantilla de Informe de Estado de Proyecto Múltiple
Utilice esta plantilla de ClickUp para obtener una visión visual de la salud de todos sus proyectos
Cuando tiene varios proyectos en marcha, el Plantilla de informe de estado de varios proyectos de ClickUp le ofrece una práctica instantánea visual de toda su cartera.
Este sencillo informe proporciona una página para cada proyecto, con un panel de control de la cartera en la primera página. El cuadro de mandos resume la prioridad, fase y estado general de cada proyecto, y lo desglosa en Coste, Calidad y Plazos. Los marcadores de estado indican si los distintos factores están Sanos, En Riesgo o Fuera de Tarea. Descargar esta plantilla
8. Plantilla de informe de estado del programa ClickUp
Esta plantilla de ClickUp codificada por colores muestra el estado del presupuesto, el calendario y la calidad del proyecto
En Plantilla de informe de situación del programa ClickUp le muestra todos los detalles importantes de su programa de un vistazo, junto con el estado de su proyecto. Las celdas codificadas por colores resaltan si el calendario, el presupuesto y la calidad van por buen camino, e indican si existen riesgos que requieran atención. También puedes adjuntar imágenes como el diagrama de Gantt, la asignación de recursos y el presupuesto del programa para tener una idea clara de lo que está pasando. Descargar esta plantilla
9. Plantilla de informe de estado de proyecto de Google Docs por Project Management Docs
Realice un seguimiento de sus hitos y entregas junto con las fechas previstas y planificadas para mantener a todo el equipo en sintonía
Esta plantilla gratuita de informe sobre el estado de un proyecto ofrece una buena visión de conjunto de tus proyectos, con suficiente detalle para ayudarte a mantenerte al día y contentar a los jefes.
Muestra un resumen del estado del proyecto codificado por colores, con espacio para explicar cualquier problema. También muestra el estado de los principales entregables e hitos, y enumera los problemas pendientes, los riesgos y las solicitudes de cambio, así como las desviaciones de plazos y costes.
Para ayudarle a gestionar su equipo, destaca el flujo de trabajo, con especial atención a las tareas planificadas durante el último mes y la última semana, y los siguientes pasos para la semana siguiente. Y para los gestores que buscan métricas específicas, realiza un seguimiento de indicadores clave de rendimiento (KPI) .
Bonificación: **Plantillas de registro RAIDDescargar esta plantilla
10. Plantilla de Informe de Estado Semanal de Google Docs por Template.Net
Márcate un objetivo semanal con esta plantilla profesional y precisa
Este Informe de Estado Semanal es ideal si gestionas tu equipo de cerca. Además, proporciona una plantilla muy detallada que facilita su cumplimentación y envío a las partes interesadas.
La plantilla de ejemplo de informe de estado incluye una carta de presentación, un resumen ejecutivo y una introducción al proyecto. A continuación, se centra en los hitos actuales en los que se está trabajando con su porcentaje de finalización, y profundiza en los empleados individuales y su nivel de productividad. Siempre sabrás exactamente quién está trabajando en qué y cómo lo está haciendo. 👀 Descargar esta plantilla
Ejecutar Mejores Proyectos Con Plantillas De Informes De Estado Del Proyecto
Poner en marcha su plan de proyecto es sólo el primer paso para una gestión eficaz del mismo. Después, toca supervisar el progreso, gestionar el equipo, los plazos y el presupuesto, y estar atento a cualquier señal de alarma para gestionar eficazmente los riesgos. Y todo esto antes de poner al día a las partes interesadas, como el cliente o el patrocinador del proyecto, porque mantenerlos informados es otra parte fundamental del trabajo.
Para hacer todo esto con eficacia es necesario tener los datos adecuados al alcance de la mano, en un formato que te ayude a hacer tu trabajo, en lugar de crearte trabajo extra.
Sean cuales sean tus prioridades, tómate tu tiempo para encontrar la plantilla gratuita de informe de estado de gestión de proyectos adecuada para ti. En ClickUp encontrarás todo lo que necesitas para impulsar tu proyecto y colaborar con tu equipo y las partes interesadas, y además es gratis.
En Plantillas ClickUp tendrá más control, gestionará su proyecto con mayor eficacia y ahorrará tiempo y dinero. Todo son ventajas. 🙌