¿Sabía usted que, por término medio, los proyectos superan sus plazos estimados en aproximadamente un 27% ?
Esta es una cruda realidad que los gestores de proyectos y jefes de equipo conocen muy bien.
Prever con precisión el plazo estimado de finalización (TFE) es a la vez una ciencia y un arte, esencial para optimizar la planificación y la ejecución.
Un cálculo erróneo del ETC puede provocar una espiral de costes, el incumplimiento de plazos y un efecto dominó en otras tareas.
En este blog hablaremos de la importancia del ETC en gestión de proyectos de corporación y cómo su dominio puede ser el ingrediente secreto para una ejecución perfecta de los proyectos, ayudando a su equipo a entregar siempre a tiempo.
¿Qué es el plazo estimado de finalización?
En la gestión de proyectos, el tiempo estimado de finalización (ETC) es la previsión calculada del tiempo que se tardará en completar un proyecto en curso. Analizando el tiempo necesario para cada tarea y revisando los datos históricos de proyectos anteriores, los gestores de proyectos pueden calcular el tiempo estimado de finalización de un proyecto plazo de entrega necesario para completar el proyecto con una estimación más realista.
Esta práctica tiene en cuenta toda la estructura de desglose del trabajo del proyecto, la ruta crítica y las tareas detalladas. Los gestores de proyectos suelen utilizar diversas técnicas, como la estimación ascendente, la estimación paramétrica y la estimación de tres puntos, para comprender mejor las estimaciones de tiempo.
También se basan en calendarios de proyectos, gráficos PERT y experiencias anteriores con proyectos similares. El seguimiento preciso del tiempo y el perfeccionamiento de los métodos de estimación del tiempo mejoran la planificación, la presupuestación y la asignación de recursos. También reducen los riesgos de fracaso de los proyectos y de una mala estimación de la duración estimada.
¿Cómo influye el ETC en el ciclo de vida de la gestión de proyectos?
El tiempo estimado de finalización (ETC) es crucial en cada fase del proyecto ciclo de vida de la gestión de proyectos .
Durante la fase de planificación, ayuda a los gestores de proyectos a establecer un cronograma realista y a asignar los recursos adecuadamente. Al conocer el plazo estimado de finalización del proyecto, se puede priorizar las tareas y asignar a los miembros del equipo con eficacia.
A lo largo de ejecución del proyecto el seguimiento del CTE con respecto al progreso real permite a los gestores detectar retrasos con antelación y ajustar el calendario y los recursos del proyecto en caso necesario.
Durante el cierre del proyecto, la comparación del ETC con el tiempo real ayuda a afinar las estimaciones futuras, proporcionando datos valiosos para proyectos similares. En general, un ETC preciso desempeña un rol importante en la entrega de proyectos a tiempo, dentro del presupuesto y con una utilización óptima de los recursos.
ETC Vs. ETA en la gestión de proyectos
La hora estimada de finalización (ETC) y la hora estimada de llegada (ETA) son importantes para el seguimiento y la planificación de los proyectos. He aquí una comparación para aclarar sus diferencias:
| Hora estimada de finalización (ETA) | Hora estimada de llegada (ETA) | Hora estimada de finalización (ETC) | |||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Definición | El tiempo necesario para completar el trabajo restante | La fecha y hora específicas de entrega del proyecto | |||||||||||||
| Enfoque | Cuánto tiempo se necesita a partir del punto actual | Cuándo se completará el proyecto o la tarea | El tiempo necesario para completar el proyecto o la tarea | ||||||||||||
| Utilización en la planificación | Ayuda a ajustar la asignación de recursos y la programación | Informa a las partes interesadas clave sobre la finalización prevista | Fecha específica de entrega del proyecto | ||||||||||||
| Tipo de métrica | Intervalo de tiempo (p. ej., días/horas para completar las tareas) | Momento específico (p. ej., fecha prevista de finalización) | Ámbito de aplicación | Ayuda en la planificación | |||||||||||
| Alcance | Aplicable a tareas individuales o a proyectos enteros | Normalmente, para todo el proyecto o key milestones | Ajustes de seguimiento | Ajustes de seguimiento | Ajustes de seguimiento | Ajustes de seguimiento | Ajustes de seguimiento | Ajustes de seguimiento | Ajustes de seguimiento | Ajustes de seguimiento | Ajustes de seguimiento | Ajustes de seguimiento | Ajustes de seguimiento | Ajustes de seguimiento | Ajustes de seguimiento |
| Ajustes en el seguimiento | Cambios a medida que se avanza o se superan obstáculos | Las actualizaciones reflejan los cambios en el plan general del proyecto | Ajustes en el seguimiento | Cambios a medida que se avanza o se superan obstáculos | Las actualizaciones reflejan los cambios en el plan general del proyecto | Ajustes en el seguimiento | Cambios a medida que se avanza o se superan obstáculos | Actualizaciones reflejan los cambios en el plan general del proyecto |
Metodologías de cálculo del CET
Se utilizan varias metodologías para determinar el Tiempo Estimado de Finalización (ETC). Entre ellas se incluyen:
1. Método del camino crítico (CPM)
El método del camino crítico (CPM) identifica el camino más largo de las tareas de un proyecto, a menudo llamado el 'camino crítico' Estas tareas tienen un impacto directo en el cronograma del proyecto porque los retrasos retrasarán la fecha de finalización de todo el proyecto.
Por ejemplo, imaginemos un proyecto de desarrollo de software que implique planificar, codificar, probar y desplegar una aplicación. La ruta crítica se determinaría identificando las tareas que deben producirse en secuencia y no tienen margen de demora.
Si la tarea de codificación de un módulo concreto dura diez días y conduce directamente a las pruebas, que duran otros cinco días, la duración combinada de 15 días se convierte en la ruta crítica. Si la codificación dura más de diez días, el cronograma general del proyecto se retrasará, ya que las pruebas no pueden comenzar hasta que se complete la codificación.
2. Técnica de evaluación y revisión de programas (PERT)
La técnica de evaluación y revisión de programas (PERT) consiste en crear un diagrama de red que represente las tareas del proyecto y sus dependencias. PERT utiliza tres estimaciones (optimista, pesimista y más probable) para calcular el tiempo previsto necesario para completar cada tarea.
Imagine que planifica el evento de lanzamiento de un producto. Se identifican tareas clave, como conseguir un local, organizar los materiales de marketing y ultimar la lista de invitados. Para asegurar un lugar de celebración, las estimaciones PERT podrían tener este aspecto:
- Tiempo optimista: 5 días
- Tiempo pesimista: 15 días
- Tiempo más probable: 8 días
El Estimación PERT se calcula mediante la siguiente fórmula: (O + 4M +P) / 6
Utilizando la fórmula PERT, el tiempo previsto para asegurar el recinto es
- Tiempo previsto = (5 + 4(8) + 15) / 6 = 8,67 días
Esta estimación media se aplica a continuación para calcular el cronograma general del proyecto, teniendo en cuenta otras tareas y dependencias. Este enfoque le permite, como gestor de proyectos, tener en cuenta las incertidumbres y ofrecer una estimación más precisa de la finalización del proyecto.
3. Estructura de desglose del trabajo
Una estructura de desglose del trabajo (EDT) divide un proyecto en tareas más pequeñas y manejables, organizando toda la carga de trabajo del proyecto en entregables claros.
Desglose proyectos complejos en partes manejables con la plantilla de desglose del trabajo de ClickUp
En ClickUp plantilla de desglose de trabajo está diseñada para agilizar este proceso, permitiendo a los gestores de proyectos visualizar y seguir el progreso del proyecto. Algunas de sus funciones clave son:
- Desglose de proyectos: Divida los proyectos grandes en metas más pequeñas y alcanzables que puedan asignarse a los miembros del equipo
- Organizar tareas: Dar prioridad a las tareas en función de su importancia, clasificarlas y gestionar los recursos de forma eficaz
- Visualizar el progreso: Utilizar herramientas visuales como diagramas de Gantt, calendarios y vistas de carga de trabajo para seguir el progreso de las tareas
La plantilla permite crear un plan detallado, fijar plazos importantes y presentar con precisión el tiempo estimado de finalización de un proyecto.
ETC a lo largo del ciclo de vida de la gestión de proyectos
El plazo estimado de finalización (ETC) influye en cada fase del ciclo de vida de la gestión de proyectos, proporcionando a los gestores de proyectos experimentados como usted datos cruciales para alinear los cronogramas de los proyectos, optimizar los recursos y mitigar los riesgos. A continuación se explica cómo afecta el ETC a cada fase:
1. Inicio del proyecto
En la fase de inicio, ETC le ayuda a determinar la viabilidad del proyecto. Mediante el análisis de datos históricos de proyectos similares, puede evaluar si el cronograma previsto se ajusta a las metas estratégicas y los recursos disponibles. Esto le ajusta para el intento correcto del proyecto incluso antes de que empiece.
2. Planificar un proyecto
Durante la fase de planificación, el ETC es inestimable para afinar los calendarios del proyecto y crear hitos más precisos. A medida que desglosa tareas y dependencias, ETC informa sobre la estructura de desglose del trabajo, el análisis de la ruta crítica y la asignación de recursos. Puede ajustar plazos alcanzables que mantengan a su equipo en el buen camino y a las partes interesadas satisfechas.
3. Ejecución de proyectos
Durante la ejecución del plan del proyecto, la comparación del progreso real con el CTE previsto revela señales de advertencia temprana de posibles retrasos. Puede ajustar rápidamente la asignación de recursos o ajustar los procesos, asegurándose de que las tareas individuales no descarrilan todo el cronograma del proyecto.
4. Seguimiento y control del proyecto
Supervisar el ETC en función del progreso en tiempo real le permite resolver las desviaciones rápidamente. Ya se trate de una ampliación del alcance o de problemas técnicos inesperados, esta fase requiere vigilancia para mantener las fechas de finalización del proyecto en línea. Ajuste las estimaciones de ETC para asegurarse de que sus medidas correctoras cumplen las expectativas revisadas.
5. Cierre del proyecto
Al cierre del proyecto, se compara el tiempo estimado con el tiempo real empleado en completar cada tarea. Esta comparación ofrece información valiosa que puede mejorar las estimaciones futuras de ETC y perfeccionar los procesos de programación de su proyecto, beneficiando tanto a su equipo como a los objetivos de la organización.
Cómo medir el tiempo estimado de finalización en la gestión de proyectos
Una medición precisa del ETC requiere el software de gestión de proyectos adecuado. Un software completo herramienta de gestión de proyectos es indispensable para realizar una estimación precisa de la duración estimada y una programación eficaz. Busque estas funciones clave para garantizar una planificación exhaustiva del proyecto:
- (diagramas de) Gantt: Visualice el cronograma, las dependencias y los hitos de su proyecto
vista del gráfico de Gantt en ClickUp_
- Asignación de recursos: Distribuya las tareas en función de la disponibilidad del equipo y de sus habilidades
asignación de recursos en ClickUp
- Seguimiento del tiempo: Supervise el tiempo empleado en cada tarea para afinar las estimaciones futuras
utiliza el control de tiempo en ClickUp_
- Seguimiento del progreso: Mida el progreso a través de paneles e informes personalizables
vista de seguimiento del progreso en ClickUp_
- Priorización de tareas: Ajuste las prioridades de las tareas para centrarse en las actividades de mayor impacto
establecer prioridad de tareas en ClickUp_
- Herramientas de colaboración: Agilice la comunicación mediante el chat integrado, los comentarios y el uso compartido de documentos
colaborar en la Pizarra ClickUp
- Plantillas: Simplifique la configuración del proyecto con flujos de trabajo, tableros e informes personalizables
explore una variedad de plantillas personalizables en ClickUp_
- Automatización: Automatice las tareas repetitivas para mejorar la productividad y mantener la coherencia
Crear automatización personalizada en ClickUp
- Integraciones: Conéctese con otras herramientas para obtener un flujo de datos fluido y una gestión de proyectos unificada
integra tus herramientas favoritas en ClickUp_
Las herramientas de gestión de proyectos mejoran los cálculos del CTE proporcionando funciones avanzadas que ayudan a realizar el seguimiento del tiempo, gestionar las tareas, establecer expectativas claras y ajustar los calendarios de forma dinámica. Herramientas como ClickUp garantizan que se tengan en cuenta todos los aspectos de un proyecto para que pueda realizar una estimación del CTE más precisa y fiable.
ClickUp ofrece una solución completa con funciones avanzadas de gestión del tiempo gestión de proyectos en el tiempo funciones y herramientas intuitivas para perfeccionar los cronogramas de los proyectos. Es una herramienta ideal para agilizar los cálculos del CTE y mantener el seguimiento de los proyectos.
Utilización de ClickUp para el cálculo del CTE
ClickUp es una plataforma integral de gestión de proyectos de corporación diseñada para agilizar sus flujos de trabajo, simplificar la colaboración y mejorar la estimación de la duración.
Con funciones como gráficos de Gantt, control de tiempo, metas y plantillas de proyectos personalizables, ClickUp le ayuda a realizar una previsión precisa del ETC. También le ayuda a visualizar cronogramas, asignar recursos y perfeccionar calendarios para entregar los proyectos a tiempo, al tiempo que gestiona sin esfuerzo la carga de trabajo de su equipo.
Veamos estas funciones en detalle:
1. Gestión del tiempo
La gestión eficaz del tiempo es crucial para calcular con precisión el tiempo estimado de finalización (ETC). Utilizar herramientas de control de tiempo, establecer expectativas claras con estimaciones de tiempo y ajustar los calendarios según sea necesario puede garantizar que su equipo se mantenga alineado, incluso cuando cambien los cronogramas. Funciones de control de tiempo de ClickUp le permiten registrar el tiempo desde cualquier dispositivo. Establezca expectativas claras para cada tarea utilizando la duración estimada. Además, reasigne las fechas límite y arrastre y suelte los cronogramas para mantener a su equipo alineado, incluso cuando los cronogramas cambien.
gestione todo el cronograma de su proyecto junto con las tareas mediante la función de gestión del tiempo de ClickUp_
2. Gestión de proyectos para el cálculo del CTE
La gestión de proyectos implica definir y controlar lo que se incluye en el proyecto. Ayuda a establecer límites y expectativas claros, lo que es crucial para estimar con precisión el tiempo hasta la finalización (ETC). También ayuda a garantizar que se tienen en cuenta todas las tareas, dependencias y recursos.
Visualice todo el alcance de su proyecto en una plantilla de pizarra personalizable de ClickUp
Plantilla de alcance del proyecto de ClickUp le permite organizar las tareas con estados, campos y vistas personalizados. Esto garantiza una priorización eficaz de los recursos, cronogramas y dependencias. Con esta plantilla, puede comunicar fácilmente el alcance de su proyecto a las partes interesadas internas y externas y realizar un seguimiento exhaustivo de sus metas y objetivos.
3. Seguimiento de metas
El seguimiento de metas implica el ajuste de objetivos mensurables y la supervisión del progreso hacia su consecución. Este proceso ayuda a garantizar que el equipo se mantiene centrado en las prioridades clave, lo que es esencial para realizar cálculos ETC precisos.
En Metas de ClickUp le permite enlazar tareas directamente con metas mensurables y realizar un seguimiento de su progreso hacia la finalización. Organice las metas en carpetas y establezca hitos para mantener a su equipo centrado en los objetivos clave.
vincule tareas a metas cuantificables y siga el progreso de su equipo con las metas de ClickUp
Fechas y gestión del tiempo para el cálculo de ETC
La gestión de fechas y plazos implica el ajuste y la priorización de las fechas de inicio y vencimiento de las tareas y subtareas. Esto garantiza que el equipo cumpla los plazos y mantenga un flujo de trabajo coherente, lo cual es vital para realizar cálculos ETC precisos. Fechas y horas de ClickUp le ayuda a priorizar las tareas y subtareas diarias con fechas de inicio y vencimiento, garantizando la alineación con los plazos. También proporciona notificaciones para ayudar a su equipo a centrarse en sus principales prioridades.
establezca fechas límite con las funciones de fechas límite de ClickUp y mantenga a sus equipos alineados_
ETC vs. Valoración en la gestión de proyectos
La gestión del valor ganado (EVM) es una metodología de gestión de proyectos que integra el alcance, el calendario y el coste para evaluar el rendimiento del proyecto.
Proporciona una visión crítica del progreso planificado frente al real comparando el valor del trabajo completado con el valor planificado y los costes incurridos. Claves kPI de gestión de proyectos como el valor planificado (PV), valor ganado (VE) y el coste real (CA) se utilizan para calcular desviaciones e indicadores que ayudan a los gestores de proyectos a tomar decisiones basadas en datos.
Cómo interviene el CTE en la valoración final de su proyecto
Imagine que está gestionando un proyecto de desarrollo de software con un presupuesto total de 500.000 $. Su equipo lleva varios meses trabajando y usted ha gastado 200.000 $ en desarrollar las funciones iniciales, que representan el 40% del alcance del proyecto. He aquí cómo las métricas ETC y EVM intervienen en la valoración del proyecto:
- Calcular el valor ganado (EV): El proyecto está completado en un 40%, por lo que el valor ganado es de 200.000 $ (40% del presupuesto total)
- Determinar el coste real (CA): El equipo ya ha gastado 200.000 $
- Determinar el índice de rendimiento de costes (CPI): La relación entre el valor ganado y el coste real muestra la eficiencia con la que trabaja el equipo: CPI = EV / AC = 200.000 $ / 200.000 $ = 1,0 (lo que indica que el equipo se ajusta al presupuesto hasta ahora)
- Estimación del trabajo restante (ETC): Con el 60% del proyecto restante, el equipo estima un coste adicional de 350.000 $ basado en la complejidad restante y los recursos necesarios
- Calcular el tiempo estimado de finalización (EAC): AC + ETC = 200.000 $ + 350.000 $ = 550.000 $
- Rentabilidad del proyecto y ajustes: El EAC de 550.000 $ supera el presupuesto inicial en 50.000 $, lo que indica posibles sobrecostes
Comprender este desfase en una fase temprana ayuda a reevaluar la asignación de recursos, ajustar el cronograma del proyecto o afinar el alcance para volver a encarrilar el proyecto.
Este enfoque proactivo garantiza que los costes finales se ajusten más a las expectativas, mejorando la rentabilidad del proyecto.
La importancia de la precisión en el CTE y la valoración de proyectos
Un plazo estimado de finalización (CTE) preciso es vital para determinar valoraciones fiables de los proyectos, ya que:
- Ayuda a evaluar presupuestos y cronogramas con mayor precisión
- Aumenta la confianza de las partes interesadas al reducir los costes imprevistos y los retrasos en los cronogramas
- Mejorala nivelación de recursos y satisface a las partes interesadas al minimizar las interrupciones
- Permite un mejor control del proyecto, refuerza la gestión de riesgos y garantiza el éxito de la entrega dentro del presupuesto y el alcance
Aplicaciones reales del ETC
Gestión detallada del tiempo o técnicas de estimación de proyectos son cruciales para la productividad y el intento correcto de ejecución de un proyecto en situaciones reales.
Para ello se utilizan metodologías como los gráficos de Gantt, los tableros Kanban y el método del camino crítico (CPM) para comprender las dependencias de las tareas y asignar los recursos de forma eficiente.
La incorporación del ETC ayuda a los gestores de proyectos a priorizar tareas, identificar cuellos de botella y ajustar los calendarios de forma proactiva. Además, otras aplicaciones del ETC son:
- Asignación de recursos: Ayuda a identificar las necesidades de recursos en todo el proyecto mediante la estimación de la duración de las tareas, asegurando que los miembros del equipo se asignan tareas de manera eficiente al tiempo que reduce los cuellos de botella
- Optimización de cronogramas: Orienta el ajuste de los cronogramas de los proyectos mediante la identificación de rutas y dependencias críticas, lo que permite a los gestores priorizar tareas y evitar retrasos
- Gestión presupuestaria: Mejora las previsiones presupuestarias enlazando el CTE con las estimaciones de costes, reduciendo el riesgo de sobrecostes y garantizando una mejor asignación de los recursos financieros
- Comunicación con las partes interesadas: Facilita actualizaciones transparentes a las partes interesadas, proporcionando informes de progreso realistas y alineando las expectativas con el estado del proyecto
- Mitigación de riesgos: Identifica posibles retrasos en una fase temprana, lo que permite a los gestores de proyectos aplicar planes de contingencia y mantener el cronograma general del proyecto
Cómo contribuyen las mediciones precisas del ETC a la gestión de proyectos en el tiempo
Las mediciones precisas del ETC ofrecen a los gestores de proyectos una visión de la asignación de recursos y el plan cronograma. Al saber exactamente cuánto tiempo queda para cada tarea, los equipos pueden:
- Evitar retrasos: Detectar con antelación los posibles excesos del cronograma y aplicar medidas correctoras
- Optimizar los recursos: Ajustar la distribución de la carga de trabajo en función del tiempo restante para las tareas
- Priorizar las tareas: Centrarse en las tareas de alta prioridad para garantizar que los elementos críticos se completen primero
- Alinear las expectativas: Establecer plazos realistas para las partes interesadas a fin de gestionar eficazmente las expectativas
En última instancia, las mediciones precisas de ETC agilizan la gestión del tiempo del proyecto, lo que conduce a una mejora de la productividad, una mayor satisfacción de las partes interesadas y resultados exitosos del proyecto.
Dé el primer paso con ClickUp y agilice su proceso de cálculo del ETC
Así pues, ahora que comprende la importancia del tiempo estimado de finalización (ETC), el siguiente paso es perfeccionar sus procesos de gestión de proyectos. Empiece por aplicar técnicas avanzadas de gestión del tiempo, como el método del camino crítico (CPM) o la técnica de evaluación y revisión de programas (PERT), para estimar el tiempo de forma eficaz.
Aproveche las herramientas que integran el seguimiento del ETC con la asignación de recursos y la gestión de proyectos gestión de cronogramas para mejorar la previsión y mitigar los riesgos.
Considere el amplio conjunto de funciones de ClickUp, como los gráficos de Gantt, el control de tiempo y las plantillas personalizables, para prever los cronogramas con precisión y entregar los proyectos a tiempo.
ClickUp puede ayudar a su equipo a lograr una ejecución perfecta de los proyectos. Pruebe ClickUp gratis, gratuito/a hoy.