"¿Cuánto tardará?" y "¿cuánto costará?" son las dos preguntas que todo comprador se haría, ya se trate de un traje a medida o de la implantación de un software.
En esta entrada del blog, vamos a explorar lo que se necesita para responder a la primera pregunta, utilizando un concepto llamado Plazo de entrega.
¿Qué es el Plazo de entrega?
El Plazo de entrega se refiere al tiempo total necesario para completar un proceso desde su inicio hasta su finalización. Es el tiempo que transcurre entre que un cliente hace un pedido y recibe su producto o servicio.
El concepto de Plazo de entrega tiene sus raíces en los inicios de la era industrial, ganando importancia con el auge de la fabricación y las prácticas de gestión de la cadena de suministro. En la fabricación, es el tiempo que tarda la unidad de producción en fabricar un producto. Puede durar varias semanas.
Desde la fabricación, ahora es una métrica popular en varias industrias. Cuando uno va a un restaurante y pide la cena, le pueden decir: "Por favor, déjenos 20 minutos para preparar su comida" Esos 20 minutos son el Plazo de entrega.
En el desarrollo ágil de software, los gestores de proyectos utilizan el plazo de entrega para planificar los sprint, programar el despliegue, asignar recursos, gestionar las expectativas de las partes interesadas, etc.
Diferentes tipos de plazos de entrega
Dependiendo de sus metas, puede medir los plazos para todo el proceso o sólo para algunas partes. Algunos de los diferentes tipos de plazos de entrega son los siguientes.
Plazo de entrega de la producción
El tiempo total necesario para fabricar un producto desde el inicio del proceso físico de producción hasta su finalización se denomina plazo de producción.
Consideremos una empresa de fabricación de muebles que produce tablas personalizadas. Si tarda
- 2 días para recibir los materiales
- 3 días para cortar y montar
- 1 día para el lijado
- 2 días para el barnizado y el acabado
- 1 día para inspección
El Plazo de entrega total de la producción es de 9 días. Si hay lagunas o tiempos de espera debidos a la no disponibilidad de miembros de la cadena de montaje o del equipo, también hay que incluirlo.
Plazo de entrega del material
El tiempo que transcurre desde que se realiza un pedido de materiales hasta que se reciben, listos para su uso en producción, se denomina plazo de entrega de materiales.
Incluye el tiempo que tarda el proveedor en procesar el pedido, preparar/fabricar la materia prima, embalarla y enviarla a su cadena de montaje.
El plazo de entrega de material suele ser la primera parte del plazo de producción. Tanto si se trata de un fabricante de coches que compra aluminio como de un panadero que compra azúcar, el plazo de entrega del material define cuándo se puede empezar a trabajar.
Plazo de entrega de fabricación
El tiempo total necesario para fabricar un producto, desde el inicio de la producción hasta la finalización del producto final, se denomina plazo de fabricación. Abarca todas las fases del proceso de fabricación, incluida la configuración, ejecución del proyecto y montaje.
Mientras que el plazo de producción incluye el tiempo de recepción de materiales, inspección, etc., el plazo de fabricación es solo el tiempo que se tarda en crear el producto.
Siguiendo el ejemplo anterior, el Plazo de fabricación sería de seis días, sin incluir los dos días para recibir los materiales y un día para la inspección.
Plazo de entrega de aprovisionamiento
La duración desde que se realiza una solicitud de compra de bienes o servicios hasta su entrega se denomina plazo de aprovisionamiento.
Abarca la tramitación de la solicitud, la creación del pedido, la selección del proveedor, la fabricación y la entrega. El Plazo de entrega de aprovisionamiento empieza antes que el plazo de entrega del material, pero también lo incluye.
El plazo de aprovisionamiento ayuda a los equipos de proyecto a calibrar la latencia resultante de procesos ajenos a su ámbito inmediato.
Plazo de entrega al cliente
La duración desde que un cliente realiza un pedido hasta que recibe el producto o servicio se denomina plazo de entrega del cliente.
En un restaurante de comida rápida como McDonald's, el plazo de entrega se minimiza preprocesando los elementos mucho antes de realizar el pedido, lo que es posible gracias a la estandarización de los servicios. Esto también se aplica a las herramientas SaaS. Un cliente puede acceder instantáneamente a un programa informático porque el producto ya está creado y listo para su envío.
Sin embargo, si está diseñando un logotipo personalizado para su marca, los plazos de entrega al cliente incluirán todo el proceso de producción.
Plazo de entrega
El tiempo que transcurre desde que un producto está listo para su envío en las instalaciones hasta su entrega en el destino final se denomina plazo de entrega. Este periodo incluye la preparación del producto para el envío, la manipulación, el tránsito y la entrega al cliente o en el lugar del proyecto.
En la gestión moderna de la cadena de suministro, el Plazo de entrega es una métrica importante. Por ejemplo, si su smartphone se ensambla en China o India, su capacidad para venderlo en EE.UU. depende del tiempo que tarde su proveedor en enviárselo. Por tanto, sus planes de comercialización deben tener en cuenta los plazos de entrega.
Plazo de entrega acumulado
La suma total de los plazos de entrega de varios procesos se denomina plazo de entrega acumulado o plazo de entrega de la cadena de suministro. Incluye los plazos de todos sus componentes y procesos, desde el pedido inicial de materias primas hasta la entrega del producto acabado al cliente final.
Con tantos tipos de plazos de entrega aplicables a diversas situaciones y entornos, calcular el plazo de entrega puede ser todo un reto. Por eso, hemos traído ayuda. He aquí la fórmula del Plazo de entrega y un proceso paso a paso para calcularlo.
¿Cómo calcular el Plazo de entrega?
La forma más sencilla de calcular el plazo de entrega es consultar los datos anteriores y calcular el tiempo transcurrido desde la fecha de inicio hasta la fecha de finalización.
Por ejemplo, si el proceso comienza el 01/01/2024 y finaliza el 31/01/2024, el Plazo de entrega es de 31 días. En una herramienta de gestión de proyectos como ClickUp, puede calcular automáticamente los plazos medios basándose en datos históricos.
vista cronograma de ClickUp para calcular plazos de entrega_
Aunque ofrece una gran vista consolidada, esta fórmula de Plazo de entrega no proporciona la información granular necesaria para mejorar la eficiencia. Por lo tanto, otra forma de enfocar esto es trabajar hacia adelante. He aquí cómo.
1. Identifique los componentes del Plazo de entrega
Empiece por desglosar el proceso en sus componentes principales, por ejemplo
- Adquisición de materias primas
- Procesamiento previo
- Producción/fabricación
- Periodo de enfriamiento, si lo hay
- Tiempos de espera
- Control de calidad e inspección
- Montaje
- Embalaje
- Tramitación de pedidos
- Envío y logística
No todos los procesos afectan al Plazo de entrega. En algunos casos, pueden llamarse o realizarse de forma diferente.
Por ejemplo, en ingeniería de software, el empaquetado puede incluir la contenedorización, y el envío puede ser el despliegue. En estos proyectos, Control de tiempo de proyectos de ClickUp es una herramienta fantástica para medir con precisión. Para realizar un seguimiento del tiempo en ClickUp, los miembros del equipo pueden iniciar y detener el cronómetro, añadir un intervalo o simplemente introducir el tiempo empleado en horas/minutos de forma retroactiva
Controle el tiempo, establezca estimaciones, añada notas y vea informes de su tiempo desde cualquier lugar en ClickUp
Elija todos los componentes aplicables a su empresa.
2. Mida los plazos de entrega individuales
En función de los componentes que le sean aplicables, calcule plazos de entrega individuales.
Fórmula del Plazo de entrega de la adquisición: Fecha de recepción del pedido - fecha del pedido al equipo del proyecto.
Si utiliza Formularios ClickUp para recopilar solicitudes, le resultará mucho más fácil introducir la fecha de recepción y ver el Plazo de entrega en el panel.
Vista de formularios de ClickUp para recopilar solicitudes de clientes sin complicaciones
Aunque el equipo del proyecto tiene poco control sobre la rapidez con la que trabaja el equipo de adquisiciones, este plazo es fundamental para la eficacia general del proceso.
Fórmula del Plazo de entrega de producción/fabricación: Fecha de producción final - fecha de recepción de las materias primas. Utilice esta métrica para determinar el tiempo necesario para convertir las materias primas o los componentes en el producto final, incluidos los tiempos de configuración, procesamiento, montaje, control de calidad o inspección.
Fórmula del Plazo de entrega: Tiempo de entrega al cliente - tiempo de envío desde el almacén. Algunas empresas incluyen el embalaje en el plazo de fabricación, mientras que otras lo consideran un proceso relacionado con el envío. Elija lo que más le convenga.
3. Súmelos
Sume los plazos de entrega individuales (aprovisionamiento, producción y envío) para obtener el plazo de entrega total o el plazo de entrega real del pedido. Campos de fórmula ClickUp pueden simplificarlo mucho con funciones de fecha y hora, funciones de cadena, funciones lógicas y funciones matemáticas.
Campos de fórmula de ClickUp para ejecutar cálculos avanzados con facilidad
Mientras lo hace, le recordamos algunas cosas.
Tenga en cuenta el tiempo intermedio: Si utiliza los plazos de entrega como referencia para decidir la fecha de entrega prometida al cliente, añada algo de tiempo de amortiguación para cubrir cualquier retraso imprevisto o variabilidad en el proceso.
Por ejemplo, un pequeño retraso en un paso puede tener un impacto acumulativo en los siguientes. Utilice el ClickUp Gráfico de Gantt para visualizar las dependencias y el impacto global en el cronograma de entrega.
gráfico (de) Gantt de ClickUp para la planificación de proyectos basada en plazos de entrega_
Desglose el Plazo de entrega hasta el más mínimo detalle: La mayoría de las empresas calculan los plazos de entrega para mejorar la eficiencia. Si ese es el caso, querrás conservar todos los detalles granulares. Por ejemplo, necesita saber si el despacho de aduanas se lleva la mayor parte de sus plazos de entrega.
Ejemplos de plazos de entrega
Plazo de entrega es simplemente el tiempo que transcurre entre el inicio y el final de un proceso. Existen cientos de ejemplos de Plazo de entrega en distintos sectores, empresas, proyectos y Teams.
Plazo de entrega en la fabricación
Supongamos que usted es un fabricante de camisetas de algodón que se venden en tiendas minoristas. Su Plazo de entrega sería el total de:
- Tiempo de aprovisionamiento de algodón (15 días)
- Tiempo de aprovisionamiento de otros materiales como hilos, botones, materiales de embalaje, etc. (3 días)
- Tiempo de producción/procesamiento para medir, cortar, coser, planchar, doblar y añadir etiquetas (1 día)
- Tiempo de inspección (1 día)
- Tiempo de embalaje (3 días)
- Tiempo de envío al minorista (12 días)
Plazo de entrega total = 35 días
Plazo de entrega en la gestión de proyectos de software
Los proyectos de desarrollo de software pueden ser ligeramente diferentes. Las fases de planificación y arquitectura pueden ser mucho más largas, pero el resto puede ocurrir en sprints cortos, que se desarrollan de forma incremental.
Por lo tanto, los plazos de entrega suelen calcularse desde que una historia de usuario está lista hasta que se despliega la función.
Ventajas de reducir el Plazo de entrega
El Plazo de entrega le indica cuánto tiempo tarda en realizar el trabajo. Por extensión, puede saber cuánto puede producir en un momento dado. Por ejemplo, si una persona puede desarrollar una función en una semana (es decir, su Plazo de entrega), puede planificar su asignación de recursos y su capacidad en función de cuántas funciones necesita desarrollar cada semana.
Con un plazo de entrega reducido, es decir, si una persona puede desarrollar dos funciones cada semana, puede aumentar los ingresos, la eficacia, la satisfacción del cliente, la ventaja competitiva, ¡y mucho más!
Satisfacción del cliente: Cuando puede entregar un producto antes a un cliente, es probable que quede más satisfecho. Por eso, reducir el Plazo de entrega, es decir, reunión de plazos -es una métrica crítica para empresas de comercio electrónico como Amazon, que invierten mucho en almacenamiento, logística y automatización para la realización de pedidos.
Eficacia: Un plazo de entrega más corto significa que se puede hacer más en la misma duración, lo que mejora la eficiencia del proceso. Una mayor eficiencia también acelera la producción y reduce los costes de almacenamiento y almacenamiento.
Agilidad: La reducción del plazo de ejecución de un proyecto aumenta la capacidad de la empresa para responder con rapidez a los cambios del mercado o satisfacer la demanda de los clientes. Durante COVID-19, las organizaciones que podían trabajar a distancia y crear experiencias digitales con rapidez -en plazos más cortos- obtuvieron una inmensa ventaja competitiva.
Gestión del inventario: Los plazos de entrega más cortos conducen a niveles de inventario reducidos, la ventaja fundamental que los fabricantes de automóviles japoneses vieron por primera vez con la fabricación ajustada. Esto liberó espacio de almacén, redujo la obsolescencia del inventario y disminuyó el capital en existencias, mejorando la salud financiera general de la empresa.
Las ventajas de reducir los plazos de entrega pueden verse en todo el proceso. Pero, ¿cómo conseguirlo? He aquí algunos consejos.
Estrategias para reducir el Plazo de entrega
Para optimizar cualquier cosa, es necesario conocer el estado actual. Por tanto, empiece por ahí.
Utilice aplicaciones de gestión del tiempo para calcular con precisión el Plazo de entrega en todos los procesos y fases. A continuación, identifique las oportunidades de optimización. Una vez que tenga los datos básicos a su alcance, la siguiente pregunta es: Cómo ahorrar tiempo ?
Automatización
Automatice los procesos que no requieren interacción o intervención humana. Puede ser tan sencillo como ajustar los flujos de trabajo en el software de gestión de proyectos. Por ejemplo, si una tarea se retrasa, se notifica automáticamente a las personas de la matriz de escalado. O, si el diseñador ha completado una tarea, se asigna automáticamente al desarrollador. Automatizaciones de ClickUp cuenta con más de 100 plantillas para agilizar los flujos de trabajo, las tareas rutinarias, los traspasos de proyectos, etc.
automatizaciones ClickUp para ahorrar tiempo y centrarse en lo importante_
Programar mejor Programar recursos para eliminar los tiempos de espera innecesarios. Utilice la vista Carga de trabajo de ClickUp para ver quién está haciendo qué y asignar trabajo. Anime a los miembros del equipo a ver sus propios informes de productividad para lograr su
metas de gestión del tiempo ¡!
vista Carga de trabajo de clickup para reasignar recursos_
Si no está seguro de por dónde empezar, ClickUp's plantillas de gestión del tiempo están aquí para ayudarte. Elija entre las diez plantillas y personalícelas según sus necesidades
Previsión precisa
Reduzca el plazo de gestión del inventario con técnicas como las existencias de seguridad, los puntos de reorden y la cantidad económica de pedido (EOQ) para optimizar los niveles de inventario. Utilice software de gestión de inventarios para hacer inventario
Compartir conocimientos
Evite las lagunas de conocimiento con documentación detallada y uso compartido de los conocimientos. Documentos de ClickUp está diseñado para ayudarle a escribir y compartir cualquier cosa dentro de la organización. ¿Y qué más? ClickUp AI puede corregir, resumir y hacer más accesible la información.
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Reduzca el Plazo de entrega y optimice su flujo de trabajo con ClickUp
Responder de forma precisa e instantánea a la pregunta "¿cuánto tardará?" es una importante tarea del gestor de proyectos.
Ayuda a lo largo del ciclo de vida de la gestión de proyectos en la planificación, programación, asignación de recursos, creación de contingencias, recuperación en caso de desastre, gestión de las partes interesadas, estrategia de salida al mercado, etc.
Calcular con precisión el Plazo de entrega es una forma sencilla pero poderosa de predecir el futuro. En el mundo actual, en rápida evolución, minimizar el Plazo de entrega puede ser el factor diferenciador más importante de su empresa.
A medida que invierte más en reducir los plazos de entrega, también aumenta la eficacia y la productividad de sus sistemas. Por ejemplo, incluso la automatización más sencilla reduce los plazos de entrega no sólo de ese proceso, sino de todo el flujo de trabajo de la organización.
La optimización de los plazos de entrega tiene efectos combinados, por lo que ClickUp está diseñado para ofrecerle la capacidad de ver, medir y minimizar los plazos de entrega.
Todo en uno de ClickUp software gratuito/a de gestión de proyectos le permite realizar un seguimiento del tiempo de las tareas, controlar los plazos de entrega, medir el rendimiento, optimizar métricas y automatizar procesos, todo en un solo lugar.
Desde agencias creativas hasta la gestión inmobiliaria, organizaciones de todo el espectro entregan productos y servicios rápidamente con ClickUp. Compruébelo usted mismo.
Preguntas más frecuentes (FAQ)
1. ¿Qué es la fórmula del Plazo de entrega?
Plazo de entrega = Hora de finalización - hora de inicio
Aunque ésta es la fórmula de plazo de entrega más sencilla, no explica por qué el plazo de entrega es el número que es. Por eso, a veces las organizaciones trabajan hacia delante. En esos casos, el cálculo del plazo de entrega es el siguiente.
Plazo de entrega = Plazo de aprovisionamiento + Plazo de producción + Plazo de entrega
2. ¿Qué es el plazo de entrega frente a la duración del ciclo?
Aunque en cierto modo similares, estas dos métricas responden a objetivos y necesidades diferentes. He aquí una Panorámica de duración del ciclo vs. Plazo de entrega .
| Plazo de entrega Duración del ciclo | ||
|---|---|---|
| Definición | Tiempo total empleado desde el momento en que un cliente realiza un pedido hasta que éste se entrega | Tiempo necesario para completar una tarea o proceso específico en la producción de un único elemento |
| Alcance Mide el proceso de principio a fin Mide el tiempo empleado en un segmento/subproceso específico | ||
| Propósito Estimar los plazos de entrega Planificar las actividades de la cadena de suministro Proporcionar un cronograma a los clientes Gestionar el inventario Evaluar la eficiencia operativa Identificar cuellos de botella Optimizar los procesos de producción | ||
| Fórmula | Fecha de entrega - Fecha de solicitud de pedido | Tiempo total de producción / número de unidades producidas |
Diferencia entre plazo de entrega y duración del ciclo
3. ¿Cuál es el Plazo de entrega?
El Plazo de entrega se refiere al tiempo total que transcurre desde que un cliente hace un pedido hasta que se le entrega en la puerta de su casa.