«¿Cuánto tiempo llevará?» y «¿cuánto costará?» son las dos preguntas que todo comprador se haría, ya sea para un traje a medida o para la implementación de un software.
En esta entrada del blog, exploraremos lo que se necesita para responder a la primera pregunta, utilizando un concepto denominado «Plazo de entrega».
¿Qué es el plazo de entrega?
El plazo de entrega se refiere al tiempo total necesario para completar un proceso desde su inicio hasta su finalización. Es el tiempo que transcurre entre que un cliente realiza un pedido y recibe su producto o servicio.
El concepto de plazo de entrega tiene sus raíces en los inicios de la era industrial y cobró importancia con el auge de las prácticas de fabricación y gestión de la cadena de suministro. En la fabricación, es el tiempo que tarda la unidad de producción en fabricar un producto. Esto podría prolongarse durante varias semanas.
Desde la fabricación, ahora es una métrica popular en diversas industrias. Cuando vas a un restaurante y haces un pedido de cena, es posible que te digan: «Por favor, espere 20 minutos para preparar su comida». Esos 20 minutos son el plazo de entrega.
En el desarrollo ágil de software, los gestores de proyectos utilizan el plazo de entrega para planificar sprints, programar implementaciones, asignar recursos, gestionar las expectativas de las partes interesadas y mucho más.
Diferentes tipos de plazos de entrega
Dependiendo de sus metas, puede medir los plazos de entrega de todo el proceso o solo de algunas partes. A continuación se indican algunos de los diferentes tipos de plazos de entrega.
Plazo de entrega de la producción
El tiempo total necesario para fabricar un producto desde el inicio del proceso de producción física hasta que esté completado se denomina plazo de entrega.
Considere una empresa fabricante de muebles que produce mesas personalizadas. Si se tarda:
- 2 días para recibir los materiales
- 3 días para el corte y el montaje.
- 1 día para lijar
- 2 días para el barnizado y el acabado.
- 1 día para la inspección
El plazo de entrega total de la producción es de nueve días. Si hay alguna interrupción o tiempo de espera debido a la falta de disponibilidad de la cadena de montaje o de los miembros del equipo, también debe incluirse.
Plazo de entrega del material
El tiempo que transcurre desde que se realiza un pedido de materiales hasta que se reciben, listos para su uso en la producción, se denomina plazo de entrega de los materiales.
Incluye el tiempo que tarda el proveedor en procesar el pedido, preparar/fabricar la materia prima, empaquetarla y enviarla a su línea de montaje.
El plazo de entrega de los materiales suele ser la primera parte del plazo de entrega de la producción. Ya se trate de un fabricante de automóviles que compra aluminio o de un panadero que compra azúcar, el plazo de entrega de los materiales define cuándo se puede empezar a realizar el trabajo.
Plazo de entrega de fabricación
El tiempo total necesario para fabricar un producto, desde el inicio de la producción hasta la completación del producto final, se denomina plazo de entrega. Abarca todas las fases del proceso de fabricación, incluyendo la configuración, la ejecución del proyecto y el montaje.
Mientras que el plazo de entrega de la producción incluye el tiempo necesario para recibir los materiales, la inspección, etc., el plazo de entrega de la fabricación es solo el tiempo que se tarda en crear el producto.
Siguiendo con el ejemplo anterior, el plazo de entrega sería de seis días, sin incluir los dos días para recibir los materiales y un día para la inspección.
Plazo de entrega de las compras
La duración del plazo de entrega desde que se realiza una solicitud de compra de bienes o servicios hasta su entrega se denomina plazo de entrega de aprovisionamiento.
Abarca el procesamiento de solicitudes, la creación de pedidos de compra, la selección de proveedores, la fabricación y la entrega. El plazo de entrega de las compras comienza antes del plazo de entrega de los materiales, pero también lo incluye.
El plazo de entrega de las compras ayuda a los equipos de proyecto a evaluar la latencia resultante de procesos que están fuera de su ámbito inmediato.
Plazo de entrega del cliente
La duración del plazo de entrega desde que un cliente realiza un pedido hasta que recibe el producto o servicio se denomina plazo de entrega al cliente.
En un restaurante de comida rápida como McDonald's, el plazo de entrega se minimiza mediante el procesamiento previo de los elementos mucho antes de que se realice el pedido, lo que es posible gracias a la estandarización de los servicios. Esto también se aplica a las herramientas SaaS. El cliente puede acceder al software al instante, ya que el producto ya está creado y listo para su envío.
Sin embargo, si está diseñando un logotipo personalizado para su marca, los plazos de entrega al cliente incluirán todo el proceso de producción.
Plazo de entrega del envío
El tiempo que transcurre desde que un producto está listo para su envío en las instalaciones hasta su entrega en el destino final se denomina plazo de entrega. Este periodo incluye la preparación del producto para su envío, la manipulación, el tránsito y la entrega al cliente o al lugar del proyecto.
En la gestión moderna de la cadena de suministro, el plazo de entrega es una métrica importante. Por ejemplo, si su smartphone se fabrica en China o la India, su capacidad para venderlo en EE. UU. depende del tiempo que tarde su proveedor en enviárselo. Por lo tanto, sus planes de comercialización deben tener en cuenta los plazos de entrega.
Plazo de entrega acumulativo
La suma total de los plazos de entrega de los distintos procesos se denomina plazo de entrega acumulativo o plazo de entrega de la cadena de suministro. Incluye los plazos de entrega de todos sus componentes y procesos, desde el pedido inicial de materias primas hasta la entrega del producto terminado al cliente final.
Con tantos tipos de plazos de entrega aplicables a diversas situaciones y entornos, calcular el plazo de entrega puede ser todo un reto. Por eso, le ofrecemos nuestra ayuda. Aquí tiene la fórmula del plazo de entrega y un proceso paso a paso para calcularlo.
¿Cómo calcular el plazo de entrega?
La forma más sencilla de calcular el plazo de entrega es consultar los datos anteriores y calcular el tiempo transcurrido entre la fecha de inicio y la fecha de finalización.
Por ejemplo, si el proceso comienza el 01/01/2024 y finaliza el 31/01/2024, el plazo de entrega es de 31 días. En una herramienta de gestión de proyectos como ClickUp, puede calcular automáticamente los plazos de entrega medios basándose en datos históricos.
Aunque ofrece una excelente vista consolidada, esta fórmula del plazo de entrega no le proporciona la información detallada necesaria para mejorar la eficiencia. Por lo tanto, otra forma de abordar esto es trabajar hacia adelante. A continuación le explicamos cómo.
1. Identifique los componentes del plazo de entrega.
Comience desglosando el proceso en sus componentes principales, tales como:
- Adquisición de materias primas
- Preprocesamiento
- Producción/fabricación
- Periodo de reflexión, si lo hubiera.
- Latencia/tiempos de espera
- Control de calidad e inspección
- Montaje
- Embalaje
- Procesamiento de pedidos
- Envíos y logística
No todos los procesos afectarán al plazo de entrega. En algunos casos, pueden denominarse o realizarse de forma diferente.
Por ejemplo, en ingeniería de software, el empaquetado puede incluir la contenedorización, y el envío puede ser la implementación. Para este tipo de proyectos, el control de tiempo de los proyectos de ClickUp es una herramienta fantástica para medir con precisión. Para realizar el seguimiento del tiempo en ClickUp, los miembros del equipo pueden iniciar y detener el cronómetro, añadir un intervalo o simplemente introducir el tiempo empleado en horas/minutos de forma retroactiva.
Por lo tanto, elija todos los componentes aplicables a su empresa.
2. Mida los plazos de entrega individuales
En función de los componentes que le sean aplicables, calcule los plazos de entrega individuales.
Fórmula del plazo de entrega de las compras: Fecha de recepción del pedido - fecha de solicitud del equipo del proyecto.
Si utiliza los formularios de ClickUp para recopilar solicitudes, le resultará mucho más fácil introducir la fecha de recepción y tener la vista del plazo de entrega en el panel.
Aunque el equipo del proyecto tiene poco control sobre la rapidez con la que trabaja el equipo de compras, este plazo de entrega es fundamental para la eficiencia general del proceso.
Fórmula del plazo de entrega de producción/fabricación: Fecha de salida final - fecha de recepción de las materias primas. Utilice esta métrica para determinar el tiempo necesario para convertir las materias primas o los componentes en el producto final, incluyendo los tiempos de configuración, procesamiento, montaje, control de calidad o inspección.
Fórmula del plazo de entrega del envío: tiempo de entrega al cliente - tiempo de envío desde el almacén. Algunas empresas incluyen el embalaje en el plazo de entrega de la fabricación, mientras que otras lo consideran un proceso relacionado con el envío. Elija lo que más le convenga.
3. ¡Súmalos!
Sume los plazos de entrega individuales (aprovisionamiento, producción y envío) para obtener el plazo de entrega total o el plazo de entrega real del pedido. Los campos de fórmula de ClickUp pueden simplificarlo mucho con funciones de fecha y hora, funciones de cadena, funciones lógicas y funciones matemáticas.
Mientras está pendiente de ello, aquí tiene algunas cosas que debe recordar.
Tenga en cuenta el tiempo de margen: si utiliza los plazos de entrega como referencia para decidir la fecha de entrega prometida al cliente, añada un poco de tiempo de margen para cubrir cualquier retraso imprevisto o variabilidad en el proceso.
Por ejemplo, un pequeño retraso en un paso puede tener un impacto acumulativo en los siguientes. Utilice el gráfico de Gantt de ClickUp para visualizar las dependencias y el impacto global en el cronograma de entrega.
Desglose el plazo de entrega hasta el más mínimo detalle: la mayoría de las empresas calculan los plazos de entrega para mejorar la eficiencia. Si ese es el caso, le conviene conservar todos los detalles. Por ejemplo, necesita saber si el despacho de aduanas es lo que más tiempo le lleva del plazo total de entrega.
Ejemplos de plazos de entrega
El plazo de entrega es simplemente el tiempo transcurrido entre el inicio y el final de un proceso. En todos los sectores, empresas, proyectos y equipos hay cientos de ejemplos de plazo de entrega.
Plazo de entrega en la fabricación
Supongamos que usted es un fabricante de camisetas de algodón que vende a través de tiendas minoristas. Su plazo de entrega sería el total de:
- Tiempo de adquisición del algodón (15 días)
- Tiempo de adquisición de otros materiales, como hilos, botones, materiales de embalaje, etc. (3 días)
- Tiempo de producción/procesamiento para medir, cortar, coser, planchar, doblar y añadir etiquetas (1 día).
- Tiempo de inspección (1 día)
- Tiempo de embalaje (3 días)
- Tiempo de envío al minorista (12 días)
Plazo de entrega total = 35 días
Plazo de entrega en la gestión de proyectos de software
Los proyectos de desarrollo de software pueden ser ligeramente diferentes. Las fases de planificación y arquitectura pueden ser mucho más largas, pero el resto puede desarrollarse en sprints cortos, que se desarrollan de forma incremental.
Por lo tanto, los plazos de entrega se calculan normalmente desde el momento en que una historia de usuario está lista hasta el momento en que se implementa la función.
Ventajas de reducir el plazo de entrega
El plazo de entrega le indica cuánto tiempo tarda en realizar el trabajo. Por extensión, puede saber cuánto puede producir en un momento dado. Por ejemplo, si una persona puede desarrollar una función en una semana (es decir, su plazo de entrega), puede planificar la asignación de recursos y la capacidad en función del número de funciones que necesita desarrollar cada semana.
Con un plazo de entrega reducido, es decir, si una persona puede desarrollar dos funciones cada semana, puede aumentar los ingresos, la eficiencia, la satisfacción del cliente, la ventaja competitiva y mucho más.
Satisfacción del cliente: cuando puedes entregar un producto antes a un cliente, es probable que este quede más satisfecho. Por eso, reducir el plazo de entrega, es decir, cumplir con los plazos, es una métrica fundamental para los actores del comercio electrónico como Amazon, que invierten mucho en almacenamiento, logística y automatización para el cumplimiento de los pedidos.
Eficiencia: un plazo de entrega más corto significa que puede hacer más en la misma duración, lo que mejora la eficiencia de los procesos. Una mayor eficiencia también acelera la producción y reduce los costes de almacenamiento y mantenimiento.
Agilidad: reducir el plazo de entrega de los proyectos aumenta la capacidad de una empresa para responder rápidamente a los cambios del mercado o satisfacer la demanda de los clientes. Durante la pandemia de COVID-19, las organizaciones que pudieron trabajar a distancia y crear experiencias digitales rápidamente, en plazos más cortos, obtuvieron una enorme ventaja competitiva.
Gestión de inventario: los plazos de entrega más cortos conducen a una reducción de los niveles de inventario, la ventaja fundamental que las empresas automovilísticas japonesas vieron por primera vez con la fabricación ajustada. Esto liberó espacio en los almacenes, redujo la obsolescencia del inventario y disminuyó el capital en existencias, mejorando la salud financiera general de la empresa.
Las ventajas de reducir los plazos de entrega se aprecian a lo largo de todo el proceso. Pero, ¿cómo se puede conseguir? A continuación le ofrecemos algunos consejos.
Estrategias para reducir el plazo de entrega
Para optimizar cualquier cosa, es necesario conocer el estado actual. Así que, comience por ahí.
Utilice aplicaciones de gestión del tiempo para calcular con precisión el plazo de entrega en todos los procesos y fases. A continuación, identifique las oportunidades de optimización. Una vez que tenga los datos básicos a su alcance, la siguiente pregunta es: ¿cómo ahorrar tiempo?
Automatizar
Automatice los procesos que no requieren interacción o intervención humana. Esto puede ser tan sencillo como configurar flujos de trabajo «si esto, entonces aquello» en su software de gestión de proyectos. Por ejemplo, si una tarea está vencida, se notifica automáticamente a las personas en la matriz de escalamiento. O, si el diseñador ha completado una tarea, asígnela automáticamente al desarrollador.
ClickUp Automations cuenta con más de 100 plantillas para optimizar los flujos de trabajo, las tareas rutinarias, los traspasos de proyectos y mucho más.
Planifique mejor
Planifique los recursos para eliminar tiempos de espera innecesarios. Utilice la vista Carga de trabajo de ClickUp para ver quién está haciendo qué y asignar tareas. Anime a los miembros del equipo a consultar sus propios informes de productividad para alcanzar sus metas de gestión del tiempo.
Si no sabes por dónde empezar, las plantillas de gestión del tiempo de ClickUp están aquí para ayudarte. ¡Elige entre las diez plantillas y personalízalas según tus necesidades!
Realice previsiones precisas.
Reduzca el plazo de entrega de la gestión de inventario con técnicas como el stock de seguridad, los puntos de reorden y la cantidad económica de pedido (EOQ) para optimizar los niveles de inventario. ¡Utilice un software de gestión de inventario robusto para hacer inventario!
Comparte conocimientos
Evite las lagunas de conocimiento con documentación detallada y el uso compartido de conocimientos. ClickUp Docs está diseñado para ayudarle a escribir y compartir cualquier cosa dentro de la organización. ¿Qué más? ClickUp AI puede corregir, resumir y hacer que la información sea más accesible.
Reduzca el plazo de entrega y optimice su flujo de trabajo con ClickUp.
Responder con precisión y de forma instantánea a la pregunta «¿Cuánto tiempo llevará?» es una tarea importante de la gestión de proyectos.
Esto le ayudará a lo largo de todo el ciclo de vida de la gestión de proyectos en la planificación, programación, asignación de recursos, creación de contingencias, recuperación ante desastres, gestión de las partes interesadas, estrategia de comercialización, etc.
Calcular con precisión el plazo de entrega es una forma sencilla pero eficaz de predecir el futuro. En el mundo actual, en rápida evolución, minimizar el plazo de entrega puede ser el mayor diferenciador de su empresa.
A medida que invierte más en reducir los plazos de entrega, también aumenta la eficiencia y la productividad de sus sistemas. Por ejemplo, incluso la automatización más simple reduce los plazos de entrega no solo para ese proceso, sino también para todo el flujo de trabajo de la organización.
La optimización de los plazos de entrega tiene efectos acumulativos, por lo que ClickUp está diseñado para ofrecerte la posibilidad de ver, medir y minimizar los plazos de entrega.
El software de gestión de proyectos todo en uno y gratuito de ClickUp le permite realizar el seguimiento del tiempo dedicado a las tareas, supervisar los plazos de entrega, medir el rendimiento, optimizar las métricas y realizar la automatización de procesos, todo en un solo lugar.
Desde agencias creativas hasta gestoras inmobiliarias, organizaciones de todo tipo ofrecen productos y servicios rápidamente con ClickUp. Compruébelo usted mismo.
Preguntas frecuentes (FAQ)
1. ¿Qué es la fórmula del plazo de entrega?
Plazo de entrega = Tiempo de finalización – tiempo de inicio
Aunque esta es la fórmula más sencilla para calcular el plazo de entrega, no explica por qué el plazo de entrega es el número que es. Por eso, las organizaciones a veces trabajan hacia adelante. En esos casos, el cálculo del plazo de entrega es el siguiente.
Plazo de entrega = Plazo de entrega de aprovisionamiento + plazo de entrega de producción + plazo de entrega de envío
2. ¿Qué es el plazo de entrega frente a la duración del ciclo?
Aunque son algo similares, estas dos métricas tienen fines y necesidades diferentes. A continuación, se ofrece una panorámica de la duración del ciclo frente al plazo de entrega.
| Plazo de entrega | Duración del ciclo | |
|---|---|---|
| Definición | Tiempo total transcurrido desde el momento en que un cliente realiza un pedido hasta que se entrega el pedido. | Tiempo necesario para completar una tarea o proceso específico en la producción de un solo elemento. |
| Ámbito | Mide el proceso de principio a fin. | Mide el tiempo dedicado a un segmento o subproceso específico. |
| Objetivo | Estime la duración de los plazos de entrega. Planifique las actividades de la cadena de suministro. Proporcione un cronograma a los clientes. Gestione el inventario. | Evalúa la eficiencia operativa. Identifica los cuellos de botella. Optimiza los procesos de producción. |
| Fórmula | Fecha de entrega – Fecha de solicitud del pedido | Tiempo total de producción/número de unidades producidas |
3. ¿Qué es el plazo de entrega?
El plazo de entrega se refiere al tiempo total que transcurre desde que un cliente realiza un pedido hasta que se le entrega en su domicilio.