"Cómo pasamos nuestros días es, por supuesto, cómo pasamos nuestras vidas", reza la famosa cita de la autora Annie Dillard. Y cuando lees esto junto con "Los días son largos, pero los años son cortos", sientes pavor.
¿Estoy aprovechando al máximo mi tiempo? ¿Están mis días estructurados de forma que se alineen con mis metas personales y profesionales?
Aquí es donde gestión del tiempo puede ayudar, y el ajuste de las metas de gestión del tiempo puede proporcionar un marco estructurado y una nueva forma de ver el tiempo de que dispone y las metas que desea alcanzar.
¿Qué son las Metas de Gestión del Tiempo?
Los objetivos de gestión del tiempo son metas específicas que uno se fija para gestionar su tiempo de forma más eficaz. Estas metas ayudan a una priorizar tareas establece plazos claros y elimina las actividades inútiles de tu día a día.
Por ejemplo, el propietario de una empresa tareas semanales pueden incluir programar llamadas con clientes potenciales, delegar tareas y medir el progreso de los proyectos. Con precisión metas de gestión del tiempo con la gestión del tiempo, el propietario de la empresa sabe exactamente cuántas horas tiene que dedicar a cada tarea y en qué orden hay que realizarlas.
La forma más habitual de ajustar los objetivos de gestión del tiempo es el modelo SMART:
- Específico: Una meta bien definida que responda quién está involucrado, cuál debe ser el resultado, qué debe lograrse, etc.
- Medible: Una meta cuantificable y controlable. "¿Cuántas horas debería llevar esta tarea?"
- Alcanzable: Una meta realista y alcanzable
- Relevante: Un objetivo práctico, como uno alineado con sus metas personales o profesionales
- Limitado en el tiempo: Una meta con un cronograma y una fecha límite claros
¿Cuáles son las ventajas de ajustar las Metas de Gestión del Tiempo?
Tiene una lista clara de cosas pendientes. Entonces, ¿por qué debería preocuparse también por establecer metas de gestión del tiempo?
Echemos un vistazo a algunos de los beneficios de metas de gestión del tiempo :
✅ Un equilibrio más saludable entre trabajo y vida privada
Una gestión adecuada del tiempo significa más tiempo para tus seres queridos y para ti mismo.
Puedes programar tiempo para tareas de alta prioridad dentro del horario laboral y seguir teniendo tiempo para el ocio y el descanso.
✅ Procrastinas menos
No necesitas hacer malabarismos entre tareas cuando tienes una lista de tareas priorizadas.
Puedes canalizar tu energía hacia el trabajo en profundidad sin pensar en qué hacer a continuación.
✅ Un aumento de la productividad
Cuando estás centrado en realizar tareas críticas, sin tener que perder tiempo pensando en "qué más", puedes construir una rutina. Esta rutina se centra en ayudarte a realizar las tareas más críticas en tu hora de mayor productividad.
✅ No más agotamiento
El trabajo mal gestionado puede ser emocional y físicamente agotador. Si a esto le añades el incumplimiento de los plazos y un equipo desenfocado, es probable que sufras agotamiento profesional.
Una gestión inteligente del tiempo puede minimizar el estrés causado por la frustración y la presión del trabajo.
15 Ejemplos de Metas de Gestión del Tiempo que Puede Establecer
El ajuste de la gestión del tiempo puede resultar abrumador. Pero aquí tienes algunos ejemplos de estrategias de gestión del tiempo en las que puedes inspirarte:
1. Establecer metas numéricas definidas
Una meta clara es aquella que tiene cronogramas realistas y resultados mensurables, y que está bien comunicada.
Digamos que eres estudiante de diseño. Tu meta puede ser terminar un proyecto de grupo a tiempo y trabajar en equipo. Pero anotar y hacer un seguimiento de varias metas con plazos y personas asignadas es todo un reto.
Si utilizas una herramienta como ClickUp, con Metas de ClickUp para cumplir los plazos establecidos, ajuste metas inteligentes y el seguimiento de sus victorias en grupo.
Utilice ClickUp para realizar un seguimiento del progreso con objetivos numéricos, monetarios, de verdadero/falso y de tarea
He aquí cómo:
- Establezca objetivos tangibles, como objetivos numéricos, de verdadero/falso y monetarios, para facilitar el seguimiento. Por ejemplo, crear cinco esquemas de sitios web a la semana (un objetivo numérico)
- Organiza varias tareas individuales yMetas de equipo en carpetas
- Acceda a imágenes de gran riqueza para sus metas y objetivos creando tableros de estado de ánimo para referencias rápidas
- Establezca plazos para su equipo/grupo y controle su progreso mediante tarjetas de puntuación semanales
2. Haga un seguimiento diario de su tiempo
¿Sabe cuáles son las tareas que más tiempo le consumen?
Si no es así, es una llamada de atención para que realice un seguimiento del tiempo y descubra las actividades inútiles e improductivas que consumen su tiempo. Esto incluye también tus actividades personales.
¿Cuánto tiempo has pasado hoy en las redes sociales?
Pero recuerda, esto es para estimar qué actividades constituyen la mayor parte de tu día y no para sustituirlas. Control de tiempo es muy sencillo con ClickUp.
Puede registrar el tiempo desde cualquier dispositivo utilizando ClickUp's extensión gratuita, gratuita/a de Chrome . Hace que el control de tiempo relacionado con las tareas sea lo más sencillo posible.
Registre el tiempo sobre la marcha o introdúzcalo manualmente con el control de tiempo en ClickUp
¿Está trabajando en un informe en su iPad? Sólo tienes que pulsar "start" con el cronómetro global de ClickUp y detenerte si estás tomando un descanso o saltando entre tareas.
También puede añadir estimaciones de tiempo a sus tareas diarias individuales y de equipo para tener claro cuánto tiempo debe llevar una tarea.
3. Prioriza tus tareas
"Cómete la rana" es un popular método de gestión del tiempo porque "comerse la rana", es decir, terminar la tarea más crítica y difícil antes de retomar el resto, es la mejor manera de hacer las cosas.
Dicho de otro modo, priorización de tareas es fundamental para completar a tiempo las tareas importantes y de alto valor, de modo que progrese hacia la consecución de metas SMART más amplias. Deja para el final las tareas más sencillas o de menor prioridad.
Mejore la organización de sus tareas añadiendo etiquetas personalizadas y utilice las opciones de filtro en la vista Lista y Tablero para identificar con precisión sus tareas de mayor prioridad
Cree una lista de tareas pendientes de alta prioridad cada mañana o cada semana, seguida de otra de menor prioridad, como truco sencillo para reconocer las tareas urgentes y actuar en consecuencia. Así evitará que las tareas esenciales queden relegadas por solicitudes ad hoc.
4. Utilizar técnicas de bloqueo del tiempo
El bloqueo temporal consiste en dividir el día en varios bloques de tiempo para actividades personales o relacionadas con el trabajo.
Cada bloque se dedica a completar la tarea sin distracciones.
He aquí algunos ejemplos de técnicas de bloqueo temporal:
- La regla 3/3/3: Dedicar tres horas diarias a tres tareas urgentes y tres no tan urgentes. Por ejemplo, completar tres reuniones y contestar tres correos electrónicos en tres horas el martes
- La técnica Pomodoro: Dividir la jornada laboral en trozos de 25 minutos de trabajo concentrado seguidos de un descanso de 5 minutos cada vez. Pendiente durante al menos cuatro ciclos
- Conseguir que las cosas estén terminadas (GTD): GTD es similar a la técnica Pomodoro. Con GTD, atacas una tarea de frente y ajustas un cronómetro de 25 minutos, tomas un descanso de 5 minutos y continúas hasta completarla
- La regla de las 4 horas: La regla de las 4 horas es una técnica de bloqueo del tiempo en la que se establece un plazo de 4 horas para terminar una actividad
Realice un seguimiento de las reuniones o eventos actuales, pasados y futuros con la plantilla de bloqueo de horarios de ClickUp
5. Delegue algunas de sus tareas
No tiene por qué hacerlo todo. Un poco de delegación puede ayudarte a controlar mejor tu día.
Empieza por asignar tareas de poco valor a tu equipo, o contrata a un asistente virtual si trabajas en solitario. Ajusta los plazos y comunica los requisitos para que no haya idas y venidas.
Con el tiempo, notarás dos ventajas importantes: dispondrás de más tiempo para tareas críticas de alto valor, tu equipo ganará confianza y podrás delegar más.
Recuerda que no pasa nada por pedir ayuda. Delegar requiere un cambio de mentalidad y es una parte fundamental de la gestión diaria del tiempo.
6. Elimine todas sus distracciones
Evitar las distracciones es más fácil de decir que de terminar. Además, trabajar en Internet o dentro de un grupo de compañeros cercanos dificulta la concentración.
Aquí tienes algunas formas de eliminar las distracciones cuando trabajas:
- Instala un bloqueador de notificaciones en tu portátil o smartphone, para trabajar sin interrupciones
- Pon tu teléfono y otros canales de comunicación en modo "No molestar "
- Desinstala temporalmente las aplicaciones que te distraen, como redes sociales y juegos, de tu teléfono o escritorio
- Desactiva las notificaciones de correo electrónico para no tener que responder a nuevos correos mientras trabajas en tareas críticas
- Si trabajas desde la oficina, reserva una sala de reuniones para trabajar a solas hasta que completes tu trabajo
7. Despídete de la procrastinación
Un experimento afirma que se procrastina más cuando la tarea es más complicada.
Así que aquí tienes algo que puedes hacer conscientemente para minimizar la procrastinación:
- Dividir una tarea difícil en subtareas con plazos alcanzables en lugar de asumirlo todo. Por ejemplo, el propietario de un producto puede dividir el lanzamiento de un nuevo producto en subtareas más pequeñas, como la actualización del sitio web en los días 1 y 3, la estrategia de precios en los días 4 y 5, la distribución en los días 6 a 10, la automatización del marketing en los días 11 a 15, etc.
- Establezca un límite de tiempo y realice un seguimiento con la herramienta de ClickUp Extensión de Chrome para el cronómetro mientras pasa de una tarea a otra
8. Utiliza herramientas visuales para la multitarea
Si gestionas varios proyectos y tienes informes directos, no te queda más remedio que realizar varias tareas a la vez.
Las herramientas visuales simplifican la multitarea y hacen que todas las tareas parezcan realizables.
Por ejemplo, Gráficos de Gantt pueden mostrar dependencias y solapamientos de tareas, Tableros Kanban pueden ayudarle a visualizar el progreso de las tareas, los diagramas de flujo pueden mostrar las dependencias de las tareas, y Mapas mentales pueden ayudarte a generar ideas.
Utilice la vista Diagrama de Gantt en ClickUp para programar tareas, mantenerse al día con el progreso del proyecto, gestionar los plazos y manejar los cuellos de botella.
9. Agilice las reuniones
Realice un seguimiento de las horas dedicadas a las reuniones y se sorprenderá al comprobar el tiempo que consumen y la escasa productividad de algunas de ellas.
Ajuste las actualizaciones asíncronas utilizando un herramienta de gestión de tareas para correlacionar el progreso del proyecto y limitar la duración de la reunión con un orden del día claro.
Así se acabaron las "llamadas rápidas" y las discusiones de 15 minutos que se convierten en horas. Clip de ClickUp de ClickUp le ayuda a comunicarse eficazmente mediante grabaciones de pantalla y elimina la necesidad de celebrar reuniones. Grabe vídeos (pantalla + cámara) desde su navegador y compártalos con sus compañeros de equipo.
Comparta su mensaje de vídeo con un enlace directo al navegador que no requiere descargas y puede verse al instante después de la grabación
10. Gestionar los plazos de los proyectos
Gestionar los plazos no consiste sólo en cumplirlos. También tiene que ver con la eficacia con la que planificas tu trabajo para cumplir un plazo.
Esto incluye el ajuste de fechas claras para cada tarea hasta completar el proyecto.
Aquí es donde el uso de Vista del Calendario de ClickUp puede ayudar a obtener una vista de pájaro de todos los eventos y cronogramas a tener en cuenta para dicho proyecto.
11. Desarrollar una rutina
¿Son aburridas las rutinas? La verdad es que no. Lo cierto es que ya sigues una rutina inconscientemente. Utilizas las mismas aplicaciones, comes todos los días a la misma hora, tomas el mismo camino para ir al trabajo, etc.
Así que, ¿por qué no desarrollar también una rutina fija consciente para tu trabajo?
Aquí tienes algunas técnicas de gestión del tiempo para desarrollar una rutina:
- Programe un bloque de tiempo específico para las reuniones internas y los debates en equipo
- Establezca un periodo fijo para ocuparse de las tareas de alta prioridad antes que de cualquier otra cosa; ¡cómase esa rana!
- Termine de trabajar a una hora fija todos los días, para que su vida personal no se vea afectada
- Programa una hora al día para responder a los correos electrónicos, por ejemplo, todos los días entre las 14:00 y las 15:00
12. Automatiza las tareas repetitivas
Las tareas repetitivas, como la gestión de documentos, la actualización de tareas o la elaboración de informes, tienen poco valor y consumen mucho tiempo.
Elimínelas de su carga de trabajo diaria mediante la automatización. Es una de las habilidades de gestión del tiempo más cruciales que hay que desarrollar.
¿No sabe dónde y cómo empezar con la automatización? Pruebe Automatización ClickUp .
Asigne nuevas tareas, mueva estados de tareas, añada comentarios, aplique etiquetas y mucho más en piloto automático.
Utilice recetas de automatización prediseñadas en ClickUp o personalícelas en función de sus necesidades para que su equipo pueda centrarse en lo que más importa
13. No se salte los descansos
Desconecte y tómese descansos a menudo para evitar el agotamiento. Numerosos estudios han demostrado que las pausas aumentan la productividad y la satisfacción en el trabajo.
Gestionar el tiempo es tanto gestionar tu energía como tener el vigor y la voluntad para abordar las distintas prioridades diarias. Como regla general, haz pausas breves cada 25 a 90 minutos de trabajo.
Puedes programar una pausa en el trabajo o configurar un cronómetro para hacer un seguimiento de tu trabajo y avisarte de cuándo es el momento de tomarte un descanso. Tu espalda también te lo agradecerá.
14. Aprende a decir no
Aprender a decir no consiste en ajustar los límites. Protege tu tiempo, tu libertad, tu energía y tu salud mental.
Sin límites concretos, te sentirás abrumado por el trabajo adicional y la disminución de prioridades. Así que identifica lo que es menos importante para que puedas ocuparte primero de las tareas esenciales antes de decir que sí a un nuevo trabajo.
Establezca expectativas claras dentro y fuera de su lugar de trabajo para que sus amigos, familiares y compañeros sepan cuándo esperar una respuesta por su parte.
15. Ver el panorama general
¿Está abrumado por los cambios o ahogado en listas de tareas pendientes? Dar un paso atrás puede ser la solución.
Dé un paso atrás y vea cuáles podrían ser sus mayores logros dentro de unas semanas o unos meses. Anótelos.
Estarás mejor preparado para futuros proyectos, aceptarás los cambios, planificarás el tiempo de forma eficaz y sabrás cuándo tienes el plato lleno.
Por ejemplo, como individuo, querrás comprobar tu progreso cada mes, mientras que para tu equipo, establecerás un ciclo de revisión trimestral.
Prioriza tus Metas para Gestionar el Tiempo y Salir Adelante
La constancia es una de las habilidades de gestión del tiempo más fáciles de decir que de terminar. Recuerda que no pasa nada si no lo haces bien todos los días. Al fin y al cabo, somos humanos.
Si te sientes abrumado, empieza por lo mínimo: establece pequeñas metas rastreables, prioriza tareas, delega trabajo y asigna bloques de tiempo específicos.
Pero si desea poner en práctica estas tácticas y convertirlas en parte de su rutina, ClickUp puede ayudarle
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