Como propietario de una pequeña empresa, el tiempo es uno de sus recursos más valiosos. Pero no siempre está de su parte.
Le explicamos por qué Según el informe del índice de tendencias de trabajo de Microsoft, los trabajadores dedican una parte importante de su díaa **4 horas y 33 minutos -**manejando correos electrónicos, asistiendo a reuniones y gestionando la comunicación a través de varias apps de equipo. Y esto es solo una parte del pastel. 🥧
Este tiempo dedicado a tareas de comunicación y coordinación puede acumularse rápidamente en equipos pequeños, dejando poco espacio para el trabajo que realmente impulsa el crecimiento. No es de extrañar que el 68 % de los trabajadores piense que no tiene tiempo suficiente para centrarse en lo importante.
En este blog, exploraremos estrategias prácticas de gestión del tiempo y herramientas de control de tiempo para ayudarle a recuperar su agenda, priorizar tareas, evitar una mala gestión del tiempo e impulsar las operaciones de su empresa hacia el éxito.
1. Comprender sus tareas y metas
Racionalizar los flujos de trabajo debería ser una prioridad para las pequeñas empresas que gestionan múltiples responsabilidades. Pendiente de hacer esto con eficacia, cada tarea debe tener un propietario que es claro en sus metas y responsabilidades . Elon Musk dijo una vez,
La gente trabaja mejor cuando sabe cuál es la meta y por qué. Es importante que la gente tenga ganas de venir a trabajar por la mañana y disfrute trabajando
Elon Musk Gestión del tiempo te ayudan a comparar las tareas con las metas, lo que facilita el seguimiento de tu trabajo. Esto también aclara cuáles deben ser tus áreas de interés.
Entonces, ¿cómo correlacionar todas esas tareas diarias con metas claras a largo plazo? Entra en ClickUp la app Todo para el trabajo, diseñada para ayudar a los equipos a gestionar tareas específicas, seguir el progreso y mejorar la colaboración.
Utilice Metas de ClickUp para ayudarle a ajustar, seguir y alcanzar sus objetivos de empresa más rápidamente, todo ello manteniendo la claridad y la organización.
Haga un seguimiento de sus metas en tiempo real para ver dónde necesita mejorar y en qué debe centrarse con Metas de ClickUp
A continuación le mostramos cómo ClickUp Metas puede ayudarle a gestionar su trabajo:
- Cumplir los plazos: Establezca plazos para las metas, gestione Sprints y realice un seguimiento del progreso con cuadros de mando semanales para asegurarse de que su equipo se mantiene en el buen camino
- Metas compartidas sin esfuerzo: Asigne uno o varios propietarios, controle los permisos de acceso y colabore sin problemas con su equipo o las partes interesadas
- Organice las metas en un solo lugar: Utiliza carpetas para categorizar objetivos como OKRs (Objetivos y Resultados Clave), Sprints o tarjetas de puntuación de empleados, facilitando la gestión y priorización
- Mida el intento correcto: Utilice metas numéricas, monetarias, de verdadero/falso o basadas en tareas para realizar un seguimiento del progreso hacia objetivos como las ventas semanales o los hitos de los sprints
Cuando tenga las grandes metas ordenadas, Tareas de ClickUp facilita la captura de prioridades, desglosándolas en subtareas, asignando propietarios, haciendo un seguimiento del progreso, y manteniendo a todo el mundo alineado. Con los estados personalizados, puede crear flujos de trabajo adaptados a su proceso, ya sean sencillos, como "Pendiente" y "Completada", o más detallados. La personalización garantiza la concentración y productividad de su equipo.
Añada tareas y subtareas a varias listas para ver todo su trabajo en un solo lugar con Tareas de ClickUp
El propietario de una pequeña empresa en Reddit, ecommarketingwiz ofrece un gran consejo para gestionar el tiempo :
Trato de despertarme alrededor de las 6.00 y trabajar en mi side hustle por la mañana, luego delego trabajo a freelancers durante el día y cuando termino mi 9-5. También trabajo durante 1-2 horas en mi side hustle. No siempre va bien, pero cuando empecé a subcontratar trabajo mejoró
ecommarketingwiz
2. Analiza tu uso del tiempo
Para los propietarios de pequeñas empresas y los fundadores de startups, cada segundo cuenta. Entre la gestión de las operaciones cotidianas y la elaboración de estrategias de crecimiento, es fácil perder la noción de dónde se pierde el tiempo.
Una de las mejores formas de analizar en qué empleas tu tiempo es hacer un seguimiento durante una semana más o menos.
Una vez que tengas una idea de a dónde va tu tiempo, divídelo en categorías: lo que realmente mueve la aguja (como la estrategia o la captación de clientes) frente a lo que sólo te quita tiempo (como reuniones interminables o tareas de administrador)
Esto te dará una idea clara de en qué deberías centrarte más y de dónde tendrías que delegar, automatizar o recortar.
Tanto si estás ajustando tu horario de trabajo como si estás reduciendo tu tiempo de trabajo siguiendo la técnica Pomodoro de concentraciones de 20 minutos, Gestión del tiempo de ClickUp tiene funciones que se adaptan a cualquier estrategia de gestión del tiempo, además de Automatizaciones ClickUp para que se encargue de esas tareas repetitivas por usted.
Por ejemplo, Control de tiempo de proyectos de ClickUp ofrece una solución eficaz para analizar su tiempo, mejorar sus habilidades de gestión del tiempo y ajustar expectativas realistas para usted y su equipo.
Realice el seguimiento del tiempo enlazado a cualquier tarea desde cualquier lugar con ClickUp Project Time Tracking
ClickUp facilita el control de tiempo:
- Control de tiempo en cualquier lugar: Registre el tiempo en el escritorio, el móvil o la web con la extensión gratuita de ClickUp para Chrome y vincule el tiempo de seguimiento a cualquier tarea
- Establezca estimaciones y añada notas: Defina la duración de las tareas y adjunte notas detalladas a las entradas para realizar un seguimiento claro de sus esfuerzos
- Gestione el tiempo facturable: Marque el tiempo como facturable para simplificar la facturación a sus clientes
- Agregar totales: Vea el total combinado del tiempo dedicado a las tareas y subtareas desde una perspectiva global
- Editar y ajustar: Añada o reste entradas de tiempo manualmente para mayor precisión
Un usuario de ClickUp, Max Segal director de informática y sistemas de información de XYZ:
>La función de control de tiempo permite a la dirección asignar mejor los recursos y encontrar ineficiencias operativas
Max Segal, Director de Sistemas Informáticos de XYZ
¿Todavía no sabes dónde has perdido el tiempo? Visualicemos dónde ha perdido el tiempo para desviar su atención hacia lo que necesita atención. Puedes usar Paneles de ClickUp para esto.
Configure sus paneles personales de ClickUp para visualizar sus tareas y seguir su progreso en tiempo real Configuración de un panel de control personal te permite visualizar tu productividad e identificar las actividades que te hacen perder el tiempo y te impiden concentrarte. Este panel diario personalizado te permite priorizar tareas , realizar un seguimiento del progreso y mantener un flujo de trabajo organizado y adaptado a sus metas.
Para conocer mejor el tiempo invertido, incluye widgets que realizan el seguimiento de los plazos, muestran el estado de las tareas y proporcionan actualizaciones en tiempo real sobre las actividades del equipo.
3. Organizar, priorizar y agrupar
Cuando los proyectos carecen de estructura, los pequeños detalles a menudo se escapan por las grietas, lo que lleva a plazos incumplidos, metas desalineadas y, en última instancia, clientes frustrados. Para los propietarios de pequeñas empresas que hacen malabarismos con múltiples iniciativas, esto puede convertirse rápidamente en un caos.
La clave para gestionar flujos de trabajo complejos es crear una jerarquía clara que organice las tareas y garantice que todo se tiene en cuenta. Con una estructura sólida, puede dividir los grandes proyectos en pasos más pequeños y viables, y priorizarlos de forma eficaz.
Ahí es donde Jerarquía de proyectos de ClickUp y las funciones de organización de tareas pueden revolucionar su flujo de trabajo. Le permite organizar sus proyectos, tareas, documentos y tareas utilizando carpetas, listas y espacios dedicados, asegurándose de que todo esté estructurado y sea fácilmente accesible.
Organice su entorno de trabajo con la jerarquía de ClickUp y véalo todo en un mismo sitio
A continuación le mostramos cómo las funciones de jerarquía y organización de tareas pueden simplificar su flujo de trabajo:
- Panorámica del entorno de trabajo: Visualice toda su empresa u organización de un vistazo, lo que le proporciona una "visión general" sin perder de vista los detalles
- Subtareas anidadas: Divida los grandes proyectos en pasos manejables con múltiples niveles de subtareas, asegurándose de que cada detalle está cubierto
- Listas de control dentro de las tareas: Cree listas de control detalladas dentro de las tareas para el seguimiento paso a paso de procesos o proyectos complejos
- Colaboración en tareas: Asignar tareas a los miembros del equipo, añadir descripciones, actualizar estados, y participar a través de comentarios para mantener a todos alineados
- Listas personalizables: Agrupe tareas relacionadas en Listas para organizar proyectos, campañas o bases de datos y acceder rápidamente a lo que necesita
- Niveles de prioridad: Ordena las tareas según su urgencia, de baja a crítica, lo que facilita centrarse en lo que realmente importa y evitar distracciones innecesarias.
ClickUp también incluye gratis, gratuito/a plantillas de bloqueo de tiempo como la plantilla Plantilla ClickUp Time Box para facilitarle la configuración.
Estas son algunas funciones clave de la plantilla:
- Estados personalizados: Sigue fácilmente el progreso de la tarea con estados personalizables como "Terminada", "En curso" y "Pendiente"
- Campos personalizados: Añada un atributo personalizado como 'Tipo' para capturar información esencial de la tarea y visualizar los datos de la tarea claramente para una mejor toma de decisiones
- Vistas personalizadas: Abra cuatro vistas distintas para organizar la información y acceder a ella, como la vista "Planificador de tareas" para la gestión de tareas, la vista "Horario" para la gestión de tareas, la vista "Horario" para la gestión de tareas, la vista "Horario" para la gestión de tareas, la vista "Horario" para la gestión de tareas, la vista "Horario" para la gestión de tareas, la vista "Horario" para la gestión de tareas, la vista "Horario" para la gestión de tareas y la vista "Horario" para la gestión de tareasgestionar bloques de tiempoy "Estado de las tareas" para el seguimiento del progreso actual de las tareas
➡️ También puede leer: 10 Plantillas Free de Gestión del Tiempo (Calendarios & Horarios)
4. Crear un horario
Empiece por considerar su semana en su conjunto: asigne días o bloques de tiempo específicos a tareas periódicas como reuniones, esfuerzos de marketing, gestión financiera y trabajo con clientes.
Por ejemplo, puedes reservar los lunes para la estrategia y la planificación, los martes para las reuniones con clientes y los miércoles para el marketing o la creación de contenidos. Una vez establecida la estructura semanal, divídela en tareas diarias, dando prioridad a las actividades más importantes y urgentes.
Cada día, identifica las 3-5 tareas más importantes que debes completar y bloquea tiempo en tu calendario para centrarte en ellas, dejando espacio para imprevistos imprevistos o interrupciones . Sé realista sobre lo que puedes conseguir y haz los ajustes necesarios para mantenerte adaptable sin perder de vista el panorama general.
Al poner esto en práctica, Vista del Calendario de ClickUp y la vista Cronograma ofrecen la flexibilidad y la personalización que necesita para estar al tanto de su trabajo.
A continuación le mostramos cómo puede aprovechar estas funciones para crear planificaciones diarias, semanales o mensuales:
Vea todas sus tareas codificadas por colores para organizarlas por día, mes o año con la vista de Calendario de ClickUp
La vista de Calendario de ClickUp es ideal para visualizar el trabajo, reprogramar tareas y alinear cronogramas de proyectos. Le permite cambiar entre las vistas diaria, semanal o mensual.
Siga estos pasos para empezar:
- Visualice su trabajo: Cambie a la vista de Calendario en ClickUp para ver todas sus tareas en formato de calendario
- Cree y ajuste los calendarios: Arrastre y suelte las tareas directamente en el Calendario para ajustar sus fechas límite o su duración
- Gestione los cronogramas de los proyectos: Divida los proyectos grandes en tareas más pequeñas y viables, y prográmelas en días, semanas o meses
- Sincronizar con calendarios externos: Integrar ClickUp con Google Calendar u otras herramientas de programación para mantener todos sus eventos y tareas en un solo lugar
Vea todas sus tareas, incluidas las futuras tareas periódicas de cada proyecto, en orden cronológico con la vista Cronograma de ClickUp Vista de Cronograma en ClickUp ofrece un enfoque lineal y detallado de la programación de tareas y la gestión de cargas de trabajo. Es perfecta para obtener una vista de pájaro de sus proyectos y plazos.
A continuación te explicamos cómo utilizarlo:
- Visualiza las tareas a lo largo del tiempo: Utiliza el menú desplegable Día para cambiar a vistas semanales, mensuales o incluso por horas para planificar mejor
- Personalice su cronograma: Personalice su vista utilizando colores de tareas basados en su Lista, estado o valor de Campos personalizados. Puede elegir mostrar u ocultar los fines de semana, dependiendo de su flujo de trabajo
- Futuras tareas periódicas: Habilite o deshabilite la visualización de futuras tareas periódicas para mayor claridad
Puede gestionar su tiempo eficazmente con **Plantilla de gestión del tiempo de ClickUp sin empezar de cero.
Esta plantilla está diseñada para ayudarle a analizar cómo emplea su tiempo y aumentar su productividad.
Esto es lo que incluye
- Vista de registro de actividades: Realiza un seguimiento de todas las actividades que completas a lo largo del día para identificar patrones y mejorar la eficiencia
- Vista de las actividades diarias: Planifica tareas, establece prioridades y estructura tu día de forma eficaz
- Vista Carga de trabajo: Obtenga una visión clara de todas las tareas y sus requisitos de tiempo estimado para equilibrar las cargas de trabajo
- Vista Guía de inicio: Una guía de configuración paso a paso para ayudarle a crear un horario eficaz rápidamente
💡 Consejo profesional: Invierta en sí mismo reservando tiempo para aprender nuevas habilidades, asistir a talleres o leer publicaciones del sector. Esto puede maximizar la productividad y mejorar la capacidad de toma de decisiones.
Siempre puedes hacer un seguimiento de tu trabajo con ClickUp vista diagrama de Gantt para una gestión eficaz y a largo plazo del tiempo.
Realice un seguimiento del progreso en tiempo real por hora, día o mes mediante la vista de diagrama de Gantt de ClickUp
Cuando se trata de planificar a largo plazo y gestionar eficazmente el tiempo, esta función está diseñada para ayudarle a simplificar los flujos de trabajo, priorizar los plazos y eliminar los cuellos de botella. Aquí le explicamos cómo:
- Visualice los flujos de trabajo del proyecto: Consolide sus espacios, carpetas, listas, tareas y subtareas en una vista unificada
- Simplicidad de arrastrar y soltar: Ajuste los cronogramas y las dependencias de las tareas sin esfuerzo utilizando la intuitiva interfaz de arrastrar y soltar
- Organización con código de colores: Utilice el código de colores para clasificar las tareas por prioridad, estado o miembro del equipo para una fácil identificación, asegurando que no se pierda nada
- Actualizaciones en tiempo real: Manténgase en la cima de sus proyectos con porcentajes de progreso en vivo y actualizaciones en tiempo real, lo que le permite a usted ya su equipo a colaborar de manera efectiva y celebrar los hitos a medida que ocurren
Clasificar, filtrar y centrarse: Utilice la clasificación y el filtrado avanzados para centrarse en las tareas críticas, identificar posibles retrasos y asignar los recursos de forma inteligente
➡️ También puede leer: 10 Plantillas de Horarios Free en Excel, Hojas de cálculo de Google y ClickUp
5. Evitar la multitarea
La multitarea puede parecer un potenciador de la productividad, pero a menudo tiene el efecto contrario. Investigación neurocientífica demuestran que reducir la sobrecarga cognitiva mediante la creación de un plan y la priorización de tareas puede ayudarnos a conseguir más y a compatibilizar nuestra salud física y mental al final del día.
Sin embargo, la multitarea aumenta la sobrecarga cognitiva, lo que provoca:
- Reducción de la concentración: Cambiar de una tarea a otra fragmenta la atención, lo que disminuye la calidad del trabajo
- Ineficiencia: Se tarda más tiempo en completar las tareas cuando se cambia constantemente de enfoque
- **Estrés: Sobrecargar el cerebro con múltiples tareas aumenta la fatiga mental y el estrés Modo Yo de ClickUp está diseñado para contrarrestar las trampas de la multitarea y mejorar la gestión del tiempo.
Eche un vistazo a todas las tareas, subtareas, comentarios y listas de control de las vistas que tiene asignadas mediante el Modo ClickUp Me
Al filtrar su entorno de trabajo para mostrar sólo las tareas asignadas, el Modo Yo le ayuda a centrarse únicamente en sus responsabilidades.
Esto le permite ver:
- Vista personalizada de tareas: Vea las tareas que requieren su atención sin distracciones de las asignaciones de otros
- Asignación automática: Crea tareas en el Modo Yo para que te sean asignadas al instante, simplificando tu flujo de trabajo
- Universal a través de las vistas: Manténgase en seguimiento sin afectar las perspectivas de los demás ya que el Modo Yo se aplica a través de todas las vistas de ClickUp en su Espacio de Trabajo
6. Tómese descansos
Los descansos regulares son un aspecto crucial, aunque a menudo ignorado, de la gestión eficaz del tiempo. Aunque trabajar muchas horas puede parecer productivo, puede llevar al agotamiento y a una menor eficiencia.
Incorporar descansos intencionados a tu horario te ayuda a rejuvenecer la mente, mejora la concentración y mantiene la productividad a lo largo del tiempo.
Nos movemos cinco horas diarias de tiempo libre pero emplear este tiempo libre de forma no intencionada puede afectar a su bienestar general, incluso cuando no está trabajando. Las pausas estructuradas pueden maximizar su tiempo de ocio, aumentando la productividad y el bienestar.
Gestione todas sus actualizaciones y notificaciones en un solo lugar con ClickUp Recordatorios Recordatorios de ClickUp puede ayudarte a integrar fácilmente las pausas en tu día a día. Así es como puede utilizarlo:
- Configuración rápida: Cree pequeños recordatorios independientes para los descansos programados, asegurándose de que se aleja en los momentos adecuados
- **Asigna recordatorios a ti mismo o a tu equipo para fomentar una cultura de descansos regulares y conscientes
- Recordatorios desencadenados por comentarios: Establece recordatorios directamente desde un comentario de tarea, haciéndolos procesables e independientes de la tarea original
7. Delegar y subcontratar
El uso compartido de responsabilidades y la organización de tareas le ayudan a centrarse en el trabajo de alta prioridad, reducir el agobio y garantizar que sus proyectos avancen de manera eficiente.
Un marco útil para la delegación es el Principio de Pareto (también conocido como la Regla 80/20), que sugiere que el 80% de tus resultados proceden del 20% de tus esfuerzos. Aplicar esta teoría significa identificar las tareas de mayor impacto -aquellas que impulsan el éxito de la empresa- y centrarse en ellas, delegando al mismo tiempo el 80% restante de tareas que son importantes pero no tan críticas.
Otra teoría útil es Teoría de los dos factores de Herzberg que distingue entre factores de motivación (por ejemplo, logros, reconocimiento) y factores de higiene (por ejemplo, salario, condiciones de trabajo).
Al delegar, considere la tarea en cuestión y cómo podría motivar o desmotivar a su equipo. Las tareas que se ajusten a los puntos fuertes de los empleados y ofrezcan oportunidades de crecimiento y reconocimiento deben delegarse en esas personas, lo que aumentará su satisfacción laboral y su rendimiento.
La clave de la delegación reside en dar instrucciones claras, ajustar las expectativas y fomentar la confianza, creando al mismo tiempo un entorno en el que los miembros del equipo se sientan capacitados y valorados.
Ajuste las dependencias de las tareas para obtener una visión clara de cómo cada tarea afecta a la otra con Tareas de ClickUp
Utilice ClickUp Asignar Comentarios para simplificar la delegación y la gestión de tareas:
- Delegación clara: Al delegar una tarea, proporcione instrucciones específicas en la sección de comentarios. Indique claramente a quién se asigna la tarea y cualquier requisito específico
- @Menciones: UtiliceClickUp @menciones para notificar directamente a la persona asignada y mantenerla al tanto de cualquier cambio o solicitud
- Listas de control: Crea listas de control dentro de los comentarios para dividir tareas complejas en pasos más pequeños y procesables
- Estado de la delegación: Crear un campo personalizado para realizar el seguimiento del estado de delegación de una tarea (por ejemplo, "No delegado", "Delegado", "En curso", "Completada")
Automatización de notificaciones: Configurar reglas de automatización personalizadas para enviar notificaciones al creador original de la tarea y al delegado cada vez que se delega una tarea o cambia su estado
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8. Minimizar las distracciones
Como propietario de una empresa, las distracciones pueden hacer descarrilar fácilmente su día. La clave para dominar la gestión del tiempo es identificar y abordar de frente las distracciones.
Un método de eficacia probada es utilizar un matriz de gestión del tiempo para priorizar tareas en función de su urgencia e importancia, ayudándole a centrarse en actividades de gran valor. Divide las tareas en cuatro cuadrantes: urgentes e importantes, no urgentes pero importantes, urgentes pero no importantes y ni urgentes ni importantes. Utilizando la matriz, puedes distribuir mejor tu tiempo, reducir el estrés y centrarte en el intento correcto a largo plazo.
Recuerda que mantener la concentración también significa dar un paso atrás cuando sea necesario. Sorprendentemente, más de **765 millones de días de vacaciones **Tomarse descansos no es sólo un lujo: es esencial para la productividad y para evitar el agotamiento.
Establece límites para minimizar las distracciones: Silencia las notificaciones durante el trabajo en profundidad, delega tareas de forma eficaz y programa bloques de trabajo centrados.
Seleccione la fecha y la hora para completar sus tareas con la función Fecha y hora de ClickUp, para no distraerse con las tareas abiertas
En ClickUp Fecha y Hora le permite ajustar las fechas de inicio, las fechas límite y los recordatorios, para que pueda terminar las tareas a tiempo y mantenerse organizado. Más allá de las fechas límite, esta función te permite planificar tu horario dedicando espacios de tiempo específicos a herramientas, apps o dispositivos, manteniendo tu día estructurado e intencionado.
Además, la disponibilidad de ClickUp en Android, iOS, Windows y Mac te permite estar conectado a tu agenda en cualquier momento y lugar.
9. Utiliza aplicaciones de gestión del tiempo
Desde planificar tu día hasta priorizar tareas, productividad y aplicaciones de gestión del tiempo pueden ayudarte a organizar tu vida. Pueden ser tu asistente personal, manteniéndote al tanto de todo.
Si necesitas ayuda con el bloqueo del tiempo, la gestión de tareas, el establecimiento de prioridades o la organización de horarios de reuniones, hay una app para ello. En Integraciones de ClickUp con ClickUp, puede llevar la gestión del tiempo al siguiente nivel conectando más de 1.000 herramientas y llevando las mejores funciones de productividad a su entorno de trabajo, gratis, gratuito/a. Así es, ya no tendrá que cambiar de una herramienta a otra.
A continuación te mostramos cómo estas integraciones pueden ayudarte a simplificar tu jornada laboral:
- Control de tiempo sin fisuras con Everhour: A diferencia de la mayoría de las herramientas de seguimiento de tiempo, Everhour integra controles directamente en la interfaz de ClickUp, ahorrando tiempo y reduciendo los errores de entrada de datos
- Control de tiempo instantáneo con Toggl: Habilite la extensión de Toggl para Chrome para realizar un seguimiento del tiempo sin esfuerzo dentro de ClickUp
- Sincroniza tu horario con Google Calendar: Conecta Google Calendar a ClickUp para sincronizarlo en tiempo real
Control de tiempo nativo: El cronómetro integrado de ClickUp le permite registrar las horas directamente en las tareas
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Aumente su productividad con ClickUp
Cuando gestiona bien su tiempo, libera ancho de banda mental para centrarse en hacer crecer su empresa, fomentar la creatividad y lograr un equilibrio saludable entre la vida laboral y personal.
Aquí es donde ClickUp brilla como una plataforma todo en uno. Le ayuda a gestionar tareas importantes, se integra a la perfección con herramientas populares y seguimiento del tiempo dedicado a los proyectos . Como hemos visto en los consejos anteriores, centralizar los flujos de trabajo también te permite centrarte en lo que más importa, al tiempo que reduces las distracciones y mantienes la productividad.
Así que inscribirse en ClickUp y enfréntate a los retos de la gestión del tiempo