Como propietario de una pequeña empresa, el tiempo es uno de sus recursos más valiosos. Pero no siempre está de su lado.
¡He aquí el motivo! Según el informe Work Trend Index Report de Microsoft, los trabajadores dedican una parte significativa de su jornada (aproximadamente 4 horas y 33 minutos ) a gestionar correos electrónicos, asistir a reuniones y gestionar la comunicación a través de diversas aplicaciones de equipo. Y esto es solo una parte del pastel. 🥧
El tiempo dedicado a tareas de comunicación y coordinación puede acumularse rápidamente en los equipos pequeños, dejando poco margen para el trabajo que realmente impulsa el crecimiento. No es de extrañar que el 68 % de los trabajadores sienta que no tiene tiempo suficiente para centrarse en lo que realmente importa.
En este blog, exploraremos estrategias prácticas de gestión del tiempo y herramientas de control de tiempo que le ayudarán a recuperar su agenda, priorizar tareas, evitar una mala gestión del tiempo e impulsar las operaciones de su empresa hacia el éxito.
1. Comprender sus tareas y metas
Optimizar los flujos de trabajo debe ser una prioridad para las pequeñas empresas que gestionan múltiples responsabilidades. Para hacerlo de manera eficaz, cada tarea debe tener un responsable que tenga claros sus objetivos y responsabilidades.
Elon Musk dijo una vez:
Las personas trabajan mejor cuando saben cuál es la meta y por qué. Es importante que las personas tengan ganas de ir a trabajar por la mañana y disfruten de su trabajo.
Las personas trabajan mejor cuando saben cuál es la meta y por qué. Es importante que las personas tengan ganas de ir a trabajar por la mañana y disfruten de su trabajo.
Las estrategias de gestión del tiempo le ayudan a evaluar las tareas en función de las metas, lo que facilita el seguimiento de su trabajo. Esto también le permite tener más claro cuáles deben ser sus áreas de interés.
Entonces, ¿cómo relacionar todas esas tareas diarias con metas claras a largo plazo? Descubra ClickUp, la aplicación integral para el trabajo diseñada para ayudar a los equipos a gestionar tareas específicas, realizar el seguimiento del progreso y mejorar la colaboración.
Utilice ClickUp Metas para ayudarle a establecer, realizar el seguimiento y alcanzar sus objetivos empresariales más rápidamente, todo ello manteniendo la claridad y la organización.
Así es como ClickUp Metas puede ayudarle a gestionar su trabajo:
- Cumpla con los plazos: establezca fechas límite para las metas, gestione los Sprints y realice el seguimiento del progreso con tarjetas de puntuación semanales para garantizar que su equipo siga por el buen camino.
- Comparta metas sin esfuerzo: asigne uno o varios propietarios, controle los permisos de acceso y colabore sin problemas con su equipo o las partes interesadas.
- Organice las metas en un solo lugar: utilice carpetas para clasificar metas como OKR (objetivos y resultados clave), Sprints o tarjetas de puntuación de los empleados, lo que facilitará su gestión y priorización.
- Mida el éxito con precisión: utilice objetivos numéricos, monetarios, verdaderos/falsos o basados en tareas para realizar el seguimiento del progreso hacia metas como las ventas semanales o los hitos de sprint.
Una vez que haya definido sus grandes metas, ClickUp Tasks le ayudará a identificar las prioridades, dividirlas en subtareas, asignar propietarios, realizar un seguimiento del progreso y mantener a todo el mundo alineado. Con los estados personalizados, puede crear flujos de trabajo adaptados a su proceso, ya sean sencillos, como «Pendiente» y «Completada», o más detallados. La personalización garantiza que su equipo se mantenga centrado y tenga alta productividad.
Un propietario de una pequeña empresa en Reddit, ecommarketingwiz, ofrece un excelente consejo para la gestión del tiempo:
Intento levantarme sobre las 6:00 y trabajar en mi negocio secundario por la mañana, luego delego el trabajo a autónomos durante el día y, cuando termino mi jornada laboral de 9 a 5, también trabajo entre una y dos horas en mi negocio secundario. No siempre sale todo bien, pero cuando empecé a externalizar el trabajo, las cosas mejoraron.
Intento levantarme sobre las 6:00 y trabajar en mi negocio secundario por la mañana, luego delego el trabajo a autónomos durante el día y, cuando termino mi jornada laboral de 9 a 5, también trabajo entre una y dos horas en mi negocio secundario. No siempre sale todo bien, pero cuando empecé a externalizar el trabajo, las cosas mejoraron.
2. Analice cómo utiliza su tiempo
Para los propietarios de pequeñas empresas y los fundadores de startups, cada segundo cuenta. Entre la gestión de las operaciones diarias y la elaboración de estrategias para el crecimiento, es fácil perder la noción del tiempo.
Una de las mejores formas de analizar cómo emplea su tiempo es hacer un seguimiento durante una semana aproximadamente.
Una vez que tenga una idea de en qué invierte su tiempo, divídalo en categorías: lo que realmente marca la diferencia (como la estrategia o la captación de clientes) frente a lo que solo le hace perder tiempo (como reuniones interminables o tareas administrativas).
Esto le dará una idea clara de en qué debe centrarse más y en qué aspectos podría necesitar delegar, automatizar o recortar.
Tanto si establece horas de trabajo intensivo como si sigue la técnica Pomodoro de ráfagas de concentración de 25 minutos, la plataforma de gestión del tiempo de ClickUp cuenta con funciones que se adaptan a todas las estrategias de gestión del tiempo, además de las automatizaciones de ClickUp para gestionar esas tareas repetitivas por usted.
Por ejemplo, el control de tiempo de los proyectos de ClickUp ofrece una solución eficaz para analizar su tiempo, mejorar sus habilidades de gestión del tiempo y establecer expectativas realistas para usted y su equipo.
Así es como ClickUp facilita el control de tiempo:
- Realice un seguimiento del tiempo en cualquier lugar: registre el tiempo en el escritorio, el móvil o la web con la extensión gratuita de Chrome de ClickUp y vincule el tiempo registrado a cualquier tarea.
- Establezca estimaciones y añada notas: defina cuánto tiempo deben llevar las tareas y adjunte notas detalladas a las entradas para realizar un seguimiento claro de sus esfuerzos.
- Gestione el tiempo facturable: marque el tiempo como facturable para simplificar la facturación a los clientes.
- Totales agregados: vea el total combinado del tiempo dedicado a las tareas y subtareas para obtener una perspectiva general.
- Edite y ajuste: añada o reste manualmente entradas de tiempo para mayor precisión.
Max Segal, usuario de ClickUp y director de Sistemas Informáticos y de Información en XYZ, afirma:
La función de control de tiempo permite a la dirección asignar mejor los recursos y detectar ineficiencias operativas.
La función de control de tiempo permite a la dirección asignar mejor los recursos y detectar ineficiencias operativas.
¿Aún no sabe dónde se ha ido el tiempo? Visualicemos dónde ha perdido el tiempo para desviar su atención hacia lo que realmente necesita su atención. Puede utilizar los paneles de ClickUp para ello.
Configurar un panel de control personal te permite visualizar tu productividad e identificar las actividades que te hacen perder tiempo y te distraen. Este panel de control diario personalizado te permite priorizar tareas, realizar un seguimiento del progreso y mantener un flujo de trabajo organizado y adaptado a tus metas.
Para comprender mejor el tiempo empleado, incluya widgets que hagan el seguimiento de los plazos, muestren el estado de las tareas y proporcionen actualizaciones en tiempo real sobre las actividades del equipo.
3. Organice, priorice y agrupe
Cuando los proyectos carecen de estructura, a menudo se pasan por alto pequeños detalles, lo que provoca incumplimientos de plazos, metas desalineadas y, en última instancia, clientes frustrados. Para los propietarios de pequeñas empresas que compaginan múltiples iniciativas, esto puede convertirse rápidamente en un caos.
La clave para gestionar flujos de trabajo complejos es crear una jerarquía clara que organice las tareas y garantice que todo quede contabilizado. Con una estructura sólida, puede dividir los proyectos grandes en pasos más pequeños y factibles, y priorizarlos de manera eficaz.
Ahí es donde las funciones de jerarquía de proyectos y organización de tareas de ClickUp pueden revolucionar su flujo de trabajo. Le permiten organizar sus proyectos, tareas, documentos y tareas utilizando carpetas, listas y espacios específicos, lo que garantiza que todo esté estructurado y sea fácilmente accesible.
Así es como las funciones de jerarquía y organización de tareas pueden simplificar su flujo de trabajo:
- Panorámica del entorno de trabajo: visualice toda su empresa u organización de un vistazo, lo que le proporcionará una vista general sin perder de vista los detalles.
- Subtareas anidadas: divida los proyectos grandes en pasos manejables con múltiples niveles de subtareas, asegurándose de que se cubran todos los detalles.
- Listas de control dentro de las tareas: cree listas de control detalladas dentro de las tareas para realizar el seguimiento paso a paso de procesos o proyectos complejos.
- Colaboración en tareas: asigne tareas a los miembros del equipo, añada descripciones, actualice estados y participe mediante comentarios para mantener a todos alineados.
- Listas personalizables: agrupa tareas relacionadas en listas para organizar proyectos, campañas o bases de datos y acceder rápidamente a lo que necesitas.
- Niveles de prioridad: clasifique las tareas por urgencia, de menor a mayor, para poder centrarse fácilmente en lo que realmente importa y evitar distracciones innecesarias.
ClickUp también incluye plantillas gratuitas para bloquear el tiempo, como la plantilla ClickUp Time Box, para facilitarle la configuración.
Estas son algunas de las funciones clave de la plantilla:
- Estados personalizados: realice un seguimiento sencillo del progreso de las tareas con estados personalizables como «Terminada», «En curso» y «Pendiente».
- Campos personalizados: añada un atributo personalizado como «Tipo» para recopilar información esencial sobre las tareas y visualizar los datos de las mismas con claridad para tomar mejores decisiones.
- Vistas personalizadas: abra cuatro vistas distintas para organizar y acceder a la información, como la «vista Planificador de tareas» para la gestión de tareas, la «Programación de bloques de tiempo» para gestionar los bloques de tiempo y el «Estado de las tareas» para realizar el seguimiento del progreso actual de las tareas.
4. Cree un calendario
Empiece por analizar su semana en su conjunto: asigne días o bloques de tiempo específicos para tareas periódicas como reuniones, esfuerzos de marketing, gestión financiera y trabajo con clientes.
Por ejemplo, puede reservar los lunes para la estrategia y la planificación, los martes para las reuniones con los clientes y los miércoles para el marketing o la creación de contenidos. Una vez que haya establecido su estructura semanal, divídala en tareas diarias, dando prioridad a las actividades más importantes y urgentes.
Cada día, identifique las 3-5 tareas más importantes que deben completarse y reserve tiempo en su Calendario para centrarse en ellas, dejando margen para imprevistos o interrupciones. Sea realista sobre lo que puede lograr y haga los ajustes necesarios, asegurándose de mantener la flexibilidad sin perder de vista el panorama general.
Al implementar esto, la vista de calendario y la vista de cronograma de ClickUp ofrecen la flexibilidad y la personalización que necesita para mantenerse al día con su trabajo.
A continuación, le mostramos cómo puede aprovechar estas funciones para crear calendarios diarios, semanales o mensuales:
La vista de calendario de ClickUp es ideal para visualizar el trabajo, reprogramar tareas y alinear los cronogramas de los proyectos. Le permite cambiar entre vistas diarias, semanales o mensuales.
Siga estos pasos para empezar:
- Visualice su trabajo: cambie a la vista de calendario en ClickUp para ver todas sus tareas organizadas en formato de calendario.
- Cree y ajuste horarios: arrastre y suelte tareas directamente en el Calendario para ajustar sus fechas límite o duraciones.
- Gestión de los cronogramas de proyectos: divida los proyectos grandes en tareas más pequeñas y factibles, y prográmelas por días, semanas o meses.
- Sincronice con calendarios externos: integre ClickUp con Google Calendar u otras herramientas de planificación para mantener todos sus eventos y tareas en un solo lugar.
La vista de cronograma de ClickUp ofrece un enfoque lineal y detallado para programar tareas y gestionar cargas de trabajo. Es perfecta para obtener una visión general de sus proyectos y plazos.
A continuación le explicamos cómo utilizarlo:
- Visualice las tareas a lo largo del tiempo: utilice el menú desplegable «Día» para cambiar a vistas semanales, mensuales o incluso por horas para planear mejor.
- Personalice su cronograma: personalice su vista utilizando colores para las tareas en función de su lista, estado o valor de campo personalizado. Puede elegir mostrar u ocultar los fines de semana, dependiendo de su flujo de trabajo.
- Tareas periódicas futuras: active o desactive la visualización de tareas periódicas futuras para mayor claridad.
Puede gestionar su tiempo de forma eficaz con la plantilla de gestión del tiempo de ClickUp sin tener que empezar desde cero.
Esta plantilla está diseñada para ayudarle a analizar cómo emplea su tiempo y aumentar la productividad.
Esto es lo que incluye:
- Vista del registro de actividades: Realice un seguimiento de todas las actividades que completa a lo largo del día para identificar patrones y mejorar la eficiencia.
- Vista de actividades diarias: planifique tareas, establezca prioridades y estructure su día de manera eficaz.
- Vista Carga de trabajo: obtenga una visión clara de todas las tareas y la duración estimada que requieren para equilibrar la carga de trabajo.
- Vista de la guía de inicio: una guía de configuración paso a paso que le ayudará a crear rápidamente un calendario eficaz.
💡 Consejo profesional: invierta en usted mismo reservando tiempo para aprender nuevas habilidades, asistir a talleres o leer publicaciones del sector. Esto puede maximizar la productividad y mejorar la capacidad de toma de decisiones.
Siempre puede realizar el seguimiento de su trabajo con la vista Gantt de ClickUp para una gestión del tiempo eficiente y a largo plazo.
En lo que respecta a la planificación a largo plazo y la gestión eficaz del tiempo, esta función está diseñada para ayudarle a simplificar los flujos de trabajo, priorizar los plazos y eliminar los cuellos de botella. A continuación le explicamos cómo:
- Visualice los flujos de trabajo de los proyectos: consolide sus espacios, carpetas, listas, tareas y subtareas en una vista unificada.
- Simplicidad de arrastrar y soltar: Ajuste los cronogramas y las dependencias de las tareas sin esfuerzo utilizando la intuitiva interfaz de arrastrar y soltar.
- Organización por códigos de colores: utilice códigos de colores para clasificar las tareas por prioridad, estado o miembro del equipo para facilitar su identificación y asegurarse de que no se pasa nada por alto.
- Actualizaciones en tiempo real: manténgase al tanto de sus proyectos con porcentajes de progreso en vivo y actualizaciones en tiempo real, lo que le permitirá a usted y a su equipo colaborar de manera eficaz y celebrar los hitos a medida que se producen.
- Clasifique, filtre y concéntrese: utilice funciones avanzadas de clasificación y filtrado para centrarse en las tareas críticas, identificar posibles retrasos y asignar los recursos de forma inteligente.
5. Evite la multitarea
La multitarea puede parecer un impulsor de la productividad, pero a menudo tiene el efecto contrario.
Las investigaciones neurocientíficas demuestran que reducir la sobrecarga cognitiva mediante la creación de un plan y la priorización de tareas puede ayudarnos a lograr más y favorecer nuestra salud física y mental al final del día.
Sin embargo, la multitarea aumenta la sobrecarga cognitiva, lo que conduce a:
- Reducción de la concentración: Cambiar constantemente de tarea fragmenta su atención y reduce la calidad del trabajo.
- Ineficiencia: se tarda más tiempo en completar las tareas cuando se cambia constantemente el enfoque.
- Estrés: Sobrecargar su cerebro con múltiples tareas aumenta la fatiga mental y el estrés.
El modo «Me Mode» de ClickUp está diseñado para contrarrestar los inconvenientes de la multitarea y mejorar la gestión del tiempo.
Al filtrar tu entorno de trabajo para mostrar solo las tareas asignadas, el modo «Yo» te ayuda a centrarte exclusivamente en tus responsabilidades.
Esto le permitirá ver:
- Vista personalizada de tareas: vea las tareas que requieren su atención sin distracciones de las tareas de otros.
- Asignación automática: cree tareas en el modo «Yo» para que se le asignen al instante, lo que simplificará su flujo de trabajo.
- Universal en todas las vistas: mantén el rumbo sin afectar las perspectivas de los demás, ya que el modo «Yo» se aplica a todas las vistas de ClickUp en tu entorno de trabajo.
6. Tómese descansos
Los descansos regulares son un aspecto crucial, aunque a menudo pasado por alto, de la gestión eficaz del tiempo. Aunque trabajar durante muchas horas puede parecer productivo, puede provocar agotamiento y reducir la eficiencia.
Incorporar descansos intencionados en su agenda le ayudará a rejuvenecer su mente, mejorar su concentración y mantener la productividad a lo largo del tiempo.
Disponemos de unas cinco horas de tiempo libre al día, pero dedicar este tiempo libre de forma involuntaria puede afectar a su bienestar general, incluso cuando no está trabajando. Los descansos estructurados pueden maximizar su tiempo libre, mejorando la productividad y el bienestar.
Los recordatorios de ClickUp pueden ayudarle a integrar fácilmente los descansos en su jornada. A continuación le explicamos cómo puede utilizarlos:
- Configuración rápida: cree recordatorios más pequeños e independientes para los descansos programados, lo que le garantizará que se aleje del trabajo en los momentos adecuados.
- Delegue los recordatorios de descansos: Asigne recordatorios a usted mismo o a su equipo para fomentar una cultura de descansos regulares y conscientes.
- Recordatorios activados por comentarios: establezca recordatorios directamente desde un comentario de una tarea, lo que los hace accionables e independientes de la tarea original.
7. Delegue y subcontrate
Compartir responsabilidades y organizar tareas le ayudará a centrarse en el trabajo de alta prioridad, reducir la sobrecarga y garantizar que sus proyectos avancen de manera eficiente.
Un marco útil para la delegación es el principio de Pareto (también conocido como la regla del 80/20), que sugiere que el 80 % de los resultados provienen del 20 % de los esfuerzos. Aplicar esta teoría significa identificar las tareas más impactantes, aquellas que impulsan el éxito de la empresa, y centrarse en ellas, mientras se delega el 80 % restante de tareas que son importantes, pero no tan críticas.
Otra teoría útil es la Teoría de los dos factores de Herzberg, que distingue entre factores motivacionales (por ejemplo, logros, reconocimiento) y factores higiénicos (por ejemplo, salario, condiciones de trabajo).
A la hora de delegar, tenga en cuenta la tarea en cuestión y cómo puede motivar o desmotivar a su equipo. Las tareas que se ajustan a los puntos fuertes de los empleados y les brindan oportunidades de crecimiento y reconocimiento deben delegarse en esas personas, lo que mejorará su satisfacción laboral y su rendimiento.
La clave para delegar tareas reside en proporcionar instrucciones claras, establecer expectativas y fomentar la confianza, al tiempo que se crea un entorno en el que los miembros del equipo se sientan empoderados y valorados.
Utilice ClickUp Assign Comments para simplificar la delegación y la gestión de tareas:
- Delegación clara: cuando delegue una tarea, proporcione instrucciones específicas en la sección de comentarios. Indique claramente a quién se le asigna la tarea y cualquier requisito específico.
- @Menciones: Utilice las @menciones de ClickUp para notificar directamente a la persona asignada y mantenerla informada de cualquier cambio o solicitud.
- Listas de control: cree listas de control dentro de los comentarios para dividir las tareas complejas en pasos más pequeños y factibles.
- Estado de la delegación: cree un campo personalizado para realizar el seguimiento del estado de delegación de una tarea (por ejemplo, «No delegado», «Delegado», «En curso», «Completada»).
- Automatice las notificaciones: configure reglas de automatización personalizadas para enviar notificaciones al creador original de la tarea y al delegado cada vez que se delegue una tarea o cambie su estado.
➡️ Lea también: Cómo crear un presupuesto de tiempo para ser más productivo
8. Minimice las distracciones
Como propietario de una empresa, las distracciones pueden fácilmente descarrilar su día. La clave para dominar la gestión del tiempo es identificar y abordar de frente las cosas que le hacen perder tiempo.
Un método probado consiste en utilizar una matriz de gestión del tiempo para priorizar las tareas en función de su urgencia e importancia, lo que le ayudará a centrarse en las actividades de mayor valor. Divide las tareas en cuatro cuadrantes: urgentes e importantes, no urgentes pero importantes, urgentes pero no importantes, y ni urgentes ni importantes. Al utilizar la matriz, podrá distribuir mejor su tiempo, reducir el estrés y centrarse en el éxito a largo plazo.
Recuerde que mantenerse concentrado también significa alejarse cuando sea necesario. Sorprendentemente, más de 765 millones de días de vacaciones no se utilizan anualmente en los Estados Unidos. Tomarse descansos no es solo un lujo, es esencial para la productividad y para evitar el agotamiento.
Establezca límites para minimizar las distracciones: silencie las notificaciones durante el trabajo intensivo, delegue tareas de forma eficaz y programe bloques de trabajo concentrado.
La función Fecha y hora de ClickUp le permite establecer fechas de inicio, fechas límite y recordatorios, lo que le garantiza terminar las tareas a tiempo y mantenerse organizado. Más allá de los plazos, esta función le permite planificar su agenda dedicando franjas horarias específicas a herramientas, aplicaciones o dispositivos, lo que le permite mantener su día estructurado y planificado.
Además, la disponibilidad de ClickUp en Android, iOS, Windows y Mac le permite mantener una conexión con su agenda en cualquier momento y lugar.
9. Utilice aplicaciones de gestión del tiempo
Desde planificar su día hasta priorizar tareas, las aplicaciones de productividad y gestión del tiempo pueden ayudarle a organizar su vida. Pueden ser su asistente personal, manteniéndole al tanto de todo.
Tanto si necesita ayuda para bloquear tiempo, gestionar tareas, establecer prioridades u organizar calendarios de reuniones, hay una aplicación para ello. Con ClickUp Integrations, puede llevar la gestión del tiempo al siguiente nivel conectando más de 1000 herramientas y aportando las mejores funciones de productividad a su entorno de trabajo, de forma gratuita. Así es, se acabó cambiar de una herramienta a otra.
Así es como estas integraciones pueden ayudarle a simplificar su jornada laboral:
- Control de tiempo sin interrupciones con Everhour: a diferencia de la mayoría de las herramientas de control de tiempo, Everhour integra controles directamente en la interfaz de ClickUp, lo que ahorra tiempo y reduce los errores en las entradas de datos.
- Control de tiempo instantáneo con Toggl: habilite la extensión de Toggl para Chrome para realizar el control de tiempo sin esfuerzo dentro de ClickUp.
- Sincronice su agenda con Google Calendar: Conecte Google Calendar a ClickUp para sincronizar en tiempo real.
- Control de tiempo nativo: el cronómetro integrado de ClickUp le permite registrar las horas directamente en las tareas.
➡️ Lea también: IA para la gestión del tiempo: casos de uso y herramientas para una planificación inteligente del tiempo.
Impulse tu productividad con ClickUp
Cuando gestiona bien su tiempo, libera capacidad mental para centrarse en hacer crecer su empresa, fomentar la creatividad y lograr un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal.
Aquí es donde ClickUp destaca como plataforma todo en uno. Le ayuda a gestionar tareas importantes, se integra a la perfección con herramientas populares y realiza el seguimiento del tiempo que dedica a los proyectos. Como hemos visto en los consejos anteriores, centralizar los flujos de trabajo también le permite centrarse en lo que más importa, al tiempo que reduce las distracciones y mantiene la productividad.
¡Regístrese hoy mismo en ClickUp y afronte los retos de la gestión del tiempo!