Cuando te piden que te encargues de nuevos proyectos, siempre quieres decir que sí. Lo difícil es saber hasta qué punto ese «sí» es realista teniendo en cuenta la carga de trabajo actual de tu equipo.
Aquí es donde la planificación detallada de la capacidad realmente destaca y por qué es una pieza tan importante de la gestión de proyectos para equipos de todos los sectores.
La información que se obtiene de una planificación adecuada de la capacidad ayuda a las empresas a determinar si pueden contratar nuevos miembros o aceptar nuevos proyectos, al tiempo que se vigila de cerca la carga de trabajo de su equipo actual. Sin presión. 😅
La buena noticia es que hay muchas herramientas de planificación de capacidad disponibles para ayudarle en este proceso, por no mencionar los cursos en línea, los blogs y, nuestras plantillas favoritas, ¡las plantillas!
Siga leyendo para obtener más información sobre cómo todo su equipo puede beneficiarse de una plantilla de planificación de cuentas sólida, las funciones más importantes que debe tener en cuenta y el acceso a 10 de las mejores plantillas de capacidad gratuitas del mercado.
¿Qué es una plantilla de planificación de la capacidad del equipo?
La capacidad se refiere a la cantidad máxima de trabajo que un equipo o una persona pueden asumir en un momento dado, pero también puede utilizarse en referencia a la cantidad de recursos que una empresa o un equipo tiene disponibles para un proyecto específico.
La planificación de la capacidad es el proceso de medir los recursos, el tiempo y los miembros del equipo necesarios para completar diferentes proyectos con el fin de identificar áreas para nuevas oportunidades de negocio, es decir, la capacidad para asumir más proyectos, nuevas contrataciones o tareas en un día.
Aunque los gestores de proyectos suelen encargarse de la mayor parte de la planificación de la capacidad, todas las personas implicadas deben tener acceso a la información, incluidos los interesados, otros miembros del equipo, los departamentos afectados y los clientes.
Dada la importancia de la precisión en la planificación de la capacidad, lo mejor es empezar con una plantilla.
Las potentes plantillas de planificación de capacidad se presentan en muchos formatos y se pueden crear utilizando diferentes programas de gestión de recursos o incluso PowerPoint y Excel.
Las plantillas de planificación de capacidad le ayudan a gestionar de forma fácil y realista sus recursos para ver cuáles están por debajo, por encima o al límite de su capacidad. Estos recursos pueden incluir materiales reales, tiempo y presupuesto, pero lo más importante, su personal, ¡que es fundamental para la gestión de recursos!
Además, las plantillas hacen que los informes de planificación de capacidad sean más claros, fáciles de leer y más organizados que cuando se empiezan desde cero. Pero antes de registrarse en cualquier versión de prueba gratuita en busca de su próxima plantilla, hágase estas importantes preguntas:
- ¿Estas plantillas de planificación de capacidad están prediseñadas y se pueden personalizar?
- ¿Se ajustará a mis proyectos y procesos actuales?
- ¿Podremos mi equipo y yo utilizarlas lo antes posible?
- ¿Es gratuito?
¡No es pedir demasiado! De hecho, hay aún más cualidades imprescindibles que debe buscar en su próxima plantilla de planificación de capacidad, y nosotros podemos ayudarle a acceder a todas ellas gratis. 😎
Características imprescindibles en una plantilla de planificación de la capacidad de un proyecto
La principal ventaja de la planificación de la capacidad es la información útil que proporciona. La gestión y asignación precisas de los recursos son el secreto para tomar decisiones estratégicas sobre el trabajo que se asume y garantizar que se puedan cumplir los requisitos específicos del proyecto.
Debe poder añadir información detallada del proyecto a su plantilla para obtener una vista más completa de las capacidades y los recursos del equipo. Esto incluye el nombre del proyecto, todas las personas involucradas, todas las tareas relacionadas, el cronograma del proyecto, las fechas clave, los plazos, los hitos, el coste, la demanda y mucho más.
Puede parecer una tarea difícil, pero una planificación de la capacidad satisfactoria tiene un impacto positivo significativo en sus resultados. Es importante que este proceso se lleve a cabo de forma minuciosa y reflexiva. A continuación, se indican otros elementos esenciales que debe buscar en una plantilla dinámica de planificación de la capacidad:
- Múltiples vistas de proyectos para obtener una visión general de todas las tareas y recursos necesarios en un proyecto.
- Paneles y elaboración de informes para obtener una visión general de su proyecto y de las capacidades actuales de carga de trabajo.
- Gestión de tareas para realizar el seguimiento del progreso y la asignación de recursos.
- Múltiples personas asignadas y observadores para delegar el trabajo de manera equitativa entre el equipo.
- Funciones de comentarios, chatear y colaboración para mantener informados a todos los miembros del equipo.
- Límites y umbrales de capacidad para garantizar que nadie se vea sobrecargado de tareas.
- Funciones de priorización para organizar tareas y proyectos en función de las necesidades inmediatas y los recursos disponibles.
📮ClickUp Insight: El 92 % de los trabajadores del conocimiento utilizan estrategias personalizadas de gestión del tiempo. Sin embargo, la mayoría de las herramientas de gestión del flujo de trabajo aún no ofrecen funciones integradas sólidas de gestión del tiempo o priorización, lo que puede dificultar una priorización eficaz. Las funciones de programación y control de tiempo basadas en IA de ClickUp pueden ayudarle a transformar estas conjeturas en decisiones basadas en datos. Incluso puede sugerir ventanas de concentración óptimas para las tareas. ¡Cree un sistema de gestión del tiempo personalizado que se adapte a su forma de trabajar!
10 plantillas de planificación de la capacidad de equipos y proyectos
Antes de acumular proyectos y asignar una gran cantidad de tareas nuevas, es importante que los gestores de proyectos sepan exactamente qué y cuánto trabajo tiene cada miembro del equipo. Evaluar con precisión y frecuencia la capacidad de su equipo garantiza que cada proyecto se complete a tiempo, dentro del presupuesto y con el menor estrés posible. 💜
¡Estas son 10 de nuestras plantillas de planificación de capacidad favoritas para este fin! Todas estas plantillas no solo son personalizables, completas e intuitivas, sino que además son totalmente gratis. 🤩
1. Plantilla de planificación de la capacidad de los empleados de ClickUp
De las más de 15 formas personalizables de gestionar sus proyectos en ClickUp, la vista de carga de trabajo es el único desglose totalmente transparente y objetivo de las tareas semanales de su equipo basado en la persona asignada, la duración estimada por tarea, el número de tareas y mucho más. Dominar la vista de carga de trabajo puede parecer una tarea difícil en sí misma, pero la plantilla de planificación de la capacidad de los empleados de ClickUp hace que esto, y mucho más, sea mucho más fácil.
Esta plantilla avanzada le ayuda a gestionar las capacidades individuales y del equipo utilizando algunas de las funciones más potentes de ClickUp para ver cuánto trabajo se está asignando en cada momento. Esta plantilla también le ayuda a implementar prácticas productivas de gestión de la carga de trabajo, como establecer estimaciones de tiempo, medir el volumen de tareas y mucho más. En esta lista de plantillas, encontrará cinco vistas de proyectos, siete campos personalizados, dos estados de tareas personalizados y una guía de inicio en ClickUp Docs para ayudarle a planificar las capacidades de la manera más eficiente posible.
2. Plantilla de planificación de recursos de ClickUp
La organización es clave a la hora de tomar decisiones estratégicas para su equipo o departamento. Con cinco estados personalizados, ocho campos personalizados y múltiples vistas, la plantilla de planificación de recursos de ClickUp es la más completa y versátil para planificar y asignar recursos.
Utilice esta plantilla fácil de usar para realizar la distribución de recursos con facilidad, sean cuales sean. La plantilla de planificación de recursos es la herramienta ideal para crear rápidamente sistemas organizados en torno a todo tipo de recursos.
Esta plantilla se puede personalizar para adaptarse a cualquier caso de uso y viene preconfigurada para alinearse de forma natural con los equipos de marketing y crecimiento que buscan establecer plazos claros y productivos para tareas como la creación de marca, la promoción en redes sociales, el diseño web y mucho más. Además, esta plantilla utiliza algunas de las funciones favoritas de ClickUp de su gestor de proyectos para ayudar a que todo encaje, incluyendo la vista Gantt y la vista Cronograma.
3. Plantilla de planificación semanal de la capacidad de recursos de ClickUp
Si le gustó la vista Carga de trabajo de la plantilla de planificación de la capacidad de los empleados, aquí le gustará aún más. Los gerentes pueden personalizar su vista Carga de trabajo utilizando la plantilla de planificación semanal de recursos de ClickUp para visualizar las capacidades individuales y generales del equipo y determinar dónde o si podrían utilizarse de forma más productiva en otros lugares.
Obtenga una vista general de la carga de trabajo de cada coordinador de proyectos según el número de tareas que tiene asignadas para ese día, semana o mes. No solo verá el número de tareas de las que cada miembro es responsable ese día, sino que también encontrará el nombre, la duración y el estado de cada tarea para tener una visibilidad instantánea de su progreso.
4. Plantilla de planificación de la capacidad de proyectos Kanban de ClickUp
Hay más de una forma de gestionar y planificar la capacidad de los equipos, y la plantilla de planificación de capacidad Kanban de ClickUp lo entiende. Utilice la vista Tablero de ClickUp dentro de esta plantilla detallada para profundizar en la carga de trabajo, el estado de las tareas y el progreso de su equipo, incluso hasta el minuto.
Otra forma de aprovechar al máximo esta versátil plantilla es con su vista de tablero Kanban predefinida, que permite ordenar las cargas de trabajo de los proyectos por responsable de tarea para ver al instante cómo se distribuye el trabajo entre el equipo. Y si un miembro de su equipo está sobrecargado, va retrasado o tiene tiempo libre, puede realizar ajustes fácilmente arrastrando y soltando tareas de un responsable a otro, creando subtareas o añadiendo personas asignadas, todo ello directamente desde su tablero.
5. Plantilla de lista de planificación de capacidad de ClickUp
Aunque a los gestores de proyectos les encantan las vistas Gantt, Carga de trabajo, Cronograma y Tablero por su gran capacidad visual, la vista Lista de ClickUp es otra solución flexible para hacer un inventario de las tareas y la carga de trabajo de su equipo.
Sin embargo, no se trata de la típica lista de tareas pendientes. 👀
La plantilla de lista de planificación de capacidad de ClickUp es la vista completa de los recursos actuales con la que siempre ha soñado. Esta plantilla se encarga del trabajo pesado en lo que respecta a la configuración de su lista para que los flujos de trabajo se desarrollen sin problemas, con funciones que incluyen cinco estados personalizados predefinidos y ocho Campos personalizados.
Lo que hace que esta plantilla sea tan valiosa para los gerentes y los miembros del equipo es lo intuitiva y organizada que es la vista Lista. Tanto si trabajas con las partes interesadas del proyecto, como si lo haces con otros departamentos o compartes nueva información, cualquiera puede ver esta vista y comprender al instante lo que está viendo. Además, con la misma facilidad con la que se arrastran las tareas en un tablero Kanban, puedes reasignar recursos y editar tareas moviéndolas hacia arriba o hacia abajo en la lista.
Las columnas que ves en tu lista son totalmente personalizables para mostrar más información que realmente te interesa. Elige qué Campos personalizados, comentarios, personas asignadas, etiquetas o fechas límite aparecen en tu lista para saber qué recursos se destinan a cada lugar y cuál es el estado de su uso, todo de un solo vistazo.
6. Plantilla de planificación de capacidad de cuentas de ClickUp
Como se suele decir, el equipo de ventas mueve el mundo. 💸
La plantilla de planificación de capacidad de cuentas de ClickUp es imprescindible tanto para los gestores de cuentas como para los gestores de proyectos. Con cinco estados personalizados para tareas bloqueadas, completadas, en curso, en revisión y pendientes, todo el mundo tiene una transparencia total sobre la distribución de los recursos entre las cuentas. Esta plantilla también incluye cinco vistas de proyecto para priorizar las capacidades actuales de las cuentas e identificar áreas con nuevas oportunidades.
Al igual que la plantilla de planificación de capacidad de recursos de ClickUp, que se puede personalizar de diversas formas para adaptarse a su forma de trabajar, la plantilla de planificación de capacidad de cuentas es muy visual y está diseñada para ayudarle a gestionar los recursos de las cuentas desde todos los ángulos. Organice sus cuentas utilizando las vistas predefinidas de tablero, Gantt, Cronograma o Lista, y luego utilice los ocho campos personalizados para obtener visibilidad sobre los miembros del equipo, los contactos, el estado y los ingresos relacionados con cada cuenta.
7. Plantilla sencilla de planificación de capacidad para Excel
Aunque las plantillas de ClickUp se pueden personalizar y adaptar para satisfacer una amplia gama de casos de uso en todos los sectores, esta sencilla plantilla de planificación de capacidad para Excel está creada específicamente para la gestión de proyectos en plantas e instalaciones, con el objetivo de determinar las capacidades de producción.
Esta plantilla de Simple Sheets, también compatible con las Hojas de cálculo de Google, incluye dos hojas, fórmulas predefinidas, gráficos visuales y paneles para organizar y analizar datos relacionados con la cadena de suministro y las necesidades operativas. Aunque Excel sea su herramienta de confianza para la planificación de la capacidad, esta plantilla también incluye una hoja introductoria con instrucciones que le guiará a través de los términos, la información general y las preguntas frecuentes.
La naturaleza plug-and-play de esta plantilla es ideal para obtener métricas calculadas automáticamente y mostrarlas en forma de tablas o gráficos utilizando Excel.
¿La desventaja?
Aunque las primeras plantillas de Smart Sheet son gratuitas, descargar las siguientes tiene un coste de 50 $. ✨
8. Plantilla de planificación de la capacidad de recursos para Excel
Si su empresa ya ha invertido en Excel o si desea obtener más información sobre cómo la planificación de la capacidad puede afectar a su empresa en un cronograma de 12 meses, considere esta plantilla de planificación de la capacidad de recursos para Excel.
Aunque requiere un poco más de tiempo para configurarla y una atención frecuente para mantenerla actualizada, los gestores de proyectos pueden utilizar esta plantilla para calcular la capacidad de los recursos y planificar sprints con Excel. Antes de empezar, esta plantilla ofrece siete recomendaciones para utilizar el libro de trabajo de forma más eficaz y configurar correctamente la hoja de datos.
9. Plantilla de planificación de capacidad de Coda
Fiel al estilo de Coda, la plantilla de planificación de capacidad de Coda aporta las ventajas de la planificación de capacidad a un editor de documentos dinámico para supervisar datos, equipos y recursos en una página digital infinita.
Esta plantilla divide la planificación de la capacidad en tres categorías claras:
- Proyectos
- Recursos disponibles (personas)
- Cronograma del proyecto
En la parte superior del documento, verá la capacidad total disponible y el promedio actual de horas trabajadas por semana por su equipo. Más abajo, encontrará tablas y gráficos integrados para añadir más detalles a cada una de estas categorías, incluyendo fechas de inicio y finalización, roles, disponibilidad y nombres de tareas.
Bonificación: Compare Coda con Airtable
La mayor ventaja de esta plantilla es su facilidad de uso. La interfaz limpia de Coda hace que la planificación de la capacidad resulte un poco menos abrumadora, aunque carece de la profundidad, el detalle y la transparencia de la carga de trabajo que ofrecen otras plantillas de esta lista.
10. Plantilla de planificación de la capacidad del equipo de recursos de Slide Team
¿Por qué nos encanta esta plantilla de planificación de capacidad para equipos de recursos para PowerPoint? ¡Porque es la plantilla perfecta para tener a mano a la hora de presentar actualizaciones y propuestas de proyectos a las partes interesadas!
Edite su presentación directamente en PowerPoint para presentar la gestión, la utilización y la asignación de recursos en función de las capacidades del equipo y de cada individuo. Como debe ser en toda presentación convincente, esta plantilla representa sus datos de forma visual mediante gráficos y gráficos para mostrar qué recursos están por encima, por debajo o al límite de su capacidad.
Hágalo realidad con una plantilla personalizada de ClickUp.
Estas son solo 10 de las miles de plantillas de planificación de capacidad que circulan por la web. Y aunque es increíble tener tantas opciones a nuestro alcance, también resulta un poco abrumador. Evite invertir en una plantilla que requiera más tiempo del que vale, carezca de flexibilidad o simplemente esté demasiado desactualizada para ser útil.
En su lugar, elija una plantilla diseñada pensando en los equipos modernos: ¡elija ClickUp!
Las plantillas de ClickUp que aparecen en esta lista son solo algunas de las cientos disponibles en su creciente biblioteca de plantillas. Pero, ¿qué diferencia a estas plantillas del resto?
ClickUp es la única plataforma de productividad con más de 15 formas únicas de gestionar visualmente sus proyectos y la única plataforma con la vista Carga de trabajo.
Evalúe el ancho de banda mensual, semanal o diario de su equipo en un instante utilizando la vista Carga de trabajo en ClickUp, y comience en cuestión de segundos utilizando una de sus muchas plantillas de planificación de capacidad para esta vista completa del proyecto.
Regístrese hoy mismo en el plan Free Forever de ClickUp y acceda a cientos de plantillas prediseñadas para la planificación de la capacidad, la asignación de recursos y cualquier otro caso de uso que se le ocurra. ☀️