Si está leyendo este artículo, es probable que haya oído hablar del marco RACI o lo haya probado al menos una vez en el trabajo. ¿Fue porque su jefe intentó venderle la idea por sus muchas ventajas? O tal vez leyó un artículo sobre RACI mientras navegaba por Internet para aprender técnicas eficaces de gestión de proyectos.
En cualquier caso, para refrescarle la memoria, la matriz RACI o matriz de asignación de responsabilidades es un marco para que los equipos realicen el trabajo de forma más eficaz definiendo claramente los roles y responsabilidades de cada miembro del equipo.
Cuando te preguntes cómo delegar tareas en el trabajo, puede utilizar la matriz RACI para determinar los distintos niveles de propiedad que cada miembro del equipo tendrá sobre una tarea durante un proyecto.
El acrónimo RACI significa: Responsable, Contable, Consultado e Informado.
Con RACI, cada tarea se asigna a una o varias personas que serán responsables de realizarla, a una persona que será responsable de garantizar que se realiza a tiempo, a una o varias personas que serán consultadas sobre la marcha y a una persona que será informada sobre la ejecución de la tarea, su progreso y cuándo está terminada.
lectura adicional: Ejemplos del gráfico de la matriz RACI disponibles en línea si quieres probarlas. Por ejemplo, ClickUp ofrece una plantilla de matriz RACI gratuita, lista para usar, para organizar su equipo.
Evite los problemas de comunicación relacionados con las tareas definiendo claramente las responsabilidades con la plantilla de matriz RACI de ClickUp
Plantilla de matriz RACI de ClickUp es una plantilla altamente personalizable que ayuda a los equipos:
- Asignar tareas y la propiedad de las mismas
- Mejorar la comunicación, la responsabilidad y la colaboración
- Evitar retrasos en la finalización de las tareas debido a la falta de comunicación
La plantilla de matriz RACI de ClickUp no es sólo una herramienta de organización. Es una forma eficaz de estar al tanto de sus proyectos y asegurarse de que todo el mundo conoce la parte que le corresponde en el proceso. Las ventajas de utilizar este tipo de plantillas incluyen:
- Mayor visibilidad y claridad sobre quién es responsable de qué
- Mejor comprensión de quién tiene autoridad para tomar decisiones
- Menos errores de comunicación y retrasos en las tareas
- Capacidad para asignar tareas de forma rápida y eficaz
Aunque la matriz RACI tradicional es fácil de implantar y define claramente los roles de cada uno en un proyecto, también plantea problemas. Las quejas más comunes que los profesionales han planteado con el modelo RACI son:
- Puede ser demasiado rígido
- Puede suponer demasiado trabajo para proyectos pequeños
- Complica las cosas para los equipos pequeños en los que una persona desempeña varias funciones
- El gestor del proyecto puede acabar siendo responsable de todas las tareas pendientes
Pero la cuestión es la siguiente: tener claras las responsabilidades en la gestión de proyectos es tan importante como tomarse un café un lunes por la mañana. Sin ellas, básicamente estarás arreando gatos, una situación caótica, improductiva y que probablemente acabe en arañazos. Así que, si RACI no le sirve, ¿qué puede hacer un gestor de proyectos inteligente?
Afortunadamente, a lo largo de los años, los responsables de la toma de decisiones han ideado varias alternativas a RACI que se adaptan mejor a la naturaleza dinámica de los equipos.
Alternativas a la matriz RACI
No es que la RACI no sea útil, es que en el mundo de los equipos no hay un tamaño único gestión de proyectos software.
Los gráficos RACI se centran más en las responsabilidades individuales que en el trabajo en equipo. No crean espacio para entornos de trabajo cooperativos en los que varios miembros del equipo tienen que colaborar estrechamente.
Comunicar las responsabilidades del equipo utilizando el modelo RACI tradicional será difícil si trabaja con equipos globales repartidos en diferentes zonas horarias.
Por eso, elegir el marco de toma de decisiones adecuado para su equipo no es sólo un ejercicio. Se trata de ajustar el proyecto y el equipo para el intento correcto. Cada método de toma de decisiones tiene un impacto diferente en los resultados del proyecto.
Supongamos que tienes que ir a un restaurante nuevo en el que nunca has estado y no sabes cómo llegar. Tanto el GPS como un mapa de papel pueden llevarte a tu destino, pero uno puede ser más rápido, más eficaz o más adecuado para tu viaje concreto.
Del mismo modo, mientras que RACI es bueno para asignar roles y responsabilidades, RAPID puede ser útil para acelerar la toma de decisiones en un proyecto urgente. O PACSI puede proporcionar la granularidad necesaria para proyectos con múltiples partes móviles.
Exploremos, pues, estas alternativas a RACI, que pueden ajustarse perfectamente a su estilo de gestión de proyectos.
Alternativas basadas en decisiones: RAPID y DACI
En primer lugar, tenemos algunos modelos que facilitan y agilizan la toma de decisiones. Porque, admitámoslo, la mitad de la gestión de proyectos consiste en tomar las decisiones correctas, ¿no?
RAPID
RAPID son las siglas de Recomendar, Acceder, Realizar, Inputar y **Decidir. Así es como se descompone:
- Recomendar: Esta persona o personas recomiendan un curso de acción
- Aceptar: Necesitan estar de acuerdo con la recomendación para seguir adelante
- Ejecutar: Son los que ponen en práctica la decisión tomada
- **Aportan información para la recomendación
- Decidir: Es el que toma la decisión final
💡 RAPID brilla en situaciones en las que las decisiones deben tomarse de forma rápida y eficaz, con una clara rendición de cuentas. Es el método ideal para startups, equipos de desarrollo ágil y equipos de gestión de crisis
DACI
La matriz DACI son las siglas de Driver, Approver, Contributors y Informed. Es similar a RAPID, pero con un enfoque ligeramente distinto:
- Driver: Esta persona lidera el proyecto e impulsa a todos para asegurar que se toman las decisiones
- Aprobador: Tienen la última palabra en las decisiones
- Contribuidores: Son expertos que aportarán información al proceso de toma de decisiones
- **Informados:Necesitan conocer la decisión final, pero no participan en su toma
💡DACI ayuda a correlacionar claramente a las partes interesadas y es perfecto cuando se necesita una cadena de mando clara. Es como una cadena de montaje bien engrasada en la que todo el mundo conoce su rol y el proceso se desarrolla sin problemas. Es ideal para grandes empresas, proyectos gubernamentales e industrias reguladas.
👉 Si no sabes lo que es correlacionar a las partes interesadas, aquí tienes un blog que describe en qué consiste con 10 plantillas que te ayudarán a correlacionar las partes interesadas en tu organización.
Alternativas basadas en tareas: RASCI y ARPA
RASCI
RASCI es una versión ampliada de RACI, que añade un nivel adicional de granularidad a la asignación de roles. Incluye los siguientes roles:
- Responsable: La persona que realiza el trabajo para completar la tarea
- Responsable: La persona que responde en última instancia de que la tarea se haya completado correctamente
- Soporte: Personas que proporcionan recursos o desempeñan un rol de apoyo para completar la tarea
- Consultados: Personas cuya opinión se solicita, normalmente expertos en la materia
- Informados: Personas a las que se debe mantener al corriente de los progresos, a menudo sólo cuando la tarea ha sido completada
La diferencia clave entre los modelos RASCI y RACI es la incorporación del rol de "Soporte". Con ello se reconoce que algunos miembros del equipo pueden ayudar a la persona responsable sin ser directamente responsables de que la tarea se complete.
💡La matriz RASCI es especialmente útil en proyectos complejos en los que las tareas requieren varias manos o tienen muchas interdependencias y roles de compatibilidad. Es ideal para equipos interfuncionales, proyectos informáticos a gran escala y proyectos de construcción.
ARPA
ARPA adopta un enfoque ligeramente distinto, centrándose en el flujo de autoridad y participación:
- Responsable: La persona que tiene autoridad para aprobar o vetar el trabajo
- Responsable: La persona que realmente realiza el trabajo
- Participante: Las personas que participan activamente en el proceso, pero no son responsables de su completada
- Asesor: Las personas que aportan su experiencia pero no participan activamente
Resulta especialmente útil cuando hay que aclarar la cadena de mando y diferenciar entre quienes realizan el trabajo y quienes lo supervisan. También reconoce el rol de los participantes que intervienen activamente pero no son responsables en última instancia.
💡 Para proyectos en los que hay que distinguir entre los que tienen autoridad, los que hacen el trabajo y los que aportan experiencia o asistencia, puede utilizar la matriz ARPA. Es la mejor para empresas de consultoría, proyectos de investigación e iniciativas estratégicas.
Otras alternativas RACI
PACSI
PACSI son las siglas de Perform, Accountable, Control, Suggest y Informed. Es una alternativa RACI con los siguientes roles:
- Perform: Realizan el trabajo
- Responsables: Son responsables del resultado
- Controlar: Revisan y pueden vetar decisiones
- Sugieren: Hacen aportaciones y recomendaciones
- Informados: Necesitan saber lo que está pasando
💡PACSI es ideal para proyectos con múltiples partes interesadas y procesos de aprobación complejos. Es como un pastel de varias capas; cada capa tiene su propio sabor y propósito. Las grandes empresas, las agencias gubernamentales y los proyectos multinacionales consideran que el modelo PACSI es más eficaz.
RACI-VS
RACI-VS añade dos nuevos roles a RACI: Verificador y Firmante
- Verificador: Alguien que comprueba que el trabajo cumple los requisitos
- Firmante: El que firma el producto final
💡 Este modelo es perfecto para proyectos con un estricto control de calidad o requisitos normativos e industrias con estrictas necesidades de cumplimiento. Por eso es ideal para empresas farmacéuticas, la industria aeroespacial y los servicios financieros.
DCI
DCI es una versión simplificada de RACI que da más importancia a los impulsores del proyecto. Significa:
- Decisor/Driver: Dirige cómo se terminará la tarea
- Consultado: Solicita aportaciones, sugerencias u opiniones
- Informado: No participa directamente en la realización de la tarea, pero debe ser informado cuando la tarea está terminada
💡 El modelo DCI es el mejor para la gestión simplificada de proyectos en equipos más pequeños o proyectos menos complejos, de los que carece la matriz RACI. Es ideal para pequeñas empresas, startups y departamentos individuales dentro de organizaciones más grandes.
RATSI
El modelo RATSI añade más matices a la asignación de tareas. Ayuda a construir una imagen clara de los roles de autoridad y compatibilidad en un proyecto. Incluye:
- Responsabilidad: Responsable de que la tarea esté terminada y no de que esté terminada
- Autoridad: Toma decisiones y es el propietario de la actividad. No participa en el día a día
- Tarea: Responsable de hacer la tarea
- Soporte: Proporciona compatibilidad o sugerencias, si es necesario
- Informar: Se le informará de la tarea cuando esté completada
💡La matriz RATSI es útil cuando se necesita separar quién tiene autoridad para tomar decisiones de quién es responsable de las tareas. Es ideal para organizaciones matriciales, proyectos interfuncionales y empresas de consultoría.
Diagramas de Gantt y estructura de desglose del trabajo
Aunque no son alternativas directas a RACI, los gráficos de Gantt y las estructuras de desglose del trabajo ofrecen a los gestores de proyectos formas visuales de asignar responsabilidades entre los miembros del equipo y hacer un seguimiento del progreso de las tareas. Son como las infografías de la gestión de proyectos: presentan información compleja en un formato fácil de digerir.
Un (diagrama de) Gantt es una gran alternativa visual a la matriz RACI, que muestra la cantidad de trabajo que su equipo ha completado en un periodo de tiempo en comparación con el tiempo en que preveía terminarlo. Vincula directamente a las personas con las tareas, al tiempo que pone de relieve las dependencias de las tareas y los cronogramas.
Realice el seguimiento de las dependencias y vea el progreso del proyecto todo en uno con Gráficos de Gantt de ClickUp Los gráficos de Gantt son los mejores para visualizar los cronogramas y las dependencias de los proyectos, y son ideales para proyectos en los que el tiempo es un factor importante y las tareas son secuenciales.
Es posible que ya esté utilizando una estructura de desglose del trabajo (EDT). Se trata de un diagrama que divide proyectos grandes y complejos en partes o secciones de trabajo más pequeñas y fáciles de entender para todos. Esto ayuda a mantener el impulso de un proyecto, organiza a todo el mundo y garantiza que se completen todas las tareas esenciales.
vía Forbes Este enfoque es ideal para proyectos de construcción, desarrollo de software y lanzamiento de productos.
Factores a tener en cuenta en la selección del marco de trabajo adecuado
Elegir la alternativa de gráfico RACI adecuada es como elegir el atuendo perfecto: debe elegir lo que es ideal para la ocasión, sus preferencias y sus metas.
He aquí algunos factores a tener en cuenta a la hora de elegir el marco adecuado para la toma de decisiones:
- Tamaño y complejidad del proyecto
- Estructura y dinámica del equipo
- Cultura de toma de decisiones en la organización
- Participación de las partes interesadas
- Cronograma y urgencia del proyecto
- Requisitos reglamentarios o de conformidad
El mejor marco es el que funciona para su equipo y su proyecto. No se trata de seguir la última tendencia, sino de encontrar la que mejor se adapte a sus necesidades.
Implementación de alternativas RACI
Hasta ahora hemos hablado de las muchas alternativas a RACI. Ahora, ¡vamos a hablar de cómo puedes implementar perfectamente estos marcos en tu trabajo!
¡ClickUp!
ClickUp es una solución de
/ref/ https://clickup.com/es-ES/blog/1964/software-gratuito-de-gestion-de-proyectos/ software gratuito/a de gestión de proyectos /%href/
con funciones que pueden ayudar a cualquier equipo de proyecto a aplicar cualquier alternativa RACI.
Estas son las principales funciones de ClickUp que puede utilizar para implementar alternativas RACI:
Pizarras de ClickUp
Al implantar un modelo como RASCI, los equipos pueden utilizar Pizarras ClickUp para dibujar un diagrama de flujo que muestre cómo se mueven las tareas a través de los distintos roles o crear una matriz de responsabilidades codificada por colores. Este enfoque visual ayuda a los miembros del equipo a comprender rápidamente su lugar en el proceso y a empezar a trabajar en sus tareas.
Las Pizarras ClickUp ofrecen herramientas como notas adhesivas, figuras, resaltadores y bolígrafos de varios colores que permiten una colaboración visual ininterrumpida en un lienzo digital ampliado. Incluso puede enlazar las Pizarras con sus documentos y Tareas en ClickUp realizar el seguimiento de los roles asignados durante la aplicación de los marcos de gestión de proyectos que haya elegido.
Colabora, aporta ideas e innova en las Pizarras ClickUp
Documentos de ClickUp
Después de realizar una lluvia de ideas y planes de acción en las Pizarras, utilice Documentos de ClickUp para crear, almacenar y compartir documentación detallada sobre el marco de trabajo elegido, ámbito de trabajo guías de rol, plan del proyecto y mucho más.
Por ejemplo, si ha elegido el modelo DACI, podría crear un documento en el que se detallen las responsabilidades del conductor, incluyendo cómo iniciar las decisiones, a quién involucrar y cómo comunicar los resultados. Estos documentos sirven de punto de referencia central y garantizan la coherencia en la aplicación del marco en distintos proyectos o equipos.
Registre toda la documentación relacionada con el proyecto en un solo lugar en ClickUp Docs
Campos personalizados de ClickUp Campos personalizados de ClickUp le permiten rellenar las tareas de ClickUp con **toda la información relevante necesaria para completar bien la tarea.Al implementar RACI o sus marcos alternativos, puede añadir detalles como roles, responsabilidades clave, KPIs, cronogramas, etc., a las tareas para mantener a todo el mundo en la misma página.
Por ejemplo, para el modelo DACI, puede crear Campos personalizados para cada tarea que indiquen quién es el Conductor, el Aprobador, los Colaboradores y los Informados. Esto permite a los miembros del equipo identificar rápidamente sus roles para cada tarea con sólo mirar el panel/los detalles de la tarea. Esto ayuda a agilizar el proceso de toma de decisiones y a reducir los cuellos de botella.
Vistas personalizadas en ClickUp
Las distintas partes interesadas necesitan diferentes perspectivas sobre el progreso y las responsabilidades del proyecto. Visualice las tareas, las personas asignadas y el progreso de una forma que tenga sentido para las partes interesadas clave de su equipo con Vistas de ClickUp . Elija entre más de 15 vistas, incluyendo Tableros Kanban, Listas, diagramas de Gantt, vista Calendario, vista Tabla y vista Equipo.
Realice un seguimiento de sus tareas de la forma más productiva para usted con ClickUp Views
Por ejemplo, en el modelo ARPA, la persona responsable podría utilizar la vista Calendario o Gantt que muestra el progreso general del proyecto, mientras que los responsables de tareas individuales podrían utilizar una vista más detallada como la vista Lista.
Dependencias de la tarea de ClickUp
Muchas alternativas RACI implican procesos secuenciales de toma de decisiones o aprobación. Para este tipo de marcos, Dependencias de tareas de ClickUp muestran el pedido de operaciones y quién es responsable de qué.
Por ejemplo, en un modelo RACI-VS, puede ajustar las dependencias de los procesos existentes para garantizar que las tareas avanzan por las fases de Responsable, Contable, Verificador y Firmante en el orden correcto. Esto evita que el trabajo progrese antes de ser aprobado o verificado, eliminando costosas revisiones y repeticiones.
Vista y comentarios del chat de ClickUp
Comuníquese directamente dentro de las tareas en tiempo real a través de Vista del chat de ClickUp o supervisar el progreso a través de Comentarios para una colaboración fluida.
La vista de chat de ClickUp es ideal para:
- Consultas rápidas: Buscar respuestas inmediatas a preguntas sin interrumpir los flujos de trabajo
- Sesiones de lluvia de ideas: Generar ideas y soluciones de forma colaborativa dentro de un chat dedicado
- Discusiones informales: Fomentar la comunicación abierta y el uso compartido de conocimientos entre los miembros del equipo
Los comentarios son más adecuados para discusiones sobre tareas específicas y para proporcionar feedback. Utilícelos para:
- Proporcionar comentarios detallados: Ofrecer críticas constructivas o sugerencias directamente sobre las tareas
- Documentar decisiones: Registrar discusiones y resultados importantes relacionados con una tarea
- Seguimiento del progreso: Supervisar las actualizaciones de la tarea y proporcionar información según sea necesario
Al combinar eficazmente la vista de chat y los comentarios, los equipos pueden agilizar la comunicación, mejorar la colaboración y garantizar que todas las discusiones se capturen y organicen adecuadamente dentro del proyecto.
En el modelo RASCI, por ejemplo, los roles de Soporte y Consultado pueden utilizar Comentarios para proporcionar información directamente sobre tareas específicas. Esto mantiene toda la comunicación en contexto y garantiza que la persona responsable tenga toda la información necesaria a su alcance.
Chatea con tu equipo al instante para estar en la misma página y ahorrar tiempo con ClickUp Chat
Notificaciones de ClickUp
Una gestión de proyectos inteligente requiere que todo el mundo esté al día de los progresos y los cambios, y Notificaciones ClickUp son perfectas para este trabajo.
En el modelo RAPID, los miembros del equipo pueden configurar notificaciones para que les avisen cuando les toque actuar. Por ejemplo, la persona que está de acuerdo puede recibir una notificación en cuanto la persona recomendada complete su parte, lo que garantiza una rápida toma de decisiones.
Con ClickUp, puede implantar cualquier alternativa RACI y hacer que funcione con el mínimo esfuerzo. ¿Necesita seguir el modelo RAPID? Utilice campos personalizados para designar quién recomienda, quién está de acuerdo, etc. ¿Quiere aplicar DACI? Configure un flujo de trabajo que muestre claramente quién es el Controlador y el Aprobador para cada tarea.
La flexibilidad de ClickUp como herramienta de gestión de proyectos le permite adaptarla a cualquier marco de trabajo que elija. Puede convertirse en una software de delegación de tareas le ayudará con ejecución del proyecto y mucho más
El ABC de la gestión de proyectos
De RAPID a RASCI, de DACI a ARPA, aquí hemos explorado toda una sopa de letras de alternativas RACI.
¿Cuál es la clave?
No existe una solución única para la gestión de proyectos. El mejor marco para el éxito de un proyecto es el que mejor se adapta a su equipo, su proyecto y sus metas.
Y aquí es donde entra ClickUp.
Independientemente de la alternativa RACI que elija, ClickUp tiene la capacidad de hacer que funcione sin problemas. Es como una varita mágica para la gestión de proyectos: necesite lo que necesite, ClickUp puede hacerlo realidad. Registrarse en ClickUp para una prueba gratuita/a.