¿Quieres aprender a automatizar tareas?
La necesidad de automatizar tareas ha ido creciendo de forma constante en los últimos años. Una de las razones detrás de esto es que la automatización puede liberar el 30 % del tiempo que dedicas al trabajo diario.
Naturalmente, muchas empresas ven la automatización como una varita mágica que puede transformar su empresa para mejor.
Por eso, vamos a viajar al mundo mágico de Hogwarts, de Harry Potter, para comprender los secretos que se esconden tras la automatización.
En este artículo, repasaremos qué es la automatización de tareas, qué tareas se pueden automatizar y revelaremos la mejor solución de automatización para el lugar de trabajo en 2021.
¡Nos vamos a la plataforma 9¾!
¿Qué es la automatización de tareas?
La automatización de tareas consiste en el uso de herramientas o software para automatizar tareas manuales repetitivas.
Piensa por un momento en el hechizo «Accio».
¡Se puede utilizar para invocar un objeto sin tener que mover un dedo!
Si fuera real, lo usaríamos para capturar nuestras claves, archivos, teléfonos móviles o, en realidad, ¡cualquier cosa!
Pero, ¿qué tiene esto que ver con la automatización?
Al igual que los hechizos te ayudan a realizar tareas sin esfuerzo, la automatización de tareas te ayuda a completar el trabajo sin mucho esfuerzo.
Y en la automatización de tareas, en lugar de magia, la tarea se asigna a herramientas, aplicaciones e inteligencia artificial.
¿Cuáles son las herramientas necesarias para la automatización?
¡Existen numerosas herramientas de automatización de tareas que pueden ayudarte a automatizar literalmente cualquier cosa!
Si no puedes esperar para leer sobre las herramientas de automatización de tareas, haz clic en el portkey (imagen) para tomar un atajo a la sección sobre software de automatización de flujos de trabajo.
¿Cuáles son las ventajas de la automatización de tareas?
¡La automatización de tareas tiene muchas más ventajas que la simple reducción del esfuerzo manual! Reduce los costes operativos, aumenta la fiabilidad y libera el verdadero potencial de tu equipo.
Así es como la automatización de tareas puede optimizar tu flujo de trabajo y tus actividades empresariales:
1. Reduce los costes operativos
¿Quieres reducir costes?
¡Dale la bienvenida a la automatización!
Puedes realizar la automatización de tareas administrativas como la introducción de datos y la asistencia personal para ahorrar en la contratación de empleados para estos roles.
Además, podrás identificar procesos redundantes dentro de la organización y eliminarlos por completo.
2. Aumenta la fiabilidad
La automatización reduce los errores humanos al garantizar que la tarea se realice a la perfección de principio a fin.
¿Cómo?
Cada tarea tiene una serie de pasos que deben seguirse para completarla. Mientras que los «muggles» como nosotros podemos saltarnos un paso cuando estamos cansados o distraídos, un sistema informático trabaja sin descanso para completar la tarea sin errores.
3. Libera el verdadero potencial de tu equipo
Puede que hayas contratado a los empleados más cualificados, pero no podrán poner en práctica sus habilidades si solo realizan tareas tediosas y sencillas cada día.
¡Es como contratar a Dumbledore como jardinero de Hogwarts!
¡No tiene sentido!
La automatización del lugar de trabajo libera a tus empleados de estas tareas rutinarias para que dispongan de más tiempo para dedicarse a tareas empresariales más avanzadas. Como resultado, podrán poner en práctica sus habilidades y crecer realmente en tu empresa.
¿Qué tareas se pueden automatizar?
Recuerda, hay un hechizo mágico para todo, ¡incluso para convertir una escalera en un tobogán! Del mismo modo, existe la automatización del lugar de trabajo para casi todas las tareas periódicas.
Puedes realizar la automatización de la gestión de clientes potenciales, el marketing, las finanzas y la contabilidad, los recursos humanos y las tareas administrativas.
De hecho, un informe de McKinsey reveló que casi la mitad (45 %) de las tareas de la empresa pueden automatizarse con tecnologías actuales como el aprendizaje automático y la inteligencia artificial.
Veamos cómo se puede aplicar la automatización de procesos empresariales a todos los departamentos de tu empresa:
1. Gestión de clientes potenciales
¿Recuerdas los Horrocruxes?
Son objetos que contienen una parte del alma de un mago.
Del mismo modo, con un poco de imaginación literaria y el buen humor británico de siempre, los clientes potenciales son los horrocruxes de tu equipo de ventas, ya que son el corazón y el alma de lo que hacen.
A continuación te explicamos cómo puedes realizar la automatización de la parte más importante del proceso de ventas:
Gestión de clientes potenciales entrantes
Psst... ¿buscas una forma rápida de conseguir más clientes potenciales?
Ofrece contenido gratuito al final del embudo, como un libro electrónico, un PDF, un vídeo o cualquier recurso valioso para los visitantes de tu sitio web. Lo único que tienen que hacer es rellenar un formulario con su dirección de correo electrónico y la información que deseas recopilar, como su nombre y edad.
Una vez que rellenen el formulario, obtendrán su libro gratis, pero tú obtendrás algo aún más valioso: ¡sus datos!
A continuación, puedes utilizar las funciones de automatización de tu herramienta de formularios para almacenar y organizar automáticamente los datos en un sistema de automatización de marketing y enviar directamente los clientes potenciales a un CRM (gestor de relaciones con los clientes). Esta sencilla automatización te ahorrará la molestia de introducir datos en una hoja de cálculo de Excel.
2. Marketing
Dado que el marketing es fundamental para el crecimiento de la empresa, debes asegurarte de que todos tus procesos de marketing estén optimizados.
¿Y cómo se hace eso?
¡Con la ayuda de la automatización del marketing!
A continuación te explicamos cómo puedes mejorar tu eficiencia en este ámbito:
A. Investigación del sector
¿Quieres estar un paso por delante de tu competencia?
Debes estar muy atento a las tendencias del sector, las tecnologías y la competencia.
Pero eso no significa que tengas que dedicar horas a investigar.
Al igual que Voldemort utilizó Colagusano para cumplir sus órdenes, herramientas como Google Alerts pueden convertirse en tu asistente digital.
¡Puede supervisar las menciones en línea de tendencias específicas y luego recopilarlas automáticamente en correos electrónicos para ti!
B. Redes sociales
¿Sigues subiendo manualmente publicaciones a las redes sociales en 2021?
¡Es hora de salir de la edad media y adoptar la automatización del marketing!
Existen numerosas herramientas de redes sociales, como Hootsuite, que te permiten programar publicaciones en redes sociales con bastante antelación. También te permiten publicar el mismo contenido en todos los canales simultáneamente, para que no tengas que dedicar horas a subir publicaciones en Twitter, Facebook e Instagram por separado. Otras herramientas, como las herramientas de IA, pueden ayudarte a redactar tus pies de foto para ahorrar aún más tiempo.
3. Finanzas y contabilidad
Debes ser prudente con las finanzas de tu empresa.
¡Incluso el más mínimo error humano puede provocar enormes pérdidas!
A continuación, te explicamos cómo la automatización de tareas y flujos de trabajo en el software de contabilidad hace que estos procesos sean más seguros:
A. Gestión de facturas
¡No necesitas que Remembrall se ponga rojo para decirte que has olvidado algo!
El software de facturación en la nube puede enviar un recordatorio automático cada vez que necesites enviar facturas por correo electrónico.
También puede realizar la automatización del proceso de facturación mediante:
- Programación y envío automático de facturas recurrentes
- Seguimiento del pago de las facturas
B. Impuesto sobre las ventas
Calcular el impuesto sobre las ventas es como jugar al Quidditch.
Piénsalo.
En ambos casos, ¡un solo descuido puede tener resultados desastrosos!
Debes evitar cualquier error humano al hacer tus impuestos, o te costará mucho en multas.
¿Cómo se hace?
Puedes externalizar tu esfuerzo fiscal a una herramienta automatizada como Avalara. El sistema investiga los tipos impositivos en función de tu ubicación, el producto o servicio ofrecido y genera el importe del impuesto que debes pagar.
4. Recursos humanos
De todos los departamentos, el equipo de RR. HH. es el que tiene que lidiar con el mayor número de tareas periódicas.
¿Por qué?
Todos los procesos empresariales en los que participa un empleado siguen una serie de tareas repetitivas, como entrevistas, incorporación, formación, etc.
Ahora imagina que tu empresa tiene 50 empleados.
Esto significa que estas tareas empresariales deben repetirse 50 veces.
Tus equipos de RR. HH. necesitan la automatización del lugar de trabajo para poner estas tareas sencillas en piloto automático, mientras se centran en procesos más complejos.
Veamos qué se puede automatizar:
A. Selección de candidatos potenciales
Es posible que recibas muchas solicitudes para una oferta de trabajo.
Pero, ¿cómo sabes que son adecuados para el rol?
Al igual que el sombrero seleccionador decidía a qué casa pertenecían los estudiantes, tú puedes disponer de una herramienta automatizada que te ayude a identificar a los candidatos más adecuados para tu «casa» o empresa.
Una vez que los candidatos potenciales han rellenado sus datos de contacto en tu sitio web, herramientas como Paperform pueden enviarles un formulario con preguntas preliminares sobre sus puntos fuertes y su experiencia.
Una vez que hayan rellenado el formulario, podrás revisar rápidamente la solicitud y decidir su destino: ¡igual que hace el sombrero seleccionador!
B. Gestión de prestaciones
Después de un cierto periodo de tiempo, tus nuevos empleados tienen derecho a prestaciones como vacaciones pagadas, subsidio de vivienda, etc.
A menos que gestiones una pequeña empresa, es difícil hacer el seguimiento de cuándo un empleado ha cumplido los requisitos para obtener estas prestaciones. Afortunadamente, puedes automatizar recordatorios que notifiquen a tu equipo de RR. HH. tan pronto como finalice el periodo de prueba.
5. Tareas administrativas
Las tareas administrativas son aquellos procesos cotidianos que son sencillos y no requieren mucho esfuerzo mental, como archivar documentos o programar citas.
De hecho, ¡es tan fácil que hasta un elfo doméstico como Dobby puede hacerlo!
Al igual que Dobby, la automatización puede desempeñar el rol de un asistente virtual personal. Puede ayudarte con estas tareas sencillas, para que puedas centrarte en lo que realmente importa:
A. Programación de citas
Incluso una tarea tan sencilla como programar citas puede llevar mucho tiempo. Es posible que tanto tú como tu invitado tengáis dificultades para encontrar un momento adecuado para encajar una reunión en vuestras apretadas agendas.
¿Por qué no utilizar un asistente virtual robótico para programar todas tus reuniones?
Herramientas como x. ai te ayudan a automatizar este proceso ofreciendo automáticamente a tus invitados la posibilidad de elegir una franja horaria para sus reuniones.
B. Clasificación de correos electrónicos
Harry se habría quedado sorprendido al saber que un muggle medio dedica unas 11 horas a la semana a revisar su correo electrónico.
La mayor parte del tiempo se dedica a buscar correos electrónicos importantes en la bandeja de entrada y a responderlos.
¿No sería mejor que tu bandeja de entrada estuviera bien organizada?
Puedes dejar que Gmail clasifique automáticamente los correos electrónicos en carpetas según las reglas que establezcas, para que puedas encontrar al instante los correos electrónicos importantes de tus clientes.
Automatización extra: ¿Quieres sorprender a tu cliente en su cumpleaños? Utiliza herramientas automatizadas como Automator para enviar un correo electrónico de cumpleaños personalizado. Puede parecer una tontería, pero es una forma estupenda de mejorar la relación con tus clientes.
¿Cómo decides qué tareas automatizar?
Ahora que sabes qué tareas se pueden automatizar, ¡eso no significa que tengas que empezar a realizar la automatización de todo inmediatamente!
Puedes decidir qué automatizar identificando el problema que necesitas resolver, haciendo un seguimiento de las tareas que realizas en un día y revisando tus tareas diarias.
Debes dedicar algo de tiempo a pensar qué tareas automatizadas pueden beneficiar más a tu empresa. Aquí tienes una guía paso a paso que te ayudará a determinar qué tareas específicas deben automatizarse:
1. Identifica el problema que necesitas resolver.
Es fácil pensar que cualquier automatización puede ayudarte a ahorrar tiempo y dinero.
Pero debes tener cuidado al elegir una herramienta de automatización adecuada para tu empresa.
No te beberías una poción sin saber qué efectos tiene, ¿verdad?
Del mismo modo, no debes elegir una automatización sin comprender sus efectos; de lo contrario, ¡podría causar más problemas de los que resuelve!
Empieza por hacerte un par de preguntas como:
- ¿Qué problemas quiero resolver en el proceso empresarial actual?
- ¿Qué está pendiente que haga mi equipo actualmente para solucionar el problema?
- ¿De qué otras formas puede ayudar la automatización de tareas a mi equipo?
Una vez que hayas decidido por qué quieres realizar la automatización, es hora de averiguar qué puedes automatizar.
2. Realiza un seguimiento de las tareas que realizas en un día.
Empieza por anotar todas las tareas específicas que tú y tu equipo realizáis a diario. También es útil llevar un registro del tiempo dedicado a cada tarea para tener una idea de cuánto tiempo se invierte en ellas.
Sin embargo, ¡no exageres la verdad como la cuestionable periodista Rita Skeeter!
Consejo: Puedes hacerlo fácilmente utilizando las herramientas adecuadas para el control de tiempo.
3. Revisa tus tareas diarias
Una vez que hayas documentado todos los procesos empresariales, es el momento de ver si son aptos para la automatización.
¿Y cómo se hace eso?
Debes comprobar si la tarea cumple al menos dos de estos criterios:
- Requiere que repitas los mismos procesos una y otra vez.
- Se puede hacer sin pensarlo mucho.
- No pone a prueba tus habilidades.
- Interrumpe tu concentración con frecuencia
- No requiere mucha atención personalizada.
Bonus: Plantillas para la gestión de tareas
Veamos un ejemplo de una tarea habitual en la biblioteca de Hogwarts:
Hermione necesita devolver y organizar los libros de la biblioteca.
¿Se puede realizar la automatización de esta tarea?
Vamos a descubrirlo.
Esta tarea se puede automatizar porque es repetitiva (n.º 1), es fácil de implementar (n.º 2), no supone un reto para sus habilidades (n.º 3) y no requiere atención personalizada (n.º 4).
De hecho, esta tarea repetitiva ya se ha automatizado en Hogwarts.
Los libros se organizan solos ahora:
Pero, ¿cómo se puede realizar la automatización de esto en el mundo real?
En lugar de buscar la estantería correcta para devolver el libro, un sistema automatizado podrá:
- Identifica el libro que ella tomó prestado por última vez.
- Busca la estantería correspondiente en la base de datos.
- Muestra exactamente dónde tiene que devolver el libro.
4. Utiliza una herramienta de automatización del lugar de trabajo para automatizar estas tareas.
Una vez que hayas elaborado una lista de las tareas sencillas que se pueden automatizar, debes averiguar dos cosas:
- ¿Se puede realizar la automatización de toda la tarea con una sola aplicación?
- ¿Solo se deben automatizar algunas partes de la tarea?
Una vez que lo hayas comprendido, necesitarás encontrar una buena herramienta de automatización que te ayude a aumentar tu productividad.
Aquí tienes algunos consejos que te ayudarán a tomar una decisión informada a la hora de realizar la selección de una herramienta de automatización de tareas:
Cómo encontrar una solución de automatización del lugar de trabajo para tu empresa
Esto es lo que debes buscar en una herramienta de automatización del lugar de trabajo:
A. Debe ser fácil de usar.
Cuando introduces un nuevo proceso o sistema en tu equipo, es posible que te encuentres con mucha resistencia. Por eso debes asegurarte de que tu herramienta de automatización pueda ser utilizada por cualquiera.
Por ejemplo, si gestionas un equipo sin conocimientos técnicos, la herramienta no debería requerir que los usuarios conozcan el lenguaje de programación favorito de Voldermort: ¡Python!
(¿Lo entiendes?)
B. Debe ser capaz de gestionar la mayoría de tus tareas.
No tiene sentido comprar una herramienta diferente para gestionar cada tarea individual de tu flujo de trabajo. ¡Es como tener una varita mágica diferente para cada hechizo!
Busca herramientas que tengan funciones que puedan manejar más de una sola tarea de automatización.
Por ejemplo, una herramienta de automatización de correo electrónico que te ayude con la automatización del marketing es una buena opción.
C. Su coste debe justificar los beneficios.
No todo el mundo es tan rico como el padre de Draco Malfoy, que una vez compró Nimbus 2001 para todos los miembros del equipo de Quidditch de su hijo.
Crea un presupuesto para todas tus herramientas de automatización de tareas y otro software relacionado, como RPA (automatización robótica de procesos).
A continuación, crea una lista con las herramientas que pueden ayudarte y elige la que ofrezca más valor al menor precio.
La mejor herramienta para la automatización de tareas en 2021
Ahora que ya sabes qué hace que una herramienta de automatización sea excelente, es hora de profundizar en una herramienta que cumple con las características anteriores: ¡ClickUp!
ClickUp es el software de gestión de proyectos remotos mejor valorado del mundo. Tanto si utilizas Agile, Scrum o cualquier otro método de gestión de proyectos, tiene todo lo que necesitas para automatizar tus tareas administrativas.
Echemos un vistazo más de cerca a las automatizaciones de ClickUp y cómo pueden ayudar a tu empresa:
Automatizaciones de ClickUp
¿Quieres ser un mago, como Harry? ¡Estás de suerte!
Aquí tienes algunas muestras de hechizos mágicos que puedes lanzar con las automatizaciones de flujos de trabajo de ClickUp:
- Asigna automáticamente personas a tareas específicas: ¡Assignio!
- Cuando se acerque la fecha límite, cambia una tarea a alta prioridad para animar a los miembros de tu equipo a acelerar el ritmo. ¡Date prisa!
- Publica automáticamente un comentario cada vez que cambie el estado de la tarea: ¡Commentato!
¿Cómo funcionan las automatizaciones de ClickUp?
Comencemos por revelar los componentes que hacen funcionar la automatización:
1. Elementos de la automatización
A. Desencadenantes
Son eventos o cosas que deben suceder para iniciar una automatización.
Estos son solo algunos de los desencadenantes que puedes elegir en ClickUp:
- Cambios de asignado: cada vez que cambia la persona asignada a una tarea, se realiza una acción automáticamente.
- Llega la fecha límite: cuando se acerque la fecha límite, se realizará una acción automáticamente.
- Todas las subtareas completadas: cada vez que se completen todas las subtareas relacionadas con una tarea, se realizará una acción automáticamente.
Por ejemplo:
Dumbledore ha creado una tarea llamada «Torneo de los Tres Magos». Así que, cuando llega la fecha límite del torneo, crea una automatización para asignar la tarea a los participantes.
B. Condiciones
Las condiciones te dan más control sobre la automatización. Son afirmaciones que deben ser ciertas para que se ejecute la automatización de tareas o flujos de trabajo.
Veamos algunas de ellas:
- Prioridad: filtra las tareas que no tienen prioridad.
- Estado: elige tareas que tengan un estado determinado.
- Etiqueta: la tarea debe tener una etiqueta determinada adjunta.
Nota: Puedes añadir varias condiciones para una sola automatización.
Siguiendo con el ejemplo anterior, Dumbledore sabe que el torneo es peligroso, por lo que impide que participen los estudiantes menores de 17 años.
Por lo tanto, añadió una condición en la que la automatización incluye todas las etiquetas excepto: «Menor de edad».
C. Acciones
Las acciones son cosas que ocurrirán cuando se haya desencadenado la automatización y se hayan cumplido las condiciones.
Hay bastantes acciones de automatización que se pueden realizar, como:
- Cambiar estado: cambia el estado («Pendiente», «En curso», «Terminada») de una tarea.
- Añadir un comentario: añade cualquier comentario que desees sobre la tarea.
- Cambiar personas asignadas: te permite añadir, eliminar y reasignar miembros del equipo.
Nota: Puedes añadir varias acciones para una sola automatización.
Así que, una vez que se acerque el Torneo de los Tres Magos, la automatización asignará a los finalistas —«Harry», «Cedric», «Victor» y «Fleur»— la tarea. Además, se creará una nueva subtarea que indicará a los cuatro qué están pendientes de hacer a continuación.
2. Cómo funcionan los elementos juntos
Ahora juntemos todos los elementos y obtenemos este esquema:
«Cuando ocurre esto (desencadenante), y esto es cierto (condición), entonces el sistema hace esto (acción). »
Tomando todos los ejemplos anteriores, obtenemos:
‘Cuando se acerque la fecha del torneo (desencadenante) y no haya ninguna etiqueta «menor de edad» (condición), añade a Harry, Cedric, Viktor y Fleur a la tarea (acción 1) y crea una subtarea titulada «Recuperar el huevo de oro de los dragones» (acción 2).
De esta manera, los finalistas saben qué es lo pendiente a continuación, ¡sin que Dumbledore se levante de su silla!
3. Creación de automatizaciones en ClickUp
Hay dos formas de utilizar las automatizaciones en ClickUp.
Puedes elegir entre una amplia biblioteca de más de 50 automatizaciones predefinidas o crear tu propia automatización personalizada para satisfacer tus necesidades.
A continuación te lo explicamos:
- Abre la vista Lista de tus tareas.
- Haz clic en el simpático icono del robot.
- Haz clic en + Añadir automatización.
- Crea tus propios desencadenantes, condiciones y acciones.
- ¡Y terminado! ¡Has creado una automatización personalizada!
Es así de fácil.
¡Y no tienes que preocuparte por aprender Python ni ningún otro lenguaje de programación complicado para la automatización!
4. Integración con otras herramientas
¡ClickUp te permite establecer la conexión entre tus automatizaciones y cualquier herramienta que elijas con la ayuda de webhooks!
¿Qué es un webhook?
Se trata de un concepto de API (interfaz de programación de aplicaciones) que te permite enlazar dos aplicaciones y enviar información de una a otra.
Crea un desencadenante y copia un enlace webhook como acción.
De esta manera, cuando se desencadene la automatización, los datos se enviarán automáticamente a la otra aplicación.
¡La automatización no es el único truco que ClickUp tiene bajo la manga!
ClickUp tiene un montón de funciones que pueden usar todos los equipos:
- Diagramas de Gantt: visualiza y gestiona el cronograma de tu proyecto incluso cuando trabajas a distancia
- Control de tiempo nativo: gestiona tu tiempo de forma eficiente para una gestión eficaz de proyectos de trabajo remoto Pulso : ve en tiempo real en qué están trabajando los miembros de tu equipo
- Pulso : vea en tiempo real en qué están trabajando los miembros de su equipo.
- Estados personalizados: crea tus propios estados para adaptarlos a tu flujo de trabajo
- Varias vistas: organiza tus tareas en una lista de control, un tablero scrum o un formato de calendario.
- Paneles ágiles: supervisa las métricas de los proyectos ágiles o Scrum desde tu oficina en casa.
- Aplicaciones: añade la aplicación ClickUp a la lista de tus aplicaciones favoritas, ya que te ayuda a estar al día de tus proyectos y tu flujo de trabajo con una aplicación para iOS o Android.
- Pulso : vea en tiempo real en qué están trabajando los miembros de su equipo.
Conclusión
La automatización de tareas es realmente mágica.
Si se utiliza correctamente, le ahorrará mucho tiempo a su equipo.
Y con todo este tiempo extra, tu equipo podrá perfeccionar sus habilidades y convertirse en auténticos expertos.
Por eso es importante determinar qué es lo que necesitas para la automatización ahora mismo.
Pero no se pueden automatizar tareas periódicas sin un software de automatización de tareas, ¿verdad?
Pero no te preocupes.
ClickUp tiene todas las funciones que necesitas para automatizar los procesos de trabajo y las tareas periódicas y garantizar que todo funcione a la perfección.
¡Regístrate hoy mismo en ClickUp y lucha contra los oscuros magos de la improductividad!