¿Quieres aprender a automatizar tareas?
La necesidad de automatización de tareas no ha dejado de crecer en los últimos años. Una de las razones de ello es que la automatización puede gratis, gratuito/a un 30% del tiempo que dedica a sus tareas diarias
Naturalmente, muchas empresas ven en la automatización una varita mágica que puede transformar su empresa para mejor.
Por eso vamos a hacer un viaje al mundo mágico de Hogwarts de Harry Potter para conocer los secretos de la automatización
En este artículo, repasaremos qué es la automatización de tareas, qué tareas puede automatizar y le revelaremos la mejor solución de automatización de puestos de trabajo para 2021.
¡Vamos a la Plataforma 9¾!
¿Qué es la Automatización de Tareas?
La automatización de tareas es el uso de herramientas o software para automatizar tareas manuales repetitivas.
Piense por un momento en la grafía 'Accio'.
Se puede utilizar para invocar un objeto, ¡sin que tengas que mover un dedo!
Si fuera real, lo usaríamos para capturar nuestras claves, archivos, teléfonos móviles, o realmente, ¡cualquier cosa!
¿Pero qué tiene que ver esto con la automatización _?
Al igual que los hechizos te ayudan a realizar tareas sin trabajo duro, la automatización de tareas te ayuda a completar el trabajo sin mucho esfuerzo.
Y en la automatización de tareas, en lugar de magia, la tarea se asigna a herramientas, apps e inteligencia artificial.
¿Cuáles son las herramientas necesarias para la automatización?
Hay montones de herramientas de automatización de tareas que pueden ayudarte a automatizar literalmente cualquier cosa
Si no puedes esperar a leer sobre las herramientas de automatización de tareas, haz clic en el enlace portkey (imagen) para tomar un atajo a la sección sobre software de automatización del flujo de trabajo
¿Cuáles son las ventajas de la automatización de tareas?
La Automatización de tareas tiene muchas más ventajas que la mera reducción del esfuerzo manual Reduce los costes operativos, aumenta la fiabilidad y libera el verdadero potencial de su equipo.
He aquí cómo la automatización de tareas puede agilizar su flujo de trabajo y las actividades de su empresa:
1. Reduce los costes operativos
¿Quiere reducir costes?
¡Saluda a la automatización!
Puede automatizar tareas administrativas como entrada de datos y asistencia personal para ahorrar en la contratación de empleados' para estos roles.
Además, puede identificar procesos redundantes dentro de la organización y eliminarlos por completo.
2. Aumenta la fiabilidad
La automatización reduce los errores humanos asegurándose de que la tarea se realiza a la perfección de principio a fin.
¿Cómo?
Cada tarea tiene una serie de pasos que hay que seguir para completarla. Mientras que los muggles como nosotros podemos pasar por alto algún paso cuando estamos cansados o distraídos, un sistema informático trabaja incansablemente para completar la tarea sin errores.
3. Libera el verdadero potencial de tu equipo
Puede que hayas contratado a los empleados más cualificados, pero no van a ser capaces de poner en práctica esa habilidad si sólo trabajan en tareas tediosas y sencillas todos los días.
Es como contratar a Dumbledore como jardinero de Hogwarts
¡No tiene sentido!
La Automatización del Puesto de Trabajo libera a sus empleados de estas tareas mundanas para que puedan dedicarse a tareas más avanzadas de la empresa. Como resultado, pondrán en práctica sus habilidades y crecerán en su empresa.
¿Qué tareas se pueden automatizar?
Recuerde que hay un hechizo mágico para todo, ¡incluso para convertir una escalera en un tobogán! Del mismo modo, existe automatización en el lugar de trabajo para casi todas las tareas periódicas.
Puede automatizar la gestión de clientes potenciales, el marketing, las finanzas y la contabilidad, los recursos humanos y las tareas administrativas.
De hecho, un Informe McKinsey revela que casi la mitad (45%) de las tareas de las empresas pueden automatizarse con tecnologías actuales como el aprendizaje automático y la inteligencia artificial.
Echemos un vistazo a cómo podría aplicarse una automatización de procesos de negocio a todos los departamentos de su empresa:
1. Gestión de clientes potenciales
¿Recuerdas los Horrocruxes?
Son objetos que contienen una parte del alma de un mago.
Del mismo modo, con un poco de imaginación literaria y humor británico, los clientes potenciales son Horrocruxes para su equipo de ventas, ya que son el corazón y el alma de lo que hacen
He aquí cómo automatizar la parte más importante del proceso de ventas:
Gestionar los clientes potenciales entrantes
¿Está buscando una forma rápida de conseguir más clientes potenciales?
Ofrezca contenido gratuito, gratuito/a, como un libro electrónico, un PDF, un vídeo o cualquier otro recurso valioso a los visitantes de su sitio web. Todo lo que tienen que hacer es rellenar un formulario con su dirección de correo electrónico y la información que desea recopilar, como su nombre y edad.
Una vez rellenado el formulario, recibirán su libro gratis, pero usted obtendrá algo aún más valioso: ¡sus datos!
A continuación, puede utilizar las funciones de automatización de su herramienta de formularios para almacenarlos y organizarlos de forma automática en una base de datos sistema de automatización de marketing y enviar directamente los leads a un CRM (Gestor de relaciones con los clientes). Esta sencilla automatización puede ahorrarle el trabajo de introducir datos en una hoja de cálculo Excel.
2. Marketing
Dado que el marketing es crucial para el crecimiento de la empresa, debe asegurarse de que todos sus procesos de marketing estén optimizados.
¿Y cómo se hace eso?
Con la ayuda de automatización del marketing ¡!
A continuación le indicamos cómo puede mejorar su eficacia en este departamento:
A. Investigación industrial
¿Quiere ir un paso por delante de sus competidores?
Hay que seguir de cerca las tendencias del sector, las tecnologías y los competidores.
Pero eso no significa que tenga que dedicar horas a la investigación.
Al igual que Voldermort utilizó a Colagusano para que hiciera lo que quisiera, herramientas como las alertas de Google pueden ser tu asistente digital
Puede supervisar las menciones en línea de tendencias específicas y, a continuación, compilarlas automáticamente en correos electrónicos para ti
B. Redes sociales
¿Todavía carga manualmente las publicaciones en las redes sociales en 2021?
Es hora de salir de la oscuridad y adoptar la automatización del marketing
Hay montones de herramientas para redes sociales, como Hootsuite, que te permiten programar publicaciones en las redes sociales con mucha antelación. También te permite publicar el mismo contenido en todos los canales simultáneamente, para que no pases horas subiendo publicaciones a Twitter, Facebook e Instagram por separado. Otras herramientas, como Herramientas de redacción de IA pueden ayudarte a escribir tus pies de foto para ahorrar aún más tiempo.
3. Finanzas y contabilidad
Debes ser precavido con las finanzas de tu empresa.
Hasta el más mínimo error humano puede causar enormes pérdidas
He aquí cómo la automatización de tareas y flujos de trabajo en software de contabilidad hace que estos procesos sean más seguros:
A. Gestión de facturas
No hace falta que un recordatorio se ponga rojo para avisarle de que se le ha olvidado algo
El software de facturación en la nube puede enviarte un recordatorio automático siempre que lo necesites enviar facturas por correo electrónico.
También puede automatizar el proceso de facturación por:
- Programación y envío automático de facturas periódicas
- Seguimiento del pago de las facturas
B. Impuesto sobre ventas
Calcular el equipo de ventas es como jugar una partida de Quidditch.
piensa en ello
En ambos casos, ¡incluso un solo desliz puede dar resultados desastrosos!
Debe evitar cualquier error humano al hacer sus impuestos, o le costará mucho en multas.
¿Cómo se hace?
Puede externalizar sus esfuerzos fiscales a una herramienta de automatización como Avalara. El sistema investiga los tipos impositivos en función de su ubicación, producto o servicio ofrecido y genera la cantidad de impuestos que debe pagar.
4. Recursos humanos
De todos los departamentos, el equipo de Recursos Humanos es el que tiene que hacer frente al mayor número de tareas periódicas.
¿Por qué?
Cada proceso de empresa en el que interviene un empleado sigue una serie de tareas repetitivas como entrevistas, incorporación, formación, etc.
Imagine ahora que su empresa tiene 50 empleados.
Esto significa que estas tareas de la empresa tienen que repetirse 50 veces
Sus equipos de RR.HH. necesitan la automatización del puesto de trabajo para poner estas tareas sencillas en piloto automático, mientras ellos se centran en procesos más complejos.
Veamos qué pueden automatizar:
A. Selección de candidatos potenciales
Es posible que reciba muchas solicitudes para una oferta de empleo.
pero, ¿cómo sabe si son aptos para el rol?
Al igual que el sombrero seleccionador decidía a qué casas pertenecían los estudiantes, usted puede disponer de una herramienta de automatización que le ayude a identificar a los candidatos más adecuados para su "casa" o empresa.
Una vez que los candidatos potenciales hayan rellenado sus datos de contacto en su sitio web, herramientas como Paperform puede enviarles un formulario cargado de preguntas preliminares sobre sus puntos fuertes y experiencias.
Cuando terminen de rellenar el formulario, podrás revisar rápidamente la solicitud y decidir su destino: ¡igual que hace el sombrero seleccionador!
B. Gestión de las ventajas
Al cabo de un periodo de tiempo, los nuevos empleados pueden optar a prestaciones como permisos retribuidos, subsidio de vivienda, etc.
A menos que dirija una pequeña empresa, es difícil hacer un seguimiento de cuándo un empleado tiene derecho a estas prestaciones. Afortunadamente, puede automatizar recordatorios que notifiquen a su equipo de RR.HH. en cuanto finalice el periodo de prueba.
5. Tareas administrativas
Las tareas administrativas son aquellos procesos cotidianos que son sencillos y no requieren mucha reflexión, como archivar papeleo o programar citas.
De hecho, son tan fáciles que hasta un elfo doméstico como Dobby puede hacerlas
Al igual que Dobby, la automatización puede desempeñar el rol de un asistente virtual personal. Puede ayudarle con estas tareas sencillas, para que usted pueda centrarse en lo que realmente importa:
A. Programar citas
Incluso la sencilla tarea de programar citas puede llevar mucho tiempo. Es posible que tanto usted como su empresa invitada tengan dificultades para encontrar un momento adecuado para una reunión.
¿Por qué no utilizar un asistente virtual robotizado que programe todas las reuniones por usted?
Herramientas como x.ai le ayudan a automatizar este proceso ofreciendo automáticamente a sus invitados la posibilidad de elegir una franja horaria para sus reuniones.
B. Clasificación de correos electrónicos
A Harry le habría chocado saber que un muggle medio pasa alrededor de 11 horas a la semana consultando su correo electrónico
La mayor parte del tiempo lo paso buscando correos electrónicos importantes en la bandeja de entrada y respondiéndolos.
¿No sería mejor que tu bandeja de entrada estuviera bien organizada?
Puedes dejar que Gmail ordene automáticamente los correos electrónicos en carpetas en función de las reglas que establezcas para ello, de modo que puedas encontrar al instante los correos electrónicos importantes de tus clientes.
Automatización extra: ¿Quieres sorprender a tu cliente en su cumpleaños? Utiliza herramientas de automatización como Automator para enviar un mensaje personalizado correo electrónico de cumpleaños . Parece una tontería, pero es una forma estupenda de mejorar las relaciones con tus clientes
¿Cómo decidir qué tareas automatizar?
Ahora que sabes qué tareas pueden automatizarse, ¡no significa que tengas que empezar a automatizar todo inmediatamente!
Puede decidir qué automatizar identificando el problema que necesita resolver, haciendo un seguimiento de las tareas que realiza al día y revisando sus tareas diarias.
Debe dedicar algún tiempo a pensar en qué tareas automatizadas pueden beneficiar más a su empresa. Aquí tienes una guía paso a paso para ayudarte a decidir qué tareas específicas deberían automatizarse:
1. Identifique el problema que necesita resolver
Es fácil pensar que cualquier automatización puede ayudarle a ahorrar tiempo y dinero.
Pero debe tener cuidado a la hora de elegir una herramienta de automatización adecuada para su empresa.
no te beberías una poción sin saber lo que hace, ¿verdad?
Del mismo modo, no debe elegir una automatización sin comprender sus efectos; de lo contrario, ¡puede causar más problemas de los que resuelve!
Empieza por hacerte un par de preguntas del tipo
- ¿Qué problemas quiero resolver en el proceso de negocio existente?
- ¿Qué está haciendo actualmente mi equipo para solucionar el problema?
- ¿De qué otras formas puede ayudar a mi equipo la automatización de tareas?
Una vez que haya decidido por qué desea automatizar, es hora de averiguar qué puede automatizar.
2. Seguimiento de las tareas que realiza en un día
Empieza por anotar todas las tareas específicas que tú y tu equipo hacéis a diario. También es útil hacer un seguimiento del tiempo dedicado a cada tarea para hacerte una idea de cuánto tiempo les dedicas.
Sin embargo, ¡no exageres la verdad como la cuestionable periodista Rita Skeeter!
Tip: Puedes hacerlo fácilmente utilizando la herramienta adecuada herramientas de seguimiento del tiempo .
3. Revise sus tareas diarias
Una vez que haya documentado todos los procesos de la empresa, es hora de ver si son adecuados para la automatización.
¿Y cómo se hace eso?
Hay que ver si la tarea cumple al menos dos de estos criterios:
- Requiere que hagas los mismos procesos una y otra vez
- Pendiente de realizar sin mucha reflexión
- No pone a prueba tus habilidades
- Interrumpe la concentración con regularidad
- No requiere mucha atención personalizada
Bonus: Plantillas de gestión de tareas Veamos un ejemplo de una de estas tareas habituales en la Biblioteca de Hogwarts:
Hermione necesita devolver y organizar los libros de la biblioteca.
¿Puede automatizarse esta tarea?
Averigüémoslo.
Esta tarea puede automatizarse porque es repetitiva (nº 1), es sencilla de realizar (nº 2), no pone a prueba sus habilidades (nº 3) y no requiere atención personalizada (nº 4).
De hecho, esta tarea repetitiva ya ha sido automatizada en Hogwarts.
Ahora los libros se organizan solos:
pero, ¿cómo se puede automatizar esto en el mundo real?
En lugar de buscar la estantería correcta para devolver el libro, un sistema de automatización podrá hacerlo:
- Identificar el último libro prestado
- Buscar la estantería correspondiente en la base de datos
- Indicar exactamente dónde tiene que devolver el libro
4. Utilice una herramienta de automatización del puesto de trabajo para automatizar estas tareas
Después de haber hecho una lista de las tareas sencillas que se pueden automatizar, tienes que averiguar dos cosas:
- ¿Puede automatizarse toda la tarea con una sola app?
- ¿Deben automatizarse sólo algunas partes de la tarea?
Después de averiguar esto, tienes que encontrar una buena herramienta de automatización que te ayude a ser más productivo.
Aquí tienes algunos consejos que te ayudarán a tomar una decisión informada sobre la selección de una herramienta de automatización de tareas:
Cómo encontrar una solución de automatización de tareas para su empresa
Esto es lo que debe buscar en una herramienta de automatización del puesto de trabajo:
A. Debe ser fácil de usar Cuando introduzcas un nuevo proceso o sistema en tu equipo, es posible que te encuentres con mucha resistencia. Por eso debes asegurarte de que tu herramienta de automatización pueda ser utilizada por cualquiera.
Por ejemplo, si está gestionando un equipo no técnico, la herramienta no debería requerir que los usuarios conozcan el script de programación favorito de Voldermort: ¡Python!
(¿Lo pillas?)
B. Debe ser capaz de manejar la mayoría de sus tareas No tiene sentido comprar una herramienta distinta para cada tarea de su flujo de trabajo. Es como comprar una varita mágica para cada hechizo
Busque herramientas con funciones que puedan gestionar más que una única tarea automatizada.
Por ejemplo, una herramienta de automatización del correo electrónico que le ayude con la automatización del marketing es una buena elección.
C. Su coste debe justificar los beneficios No todo el mundo es tan rico como el padre de Draco Malfoy, que una vez compró Nimbus 2001 para todos los miembros del equipo de quidditch de su hijo
Crea un presupuesto para todas tus herramientas de automatización de tareas y otro software relacionado como RPA (Robot Process Automatización).
A continuación, elabore una lista de las herramientas que pueden ayudarle y elija la que ofrezca más valor por el precio más bajo.
La mejor herramienta para automatizar tareas en 2021
Ahora que ya sabe qué es lo que hace que una herramienta de automatización sea excelente, es el momento de profundizar en una herramienta que reúna las características anteriores: ¡ClickUp! ClickUp es el portal de mayor valoración software de gestión de proyectos a distancia. Tanto si utiliza Agile, Scrum o cualquier otro método de gestión de proyectos tiene todo lo que necesita para automatizar sus tareas administrativas.
Echemos un vistazo más de cerca a las Automatizaciones de ClickUp y cómo ayudan a su empresa:
Automatizaciones de ClickUp
¿Quiere ser un mago como Harry? ¡Está de suerte!
Aquí tienes algunas muestras de hechizos mágicos que puedes realizar con Automatizaciones del flujo de trabajo de ClickUp :
- Automáticamente*assign people t*o tareas específicas - ¡Asignación!
- cuando se acerque la fecha límite, cambie una tarea por otra /%href/ _https://docs.clickup.com/en/articles/1116076-priorities alta prioridad /%href/ para animar a los miembros de tu equipo a acelerar - ¡Hurrius!_
- publica automáticamente un comentario cada vez que se publique la página web [_estado de la tarea](_https://docs.clickup.com/en/articles/831184-statuses) : vea en tiempo real en qué están trabajando los miembros de su equipo
- Estados personalizados: cree sus propios estados para adaptarlos a su flujo de trabajo
- /%href/ https://docs.clickup.com/en/articles/3517565-all-about-views** Vistas múltiples: /%href/ organice sus tareas en una lista de control, un Tablero Scrum o un formato de Calendario
- /%href/*
https://docs.clickup.com/en/articles/3578082-dashboards
paneles de control ágiles:%href/
/%href/
supervisar el proyectoÁgil oScrum métricas del proyecto a partir de suinicio
- Aplicaciones:añada la app ClickUp a la lista de sus aplicaciones favoritas, ya que le ayuda a estar al tanto de sus proyectos y flujo de trabajo con una app para iOS o Android
Conclusión
Automatización de tareas es verdaderamente mágico.
Cuando se usa correctamente, ahorra mucho tiempo a tu equipo.
Y con todo ese tiempo extra, tu equipo puede perfeccionar sus habilidades y convertirse en magos por derecho propio
Por eso es importante saber qué necesita automatizar ahora mismo.
pero no se pueden automatizar _tareas recurrentes sin un software de automatización de tareas, ¿verdad?
Pero no se preocupe.
ClickUp tiene todas las funciones que necesita para automatizar los procesos de trabajo y las tareas periódicas para que todo vaya sobre ruedas. Registrarse ¡con ClickUp hoy mismo y lucha contra los oscuros magos de la improductividad!