Si estás haciendo malabarismos con miles de tareas y tu lista de pendientes parece no tener fin, pero te sientes eternamente ocupado, ¿estás realmente siendo productivo? 🤔
No es una pregunta trampa
De hecho, muchas personas del mundo empresarial actual describen la productividad de forma diferente. Una reciente Encuesta de ClickUp a más de 1.000 trabajadores estadounidenses preguntó cómo definen la productividad en el entorno de trabajo y destacaron tres respuestas:
Según la encuesta, el 58% de los encuestados definió la productividad como completar todas sus tareas, el 51% la relacionó con sentirse realizado y el 43% dijo que la comparaba con terminar más tareas de su lista de tareas pendientes. Ya se trate de grandes proyectos difíciles, problemas con gestión del tiempo o demasiadas tareas administrativas, hay muchas cosas que pueden interponerse en nuestro camino para sentirnos realmente productivos.
Y si te encuentras constantemente atrapado en esta situación, es hora de que aumentes tu productividad. Hay formas de trabajar más rápido sin quemarte. Así que empieza ya a incorporar las siguientes estrategias a tu rutina diaria para agilizar tu flujo de trabajo y conseguir hacer más cosas.
¡Vamos a sumergirnos a continuación! 🏊
10 maneras de trabajar más rápido y de forma más inteligente para conseguir más cosas terminadas
Trabajar más rápido consiste en encontrar atajos sencillos o utilizar pequeños trucos para tener más cosas terminadas en menos tiempo. Lo más importante es que adoptes los consejos que mejor se adapten a tu flujo de trabajo y a tu proceso. No hay una solución única para todos.
Se trata de practicar buenos hábitos de trabajo y aprender dónde puedes estar perdiendo el tiempo o incluso repitiendo trabajo. Por eso hemos reunido 10 consejos sobre cómo trabajar más rápido para que ahorres parte de tu ancho de banda mental y aproveches suficientemente tu tiempo a lo largo del día.
1. Automatice sus flujos de trabajo con las Automatizaciones de ClickUp
Cree recetas de automatización personalizadas o predefinidas para automatizar el trabajo rutinario y simplificar su complejo flujo de trabajo
¿Sabes lo que es increíble? Automatizar sus flujos de trabajo personales. Confía en nosotros, es un cambio de juego y una habilidad valiosa para saber cómo poner el trabajo en piloto automático. Imagina ahorrar todo ese tiempo y energía en tareas repetitivas. Y en su lugar, te centras en las diferentes tareas que realmente importan: el trabajo creativo y estratégico que realmente muestra tu talento.
El uso de herramientas de automatización también se traduce en menos errores, ya que estandariza el proceso y los pasos para completar el proyecto, por lo que disfrutará de coherencia, precisión y un trabajo de primera categoría. ¿Quién no querría esa tranquilidad?
Utilice recetas de automatización prediseñadas en ClickUp o personalícelas en función de sus necesidades, para que su equipo pueda centrarse en lo que más importa Función de automatización de ClickUp le permite configurar flujos de trabajo automatizados para eliminar el trabajo repetitivo en una sola tarea. Por ejemplo, puede crear una automatización que asigne tareas a los miembros del equipo en función de sus roles o que mueva una tarea a un estado diferente cuando se marque como completada.
Cuando completa tareas con herramientas de automatización, no sólo ahorras tiempo pero asegúrese de que sus proyectos siguen su curso eliminando todo el trabajo tedioso que puede atascar los proyectos en el futuro.
2. Utilice plantillas para mantener la coherencia y la eficacia
Cree su propia plantilla o utilice una ya creada del Centro de plantillas de ClickUp y guárdela para reutilizarla en futuros proyectos
Cuando se trata de trabajar de forma más rápida e inteligente, utilice plantillas.
¿A quién no le gusta la idea de empezar desde el principio? Con la ayuda de las plantillas, tendrás un punto de partida sólido, para que puedas sumergirte de lleno en tu proyecto. No pierdas tiempo preguntándote por dónde empezar. En lugar de eso, coge una plantilla prefabricada, adáptala a tus necesidades y ponte manos a la obra.
Las plantillas también promueven la coherencia. Ya no tendrás que preocuparte de si tus documentos o presentaciones coinciden con el estilo de tus trabajos anteriores. Con una plantilla personalizable, tendrás un aspecto unificado en todo el Tablero, lo que no sólo te ahorrará tiempo, sino que además te dará un aspecto muy profesional.
Tanto si se trata de un plantilla de estructura de desglose del trabajo o una plantilla de lista de tareas pendientes hay algo que puedes utilizar para mantener a todo el mundo en la misma página. Trabajas con el mismo formato y utilizas las mismas directrices. Elige entre La biblioteca de plantillas prediseñadas de ClickUp para personalizar, dar formato y editar según sus necesidades.
3. Metas SMART y seguimiento del progreso en ClickUp
La vista Equipo le permite ver en qué está trabajando su equipo, qué ha conseguido y cuál es su capacidad
Si necesita ayuda para delimitar las tareas importantes y las que no lo son, de modo que sepa cuáles son las tareas más importantes necesita priorización considere la posibilidad de seguir el método Metas SMART formato. Es un acrónimo de Specific (específico), Measurable (medible), Achievable (alcanzable), Relevant (relevante) y Time-bound (limitado en el tiempo).
En lugar de ajustar metas vagas como "quiero ahorrar tiempo en el trabajo" o "quiero ser más productivo", las SMART ofrecen una hoja de ruta clara hacia el intento correcto, para que sepas exactamente lo que quieres conseguir:
- Específicos: La meta debe estar bien definida y ser clara, para que no haya ambigüedad sobre lo que se quiere conseguir
- Medible: Siga sus progresos y sepa cuándo ha alcanzado su meta
- Alcanzable: Establezca metas realistas que realmente pueda alcanzar y alinee los objetivos pertinentes con sus valores generales y objetivos a largo plazo
- Limitado en el tiempo: Establezca una fecha límite para su meta y déle un sentido de urgencia y motivación para terminarla
Almacene y clasifique cuidadosamente metas similares en carpetas de metas en ClickUp
Uso de Función Metas de ClickUp metas, puede crear metas SMART y dividirlas en objetivos más pequeños y manejables, y organizarlos para facilitar el acceso. El seguimiento y la organización de su progreso en la plataforma le permitirán te mantendrás centrado y motivado ya que te ves acercándote a tus metas mucho más rápido.
4. Utiliza funciones de bloqueo de tiempo en tu calendario
Organice proyectos, planifique cronogramas y visualice el trabajo de su equipo en un calendario flexible que mantiene a todos en la misma página
El bloqueo del tiempo es una técnica básica pero poderosa que puede hacer maravillas con el tiempo asignado a proyectos o tareas específicos. Este hábito que aumenta la productividad consiste en programar periodos de tiempo específicos -ya sean incrementos de una hora o media hora- para tareas concretas. Este técnica de gestión del tiempo cambia por completo las reglas del juego cuando se trata de hacer más en menos tiempo.
He aquí por qué es tan increíble. En primer lugar, el bloqueo del tiempo te ayuda a mantener la concentración. Al dedicar bloques de tiempo específicos a las tareas, es menos probable que problemas para concentrarte en correos electrónicos que le distraen, llamadas telefónicas o esas tentadoras alertas de las redes sociales en su teléfono móvil.
Además, con un plazo establecido, trabajarás de forma más eficiente para completar la tarea en el tiempo asignado. Es como ponerte una pequeña fecha límite para cada tarea, y todos sabemos que las fechas límite nos ponen las pilas, ya se trate de una tarea sencilla o de un gran proyecto.
Realice un seguimiento de las reuniones o eventos actuales, pasados y futuros con la plantilla de bloqueo de horarios de ClickUp
El bloqueo del tiempo también es fantástico para reducir la fatiga por la toma de decisiones. Por eso los equipos confían en Vista del Calendario de ClickUp para implementar el bloqueo de tiempo y programar bloques dedicados a tareas específicas. Además, Plantillas de bloqueo de horario de ClickUp puede integrar su calendario con otras herramientas como Google Calendar o Outlook. Estas plantillas le ayudan a mantener la concentración, minimizar las distracciones y asegurarse de que asigna el tiempo suficiente a cada tarea.
5. Aprovecha el poder de ClickUp AI
Las funciones de IA de ClickUp facilitan a los equipos de marketing la elaboración rápida de documentos importantes como un caso práctico
Digamos que está redactando un artículo dentro del panel de ClickUp y necesita algunas ideas sobre cómo comenzar una introducción, ¡y pronto! Con La inteligencia artificial integrada de ClickUp puedes examinar la larga lista de ideas que genera para ti cuando se lo indicas.
Puede generar borradores, mejorar un borrador existente o realizar una lluvia de ideas para una tarea con la función incorporada. ⏰
La inteligencia artificial es el futuro: es el paso siguiente a la automatización de tareas. Incorporarla a tu panel de ClickUp de gestión del trabajo tiene el potencial de ahorrarte un montón de tiempo una vez que la incorpores a tu flujo de trabajo actual.
Más información Herramientas de gestión de proyectos de IA ? Eche un vistazo a las siguientes alternativas a Copy IA & Herramientas de marketing de IA
6. Divida las tareas en partes más pequeñas con subtareas y listas de control
Cree listas de tareas pendientes claras y multifuncionales para gestionar fácilmente sus ideas y su trabajo desde cualquier lugar, de modo que nunca vuelva a olvidarse de nada
En ClickUp, puede dividir las tareas grandes en subtareas más pequeñas y manejables o crear listas de control dentro de las tareas. Esto le permite realizar un seguimiento del progreso más fácilmente, y es satisfactorio marcar los elementos a medida que los completa.
Además, puedes asignar distintas subtareas a los miembros del equipo, lo que fomenta la colaboración y una distribución eficaz de las tareas. Añade un poco de automatización a la mezcla y no hay forma de saber con qué eficacia puedes realizar las tareas, terminar los proyectos y hacer las actualizaciones necesarias.
7. Priorice su carga de trabajo utilizando Campos personalizados y Prioridades
Encuentre números precisos al instante mediante fórmulas sencillas o avanzadas en Campos personalizados de ClickUp
A veces, le gustaría tener un poco más de control sobre su panel de productividad. Para ello, existe Campos personalizados de ClickUp que le permite añadir información adicional a las tareas o ajustar niveles de prioridad más granulares.
Los Campos personalizados de ClickUp, altamente personalizables, facilitan la creación de fórmulas, el detalle de prioridades, la vista y asignación de tareas, y mucho más. Campos personalizados son ideales para la construcción de grandes paneles cuando se necesita una vista de pájaro de todo, sin necesidad de entrar en la maleza.
Por ejemplo. priorizar tareas utilizando la función Prioridad que le permite asignar tareas con prioridad Urgente, Alta, Normal o Baja. Abordar primero las tareas de alta prioridad le garantiza que está progresando en sus metas más importantes.
8. Limita las distracciones con el Modo Enfoque
Utilice la vista Modo Focus en ClickUp Docs para eliminar las distracciones de la barra lateral y trabajar desde un simple espacio en blanco
El Modo Enfoque de ClickUp le ayuda a mantenerse en la zona minimizando las distracciones mientras trabaja en una tarea específica. Cuando active el Modo Enfoque, se le indicará que ajuste un cronómetro para la duración que desee trabajar sin interrupciones.
El modo ocultará la información innecesaria, lo que le permitirá concentrarse en la tarea que tiene entre manos. Además, puedes integrar ClickUp con bloqueadores de sitios web o utilizar su función integrada de software de control de tiempo a medir su productividad .
Esto es especialmente útil cuando estás tratando de impulsar el contenido escrito, memos, blogs, correos electrónicos, guías, y cualquier otra cosa que necesite ser escrita usando Documentos de ClickUp .
9. Delegue tareas con eficacia gracias a las funciones de colaboración en equipo
Utilice las Pizarras ClickUp para asignar tareas, etiquetar a las personas asignadas y todo lo necesario para poner en marcha su próxima colaboración
Las sólidas funciones de colaboración en equipo de ClickUp facilitan la delegación de tareas y el uso compartido de información con sus compañeros en las vistas de Pizarra. ¿Por qué hacerlo todo usted mismo cuando no tiene que hacerlo?
Asigne tareas a los miembros del equipo en función de su experiencia, añada comentarios a las tareas para aclararlas o utilice la función de chatear para comunicarse sin problemas dentro de la plataforma. Así te ahorras un montón de estar cambiando constantemente de un lado a otro. 🤓
Por no mencionar que es una forma fantástica de mantener la concentración, ya que no tienes que cambiar constantemente de contexto. Al delegar tareas, puedes centrarte en tus tareas más importantes prioridades y gestionar su carga de trabajo de forma más eficaz. Consulta nuestra guía sobre externalización de proyectos
10. Revisa tus hábitos de trabajo con funciones de (elaboración de) informes
Reúna todo su trabajo en una visión general de alto nivel con los cuadros de mando
¿Quién dice que la (elaboración de) informes y los análisis son sólo para la gestión de proyectos y los números? ClickUp's herramientas de productividad permiten la (elaboración de) informes detallados para obtener información valiosa sobre sus hábitos de trabajo.
Utilice funciones como el control de tiempo, la vista Equipo y los gráficos de velocidad para identificar tendencias, detectar cuellos de botella y descubrir áreas de mejora. Lo mejor de todo es que todo esto puede hacerse desde el panel de control, que también es muy personalizable.
Toda su información, (elaboración de) informes, notas y tareas están en un solo lugar. Centralizar todos sus documentos, tareas y recordatorios más importantes no sólo le ahorra tiempo, sino que también le facilita el trabajo.
La revisión periódica de sus informes autoguardados le ayudará a perfeccionar sus estrategias, mantener el rumbo y, en última instancia, trabajar más rápido.
Pendiente de cómo hacer más en menos tiempo
Si integra estos 10 consejos en su rutina diaria y utiliza la potencia de ClickUp, estará en el buen camino para trabajar más rápido y tener más cosas terminadas. La clave está en ser disciplinado y adapta continuamente tus estrategias para optimizar tu flujo de trabajo. Agrupa tareas similares para trabajar por lotes o programa bloques en tu calendario para evitar perder tiempo en tareas sin importancia.
Con las herramientas y la mentalidad adecuadas, notarás mejoras significativas en tu eficiencia, lo que te llevará a un mayor intento correcto en tu vida personal y profesional.
¿Está preparado para aumentar su productividad con ClickUp?