¿Has trabajado alguna vez en un proyecto en el que alguien no recibe la información que necesita para completar una tarea o alcanzar un hito? O peor aún, ¿no sabían que se les había asignado algo?
Tal vez usted haya sido ese alguien alguna vez. Incluso como gestor de proyectos
Es fácil decir que estas situaciones se producen porque los objetivos no están claros, los recursos son limitados o incluso la comunicación es deficiente. Pero estas razones son síntomas de un problema mayor.
Casi 40% de los proyectos fracasan debido a una mala planificación.
Los proyectos complejos con varios equipos implicados pueden ser aún más difíciles.
Los flujos de trabajo son una solución dinámica a este problema. Esta guía le ayudará a aprender todo lo que necesita saber sobre los flujos de trabajo. Explicaremos qué es un flujo de trabajo en la gestión de proyectos, sus ventajas y cinco ejemplos que le ayudarán a crear el suyo propio.
¡A trabajar!
¿Qué es una corriente de trabajo en la gestión de proyectos?
Un flujo de trabajo es una herramienta que permite desglosar grandes bloques de trabajo para hacer avanzar un proyecto.
Es una serie de tareas o actividades relacionadas que deben completarse para alcanzar una meta específica. Los flujos de trabajo también pueden ser sinónimos de los hitos del proyecto o contenerlos, según el proyecto. Cuando se utiliza correctamente, una corriente de trabajo ayuda a los equipos a trabajar de forma interfuncional para organizar, planificar y seguir su progreso en tiempo real.
La idea principal de los flujos de trabajo es que cada equipo implicado en un proyecto sólo tenga que ocuparse de su parte, lo que facilita a los gestores de proyectos la supervisión del progreso.
Como resultado, el proyecto avanza más rápido y sin problemas, con un mínimo de confusión o retraso. Los flujos de trabajo están diseñados para dividir el trabajo en segmentos, lo que permite a los equipos centrarse en las áreas en las que están especializados, aumentando así la eficacia.
Un diagrama de Gantt le ayudará a visualizar qué es un flujo de trabajo. Los proyectos de construcción, por ejemplo, tienen muchas líneas de trabajo dependencias -hitos que deben ser completados antes de seguir adelante.
Ver varios proyectos en un solo gráfico de Gantt en ClickUp
El equipo responsable de obtener el permiso debe realizar su tarea antes de que el proyecto pueda "fluir" hacia el equipo de demolición.
Es fácil confundir los flujos de trabajo con flujos de trabajo . Un flujo de trabajo representa el proceso de un proyecto mapa de procesos (o parte de un proceso), que contiene la secuencia específica de tareas que deben completarse.
Un flujo de trabajo no es la secuencia de tareas, sino el resultado de distintos equipos trabajando juntos en una meta común.
Ventajas de utilizar flujos de trabajo para la gestión de proyectos
Como gestor de proyectos, puede beneficiarse del uso de flujos de trabajo frente a los enfoques tradicionales basados en tareas. Los flujos de trabajo pueden impulsar los proyectos con mayor rapidez y visibilidad de los progresos.
He aquí cuatro ventajas de los flujos de trabajo.
1. Plan organizado
Al dividir un proyecto en flujos de trabajo más pequeños, los gestores de proyectos pueden diseñar un plan claro y organizado para el proyecto. Esto facilita la asignación de tareas y el seguimiento del progreso y garantiza que se aborden todos los aspectos del proyecto.
Lo ideal es crear el flujo de trabajo antes de que empiece el proyecto. Si lo hace, sabrá lo que hay que hacer limitaciones del proyecto a las que te enfrentas.
Ajuste las tareas para que se bloqueen o esperen unas a otras para crear una dependencia en ClickUp
Un enfoque de flujo de trabajo garantiza que un proyecto se completará a tiempo y dentro del presupuesto en cada punto a lo largo del camino, de modo que el ejecución del proyecto nunca está en peligro.
2. Elimina los silos organizativos
Cuando en un proyecto participan varios equipos, es fácil que cada uno de ellos trabaje de forma aislada. Si has tenido esta experiencia, no eres el único.
Los silos en el lugar de trabajo, como se les llama, son habituales. Casi 55% de las empresas indican que tienen equipos aislados.
Los flujos de trabajo luchan contra los silos. Permiten a los miembros del proyecto compartir información rápida y fácilmente entre departamentos u organizaciones. Esto significa que todo el mundo está al día de los últimos avances del proyecto, eliminando los silos.
Flujos de trabajo mejorar la colaboración en equipo proporcionando un marco claro. Los miembros del equipo saben de qué tareas son responsables, pueden visualizar a través de la derecha herramientas de comunicación y pueden trabajar juntos para completar tareas relacionadas con su flujo de trabajo específico.
3. Permite identificar fácilmente áreas de mejora
El seguimiento de métricas específicas relacionadas con cada componente del proyecto es vital para el intento correcto del mismo. Los flujos de trabajo también ayudan en este sentido. Analizando estas métricas en cada flujo de trabajo, los gestores de proyectos pueden identificar las áreas en las que el rendimiento es bajo y tomar pasos para mejorarlas.
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Programe múltiples proyectos, gestione dependencias y priorice todo en su sistema personalizado cronograma del proyecto con la vista de (diagrama de) Gantt
Supongamos que un flujo de trabajo se retrasa constantemente o experimenta un problema de calidad. Esta es una oportunidad para que usted, como jefe de proyecto, pueda realizar un análisis de la causa raíz para encontrar el problema subyacente e identificar soluciones objetivas ahora y no cuando sea demasiado tarde.
4. Agiliza los flujos de trabajo y los procesos
Una vez que las áreas de mejora continua se identifican, los flujos de trabajo pueden optimizar los flujos de trabajo y los procesos estandarizándolos en todo el proyecto, lo que genera una eficiencia aún mayor. Esto evita que los miembros del equipo dupliquen sus esfuerzos o perder el tiempo investigando cómo debe completarse una tarea.
Cree recetas de automatización personalizadas o predefinidas para automatizar el trabajo rutinario y simplificar su complejo flujo de trabajo
Los flujos de trabajo pueden ajustarse para aplicar la automatización siempre que sea posible, reduciendo la necesidad de intervención manual. La automatización puede ayudar a reducir errores, mejorar la eficacia y liberar a miembros del equipo para que se centren en tareas más estratégicas.
5 Ejemplos de flujos de trabajo de gestión de proyectos
Cuando piensa en la gestión de proyectos, probablemente le venga a la mente la construcción de rascacielos y el diseño de software. Pero cualquier cosa que tenga un principio, un medio y un final es un proyecto.
Sea cual sea el proyecto en el que estés trabajando, los flujos de trabajo pueden ayudarte.
Vamos a compartir cinco ejemplos de flujos de trabajo de gestión de proyectos. Al leerlos, es importante recordar que la mayoría de los proyectos rara vez, o nunca, son perfectamente lineales.
En todos los proyectos se producen cambios que escapan a tu control, como que un miembro clave se ponga enfermo, que un alcance del proyecto o una reducción del presupuesto. Los cronogramas y los procesos pueden descontrolarse. Por eso hay que crear flujos de trabajo. Estos cinco ejemplos deberían ponerte las pilas.
1. Planificar un evento
La planificación de eventos puede ser uno de los formularios más sencillos de gestión de proyectos. Pero simple no significa insignificante. La planificación de un evento es un industria de $5.600 millones .
Estas son las líneas de trabajo clave para planificar casi cualquier tipo de evento.
- Definir la finalidad, el público objetivo y las metas del evento
- Determinar los costes de todos los aspectos del evento (lugar, catering, entretenimiento, etc.)
- Buscar y seleccionar un lugar adecuado para el evento
- Contratar proveedores de catering y otros servicios necesarios
- Diseñar el material del evento (invitaciones, carteles, folletos, pancartas, etc.)
- Promocionar el evento entre el público. (Añadir un código QR en la entrada de su establecimiento, marketing por correo electrónico, grupos en las redes sociales, utilización de folletos y pancartas de nuevo diseño, etc.)
- Ejecutar y gestionar el evento con éxito
Puede que esto no sea todo lo que tienes que hacer. Pero estos flujos de trabajo son los grandes bloques de resultados que deben lograrse para que un proyecto tenga éxito.
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2. Crear una app para móvil
En desarrollo de apps requiere unos cuantos pasos complejos. Estas son las fases de trabajo que se suelen dar en un proyecto de app para móviles:
- Determinar el propósito de la app
- Reunir los requisitos técnicos
- Crear un esquema de navegación y contenido
- Diseñar la interfaz de usuario y la interfaz de usuario
- Iniciar el desarrollo
- Realizar pruebas unitarias y de integración
- Preparar el despliegue
ClickUp es ideal para gestión ágil de proyectos y sus Pizarras digitales son una poderosa herramienta para correlacionar proyectos complejos como la construcción de una app o sitio web. Puedes utilizarla para crear cualquier tipo de lienzo. Como notas adhesivas:
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O un diagrama de flujo de dependencia:
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3. Despliegue de marca
En proceso de cambio de marca requiere una cuidadosa planificación, ejecución y comunicación entre los equipos de marketing, recursos humanos y dirección ejecutiva. Algunas líneas de trabajo clave son:
- Realizar estudios de marca y de mercado
- Desarrollar una estrategia de marca
- Crear activos de marca
- Desarrollar directrices de marca
- Aplicar la nueva estrategia de marca
En una pequeña empresa, la marca departamento de marketing puede tener sólo uno o dos empleados trabajando en muchos de estos flujos. Una empresa más grande puede tener un equipo de investigación y desarrollo un equipo de diseño gráfico, un equipo de marketing, un equipo de redes sociales, etc., todos trabajando juntos en este proyecto.
**CONSEJO PROFESIONAL Utilice software de gestión de marca para ayudarle a planificar, hacer un seguimiento y gestionar todo lo que necesita para lanzar y mantener una marca de éxito. También puede beneficiarse de plantillas de gestión de marca para acceder a un marco sólido que le ayudará a mantener la coherencia y el buen funcionamiento de los procesos.
4. Campaña de retención de empleados
El departamento de recursos humanos suele considerarse "operaciones" y se ve como algo totalmente separado de la gestión de proyectos. Eso suele ser cierto.
A menos que una campaña de RR.HH. tenga un principio, un nudo y un desenlace. Entonces es un proyecto.
Estos son los flujos de trabajo importantes para una campaña de retención de RR.HH.
- Investigar la satisfacción de los empleados yestrategias de compromiso de los empleados* Determinar la estrategia de retención
- Establecer métricas de retención
- Desarrollar un plan de implantación
- Ejecutar y gestionar el plan
- Seguimiento con encuestas periódicas y revisiones del rendimiento
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5. Planificación estratégica a largo plazo
Nuestro último ejemplo es otro tipo de proyecto "fuera de la caja". Planificación estratégica a largo plazo no es un proyecto en el sentido de que genere un producto tangible.
Es un proyecto para la dirección de toda la organización, por lo que cualquier otro proyecto tiene sentido en el contexto organizativo.
Los flujos de trabajo para la planificación estratégica podrían incluir:
- Realizar un análisis de la situación (puntos fuertes, puntos débiles, oportunidades, amenazas)
- Definir la visión de la empresa
- Definir la misión de la empresa
- Establecer las metas de la organización
- Determinar las necesidades de recursos
- EstablecerKPI y métricas de rendimiento Desarrollar unplan de aplicación Supervisar y ajustar el plan estratégico
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Cómo crear su propio flujo de trabajo
En esta sección se enumeran los pasos básicos para crear un flujo de trabajo que funcione. En el ejemplo 2, se hace hincapié en las funciones de ClickUp que podrían utilizarse para crear flujos de trabajo.
1. Identifique los equipos y las personas implicadas
La creación de flujos de trabajo del proyecto requiere un esfuerzo de colaboración de varios equipos y personas, cada uno con sus roles y responsabilidades específicos. Su primer paso es saber exactamente qué equipos y, en concreto, qué personas formarán parte de cada flujo de trabajo.
He aquí cuatro grandes grupos de equipos a tener en cuenta, aunque varían según el sector.
- Grupos de trabajo: Son los equipos independientes responsables de completar el trabajo real del proyecto (diseñadores, desarrolladores, probadores de productos, etc.)
- Analistas: Este es el equipo responsable derecopilar y analizar los requisitos del proyecto y comunicarlos al equipo del proyecto
- Líderes técnicos: Este es el equipo responsable de proporcionar dirección técnica y orientación al equipo del proyecto.
- Control de calidad: Realizan actividades de prueba y verificación para identificar defectos y garantizar que el proyecto cumple los criterios de aceptación definidos.
Una vez que llegue al paso de visualización, querrá asegurarse de que estos equipos y personas están identificados en cada flujo.
2. Elija su herramienta de comunicación
Los flujos de trabajo están diseñados para mejorar el esfuerzo interfuncional. Pero gestionar varios equipos y trabajadores remotos o híbridos puede dificultarlo. Su comunicación sólo será tan buena como la herramienta que utilice.
Para combatir este problema, lo mejor es utilizar herramientas de gestión de proyectos con comunicación asíncrona funciones que permiten colaborar simultáneamente y garantizar que todo el mundo trabaja con la versión más actualizada del proyecto.
En última instancia, la herramienta adecuada para tus proyectos dependerá de las necesidades específicas del proyecto y del equipo. Es importante tener en cuenta las funciones, características y facilidad de uso de cada herramienta antes de tomar una decisión.
3. Visualiza tu cronograma
La vista de cronograma de ClickUp ofrece una vista de pájaro de sus recursos y tareas
Antes de lanzarse a crear un gráfico, empiece por hacer una lista de los hitos importantes representados o contenidos en cada flujo de trabajo. No es necesario que sea muy detallado: recuerde que para eso está su flujo de trabajo.
Cada flujo de trabajo debe tener su propia línea de tiempo, y la duración de cada una dependerá del tiempo que le lleve.
El marco temporal de este proyecto también debería estar representado por una línea horizontal en la parte superior del gráfico.
Algunos flujos de trabajo pueden tener dependencias. Identifícalas y asegúrate de que están representadas en el gráfico. Ahora ya puede crear un cronograma para el flujo de trabajo. Sólo tiene que elegir la herramienta adecuada. ClickUp tiene todo lo que necesita en un solo lugar para ayudarle a visualizar su cronograma.
4. Establezca roles y reglas para el equipo del proyecto
Todas las personas implicadas en el proyecto deben comprender el objetivo de cada flujo y poner de su parte para lograr ese hito. Empiece por asignar roles y responsabilidades específicos a cada miembro del equipo en relación con su flujo de trabajo concreto.
Roles RACI en la vista de pizarra de ClickUp via Alladdine Djaidani
Esto ayudará a garantizar que todos sepan de qué son responsables y qué se espera de ellos. A continuación, concéntrese en estos tres problemas:
- Establecer plazos para cada flujo de trabajo a fin de mantener el rumbo
- Establecer canales de comunicación regulares para mantener a todos informados del progreso del proyecto
- Establecer procedimientos claros para la toma de decisiones, la resolución de conflictos y el planteamiento de problemas, a fin de reducir la posibilidad de que un problema haga descarrilar el proyecto
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5. Automatización donde pueda
Hemos señalado que los flujos de trabajo pueden incorporar la automatización cuando sea necesario. Pregúntese qué puede automatizarse y qué debe terminar un humano.
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también le ayudan a ampliar o reducir su empresa a medida que cambian sus necesidades por mucho menos que el coste de un empleado.
Utilice recetas de automatización predefinidas o personalícelas en función de sus necesidades, para que su equipo pueda centrarse en lo que más importa
6. Evalúe y perfeccione
Esta es la parte en la que entra el trabajo duro. Supervise periódicamente su flujo de trabajo para asegurarse de que progresa hacia sus indicadores clave de rendimiento. Concéntrese en el cronograma del proyecto, el presupuesto, la calidad y la satisfacción de las partes interesadas.
A continuación, como gestor del proyecto, deberá realizar los ajustes necesarios para mantener el flujo de trabajo por el buen camino.
Utilice herramientas de gestión de proyectos para conquistar grandes proyectos
Los proyectos pueden complicarse. No importa a qué sector pertenezca o en qué proyecto esté trabajando. Si tiene plazos o varios equipos implicados, planifique bien para evitar convertirse en una estadística de proyectos.
Ahí es donde entran en juego los flujos de trabajo. Esta guía te ha acercado a la mejora de la comunicación y la productividad, a perfeccionar tus flujos de trabajo y a potenciar la colaboración. Ahora es el momento de ponerlo en práctica.
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es una consultora SEO que ayuda a las marcas a aumentar su tráfico orgánico mediante la creación y distribución de contenidos. Es colaboradora citada en varias publicaciones en línea, como Business Insider, Fox Business, Yahoo Finanzas y el Huffington Post._
también es propietaria de CollectingCents, un blog de finanzas personales que creó desde cero. Puede ponerse en contacto con ella en freya@collectingcents.com_