Estás gestionando un proyecto crucial y, de repente, uno de tus miembros más veteranos decide dimitir. ¿Qué harías en esta situación? ¿Cómo afrontarías el riesgo inminente de perder conocimientos técnicos vitales?
Sin un plan sistemático de transferencia de conocimientos, la marcha de su colega provocaría importantes contratiempos. La transferencia de conocimientos, o el uso compartido de los mismos, es fundamental para garantizar la continuidad de las operaciones, ya sea transfiriendo la experiencia de los miembros clave del equipo a los compañeros o a los nuevos reclutas.
Las organizaciones que hacen hincapié en la transferencia de conocimientos son 4.5 veces más probabilidades de tener empleados muy comprometidos. Además, la transferencia eficaz de conocimientos se asocia con un notable aumento del 25% de productividad y una reducción sustancial del 35% en la rotación de personal.
Hay que invertir en la transferencia de conocimientos para garantizar un crecimiento saludable de la empresa.
¿Cómo se ajusta un buen sistema de transferencia de conocimientos? Siga leyendo para descubrirlo.
¿Qué es la transferencia de conocimientos? Transferencia de conocimientos (KT) se refiere al uso compartido o la difusión de conocimientos, competencias, habilidades, información o experiencias de una persona, equipo, departamento u organización a otra.
Se trata de transmitir conocimientos valiosos y buenas prácticas, lecciones aprendidas o conocimientos técnicos para ayudar a otros a aprender y utilizar esos conocimientos en situaciones relacionadas con el trabajo.
La transferencia de conocimientos se produce de diferentes maneras: mediante sesiones de formación, tutoría, documentación, colaboración o herramientas tecnológicas.
¿Qué se consigue con la transferencia de conocimientos?
Considere la riqueza de conocimientos dentro de su organización y, lo que es más importante, contemple en qué medida se difunden estos conocimientos.
A menudo, los conocimientos críticos no se transmiten ni se conservan dentro de su organización debido a la falta de una gestión adecuada de la transferencia de conocimientos.
La meta principal de la transferencia de conocimientos es evitar que ocurra esta tragedia. Imagínese cómo podría impulsar el progreso y la eficiencia utilizando la gestión interna del conocimiento.
Al fomentar un entorno de conocimientos y experiencias compartidos, los miembros de su equipo sabrán lo que funciona, evitarán errores y tomarán mejores decisiones para mejorar el rendimiento, la productividad y sus resultados.
Transferencia de conocimientos formal e informal
La transferencia de conocimientos implica la difusión de conocimientos dentro de una organización de algún modo, figura o forma. La diferencia entre que sea formal o informal surge de la metodología utilizada y de cómo se produce esta transferencia.
No es tan complicado como parece. Abordémoslas una a una:
Transferencia formal de conocimientos
La transferencia formal de conocimientos se ocupa de los conocimientos explícitos. Este tipo de conocimiento es directo y fácil de documentar.
Entre los conocimientos explícitos se incluyen los procedimientos operativos estándar (POE), los informes de marketing, las guías prácticas y los manuales de instrucciones documentación de incorporación . Cuando transmitimos estos "manuales de instrucciones" escritos o verbales de un grupo a otro, se habla de transferencia formal de conocimientos (TCC).
Por ejemplo, el uso compartido de los informes de mercado del año pasado ayuda a los nuevos empleados a comprender las estrategias de éxito de las campañas de ventas.
Transferencia informal de conocimientos
El proceso de transferencia informal de conocimientos se centra en la difusión del conocimiento tácito. Este conocimiento procede de experiencias vitales, tanto personales como profesionales. Es subjetivo y no se puede escribir ni documentar fácilmente.
Abarca consejos sobre cosas abstractas como la estética, el liderazgo, las nuevas ideas o los trucos que has descubierto en el lugar de trabajo. Acabas de incorporarte a la oficina de una nueva empresa y necesitas ayuda con un nuevo programa informático. En lugar de esperar a una sesión de formación formal, un compañero con más experiencia te ayuda en tu mesa con consejos y trucos que ha aprendido en el trabajo: eso es KT informal.
Espero que ahora haya entendido la diferencia entre ambos. Resumamos toda esta información con un rápido vistazo a esta tabla:
Casos de uso de la transferencia de conocimientos
He aquí algunos casos de uso cotidiano de la transferencia de conocimientos que le ayudarán a entenderla mejor:
Caso de uso nº 1: Incorporación de empleados
Un sistema de transferencia de conocimientos es la guía definitiva para los nuevos empleados. El proceso de incorporación abarca las políticas y procedimientos de la empresa y va más allá para ofrecer información privilegiada y la oportunidad de aprender de profesionales experimentados.
Los nuevos empleados entienden la cultura de la empresa y comprenden las metas generales.
La transferencia de conocimientos ayuda a los recién llegados a participar en sesiones de orientación, programas de tutoría y talleres interactivos impartidos por profesionales experimentados, que ofrecen una visión real de sus roles y fomentan una cultura de colaboración. Los eventos y reuniones en toda la empresa crean un entorno integrador.
Caso práctico nº 2: Planificación de la sucesión
La transferencia de conocimientos es fundamental para la sucesión. Antes de la jubilación de un miembro clave, hay que poner en marcha un plan de sucesión que ayude a transmitir sus conocimientos a los demás. Gracias a este proceso, su empresa conserva conocimientos institucionales cruciales.
Un plan de sucesión eficaz implica transmitir los conocimientos necesarios antes de que los miembros clave del equipo se jubilen, asciendan o cambien de trabajo por diversas razones. Los programas de tutoría permiten un uso compartido personalizado de los conocimientos explícitos y tácitos, mientras que la documentación y los repositorios de conocimientos recogen los conocimientos explícitos para que todo el mundo pueda acceder a ellos rápidamente.
La realización de entrevistas de salida permite a los miembros que abandonan la organización compartir valiosas experiencias y puntos de vista, contribuyendo a un proceso de transferencia de conocimientos sin fisuras.
Caso práctico nº 3: Transferencia de conocimientos entre departamentos
Cuando los equipos comparten conocimientos, rompen las barreras entre departamentos, impulsan la colaboración y mejoran la toma de decisiones en la organización.
Considere la posibilidad de ajustar equipos en los que miembros de distintos departamentos trabajen juntos en proyectos. Es una forma estupenda de compartir perspectivas y conocimientos diversos. El uso de plataformas digitales o herramientas de comunicación ayuda a que la información fluya sin problemas, garantizando que los conocimientos no se aíslen en departamentos específicos.
Los equipos aprenden unos de otros cuando asisten regularmente a talleres o sesiones de formación. Esto facilita la toma de decisiones y ayuda a crear mejores productos, servicios o procesos.
Caso práctico nº 4: Fusiones y adquisiciones
Cuando se produce una fusión o adquisición, la transferencia de conocimientos resulta crucial. Garantiza que los empleados disponen de la información y los conocimientos necesarios para continuar su trabajo sin problemas en la nueva configuración.
Ajusta programas de incorporación exhaustivos que den a los nuevos empleados la primicia sobre la cultura, las políticas y los procedimientos de la nueva empresa.
Organizar sesiones de intercambio de conocimientos en las que los empleados de ambas empresas intercambien buenas prácticas y experiencia crea un ambiente de colaboración entre los nuevos equipos. El uso de plataformas digitales para documentos y materiales de formación también ayuda a transferir información crucial sin problemas.
Beneficios de una transferencia de conocimientos eficaz
La transferencia de conocimientos beneficia a las organizaciones de varias maneras:
- Mantiene y mejora las habilidades y conocimientos críticos dentro de su equipo
- Impulsa la innovación compartiendo ideas y buenas prácticas
- Fomenta la colaboración y la cultura del aprendizaje
- Mejora la eficiencia al reducir los errores
- Crea una plantilla más adaptable, mejor preparada para afrontar los retos y fomentar el crecimiento sostenible
Veamos con más detalle las ventajas de la transferencia eficaz de conocimientos:
Beneficio 1: KT mejora las habilidades de su equipo
La transferencia de conocimientos permite a los expertos de sus equipos compartir sus conocimientos con otros miembros del equipo. El resultado es un equipo que progresa paralelamente y se comunica en igualdad de condiciones.
En un equipo de tecnología, los desarrolladores experimentados suelen compartir su experiencia en código y sus conocimientos durante las sesiones de uso compartido de conocimientos. Este aprendizaje colectivo ayuda a todo el equipo a avanzar conjuntamente, fomentando un conjunto de habilidades compartidas y garantizando la igualdad de comunicación entre los miembros.
Beneficio #2: Inculca una cultura de uso compartido de conocimientos
La creación de un proceso de transferencia de conocimientos promueve una cultura de uso compartido de la información, lo que conduce a un aumento de la innovación, la eficacia y una mejor gestión. Pensemos en un lugar de trabajo en el que el proceso de transferencia de conocimientos está arraigado en su cultura.
Los miembros del equipo comparten entre sí de forma rutinaria su experiencia, sus conocimientos y las lecciones aprendidas.
Este entorno de intercambio colectivo de conocimientos estimula la innovación, ya que los empleados aprovechan las diversas experiencias, y mejora la eficiencia al evitar reinventar la rueda.
Beneficio #3: KT ayuda a retener los conocimientos de los empleados que se jubilan
Perder a un miembro clave del equipo por cualquier motivo -jubilación, cambio de trabajo o de rol- puede alterar significativamente su flujo de trabajo. Mantenga la fluidez creando una sólida base de conocimientos con la ayuda de los miembros experimentados de su equipo.
Cuando se marcha un miembro clave, una sólida base de conocimientos creada por miembros experimentados del equipo ayuda a mantener el dinamismo del equipo. El miembro que se marcha comparte información esencial y documenta los procesos clave, lo que facilita la incorporación de los nuevos miembros del equipo para que las cosas sigan funcionando sin problemas.
Beneficio #4: Fomenta la generación colectiva de ideas
Cuando todos los empleados tienen acceso a información y datos relevantes, pueden tomar mejores decisiones y formular un plan eficaz de transferencia de conocimientos.
Cuando su equipo puede acceder fácilmente a los datos disponibles, aprovecha los conocimientos compartidos y toma decisiones con conocimiento de causa, contribuyendo así al intento correcto de su proyecto.
Beneficio #5: KT reduce el tiempo de formación y transición
Disponer de documentación escrita de sus procesos reduce el tiempo de formación significativamente. Los nuevos empleados reciben una formación más rápida y eficaz que si empezaran desde cero.
Con una sólida base de conocimientos, la adaptación a nuevos roles no supone ningún esfuerzo para sus empleados. Una base sólida alimenta su entusiasmo por los nuevos retos y protege a su organización del impacto de las transiciones difíciles.
Barreras del conocimiento
Algunos obstáculos o retos impiden el flujo fluido o la transferencia de conocimientos de su organización. Comprender estos obstáculos y cómo afrontarlos le ayudará a mejorar sus procesos de KT. Estas barreras pueden incluir:
1. Falta de documentación adecuada:
Garantizar que los conocimientos se transmiten sin problemas en la empresa puede ser un reto cuando la documentación sólida es insuficiente. Podría estar perdiéndose información crítica porque la comunicación y los registros escritos no lo cubren todo por completo o aún no se han actualizado.
Las limitaciones de tiempo suelen dificultar la documentación exhaustiva de todo. La transferencia de conocimientos tácitos plantea un reto: es como intentar explicar algo profundamente arraigado que resulta difícil de articular.
2. Obstáculos socioculturales:
Las diferencias en las normas culturales, las barreras lingüísticas, los estilos de comunicación y las estructuras sociales dificultan el uso compartido y la comprensión de la información.
Además, cuando las personas tienen valores o creencias diferentes, esto afecta a su forma de ver la información, provocando malentendidos o haciéndoles dudar a la hora de aceptar nuevos conocimientos.
Hay que fomentar un ambiente integrador, ser consciente de las distintas culturas, mantener abierta la comunicación y colmar las lagunas de comprensión para hacer frente a las barreras socioculturales. Esto ayuda a equipos o individuos diversos a compartir conocimientos de forma más eficaz.
3. Ambigüedad de rol:
Cuando los roles no están claros en una organización, la transferencia de conocimientos se ve afectada de varias maneras. No saber quién debe compartir o recibir un determinado conocimiento supone un reto, y la gente vacila a la hora de compartir cuando no está segura de los límites de su rol.
Además, cuando los roles no están claros, no hay transparencia sobre quién sabe qué, lo que dificulta la búsqueda de orientación. Esta falta de claridad dificulta el trabajo en equipo y bloquea el uso compartido de la información.
Esto es lo que le ayudará: asegúrese de que su organización establece descripciones claras de los roles, delimita las responsabilidades y fomenta una buena comunicación.
Cómo crear un proceso de transferencia de conocimientos
Crear un proceso eficaz de transferencia de conocimientos requiere tiempo, confirmación y esfuerzo. Aunque no existe un enfoque único para todos los procesos de transferencia de conocimientos, he aquí un desglose general de los pasos necesarios para establecer un proceso de transferencia de conocimientos eficaz:
Paso 1: Recopilar información para el proceso de KT
Recopilar conocimientos de empleados con conocimientos o utilizar una base de conocimientos estable utilizando Herramientas de software wiki para recopilar las aportaciones de los expertos. Considere la posibilidad de utilizar una herramienta digital completa como ClickUp. Documentos de ClickUp le permite documentar la base de conocimientos y los pasos para ponerla en práctica, lo que facilita la gestión de la transferencia de conocimientos.
Utilice ClickUp Docs para gestionar documentos importantes y fomentar la colaboración en equipo
Introduzca información como programas de formación, guías prácticas y wikis de conocimientos a los que puedan acceder todos los miembros del equipo.
Paso 2: Organice su información
Ahora que tiene toda la información que desea utilizar, es el momento de organizar estos conocimientos para mayor claridad. Ordena los datos y muestra cómo se relacionan los documentos para un acceso rápido y una comprensión cohesionada.
/ref/ https://clickup.com/hierarchy-guide Jerarquía de proyectos de ClickUp /%href/
proporciona una vista holística organizando la información con etiquetas y campos personalizables. Seleccione la vista que prefiera: Vistas de espacios, carpetas, listas, tareas o subtareas anidadas.
Organice cualquier cosa con la jerarquía de proyectos de ClickUp.
Utilice sistemas fiables de gestión del conocimiento compatibles con software de base de conocimientos para organizar la información con palabras clave, etiquetas y rótulos.
Paso 3: Elija su método de difusión
Utilice la plantilla Plantilla del plan de comunicación ClickUp para crear una hoja de ruta de procesos para una comunicación fluida entre el equipo y el cliente
La difusión se refiere a la divulgación o distribución de conocimientos a otras personas, utilizando diversas formas de distribuirlos:
Método 1: tutoría
La tutoría es una forma eficaz de gestionar y transferir el conocimiento tácito, sobre todo cuando se trata de transmitir conceptos o ideas abstractas.
Los mentores o expertos transmiten sus experiencias cruciales del mundo real a los empleados nuevos o menos experimentados de una empresa. El conocimiento tácito es difícil de incluir en un plan de transferencia de conocimientos, y la tutoría desempeña un rol crucial en la organización eficaz de esta transferencia.
Un desarrollador con experiencia, por ejemplo, podría tutelar a un colega más joven, asegurando la transferencia no sólo de habilidades de código, sino también de conocimiento tácito matizado. El mentor comparte consejos para solucionar problemas y encontrar el equilibrio adecuado entre eficacia y facilidad de mantenimiento.
Esta tutoría va más allá de las prácticas explícitas, añadiendo valiosos conceptos y principios abstractos al plan de transferencia de conocimientos de la organización.
Método 2: Modelado
El modelado consiste en que un experto o un equipo demuestre prácticamente una idea a los miembros del equipo y les pida que la reproduzcan.
Este plan de transferencia de conocimientos permite compartir tanto el conocimiento tácito como el explícito.
Por ejemplo, un gestor de proyectos veterano puede emplear el modelado para la transferencia de conocimientos. En las reuniones de equipo, el director muestra ejemplos reales de comunicación y colaboración eficaces en un proyecto, animando al equipo a seguir su ejemplo.
Este método enseña técnicas explícitas de gestión de proyectos y conocimientos tácitos sobre el trabajo en equipo eficaz, promoviendo una cultura en la que los miembros del equipo comparten un entendimiento común y las mejores prácticas.
Método 3: Seguimiento del trabajo
El seguimiento del trabajo consiste en observar cómo trabajan los profesionales para comprender mejor un rol. Se trata de una experiencia práctica que da vida a un puesto de trabajo y que a menudo eligen estudiantes y licenciados que buscan una carrera profesional. Es una forma fácil de transferir conocimientos, a veces incluso sin un plan formal.
Por ejemplo, un recién licenciado con ganas de explorar el marketing puede elegir trabajar como observador de ejecutivos en el departamento de marketing de la empresa.
A lo largo de la semana, el graduado observa a los profesionales, asiste a reuniones y adquiere experiencia práctica en la planificación de campañas. Esta experiencia práctica hace que el trabajo sea real y ayuda a compartir conocimientos, aportando valiosas ideas y comprensión con un punto de vista práctico.
Método 4: Técnicas de colaboración
Los equipos creativos tienden a fragmentarse. En la gestión del conocimiento, es crucial centrarse en marcos que mejoren la colaboración dentro de su equipo creativo.
Aprovecha apps como ClickUp para transferir conocimientos, sobre todo cuando la distancia sea un problema. Utiliza herramientas inteligentes para crear un proceso eficaz de transferencia de conocimientos.
El panel compartido y dinámico de ClickUp te ayuda a ti y a tu equipo a estar al día de los últimos avances y a compartir conocimientos de forma eficaz.
Paso 4: Mida su intento correcto
Esta plantilla es la compañera ideal para una colaboración en equipo y una gestión del conocimiento eficaces
El intento correcto de transferir conocimientos significa adoptar y aplicar eficazmente los conocimientos transferidos, lo que se traduce en una mejora del rendimiento, la innovación y la resolución de problemas.
Utilice ClickUp AI para generar automáticamente informes exhaustivos y analizar los datos con el fin de recopilar información para futuras iniciativas de transferencia de conocimientos.
Introduzca su informe de mercado en el software y los datos sin procesar se convertirán automáticamente en un informe exhaustivo. La IA lo utiliza para ofrecerle información basada en datos, identificar los puntos débiles y ayudarle a reorganizar las operaciones de su empresa.
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La transferencia de conocimientos es crucial para mantener a su equipo motivado, capacitado y adaptable. ClickUp facilita su proceso KT con sus funciones de documentación y gestión.
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Además, le permite colaborar en tiempo real con su equipo ayudándole a realizar ediciones conjuntamente. Mencione a los miembros del equipo en los comentarios, delegue tareas asignando elementos de acción y transforme el texto en tareas rastreables para gestionar y hacer un seguimiento eficaz de sus ideas.
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