Una organización con políticas y procedimientos claros fomenta una cultura positiva. Todo el mundo conoce la visión y los valores de la empresa, que configuran la conducta de los empleados.
Los procedimientos documentados incluyen una lista de lo que está permitido y lo que está prohibido. Un manual de políticas y procedimientos bien redactado ayuda a su empresa a cumplir los requisitos legales y normativos. Proporciona instrucciones de trabajo a empleados y directivos para obtener los mejores resultados para todas las partes interesadas.
Sin embargo, la redacción de procedimientos y políticas es compleja. Si eres nuevo en la redacción del manual de procedimientos, es lógico que necesites ayuda para comunicar tus ideas y aclarar tus estrategia operativa .
En esta completa guía, compartimos instrucciones paso a paso para redactar procedimientos, plantillas que le ayudarán a acelerar el proceso y consejos y buenas prácticas para redactar procedimientos.
¿Qué significa Procedimientos escritos?
Los procedimientos combinan pasos, directrices y recursos en línea que le ayudan a realizar una tarea. Los procedimientos bien escritos son una serie de pasos rutinarios, con el orden en que deben seguirse.
Incluyen la visión del grupo de liderazgo y equipan a su personal para cumplir sus metas estratégicas, crear normas de rendimiento e identificar áreas de mejora.
Comprender la importancia de redactar procedimientos
Las políticas eliminan las incertidumbres a la hora de completar tareas rutinarias, garantizando que las personas realicen las tareas adecuadas correctamente. Esto, a su vez, ayuda a la empresa a mejorar la eficiencia y a cumplir la normativa.
Aunque ningún procedimiento puede garantizar un rendimiento óptimo, estandarizan las buenas prácticas en todos los equipos y mejoran la calidad de los resultados.
Eficacia y productividad
¿Le ha pasado alguna vez? Ha pasado horas completando una tarea a la perfección, sólo para descubrir que su compañero de equipo ya lo había hecho en el pasado y que había una forma más fácil.
Aquí es donde los procedimientos resultan útiles. No sólo evitan la duplicación y regulan la gestión colaborativa de tareas, sino que los procedimientos redactados con eficacia agilizan los flujos de trabajo y permiten a su equipo ser más productivo.
Claridad y coherencia
Los procedimientos escritos aclaran las expectativas de los empleados y minimizan los errores. Su meta al redactar procedimientos debe ser detallar de forma sencilla y coherente cómo se llevan a cabo tareas específicas en toda la organización o en toda la empresa estandarizar procesos .
Formación e incorporación
Sus nuevos empleados o miembros del equipo pueden consultar todos sus procedimientos relacionados con un proceso o producto. Esto acorta su curva de aprendizaje y reduce su dependencia de los compañeros de equipo. Los procedimientos también actúan como un valioso recurso de transferencia de conocimientos, fácilmente accesible siempre que alguien no esté seguro de cómo completar una tarea.
Mitigación de riesgos y cumplimiento
Los procedimientos pueden ayudarle a identificar y gestionar los riesgos potenciales al describir las buenas prácticas y las medidas de seguridad. Todas las industrias están sujetas a leyes y normativas específicas de cada país; los procedimientos garantizan que las organizaciones cumplan estas normativas y las leyes locales.
Por ejemplo, un fabricante de patatas fritas puede enfrentarse a repercusiones legales y normativas si no se enumeran los ingredientes del contenido, indicando los alérgenos, si los hay. Implantar un procedimiento estanco que cumpla la normativa puede garantizar que no se produzcan esos fallos al envasar y etiquetar los productos.
Mejora continua
Actualice periódicamente los procedimientos escritos para asegurarse de que los procesos organizativos evolucionan en consonancia con las necesidades cambiantes de la empresa.
Por ejemplo, durante la pandemia, las empresas de todo el mundo tuvieron que adaptarse a la nueva norma del trabajo a distancia, lo que hizo necesario actualizar sus políticas y procedimientos para compatibilizar el trabajo de sus empleados en un ajuste digital e híbrido.
Rendición de cuentas y responsabilidad
Los procedimientos definen los roles y responsabilidades de los empleados, definiendo la rendición de cuentas y la propiedad.
Por ejemplo, cuando se solicita un reembolso, se presenta la solicitud junto con los documentos de compatibilidad a través de un portal, el gestor la aprueba y, por último, el departamento de cuentas reembolsa el importe.
Así se garantiza que estos procesos se apliquen sin problemas, identificando las discrepancias y rastreándolas hasta el empleado adecuado para que puedan abordarse con eficacia.
Satisfacción del cliente
Imagine que dirige un equipo de atención al cliente que gestiona diariamente numerosos problemas y consultas de clientes. Si su equipo pudiera acceder a una guía de procedimientos que estandarizara el proceso de resolución de problemas y consultas de los clientes de forma rápida y eficaz, se aceleraría la velocidad a la que su equipo resuelve las consultas y problemas de compatibilidad habituales.
Facilidad de acceso
Demasiados manuales y notas sueltas en su organización darían como resultado una sobrecarga de información. Los usuarios pierden el seguimiento de los recursos relevantes o pierden el tiempo buscándolos cuando necesitan tomar decisiones informadas.
Un sistema en línea actualizado que dé acceso a los usuarios y les permita actualizar los pasos del procedimiento es una gran opción para las organizaciones de rápido crecimiento en las que las políticas y los procedimientos no dejan de evolucionar.
Cómo redactar procedimientos
Definir el alcance y las metas del procedimiento
El primer paso para redactar un procedimiento es definir las metas: ¿en qué proceso o tarea específica desea centrarse? ¿Quién utilizará este documento de procedimiento?
Haga una lista de entregables, bloqueos, contexto y limitaciones al redactar el procedimiento.
Alineación con los procesos de la empresa
Todo procedimiento que redacte debe alinearse con los valores de su empresa y contribuir a su perfecta integración en el marco organizativo. Involucre a las partes interesadas clave en el procedimiento, redactando la guía paso a paso del proceso para garantizar que el documento se alinea eficazmente con los procesos generales de la empresa.
Selección del proceso empresarial adecuado
Si va a redactar varios procedimientos, empiece poco a poco. Dar prioridad a tareas más pequeñas puede ayudarle a comprender los matices de varios procesos internos y facilitarle la redacción de procedimientos eficaces.
Crear estructuras de procedimientos y normas de control de versiones
Cree una estructura estándar que simplifique el proceso de redacción de procedimientos. Puede crear una plantilla de procedimientos personalizada o utilizar plantillas públicas para mantener la coherencia, lo que ayudará a los usuarios a navegar rápidamente por los distintos documentos.
Cuando crees procedimientos, asegúrate de que tu portal de documentación tiene control de versiones. Esto permite a todas las partes interesadas hacer un seguimiento sistemático de los cambios y garantiza que los procedimientos se mantengan actualizados.
Crear una lista de control de POE
Al crear un procedimiento, incluya siempre una muestra de lista de control del POE (procedimiento operativo estándar). Puede utilizar Software POE y plantillas para crear una lista de control de POE como guía visual de un procedimiento bien estructurado.
Por ejemplo, su departamento de RRHH puede utilizar una lista de control POE que estandarice los requisitos de cualificación al entrevistar a candidatos para un nuevo rol.
Utilizar el enfoque de las cinco W al redactar procedimientos
La incorporación de las Cinco W -Quién, Qué, Dónde, Cuándo y Por qué- a su proceso de redacción de procedimientos mejora la claridad y garantiza que no se pase por alto ninguna información crítica.
1. **Quién: Imagínese que va a lanzar una nueva página web y necesita establecer la responsabilidad a nivel individual de tareas específicas. Un proceso estructurado puede ayudarle a definir claramente el "Quién", establecer la responsabilidad de cada colaborador y garantizar que el proyecto se complete a tiempo
2. Qué: El "Qué" le ayuda a responder a la pregunta: ¿qué tarea o proceso debe completarse? Al redactar un procedimiento, defina claramente los objetivos y detalle los pasos para completar la tarea. Por ejemplo, un trabajador de una fábrica debe saber qué pasos debe seguir para desempeñar su rol cumpliendo las normas de seguridad
3. Dónde: Es esencial saber dónde se realiza un procedimiento, ya sea en una ubicación física o en un programa informático. Cuando trabaje en un nuevo proyecto, cree una carpeta específica a la que su equipo pueda acceder fácilmente. Esto puede ayudarle a hacer un seguimiento del rendimiento de su equipo y aumentar la responsabilidad
- Cuándo: Cuando redacte un procedimiento, ajuste los plazos de cada hito para establecer acuerdos de nivel de servicio (SLA) y garantizar que se completa a tiempo. Los procedimientos de nómina, por ejemplo, implican un número predeterminado de pasos o tareas que deben completarse según unos cronogramas predefinidos.
5. Por qué: Por último, entienda por qué se documenta el procedimiento. ¿Cuáles son sus metas? Entender el "por qué" transformará un documento árido en una necesidad organizativa esencial
Documentación y distribución de procedimientos
Creación de procedimientos
Asegúrese de que los siguientes elementos forman parte de su procedimiento cuando lo redacte para su organización.
| Creación de procedimientos: Elementos y buenas prácticas | ||||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Elementos | Título de la página Título del procedimiento Número de identificación Fecha de publicación Nombre, rol y departamento al que se aplica el procedimiento Nombres y firmas de las partes interesadas que lo prepararon y aprobaron | Tabla de contenido (si se trata de un procedimiento) | ||||||||||||||||
| Tabla de contenido (si se trata de un documento extenso) | ||||||||||||||||||
| Procedimientos paso a paso Describir el alcance y la finalidad del procedimiento, así como sus límites Incluir reglamentos, normas, roles, responsabilidades, resultados y entradas Cubrir los posibles bloqueos, información de seguridad y escenarios hipotéticos Aclarar los acrónimos y sinónimos utilizados Añadir las advertencias sanitarias y de seguridad Una sección de resolución de problemas en la que se detalle lo que puede salir mal y todo lo que puede interferir en el resultado final | Procedimientos paso a paso (si el documento es grande) | |||||||||||||||||
| Buenas prácticas | Escriba en voz activa Utilice un lenguaje sencillo para que los lectores encuentren lo que necesitan, lo entiendan y utilicen lo que encuentren Elimine la información redundante e innecesaria Sea conciso en el lenguaje normativo |
Una plantilla para crear procedimientos
Documentar, aprobar y revisar los procedimientos
Tras redactar el procedimiento, los siguientes pasos son:
- Documentación de la política: Documentar la finalidad, el alcance, los objetivos, las personas y los departamentos responsables de su creación y aplicación
- Aprobación: Incluir a las personas responsables de aprobar la política/procedimiento con su información de contacto
- Revisión y actualización de las políticas: Revisar las políticas con frecuencia (una vez al trimestre), actualizarlas para adaptarlas a la evolución de los requisitos y las necesidades de la organización, y comunicar los cambios a los departamentos y partes interesadas
Utilice ClickUp para redactar procedimientos e implantarlos
Si tiene dificultades para redactar un procedimiento de forma eficaz, esto es lo que puede hacer: recopilar toda la información pertinente, incluidas las instrucciones, los documentos de apoyo y los recursos en línea.
Utilice
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como ClickUp como única fuente de verdad para redactar las políticas, implantar los procesos y el flujo de trabajo, y hacerlos accesibles a todos.
Aproveche la interfaz intuitiva Documentos de ClickUp ofrece organizar toda la información cotejada y crear un documento estructurado. Actualice el documento siempre que lo necesite, añada tantas páginas como necesite, incluya elementos adicionales como presentaciones y tablas, e incruste enlaces web.
Utilice ClickUp Docs para crear documentos, wikis y mucho más, y luego conéctelos a flujos de trabajo para ejecutar ideas con su equipo
Comparta este documento con las partes interesadas y los miembros del equipo para la revisión e implementación de procedimientos. Tareas de ClickUp le permiten asignar tareas a los miembros de un equipo, etiquetar a sus compañeros para recibir comentarios o revisiones y establecer cronogramas para completar las tareas. Cerebro ClickUp será su asistente de redacción de IA: le ayudará a redactar políticas y procedimientos complejos de forma precisa.
Una vez que haya creado el primer borrador, invite a las partes interesadas a revisar, perfeccionar y finalizar el procedimiento en Paneles de ClickUp centralizando sus esfuerzos de colaboración.
Formación y recogida de opiniones
Familiarice a los miembros de su equipo con un procedimiento para garantizar su aplicación efectiva. Si es necesario, utilice la gamificación para asegurarse de que comprenden el procedimiento.
Anime a su equipo a dar su opinión, identificando áreas de mejora y perfeccionamiento. Utilice estos comentarios para perfeccionar los procedimientos y mejorar continuamente los flujos de trabajo.
Plantillas para redactar procedimientos y políticas
Disponer de plantillas ya preparadas agiliza el proceso de redacción de procedimientos y políticas. ClickUp ofrece un intervalo de plantillas que se adaptan a los distintos requisitos de los procedimientos:
1. Plantilla de procesos y procedimientos
Esta plantilla de procesos y procedimientos destaca las tareas que debe realizar para crear un documento de procesos vivo
Plantilla de procesos y procedimientos de ClickUp de ClickUp ofrece un marco estructurado para documentar y gestionar procesos, lo que la convierte en la herramienta de referencia de su organización para redactar procedimientos y políticas.
Esta plantilla plantilla de documentación de procesos incluye instrucciones paso a paso sobre la definición de roles y responsabilidades, el ajuste de directrices y la documentación de métricas críticas de control del rendimiento.
Los campos personalizados de ClickUp le permiten añadir atributos personalizados, como campos de nivel de problema, porcentajes de finalización y detalles del aprobador, para almacenar información vital sobre los procedimientos.
Con la plantilla de procesos y procedimientos de ClickUp, varios equipos pueden establecer protocolos claros, facilitar la colaboración y mejorar la productividad.
2. Plantilla de procedimientos operativos estándar
Cree e implemente fácilmente nuevos procedimientos operativos estándar en toda su empresa con esta plantilla de POE
Los POE son vitales para las empresas: pueden proporcionar instrucciones detalladas, garantizar la alineación hacia metas comunes, reducir errores y fomentar un entorno de trabajo organizado. Plantilla de procedimientos operativos estándar (POE) de ClickUp ofrece un marco completo para ayudarle a gestionar eficazmente su plantilla. Plantillas de POE simplifican este proceso, proporcionando un panel unificado que enumera las buenas prácticas, políticas, flujos de trabajo y listas de control de tareas.
Mediante estados, campos y vistas personalizados, propuesta de proyecto funciones de gestión, y Cerebro ClickUp la plantilla de ClickUp le permite crear POE creíbles que sirvan como fuente de conocimiento holístico para toda su organización.
Para utilizar esta plantilla del plan operativo efectivamente, empiece por hacer una lluvia de ideas sobre las tareas y detallar los distintos procesos. Involucre a las partes interesadas clave en los procesos de retroalimentación, prueba y perfeccionamiento para garantizar que este documento POE se actualiza periódicamente. La plataforma ClickUp facilita la colaboración, la creación de procedimientos y el seguimiento del progreso para ofrecer análisis de productividad.
Utilice la plantilla de POE de ClickUp para establecer y mantener procesos eficaces y mejorar el rendimiento operativo de su organización.
3. Plantilla de procedimientos
Utilice la plantilla de procedimientos de ClickUp para describir el flujo del proceso y definir el propósito del trabajo
Plantilla de procedimiento de ClickUp ofrece un enfoque simplificado para la creación y gestión de procedimientos bien definidos para cualquier tipo de empresa informes de proyectos o tarea. La plantilla describe claramente los flujos del proceso, define los objetivos y proporciona instrucciones paso a paso, eliminando conjeturas y garantizando la coherencia entre todas las operaciones y el personal.
La plantilla incluye estados personalizables, campos, vistas y otras funciones de gestión de proyectos que le guiarán en la identificación de tareas, la determinación del alcance, la recopilación de información y la creación, revisión y modificación de un documento de procedimiento.
Defina metas, esboce pasos, asigne tareas, colabore con las partes interesadas, establezca notificaciones, celebre reuniones y supervise el progreso con esta plantilla.
Redactar procedimientos es fácil con los procesos, herramientas y plantillas adecuados
Si tiene problemas de ineficacia en su organización, empiece por examinar los procedimientos de su política.
¿Están en vigor y son seguidos por el equipo? Si no es así, implante las herramientas y plantillas adecuadas para crear procedimientos eficaces en toda la organización.
ClickUp es una herramienta fácil de usar para redactar y gestionar procedimientos. Regístrate gratis, gratuito/a en ClickUp para crear procedimientos, colaborar con las partes interesadas y garantizar que todo el mundo funcione con eficacia.
Preguntas frecuentes
1. ¿Qué es un ejemplo de procedimiento?
Un procedimiento es un conjunto de instrucciones paso a paso que guían a las personas a través de una tarea o proceso específico.
Por ejemplo, un "Procedimiento de procesamiento de pedidos de compra" incluirá pasos para crear, aprobar y procesar los pedidos de compra gestionados por una empresa. Lo ideal es que este procedimiento especifique quién inicia los pedidos de compra dentro de su organización y detalle el flujo de aprobación general como parte de un proceso estandarizado.
2. Cómo crear un procedimiento: paso a paso
He aquí una guía para la creación de procedimientos paso a paso:
- Paso 1: Definir el alcance del procedimiento esbozando claramente lo que pretende conseguir
- Paso 2: Identificar a las partes interesadas clave y especificar sus roles para establecer responsabilidades
- Paso 3: Proporcionar instrucciones detalladas sobre los pasos y acciones que deben completarse al ejecutar el procedimiento
- Paso 4: Especificar la ubicación física o digital donde se almacena y ejecuta el procedimiento
- Paso 5: Definir plazos específicos para cada paso mencionado en el procedimiento
- Paso 6: Comunicar por qué y cómo el procedimiento es esencial para alcanzar las metas de la organización
- Paso 7: Crear un documento de procedimiento exhaustivo y revisarlo y actualizarlo periódicamente
3. ¿Qué es un procedimiento paso a paso?
Un procedimiento paso a paso es un conjunto detallado y secuencial de instrucciones que guía a las personas a través de una tarea o proceso específico. Desglosa una actividad compleja en componentes manejables y comprensibles, y cada paso se elabora cuidadosamente para garantizar la claridad y la coherencia.
Incluye quién es responsable de cada paso, qué medidas deben tomarse, dónde se realizan las tareas, cuándo deben completarse y por qué son esenciales. Una vez documentados, estos pasos forman un procedimiento normalizado que fomenta la eficacia de la organización.