Una organización con políticas y procedimientos claros promueve una cultura positiva. Todos conocen la visión y los valores de la empresa, que figuran en el comportamiento de los empleados.
Los procedimientos documentados incluyen una lista de lo que está permitido y lo que está prohibido. Un manual de políticas y procedimientos bien redactado ayuda a su organización a cumplir con los requisitos legales y reglamentarios. Proporciona instrucciones de trabajo para que los empleados y gerentes obtengan los mejores resultados para todas las partes interesadas.
Sin embargo, redactar procedimientos y políticas detallados es una tarea compleja. Si es nuevo en la redacción de manuales de procedimientos, es lógico que necesite ayuda para comunicar sus ideas y aclarar su estrategia operativa.
En esta guía completa, compartimos instrucciones paso a paso sobre cómo redactar procedimientos, plantillas que le ayudarán a acelerar el proceso, y consejos y buenas prácticas para los procedimientos escritos.
¿Qué significa redactar procedimientos?
Los procedimientos combinan pasos, directrices y recursos en línea que le ayudan a realizar una tarea. Los procedimientos bien redactados son una serie de pasos rutinarios, con el orden en que deben realizarse.
Estos incluyen la visión del grupo directivo y preparan a su personal para alcanzar sus metas estratégicas, crear estándares de rendimiento e identificar áreas de mejora.
Comprender la importancia de redactar procedimientos
Las políticas eliminan las incertidumbres sobre la realización de tareas rutinarias, garantizando que las personas realicen las tareas correctas de forma adecuada. Esto, a su vez, ayuda a la empresa a mejorar su eficiencia y a cumplir con la normativa.
Aunque ningún procedimiento complejo puede garantizar un rendimiento óptimo, estos estandarizan las buenas prácticas en todos sus equipos y mejoran la calidad de los resultados.
Eficiencia y productividad
¿Le ha pasado alguna vez? Ha dedicado horas a completar una tarea a la perfección, solo para descubrir que su compañero de equipo ya la había terminado en el pasado y que había una forma más fácil de hacerlo.
Aquí es donde los procedimientos resultan útiles. No solo evitan la duplicación y regulan la gestión colaborativa de tareas, sino que los procedimientos redactados de manera eficiente agilizan los flujos de trabajo y permiten a su equipo ser más productivo.
Claridad y coherencia
Los procedimientos escritos aclaran las expectativas de los empleados y minimizan los errores. Su meta al redactar procedimientos debe ser detallar de forma sencilla y coherente cómo se realizan tareas específicas en toda la organización o estandarizar los procesos.
Formación e incorporación
Sus nuevos empleados o miembros del equipo pueden consultar todos los procedimientos relacionados con un proceso o producto. Esto acorta su curva de aprendizaje y reduce su dependencia de los compañeros de equipo. Los procedimientos también actúan como un valioso recurso de transferencia de conocimientos, fácilmente accesible cuando alguien no está seguro de cómo completar una tarea.
Mitigación de riesgos y cumplimiento normativo
Los procedimientos pueden ayudarle a identificar y gestionar los riesgos potenciales al describir las buenas prácticas y las medidas de seguridad. Todas las industrias están sujetas a las leyes y normativas específicas de cada país; los procedimientos garantizan que las organizaciones cumplan con estas normativas y leyes locales.
Por ejemplo, un fabricante de patatas fritas puede enfrentarse a repercusiones legales y normativas si no se enumeran los ingredientes del contenido, indicando los alérgenos, si los hay. La implementación de un procedimiento hermético que cumpla con la normativa puede garantizar que no se produzcan estos errores durante el envasado y el etiquetado de los productos.
Mejora continua
Actualice los procedimientos escritos con regularidad para garantizar que los procesos organizativos evolucionen y se adapten a las necesidades cambiantes de la empresa.
Por ejemplo, durante la pandemia, las empresas de todo el mundo tuvieron que adaptarse a la nueva norma del teletrabajo, lo que requirió actualizar sus políticas y procedimientos para apoyar el trabajo de sus empleados en un entorno digital e híbrido.
Rendición de cuentas y responsabilidad
Los procedimientos definen los roles y responsabilidades de los empleados, así como su grado de responsabilidad y compromiso.
Por ejemplo, cuando solicita un reembolso, envía su solicitud junto con los documentos justificativos a través de un portal, la somete a la aprobación del gerente y, finalmente, el departamento de contabilidad le reembolsa el importe.
Esto garantiza que dichos procesos se implementen de manera fluida, identificando las discrepancias y remitiéndolas al empleado correspondiente para que puedan resolverse de manera eficaz.
Satisfacción del cliente personalizada
Imagine que dirige un equipo de atención al cliente que gestiona diariamente numerosas consultas y problemas de los clientes. Si su equipo pudiera acceder a una guía de procedimientos que estandarizara el proceso para resolver las consultas y los problemas de los clientes de forma rápida y eficaz, se aceleraría la velocidad a la que su equipo resuelve las consultas y los problemas de asistencia más comunes.
Facilidad de acceso
El exceso de manuales y memorandos sueltos en su organización tendría como resultado una sobrecarga de información. Los usuarios pierden de vista los recursos relevantes o pierden tiempo buscándolos cuando necesitan tomar decisiones informadas.
Un sistema en línea actualizado que brinda acceso a los usuarios y les permite actualizar los pasos del procedimiento es una excelente opción para las organizaciones de rápido crecimiento, donde las políticas y los procedimientos están en constante evolución.
Cómo redactar procedimientos
Defina el alcance y las metas del procedimiento.
El primer paso para redactar un procedimiento es definir las metas: ¿en qué proceso o tarea específica desea centrarse? ¿Quién utilizará este documento de procedimiento?
Haga una lista de los resultados esperados, los obstáculos, el contexto y las limitaciones al redactar el procedimiento.
Alineación con los procesos de la empresa
Cualquier procedimiento que redacte debe estar en consonancia con los valores de su empresa y facilitar su integración fluida en el marco organizativo. Involucre a las partes interesadas clave en el procedimiento y redacte una guía paso a paso del proceso para garantizar que el documento se ajuste eficazmente a los procesos empresariales generales.
Selección del proceso empresarial adecuado
Si va a redactar varios procedimientos, empiece por las tareas más sencillas. Dar prioridad a las tareas más pequeñas puede ayudarle a comprender los matices de los distintos procesos internos y facilitarle la redacción de procedimientos eficaces.
Creación de estructuras procedimentales y normas de control de versiones de versiones
Cree una estructura estándar que simplifique el proceso de redacción de procedimientos. Puede crear una plantilla de procedimiento personalizada o utilizar plantillas disponibles públicamente para mantener la coherencia, lo que ayudaría a los usuarios a navegar rápidamente por los diferentes documentos.
Cuando cree procedimientos, asegúrese de que su portal de documentación cuente con control de versiones. Esto permite a todas las partes interesadas realizar un seguimiento sistemático de los cambios y garantiza que sus procedimientos se mantengan actualizados.
Cree una lista de control de POE.
Al crear un procedimiento, incluya siempre una lista de control de POE (procedimiento operativo estándar) de muestra. Puede utilizar software y plantillas de POE para crear una lista de control de POE como guía visual para un procedimiento bien estructurado.
Por ejemplo, su departamento de RR. HH. puede utilizar una lista de control de POE que estandarice los requisitos de cualificación al entrevistar a candidatos para un nuevo rol.
Utilización del enfoque de las cinco preguntas en la redacción de procedimientos
Incorporar las cinco preguntas básicas (quién, qué, dónde, cuándo y por qué) en el proceso de redacción de procedimientos mejora la claridad y garantiza que no se pase por alto ninguna información importante.
1. Quién: imagine que va a lanzar una nueva página web y necesita establecer la responsabilidad individual para tareas específicas. Un proceso estructurado puede ayudarle a definir claramente el «quién», establecer la responsabilidad entre cada colaborador y garantizar que el proyecto se complete a tiempo.
2. Qué: El «qué» le ayuda a responder a la pregunta: ¿qué tarea o proceso debe completarse? Al redactar un procedimiento, defina claramente los objetivos y detalle los pasos para completar la tarea. Por ejemplo, un trabajador de fábrica debe saber qué pasos seguir para desempeñar su rol cumpliendo con las normas de seguridad.
3. Dónde: es esencial comprender dónde se lleva a cabo un procedimiento, ya sea en una ubicación física o en un software. Cuando trabaje en un nuevo proyecto, cree una carpeta dedicada a la que su equipo pueda acceder fácilmente. Esto puede ayudarle a realizar el seguimiento del rendimiento de su equipo y aumentar la responsabilidad.
4. Cuándo: al redactar un procedimiento, establezca plazos para cada hito con el fin de establecer acuerdos de nivel de servicio (SLA) y garantizar su finalización a tiempo. Los procedimientos de nómina, por ejemplo, implican un número predeterminado de pasos o tareas que deben completarse en cronogramas predefinidos.
5. Por qué: Por último, comprenda por qué se está documentando el procedimiento. ¿Cuáles son sus metas? Comprender el «por qué» transformará un documento árido en una necesidad organizativa esencial.
Documentación y distribución de procedimientos
Creación de procedimientos
Asegúrese de que los siguientes elementos formen parte de su procedimiento cuando lo redacte para su organización.
| Creación de procedimientos: elementos y buenas prácticas | |
| Elementos | Título de la página Título del procedimiento Número de identificación Fecha de publicación Nombre, rol y departamento al que se aplica el procedimiento Nombres y firmas de las partes interesadas que lo han elaborado y aprobado |
| Índice (si se trata de un documento extenso) | |
| Procedimientos paso a paso Describa el alcance y el propósito del procedimiento, así como sus límites. Incluya normativas, estándares, roles, responsabilidades, resultados y aportaciones. Aborde los posibles obstáculos, la información de seguridad y los escenarios hipotéticos. Aclare las siglas y los sinónimos utilizados. Añada las advertencias de salud y seguridad. Incluya una sección de resolución de problemas en la que se detalle lo que puede salir mal y cualquier cosa que pueda interferir en el resultado final. | |
| Buenas prácticas | Redacte en voz activa. Utilice un lenguaje sencillo para que los lectores encuentren lo que necesitan, lo comprendan y lo utilicen. Elimine la información redundante e innecesaria. Sea conciso en el lenguaje de la política. |
Documente, apruebe y revise los procedimientos.
Después de redactar el procedimiento, los siguientes pasos son:
- Documentación de políticas: documente el propósito, el alcance, los objetivos, las personas y los departamentos responsables de su creación e implementación.
- Aprobación: Incluya a las personas responsables de aprobar la política o el procedimiento, junto con su información de contacto.
- Revisión y actualización de políticas: Revise las políticas con frecuencia (una vez al trimestre), actualícelas para adaptarlas a los requisitos cambiantes y las necesidades de la organización, y comunique los cambios a los departamentos y las partes interesadas involucradas.
Utilice ClickUp para redactar procedimientos e implementarlos.
Si le cuesta redactar un procedimiento de forma eficaz, esto es lo que puede hacer: recopile toda la información relevante, incluidas las instrucciones, los documentos de apoyo y los recursos en línea.
Utilice herramientas de mapeo de procesos como ClickUp como fuente única de información para redactar las políticas, implementar procesos y flujos de trabajo, y hacerlos accesibles a todos.
Aproveche la interfaz intuitiva que ofrece ClickUp Docs para organizar toda la información recopilada y crear un documento estructurado. Actualice el documento siempre que sea necesario, añada tantas páginas como necesite, incluya elementos adicionales como presentaciones y tablas, e incorpore enlaces web.
Comparte este documento con las partes interesadas y los miembros del equipo para que revisen y apliquen los procedimientos. Las tareas de ClickUp te permiten asignar tareas a los miembros del equipo, etiquetar a compañeros para que den su opinión o revisen el trabajo, y establecer cronogramas para la finalización de las tareas.
ClickUp Brain será su asistente de redacción con IA, que le ayudará a redactar políticas y procedimientos complejos de forma precisa.
Una vez que haya creado el primer borrador, invite a las partes interesadas a revisar, perfeccionar y finalizar el procedimiento en los paneles de control de ClickUp, centralizando así sus esfuerzos de colaboración.
Formación y recopilación de comentarios
Familiarice a los miembros de su equipo con un procedimiento para garantizar su implementación eficaz. Si es necesario, utilice la gamificación para asegurarse de que comprenden el procedimiento.
Anime a su equipo a proporcionar comentarios, identificando áreas de mejora y perfeccionamiento. Ponga en práctica estos comentarios para perfeccionar los procedimientos y mejorar continuamente los flujos de trabajo.
Plantillas para redactar procedimientos y políticas
El acceso a plantillas ya preparadas agiliza el proceso de redacción de procedimientos y políticas. ClickUp ofrece un intervalo de plantillas que se adaptan a diversos requisitos procedimentales:
1. Plantilla de procesos y procedimientos
La plantilla de procesos y procedimientos de ClickUp ofrece un marco estructurado para documentar y gestionar procesos, lo que la convierte en la herramienta ideal de su organización para redactar procedimientos y políticas.
Esta plantilla de documentación de procesos predefinida incluye instrucciones paso a paso sobre cómo definir roles y responsabilidades, establecer directrices y documentar métricas críticas de supervisión del rendimiento.
Los campos personalizados de ClickUp le permiten añadir atributos personalizados, como campos a nivel de incidencia, porcentajes de finalización y detalles del aprobador, para almacenar información vital sobre los procedimientos.
Con la plantilla de procesos y procedimientos de ClickUp, varios equipos pueden establecer protocolos claros, facilitar la colaboración y mejorar la productividad.
2. Plantilla de procedimientos operativos estándar
Los POE son fundamentales para las empresas: permiten proporcionar instrucciones detalladas, garantizar la alineación con las metas comunes, reducir los errores y fomentar un entorno de trabajo organizado. La plantilla de POE de ClickUp ofrece un marco completo que le ayudará a gestionar eficazmente su plantilla.
Las plantillas de POE simplifican este proceso, proporcionando un panel de control unificado que enumera las buenas prácticas, políticas, flujos de trabajo y listas de control de tareas.
Mediante el uso de estados, campos y vistas personalizados, funciones de gestión de proyectos y ClickUp Brain, la plantilla de ClickUp le permite crear POE fiables que sirven como fuente de conocimiento integral para toda su organización.
Para utilizar esta plantilla de plan operativo de forma eficaz, comience por hacer una lluvia de ideas sobre las tareas y detallar los distintos procesos. Involucre a las partes interesadas clave en los procesos de retroalimentación, prueba y perfeccionamiento para garantizar que este documento de POE se actualice periódicamente. La plataforma ClickUp facilita la colaboración, la creación de procedimientos y el seguimiento del progreso para ofrecer un análisis de la productividad.
Utilice la plantilla POE de ClickUp para establecer y mantener procesos eficientes y mejorar el rendimiento operativo de su organización.
3. Plantilla de procedimiento
La plantilla de procedimientos de ClickUp ofrece un enfoque optimizado para crear y gestionar procedimientos bien definidos para cualquier informe o tarea de proyecto. La plantilla describe claramente los flujos de procesos, define los objetivos y proporciona instrucciones paso a paso, lo que elimina las conjeturas y garantiza la coherencia en todas las operaciones y entre todo el personal.
La plantilla incluye estados, campos, vistas y otras funciones de gestión de proyectos personalizables que le guiarán en la identificación de tareas, la determinación del alcance, la recopilación de información y la creación, revisión y modificación de un documento de procedimientos.
Defina metas, describa pasos, asigne tareas, colabore con las partes interesadas, configure notificaciones, celebre reuniones y supervise el progreso con esta plantilla.
Cómo redactar procedimientos para el trabajo: fácil con los procesos, las herramientas y las plantillas adecuados.
Si está luchando contra las ineficiencias en su organización, comience por revisar sus procedimientos y políticas.
¿Están implementados y los sigue el equipo? Si no es así, implemente las herramientas y plantillas adecuadas para crear procedimientos eficaces en toda la organización.
ClickUp es una herramienta fácil de usar para principiantes que permite redactar y gestionar procedimientos.
Regístrese gratis en ClickUp para crear procedimientos, colaborar con las partes interesadas y garantizar que todo el mundo trabaje de forma eficiente.
Preguntas frecuentes (FAQ)
1. ¿Cuál es un ejemplo de procedimiento?
Un procedimiento es un conjunto de instrucciones paso a paso que guían a las personas a través de una tarea o proceso específico.
Por ejemplo, un «procedimiento de procesamiento de pedidos de compra» incluirá los pasos para crear, aprobar y procesar los pedidos de compra gestionados por una empresa. Lo ideal es que este procedimiento especifique quién inicia los pedidos de compra dentro de su organización y detalle el flujo de trabajo de aprobación general como parte de un proceso estandarizado.
2. Cómo crear un procedimiento: un enfoque paso a paso
Aquí tiene una guía para la creación de procedimientos paso a paso:
- Paso 1: Defina el alcance del procedimiento describiendo claramente lo que pretende lograr.
- Paso 2: Identifique a las partes interesadas clave y especifique sus roles para establecer la responsabilidad.
- Paso 3: Proporcione instrucciones detalladas sobre los pasos y acciones que deben completarse al ejecutar el procedimiento.
- Paso 4: Especifique la ubicación física o digital donde se almacena y se implementa el procedimiento.
- Paso 5: Defina cronogramas específicos para cada paso mencionado en el procedimiento.
- Paso 6: Comunique por qué y cómo el procedimiento es esencial para alcanzar las metas de la organización.
- Paso 7: Cree un documento de procedimientos completo y revíselo y actualícelo periódicamente.
3. ¿Qué es un procedimiento paso a paso?
Un procedimiento paso a paso es un conjunto detallado y secuencial de instrucciones que guía a las personas a través de una tarea o proceso específico. Desglosa una actividad compleja en componentes manejables y comprensibles, y cada paso se elabora cuidadosamente para garantizar la claridad y la coherencia.
Incluye quién es responsable de cada paso, qué medidas deben tomarse, dónde se realizan las tareas, cuándo deben completarse y por qué son esenciales. Una vez documentados, estos pasos forman un procedimiento estandarizado que promueve la eficiencia organizativa.