Muchas de las buenas prácticas de desarrollo de software se centran en lo que hay que hacer en el presente, como mucho en el sprint actual. Aunque esto es necesario, también es corto de miras.
Los buenos equipos de producto no pierden de vista el futuro. Un proceso esencial en este tipo de planificación centrada en el futuro es la preparación del backlog.
Una buena planificación de la cartera de pedidos puede transformar la productividad del equipo, agilizar los procesos y conducir a un intento correcto de entrega. He aquí cómo.
¿Qué es el backlog grooming?
La preparación del backlog, también conocida como refinamiento del backlog, es la evaluación, mejora, priorización y actualización colaborativas de los elementos del backlog del producto.
No debe confundirse con el sprint backlog es decir, elementos del sprint actual aún por completar, que sólo se retoman una vez que se ha perfeccionado y se considera listo para el desarrollo.
Normalmente, el proceso de preparación del backlog implica sesiones iterativas, durante las cuales todo el equipo interfuncional debate los elementos para asegurarse de que se ajustan a la dirección estratégica del proyecto y a los recursos disponibles.
Ventajas de la preparación del backlog
Durante cada reunión de planificación del sprint, los equipos eligen y priorizan elementos del backlog para su desarrollo. En este punto, también evalúan y amplían las funciones/relatos de usuario que eligen.
¿Por qué los equipos de producto deben examinar los elementos del backlog que pueden o no ser retomados en el futuro y prepararlos? Veamos.
Facilita la planificación del sprint: Un backlog bien preparado prioriza las tareas en función de su valor, complejidad y urgencia. Durante la planificación del sprint, puede centrarse en la relevancia inmediata para las necesidades del mercado/empresa y avanzar con eficacia.
Mejora la productividad: Una parte esencial del refinamiento del backlog es añadir información a la historia de usuario mediante la definición, los resultados esperados y los criterios de aceptación. Cuando los desarrolladores empiezan a trabajar, ya tienen todo lo que necesitan para crear grandes productos.
Aporta previsibilidad: Al dividir las tareas más grandes en partes manejables, la preparación del backlog aporta una sensación de repetibilidad y previsibilidad al proceso. Como resultado, los equipos pueden abordar el trabajo de manera más eficiente, evitando la parálisis que a menudo viene con proyectos abrumadores.
Soporta la asignación de recursos: La preparación del backlog garantiza que los recursos se asignen a las tareas que ofrecen más valor. Evita que la cartera de tareas pendientes se convierta en un vertedero de cualquier idea o solicitud, lo que puede diluir el enfoque e impedir el progreso.
Mejor colaboración en equipo: Mediante sesiones periódicas de preparación, los miembros del equipo pueden debatir y alinearse sobre la dirección y las prioridades del proyecto. Pueden visualizar el estado futuro de algunas de las mejor software de pizarra . Estos debates garantizan que todo el mundo tenga un contexto compartido y trabaje por las mismas metas.
Posibles inconvenientes de la preparación del backlog y cómo superarlos
Aunque muy beneficioso, el backlog grooming, cuando se termina mal, puede presentar desventajas significativas. Estos son algunos de los posibles inconvenientes de la preparación del backlog y cómo evitarlos.
Sesiones de preparación de Box: Teams can take too much time grooming tasks, not even in the current sprint, wasting critical resources. Por lo tanto, establece límites de tiempo para las sesiones de preparación y dirige las conversaciones para que sean centradas y productivas.
Saber cuándo parar: Sin un proceso claro, los equipos de entrega priorizan y repriorizan las mismas tareas, lo que conduce a la parálisis por análisis. Para evitarlo, sepa cuándo parar y acepte que puede hacer ajustes a medida que disponga de nueva información.
Centrarse en las metas a largo plazo: Cuando se prepara el backlog con regularidad, se puede perder de vista los objetivos a largo plazo y optimizar en función de la disponibilidad o necesidad inmediata de recursos.
Evite esta situación y oriente la preparación del backlog hacia la visión global del proyecto. La incorporación de revisiones de hitos en el proceso de preparación garantiza que tanto las tareas a corto plazo como las metas a largo plazo estén alineadas.
Recuerda ser creativo: La naturaleza estructurada de estas sesiones puede ahogar la creatividad, ya que tienden a centrarse en el perfeccionamiento y la estimación más que en la ideación. Fomente la lluvia de ideas fuera del proceso de preparación para equilibrar la creatividad con la productividad.
Aunque en teoría entendemos lo que puede hacer la preparación del backlog, profundicemos en su aspecto práctico.
Backlog Grooming o refinamiento en la gestión de proyectos
Si la gestión de proyectos es el proceso de planificar, programar y ejecutar una serie de tareas para alcanzar una meta común, la preparación del backlog será una de las decisiones más importantes.
A diferencia de los métodos tradicionales de desarrollo de software, como la cascada o el método del camino crítico, que ofrecen poca flexibilidad para adaptarse a los cambios del mercado, la ingeniería ágil -y el backlog grooming- le permite estar siempre en línea con las necesidades de los usuarios y la demanda del mercado.
En la gestión de proyectos, especialmente en el desarrollo ágil de software, la preparación es fundamental en las siguientes áreas.
Ámbito de trabajo
La preparación del backlog aclara el alcance del trabajo. Ayuda a evaluar el trabajo pendiente y a estimar el esfuerzo/tiempo. Permite al gestor del proyecto identificar dependencias y realizar ajustes proactivos.
Planificación de sprints
La preparación ágil del backlog es un requisito previo para una buena planificación del sprint. Una buena preparación asegura que los backlogs y sprints están poblados con elementos de trabajo que son bien entendidos y de tamaño exacto, minimizando sorpresas y bloqueos.
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Productividad y velocidad del equipo
Un backlog preparado:
- Ofrece una visión de 360 grados de la carga de trabajo del proyecto, abarcando todas las funciones, mejoras y correcciones de errores previstas
- Prioriza las tareas en función de su contribución prevista a las metas del proyecto
- Soporta la asignación de recursos con estimaciones específicas de esfuerzo/tiempo
Agilidad
El backlog grooming proporciona una flexibilidad muy necesaria en un equipo de entrega ágil. Mejora la organización de tareas para incorporar el espíritu ágil de mejora continua y capacidad de respuesta al cambio.
Colaboración con las partes interesadas
Cuando las partes interesadas de la empresa y los equipos de clientes asisten a la sesión de preparación, se convierten en participantes activos del proyecto, lo que fomenta el sentido de propiedad y la visión compartida. Esto también ayuda a mitigar el riesgo mediante la identificación temprana y el debate de posibles problemas o impedimentos.
Una cuestión importante en un proceso que es fundamental para una gestión de proyectos eficaz es quién debe asistir a las sesiones de preparación del backlog. A continuación respondemos a esta pregunta.
Quién debe asistir a las sesiones de preparación del backlog
La eficacia del proceso de preparación del backlog del producto en las metodologías ágiles y scrum depende de la participación y colaboración activas de las partes interesadas clave. Las personas que deben asistir a cada sesión de preparación del backlog son las siguientes.
1. Propietario del producto
El propietario del producto tiene la tarea de articular la visión y garantizar que los backlog del producto se alinea con él. El rol de un propietario de producto en las reuniones de preparación del backlog son:
- Articular el valor de negocio de los elementos del backlog
- Aportar claridad sobre los requisitos
- Aportar la perspectiva de la empresa al desarrollo de software
- Garantizar la alineación con las metas de la empresa
2. Scrum master
El scrum master, el líder de la sesión de preparación del backlog, debe asegurarse de que las reuniones sean productivas y centradas. Las responsabilidades del Scrum master en una sesión de grooming son:
- Aclarar los procesos y sistemas que el equipo sigue
- Evangelizar un vocabulario común detérminos de agile scrum* Mantener el seguimiento de los debates
- Forjar el progreso a través de las discusiones
- Garantizar el cumplimiento de los principios ágiles
3. Equipo de desarrollo
En última instancia, los desarrolladores y los analistas de calidad construirán los elementos del backlog, por lo que deben estar presentes. Aportan una valiosa información sobre la viabilidad técnica y el esfuerzo necesario. Garantizarán que el backlog sea realista, alcanzable y se ajuste a las capacidades prácticas.
4. Representantes de la empresa
Los representantes de la empresa garantizan que el backlog refleje las prioridades de la empresa. Su participación en las reuniones de refinamiento del backlog alinea los esfuerzos de desarrollo con las metas de la empresa.
Su rol en la preparación ágil del backlog incluye:
- Validar la relevancia de los elementos
- Evaluar la urgencia de los elementos
- Medir el valor de los elementos del backlog en términos de empresa
Ahora, invite a todas estas personas a una reunión. Le mostraremos cómo hacerlo bien.
Ejecución de una reunión de perfeccionamiento del backlog
Ningún individuo refina el backlog de forma independiente, aunque muchas partes interesadas añadan sus aportaciones fuera de línea. Gran parte del perfeccionamiento del backlog del producto tiene lugar en reuniones mediante el debate, la colaboración y la mejora continua.
Para que una reunión sea productiva, se necesitan los procesos y las herramientas de gestión del backlog del producto adecuados. A continuación trataremos ambos temas.
1. Recopilar y analizar los datos del backlog
El primer paso, incluso antes de entrar en una reunión de backlog, es recopilar y analizar los datos. En esta fase, recopile todos los elementos existentes, incluidos:
- Historias de usuarios
- Informes de errores
- Solicitudes de funciones
- Tareas de deuda técnica
Utilice una herramienta como ClickUp's software gratuito/a de gestión de proyectos para obtener una visión global y organizada. Vea su backlog en forma de Lista, Tabla o Tablero Kanban.
También puede hablar con el equipo de éxito del cliente para cualquier comentario específico o entrada que han recibido de los usuarios.
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Si es nuevo en la gestión de backlogs, utilice cualquiera de estas opciones plantillas de backlog de productos para empezar.
2. Categorizar elementos atrasados
No todas las tareas son iguales, así que clasifíquelas según corresponda. Identifique cuáles de sus elementos lo son:
- Nuevas funciones
- Mejoras
- Incidencias y correcciones
- Actualizaciones de la documentación
Actualización del tipo de tarea en ClickUp para facilitar el acceso.
crea tu propia base de datos de tareas con categorías en ClickUp_
Este paso simplifica la priorización agrupando tareas similares, lo que facilita la asignación de recursos y la estimación de cronogramas.
3. Priorizar, aclarar, repetir
Priorice los elementos en función de factores clave, como el valor para la empresa, el impacto en el cliente y la viabilidad técnica. Recuerde que el trabajo no está terminado cuando se prioriza una vez. En cada sesión de preparación del backlog, revise -al menos de forma superficial- todas las tareas priorizadas previamente y asegúrese de que siguen en el mismo estado.
4. Estimar el esfuerzo y los recursos
Para cada tarea de alta prioridad, estime el esfuerzo y los recursos necesarios. En esta fase, consiga la participación de todo el equipo, incluidos desarrolladores, probadores y especialistas en DevOps.
añada duraciones estimadas a ClickUp para ver cómo se comparan con las reales
Añada historias de usuario y casos de uso completos para asegurarse de que sus estimaciones son precisas. Asegúrese de que cada tarea contiene una explicación de la función desde la perspectiva del usuario final.
Establezca criterios de aceptación claros y mensurables. De este modo se garantiza que todo el mundo entiende lo que hay que conseguir para que una tarea se considere completada.
Mapa de dependencias entre tareas. Identifique posibles cuellos de botella o riesgos asociados a cada elemento de alta prioridad, como problemas técnicos o limitaciones de recursos.
5. Programar sesiones de revisión y perfeccionamiento
Organice sesiones periódicas con el equipo del proyecto para revisar el progreso, reevaluar las prioridades y actualizar la cartera de tareas pendientes. De este modo, el backlog se mantiene relevante y alineado con los objetivos del proyecto y las expectativas de las partes interesadas.
Mantener líneas abiertas de comunicación con todas las partes interesadas, lo que permite un bucle de retroalimentación en vivo. Incorporar las lecciones aprendidas de las tareas completadas para perfeccionar y ajustar el backlog.
6. Documentar y compartir las actualizaciones
Lleve un registro detallado de todos los cambios realizados durante el proceso de perfeccionamiento del backlog y comparta las actualizaciones con las partes interesadas pertinentes. Esto fomentará la transparencia y mantendrá a todo el mundo informado sobre el progreso y la dirección del proyecto. Documentos de ClickUp son una forma estupenda de grabar tus sesiones de acicalamiento. Cerebro ClickUp también puede ayudarte a resumir, corregir y mejorar tus notas
Herramientas y técnicas para una gestión eficaz de la lista de tareas pendientes
Una vez definido el proceso, veamos algunas herramientas y técnicas específicas herramientas ágiles y las buenas prácticas de backlog grooming que pueden ayudar, incluyendo el Software de gestión de productos ClickUp .
Timebox backlog refinement meetings
La duración de las reuniones de perfeccionamiento del backlog puede variar en función de la complejidad del proyecto y de la madurez del equipo. Sin embargo, como pauta general, estas sesiones deben durar entre 1 y 2 horas.
Siéntase libre de utilizar Control de tiempo de ClickUp para medir el tiempo dedicado a las sesiones de acicalamiento.
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Sea conciso y centrado
Es fácil discutir cada pequeña idea y perder el seguimiento del tiempo. Por eso, acude a la reunión con una Agenda que describa claramente el resultado esperado. Mantén la discusión centrada en eso. Documente la conversación y los puntos que no haya podido tratar.
ClickUp Docs es una excelente forma de hacerlo. También puede conectar ClickUp Docs a varias tareas/subtareas, asignar usuarios, compartir, etc., para guiar sus sesiones de preparación.
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Programar con antelación
A nadie le gusta un ping ad hoc sobre una sesión de preparación de 2 horas. Programe reuniones periódicas como parte del proyecto.
La vista de Calendario de ClickUp es una excelente forma de integrar sesiones periódicas de preparación de backlog en las tareas y cronogramas del proyecto. Establezca recordatorios automáticos para asegurarse de que todas las partes interesadas asisten a la reunión. Para cada reunión, incluya detalles sobre el resultado ideal para que las partes interesadas puedan acudir preparadas.
Hacer que las reuniones sean colaborativas
Utilice herramientas visuales en sus reuniones de preparación para animar a todos a participar. Invite a hacer aportaciones e inspire ideas.
Pizarra de ClickUp es una gran manera de anotar visualmente nuevas historias de usuario, priorizar tareas y correlacionarlas como un mapa mental.
gestione flujos de trabajo ágiles con ClickUp_
Utilice técnicas de estimación ágiles
La estimación puede resultar tediosa, por lo que la gente se limita a adivinar o improvisar. Evite esta situación haciendo que sea contextual y, tal vez, incluso divertida. Algunas de las técnicas de estimación ágiles más utilizadas son:
- Póquer de planes: Forma lúdica de estimar el esfuerzo discutiendo y asignandopuntos de historia ágiles a las historias de usuario
- Tamaño de las camisetas: Utilizar tamaños relativos (por ejemplo, XS, S, M, L, XL) para estimar el esfuerzo necesario para cada elemento del backlog
Pruebe los marcos de priorización
La priorización es una parte importante de la preparación del backlog del producto. Utilice las mejores técnicas para hacer bien esta parte. Dos métodos comúnmente utilizados son:
- Método MoSCoW: Categorizar las historias de usuario en "debe tener", "debería tener", "podría tener" y "no tendrá"
- Matriz de valor frente a esfuerzo: Se representan las tareas en una matriz en función de su valor para el proyecto y del esfuerzo necesario para completarlas
La próxima sesión de Backlog Grooming será un éxito con ClickUp
Uno de los principios fundamentales del desarrollo ágil de software es la simplicidad: el arte de maximizar la cantidad de trabajo no terminado es esencial.
Este principio enfatiza la necesidad de priorizar el trabajo de forma cuidadosa y deliberada para que sólo hagamos lo que crea el máximo valor. El backlog grooming es una gran herramienta para conseguirlo.
La preparación de la cartera de pedidos ayuda al gestor de proyectos o productos a visualizar el futuro con mayor claridad. Ayuda a dar forma a la hoja de ruta del producto a medio y largo plazo mientras se trabaja activamente en el sprint actual.
Los equipos de producto pueden mejorar drásticamente la eficacia del backlog grooming con la herramienta de gestión de proyectos adecuada.
Con descripciones detalladas de las funciones (historias de usuario), criterios de aceptación (listas de control), seguimiento del tiempo, programación, recordatorios, comentarios y funciones de colaboración, Software ágil de gestión de proyectos de ClickUp está diseñado específicamente para el desarrollo ágil de software, incluida la preparación del backlog.
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Preguntas frecuentes sobre Backlog Grooming
1. ¿Cuál es la palabra más adecuada para referirse a la gestión del retraso?
La preparación del backlog también se denomina refinamiento del backlog o preparación de historias.
2. ¿Cuál es el propósito del grooming en scrum?
El propósito del grooming en Scrum gestión de proyectos es revisar, priorizar y refinar los elementos del backlog del producto para asegurar su claridad, relevancia y alineación con las metas del proyecto.
3. ¿Cuál es el rol del backlog grooming?
El rol del backlog grooming es asegurar que el backlog del producto del equipo de desarrollo de software se mantenga organizado, priorizado, actualizado y listo para su uso.