La morosidad se ha convertido en una repetición sorprendentemente habitual en el mundo de la empresa. Según un informe sobre morosidad de 2022 según este informe, la friolera del 87% de las empresas se enfrenta a retrasos en el pago de facturas, lo que repercute en el tiempo y el coste y aumenta la carga de trabajo de las cuentas por cobrar.
Las malas prácticas de facturación son algunas de las razones más comunes de los retrasos en los pagos. Una factura llena de errores o con componentes poco claros no sólo ralentizará la entrada de efectivo, sino que también puede ser percibida como descuidada y poco profesional por su cliente.
En esta guía, desmitificaremos las complejidades del proceso de facturación al cliente, que debería ser coherente, profesional y eficiente. 🧑💼
Le mostraremos cómo facturar a un cliente a través de tres aspectos:
- Pasos para establecer un sistema de facturación que funcione bien
- Consejos para hacer un seguimiento de los pagos pendientes
- Formas prácticas de simplificar la facturación a los clientes con el software adecuado
Al final, será capaz de manejar su logística de facturación para facilitar los pagos a tiempo y establecer relaciones duraderas con los clientes .
Comprender la facturación de los clientes: Conceptos básicos
La facturación de clientes es crucial para mantener un flujo de caja saneado y garantizar la estabilidad financiera de una empresa. No se trata sólo de un proceso singular de envío de facturas, sino más bien de un enfoque integrado que abarca diversas prácticas dentro de un plazo determinado, por ejemplo mensual, trimestral o anual.
Una solución de facturación al cliente implica la creación de facturas detalladas con los bienes y servicios desglosados, suministrados junto con el precio unitario, la cantidad vendida y el importe total adeudado.
Dependiendo de la jurisdicción de su empresa, el proceso puede incluir el cálculo y la adición de los impuestos, tasas o descuentos pertinentes. Por ejemplo:
- Cobrar por horas
- Facturar a tanto alzado por proyecto
- Adoptar un sistema de facturación por suscripción o anticipo
- Incorporar precios basados en los ingresos o en la reducción de costes
Elija el método que mejor refleje el valor que ofrece y se ajuste a las expectativas del cliente: se trata de generar confianza y transparencia.
Un sistema de facturación de clientes ideal también se centra en centralizar los registros, hacer un seguimiento del progreso de los pagos y optimizar los procesos para mejorar la eficacia.
Cómo desarrollar un sistema de facturación eficaz: Pasos y buenas prácticas
Poner a punto su sistema de facturación es una decisión inteligente, pero requiere trabajo. Tiene que crear un proceso fluido que no sólo facilite las transacciones, sino que también añada un toque extra de eficacia y profesionalidad a sus operaciones financieras.
Si es nuevo en el desarrollo de sistemas de facturación, aquí tiene un proceso paso a paso que puede seguir:
- Analice su actual logística de facturación de clientes en términos de modelos de precios, requisitos de cumplimiento, etc. Puede considerarDAFO oAnálisis GAP para ver cómo se podría mejorar el sistema
- Obtén tuequipo de contabilidad o facturación tablero de ideas y finalización de un sistema de facturación
- Elegir un sistema de facturación adecuado osoftware de gestión de proyectos (como ClickUp) para dar compatibilidad digital a sus procesos de facturación
- Proporcionevídeos de formación o manuales escritos para ayudar a su equipo a manejar el sistema de facturación
- Revise y optimice el sistema a intervalos regulares
Mientras te arremangas y trabajas en la implantación de un sistema de facturación funcional, te recomendamos que adoptes estas tres buenas prácticas para impulsar aún más tus procesos de facturación.
1. Haz que tu propuesta o declaración de trabajo sea transparente Elaboración de una propuesta o
declaración de trabajo (SOW, por sus siglas en inglés) es algo más que poner papel y lápiz; se trata de sentar las bases de una colaboración con el cliente que tenga éxito. Los SOW tienen como objetivo especificar con precisión en qué se va a trabajar, así como los entregables, plazos y costes. Ser abierto y honesto sobre las condiciones es esencial porque allanará el camino para una relación de trabajo fructífera.
Si tú o tu equipo necesitáis ayuda para redactar propuestas profesionales, utiliza el Plantilla de declaración de trabajo de solicitud de propuesta (RFP) de ClickUp . Ayuda a crear pliegos de condiciones transparentes, estandarizados y completos, minimizando los conflictos de facturación en el futuro.
Cree un resumen de su primer proyecto junto con su proveedor compartiendo la plantilla de declaración de trabajo de ClickUp, un documento de declaración de trabajo prediseñado y totalmente personalizable
Una vez que su cliente firma la propuesta, ésta se convierte en un acuerdo legalmente vinculante que protege a ambas partes. Si surge alguna disputa sobre la facturación, se puede hacer referencia a este documento como fuente de la verdad para resolver el problema.
2. Implantar un calendario de facturación coherente
Establecer y cumplir un calendario de facturación coherente fomenta la previsibilidad del proceso y agiliza el flujo de caja. Es esencial ajustar fechas de facturación específicas que coincidan con el ciclo de facturación de su cliente.
Tanto si opta por una frecuencia de facturación semanal, quincenal o mensual, la clave está en cumplir el calendario religiosamente . Esta coherencia es una medida preventiva para evitar confusiones y reducir el riesgo de retrasos o impagos.
3. Proporcione facturas detalladas para transacciones sin complicaciones
Según estadísticas de facturación de Skynova casi dos tercios de los retrasos en los pagos se deben a imprecisiones en el proceso de facturación. Esto subraya el carácter innegociable de contar con un sistema de facturación que sirva de herramienta de comunicación precisa y libre de errores.
La mayoría de los directivos considerarían que una factura informativa incluye lo siguiente:
- Nombre, dirección e información de contacto de la empresa
- Nombre, dirección e información de contacto del cliente
- Un desglose detallado de los servicios prestados o los productos suministrados
- El importe total adeudado, incluidos parámetros fáciles de seguir sobre impuestos o tasas adicionales
- Datos bancarios para el pago
Cuatro tácticas para el seguimiento de pagos atrasados
No importa lo sofisticado que sea su sistema de facturación, siempre puede haber situaciones en las que un cliente no efectúe un pago. Aunque se trata de una posición incómoda, es fundamental afrontarla con profesionalidad.
**He aquí cuatro tácticas que le ayudarán a abordar el problema con delicadeza, garantizando que sus relaciones con los clientes permanezcan intactas y que los pagos atrasados se resuelvan amistosamente
1. Ajuste unas expectativas claras con una comunicación educada
Recuerde al cliente las condiciones de pago establecidas, los plazos y las posibles penalizaciones por demora.
Elabore un mensaje recordatorio que sea a la vez firme y respetuoso. Puedes hacer hincapié en el pago atrasado, especificando el importe y la fecha límite. Exprese empatía si la situación lo requiere y proporcione cualquier aclaración necesaria para demostrar aún más su compromiso con una asociación colaborativa y sostenible.
Tener una relación robusta contrato escrito **sirve como primera línea de defensa
Dado que el acuerdo describe los detalles del proyecto, los precios, los cronogramas y el proceso de pago, se convierte en el punto de referencia para las expectativas. Por tanto, utilícelo como documento de compatibilidad para una comunicación clara cuando seguimiento de los pagos pendientes .
2. Ajuste de recordatorios automatizados
Un sistema de recordatorios de pago automatizados funciona como un codazo suave pero persistente, que recuerda a los clientes los pagos próximos o atrasados sin necesidad de una intervención manual constante. Al adaptar los recordatorios a las preferencias de los clientes, se mejora la experiencia del usuario y se contribuye a un servicio más personalizado y considerado comunicación más personalizada y considerada .
Sin embargo, es esencial encontrar un equilibrio entre la persistencia y la paciencia. **Aunque los recordatorios automáticos de pago son una herramienta valiosa para garantizar la puntualidad de los pagos, no deben abrumar al cliente ni tensar sus relaciones
3. Ofrecer soluciones flexibles
Si te has encontrado con una situación en la que un cliente no ha efectuado un pago, es importante que te pongas en contacto con él y le ofrezcas algunas soluciones adicionales para resolver el problema. Puedes hacerlo:
- Considerar la posibilidad de ofrecer un plan de pago alternativo para aliviar su carga. Por ejemplo:
- Dividir el total a pagar en cuotas más pequeñas y manejables
- Acordar un cronograma realista para los pagos
- Permitir diferentes formas de pago, por ejemplo:
- Cheque
- Transferencia bancaria
- Tarjeta de crédito o débito
- Monedero digital
El quid de esta práctica es hacer que el cliente se sienta compatible mientras cumple con su confirmación.
4. Recurrir a la vía judicial como último recurso
No es razonable ser indulgente con un cliente si tu empresa sufre constantemente por su incapacidad para cumplir sus compromisos. La acción legal puede ser necesaria como último recurso si todos los intentos de comunicación y recuperación del pago resultan infructuosos.
Una opción es contratar los servicios de una agencia de factoring o de cobros. Se trata de grupos profesionales que pueden gestionar eficazmente el proceso de recuperación de la deuda, aunque a un coste, normalmente un porcentaje de la cantidad recuperada.
Como alternativa, los expertos recomiendan consultar con un abogado para explorar las opciones legales. Juzgado de escasa cuantía suele ser adecuado para importes menores, mientras que los créditos de mayor cuantía pueden requerir un procedimiento ante un tribunal civil.
Tenga en cuenta que, en la mayoría de los casos, las acciones legales suponen la pérdida de la empresa con el cliente. debe ser una solución de último recurso después de todas las demás vías de negociación y Estrategias de CRM han fracasado.
Utilizar software de gestión de proyectos para facturar eficazmente a los clientes
Hasta cierto punto, la estabilidad financiera de los propietarios de pequeñas empresas y profesionales depende de lo bien que gestionen los procesos de facturación a clientes.
Ya no puede confiar en los registros manuales ni en las extensas hojas de cálculo como ayuda: consumen mucho tiempo y pueden ser poco fiables. ¿La solución? Utilice una herramienta de software de gestión de proyectos para estructurar su sistema de facturación
Las herramientas de gestión de proyectos son soluciones todo en uno que pueden simplificar muchos aspectos de la facturación unificando diversos procesos financieros dentro de una plataforma centralizada. Por ejemplo, herramientas como ClickUp no sólo ofrecen una solución CRM completa, sino que también proporcionan funciones de control de tiempo, resúmenes de clientes y recordatorios automatizados. Además, vienen con numerosas plantillas que harán que su proceso de facturación sea más manejable.
Supervise las actualizaciones de los proyectos, gestione los flujos de trabajo de facturación y colabore con el equipo, todo ello desde su entorno de trabajo de ClickUp
Descubramos cómo puede aprovechar algunas de las prácticas funciones de ClickUp para mejorar la eficacia y la precisión de su facturación
1. Visualice los flujos de trabajo de facturación con la solución ClickUp CRM
Los procesos de facturación tienden a complicarse a medida que su empresa crece, ya que es necesario abordar proyectos más complejos. Pero con la solución ClickUp CRM de ClickUp, gestionar tanto los clientes como las prácticas de facturación es fácil y eficaz
Gestión de datos de clientes, tareas personales y comunicación en ClickUp desde cualquier dispositivo
Con ClickUp, puede centralizar toda la información y las tareas de gestión de cuentas y crear un entorno de trabajo personalizado con opciones flexibles de vista de datos. Esto le ayuda a usted o a su equipo a acceder a datos precisos sobre el trabajo terminado y el modelo de facturación para agilizar el proceso de facturación.
Tanto si quieres hacer un seguimiento de las fechas límite de pago como de los pedidos o los niveles de inventario, la plataforma hace que trabajar con los clientes sea facilísimo **A continuación, le mostramos otras prácticas funciones de CRM de ClickUp
- Jerarquía de carpetas y listas para organizar la información de los clientes a su gusto
- Documentos de ClickUp para escribir y almacenar documentos como POE y propuestas
- Integraciones nativas y de terceros fáciles de usar con software de facturación y otras herramientas
- Campos numéricos para calcular más rápidamente elementos como el tamaño de la operación y los ingresos
- Filtros y etiquetas para encontrar información de facturación específica
Utilice ClickUp Docs para crear SOWs, contratos proactivos y documentos de facturación de procedimientos con su equipo
2. Utilice el control de tiempo para registrar y realizar un seguimiento de las horas facturables
Profesiones como medicina y asesoría jurídica suelen requerir un modelo de facturación basado en el tiempo. Para que las facturas sean exactas, se necesita un cronómetro fiable para registrar las tareas diarias, los proyectos y las reuniones.
Los métodos de control de horas de la vieja escuela, como el mantenimiento de hojas de horas u hojas de cálculo, a menudo conducen a errores de facturación e incoherencias debido a su naturaleza extensa. El seguimiento de las horas facturables a través de una app dedicada es una solución más sensata. A 2023 estudio sobre el control de tiempo sugiere que las empresas que utilizan software con funciones de control horario tenían un 44% menos de probabilidades de cometer errores en las nóminas.
Si está facturando a una tarifa por hora, la Herramienta de control de tiempo ClickUp puede ayudarle a cobrar los pagos con mayor precisión. Ofrece una interfaz sencilla para realizar un seguimiento preciso de las horas que tanto usted como su equipo invierten en un cliente. Ejecute varios cronómetros simultáneamente para garantizar una facturación transparente en todos los proyectos en curso.
Vea el tiempo de seguimiento de las tareas y ubicaciones para obtener una visión simplificada del progreso general del equipo
Gracias a la (elaboración de) informes integrados y a las opciones de anotación, sus clientes podrán ver exactamente en qué se invierte su dinero, lo que generará confianza y pondrá de relieve el valor de sus servicios. Al optimizar el uso de su tiempo, verá un aumento tangible de la rentabilidad, ¡lo cual es una ventaja en cualquier buen día! ✌️
¿Dirige una empresa de servicios? Registre y muestre las horas facturables desde cualquier lugar con la aplicación móvil gratuita, app, de ClickUp Extensión para Chrome ¡!
Bonus: Explora la parte superior herramientas de software de control de tiempo para usuarios de Mac ¡!
3. Disfrute de amplias panorámicas de sus clientes con las vistas de ClickUp Vistas de ClickUp son como su colección de gafas para diferentes ocasiones. Del mismo modo que elige gafas específicas para leer, conducir o disfrutar del paisaje, las vistas de ClickUp le ofrecen diferentes perspectivas para diversas tareas, cada una de ellas diseñada para mejorar la forma en que ve y gestiona sus cuentas de cliente y flujos de trabajo de facturación.
Por ejemplo, vamos a ampliar dos vistas especialmente valiosas para la facturación: Vista de tareas y Vista Tabla . Le ofrecen una visión general de sus clientes y cuentas, consolidando toda la información de facturación en una sola plataforma.
Vistas de tareas
Las vistas de tareas ofrecen varias maneras de ver sus tareas de facturación, y usted puede decidir cómo agrupar , ordenar y filtrar ellos.
Puede personalizar aún más estas vistas en diseños como Listas, Calendarios y (diagramas de) Gantt según le convenga. ¿Y lo mejor? Esta personalización funciona en todo el Tablero, ofreciéndote una visión de conjunto Vista Todo -de todos sus flujos de trabajo de facturación.
La vista Todo le proporciona una perspectiva holística de todas sus tareas de facturación, asegurándole una clara comprensión y control sobre la totalidad de sus flujos de trabajo financieros
Consejo rápido: Dé a cada vista Tarea un nombre que tenga sentido para usted. Por ejemplo, llame a una Due si muestra las tareas ordenadas por sus fechas límite. O llame a otra Cliente XYZ si filtra la información de facturación específica de la cuenta. Además de rótulos, también puede fijar vistas de prioridad para una mayor accesibilidad.
Vista Tabla
Si le gustan las hojas de cálculo rápidas como el rayo y las bases de datos visuales dinámicas, la vista Tabla es su centro de comando para organizar y supervisar las tareas de facturación. Imagínese gestionar presupuestos , registro y tratamiento de la información del cliente y agilizar las tareas de facturación, todo ello en un formato de tabla intuitivo y con gran capacidad de respuesta.
Las funciones de ClickUp Campos personalizados facilitan el registro de detalles específicos de facturación, como Fecha de vencimiento, Método de pago y Divisa, garantizando que los procesos de facturación sean eficientes y organizados.
Organice, ordene y filtre tareas en la vista Tabla de ClickUp 3.0 para obtener información más rápidamente sobre todo su trabajo
4. Utilice la Automatización en ClickUp para mejorar la eficiencia en los procesos de facturación
Facturar a los clientes puede ser un trabajo administrativo tedioso que implica múltiples pasos, lo que hace que todo el proceso sea propenso a errores. Por suerte, puedes minimizar la carga de trabajo manual automatizando tareas repetitivas específicas o pagos periódicos. Según una encuesta B2B, el 71% de los expertos prevén la automatización como el pivotal invoicing trend of 2023 ¡!
En Automatizaciones ClickUp revoluciona el panorama de la facturación al permitirle agilizar tareas y ejecutar procesos rutinarios como un reloj. Utilice más de 100 opciones predefinidas o cree sus propias automatizaciones para acciones como actualizaciones de estado, recordatorios de fechas límite y seguimientos de facturación.
El ajuste de las Automatizaciones de ClickUp no requiere ningún conocimiento de código.
Utilice recetas de automatización prediseñadas en ClickUp o personalícelas en función de sus necesidades, para que su equipo pueda centrarse en lo que más importa
5. Aproveche las plantillas de ClickUp para que los procesos de facturación sean coherentes
Facturación y Plantillas CRM son los héroes anónimos de muchas empresas de nueva creación y propietarios de pequeñas empresas. Garantizan la coherencia y la precisión de las facturas, al tiempo que estructuran el proceso de facturación.
ClickUp tiene un colección de plantillas de facturación para numerosos casos de uso. Aquí están nuestras plantillas favoritas para marcar como favoritos:
- Plantilla de facturas ClickUp: Genere rápidamente facturas profesionales con campos que se rellenan automáticamente y facilite la entrega con un solo clic, a la vez que realiza el seguimiento de los pagos en la misma plataforma
- Plantilla POE del proceso de facturación de ClickUp: Garantice la precisión y la eficaciala normalización de los procedimientos de facturaciónahorre tiempo automatizando tareas repetitivas y mantenga un flujo de trabajo organizado para eliminar errores y controlar los plazos de pago
- Plantilla de factura para autónomos ClickUp: ¿Trabajas como autónomo? Utilice esta plantilla de factura para crear facturas profesionales, centralizar el seguimiento de los pagos y los plazos y almacenar la información de los clientes de forma segura
- Plantilla de facturación y seguimiento de casos legales ClickUp: Utilice esta plantilla para supervisar los casos legales activos, las horas facturables y el progreso, y organizar de forma eficaz la información de los clientes en un formato fácil de usar,base de datos sin código5. Plantilla de propuesta de proyecto del sistema de facturación ClickUp: Cree propuestas profesionales y personalizables y consolide los procesos de facturación con el sistema de facturación integrado de ClickUpseguimiento de proyectos y herramientas de cálculo
Cobre rápidamente con la ayuda de esta plantilla de factura ClickUp
Facture a sus clientes con confianza: Explore ClickUp
Nuestras recomendaciones de buenas prácticas y sugerencias de funciones le ayudarán a configurar un sistema de facturación eficaz en un abrir y cerrar de ojos Tendrá menos impagos y más tiempo para establecer relaciones con los clientes y planificar sus finanzas. Regístrese gratis **ClickUp puede mejorar sus flujos de trabajo de facturación. Se trata de una herramienta muy valorada y con una excelente puntuación Centro de ayuda para nuevos usuarios. 🌻