El proyecto estaba completado a tiempo y se envió la factura. Ahí fue cuando las cosas empezaron a ponerse raras. El cliente te dijo que las condiciones de pago eran diferentes de lo que esperaba.
Ellos esperaban que el IVA estuviera incluido en la factura total, mientras que usted pensaba que debía cobrarse además de los servicios prestados. Cualquier consultor, autónomo o propietario de una pequeña empresa se sentirá identificado con esta situación. Para ahorrarle algunos lamentos, hemos redactado esta guía para usted.
En esta guía, le mostramos cómo facturar a un cliente, algunos consejos profesionales y cómo utilizar ClickUp para realizar la automatización de su proceso de facturación a clientes.
⭐️ Plantilla destacada
La plantilla de factura de ClickUp le ayuda a crear, gestionar y realizar el seguimiento de las facturas fácilmente, lo que hace que su proceso de facturación sea más organizado. Con estados personalizados, campos y múltiples vistas, esta plantilla agiliza la facturación para empresas y autónomos.
¿Cuándo debe facturar a un cliente?
No hay una respuesta única para todos los casos. El momento adecuado depende del tipo de proyecto y de lo que hayas acordado con tu cliente. Aquí tienes cinco enfoques de facturación habituales:
1. Facturación por adelantado
Ideal para: clientes nuevos, proyectos estratégicos puntuales o proyectos pequeños (menos de 2 semanas).
Usted envía una factura antes de que comience el proyecto y el cliente realiza el pago por adelantado, total o parcial, antes de que usted comience.
Ejemplos:
- 50 % para reservar su plaza, 50 % antes de la entrega.
- Pago completo por adelantado para una consulta telefónica individualizada.
Si cobras por adelantado, realiza la conversación durante la primera reunión o llamada inicial. Así podrás superar las objeciones u obstáculos que podrían complicar la relación comercial desde el principio.
Esto le evitará invertir demasiado tiempo y energía en un cliente que no está de acuerdo con su estructura de pagos.
2. Facturación basada en hitos
Ideal para: proyectos con fases claras (por ejemplo, desarrollo de marca, creación de sitios web, elaboración de informes).
Usted define las fases del proyecto y asocia cada una de ellas a un pago. Al final de cada fase, normalmente se envía una factura por los servicios prestados.
Ejemplos:
- 25 % al inicio del proyecto → 50 % tras el primer borrador → 25 % a la entrega
- X $ al inicio → Y $ tras el diseño → Z $ tras el lanzamiento
Cuando el proyecto es complicado, los consultores prefieren el proceso de facturación por hitos, ya que el cliente se ve incentivado a proporcionar comentarios y aprobaciones oportunas. El proceso de pago depende del cumplimiento de metas predefinidas.
💡 Consejo profesional: Una plantilla de cronograma de proyecto muestra las fases clave, los plazos y los puntos de entrega. Le da a tu cliente una hoja de ruta visual de lo que puede esperar y cuándo pagar.
Con las fechas y los entregables fijados, es más fácil que ambas partes se responsabilicen. La plantilla facilita el proceso de facturación y evita desviaciones del alcance y retrasos en los pagos.
3. Facturación posterior a la completación
Ideal para: Clientes corporativos con departamentos de compras.
Tan pronto como complete el trabajo, facture a los clientes y añada una fecha límite (normalmente entre 15 y 30 días).
Ejemplos:
- Factura con vencimiento a 15 días desde el envío.
- Trabajo entregado el 1 de junio, factura con vencimiento el 15 de junio.
La facturación posterior a la completación del trabajo suele ser innegociable cuando se trabaja con grandes empresas. Sus equipos financieros suelen seguir estrictos ciclos de aprobación y pago de proveedores.
Si utiliza este modelo, asegúrese siempre de tener toda la documentación en regla: un contrato firmado, los servicios acordados, los detalles de pago acordados y unas condiciones de pago claras. También es aconsejable tener en cuenta los retrasos en los pagos a la hora de realizar la previsión de su flujo de caja.
👀 ¿Sabías que... el 68 % de las empresas cometen errores en más del 1 % del total de sus facturas? Considera la posibilidad de utilizar un software de facturación para automatizar los cálculos, validar los campos obligatorios y mantener la coherencia en todos los datos de facturación de los clientes. Esto reduce los errores manuales y garantiza que las facturas se aprueben más rápidamente.
4. Facturación recurrente (anticipos)
Ideal para: Servicios continuos (por ejemplo, contenido, diseño, asesoramiento, operaciones).
El cliente paga una cantidad fija a intervalos regulares (normalmente mensuales), a menudo por un número determinado de horas o entregables.
Ejemplos:
- 2000 $ al mes por hasta 10 horas de soporte en marketing.
- Retenciones mensuales facturadas el día 1, pagadas por adelantado.
Este método de facturación es ideal para clientes que necesitan un soporte constante y no quieren renegociar las tarifas cada vez. Para usted, significa ingresos predecibles y una planificación más fluida de la carga de trabajo.
Pero los anticipos solo funcionan cuando el alcance está claro y ambas partes lo respetan. Asegúrate de definir qué se incluye, cómo se gestionan las horas no utilizadas y cuándo revisarás los términos, por ejemplo, cada 3 o 6 meses.
⚡ Archivo de plantillas: Plantillas gratuitas de facturas comerciales
5. Tiempo y materiales (facturación por horas)
Ideal para: Trabajos de duración indefinida (consultoría, resolución de problemas, coaching) y clientes con un uso variable del tiempo.
Registre el tiempo a medida que avanza y facture con regularidad (semanal, quincenal o mensualmente).
Ejemplos:
- 100 $/hora facturados todos los viernes con una hoja de horas.
- 10 horas esta semana → factura enviada el lunes
La facturación por horas le ofrece flexibilidad y tiene sentido cuando el alcance del proyecto está en evolución o no está claro. Pero también debe justificar cómo se emplea el tiempo.
Para satisfacer al cliente y generar confianza, use el uso compartido de actualizaciones periódicas y registros de tiempo, especialmente si el cliente no ve resultados inmediatos. También puede ofrecer un número máximo de horas por semana/mes para que los clientes controlen su presupuesto sin tener que comprometerse con tarifas fijas.
💡 Bonificación: Aquí puede utilizar la función de control de tiempo del proyecto de ClickUp para registrar las horas de trabajo directamente en cada tarea, ya sea iniciando un cronómetro en tiempo real o introduciendo el tiempo manualmente. Puede añadir notas, clasificar las entradas y generar informes de tiempo para la facturación o el seguimiento interno.
ClickUp también se integra con herramientas como Harvest y Everhour si desea realizar la elaboración de informes más detallados o establecer una conexión con un software de facturación.
¿Qué debe incluir una factura de cliente?
Una vez que sepa qué incluir en su factura, podrá crear una plantilla y enviar las facturas más rápidamente.
| Elementos de la factura | Qué incluir |
| Tu información | Su nombre, nombre de la empresa (si lo hay), datos de contacto y número de ID fiscal, si procede. |
| Información del cliente | Nombre completo del cliente, nombre de la empresa, dirección y correo electrónico. |
| Número de factura | Un ID único y secuencial (por ejemplo, INV-0012) para realizar el seguimiento de las facturas. |
| Fecha de la factura | La fecha en la que envía la factura |
| Fecha límite | Cuándo se espera el pago (por ejemplo, «Vence en 15 días»). |
| Descripción del proyecto/servicio | Breve resumen del trabajo (por ejemplo, «Esquemas del sitio web - Fase 1»). |
| Desglose de los cargos | Lista detallada: horas trabajadas, entregables, cantidad, tarifa por unidad/hora. |
| Subtotal | Total antes de impuestos o descuentos |
| Impuestos (si procede) | Política de reembolso, condiciones de pago atrasado o mensaje de agradecimiento. |
| Importe total adeudado | Importe final a pagar |
| Instrucciones de pago | Datos bancarios, enlace de PayPal, etc. |
| Términos y notas | Política de reembolso, condiciones de pago atrasado o mensaje de agradecimiento. |
Puede hacerlo manualmente o utilizar plantillas de facturas gratuitas para estandarizar este proceso.
Cómo facturar a un cliente (paso a paso)
Si se pregunta cómo facturar a un cliente por primera vez, siga estos pasos.
Paso 1: Finalice los entregables y confirme que están completos.
Antes de enviar la factura, asegúrese de que el cliente está de acuerdo con que el trabajo está completado.
Igualmente importante es que su cliente acuse recibo y lo apruebe. El acuse de recibo por escrito es un registro documental en la facturación al cliente.
A continuación le indicamos cómo mantener el proceso de facturación sin fricciones:
- Compruebe que todos los productos entregados coincidan con lo prometido en el contrato o la propuesta, y envíe una factura profesional.
- Envíe un correo electrónico con un resumen rápido:«Hola, [nombre], aquí tiene un breve resumen de lo que se ha entregado para [nombre del proyecto]. Avíseme si todo está bien antes de enviar la factura».
- Si se basa en hitos, confirme que la fase actual está terminada y aprobada antes de pasar a la siguiente.
- Ofrezca múltiples opciones de pago para que le paguen a tiempo.
Por qué es importante: Evita disputas sobre facturas, expectativas incumplidas o conversaciones del tipo «pensábamos que esto estaba incluido».
Ahora bien, hacer esto manualmente para 1 o 2 clientes en hojas de cálculo es bastante sencillo.
Pero a medida que su empresa crece, es fácil perder el seguimiento de lo que se ha entregado, aprobado y está listo para facturar.
ClickUp, la aplicación que lo tiene todo para el trabajo, centraliza tu trabajo en proyectos, el seguimiento de tareas y las aprobaciones de los clientes. Cuando todo tu trabajo, tus facturas y tu facturación se encuentran bajo un mismo techo, no tienes que dispersarte entre múltiples herramientas que solo sirven para un propósito.
A continuación te explicamos cómo utilizar ClickUp como software de facturación.
Utilice ClickUp Brain para redactar correos electrónicos, informes y obtener resúmenes de conversaciones.
Utilice el asistente de IA integrado de ClickUp, ClickUp Brain, para generar correos electrónicos con resúmenes de facturas. Puede añadir los entregables, los hitos, los términos y todo lo demás relacionado con el proyecto, y Brain redactará el correo electrónico por usted.
Si necesita solicitar pagos o realizar un seguimiento de las fechas de pago, Brain lo hace por usted. Incluso puede utilizar Brain para redactar los términos y condiciones de pago de su empresa como autónomo.
Además, a lo largo de su proyecto, Brain se encarga del análisis más complejo por usted. ¿Tiene un informe detallado y necesita un resumen? Pídale a Brain que lo haga.
¿Necesita extraer los puntos clave de los hilos de conversación? Brain también lo hace por usted. En resumen, Brain es su asistente de redacción con IA durante todo el proyecto.
🎥 Ver: ¿Cómo utilizar ClickUp para generar facturas?
Realice el seguimiento de los hitos del proyecto utilizando tableros Kanban
También necesita una forma visual de realizar el seguimiento del progreso del proyecto, para saber qué está listo para facturar y evitar disputas con los clientes.
Con el tablero Kanban de ClickUp, puedes ver el estado de cada entrega de un vistazo. Este flujo de trabajo visual evita que los ingresos se queden estancados porque olvidaste facturar una tarea completada.
👀 ¿Sabías que...? Según un estudio de Consulting Success, estos son los modelos de precios más populares entre los consultores: el 37 % utiliza una tarifa por proyecto, el 26 % utiliza una tarifa basada en el valor, el 21 % utiliza una tarifa por hora, el 13 % utiliza una tarifa mensual y el 3 % utiliza un modelo basado en el rendimiento.
Paso 2: Elija una plantilla o una herramienta de facturación
Con una plantilla de facturación prediseñada, solo tienes que introducir los datos de tu proyecto y tu empresa, y listo. Ya puedes enviarla.
Si ya gestionas tareas, entregables y control de tiempo en ClickUp, tiene sentido mantener tu proceso de facturación integrado.
Puede utilizar la plantilla de facturas de ClickUp para centralizar todo en un solo lugar, desde el registro del tiempo facturable hasta la generación y organización de las facturas.
Así es como le puede ayudar esta plantilla:
- Documentos con marca: cree facturas profesionales en ClickUp Docs, con su logotipo, colores y condiciones.
- Datos vinculados: extraiga las horas facturables directamente del tiempo registrado en las tareas de ClickUp.
- Facturas organizadas: almacene todas las facturas en una carpeta o lista, para poder filtrarlas por cliente, fecha límite o estado de pago.
- Campos personalizados: añada campos como el número de factura, el importe, la fecha límite del pago o el estado de pagado/impagado para facilitar la elaboración de informes.
Y si quieres ir más allá de la consultoría individual, ClickUp for Finance Teams te ofrece una configuración más estructurada. Amplía la facturación a un centro completo de operaciones financieras. Desde el seguimiento de presupuestos y gastos hasta la supervisión del historial de pagos de los clientes, todo se realiza en la misma plataforma en la que haces tu trabajo.
Además, puede automatizar los cálculos de sus facturas con los campos de fórmula de ClickUp. Añada cálculos directamente en las tareas de ClickUp.
Por ejemplo, puede calcular automáticamente los totales, añadir impuestos, realizar el seguimiento de los saldos pendientes y realizar la previsión de los ingresos de los proyectos en función del tiempo registrado para las horas facturables. Estas funciones de facturación le garantizan que le paguen a tiempo y evitan errores o impagos.
⚡ Archivo de plantillas: Plantillas para autónomos para gestionar cargas de trabajo
Consejo útil: incluso con plantillas, recopilar los datos correctos para cada factura puede resultar repetitivo. Aquí es donde ClickUp Brain Max lleva la facturación un paso más allá.
- Redacte facturas automáticamente: Brain Max puede extraer los entregables del proyecto, las horas facturables y los datos del cliente de su entorno de trabajo para generar un borrador de factura impecable.
- Personalice el lenguaje de pago: ¿Necesita redactar una solicitud de pago de forma más educada? Brain Max le sugiere expresiones profesionales y amigables con el cliente que le ayudarán a cobrar más rápido.
- Resuma los hitos del proyecto: en lugar de escribirlos manualmente, pida a Brain Max que cree un resumen conciso de las tareas completadas que pueda incluir directamente en su factura.
- Genere términos y condiciones: ahorre tiempo dejando que Brain Max redacte cláusulas estandarizadas, como acuerdos de retención, fechas límite, recargos por demora o descuentos por pagos anticipados, lo que le ayudará a establecer relaciones profesionales, la piedra angular del éxito empresarial.
Paso 3: Introduce los datos del cliente y del proyecto.
A la hora de rellenar la información específica del cliente y relacionada con el proyecto, un ID de proyecto incorrecto, una fecha límite que falta o un nombre pueden provocar retrasos en los pagos.
ClickUp facilita este proceso al permitirle estandarizar los detalles con Campos personalizados. En lugar de volver a escribir los datos del cliente o buscar en facturas antiguas, puede crear campos que aparezcan automáticamente en cada tarea de facturación.
A continuación le explicamos cómo realizar el ajuste:
- Importe: añada un campo de moneda para los totales de las facturas, extrayendo los datos de las horas facturables o las tarifas fijas.
- Nombre y información de contacto del cliente: Añada un campo de texto para el nombre del cliente y un campo de correo electrónico para su contacto de facturación.
- Referencia del proyecto: utilice un menú desplegable o un campo de texto para el ID del proyecto o el título del proyecto, de modo que cada factura se vincule al compromiso correcto.
- Numeración de facturas: cree un campo numérico para generar automáticamente ID de factura secuenciales (por ejemplo, INV-001, INV-002).
- Fecha límite: utilice el campo de fecha para establecer plazos de pago claros y realizar la automatización de los recordatorios en caso de demora.
Para agencias o empresas con facturación por niveles o basada en el uso, los campos personalizados le permiten capturar los detalles de cada estructura de precios, ya sean tarifas por hora, modelos de retención o tarifas basadas en proyectos. Esto facilita ver exactamente qué acuerdo de precios se aplica a cada cliente.
Combine esto con las funciones de facturación de ClickUp, como vincular las horas facturables directamente a las tareas, adjuntar recibos o acuerdos y marcar las facturas como pagadas o pendientes de pago, para mantener un registro financiero completo dentro del mismo entorno de trabajo donde se encuentran sus proyectos.
En esta fase, incluso puede utilizar la plantilla de historial de pagos de ClickUp, fácil de usar para principiantes, para registrar y almacenar información sobre sus clientes y supervisar los historiales de pago para identificar posibles problemas. Más allá de simplemente registrar las transacciones, puede realizar el seguimiento de los pagos atrasados o pendientes y detectar patrones recurrentes que podrían afectar a su flujo de caja.
💡 Consejo profesional: Combine campos personalizados con campos de fórmula para realizar la automatización de cálculos como «Horas registradas × Tarifa por hora» o «Subtotal + Impuestos».
Paso 4: Establezca las condiciones de pago
Cuanto más claramente defina sus condiciones de pago, menos margen habrá para disputas.
Esto es lo que debe incluir en sus condiciones de pago:
- Fecha límite: ya sea que se trate de Net 7, Net 15, Net 30 o basado en hitos.
- Formas de pago aceptadas: transferencia bancaria, PayPal, Stripe, tarjeta de crédito, etc. Indique quién paga los gastos de la transacción.
- Depósitos y anticipos: si requiere un depósito por adelantado (por ejemplo, el 30 % al firmar) y el saldo cuando la obra esté completada.
- Política de pagos atrasados: cargos por intereses, recargos fijos por demora o suspensión de los servicios.
- Gestión de monedas e impuestos: moneda de facturación (USD, GBP, etc.), responsabilidades en materia de IVA.
- Resolución de disputas por facturas: Plazo en el que los clientes deben plantear disputas (por ejemplo, en un plazo de 7 días a partir de la fecha de la factura).
ClickUp Docs es el documento donde se almacena toda la información sobre las condiciones de pago y es accesible para todas las partes interesadas.
Cree una plantilla de condiciones de pago en ClickUp Docs con un lenguaje estandarizado (por ejemplo, 15 días netos, recargos por demora, formas de pago aceptadas). Duplique este documento cada vez que incorpore un cliente y modifíquelo según las necesidades específicas del proyecto. Enlaze el documento directamente al proyecto o a la lista de facturación del cliente para que el equipo tenga acceso a él.
Lo mejor de Docs es que te ofrece funciones de control de versiones. Supongamos que un cliente negocia los ciclos de pago o las condiciones de los recargos por demora. En lugar de actualizar facturas aleatorias, guarda todas las versiones en ClickUp Docs con marcas de tiempo.
Ejemplo: El cliente A aceptó un plazo de pago de 15 días sin recargos por demora → almacenado en el documento «Condiciones del cliente A».
👀 ¿Sabías que...? Más del 44 % de las empresas de tamaño mediano y grande afirman que al menos una cuarta parte de sus facturas se retrasan cada mes. Más del 6 % de las empresas afirman que tres cuartas partes de sus facturas se retrasan.
Paso 5: Revise la exactitud
Lo último que desea es que el equipo financiero del cliente rechace su factura y tenga que volver a empezar desde cero.
Qué revisar en esta fase:
- Datos del cliente: compruebe la ortografía de los nombres, la dirección de facturación y la información de contacto.
- Referencias del proyecto: asegúrate de que la factura coincida con los entregables acordados, el ID del proyecto o el hito.
- Cálculos: compruebe dos veces los totales, los impuestos y los descuentos (los campos de fórmula le ayudarán en esta tarea).
- Fechas: La fecha de emisión de la factura, la fecha límite de pago y las condiciones de pago deben ser coherentes.
- Campos de estado: Confirme que sus campos personalizados (n.º de factura, estado: pendiente, etc.) estén completos.
- Adjuntos y documentación: si su cliente necesita recibos, hojas de horas o aprobaciones de hitos, adjúntelos directamente.
Para realizar revisiones colaborativas, utilice los comentarios y las asignaciones de ClickUp Docs para etiquetar a compañeros de equipo o revisores financieros. El modo de sugerencias integrado permite a los revisores proponer modificaciones sin sobrescribir su borrador.
La validación de campos personalizados también ayuda. Cree campos personalizados obligatorios como N.º de factura, fecha límite, Importe total.
Cuando faltan campos, se ve al instante en la tarea, lo que reduce los errores humanos. Añade un campo desplegable «Revisado: Sí/No» para que las facturas no se puedan enviar hasta que estén marcadas como revisadas.
📮 ClickUp Insight: El cambio de contexto está mermando silenciosamente la productividad de su equipo. Nuestra investigación muestra que el 42 % de las interrupciones en el trabajo provienen de tener que alternar entre plataformas, gestionar correos electrónicos y saltar de una reunión a otra. ¿Y si pudiera eliminar estas costosas interrupciones?
ClickUp une tus flujos de trabajo (y el chat) en una única plataforma optimizada. Inicia y gestiona tus tareas desde el chat, los documentos, las pizarras y mucho más, mientras que las funciones basadas en IA mantienen el contexto conectado, buscable y gestionable.
Paso 6: Envíe por correo electrónico o mediante una herramienta de facturación.
Cuando su factura esté lista, querrá asegurarse de que la reciba la persona adecuada, de que se almacene en el lugar correcto y de que disponga de un sistema para realizar el seguimiento de si se ha confirmado o pagado.
Algunos errores comunes en esta fase:
- Enviar facturas al contacto equivocado (por ejemplo, al responsable del proyecto en lugar del equipo de cuentas).
- Perder el seguimiento de si se envió la factura y cuándo
- No hay visibilidad sobre si el cliente ha abierto o recibido la factura.
- Gestión de facturas en herramientas aisladas (documentos en un lugar, correo electrónico en otro, pagos en otro sitio)
ClickUp se integra con Gmail, Outlook y otros proveedores para que puedas enviar facturas sin salir de la plataforma.
- Envíe el PDF de la factura directamente desde la tarea en la que está almacenada.
- Utilice plantillas de correo electrónico o correos electrónicos generados por IA (a través de ClickUp Brain) para enviar mensajes coherentes y profesionales.
- Realice un seguimiento de cuándo y a quién se envió la factura, que se registra automáticamente en la actividad de la tarea.
Además, las integraciones de ClickUp funcionan con tus herramientas financieras, tales como:
- QuickBooks, Xero y FreshBooks: Transfiere los datos de las facturas directamente desde las tareas de ClickUp a tu sistema de contabilidad. Esto significa que no hay entradas duplicadas; la factura permanece tanto en ClickUp como en tu herramienta financiera.
- Integraciones Zapier/Make: Automatice las conexiones con PayPal, Stripe u otras pasarelas de pago. Por ejemplo: Cuando el estado de la factura cambie a «Enviada» → cree la factura en Stripe → envíe por correo electrónico el enlace de pago al cliente.
- Calendarios y recordatorios: sincronice las fechas límite de las facturas con Google Calendar o Outlook para que se le notifique cuando se acerquen los plazos.
Paso 7: Realice un seguimiento de las facturas impagadas.
Como propietario de una pequeña empresa o agencia que gestiona múltiples clientes, enviar manualmente recordatorios de pago requiere mucho tiempo y es propenso a errores. Es fácil olvidar a quién se ha hecho el seguimiento, cuándo se envió el último recordatorio o qué factura está a punto de vencerse.
Las automatizaciones de ClickUp eliminan las partes repetitivas y propensas a errores del seguimiento de las facturas:
- Desencadenante: cuando pasa la fecha límite de una factura y el campo «Estado del pago» sigue estando en Pendiente.
- Acción: envíe automáticamente un correo electrónico de recordatorio, actualice el estado de la tarea a Vencida y asígnese a usted mismo (o a su director financiero) una tarea de seguimiento.
- Escalación: Establezca recordatorios por niveles: un recordatorio cortés al cabo de 1 día, un seguimiento más insistente a los 7 días y una nota de escalación a los 30 días.
Aquí tienes un vídeo que te ofrece trucos rápidos para utilizar las automatizaciones en ClickUp.
Para las agencias que gestionan docenas de facturas cada mes, los agentes personalizados de Autopilot añaden inteligencia al flujo de trabajo:
- Supervisión: los agentes realizan un seguimiento continuo de las tareas relacionadas con las facturas.
- Decida: si una factura sigue sin pagarse después de un número determinado de días, puede comprobar las condiciones (por ejemplo, importe de la factura > 5000 $) antes de actuar.
- Actúa: los agentes pueden redactar correos electrónicos de recordatorio personalizados, enviar mensajes a tu equipo en ClickUp Chat o incluso escalar la tarea a un gerente automáticamente.
👀 ¿Sabías que...? Las empresas que realizan un seguimiento del 90 % o más de sus facturas suelen cobrar en el plazo de una semana desde la fecha límite de las mismas.
Paso 8: Realice el seguimiento de los pagos y el flujo de caja
Para los equipos financieros, la facturación significa mantener una vista fiable del flujo de caja de toda la empresa. Cuando se gestionan docenas de clientes y proyectos simultáneamente, pasar por alto una sola factura vencida puede afectar a los presupuestos y a las nóminas.
Por eso los paneles de control de ClickUp se convierten en el hub de su equipo financiero. Reúnen los datos de las facturas, el estado de los pagos y el historial de los clientes en una sola vista.
¿Por qué los equipos financieros confían en los paneles de ClickUp?
- Visibilidad consolidada: en lugar de conciliar varias hojas de cálculo, todos los estados de las facturas (pendientes, pagadas, vencidas) se pueden ver en un solo lugar.
- Previsión del flujo de caja: los equipos pueden predecir los ingresos durante los próximos 30, 60 o 90 días para planear los gastos o las inversiones.
- Supervisión del rendimiento: identifique qué clientes o proyectos retrasan constantemente los pagos y ajuste los términos del contrato en consecuencia.
- Colaboración entre equipos: El departamento financiero puede cotejar los datos con los gestores de proyectos o los servicios de atención al cliente directamente en ClickUp, lo que reduce el intercambio de correos electrónicos.
⚡ Archivo de plantillas: Plantillas gratuitas de presupuestos de empresas en Word y Excel
Consejos para facturar a los clientes de forma profesional
Estas buenas prácticas de facturación le ayudarán a cobrar más rápido y a reducir los incómodos seguimientos.
1. Lleve un registro de sus horas de trabajo
Una de las razones más comunes de las disputas sobre facturación son los registros de tiempo poco claros. Si un cliente cuestiona su factura, disponer de un registro detallado de las horas trabajadas en tareas específicas es la forma más rápida de resolver el problema. También le permite saber si los proyectos son rentables y cuánto tiempo dedica a trabajos no facturables.
Ejemplos:
- Un consultor que cobra por hora por llamadas estratégicas puede mostrar exactamente cuánto duró cada sesión.
- Las agencias que ofrecen paquetes de retención pueden supervisar si están prestando más servicios de los incluidos en las horas contratadas.
👀 ¿Sabías que...? Una agencia con 15 empleados puede perder 1,6 millones de dólares en ingresos anuales por no tener un control de tiempo para el correo electrónico, las reuniones y los olvidos.
2. Sea educado en el lenguaje de sus facturas
Las palabras que elija en su factura pueden influir en la rapidez con la que paga un cliente. Un lenguaje duro o demasiado formal puede crear fricciones, mientras que un lenguaje cortés y profesional mantiene la buena voluntad y anima sutilmente a los clientes a dar prioridad al pago.
Incluso puede añadir una breve nota de agradecimiento al final de su factura para fomentar una relación positiva con el cliente.
💡 Consejo profesional: A continuación te ofrecemos algunas formas educadas de redactar las solicitudes de pago en las facturas:
- «Se ruega realizar el pago antes de la fecha límite. ¡Gracias de antemano!».
- «Agradecemos su indicación sobre esta factura».
- «Si tiene alguna pregunta sobre los detalles, póngase en contacto con nosotros, estaremos encantados de ayudarle».
3. Envíe recordatorios de pago a intervalos regulares.
Incluso los clientes más organizados a veces incumplen los plazos y, sin recordatorios, las facturas pueden pasar fácilmente desapercibidas. Los recordatorios coherentes y estructurados le ayudan a recibir los pagos más rápidamente sin dar la sensación de estar insistiendo.
Aquí tienes un esquema recordatorio que puedes configurar en ClickUp Automatizaciones para tu primera factura y las siguientes:
| Plazo | Tipo de recordatorio | Ejemplo de mensaje |
| 3 días antes del vencimiento | Recordatorio cortés | «Solo una nota rápida: la factura n.º 123 vence en 3 días. Si tiene alguna pregunta, no dude en ponerse en contacto con nosotros». |
| En la fecha límite | Indicación amable | «Le hacemos un recordatorio amablemente de que la factura n.º 123 vence hoy. Gracias por su puntualidad en el pago». |
| 7 días de retraso | Un fuerte empujón | «Según nuestros registros, la factura n.º 123 sigue pendiente de pago. Le rogamos que realice el pago lo antes posible». |
| 30 días de retraso | Recordatorio de escalamiento | «La factura n.º 123 lleva 30 días vencida. Confirme el estado del pago para que podamos evitar cualquier interrupción en sus servicios». |
4. Descuento por pagos anticipados
Una de las formas más sencillas de animar a los clientes a pagar más rápido es recompensarlos por hacerlo. Ofrecer un pequeño descuento por pronto pago mejora su flujo de caja y genera buena voluntad.
Ejemplos:
- «2 % de descuento si se paga en un plazo de 10 días a partir de la fecha de la factura».
- «5 % de descuento si el pago se realiza por adelantado para el trimestre».
Esto funciona especialmente bien con clientes a largo plazo que aprecian la flexibilidad y la previsibilidad. Aunque sacrifique una pequeña parte de los ingresos, ganará tranquilidad y un acceso más rápido al efectivo.
👀 ¿Sabías que... las pequeñas empresas ofrecen descuentos por pago anticipado con una tasa media del 4,1 %? Basándonos en una factura media de unos 10 000 dólares, esto se traduce en un ahorro aproximado de 411 dólares por factura.
Despídase de los dolores de cabeza relacionados con la facturación con ClickUp.
La facturación no debería agotar su energía ni tensar sus relaciones con los clientes. Como propietario de una empresa, no debería tener que perseguir facturas impagadas. O cuando factura a los clientes, lo último que desea es perder tiempo con hojas de cálculo.
Deja que ClickUp convierta tu facturación en un flujo de trabajo sin estrés.
Con las plantillas de facturas, las automatizaciones y los paneles de control de ClickUp, obtendrá una visibilidad completa de su flujo de caja y la confianza de que todas las facturas de los clientes son precisas, profesionales y puntuales.
¿Listo para simplificar su proceso de facturación? Regístrese en ClickUp gratis.