¿Sabía que, según el Diccionario Oxford de Inglés en la década de 1970 se introdujo por primera vez el sustantivo deprioritization Curiosamente, a menudo pasamos por alto esta palabra. En su lugar, tendemos a centrarnos en la priorización, creyendo que la elaboración de la prioridad listas de tareas pendientes es la clave definitiva para alcanzar la máxima productividad.
Sin embargo, en un mundo en el que los profesionales se enfrentan a cargas de trabajo abrumadoras, hay una verdad que no podemos eludir: no es posible priorizar todas esas tareas "importantes" sin dejar de lado las que no están a la altura.
En este artículo, profundizaremos en 10 técnicas para despriorizar eficazmente tu carga de trabajo. Te ayudarán a mejorar tu bienestar, alcanzar metas con el mínimo esfuerzo, y en última instancia aumentar su productividad general . ¡Vamos a dar el salto! 🤸
¿Qué es la despriorización?
La despriorización es un proceso activo de reorganización y eliminación de tareas de tu Agenda. Implica reorganizar, asignar o descartar tareas para que coincidan con tus metas y prioridades actuales. 🚩
Cuando despriorizas, vuelves a evaluar tus tareas -planificadas, iniciadas o en las que has trabajado- y decides si actualmente son prioritarias. Si la respuesta es negativa, es hora de cambiar tus prioridades .
Mientras que la priorización orienta tus inversiones de tiempo inmediatas, la despriorización determina qué tareas puedes posponer para más adelante.
Ventajas de la despriorización
Dominar el arte de la despriorización ofrece numerosas ventajas y sirve de piedra angular para mejorar la productividad. Entre sus principales beneficios se incluyen:
- Mayor concentración: Al reducir sus objetivos, puede centrarse más claramente en lo que realmente importa, reduciendo las distracciones y lasmejorar la concentración *Aumento de la productividad: Con confianzapriorización de tareas permite ahorrar tiempo yasignación de recursoslo que resulta en un mejor uso de la energía
- Reducción del estrés: La creación de una lista de tareas más manejable puede aliviar el estrés al eliminar las cargas de trabajo abrumadoras y permitir un enfoque más equilibrado a la hora de abordar las responsabilidades
- Sensación de logro: Completar regularmente las metas prioritarias fomenta la sensación de logro,aumenta la motivación y la confianza
- Mejorar el equilibrio entre la vida laboral y personal: Evitar el exceso de compromiso y de trabajo propiopreviene el agotamiento y promueve el bienestar general
Cómo utilizar la despriorización para mejorar la productividad
¿Se siente sepultado bajo una pila de tareas, inseguro sobre cuáles abordar primero y cuáles dejar de lado? La despriorización es tu caballero de brillante armadura
Pero, ¿sabe qué? Hay más de una forma de aumentar tu productividad con este método. Prepárate para conocer 10 técnicas revolucionarias para aplicar la despriorización con el fin de potenciar tu motivación y trabajar de forma más inteligente. Y como extra, te presentaremos algunas herramientas increíbles para iluminar tu camino en este viaje epopeya 🕯️
1. Utiliza una herramienta de gestión de tareas Aumento de la productividad de los empleados y
gestión eficaz de tareas van de la mano. Una buena gestión de las tareas significa decir adiós a los bajones de motivación, al agotamiento y al estrés de ordenar prioridades y metas. Por eso, disponer de una sólida herramienta de gestión de tareas ¡es una necesidad absoluta! 🙌
Introduzca ClickUp -su herramienta de gestión de tareas y herramienta de productividad que te ayuda a ajustar metas, priorizar y hacer seguimiento de tareas ¡en una sola plataforma! Tareas de ClickUp son el conjunto de herramientas estrella de la plataforma tanto para colaboración en equipo y dominio de la tarea personal que ofrece funciones prácticas como:
- Cuatro niveles de urgencia
- Listas de tareas pendientes
- Plantillas de bloqueo de tiempo
- Seguimiento de hitos para aumentar la motivación
- Código de colores para una mejor organización
- Ajuste flexible de metas
Aumente la claridad de sus proyectos con tipos de tareas personalizables y mejore la organización de sus esfuerzos de gestión de tareas
¿Tiene grandes proyectos entre manos? Divídelos en trozos del tamaño de un bocado con subtareas ¿Quieres editar un montón de tareas a la vez? La página ClickUp barra de acciones en lote le cubre las espaldas.
Para las empresas más ocupadas, ClickApps ofrece más de 35 opciones para personalizar los flujos de trabajo sin necesidad de código. Y por si fuera poco, Automatizaciones de ClickUp para eliminar el trabajo pesado. Elija entre más de 100 opciones ya preparadas o cree sus propias reglas de automatización.
Para agilizar la configuración del flujo de trabajo y la priorización de tareas, explore la función Plantilla simple de gestión de tareas de ClickUp . Garantiza un seguimiento eficaz de las tareas y metas diarias a través de una sencilla lista de tareas pendientes. 🥅
Vea y gestione rápidamente las Automatizaciones activas e inactivas en todos los espacios con actualizaciones y descripciones de los usuarios
2. Crear una lista de "tareas pendientes
Priorizar puede ser la esencia de ejecución correcta de un proyecto pero no menos importante es eliminar las prioridades. ¡Por eso crear una lista de cosas pendientes puede hacer maravillas por tu productividad!
Digamos que quieres trabajar en un proyecto personal pero no puedes dedicarle la atención que merece de inmediato. En ese caso, apuntarlo como tarea para "el mes que viene" en tu Lista de tareas pendientes puede salvarte la vida. 🦸♂️
ClickUp es como la navaja suiza del Listas de tareas pendientes en línea ¡! Te ayuda a crear listas multifuncionales que puedes gestionar sin esfuerzo desde cualquier lugar: tu escritorio, teléfono o pestaña del navegador. Es tu herramienta de cabecera para recordar lo que sigue en la Agenda y lo que puedes posponer.
Puede confeccionar estas listas exactamente como las desee Convierta listas sencillas en planes viables y personalícelos con:
- Formato
- Colores
- Tareas enlazadas
- Personas asignadas
Organice y despriorice las tareas diarias fácilmente con la plantilla de lista de tareas diarias de ClickUp
Ni siquiera tiene que empezar desde cero En Plantilla de lista de tareas diarias de ClickUp agiliza el proceso, haciendo que la adición y organización de tareas sea rápida y sencilla. Con varias opciones para ordenar las tareas, ajustar prioridades y organizar flujos de trabajo es un verdadero ahorro de tiempo.
3. Ajuste de los niveles de prioridad
Para una despriorización eficaz, es crucial distinguir las tareas que aportan más y menos valor a su organización. Esto te permite dejar las tareas menos importantes para más adelante y centrarte en las que tendrán un impacto inmediato. 🎯
En ClickUp, la urgencia cobra protagonismo a través de un sistema de prioridad de cuatro niveles diseñado para configurar su proceso de toma de decisiones:
- Urgente: Requiere atención inmediata
- Alta: Tareas vitales que requieren ser completadas rápidamente
- Normal: Puede esperar un poco, pero es importante para la planificación estratégica y la investigación
- Bajo: Tareas de menor prioridad o que requieren menos tiempo
Ajuste rápidamente la prioridad de una tarea para comunicar qué es lo que necesita atención primero
Asignación de Prioridad de la tarea es muy fácil: basta con hacer clic en el icono de la bandera y elegir el nivel de urgencia en el menú desplegable. El sistema de códigos de color garantiza un reconocimiento rápido: las banderas rojas indican las tareas urgentes, mientras que las grises claras señalan las menos cruciales, listas para ser despriorizadas. 🏳️
Para centrar la atención en los asuntos urgentes, guarda las tareas de alta prioridad en tu bandeja de entrada Bandeja de tareas para facilitar el acceso.
4. Limite sus horas de trabajo
¿Alguna vez has sobrecargado tu día con demasiadas prioridades, dejándote sin aliento para cuando termina? Esto se debe a dos motivos: una mala gestión del tiempo y el descuido a la hora de despriorizar. ⏳ ClickUp Control de tiempo del proyecto ¡funciones vienen al rescate! Con su extensión gratuita para Chrome, puede realizar un seguimiento de su tiempo sin esfuerzo desde su escritorio, móvil o navegador web. Iniciar y detener el tiempo a través de devicesand cambiar sin problemas entre las tareas utilizando el cronómetro global. Añade tiempo fácilmente de forma retroactiva o crea entradas por intervalo de fechas con el control de tiempo manual.
Controle el tiempo en su cuenta de ClickUp con una extensión gratuita/a de Chrome y obtenga una visión general de su asignación de tiempo
Obtenga una vista detallada del tiempo de seguimiento por día, semana, mes o cualquier intervalo personalizado mediante completas hojas de control de tiempo. Vea los totales de tiempo agrupados por fechas y acceda a tareas individuales y entradas de tiempo para obtener un análisis exhaustivo de su asignación de tiempo.
No pierda el ritmo con Recordatorios ClickUp ¡! Reciba notificaciones por correo electrónico, escritorio o móvil para estar al tanto de sus tareas. Personalice los recordatorios con:
- Fotos
- Notas de voz
- Ubicaciones en el Mapa
Aproveche las integraciones con herramientas como Google y Outlook Calendars, Zoom, Alexa y Microsoft Teams para sincronizar sus notificaciones a la perfección en todas las plataformas.
5. Reevalúe las prioridades cada semana
Para asegurarte de que las tareas en curso reciben la atención que merecen, es fundamental reevaluar las prioridades con frecuencia. Puedes hacerlo a diario, al principio o al final del día. También puedes marcar la pauta para la semana siguiente revisando las prioridades el viernes por la tarde y modificándolas cada día. 🌞
Utilice esta plantilla de matriz de prioridades de ClickUp para identificar las tareas críticas en función de su urgencia, impacto e importancia
Una evaluación clara y organizada de las prioridades es el primer paso para separar las tareas menos urgentes de las más prioritarias. Por suerte, la Plantilla de matriz de prioridades ClickUp le ofrece una matriz 2×2 equipada con las variables Urgency e Importance para una priorización perfecta.
Basta con añadir los nombres de las tareas a notas adhesivas codificadas por colores en las celdas respectivas para priorizar o despriorizar utilizando estas categorías:
- Importancia alta, urgencia alta: Hacer primero
- Importancia baja, urgencia alta: Hacer a continuación
- Importancia alta, urgencia baja: Hacer después
- Baja importancia, baja urgencia: Hacer lo último
6. Despriorizar subtareas
¿Está indeciso entre redactar un borrador exhaustivo análisis financiero o esbozar los principales puntos financieros? ¿O tal vez esté pensando en renovar totalmente la interfaz de un programa informático, en lugar de perfeccionar una sección concreta para mejorar la experiencia del usuario?
Eliminar prioridades no siempre significa renunciar a una tarea completa: se trata de reorganizar partes específicas dentro de una tarea o proyecto. De esta forma, te quedas con lo más importante y dejas ir el resto. 👋
Una forma sencilla de hacerlo es crear listas de control de tareas y subtareas. Esto te permite dar prioridad a las tareas esenciales al tiempo que despriorizas las subtareas que no añaden valor inmediato a tu empresa.
Crear listas de control con subtareas anidadas para priorizar y despriorizar de forma sencilla en ClickUp
Utilice Listas de tareas de ClickUp a facilitar este proceso . Los elementos de (la) lista de control pueden tener subelementos que puedes organizar fácilmente arrastrando y soltando. Así es como tus tareas de máxima prioridad permanecen en la parte superior, mientras que las que quieres despriorizar acaban en la parte inferior. Además, puedes asignar tareas, ajustar sus niveles de prioridad y plazos, y hacer un seguimiento del progreso mediante Campos personalizados.
Vea su semana de un vistazo y priorice sus tareas diarias en la plantilla de lista de control semanal de ClickUp
Si crear una lista de control desde cero le parece desalentador, pruebe la plantilla Plantilla de lista de control semanal de ClickUp . Es perfecta para principiantes y organiza tus tareas diarias basadas en estados personalizados. Verás fácilmente qué tareas son:
- Canceladas
- Completadas
- En curso
- Pendientes
Incluso puedes personalizar estos estados, como añadir un estado "No pendiente" para simplificar la asignación de prioridades. Además, puedes hacer un seguimiento de los niveles de prioridad, las fechas límite e incluso tu estado de ánimo para evitar quemarte. 🔥
7. Visualice su disponibilidad
En gestión de múltiples proyectos a menudo asignamos tareas sin comprobar su prioridad. El resultado es que nos enfrentamos a diez tareas que podrían haber esperado y nos olvidamos de otras más importantes. Visualizar tu disponibilidad es clave. 🔑
Aprovecha la ClickUp Vista Carga de trabajo para ver la carga de trabajo de cada miembro del equipo en el periodo de tiempo elegido. Esto ayuda a detectar a los miembros sobrecargados, lo que permite planificar mejor el personal y el uso compartido de los recursos.
Utilice la vista Carga de trabajo junto con los cronogramas para visualizar sin esfuerzo su programación en ClickUp
Mientras tanto, la vista Vista del Calendario simplifica programación de tareas con funciones como:
- Arrastrar y soltar para facilitar la organización
- Campos personalizados para personalizar su programación por día, semana o mes
- Etiquetas con códigos de color para seguir el progreso y evitar conflictos entre prioridades ⚔️
Utilice la vista Gantt para una rápida visión general de las tareas en una sola línea o el gráfico de Gantt para la programación detallada de proyectos y equipos. Ambas ofrecen perspectivas distintas para dominar el tiempo, gestionar las tareas con eficacia y garantizar que se atienden las tareas de alta prioridad.
8. Elimine las distracciones
Incorporar la despriorización a su rutina consiste en ser proactivo con su tiempo y su carga de trabajo. Por eso el bloqueo de tiempo es la solución perfecta: te permite crear un horario en tu Calendario para las tareas más importantes. De este modo, mostrarás a tu equipo cuándo estás disponible y evitarás que tu agenda se llene demasiado y resulte abrumadora. 😩
El bloqueo temporal divide tu día en "bloques" de tiempo manejables, cada uno dedicado a una tarea específica. A diferencia de una simple lista de tareas pendientes, el bloqueo de tiempo asigna plazos específicos para cuando debe completar ciertas tareas.
Por suerte, ClickUp cuenta con un tesoro de plantillas de bloqueo de tiempo y funciones para mejorar la despriorización.
Empiece por ajustar su lista de tareas -Ordenar sus tareas diarias en tres categorías: tareas pendientes, En curso y Completadas. Puede omitir las fechas límite y las personas asignadas si la lista es sólo para usted.
Añade más columnas a seguimiento de sus tareas en función de factores como
- La hora del día (mañana, tarde, noche)
- La cantidad de tiempo que requiere cada tarea
- Cuándo planea tenerla terminada
El ClickUp Bloqueo de horarios Plantilla que le ayuda a organizar su horario quitando prioridad a las tareas en sus días más ocupados
Utilizar plantillas ya preparadas para el bloqueo diario, semanal o mensual del tiempo puede suponer una gran diferencia y ahorrarte mucho tiempo. Eche un vistazo a la Plantilla de bloqueo horario de ClickUp , diseñada para dominar los calendarios y despriorizar las tareas.
Divide las tareas en las categorías Personal, Trabajo, Autocuidado y Reuniones, lo que facilita la organización. Además, puedes personalizarlo con Campos personalizados para mantener la coherencia de la información.
La plantilla le permite marcar lo ocupado que está mediante el ajuste de su estado de disponibilidad como:
- Libre: Estás disponible para hacer la tarea pendiente
- Parcialmente ocupado: Estás haciendo algo pero estás disponible para llamadas/chats
- Ocupado: No estás disponible
Esto te permite conocer mejor tu propio horario y cancelar o delegar tareas durante periodos en los que ya tienes bastante trabajo. 🍽️
9. Comunícate con tu equipo
Si le cuesta decidir qué tareas debe despriorizar para dar cabida a un trabajo de alta prioridad, su equipo puede tener algunas ideas valiosas. Con varias mentes trabajando juntas, las posibilidades son casi infinitas.
ClickUp toma colaboración eficaz súper en serio y ofrece una plataforma consolidada equipada con todas las herramientas necesarias para una comunicación en equipo sin fisuras ¡!
Imagine una situación en la que, de repente, todas sus tareas parecen igual de urgentes durante su reevaluación semanal. Pizarras ClickUp que le permiten compartir su lienzo digital con todo el equipo para lluvia de ideas colaborativa . 🧠
Colabora creativamente con todo el equipo utilizando las Pizarras interactivas de ClickUp
La flexibilidad y las opciones de personalización de esta herramienta hacen que correlacionar posibles soluciones sea todo un placer Puede resolver problemas de forma creativa con gráficos, diagramas y figuras codificadas por colores y compartir ideas mediante notas adhesivas, comentarios, documentos, archivos multimedia y enlaces.
¿Necesitas ayuda inmediata? Documentos de ClickUp le cubre las espaldas con colaboración en tiempo real funciones Los equipos pueden editar documentos colectivamente, asignar elementos de acción, etiquetar miembros en los comentarios y transformar rápidamente texto en tareas procesables, garantizando una organización fluida y eficiencia en todo momento.
Utilice Docs para la edición colaborativa en tiempo real, comentarios y etiquetas en ClickUp
ClickUp sirve como plataforma todo en uno, eliminando la necesidad de cambiar entre paneles de gestión de proyectos y aplicaciones de mensajería. El sitio Vista del chat permite la comunicación instantánea y mantiene discusiones sobre tareas específicas en un hilo unificado, manteniendo a todos conectados e involucrados. 💬
10. Piensa en el panorama general
Dar un paso atrás y obtener una vista panorámica de su proyecto puede arrojar luz sobre la gestión del tiempo y la productividad ayudándole a despriorizar de forma más eficaz.
Entre en
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-¡Una vista completa de todo su proyecto! Sumérjase en la carga de trabajo de su equipo, ya sea a través de los puntos de scrum o de las tareas asignadas. Es su hub para discusiones sobre:
- Priorización y despriorización
- Seguimiento del progreso
- Evaluación del rendimiento del equipo
Obtenga una panorámica de 360 grados de su proyecto mediante Cuadros de mando para evaluar el progreso en ClickUp
Elija entre más de 50 tarjetas para diseñar el panel de control de sus sueños. Visualice su progreso con el estilo que prefiera: gráficos circulares, de líneas o de barras.
Realice un seguimiento del rendimiento del equipo con respecto a un objetivo establecido y compare las proyecciones mediante gráficos Burnup y Burndown. Comparta el panel en su entorno de trabajo o muéstrelo a pantalla completa en la oficina para debatir en equipo las prioridades de las tareas. 🖥️
Dominar el arte de la eliminación de prioridades con ClickUp
Cuando elabore su lista de tareas semanales, no olvide el poder de la despriorización junto con el ajuste de prioridades. Estas 10 técnicas eficaces de despriorización pueden aumentar el rendimiento en el trabajo mantenga la motivación y dé prioridad a su bienestar Empieza a utilizar ClickUp gratis, gratuito/a ¡y acceda a un conjunto de herramientas de despriorización! Con más de 1.000 plantillas prediseñadas listas de tareas, seguimiento de fechas límite y una colaboración en equipo sin fisuras, el éxito está a un solo clic. 🏆