¿Sabías que, según el Oxford English Dictionary, la palabra «deprioritization» (despriorización) se introdujo por primera vez como sustantivo en la década de 1970? Curiosamente, a menudo pasamos por alto esta palabra. En cambio, tendemos a centrarnos en la «priorización», creyendo que elaborar listas de tareas con prioridad es la clave definitiva para alcanzar la máxima productividad.
Sin embargo, en un mundo en el que los profesionales se enfrentan a cargas de trabajo abrumadoras, hay una verdad que no podemos eludir: no se pueden priorizar todas esas tareas «importantes» sin restar prioridad a aquellas que no están a la altura.
En este artículo, profundizaremos en 10 técnicas para reducir eficazmente la prioridad de su carga de trabajo. Le ayudarán a mejorar su bienestar, alcanzar sus metas con el mínimo esfuerzo y, en última instancia, aumentar su productividad general. ¡Empecemos! 🤸
¿Qué es la despriorización?
La despriorización es un proceso activo de reorganización y eliminación de tareas de su agenda. Implica reorganizar, asignar o descartar tareas para que se ajusten a sus metas y prioridades actuales. 🚩
Cuando se reduce la prioridad, se reevalúan las tareas (planificadas, iniciadas o en las que se está trabajando) y se decide si actualmente son de prioridad. Si la respuesta es no, es hora de cambiar las prioridades.
Mientras que la priorización guía sus inversiones de tiempo inmediatas, la despriorización determina qué tareas puede posponer para más adelante.
Ventajas de la despriorización
Dominar el arte de la despriorización ofrece numerosas ventajas y sirve como piedra angular para mejorar la productividad. Entre sus principales beneficios se incluyen:
- Mayor concentración: al reducir sus objetivos, podrá centrarse más claramente en lo que realmente importa, lo que reducirá las distracciones y mejorará su concentración.
- Aumento de la productividad: establecer prioridades con confianza permite una asignación más eficiente del tiempo y los recursos, lo que tiene como resultado un mejor uso de la energía.
- Reducción del estrés: crear una lista de tareas más manejable puede aliviar el estrés al eliminar las cargas de trabajo abrumadoras y permitir un enfoque más equilibrado para abordar las responsabilidades.
- Sensación de logro: completar regularmente las metas priorizadas fomenta la sensación de logro, lo que aumenta la motivación y la confianza.
- Mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal: evitar el exceso de compromisos y el exceso de trabajo previene el agotamiento y promueve el bienestar general.
Cómo utilizar la despriorización para mejorar la productividad
¿Se siente abrumado por una montaña de tareas y no sabe por cuál empezar y cuál dejar para más adelante? ¡La despriorización es su caballero andante!
Pero, ¿sabes qué? Hay más de una forma de potenciar tu productividad con este método. Prepárate para descubrir 10 técnicas revolucionarias para aplicar la despriorización, que te permitirán aumentar tu motivación y trabajar de forma más inteligente. Y, como bonus, te presentaremos algunas herramientas increíbles que te iluminarán el camino en este épico viaje. 🕯️
1. Utilice una herramienta de gestión de tareas.
El aumento de la productividad de los empleados y la gestión eficiente de las tareas van de la mano. Una gestión eficaz de las tareas significa decir adiós a la falta de motivación, al agotamiento y al estrés de tener que clasificar prioridades y metas. Por eso es absolutamente imprescindible contar con una herramienta de gestión de tareas sólida. 🙌
Descubra ClickUp, su herramienta de gestión de tareas y productividad que le ayudará a establecer metas, priorizar y realizar el seguimiento de las tareas en una única plataforma.
Las tareas de ClickUp son el conjunto de herramientas insignia de la plataforma tanto para la colaboración del equipo como para el dominio de las tareas personales, y ofrecen funciones muy útiles como:
- Cuatro niveles de urgencia
- Listas de tareas pendientes
- Plantillas para bloquear el tiempo
- Seguimiento de hitos para aumentar la motivación
- Codificación por colores para una mejor organización
- Establecimiento flexible de metas
¿Tiene grandes proyectos pendientes? ¡Divídalos en partes más pequeñas con subtareas! ¿Quiere realizar la edición de varias tareas a la vez? La barra de acciones en lote de ClickUp le ayudará.
Para los más ocupados, ClickApp ofrece más de 35 opciones para personalizar los flujos de trabajo sin necesidad de escribir código. Y por si fuera poco, ClickUp Automations se encarga de eliminar el trabajo pesado. Elija entre más de 100 opciones ya preparadas o cree sus propias reglas de automatización.
Para realizar la configuración más rápidamente del flujo de trabajo y priorizar las tareas, explore la plantilla de gestión de tareas sencilla de ClickUp. Garantiza un seguimiento eficiente de las tareas y las metas diarias a través de una sencilla lista de tareas pendientes. 🥅
2. Cree una lista de «cosas que no hay que hacer»
Establecer prioridades puede ser la clave para ejecutar con éxito un proyecto, pero reducir prioridades es igual de importante. Por eso, crear una lista de «cosas que no hay que hacer» puede hacer maravillas por tu productividad.
Supongamos que quieres trabajar en un proyecto personal, pero no puedes prestarle la atención que merece de inmediato. En ese caso, anotarlo como una tarea «para el mes que viene» en tu lista de tareas pendientes puede ser tu salvación. 🦸♂️
ClickUp es como la navaja suiza de las listas de tareas pendientes en línea. Le ayuda a crear listas multifuncionales que puede gestionar sin esfuerzo desde cualquier lugar: su escritorio, su teléfono o la pestaña de su navegador. Es su herramienta imprescindible para recordar qué es lo siguiente en la agenda y qué puede posponer.
¡Puede adaptar estas listas exactamente como desee! Convierta listas sencillas en planes viables y personalícelas con:
- Formato
- Colors
- Tareas enlazadas
- Personas asignadas
¡Ni siquiera tiene que empezar desde cero! La plantilla de lista de tareas diarias de ClickUp agiliza el proceso, haciendo que añadir y organizar tareas sea rápido y sencillo. Con varias opciones para organizar tareas, establecer prioridades y organizar flujos de trabajo, es un verdadero ahorro de tiempo.
3. Establezca niveles de prioridad
Para reducir prioridades de forma eficaz, es fundamental distinguir las tareas que aportan más y menos valor a su organización. Esto le permite dejar para más tarde las tareas menos importantes y centrarse en aquellas que tendrán un impacto inmediato. 🎯
En ClickUp, la urgencia cobra protagonismo gracias a un sistema de prioridades de cuatro niveles diseñado para dar forma a su proceso de toma de decisiones:
- Urgente: Se requiere atención inmediata.
- Alta: Tareas vitales que requieren ser completadas rápidamente.
- Normal: Puede esperar un poco, pero es importante para la planificación estratégica y la investigación.
- Baja: tareas de menor prioridad o menos urgentes.
Asignar etiquetas de prioridad de tareas es muy sencillo: solo tienes que hacer clic en el icono de la bandera y seleccionar el nivel de urgencia en el menú desplegable. El sistema de códigos de colores garantiza un reconocimiento rápido: las banderas rojas indican tareas urgentes, mientras que las grises claras señalan aquellas menos cruciales, listas para perder prioridad. 🏳️
Para centrar toda su atención en los asuntos urgentes, guarde las tareas de alta prioridad en su bandeja de tareas para poder acceder a ellas fácilmente.
4. Limite sus horas de trabajo
¿Alguna vez ha sobrecargado su día con demasiadas prioridades, dejándole sin aliento al final de la jornada? Hay dos razones para ello: una mala gestión del tiempo y no saber establecer prioridades. ⏳
¡Las funciones de control de tiempo de los proyectos de ClickUp vienen al rescate! Con su extensión gratuita para Chrome, puede realizar el control de tiempo sin esfuerzo desde su escritorio, móvil o navegador web. Inicie y detenga el tiempo en todos los dispositivos y cambie fácilmente entre tareas utilizando el cronómetro global. Añada fácilmente tiempo de forma retroactiva o cree entradas por intervalo de fechas con el control de tiempo manual.
Obtenga una vista detallada del tiempo registrado por día, semana, mes o cualquier intervalo personalizado utilizando hojas de horas completas. Vea los totales de tiempo agrupados por fechas y acceda a tareas individuales y entradas de tiempo para realizar un análisis exhaustivo de su distribución del tiempo.
¡No se pierda nada con ClickUp Reminders! Reciba notificaciones por correo electrónico, en su escritorio o en su móvil para estar al día de sus tareas. Personalice los recordatorios de manera personalizada con:
- Fotos
- Notas de voz
- Ubicaciones en el mapa
Aprovecha las integraciones con herramientas como Google y Outlook Calendars, Zoom, Alexa y Microsoft Teams para sincronizar tus notificaciones a la perfección entre plataformas.
5. Reevalúa las prioridades cada semana.
Para asegurarte de que tus tareas en curso reciben la atención que merecen, es fundamental reevaluar las prioridades con frecuencia. Puedes hacerlo a diario, al comienzo o al final de la jornada. O bien, marca la pauta para la semana siguiente con una revisión el viernes por la tarde y modifica las prioridades cada día a partir de entonces. 🌞
Una evaluación clara y organizada de las prioridades es el primer paso para separar las tareas menos urgentes de las de alta prioridad. Por suerte, la plantilla de matriz de prioridades de ClickUp te ayuda a hacerlo: ofrece una matriz 2×2 equipada con variables de urgencia e importancia para una priorización perfecta.
Simplemente añada los nombres de las tareas a notas adhesivas codificadas por colores en las celdas respectivas para priorizar o despriorizar utilizando estas categorías:
- Alta importancia, alta urgencia: Lo primero
- Baja importancia, alta urgencia: Pendiente.
- Alta importancia, baja urgencia: Pendiente más tarde
- Baja importancia, baja urgencia: Pendiente al final.
6. Reduzca la prioridad de las subtareas
¿Está indeciso entre redactar un análisis financiero exhaustivo o esbozar los puntos financieros principales? ¿O tal vez está contemplando una renovación total de la interfaz de un software frente a un ajuste fino de una sección concreta para mejorar la experiencia del usuario?
Reducir la prioridad no siempre significa renunciar a toda una tarea, sino reorganizar partes específicas dentro de una tarea o proyecto. De esta manera, conservas lo que más importa y dejas de lado el resto. 👋
Una forma sencilla de hacerlo es creando listas de control y subtareas. Esto le permite priorizar las tareas esenciales y restar prioridad a las subtareas que no aportan un valor inmediato a su empresa.
Utilice ClickUp Listas de control para agilizar este proceso. Los elementos de su lista de control pueden tener subelementos que puede organizar fácilmente arrastrando y soltando. Así es como sus tareas de máxima prioridad permanecen en la parte superior, mientras que las que desea restar prioridad terminan en la parte inferior. Además, puede asignar tareas, establecer sus niveles de prioridad y plazos, y realizar el seguimiento del progreso utilizando Campos personalizados.
Si crear una lista de control desde cero le resulta abrumador, pruebe la plantilla de lista de control semanal de ClickUp. Es perfecta para principiantes y organiza sus tareas diarias en función de estados personalizados. Podrá ver fácilmente cuáles son las tareas:
- Cancelado
- Completada
- En curso
- Tareas pendientes
Incluso puede personalizar estos estados, por ejemplo, añadiendo un estado «No pendiente» para simplificar la despriorización. Además, puede realizar el seguimiento de los niveles de prioridad, las fechas límite e incluso su estado de ánimo para evitar el agotamiento. 🔥
7. Visualice su disponibilidad
Cuando gestionamos varios proyectos, a menudo incluimos tareas sin comprobar su prioridad. El resultado es que nos ocupamos de diez tareas que podrían haber esperado, dejando de lado otras más importantes. Visualizar su disponibilidad es clave. 🔑
Aproveche la vista Carga de trabajo de ClickUp para ver la carga de trabajo de cada miembro del equipo durante el periodo de tiempo que elija. Esto le ayudará a detectar a los miembros sobrecargados, lo que le permitirá planificar mejor la plantilla y realizar un uso compartido de los recursos.
Por su parte, la vista Calendario simplifica la programación de tareas con funciones como:
- Arrastre y suelte para organizar fácilmente.
- Campos personalizados para personalizar su agenda por día, semana o mes.
- Etiquetas codificadas por colores para realizar el seguimiento del progreso y evitar conflictos entre prioridades ⚔️
Utilice la vista Cronograma para obtener una panorámica rápida de las tareas en una sola línea o el diagrama de Gantt para ver los calendarios detallados de los proyectos y los equipos. Ambos ofrecen perspectivas distintas para dominar el tiempo, gestionar las tareas de manera eficiente y garantizar que se atiendan las tareas de alta prioridad.
8. Elimine las distracciones
Incorporar la despriorización a su rutina consiste en ser proactivo con su tiempo y su carga de trabajo. Por eso, el bloqueo de tiempo es la solución perfecta: le permite crear un calendario con las tareas más importantes. De esta forma, muestra a su equipo cuándo está disponible y evita que su agenda se llene demasiado y resulte abrumadora. 😩
El bloqueo de tiempo divide su día en «bloques» de tiempo manejables, cada uno dedicado a una tarea específica. A diferencia de una simple lista de tareas pendientes, el bloqueo de tiempo asigna plazos específicos para completar determinadas tareas.
Por suerte, ClickUp cuenta con un tesoro oculto de plantillas de bloqueo de tiempo y funciones para mejorar tu estrategia de despriorización.
Empiece por configurar su lista de tareas: clasifique sus tareas diarias en tres categorías: Pendientes, En curso y Completadas. Puede omitir las fechas límite y las personas asignadas si la lista es solo para usted.
Añada más columnas para realizar el seguimiento de sus tareas en función de factores como:
- La hora del día: mañana, tarde, noche.
- La cantidad de tiempo que requiere cada tarea
- Cuando planee terminarlo
El uso de plantillas ya preparadas para bloquear tiempo diario, semanal o mensual puede marcar una gran diferencia y ahorrarle mucho tiempo. Eche un vistazo a la plantilla de bloqueo de horarios de ClickUp, diseñada para dominar los calendarios y eliminar prioridades de las tareas.
Divide claramente las tareas en categorías: Personal, Trabajo, Cuidado personal y Reuniones, lo que facilita enormemente la organización. Además, puede personalizarlo con Campos personalizados para mantener la coherencia de la información.
La plantilla le permite indicar su nivel de ocupación ajustando su estado de disponibilidad como:
- Gratis: Estás disponible para realizar la tarea.
- Parcialmente ocupado: estás haciendo algo, pero estás disponible para llamadas/chatear.
- Ocupado: No estás disponible.
Esto le permitirá comprender mejor su propio calendario y le permitirá cancelar o delegar tareas durante los periodos en los que ya tenga suficiente trabajo. 🍽️
9. Comuníquese con su equipo
Si le cuesta decidir qué tareas dejar en segundo plano para dar prioridad al trabajo más importante, su equipo puede aportarle ideas valiosas. Cuando varias mentes trabajan juntas, las posibilidades son casi infinitas.
ClickUp se toma muy en serio la colaboración eficaz y ofrece una plataforma consolidada equipada con todas las herramientas necesarias para una comunicación fluida entre los miembros del equipo.
Imagina una situación en la que, de repente, todas tus tareas parecen igual de urgentes durante tu reevaluación semanal. ClickUp Pizarras entra en acción y te permite realizar un uso compartido de tu lienzo digital con todo el equipo para realizar una lluvia de ideas colaborativa. 🧠
La flexibilidad y las opciones de personalización de esta herramienta hacen que trazar posibles soluciones sea muy divertido. Puede resolver problemas de forma creativa con gráficos, tablas y figuras codificadas por colores, y compartir ideas mediante notas adhesivas, comentarios, documentos, archivos multimedia y enlaces.
¿Necesita ayuda inmediata? ClickUp Docs le respalda con funciones de colaboración en tiempo real. Los equipos pueden realizar la edición de documentos de forma colectiva, asignar tareas, etiquetar a miembros en los comentarios y transformar rápidamente el texto en tareas viables, lo que garantiza una organización fluida y una eficiencia total.
ClickUp funciona como una plataforma todo en uno, lo que elimina la necesidad de cambiar entre paneles de control de gestión de proyectos y aplicaciones de mensajería. La vista de chat permite la comunicación instantánea y mantiene las discusiones específicas de cada tarea en un hilo unificado, lo que mantiene a todos conectados e involucrados. 💬
10. Piensa en el panorama general
Dar un paso atrás y obtener una vista panorámica de su proyecto puede arrojar luz sobre la gestión del tiempo y la productividad, lo que le ayudará a establecer prioridades de forma más eficaz.
Entra en ClickUp Dashboards, ¡una vista completa de todo tu proyecto! Sumérgete en la carga de trabajo de tu equipo, ya sea a través de puntos scrum o tareas asignadas. Es tu hub para debates sobre:
- Priorización y despriorización
- Seguimiento del progreso
- Evaluación del rendimiento del equipo
Elija entre más de 50 tarjetas para diseñar el panel de control de sus sueños. Visualice su progreso en su estilo preferido: utilice gráficos circulares, lineales o de barras.
Realice un seguimiento del rendimiento del equipo en relación con un objetivo establecido y compare las proyecciones utilizando gráficos Burnup y Burndown. Comparta el panel dentro de su entorno de trabajo o muéstralo en pantalla completa en la oficina para debatir en equipo las prioridades de las tareas. 🖥️
Domine el arte de la despriorización con ClickUp.
Cuando elabore su lista de tareas semanal, no olvide el poder de la despriorización junto con el establecimiento de prioridades. Estas 10 técnicas eficaces de despriorización pueden aumentar el rendimiento laboral, mantener la motivación y priorizar su bienestar.
Empiece a utilizar ClickUp de forma gratuita y acceda a un conjunto de herramientas para reducir prioridades. Con más de 1000 plantillas prediseñadas, listas de tareas, seguimiento de fechas límite y una colaboración fluida entre equipos, el éxito está a solo un clic de distancia. 🏆