A muchos de nosotros nos cuesta alcanzar nuestras metas de productividad, y parece que el día termina antes de que hayamos completado todo lo que tenemos en la agenda. Pero podemos superar esta situación y aumentar nuestra productividad ajustando nuestras metas y haciendo un seguimiento de los progresos realizados para completarlas. Esto nos ayuda a apreciar el progreso que hemos hecho, pero también nos proporciona una forma de mantenernos en el buen camino para lograr lo que queremos en lugar de perdernos en distracciones.
Este análisis detallado del proceso de establecimiento de metas está respaldado por estudios sobre cómo los jefes de equipo, directores generales y gestores de proyectos consiguen hacer más en menos tiempo. Por ejemplo, examinaremos qué son las metas inteligentes (y SMART) y cómo utilizarlas. Siguiendo los consejos que se exponen a continuación, podrá progresar de forma constante hacia sus metas.
Importancia del ajuste de metas
El ajuste de metas es una de las mejores maneras de alcanzar tus objetivos del proyecto . Si se ajustan correctamente, las metas proporcionan una hoja de ruta realista hacia el éxito, eliminando parte del estrés asociado a la incertidumbre y permitiéndole gestionar mejor su tiempo. Las metas también proporcionan una responsabilidad que puede ayudar a fomentar mejores hábitos de trabajo y personales.
Acierte a cada objetivo y visualice su progreso hacia la meta completada en la función Metas de ClickUp
Tipos de metas
Cada tipo de meta tiene un rol en asegurar que usted logre lo que se ha propuesto. Incorpore estos tipos de metas comunes a su estrategia y verá rápidamente cómo se complementan entre sí y aumentan su productividad.
Metas a corto plazo frente a metas a largo plazo
Las metas a corto plazo deben terminarse inmediatamente o en un futuro próximo. Por ejemplo, terminar una tarea de un proyecto podría ser una meta a corto plazo.
Las metas a largo plazo, o metas futuras, implican una visión más amplia. Por ejemplo, completar un proyecto específico podría ser una meta a corto plazo, y usted podría utilizar el aumento de ingresos del proyecto completado para hacer crecer su empresa como meta a largo plazo. Las metas a corto plazo ayudan a alcanzar el futuro ideal.
Metas personales frente a metas profesionales
Una de las formas más fáciles de fracasar en la consecución de metas es agotarse. Esto ocurre cuando no hay suficiente equilibrio entre trabajo y vida personal. Si te centras demasiado en un área de tu vida, la otra se resiente.
Cuando esto ocurre, la productividad puede bajar y la salud mental puede deteriorarse. Puede parecer que las metas personales interfieren en la vida profesional, pero en realidad ayudan a mantener alta la motivación para alcanzar las metas profesionales.
Equilibra objetivos como metas de liderazgo con más metas personales para redondear tus esfuerzos.
Beneficios del ajuste de metas
Las metas pueden resultar intimidantes. Algunas personas se preguntan si el estrés de marcarse una meta merece la pena. Una vez que empiece a ajustarse metas y a seguir su progreso con regularidad, descubrirá que le motivan en lugar de desmotivarle.
Enfoque y dirección
El ajuste de metas le permite planificar su día y responsabilizarse de ese plan. Unas metas bien organizadas le proporcionan un esquema de lo que debe hacer.
Este enfoque facilita la concentración en la tarea actual y evita las distracciones al pasar de una tarea a otra. Aún mejor, este tipo de dirección es una forma fácil de aumentar la productividad.
Motivación y compromiso
A medida que vayas cumpliendo tus metas, te sentirás bien contigo mismo cada vez que completes una. Cuando termine uno y empiece el siguiente, el deseo de volver a sentir esa sensación le proporcionará la motivación que necesita para apretarse el cinturón y terminar el trabajo.
Medir el progreso y el intento correcto
Sin ajustar las metas y medir el progreso, es fácil caer en la trampa de sentir que estás haciendo girar las ruedas. A veces, conseguimos mucho y no nos damos crédito por ello.
Pero cuando nos fijamos metas y tratamos de mantenerlas, tenemos una forma de mirar atrás y ver lo que hemos terminado. A menudo descubrirás que es más de lo que habías pensado. Esto puede ayudar a evitar que las actitudes negativas acaben con la motivación.
Medición del progreso y el intento correcto en la carpeta Metas de ClickUp
Desafíos comunes en el ajuste de metas
Un proceso de planificación deficiente a la hora de establecer metas puede perjudicar su motivación en lugar de reforzarla. A continuación se indican algunas cosas que pueden fallar al establecer metas y cómo contrarrestarlas para obtener esa sensación positiva que proporcionan las metas eficaces.
Falta de claridad
Si no planifica sus metas con detenimiento, puede crear metas demasiado amplias. Cuando llega el momento de sentarse a cumplirlos, carece de la dirección que proporciona una meta bien planificada.
Cuando ajuste sus metas, escríbalas siempre de forma clara y fácil de entender. Es importante que conozcas con exactitud el punto de partida y de llegada de la meta para que puedas alcanzarla con eficacia.
Expectativas poco realistas
Cuando empiece a ajustarse metas, puede que descubra que no conoce bien su capacidad. Esto puede dar como resultado el ajuste de metas que están mucho más allá de lo que puede lograr en el día. Sin metas realistas, te encontrarás retrasado en tu agenda o correrás el riesgo de desmotivarte o quemarte.
Ajústate siempre metas que puedas alcanzar en el tiempo que te hayas asignado. Puede que no conozcas tu capacidad de inmediato. En esas instancias, peca de precavido y fíjate metas más pequeñas.
Mala gestión del tiempo
Aunque consigas mantenerte en la tarea y trabajar en tus metas, no puedes completar las cosas importantes. Lo más probable es que tenga muchas metas de distinta importancia. Es mejor que dediques tu tiempo primero a los importantes.
Si prioriza sus metas, se asegurará de completar siempre las tareas importantes y de aprovechar al máximo su tiempo. Muchas técnicas de las que hablaremos más adelante te ayudarán a priorizar tus metas en función de su importancia.
Estrategias y técnicas de ajuste de metas
Los problemas de los que hemos hablado antes no son nuevos. Son retos a los que los fijadores de metas se han enfrentado desde que se fijan metas. Lo bueno es que existen muchos métodos para contrarrestarlos. A continuación, le presentaremos algunas técnicas de ajuste de metas que puede utilizar para crear metas más eficaces.
Utilice Plantilla de Metas SMART de ClickUp para estructurar y racionalizar sus estrategias de ajuste de metas en un sistema manejable
1. Establecer metas SMART
En Metas SMART es una técnica de ajuste de metas diseñada para asegurarte de que creas metas que puedes alcanzar. Metas que le ayudarán a mantener la motivación en lugar de quitársela. El nombre SMART es un acrónimo fácil de recordar:
SMART: Específico, Medible, Alcanzable, Relevante, Limitado en el tiempo
Estos cinco factores conforman una meta que maximiza las posibilidades de éxito. Examinemos cada uno de ellos:
- Específico: Una meta específica no presenta ambigüedades. Cuando inicie la meta, debe saber exactamente lo que hay que lograr
- Mensurables: Necesitas poder hacer un seguimiento del progreso de tu meta. Las metas mensurables responden a preguntas como: ¿Cuánto? ¿cuántos? ¿Durante cuánto tiempo?
- Alcanzables: Ya hemos hablado de la importancia de las metas alcanzables. Evitan que te pongas metas demasiado altas y fracases
- Relevante: El objetivo que te fijes debe ser relevante para ti y para los temas generales de tus metas
- Limitados en el tiempo: Al darle un plazo para completarlos, las metas limitadas en el tiempo le ayudan a mantener un sentido de urgencia sin dejar de priorizar su progreso
2. Decida sus prioridades
Antes hemos hablado de cómo una meta puede ser urgente, importante o ambas cosas. Las metas urgentes siempre deben completarse a tiempo, por lo que es importante disponer de algún marco para priorizar sus metas. Un método habitual es la matriz de Eisenhower (o matriz urgente-importante).
Se trata de una técnica de ajuste de metas que define cuatro cuadrantes en función de la urgencia o importancia de la meta. El cuadrante en el que se sitúa una meta le indica cómo debe gestionarla.
La matriz Eisenhower
- Urgente e importante: Si un objetivo es a la vez urgente e importante, debe estar en la lista de cosas que debe hacer inmediatamente
- No urgentes pero importantes: Las metas importantes que no necesitan completarse de inmediato deben programarse en función de su importancia
- Urgente pero no importante: Una meta considerada urgente pero no importante puede necesitar ser completada inmediatamente, pero no por usted. Delegue la responsabilidad de estos objetivos
- Ni urgente ni importante: Una meta que no sea ni urgente ni importante debe eliminarse por completo de la lista de tareas pendientes
3. Utilice sistemas de seguimiento continuo
Las metas funcionan ayudándote a hacer un seguimiento de tu tiempo y motivándote para completarlas. Pero sin un seguimiento constante, puede que esa motivación no se produzca. Existen varios plantillas de ajuste de metas que pueden ayudarle a ajustar y controlar sus metas.
Digitalice el ajuste y seguimiento de sus metas
La mejor forma de supervisar tus metas es a través de un sistema de gestión de objetivos app de seguimiento de metas . Con ClickUp, dispones de una app de seguimiento de metas con todas las funciones junto con una completa plataforma de productividad. Metas ClickUp le permite asignar y hacer un seguimiento de Metas específicas para una solución integral de seguimiento de objetivos, que se completa con un cuadro de mando semanal. La división de grandes Metas en objetivos más pequeños proporciona una flexibilidad que le ayuda a mantener el rumbo. Por ejemplo, puede celebrar las victorias, desarrollar una plan de crecimiento cuando quieras más estructura, o ser consciente de cuánto has progresado.
4. Aplica el método "Haz las cosas terminadas
A veces, tienes tantas ideas flotando en la cabeza que es difícil saber por dónde empezar. David Allen desarrolló el método Getting Things Terminada (GTD) para ayudarte a sacar esas ideas de la cabeza y organizarlas. La filosofía central consiste en capturar todas las tareas e ideas que se te ocurren y organizarlas de forma que sean fáciles de gestionar. A Plantilla GTD puede ayudarte a ordenar el método.
La plantilla "Haciendo las cosas" (GTD) te ayuda a organizar todas esas ideas en una ubicación centralizada
Los cinco pasos de GTD
El marco GTD consta de cinco pasos. Cuando sigas el proceso, acabarás con una lista organizada de los proyectos en los que debes trabajar y los que puedes dejar de lado.
- Captura: Recoge cada tarea, idea, proyecto u otro compromiso y anótalos utilizando el método que prefieras
- Aclarar: Procesa lo que significa cada elemento. Decide si merece la pena seguir adelante o no. En caso afirmativo, decide el siguiente paso y el resultado
- Organiza: Clasifica todos los elementos procesables en categorías. La forma de clasificarlos depende de ti
- Reflexiona: Revisa periódicamente tus listas para refrescar la memoria y centrarte en las tareas adecuadas en cada momento
- **Una vez que sus tareas y listas estén claras, comience a trabajar en ellas utilizando su herramientagestión de tareas de su elección
5. Pruebe los objetivos y resultados clave (OKR)
Dividir las tareas en un conjunto de objetivos y resultados clave es una de las mejores técnicas de ajuste de metas para toda una organización. Ayuda a simplificar las metas difíciles y proporciona una forma de seguimiento de los objetivos estratégicos de una empresa utilizando resultados medibles. Existen varias Programas OKR proyectos que pueden ayudar a las empresas a sacar el máximo partido de este marco.
Utilice la plantilla OKR de ClickUp para el seguimiento y ajuste de sus objetivos y los de su equipo
Principios de OKR
Los OKR implican objetivos, que son metas cualitativas y orientadas a la acción. Deben ser claros y fáciles de recordar. Cada objetivo debe estar en consonancia con la visión y la estrategia de la empresa.
Dado que los objetivos deben ser siempre mensurables, la segunda mitad de los OKR son los resultados clave. Estas métricas se utilizarán para medir el progreso hacia las metas.
Los OKR están pensados para sobrepasar los límites y diseñados para ser muy ambiciosos sin dejar de ser alcanzables. Debido a esta dificultad adicional, un índice de intento correcto del 60-70% suele considerarse bueno. Si no alcanza su meta, utilice sus OKR para explorar metodologías de mejora de procesos para que pueda seguir esforzándose por conseguir el resultado que desea.
Por eso también se trata de metas a nivel organizativo. Los OKR funcionan mejor para crear metas de equipo y medir el progreso. Si se utilizaran como métricas de rendimiento individual, la tentación de simplificarlas para ser justos sería demasiado fuerte.
6. Hacer frente a la ampliación del alcance mediante la previsión de proyectos
Algunos proyectos, sobre todo de software, tienen la costumbre de crecer hasta alcanzar tamaños inmanejables. El equipo llega con más ideas geniales de las que puede poner en práctica en el tiempo requerido, y tratar de hacerlo da como resultado plazos incumplidos y lanzamientos retrasados. Previsión de proyectos pueden ayudar a planificar la duración de un proyecto, pero este problema se aborda mejor en la fase de ajuste de metas.
El método MoSCoW
Este método se aplica a proyectos de tamaño variable, clasificando la importancia de las tareas. Las tareas se clasifican en cuatro categorías: debe tener, debería tener, podría tener o no tendrá. Su nombre proviene de la primera letra de cada categoría. Esto es lo que significa cada una:
- **Estas tareas son requisitos no negociables del proyecto. Esto incluye el cumplimiento de requisitos legales, funcionalidades críticas o entregables clave
- Debería tener: Son tareas importantes pero no críticas. Son de alta prioridad y deben incluirse si es posible porque contribuirán en gran medida al resultado final
- Podría tener: Son elementos menos importantes, pero deseables, que pueden mejorar el proyecto, pero que pueden eliminarse fácilmente por falta de tiempo
- **Estas tareas se han tenido en cuenta, pero no se incluirán en el producto final. Esto puede significar que son buenas ideas, pero que deben posponerse para una futura versión
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