Para algunos equipos, el problema no está en la fase de ejecución, sino en la de planificación, que puede resultar un verdadero quebradero de cabeza. Pensar en las tareas y decidir cuáles hay que completar suele ser el paso más tedioso de cualquier proyecto, ya sea personal o profesional.
Por suerte, existe la solución perfecta para tus problemas de planificación: ¡las plantillas de Getting Things Done (GTD)! Úsalas para que la gestión de tareas sea pan comido y céntrate en lo que realmente importa al final del día: la acción.
Para ayudarte a encontrar la herramienta de planificación de tareas más adecuada, hemos creado una lista con las 10 mejores plantillas GTD gratuitas. Analizaremos sus funciones y te mostraremos cómo sacarles el máximo partido.
¿Qué es una plantilla GTD?
Getting Things Done (GTD) es una metodología de gestión de tareas desarrollada por David Allen, un reconocido experto en productividad. El objetivo de GTD es ayudar a las personas a superar la ansiedad relacionada con las tareas y alcanzar sus metas a través de cinco sencillos pasos:
- Registra tus tareas en un solo lugar
- Aclarar y decidir si una tarea es ejecutable o puede dejarse en suspenso
- Organización por categorías
- Reflexionar, revisar y actualizar
- Compromiso y finalización
Una parte fundamental del sistema GTD es una «herramienta de recopilación», es decir, una plantilla que sirve para unificarlo todo. Las plantillas GTD son marcos predefinidos que te permiten recopilar, organizar y priorizar tareas mientras realizas el seguimiento del progreso de cada paso.
Con las plantillas GTD, podrás planificar y trabajar de forma más eficiente. Con una hoja de ruta clara ante ti, es más difícil pasar por alto tareas o plazos importantes. Saber lo que tienes que hacer te permite centrarte en obtener los mejores resultados, ya sea para tu crecimiento personal o profesional.
¿Qué hace que una plantilla GTD sea buena?
Una buena plantilla de GTD tiene las siguientes características:
- Funcionalidad: Tiene compatibilidad con todo el proceso GTD, desde el registro de tareas hasta el seguimiento del progreso
- Simplicidad: Presenta un diseño limpio y ordenado, y es fácil de usar para la revisión semanal.
- Flexibilidad: te permite ampliar y adaptar la plantilla a distintos escenarios
- Accesibilidad: Ofrece acceso desde múltiples dispositivos, lo que te permite realizar la edición sobre la marcha
- Integración: Crea una conexión perfecta con otras herramientas de productividad que utilices
Las 10 mejores plantillas GTD para la productividad personal
No pierdas más tiempo pensando en las tareas que en llevarlas a cabo. ¡Utiliza una de estas 10 fantásticas plantillas GTD y ahórrate el trabajo!
Tanto si eres un experto en GTD como si acabas de empezar con este método, estas plantillas aportarán claridad y control a tu flujo de trabajo diario. ¡Además, son gratis!
1. Plantilla de ClickUp para Getting Things Done
Si las plantillas fueran edificios, ¡esta plantilla de ClickUp para Getting Things Done sería un rascacielos! Incluye múltiples niveles de funciones y elementos personalizados, lo que te permite gestionar todos los proyectos y tareas que te depare la vida.
Puede parecer abrumador al principio, pero la plantilla incluye un documento explicativo que te ayudará a orientarte mejor. ¡Lo mismo ocurre con la mayoría de las demás plantillas de esta lista!
Al tratarse de una plantilla a nivel de carpeta, contiene numerosas listas y vistas. Empieza por registrar y describir todas tus tareas en la lista de la Bandeja de entrada. A continuación, puedes estimar su duración, realizar valoraciones del uno al cinco según el nivel de esfuerzo requerido y decidir si son realizables, tal y como indica Allen, el creador del método GTD.
El siguiente paso es organizar las tareas en categorías adecuadas. Puedes asignarles un contexto utilizando etiquetas como «trabajo», «casa» o una categoría personalizada. También puedes clasificarlas en otras listas, entre las que se incluyen:
- Programado: incluye una vista de Calendario para tus tareas con franjas horarias asignadas
- Lista de proyectos: te ayuda a desglosar y priorizar proyectos, es decir, tareas complejas
- Referencia: Se refiere a materiales que podrían ser útiles para tareas futuras.
La plantilla cuenta con cuatro opciones de automatización para ahorrarte tiempo, como transferir tareas de la Bandeja de entrada a las listas programadas una vez que cambian sus fechas límite. Y lo mejor de todo: ¡siempre puedes personalizarlas para que se adapten a tu flujo de trabajo GTD preferido!
2. Plantilla de tablero «Getting Things Done» de ClickUp
El tablero «Getting Things Done» de ClickUp hace que tus obligaciones diarias resulten menos abrumadoras al presentarlas de una forma sencilla y atractiva.
Se trata de una plantilla fácil de usar para principiantes, a nivel de lista, con dos modos de visualización. El primero es un tablero Kanban que muestra las tareas en forma de tarjetas. Con imágenes y etiquetas de colores, le da un toque refrescante a un proceso que, de otro modo, resultaría monótono.
La otra vista contiene la misma información, pero está presentada en un formato tradicional de lista de tareas pendientes.
Usar la plantilla es una experiencia de productividad sin estrés. Ya sea en la vista Lista o de Tablero, añade nuevas tareas y proporciona información relevante sobre ellas, como:
- Duración estimada
- Etiquetas de categorías para diferentes aspectos de la vida, como las empresas, el hogar y el deporte
- Etiquetas de contexto, como «personal», «ordenador», «llamada» y «papeleo»
- Valoraciones energéticas
- Rótulos de prioridad
De forma predeterminada, las tareas se agrupan por estado. Para actualizar el estado de una tarea, arrástrala y suéltala en el campo del grupo correspondiente. También puedes personalizar los criterios de agrupación y ordenación, así como cualquier otro elemento de la plantilla.
3. Plantilla del marco Getting Things Done de ClickUp
Tanto si eres un veterano de GTD como si eres un novato, esta plantilla de ClickUp para el método Getting Things Done es tu billete de primera clase a la Ciudad de la Productividad!
Ofrece numerosas funciones, pero sigue siendo fácil e intuitivo de usar. Es una plantilla a nivel de carpeta con cuatro listas:
- Ideas: un lugar donde puedes guardar tareas potenciales y abandonadas, y dejar referencias para más adelante
- Tareas pendientes: una lista de tareas con niveles de urgencia y dependencias definidos
- Calendario: una lista de tareas programadas y una vista interactiva del calendario con las actividades
- Proyectos: una lista de las próximas tareas de varios pasos
En el nivel de carpeta, encontrarás la vista Lista de tareas principal, que contiene todas las tareas de la semana anterior y otras, independientemente de la lista a la que pertenezcan.
La plantilla también incluye un diagrama de flujo de GTD en vista de Pizarra. Este práctico diagrama te ayuda a comprender todo el proceso de GTD tal y como se desarrolla en ClickUp. Consta de una serie de acciones y preguntas que puedes hacerte para decidir qué hacer con cada tarea que se te presente. No dudes en personalizarlo para adaptarlo a tu flujo de trabajo particular.
4. Plantilla de gestión de tareas sencilla de ClickUp
A veces, la solución más sencilla es la más eficaz. La plantilla de gestión de tareas simple de ClickUp encarna esta filosofía con su diseño minimalista y sus potentes funciones.
Puedes elegir entre dos vistas que contienen la misma información: Lista o Tablero. Si estás acostumbrado a las hojas de cálculo, es posible que la vista Lista te resulte más práctica, mientras que las personas más visuales suelen preferir la vista Tablero.
Sea cual sea tu situación, utiliza la plantilla para recopilar todas tus tareas y la información relacionada. Asigna tareas, establece cronogramas y prioriza asignando rótulos de urgencia.
La sencillez de esta plantilla también te da libertad para personalizarla. Añade nuevas listas o vistas y adapta la plantilla a distintos contextos. Por ejemplo, puedes hacer una lluvia de ideas utilizando la vista de mapa mental o la vista de pizarra, o incluso incrustar documentos de Google y editarlos en la plataforma.
5. Plantilla de tareas pendientes de ClickUp
Aunque no sigue al pie de la letra la metodología GTD, esta plantilla de tareas de ClickUp puede ayudarte a aumentar tu productividad. Ofrece un sistema de gestión de tareas dinámico y personalizable que se adapta a cualquier equipo o empresa.
Esta plantilla de nivel de lista consta de tres vistas:
- Lista de tareas
- Calendario semanal
- Calendario mensual
En la vista Lista, encontrarás una lista completa de todas las tareas. Están organizadas en grupos diarios, semanales y mensuales, que indican el plazo de finalización asignado. Puedes proporcionar más información en los campos de la derecha, como el estado, la fecha límite y la prioridad. En el campo de tipo de tarea, indica el departamento responsable de la tarea, como Marketing o TI.
En las vistas de calendario, puedes arrastrar las tareas para programarlas o reprogramarlas. Si ya tienes una aplicación de calendario de confianza, puedes sincronizarla para optimizar tu flujo de trabajo.
Aunque están orientadas al ámbito empresarial, puedes adaptar fácilmente estas plantillas para tu uso personal. Solo tienes que sustituir las categorías de tipos de tareas por las tuyas propias, ¡y listo!
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Por ejemplo, ¿puede la IA ejecutar un flujo de trabajo de automatización basándose en una indicación de texto sin formato del usuario? ¡ClickUp Brain sí puede ! La IA está profundamente integrada en todos los aspectos de ClickUp, incluyendo, entre otras cosas, resumir hilos de chat, redactar o pulir textos, extraer información del entorno de trabajo, generar imágenes y mucho más. ¡Únete al 40 % de los clientes de ClickUp que han sustituido más de tres aplicaciones por nuestra aplicación todo en uno para el trabajo!
6. Plantilla de lista de tareas pendientes de ClickUp Calendario
La plantilla de lista de tareas del calendario de ClickUp combina a la perfección la organización de tareas y la gestión del tiempo. Es una herramienta GTD indispensable para cualquiera que tenga dificultades con los plazos y aspire a optimizar su planificación. ⏰
Como puedes ver en la vista «Lista de horarios», la plantilla está diseñada pensando en los gerentes, para que puedan organizar el trabajo de sus empleados. No obstante, puedes adaptarla para uso personal sustituyendo los nombres por actividades y realizando algunos otros ajustes.
Además de las vistas tradicionales de Lista y Calendario, la plantilla incluye una vista de Formulario de solicitud de reunión. Personalízala y envíala a otras personas, ya sean compañeros de trabajo o amigos. ClickUp creará automáticamente una tarea con la información proporcionada, lo que te ahorrará tiempo y esfuerzo.
Si piensas utilizar la plantilla para el trabajo, te encantará que incluya un sistema de control de tiempo integrado. Puedes encontrar esta opción haciendo clic en una tarea y abriendo la bandeja de tareas. En la bandeja, también puedes añadir dependencias, subtareas y comentarios.
7. Plantilla de tareas diarias de ClickUp
Otra herramienta que puedes utilizar para llevar un seguimiento de tus obligaciones diarias es la plantilla «Tareas diarias» de ClickUp. Puede que sea sencilla, pero cumple su función a la perfección. Te ayuda a mantenerte al día con las tareas diarias, asegurándote de que nada se te pase por alto.
Si nunca has utilizado ninguna herramienta de gestión de tareas, esta plantilla es un excelente punto de partida.
Se trata de una plantilla a nivel de tarea que muestra todas sus funciones una vez que abres la bandeja de tareas. Incluye tres categorías de listas de control: Personal, Trabajo y Escuela. Como de costumbre, puedes personalizarlas, al igual que casi todos los demás elementos.
Utiliza la plantilla enumerando todas las tareas en sus respectivas categorías de la lista de control. Evalúa la carga de trabajo del día seleccionando su nivel de dificultad en el menú desplegable, o añade archivos y comentarios para aportar información adicional. También puedes realizar un seguimiento del tiempo para hacerte una idea del esfuerzo que requieren determinadas tareas. ¿Tienes alguna idea sobre un tema en concreto? Anótala en los comentarios.
A medida que completes las tareas, marca sus respectivas casillas de selección. La barra de progreso se actualizará automáticamente en función del número de tareas completadas cada día. Puedes revisar todos los cambios en el registro situado a la derecha de la lista de control.
8. Plantilla de plan de acción diario de ClickUp
¿Tienes un evento importante a la vista? Utiliza la plantilla de plan de acción diario de ClickUp para organizar y gestionar todas las tareas relacionadas con él. Es una herramienta de gestión de proyectos versátil que te ayuda a llevar a cabo todas tus iniciativas.
Esta plantilla de nivel de lista incluye tres vistas personalizadas:
- Pasos a seguir: Una vista Lista que contiene todos los pasos de un proyecto y la información correspondiente, como el departamento asignado, las fechas límite, la prioridad y la complejidad.
- Metas: Vista Tablero de tareas y subtareas, organizadas por departamento
- Cronograma: una vista de cronograma horizontal que muestra la secuencia de acciones de cada departamento, según las fechas límite, las dependencias y otra información de la vista Lista.
Gracias a la flexibilidad de ClickUp, puedes adaptar la plantilla a todo tipo de eventos y proyectos.
9. Plantilla de lista de tareas de Excel de Vertex42
Si Excel es tu herramienta preferida, te encantará esta plantilla de lista de tareas de Excel de Vertex42. ¡Te permite recopilar, evaluar y realizar el seguimiento del progreso de las tareas diarias, al estilo de una hoja de cálculo!
Empieza por enumerar todas tus tareas o proyectos en la primera columna. En las columnas siguientes, puedes establecer las fechas límite, actualizar el estado, indicar la prioridad y añadir notas. También puedes evaluar las tareas según el modelo PICK:
- Posible: Fácil, de bajo valor
- Implementar: Fácil, de gran valor
- Reto: Difícil, de gran valor
- Eliminar: Difícil, de bajo valor
En la pestaña Lista, puedes personalizar las categorías del menú desplegable de las columnas SELECCIONAR, estado y prioridad.
Lo que hace que esta plantilla destaque son sus reglas de formato condicional predefinidas. Por ejemplo, una vez que el estado de una tarea cambia a «completada», toda la información se vuelve gris, lo que la hace menos visible entre las tareas activas.
10. Plantilla básica de Getting Things Done para Hojas de cálculo de Google de Template.net
A pesar de su nombre, esta plantilla básica de Getting Things Done para Hojas de cálculo de Google de Template.net está lejos de ser básica. Contiene todo lo que necesitas para poner en práctica tu estrategia GTD y planificar tus proyectos a la perfección.
La plantilla incluye varias pestañas. La principal es «Resumen», que te ofrece un resumen de la información más importante y del progreso general. Puedes utilizar las demás pestañas para diferentes categorías de tareas GTD, como por ejemplo:
- Bandeja de entrada
- Lista de tareas pendientes
- Lista de proyectos
- Lista «Algún día/Quizás»
Cada pestaña tiene un diseño único adaptado a la categoría de la tarea. Por ejemplo, la pestaña «Bandeja de entrada» cuenta con diferentes columnas dedicadas a la evaluación de tareas, algo fundamental para la fase inicial de clasificación.
Al tratarse de un documento de Hojas de cálculo de Google, esta plantilla guarda automáticamente tu progreso en la nube y permite colaborar en tiempo real con compañeros de equipo o amigos.
Las 10 mejores plantillas GTD: una panorámica
En la siguiente tabla repasaremos brevemente las ventajas de cada plantilla:
| Plantilla | Para qué sirve |
| Plantilla de ClickUp para Getting Things Done | Una plantilla GTD clásica repleta de funciones y opciones de automatización |
| Plantilla de tablero «Getting Things Done» de ClickUp | Una plantilla GTD más sencilla con una vista Tablero de tareas visualmente atractiva |
| Plantilla del marco Getting Things Done de ClickUp | Una plantilla con todos los elementos GTD que necesitas, incluido un diagrama de flujo que explica el proceso |
| Plantilla de gestión sencilla de tareas de ClickUp | Una herramienta de planificación básica que te ofrece mucha libertad para personalizarla |
| Plantilla de tareas pendientes de ClickUp | Una plantilla de planificación orientada a las empresas con dos vistas de calendario |
| Plantilla de lista de tareas pendientes de ClickUp Calendar | Una plantilla ideal para la gestión del tiempo, que incluye un formulario de solicitud de reunión |
| Plantilla de tareas diarias de ClickUp | Una plantilla basada en listas de control para la planificación diaria y el seguimiento del progreso |
| Plantilla de plan de acción diario de ClickUp | Una plantilla versátil de planificación de proyectos GTD que te ayuda a realizar el seguimiento y gestionar todos los pasos |
| Plantilla de lista de tareas de Excel de Vertex42 | Una plantilla de planificación que te permite definir y evaluar tareas basándote en el modelo PICK |
| Plantilla básica de Getting Things Done para Hojas de cálculo de Google de Template.net | Una plantilla GTD completa con varias pestañas, incluido un resumen del progreso |
Aumenta tu productividad con las plantillas GTD y ClickUp
La productividad no es fácil, especialmente en el mundo actual, lleno de distracciones.
Con la ayuda de las plantillas GTD, podrás organizar mejor tus tareas y centrarte más en tus metas. Te permiten mantener el compromiso con tus metas, conservar la autodisciplina y alcanzar un mayor éxito tanto en tu vida personal como profesional.