Las mejores alternativas y competidores de monday.com en 2026

La gente no deja de usar Monday.com por culpa de una función. En la mayoría de los casos, lo dejan porque la factura creció más rápido que el equipo.

Por eso hemos puesto a prueba cinco de las mejores alternativas a monday.com. En esta entrada del blog, analizaremos cada una de ellas en detalle y te ayudaremos a elegir la opción más adecuada en función de tus necesidades.

ClickUp es la alternativa más parecida (1:1) y el único servicio gratuito de esta lista sin límite de usuarios, por lo que un equipo en crecimiento nunca se topa con un obstáculo. Trello es el tablero más sencillo de la lista y permite a un nuevo usuario ponerse en marcha en cuestión de minutos. Asana impone una estructura mejor que cualquier otra herramienta gracias a su «Workflow Builder». Smartsheet es la opción más sencilla si tu equipo ya está acostumbrado a las filas y las fórmulas. Y Airtable modela las relaciones como ninguna otra herramienta de esta lista es capaz de hacerlo.

Hemos realizado pruebas con equipos de distintos tamaños, hemos recopilado reseñas originales de G2 y Capterra, y hemos señalado las carencias de cada herramienta, incluida la nuestra. Si necesitas soluciones para un problema concreto, consulta nuestro índice a la derecha.

Las alternativas a Monday.com de un vistazo

Todas las herramientas de la tabla que aparece a continuación se analizan en detalle más adelante. Los precios son los de lista en el momento de redactar este artículo, se facturan anualmente y cambian con frecuencia, por lo que te recomendamos que los confirmes en la página de precios de cada proveedor antes de realizar la confirmación.

Búsqueda rápida

Por qué los equipos están abandonando monday.com en 2026

monday.com aplica una tarifa por usuario: 9 $/usuario en el plan Basic, 12 $/usuario en el Standard y 19 $/usuario en el Pro, todos con facturación anual y un mínimo de 3 usuarios en cada plan de pago. El inconveniente que la mayoría de los equipos no tienen en cuenta es dónde se encuentran realmente las funciones que necesitan.

Por ejemplo, las automatizaciones y las integraciones están disponibles a partir del plan Standard; el control de tiempo, el reajuste automático de dependencias y los tableros privados, a partir del plan Pro. Así que la comparación real empieza cuando el precio oscila entre 12 y 19 dólares por usuario, una vez que tu flujo de trabajo requiere algo más que un tablero compartido.

Hemos probado cinco herramientas durante 14 días de trabajo real en proyectos: un calendario de contenidos, el lanzamiento de un producto y un proceso de atención al cliente, todo ello en paralelo. Hemos analizado el tiempo de configuración, la fiabilidad de la automatización, la usabilidad en dispositivos móviles y el coste total a gran escala para equipos de 5, 15 y 50 personas.

No hay una opción que valga para todo el mundo, solo la más adecuada para tu situación, y esta guía te ayudará a encontrarla en menos de diez minutos.

Cómo utilizar esta guía

Esta guía está pensada para leerla por encima. Cada sección responde a una pregunta concreta, y el índice de situaciones que aparece a continuación te indica exactamente qué secciones debes leer:

El Índice de Escenarios

«monday.com se nos quedó demasiado caro en cuanto añadimos nuestros undécimos asientos».

Lee la Categoría 1. ClickUp Free es el único plan de la prueba con un número ilimitado de usuarios, por lo que el número de personas ya no influye en la factura. Trello Free es la copia de seguridad más sencilla si no superas los 10 colaboradores.

«Nuestras automatizaciones no dejan de fallar, o hemos superado el límite de acciones del plan Standard».

Lee la Categoría 2. ClickUp es la que más aprovecha la automatización en relación con el precio; las reglas de Asana funcionan de la forma más predecible si la fiabilidad es el verdadero problema.

«Trello se nos quedó pequeño, pero monday.com nos parecía excesivo».

Lee Categoría 2. Asana es la opción ideal; su «Flujo de trabajo» aporta estructura sin la complejidad de la configuración que hacía que Monday.com resultara demasiado complicado.

«Nuestro equipo no va a adoptar nada complicado».

Lee la Categoría 3. Trello permite a un nuevo usuario alcanzar la productividad en menos de cinco minutos. Asana es el siguiente paso cuando necesitas un poco más de estructura.

«La dirección quiere la elaboración de informes reales que abarquen todos los proyectos, no solo los tableros».

Lee Categoría 4. ClickUp reúne el trabajo de todo el entorno de trabajo en un único panel de control ejecutivo; Smartsheet es la mejor opción si tu fuente de información ya se encuentra en hojas de cálculo.

«Tenemos que gestionar los datos teniendo en cuenta las relaciones, como si se tratara de un híbrido entre un CRM y un canal de contenido».

Lee Categoría 5. Airtable es la única base de datos relacional auténtica de la prueba. ClickUp cubre más de la mitad de sus necesidades si además necesitas una gestión de tareas estándar en el mismo lugar.

Desglose detallado por categorías de las alternativas a Monday

En cada una de las categorías que figuran a continuación se clasifican las tres mejores de nuestras cinco herramientas para una tarea específica, se explica el orden y se indica la ganadora de la categoría. Una herramienta que no figure entre las tres primeras ha perdido puntos en ese aspecto concreto, lo que no dice nada sobre su calidad en otros ámbitos.

Categoría 1: El mejor plan gratuito para equipos en crecimiento

Aunque está bien para un tablero personal, monday.com se queda corto para un equipo que va incorporando a más personas. A continuación te presentamos las mejores alternativas que te ofrecen un plan gratuito realmente útil.

1. ClickUp: ideal para equipos que buscan un entorno de trabajo gratuito

El plan «Free Forever» de ClickUp se basa en una promesa poco habitual: no hay límite de usuarios, por lo que cada miembro que añadas seguirá siendo gratuito. Disfrutarás de tareas ilimitadas y de un número ilimitado de miembros del plan Free, con 60 MB de almacenamiento compartido.

El conjunto de herramientas básico es muy amplio para ser un plan gratuito, ya que incluye Docs, tableros Kanban, vistas de Calendario y Tablas, tres pizarras, gestión de Sprints, grabación de vídeo dentro de la aplicación, autenticación de dos factores y Soporte 24/7. Las herramientas más complejas de planificación y generación de informes tienen un límite de uso en lugar de estar bloqueadas. Dispones de un cupo fijo de usos de Gantt, Cronograma y Panel, además de 100 acciones de automatización al mes, antes de que se apliquen los límites.

Por qué destaca: Es el único plan gratuito de esta lista que no tiene un límite estricto de usuarios. Un equipo de 30 personas puede utilizar ClickUp Free de forma indefinida, siempre y cuando el entorno de trabajo no supere los límites de almacenamiento y de uso medido. Para un equipo en crecimiento, esto hace que la «versión gratuita» se adapte al número de empleados, en lugar de obligarte a pagar en cuanto añadas a alguien.

Limitación: Los 60 MB se utilizan de forma compartida entre todo el entorno de trabajo, por lo que se agotan rápidamente en cuanto los usuarios suben vídeos, archivos de diseño o documentos de clientes. Las herramientas con límite de uso suponen un segundo obstáculo, y un equipo muy activo puede agotar su asignación de diagrama de Gantt, panel o automatización antes de lo esperado. Ambas limitaciones conducen a la misma actualización: el plan «Ilimitado» las elimina por 7 $ al mes por usuario, con facturación anual.

Valoraciones y reseñas:

Un usuario de G2 explica lo que ofrece el plan gratuito de ClickUp:

Lo mejor que he descubierto de ClickUp durante el último año es lo mucho que nos ayuda en la gestión de proyectos de nuestro equipo. Puedo actualizar fácilmente las tareas y asignar a los miembros del equipo las tareas pendientes, lo que mantiene todo organizado y claro. Y el hecho de que pueda hacerlo sin necesidad de una suscripción, utilizando únicamente el plan gratuito, es una gran ventaja. La integración de enlaces externos, el buen rendimiento y la incorporación a la aplicación son sencillos, ya que hay instrucciones para las funciones básicas. También cuenta con una IA integrada que ayuda a organizar y supervisar. La interfaz es fluida y fácil de usar.

2. Trello: ideal para equipos pequeños que solo necesitan Kanban

Trello Free ofrece lo esencial de un tablero de trabajo sin complicaciones. Dispones de tarjetas ilimitadas en hasta 10 tableros por entorno de trabajo, Power-Ups ilimitados por tablero y hasta 10 colaboradores. El almacenamiento es ilimitado en total, con un límite de 10 MB por archivo.

El plan también incluye personas asignadas, fechas límite, un registro de actividades ilimitado, autenticación de dos factores y 250 ejecuciones de automatización en entornos de trabajo al mes a través de Butler.

Por qué destaca: La dificultad de configuración es prácticamente nula. Un usuario nuevo se familiariza con el tablero en cuestión de minutos y arrastra las tarjetas a través de un flujo «pendiente → en curso → terminado» sin necesidad de formación. Para un equipo pequeño que solo necesita tener una visibilidad compartida de quién se encarga de qué, esa rapidez es su principal atractivo.

Limitación: Hay dos límites. Los límites de 10 tableros y 10 colaboradores frenan el crecimiento de un equipo en una fase temprana, y las 250 ejecuciones de Butler se agotan rápidamente en cuanto se activan un par de reglas. El plan Standard elimina el límite de tableros y aumenta la automatización a 1.000 ejecuciones por 5 $ al mes por usuario, mientras que el plan Premium ofrece vistas y elaboración de informes reales entre tableros por 10 $ al mes por usuario, con facturación anual.

3. Asana: ideal para un equipo de dos personas que busca una estructura de proyectos integrada

El plan Personal de Asana cubre hasta 2 usuarios con tareas y proyectos Unlimited. Incluye las vistas «Lista», «Tablero» y «Calendario», lo que permite a un equipo pequeño realizar un seguimiento del trabajo de múltiples formas sin tener que pagar. Incluso en el plan Free, Asana se percibe más como un sistema de gestión de proyectos ligero que como un simple tablero.

Por qué destaca: Es la opción gratuita más sencilla de todas para una pareja que busca un poco de estructura desde el primer día. Las tareas, las vistas y la organización básica ya están bien estructuradas, lo que significa que se dedica menos tiempo a realizar los ajustes.

Limitación: El límite de 2 usuarios es el escollo. Si añades una tercera persona, pasarás al plan Starter, que cuesta 10,99 $ por usuario al mes, con facturación anual. Esta categoría trata sobre los planes gratuitos que se adaptan a medida que crece el equipo. Asana queda por detrás de ClickUp porque su plan gratuito tiene un límite de dos usuarios, y también queda por detrás de Trello, ya que el plan gratuito de Trello admite hasta 10 colaboradores. Asana es la herramienta gratuita mejor estructurada, pero deja de ser un plan para equipos mucho antes.

Categoría 2: Las mejores opciones para flujos de trabajo personalizados y automatización

El generador de automatizaciones de monday.com es fácil de usar, pero el plan Standard te limita a 250 acciones de automatización al mes. Eso significa que un par de reglas activas agotan rápidamente ese límite. Las tres herramientas que te presentamos a continuación superan ese límite cada una a su manera.

1. ClickUp: ideal para equipos que buscan el mayor alcance de automatización en un único entorno de trabajo

El generador de automatizaciones de ClickUp funciona con una estructura de «desencadenante-condición-acción», y lo más atractivo es la variedad de acciones que puede realizar. Un simple cambio de estado puede reasignar una tarea, publicar un comentario, modificar una fecha límite y activar un webhook en una aplicación externa.

Con el complemento ClickUp Brain, el generador de automatizaciones basado en IA permite a cualquiera crear automatizaciones escribiendo sencillos comandos del tipo «si esto, entonces aquello» en inglés coloquial. El plan Business incluye 25 000 ejecuciones de automatizaciones al mes, además de webhooks e integraciones nativas que reducen la necesidad de utilizar herramientas de enlace al estilo de Zapier.

Por qué destaca: La automatización se adapta a tus necesidades en cada nivel, lo cual es importante para un equipo en crecimiento. El plan Free ya incluye cinco automatizaciones activas y 100 ejecuciones al mes, con múltiples acciones por regla. El plan Unlimited aumenta a 500 automatizaciones activas y 1.000 ejecuciones, lo que sigue estando por debajo del precio de entrada de Asana. Si subes de nivel, las ejecuciones alcanzan las decenas de miles.

Limitación: ese intervalo conlleva un coste de configuración. Los nuevos usuarios crean demasiado y demasiado rápido, y depurar una regla que no funciona correctamente requiere disciplina. Las condiciones y los límites máximos de ejecución se incluyen en el plan Business.

Otro usuario de G2 añadió cómo ClickUp le ayudó a gestionar más de 600 proyectos de clientes:

Con ClickUp, hemos creado flujos de trabajo independientes para nuestro proceso de facturación y la gestión de campañas. Por ejemplo, hemos creado automatizaciones para recordatorios de pago, flujos de trabajo de seguimiento y notificaciones sobre contratos de clientes a punto de caducar, lo que ahorra a nuestro equipo una gran cantidad de trabajo manual repetitivo cada semana. También utilizamos paneles y estados personalizados para ver al instante qué clientes están en línea, en fase de preparación, en pausa o cerca de la fecha de finalización de su contrato. Otra cosa que me gusta mucho es que los procesos se pueden ajustar rápidamente sin tener que reconstruirlo todo desde cero. A medida que nuestra empresa ha ido creciendo, nuestros flujos de trabajo han cambiado mucho, y ClickUp nos ha facilitado la mejora y ampliación continuas de nuestra configuración. El rendimiento también nos ha resultado muy fiable, incluso con un gran número de proyectos activos, automatizaciones y flujos de trabajo ejecutándose al mismo tiempo. Dado que gestionamos más de 600 clientes en ClickUp, contar con un sistema estable y rápido es extremadamente importante para nuestras operaciones diarias.

2. Asana: ideal para equipos que buscan una automatización estructurada que pueda gestionar cualquier usuario, sin necesidad de ser administrador

Asana convierte un proceso repetible en un conjunto de reglas que cualquier usuario, sin necesidad de ser administrador, puede crear e interpretar. En el Creador de flujos de trabajo, se diseña todo el flujo en un único lienzo. Un formulario de entrada crea la tarea. Una regla la asigna según el valor de un campo. Los cambios de estado la hacen avanzar por las distintas fases, y cada traspaso avisa al siguiente propietario (sin necesidad de programar). Un equipo de marketing puede derivar automáticamente un briefing desde la recepción hasta el diseño, pasando por la redacción y la aprobación, siempre de la misma manera.

Todo empieza con Starter, que incluye Campos personalizados, formularios, plantillas personalizadas, el cronograma y el diagrama de Gantt.

Por qué destaca: Su modelo de flujo de trabajo es el más sencillo de entender y mantener para los usuarios que no son administradores. Asana también ofrece automatizaciones ilimitadas en el plan Starter, lo que resulta ideal para equipos que repiten constantemente el mismo proceso. Es menos flexible que Airtable y menos extenso que ClickUp, pero más predecible que ambos.

Limitación: Ocupa el segundo puesto porque su ventaja tiene un precio de entrada más elevado. El plan Starter cuesta más que el nivel Unlimited de ClickUp, y las funciones de flujo de trabajo más complejas tienen un precio aún mayor. Las fórmulas, las aprobaciones, la carga de trabajo, las carteras y los formularios ramificados solo están disponibles en el plan «Advanced», que es más caro.

Valoraciones y reseñas:

La opinión de un usuario de G2 sobre el rendimiento del flujo de trabajo del Workflow Builder de Asana:

El generador de flujos de trabajo automatiza muchas tareas tediosas que normalmente se realizarían a mano (lo que, de hecho, lo sitúa por encima de cualquier otra aplicación similar).

3. Airtable: ideal para equipos basados en datos que necesitan automatización vinculada a registros

Las automatizaciones de Airtable se activan al producirse cambios en los registros, al realizar envíos de formularios, según las programaciones y al recibir webhooks. El plan Team incluye 25 000 ejecuciones de automatización al mes, además de acciones de scripting en JavaScript. Cuando tu flujo de trabajo se basa en registros enlazados, búsquedas y agregaciones, este es el motor de automatización más potente de su categoría.

Por qué destaca: Es la única herramienta de esta selección que permite a un equipo insertar una acción de JavaScript directamente en una automatización, lo cual es importante cuando el trabajo implica un gran volumen de registros.

Limitación: Ocupa el tercer puesto porque esa fortaleza es también su debilidad. Para la gestión diaria de tareas, aprobaciones y traspasos, Airtable parece más una máquina de lo que el trabajo requiere.

Categoría 3: Las mejores opciones para equipos que dan prioridad a lo visual o al método Kanban

La vista Tablero de monday.com es útil, pero no es la opción más clara para un equipo que piensa en tarjetas y columnas. Cuando el flujo de trabajo principal es Kanban, estas tres opciones lo hacen mejor.

1. Trello: ideal para equipos que quieren tableros Kanban

Trello se basa en el método Kanban. Las tarjetas permiten incluir adjuntos, listas de control, fechas límite, rótulos, comentarios y, en los planes de pago, campos personalizados. Las funciones «Power-Ups» añaden funcionalidades adicionales: vistas de calendario, votaciones, control de tiempo, elaboración de informes e integraciones.

Por qué destaca: Sigue siendo la experiencia Kanban más sencilla de esta lista. La función de arrastrar y soltar es muy sencilla, el tablero se lee de un vistazo y casi no hay que dedicarle tiempo a la configuración.

Limitación: Trello se queda corto cuando necesitas generar informes que abarquen varios tableros. Su plan Premium añade las vistas «Panel de control», «Cronograma», «Tabla», «Calendario», «Mapa» y «Entorno de trabajo», pero esa función de elaboración de informes sigue siendo más limitada que la que ofrecen las herramientas completas de gestión del trabajo.

Valoraciones y reseñas:

Un usuario de G2 confirma cómo le ayuda el enfoque de Trello, centrado en Kanban:

Lo que más me gusta de Trello es su sencillez y su interfaz intuitiva. Los tableros al estilo Kanban facilitan mucho la visualización de las tareas y su avance por las diferentes fases de un proyecto. Se configura rápidamente, los equipos lo adoptan con facilidad y funciona muy bien para gestionar flujos de trabajo sencillos y realizar el seguimiento de las tareas.

2. ClickUp: ideal para equipos que buscan Kanban y todo lo demás

La vista Tablero de ClickUp admite estados personalizados, límites de trabajo en curso, filtros, subgrupos y campos personalizados en las tarjetas. El mismo trabajo se puede alternar entre las vistas Tablero, Lista, diagrama de Gantt, Cronograma, Calendario, Tabla y panel sin necesidad de volver a configurarlo.

Por qué destaca: Es la mejor opción cuando Kanban es solo un modo de funcionamiento y no el sistema completo. Un equipo puede empezar con un tablero y, más adelante, añadir la elaboración de informes, dependencias, documentos, metas y Sprints en el mismo entorno de trabajo.

Limitación: La vista Tablero ofrece más ajustes que la de Trello. Ese intervalo da sus frutos con el tiempo, pero hace que la configuración inicial resulte más laboriosa.

3. Asana: ideal para equipos que están pasando de un sistema de trabajo basado en listas

La vista «Tablero» de Asana es clara y fácil de usar. Se presenta como una vista dentro de un sistema de gestión de tareas más amplio, y los equipos pueden alternar entre las vistas «Lista», «Tablero», «Calendario», «Cronograma» y «Gantt», dependiendo de cómo quieran planificar.

Por qué destaca: Es ideal para equipos que pasan la mayor parte del tiempo trabajando con listas, pero que quieren un tablero para las fases del flujo de trabajo, los procesos editoriales o el seguimiento de campañas.

Limitación: Los usuarios avanzados de Trello pueden sentirse limitados. Asana cuenta con integraciones y campos personalizados, pero no dispone de un ecosistema de «Power-Ups» al estilo de Trello para ampliar los tableros individuales.

Categoría 4: Las mejores opciones para la elaboración de informes, paneles y vistas ejecutivas

Los paneles de control de monday.com son fiables, pero ten en cuenta que el límite de los planes de nivel inferior se basa en el número de tableros agregados, no en el número de widgets. Los paneles estándar recogen datos de hasta 5 tableros, y el plan Pro aumenta ese límite a 20. Cuando los directivos necesitan la elaboración de informes reales que abarquen varios proyectos, estas tres herramientas lo hacen mejor.

1. ClickUp: ideal para resúmenes generales de todo el entorno de trabajo y paneles ejecutivos

Los paneles de ClickUp ofrecen una amplia gama de tipos de tarjetas: carga de trabajo, seguimiento del tiempo, prioridad, burndown de sprint, velocidad de sprint, duración del ciclo, plazo de entrega, cálculo, gráfico y tarjetas personalizadas incrustadas. El plan Business te permite utilizar los paneles de forma ilimitada y acceder a las tarjetas avanzadas. Añade ClickUp Brain (disponible como complemento de pago o mediante créditos de IA) y las tarjetas de IA resumirán los datos de los paneles, señalarán los riesgos en los proyectos y responderán a preguntas en lenguaje sencillo sobre el trabajo.

Por qué destaca: Es el motor de elaboración de informes más flexible de todos. Puedes reunir el trabajo de listas, carpetas, espacios y vistas a nivel de entorno de trabajo en un único panel de control ejecutivo. A continuación, puedes añadir metas, prioridades, datos de sprints, control de tiempo y carga de trabajo.

Limitación: El editor del panel de control requiere una configuración inicial. Los usuarios sin conocimientos técnicos suelen necesitar una plantilla o un panel de control creado por un administrador para poder sacarle partido.

2. Smartsheet: ideal para equipos que se sienten cómodos con las hojas de cálculo y necesitan paneles con gran cantidad de datos

Los paneles de control de Smartsheet se vinculan directamente a las hojas y los informes mediante gráficos, métricas, texto con formato, imágenes y widgets de contenido web. Los informes pueden agregar filas o resúmenes de varias hojas, lo que convierte a Smartsheet en una herramienta muy eficaz para la consolidación de estados de tipo cartera.

Su IA ayuda allí donde el problema de la elaboración de informes tiene su origen, en los propios datos: generando fórmulas, resumiendo texto y convirtiendo los datos de las hojas de cálculo en gráficos o métricas.

Por qué destaca: Es la mejor opción cuando la fuente de datos ya está organizada en filas y columnas. La elaboración de informes parece una extensión de la hoja de cálculo, en lugar de una capa independiente.

Limitación: Ocupa el segundo puesto porque los resultados se parecen más a un portal de elaboración de informes internos que a una vista preparada para el equipo directivo. Además, beneficia a los equipos que ya saben cómo estructurar hojas de cálculo, informes y campos de resumen. El nivel de elaboración de informes también cuesta más que el de ClickUp.

Valoraciones y reseñas:

Un usuario de G2 comenta en concreto:

Los paneles de control de proyectos y las hojas de tareas ofrecen un excelente entorno de trabajo con tablas bien estructuradas y una organización clara. También me alegra ver que Smartsheet actualiza continuamente tanto la plataforma como los paneles.

3. Asana: la mejor opción para la elaboración de informes claros sobre el estado con una configuración mínima

Los informes de Asana son los más completos desde el primer momento. Los paneles de control de proyectos, los paneles de control de carteras y los informes universales abarcan el estado de los proyectos, las metas, los obstáculos y el progreso. Su IA se centra precisamente en eso: redactar actualizaciones sobre el estado de los proyectos, las carteras y las metas, para que el informe semanal no tenga que hacerse manualmente.

Por qué destaca: Es ideal cuando los responsables quieren una visión clara del estado de las tareas y nadie del equipo quiere encargarse de crear paneles de control. Los gráficos son personalizables, pero la experiencia de elaboración de informes predeterminada es más fácil de leer que la de ClickUp o Smartsheet.

Limitación: Es menos flexible que ClickUp para paneles de control complejos con múltiples fuentes, y menos intuitivo que Smartsheet para la elaboración de informes con muchas hojas de cálculo.

Categoría 5: Las mejores opciones para flujos de trabajo con datos personalizados y de tipo base de datos

monday.com permite estructurar el trabajo, pero no es la mejor opción cuando el flujo de trabajo se basa en datos. Para calendarios de contenido con metadatos, sistemas de inventario, procesos de tipo CRM o datos de campañas interconectados, necesitas algo más parecido a una base de datos propiamente dicha.

1. Airtable: ideal para equipos en los que el modelo de datos es más importante que la lista de tareas

Airtable es la herramienta de tipo base de datos más potente de esta selección. Los registros enlazados, las búsquedas, los resúmenes, los campos de recuento y las fórmulas permiten a los equipos modelar relaciones uno a uno, uno a muchos y muchos a muchos. Dado que los datos están estructurados, su IA puede procesar entradas sin formato, como notas de reuniones o comentarios de clientes, para convertirlas en registros limpios y generar datos a nivel de celda.

Por qué destaca: Si necesitas enlazar un contenido con un autor, una campaña, un entregable, un recurso, un canal y un registro de aprobación, Airtable lo gestiona a la perfección. Ninguna otra herramienta de las que aquí se mencionan modela las relaciones tan bien como esta.

Limitación: El coste aumenta con el número de editores. Merece la pena cuando el modelo de datos es el trabajo en sí, pero resulta difícil de justificar cuando el equipo solo necesita un seguimiento de tareas.

Valoraciones y reseñas:

Un usuario de G2 afirma que Airtable es un sistema de bases de datos que no resulta excesivamente complejo. En sus propias palabras:

Me gusta Airtable porque es una base de datos ligera, no tan compleja como SQL, pero muy funcional. Destaca su interfaz de usuario, que permite presentar los datos de diversas formas para que resulten más atractivos y fáciles de entender. Valoro mucho la posibilidad de cambiar de vista para adaptarla a diferentes necesidades, así como la facilidad de colaboración que ofrece gracias a la integración con las plataformas de automatización que utilizo. Los filtros y las opciones de personalización, como la posibilidad de añadir fórmulas de expresiones regulares, hacen que la manipulación de datos sea flexible y útil. La sencilla interfaz de usuario y la buena experiencia de usuario de Airtable son ideales incluso para usuarios sin conocimientos técnicos, lo que facilita a mi equipo la navegación y le permite sentirse cómodo con la plataforma.

2. ClickUp: la mejor opción para funciones básicas de base de datos integradas en un gestor de tareas

Los campos personalizados, los campos de fórmula, los campos de relación y los campos de resumen de ClickUp cubren numerosos flujos de trabajo ligeros al estilo de una base de datos. Los equipos pueden conectar tareas relacionadas, mostrar datos enlazados en la vista Lista y añadir cálculos sin salir del entorno de trabajo del proyecto.

Por qué destaca: Es la opción más económica cuando necesitas algunas funciones de base de datos, pero sigues queriendo una gestión de proyectos estándar: tareas, documentos, paneles, automatizaciones, metas y vistas, todo en un mismo lugar.

Limitación: No es una verdadera base de datos relacional. Las relaciones y los resúmenes ayudan, pero no igualan la flexibilidad total del esquema de Airtable. En el caso de modelos conectados complejos, notarás sus limitaciones.

3. Smartsheet: ideal para equipos cuya base de datos es una hoja de cálculo de gran tamaño

Smartsheet gestiona bien las tablas grandes, las referencias entre hojas, las fórmulas, los informes y los paneles. Los enlaces entre celdas y las fórmulas entre hojas conectan los datos de una hoja a otra, lo que funciona siempre y cuando el modelo mantenga la estructura de hoja de cálculo.

Su IA resulta muy útil para este tipo de usuarios, ya que genera fórmulas y resume los datos de las hojas de cálculo para reducir el trabajo manual que hace que las hojas de cálculo grandes resulten tan tediosas.

Por qué destaca: Si tus datos ya están en Excel y el equipo piensa en filas, columnas y fórmulas, esta es la forma más sencilla de realizar la migración.

Límite: Se basa principalmente en hojas de cálculo, no en una estructura relacional. Puede vincular hojas y resumir datos, pero no ofrece nada equivalente al modelo de registros enlazados de Airtable ni a la sensación de estar creando una aplicación.

¿Es la primera vez que creas una base de datos de proyectos? Mira este vídeo para ponerte en marcha rápidamente.

La decisión en 60 segundos

La forma más rápida de encontrar la respuesta es plantearte una pregunta: ¿Tu trabajo se parece más a una base de datos, a una hoja de cálculo o a una lista de tareas?

¿Qué caracteriza a un buen software de gestión de proyectos en 2026?

Si estás evaluando herramientas que no figuran en esta lista, aquí tienes la tabla de evaluación que hemos utilizado. Valora cada opción según estos siete criterios.

Una herramienta que cumple cinco de los siete criterios suele ser la elección acertada. Busca la adecuación antes que una puntuación perfecta.

¿Buscas más opciones? En este vídeo te presentamos las 10 mejores herramientas de gestión de proyectos basadas en IA.

4 errores que debes evitar al cambiar de Monday

La mayoría de las migraciones fallidas fracasan por una de estas cuatro razones. Léalas antes de realizar la confirmación.

1. Elegir la herramienta antes de correlacionar el flujo de trabajo

Esta es la forma más habitual de proceder. Los equipos eligen «ClickUp» o «Asana» de una lista de recomendaciones y luego adaptan su flujo de trabajo a la herramienta. Cambia el orden: analiza tu flujo de trabajo actual, enumera tus cinco principales problemas y, a continuación, elige la herramienta que los resuelva específicamente. Una herramienta no puede arreglar un proceso que no has definido, y trasladar un flujo de trabajo defectuoso solo sirve para recrear el mismo desorden en otro lugar.

2. Migrar todo desde el primer día

No importes todos los proyectos a la vez. Elige un equipo y un flujo de trabajo para probarlos durante dos semanas. La mayoría de las herramientas (ClickUp, Asana) ofrecen importadores nativos de monday.com, pero esos importadores conservan la estructura de monday.com, que suele ser precisamente lo que intentabas solucionar. Empieza de cero con un proyecto, comprueba que funciona y luego amplía el uso.

3. Subestimar la gestión del cambio

El éxito o el fracaso de los cambios de herramienta depende de las personas, no del software. Dedica entre cuatro y seis horas por miembro del equipo a la formación, además de designar a una persona de referencia que responda a las preguntas durante los primeros 30 días. Si no lo haces, tu equipo seguirá trabajando con monday.com en su cabeza mientras navega por la nueva herramienta.

4. Elegir basándose únicamente en el precio

La versión gratuita suena muy bien hasta que tu equipo necesita las vistas, las automatizaciones o el almacenamiento que ofrece un plan de pago. Calcula el coste total a lo largo de dos años, incluyendo las actualizaciones que, siendo realistas, acabarás necesitando. La herramienta más barata en el primer mes no suele ser la más barata al llegar al mes 24.

Cuánto cuestan las cinco alternativas a Monday a gran escala

Los precios por usuario que aparecen en los titulares ocultan el coste real. A continuación se muestra el coste anual para 5, 15 y 50 usuarios, con cada herramienta en su plan de pago más económico y utilizando monday.com como referencia. La columna «Usuarios gratuitos» es la más importante: indica el tamaño hasta el cual la herramienta no te cuesta nada.

La factura viene después del ajuste

No existe una alternativa ideal a Monday.com, solo aquella que resuelva el motivo por el que te vas. Si lo que te echa para atrás es la factura por usuario, ClickUp Free es la única opción gratuita aquí. Si tu equipo no está dispuesto a pasar por una curva de aprendizaje, Trello les permite ponerse en marcha en cinco minutos. Si el trabajo se adapta perfectamente a una hoja de cálculo, Smartsheet es la opción más sencilla. Y si tus datos tienen relaciones reales entre sí, Airtable es la única herramienta de esta lista que las modela sin necesidad de soluciones provisionales.

Hay dos cosas que no cambian independientemente de cuál elijas. Correlaciona tu flujo de trabajo antes de migrar, porque una herramienta no puede arreglar un proceso que no hayas definido. Y traslada un equipo cada vez, porque importar todo el primer día solo recrea la estructura de monday.com en otro lugar, justo lo que intentabas evitar.

Pero si prefieres no tener que gestionar un tablero en una herramienta y los informes en otra, elige ClickUp. Es la alternativa más parecida a monday.com, asequible en todos los planes de pago y reúne tareas, documentos, paneles, IA y automatizaciones en un único entorno de trabajo, gratis para un número ilimitado de usuarios.

Empieza gratis con ClickUp e intégralo en la plataforma donde ya realizas el resto de tu trabajo.

Preguntas frecuentes sobre las alternativas a Monday

¿Qué alternativa a Monday.com es la mejor para un equipo en crecimiento que no quiere pagar por usuario?

ClickUp es la mejor opción para equipos en crecimiento que controlan el coste por usuario. Su plan «Free Forever» es el único probado que no tiene límite de usuarios, por lo que un equipo de 30 personas puede utilizarlo de forma indefinida, siempre que no se superen los límites de almacenamiento y de uso medido. Cuando se supera el límite de la versión gratuita, el plan «Unlimited» cuesta 7 $ al mes por usuario, un precio inferior al de los planes básicos de Asana y Smartsheet. monday.com, por el contrario, cobra por usuario con un mínimo de tres usuarios en todos los planes de pago.

¿Cuál es la mejor alternativa gratuita a monday.com?

Depende del tamaño de tu equipo y de lo que necesites gestionar. Trello Free es la mejor opción para equipos pequeños que solo necesitan Kanban; es gratuito hasta 10 colaboradores. ClickUp Free es el único plan probado que no tiene límite por usuario, por lo que se adapta a equipos en crecimiento. Airtable Free es ideal para trabajos con gran volumen de datos, con capacidad para hasta 5 editores. El plan gratuito de monday.com tiene un límite de 2 usuarios, el mismo que el de Asana.

¿Qué alternativa a Monday.com es más fácil de aprender?

Trello es la herramienta más fácil de aprender. Un usuario nuevo puede familiarizarse con el tablero y empezar a mover tarjetas en menos de cinco minutos sin necesidad de formación, por lo que es la mejor opción para equipos sin conocimientos técnicos. Asana es el siguiente paso cuando necesitas estructura sin tener que realizar una configuración muy compleja. Las herramientas con un conjunto de funciones más amplio, como ClickUp y Smartsheet, sacrifican la simplicidad en favor de la profundidad y requieren más tiempo para familiarizarse con ellas.

¿Qué alternativa a Monday.com es la mejor para equipos que utilizan mucho las hojas de cálculo?

Smartsheet es la mejor opción cuando tu trabajo ya se basa en filas, fórmulas y dependencias. Permite crear diagramas de Gantt nativos y referencias entre hojas en una cuadrícula familiar, y la elaboración de informes se realiza directamente a partir de las hojas. No tiene plan gratuito y cuesta a partir de 9 $ al mes por usuario, con un mínimo de 3 usuarios en el plan Business, por lo que solo merece la pena cuando la hoja de cálculo es realmente la fuente de información de referencia.

¿Tiene monday.com un diagrama de Gantt de verdad?

El diagrama de Gantt y las dependencias de Monday son útiles, pero la automatización del reajuste de dependencias se encuentra en niveles superiores. Si la planificación con muchas dependencias es fundamental, Smartsheet ofrece un diagrama de Gantt nativo y compatibilidad con dependencias directamente en su cuadrícula, y ClickUp incluye una vista Gantt en sus planes de pago. Ambos gestionan la lógica de las dependencias de forma más eficaz.

¿Cuánto tiempo se tarda en migrar desde monday.com?

Prevé una pérdida parcial de productividad de entre 2 y 4 semanas para un equipo de entre 10 y 25 personas, y más tiempo para organizaciones más grandes. ClickUp, Asana y Smartsheet ofrecen importadores nativos de monday.com que transfieren las tareas y la estructura básica, pero las automatizaciones, los paneles y las integraciones personalizadas deben reconstruirse manualmente. Migrar primero un flujo de trabajo y luego ampliarlo permite limitar las interrupciones.