Como directivo y líder, no le resultará extraño mejorar las habilidades de sus empleados. Pero, ¿y las suyas?
Si ha llegado el momento de ir más allá de las funciones básicas de la descripción de su puesto, no busque más allá de las cuatro funciones de la dirección. Este útil marco proporciona a los directivos áreas clave para mejorar la calidad del trabajo, alcanzar metas a largo plazo y construir un entorno laboral próspero. 🤝
Si nunca ha oído hablar de las cuatro funciones de la dirección, nosotros le ayudaremos. En esta guía, le explicaremos cómo funciona cada función, compartiremos ejemplos útiles y le enseñaremos a aplicar las cuatro funciones sea cual sea su sector.
¿Cuáles son las cuatro funciones de la gestión?
Henri Fayol, ingeniero y ejecutivo del siglo XIX, definió por primera vez las cuatro funciones de la dirección: planificar, organizar, dirigir y controlar. Aunque el concepto no es nuevo, el trabajo de un directivo consiste en tocar las cuatro funciones en su trabajo diario.
Planificar
La fase más importante de la gestión de proyectos es la planificación. Para la función de planificación, un gestor de éxito realizará distintos tipos de planificación, entre los que se incluyen:
- Metas de ajuste (tanto a corto como a largo plazo)
- Creación de hojas de ruta para alcanzar los objetivos de la organización
- Creación deplanes estratégicos La planificación estratégica requiere mucho contexto y conocimiento institucional. Como directivo, usted es el encargado de evaluar la situación actual, ajustar las metas y elaborar un plan detallado para llegar del punto A al punto B.
Visualice y gestione su hoja de ruta de productos en la vista de cronograma de ClickUp
Planificar requiere previsión y predicción de tendencias futuras, por lo que es necesario tener una sólida formación en datos o en su sector. Un buen ojo para los datos le será útil en la planificación táctica, pero también necesitará creatividad.
El pensamiento creativo es muy útil a la hora de planificar las hojas de ruta y los hitos de los proyectos, así que no tengas miedo de adoptar nuevas formas de hacer las cosas. 💡
Organización
Una vez que tengas un plan, es hora de ponerlo todo en fila. La fase de organización de la gestión requiere:
- Formar un equipo
- Planificación operativa
- Distribución de recursos
- Definición de las relaciones entre tareas
- Asignación de tareas
En lugar de gestionarlo todo por correo electrónico o notas adhesivas, la mayoría de los gestores introducen sus planes de proyecto en software de gestión de proyectos como ClickUp . Este software aclara automáticamente quién está a cargo de qué, agiliza los flujos de trabajo y recopila datos sobre la utilización de los recursos. 📌
Utilice ClickUp para gestionar sus proyectos con más de 15 vistas, plantillas prediseñadas y numerosas funciones de colaboración de forma eficaz
Mientras Software PM hará una gran parte del trabajo pesado por ti, sigue siendo tu trabajo como gestor crear un flujo de trabajo eficiente y ver el panorama general. Tú decides la cadencia de los entregables, las fechas límite, las tareas y mucho más para mantener al equipo en la misma página.
También te encargas de aclarar los roles y las responsabilidades, lo cual es crucial para evitar reprocesamientos, malentendidos y retrasos.
Liderazgo
La función de liderazgo, a veces denominada función de dirección, consiste en guiar y motivar al personal para que trabaje en pos de las metas del proyecto. Esto implica muchas tareas, entre ellas:
- Comunicación
- Creación de equipos
- Ajustar suestilo de liderazgo para adaptarlo al equipo o a la situación
- Motivar al equipo
- Resolver conflictos
Cualquier rol directivo requiere sólidas habilidades interpersonales. Los directivos necesitan suficiente experiencia y capital social para inspirar e influir en personas de distintos departamentos.
Un estilo de liderazgo eficaz requiere invertir en relaciones cordiales con el equipo, aceptar las ideas innovadoras de los empleados y recompensar a todos por el trabajo bien terminado. 🏆
Controlar
La última función, controlar, puede sonar a microgestión, pero en realidad consiste en asegurarse de que todo va según lo previsto. Esta función implica:
- Ajuste de las normas de rendimiento
- Gestionar el rendimiento del equipo
- Tomar medidas correctivas cuando sea necesario
Al fin y al cabo, ajustar metas y luego abandonarlas no tiene sentido. La función de control garantiza la calidad y adapta los planes del proyecto si las cosas cambian.
Por supuesto, la gestión del rendimiento de los empleados forma parte de la función de control de la dirección. Pero los líderes sólidos saben que se trata más bien de redirigir y ofrecer compatibilidad, no de microgestionar. 🙌
Cómo aplicar las Cuatro funciones de la dirección en el trabajo
¿Cómo aplicar estas funciones en el lugar de trabajo? He aquí cómo los líderes eficaces aplican las funciones de gestión cada día.
Consejos de planificación
Planificar es una habilidad útil para cualquier trabajo, pero es especialmente crítica para los directivos. Siga estos consejos rápidos para una fase de planificación más eficaz:
- Fije metas realistas: Siga siempre losMarco de ajuste de metas SMART. Define metas claras y viables que se alinean con los grandes objetivos de la organización, sin abrumar al equipo
- Realice un análisis DAFO:Un análisis DAFO analiza los puntos fuertes y débiles internos y las oportunidades y amenazas externas. Este ejercicio es ideal para identificar las tendencias del mercado, la competencia y las amenazasasignación de recursos problemas que podrían tener un gran impacto en tu proyecto o equipo
- **No existe un plan perfecto. Puede que tu cliente te pida cambios, que pierdas financiación o que cambien los requisitos del usuario final. Son cosas que pasan. En lugar de dejarte llevar por el pánico, crea un plan de acción que se adapte sobre la marcha. Intenta mirar siempre unos pasos por delante para ver si el plan tiene que cambiar 👀
Cree Metas SMART en ClickUp con múltiples formas de seguir el progreso y alcanzar sus objetivos
Consejos de organización
Organizar la lista de tareas pendientes, los recursos y los miembros del equipo es fundamental para el intento correcto del proyecto. Pero incluso los proyectos más organizados pueden descarrilar si no se tiene cuidado. Sigue estos consejos de organización para mantener el rumbo de tus proyectos:
- Crea una jerarquía: Las jerarquías son la forma más inteligente de delegar y gestionar con eficacia. Cree una estructura clara que delimite los roles individuales y los equipos. Asegúrate de documentarlo por escrito y compartirlo con todos los miembros de la organización. Una jerarquía por escrito facilita que todos sepan con quién deben comunicarse si tienen un problema, lo que te permite adoptar un enfoque más distante
- Equilibra las cargas de trabajo: Vigila la distribución del trabajo. No querrás que tu equipo esté infrautilizado o sobrecargado. Una carga de trabajo equilibrada evita el agotamiento y aumenta la calidad del trabajo, así queutilice la vista Carga de trabajo de ClickUp de ClickUp para controlar la cola de tareas de su equipo
- Estandarice los procesos: Cree procedimientos operativos estándar (POE) paratareas del proyecto o entregables. La documentación elimina la ambigüedad y proporciona a su equipo recursos en caso de que tengan preguntas. Es la forma perfecta de evitar correos electrónicos y repeticiones innecesarias
Utilice la vista Carga de trabajo junto con los cronogramas para visualizar sin esfuerzo su programación en ClickUp
Consejos principales
Como líder, usted es quien dirige el barco. En virtud de la función de liderazgo, su trabajo consiste en mantener a todos productivos, colaboradores y satisfechos. Sigue estos consejos para potenciar tus dotes de liderazgo:
- Proporciona feedback constructivo: Proporciona regularmente a tu equipo feedback positivo y críticas constructivas. Intente proporcionar comentarios en el momento para que sean relevantes y procesables para los empleados. No te andes con rodeos si necesitas ofrecer un feedback crítico. Sea claro, directo y amable 🌻
- Fomente un entorno de trabajo positivo: Puede que su equipo ya tenga un ambiente o una atmósfera, pero usted, como directivo, tiene mucho que decir sobre esa cultura. Reconoce y valora el trabajo bien hecho, fomenta la conciliación y hazte accesible
- Resolver conflictos: Es difícil abordar los conflictos de frente, pero no puedes permitir que los sentimientos negativos se enconen con el tiempo. Tanto si se trata de un conflicto entre equipos como de un desacuerdo con el cliente, hay que intervenir cuanto antes y actuar como mediador
Idear y construir una estructura organizativa en una Pizarra de ClickUp
Consejos de control
La gestión requiere un delicado equilibrio entre delegar y ofrecer ayuda práctica. Utilice estos consejos sobre la función de control para lograr un mejor equilibrio:
- Establezca normas claras: Los empleados quieren metas y expectativas concretas. Proporcione a todos indicadores de rendimiento claros para sus tareas y objetivos
- Cree sistemas de seguimiento de las metas: Esto podría incluir la programación de revisiones periódicas del rendimiento, la generación de informes de progreso o el uso de la herramientasoftware de seguimiento de empleados *Equilibra el control con la capacitación: Aunque es importante vigilar las cosas, tu equipo necesita libertad para tomar sus propias decisiones. Mientras todos alcancen sus objetivos y KPI, dales autonomía para que se sientan con poder en el trabajo 💪
Registre el tiempo sobre la marcha o introdúzcalo manualmente con el control de tiempo en ClickUp
Desarrolle sus habilidades con útiles herramientas de gestión de proyectos
Planificar, organizar, liderar y controlar requieren habilidades interpersonales que se refuerzan a medida que se adquiere experiencia de liderazgo. Las herramientas de gestión son otra gran manera de impulsar una variedad de habilidades de gestión. 🤹
ClickUp ayuda a miles de directivos a gestionar tareas, tablas, comunicaciones, documentos y mucho más. Si estás tratando de dominar las cuatro funciones de gestión, las principales funciones de gestión de ClickUp son imprescindibles.
Funciones de gestión de proyectos y tareas que salvan la cordura
ClickUp es un genio de la planificación y la organización, que ayuda a los directivos a crear planes sólidos que den resultados. Todo en uno solución de gestión de proyectos clickUp viene repleto de automatizaciones, plantillas, gestión del conocimiento y gestión de tareas. 🛠️
¿Prefiere organizar su trabajo de una forma determinada? Cambie entre la vista Lista, la vista de (diagrama de) Gantt y otras opciones Vistas ClickUp .
Utilice Pizarras y Mapas mentales para visualizar los proyectos y las funciones de los equipos
Si quieres correlacionar un proyecto complejo antes de comprometerte con él, haz una lluvia de ideas en un ClickUp Mapa mental . Esta herramienta de arrastrar y soltar en tiempo real se convierte rápidamente en proyectos o tareas con sólo pulsar un botón, agilizando las funciones de planificación y organización.
Herramientas de liderazgo basadas en datos
Los datos lo son todo, especialmente si gestionas un equipo remoto. Visite su Metas de ClickUp para crear una única fuente de verdad para sus objetivos, incluidos los plazos, el progreso y los KPI. Profundice en las métricas de un proyecto o visualícelo todo a alto nivel. Usted está en el asiento del conductor. 🚘
Configure flujos de trabajo personalizados y rastreadores ágiles para sus equipos de proyecto
ClickUp también se especializa en la gestión ágil de proyectos, dándole la libertad de realizar el seguimiento de puntos de sprint basados en subtareas y personas asignadas. Incluso puede gestionar activos tiempo y otros recursos con formularios digitales . Es la forma más sencilla de combinar el ajuste de metas, la rendición de cuentas y el equilibrio de la carga de trabajo sin cambiar de plataforma.
Informes automatizados y personalizables
ClickUp tiene algunos de los informes de proyecto más robustos. Las funciones de control hacen que sea pan comido generar informes sobre estados de tareas, control de tiempo, métricas de empleados, hitos y mucho más. 🎯
Ajuste los informes que necesite, todo en un solo lugar, en ClickUp
Utilice el función de control de tiempo para controlar las contribuciones de los empleados o generar presupuestos para los clientes. Informes ClickUp también es perfecto para ver qué trabajo ha completado tu equipo, qué está por venir y Quién va con retraso.
Cuatro funciones de gestión Ejemplos
Las cuatro funciones de la gestión son fundamentales para un liderazgo sólido, independientemente del sector en el que se encuentre. Es útil ver algunos ejemplos de estas funciones en la práctica, así que echemos un vistazo. 🔎
Proceso de planificación ejemplo
Un director de marketing se encarga de desarrollar una estrategia para el lanzamiento de un nuevo producto. Antes de formar un equipo, realiza un estudio de mercado, fija los objetivos de ventas y captación de clientes, elige los canales publicitarios y establece un presupuesto y un cronograma para el lanzamiento.
Función de organización ejemplo
Los jefes de obra son un buen ejemplo de la función organizativa. Estos atareados gestores de proyectos asignan recursos para mano de obra, equipos y materiales. También se encargan de establecer cronogramas y coordinar el trabajo entre empleados, subcontratistas y proveedores.
Función directiva ejemplo
El director de un instituto motiva y orienta a sus profesores y a su personal. Influyen significativamente en la cultura del centro y supervisan las normas educativas. Los directores gestionan los conflictos entre padres y profesores y fomentan una cultura positiva e integradora que favorece la seguridad y el aprendizaje de los alumnos.
Función de control ejemplo
Los gerentes de restaurantes tienen que equilibrar la gestión eficaz tanto de su personal como de las finanzas del restaurante. Supervisan métricas como las ventas y los gastos diarios, garantizan la seguridad de los alimentos, analizan las opiniones de los clientes y ajustan el personal o los elementos del menú para mantener la rentabilidad o la calidad.
Consiga las Metas de su Empresa Más Rápido con ClickUp
Ya sea que esté supervisando un equipo de software, encabezando una campaña de marketing o dirigiendo proyectos creativos, estas funciones son una brújula útil para navegar por las complejidades de la gestión. 🧭
Líderes noveles y experimentados utilizan las cuatro funciones de gestión para establecer metas y llevar a sus equipos al éxito.
Las habilidades interpersonales son importantes, pero también lo son las herramientas adecuadas. ClickUp es una plataforma intuitiva y eficiente que consolida las cuatro funciones en un solo lugar. Es la mejor manera de crear planes procesables, organizar su trabajo, liderar y colaborar con su equipo y supervisar los resultados. 🤩
¿Por qué gestionarlo todo manualmente? Reúne todo tu trabajo en un solo lugar con ClickUp. Comprueba la diferencia de primera mano: Cree ahora su entorno de trabajo de ClickUp gratis .