Como gerente y líder, usted está acostumbrado a mejorar las habilidades de sus empleados. Pero, ¿qué hay de sus propias habilidades?
Si ha llegado el momento de ir más allá de las funciones básicas de su descripción de puesto, no busque más allá de las cuatro funciones de la gestión. Este útil marco proporciona a los gerentes áreas clave para mejorar la calidad del trabajo, alcanzar metas a largo plazo y crear un entorno de trabajo próspero. 🤝
Si nunca ha oído hablar de las cuatro funciones de la gestión, no se preocupe. En esta guía, le explicaremos cómo funciona cada función, le proporcionaremos ejemplos útiles y le enseñaremos cómo aplicar las cuatro funciones independientemente del sector en el que trabaje.
¿Cuáles son las cuatro funciones de la gestión?
Henri Fayol, ingeniero y ejecutivo del siglo XIX, fue el primero en definir las cuatro funciones de la gestión: planificar, organizar, dirigir y controlar. Aunque el concepto no es nuevo, el trabajo de un gerente consiste en abordar las cuatro funciones en su trabajo diario.
Planificación
La fase más importante de la gestión de proyectos es la planificación. En lo que respecta a la función de planificación, un gestor exitoso llevará a cabo diferentes tipos de planificación, entre los que se incluyen:
- Establecimiento de metas (tanto a corto como a largo plazo)
- Creación de hojas de ruta para alcanzar los objetivos de la organización
- Creación de planes estratégicos
La planificación estratégica requiere mucho contexto y conocimiento institucional. Como gerente, usted es responsable de evaluar la situación actual, establecer metas y elaborar un plan detallado para llegar del punto A al punto B.
La planificación requiere una previsión y predicción de tendencias futuras, por lo que es necesario tener una sólida formación en datos o en su sector. Tener buen ojo para los datos le será muy útil en la planificación táctica, pero también necesitará creatividad.
El pensamiento innovador resulta muy útil a la hora de planificar hojas de ruta y hitos de proyectos, así que no tenga miedo de adoptar nuevas formas de hacer las cosas. 💡
Organización
Una vez que tenga un plan, es hora de poner todo en orden. La fase de organización de la gestión requiere:
- Creación de un equipo
- Planificación operativa
- Distribución de recursos
- Definición de las relaciones entre tareas
- Asignación de tareas
En lugar de gestionar todo por correo electrónico o notas adhesivas, la mayoría de los gerentes introducen sus planes de proyecto en software de gestión de proyectos como ClickUp. Este software aclara automáticamente quién está a cargo de qué, agiliza los flujos de trabajo y recopila datos sobre la utilización de los recursos. 📌
Aunque el software de gestión de proyectos hará gran parte del trabajo pesado por usted, sigue siendo su responsabilidad como gestor crear un flujo de trabajo eficiente y tener una visión global. Usted decide la cadencia de los entregables, las fechas límite, las tareas y mucho más para mantener al equipo en sintonía.
También se encarga de aclarar los roles y responsabilidades, lo cual es fundamental para evitar repeticiones, malentendidos y retrasos.
Liderazgo
La función principal, a veces denominada función de dirección, consiste en guiar y motivar al personal para que trabaje en pos de las metas del proyecto. Esto implica muchas tareas, entre ellas:
- Comunicación
- Formación de equipos
- Adaptar su estilo de liderazgo al equipo o a la situación
- Motivar a su equipo
- Resolución de conflictos
Cualquier rol directivo requiere sólidas habilidades interpersonales. Los directivos necesitan suficiente experiencia y capital social para inspirar e influir en personas de diferentes departamentos.
Un estilo de liderazgo eficaz requiere invertir en relaciones cordiales con su equipo, aceptar las ideas innovadoras de los empleados y recompensar a todos por un trabajo bien hecho. 🏆
Control
La última función, el control, puede parecer microgestión, pero en realidad se trata de garantizar que todo vaya según el plan. Esta función implica:
- Establecimiento de estándares de rendimiento
- Gestión del rendimiento del equipo
- Tomar medidas correctivas cuando sea necesario.
Después de todo, no tiene sentido fijar metas y luego abandonarlas. La función de control garantiza la calidad y adapta los planes del proyecto si las circunstancias cambian.
Por supuesto, la gestión del rendimiento de los empleados forma parte de la función de control de la gestión. Pero los líderes sólidos saben que se trata más bien de reorientar y ofrecer apoyo, y no de microgestionar. 🙌
Cómo aplicar las cuatro funciones de la gestión en el trabajo
¿Cómo puede aplicar estas funciones en el lugar de trabajo? A continuación le mostramos cómo los líderes eficaces implementan las funciones de gestión cada día.
Consejos para la planificación
La planificación es una habilidad útil para cualquier trabajo, pero es especialmente importante para los gerentes. Siga estos consejos rápidos para una fase de planificación más eficaz:
- Establezca metas realistas: Siga siempre el marco de establecimiento de metas SMART. Este marco define metas claras y viables que se alinean con las metas generales de la organización, sin abrumar a su equipo.
- Realice un análisis DAFO: un análisis DAFO analiza las fortalezas y debilidades internas y las oportunidades y amenazas externas. Este ejercicio es ideal para identificar tendencias del mercado, competencia y problemas de asignación de recursos que podrían tener un gran impacto en su proyecto o equipo.
- Incorpore medidas de seguridad en su plan: No existe el plan perfecto. Su cliente puede solicitar cambios, usted puede perder la financiación o los requisitos del usuario final pueden cambiar. Son cosas que pasan. En lugar de entrar en pánico cuando se produce un cambio, cree un plan de acción que se adapte sobre la marcha. Intente anticiparse siempre unos pasos para ver si es necesario cambiar el plan 👀.
Consejos para organizarse
Organizar su lista de tareas pendientes, los recursos y los miembros del equipo es fundamental para el éxito del proyecto. Pero incluso los proyectos más organizados pueden descarrilarse si no se tiene cuidado. Siga estos consejos de organización para mantener sus proyectos por el buen camino:
- Cree una jerarquía: Las jerarquías son la forma más inteligente de delegar y gestionar con eficacia. Cree una estructura clara que delimite los roles individuales y los equipos. Asegúrese de documentarlo por escrito y compartirlo con todos los miembros de la organización. Una jerarquía escrita facilita que todos sepan con quién deben comunicarse si tienen algún problema, lo que le permite adoptar un enfoque más pasivo.
- Equilibre las cargas de trabajo: vigile la distribución del trabajo. No querrá que su equipo esté infrautilizado o sobrecargado. Una carga de trabajo equilibrada evita el agotamiento y mejora la calidad del trabajo, así que utilice la vista Carga de trabajo de ClickUp para estar al tanto de la cola de tareas de su equipo.
- Estandarizar procesos: Cree procedimientos operativos estándar (POE) para las tareas o entregables del proyecto. La documentación elimina la ambigüedad y proporciona recursos a su equipo si tienen preguntas. Es la forma perfecta de evitar correos electrónicos innecesarios y reelaboraciones.
Consejos para liderar
Como líder, usted es quien dirige el barco. En el marco de la función de liderazgo, su trabajo consiste en mantener a todos en un nivel de productividad, colaboración y satisfacción. Siga estos consejos para mejorar sus habilidades de liderazgo:
- Proporcione comentarios constructivos: Ofrezca regularmente a su equipo comentarios positivos y críticas constructivas. Intente proporcionar comentarios en el momento, para que sean relevantes y útiles para los empleados. No se ande con rodeos si necesita ofrecer comentarios críticos. Sea claro, directo y amable 🌻.
- Fomente un ambiente de trabajo positivo: Es posible que su equipo ya tenga un ambiente o una atmósfera determinados, pero usted, como gerente, tiene mucha influencia sobre la cultura. Reconozca y valore el buen trabajo, promueva un equilibrio saludable entre la vida laboral y personal, y muéstrese accesible.
- Resolver conflictos: es difícil abordar los conflictos de frente, pero no se puede permitir que los sentimientos negativos se agraven con el tiempo. Ya se trate de un conflicto entre equipos o de un desacuerdo con el cliente, es necesario intervenir lo antes posible y actuar como mediador.
Consejos de control
La gestión requiere un delicado equilibrio entre delegar y ofrecer ayuda práctica. Utilice estos consejos sobre la función de control para lograr un mejor equilibrio:
- Establezca normas claras: los empleados quieren metas y expectativas específicas. Proporcione a todos indicadores de rendimiento claros para sus tareas y objetivos.
- Cree sistemas de supervisión de metas: Esto podría incluir programar revisiones periódicas del rendimiento, generar informes de progreso o utilizar software de supervisión de empleados.
- Equilibre el control con la autonomía: aunque es importante estar atento a todo, su equipo necesita libertad para tomar sus propias decisiones. Siempre que todos alcancen sus objetivos y KPI, déles autonomía para que se sientan empoderados en el trabajo 💪.
Desarrolle sus habilidades con útiles herramientas de gestión de proyectos
Planificar, organizar, liderar y controlar requieren habilidades sociales que se fortalecen a medida que se adquiere más experiencia en liderazgo. Las herramientas de gestión son otra forma excelente de potenciar diversas habilidades de gestión. 🤹
ClickUp ayuda a miles de gerentes a gestionar tareas, tablas, comunicaciones, documentos y mucho más. Si está tratando de dominar las cuatro funciones de la gestión, las funciones de gestión superior de ClickUp son imprescindibles.
Funciones de gestión de proyectos y tareas que le ayudarán a mantener la cordura
ClickUp es un genio de la planificación y la organización que ayuda a los gerentes a crear planes sólidos que dan resultados. Como solución integral de gestión de proyectos, ClickUp viene repleto de automatizaciones, plantillas, gestión del conocimiento y gestión de tareas. 🛠️
¿Prefiere organizar su trabajo de una manera concreta? Cambie entre la vista Lista, la vista Gantt y otras vistas de ClickUp.
Si desea planificar un proyecto complejo antes de comprometerse con él, haga una lluvia de ideas en un mapa mental de ClickUp. Esta herramienta en tiempo real, de arrastrar y soltar, se convierte rápidamente en proyectos o tareas con solo hacer clic en un botón, lo que agiliza las funciones de planificación y organización.
Herramientas de liderazgo basadas en datos
Los datos lo son todo, especialmente si gestionas un equipo remoto. Visita tus metas de ClickUp para crear una única fuente de información veraz para tus objetivos, incluyendo plazos, progreso e indicadores clave de rendimiento. Profundiza en las métricas de un proyecto o visualiza todo a nivel general. Tú estás al mando. 🚘
ClickUp también se especializa en la gestión de proyectos ágil, lo que le da la libertad de realizar el seguimiento de los puntos de sprint basados en subtareas y personas asignadas. Incluso puede gestionar activos, tiempo y otros recursos con formularios digitales. Es la forma más fácil de combinar el establecimiento de metas, la responsabilidad y el equilibrio de la carga de trabajo sin cambiar de plataforma.
Informes automatizados y personalizables
ClickUp cuenta con algunos de los informes de proyectos más completos. Las funciones de control facilitan la generación de informes sobre el estado de las tareas, el control de tiempo, las métricas de los empleados, los hitos y mucho más. 🎯
Utilice la función de control de tiempo para supervisar las contribuciones de los empleados o generar presupuestos para los clientes. ClickUp Reports también es perfecto para ver qué trabajo ha sido completado por su equipo, qué hay pendiente y quién va con retraso.
Cuatro funciones de la gestión Ejemplos
Las cuatro funciones de la gestión son fundamentales para un liderazgo sólido, independientemente del sector en el que trabajes. Es útil ver algunos ejemplos de estas funciones en la práctica, así que echemos un vistazo. 🔎
Ejemplo del proceso de planificación
Un director de marketing se encarga de desarrollar una estrategia para el lanzamiento de un nuevo producto. Antes de formar un equipo, realiza un estudio de mercado, establece objetivos de ventas y de captación de clientes, elige los canales publicitarios y fija un presupuesto y un cronograma para el lanzamiento.
Ejemplo de la función organizativa
Los jefes de obra son un buen ejemplo de la función organizativa. Estos atareados jefes de proyecto asignan recursos para mano de obra, equipos y materiales. También se encargan de establecer cronogramas y coordinar el trabajo entre empleados, subcontratistas y proveedores.
Ejemplo de la función de liderazgo
El director de un instituto motiva y orienta a sus profesores y personal. Influye significativamente en la cultura del centro y supervisa los estándares educativos. Los directores gestionan los conflictos entre padres y profesores y fomentan una cultura positiva e inclusiva que favorece la seguridad y el aprendizaje de los alumnos.
Ejemplo de la función de control
Los gerentes de restaurantes deben equilibrar la gestión eficaz tanto de su personal como de las finanzas del restaurante. Supervisan métricas como las ventas y los gastos diarios, garantizan la seguridad alimentaria, revisan los comentarios de los clientes y ajustan la plantilla o los elementos del menú para mantener la rentabilidad o la calidad.
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Tanto si supervisas un equipo de software, como si lideras una campaña de marketing o diriges proyectos creativos, estas funciones son una brújula útil para navegar por las complejidades de la gestión. 🧭
Tanto los líderes noveles como los experimentados utilizan las cuatro funciones de la gestión para establecer metas y llevar a sus equipos al éxito.
Las habilidades sociales son importantes, pero las herramientas adecuadas también lo son. ClickUp es una plataforma intuitiva y eficiente que consolida las cuatro funciones en un solo lugar. Es la mejor manera de crear planes viables, organizar su trabajo, liderar y colaborar con su equipo, y supervisar los resultados. 🤩
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