Es el final de otro día de trabajo y, una vez más, tienes la persistente sensación de que tú -o alguien de tu equipo- ha pasado algo por alto.
Has intentado mantener el rumbo con listas de tareas, pero el problema es que nadie sabe exactamente quién se encarga de cada detalle. Eso significa que, cuando algo va mal, habrá otro juego de adivinanzas sobre la responsabilidad en lugar de tomar medidas para mantener el proyecto en marcha.
Por suerte, la gestión diaria del trabajo no tiene por qué ser una tarea pesada. Con unas cuantas estrategias sencillas, tú y tu equipo podéis crear una estructura que mantenga a todo el mundo en la misma línea y les permita centrarse en sus responsabilidades.
En este blog te mostramos cómo hacerlo.
TL;DR:
🎯 Establece objetivos específicos y procesables para cada día y priorízalos utilizando marcos como la Matriz de Eisenhower o el método MoSCoW para asegurarte de que tu equipo se centra en tareas de alto impacto
👍🏾 Asigna las tareas con claridad para que todo el mundo sepa quién es responsable, reduciendo la confusión y los retrasos
utiliza reuniones diarias rápidas de gestión del trabajo para alinear las prioridades, resolver los obstáculos y celebrar las victorias
🗄️ Utiliza plataformas como ClickUp para agilizar la gestión de tareas, automatizar las tareas repetitivas y mejorar la comunicación del equipo
👩🏾🤝👩🏽Foster una cultura en la que los miembros del equipo se sientan cómodos compartiendo actualizaciones y retos, garantizando una rápida resolución de los problemas
📈 Céntrese en métricas como la finalización de tareas, las tasas de error y la autonomía del equipo para perfeccionar sus procesos y mantener la productividad
¿Qué es la gestión del trabajo diario?
Diario Gestión del trabajo (DWM) es un enfoque sistemático para garantizar la ejecución diaria y coherente de tareas, procesos y objetivos. Le ayuda a mantener la eficiencia operativa al tiempo que se alinea tanto con sus objetivos a corto plazo como con los resultados estratégicos a largo plazo.
Como propietario de un proceso o líder empresarial, usted planifica, supervisa y ajusta las actividades diarias para impulsar la mejora continua, resolver rápidamente los problemas y mantener el rendimiento de su equipo a lo largo del tiempo.
El papel de la gestión del trabajo diario en las operaciones empresariales
Piense en la DWM como su motor diario, que impulsa las acciones disciplinadas necesarias para convertir los planes estratégicos en progresos reales y cuantificables. Este es el papel que desempeña en las operaciones empresariales.
1. Mayor agilidad
DWM le permite adaptarse rápidamente a los cambios inesperados manteniendo el control sobre las tareas principales. Esta adaptabilidad garantiza que las sorpresas no descarrilen el progreso, sino que se gestionen con eficacia.
2. Enfoque mejorado
Un plan de trabajo diario bien definido ayuda a su equipo a centrarse en tareas específicas, eliminando las distracciones y la incertidumbre. Aclarar las prioridades reduce el esfuerzo inútil y mejora la productividad, permitiendo a todos dirigir su energía hacia lo que realmente importa.
3. Mayor calidad del trabajo
Al implantar procesos estandarizados y métricas de rendimiento claras, DWM permite a su equipo mantener una alta calidad en cada tarea. Esta gestión visual minimiza la variabilidad, garantizando que cada entregable cumpla las normas establecidas.
4. Cultura de propiedad
Una responsabilidad definida conlleva una rendición de cuentas definida. DWM empodera a cada miembro del equipo para que se sienta motivado e impulsado a cumplir su parte del proyecto. Esto crea responsabilidad y fomenta una cultura en la que los plazos se respetan sin más.
5. Énfasis en la mejora continua
DWM consiste en mantener el statu quo e identificar proactivamente áreas de optimización. Usted perfecciona continuamente los procesos y mejora el funcionamiento general de su equipo detectando las ineficiencias en una fase temprana y siguiendo los pasos que se indican a continuación ejemplos de automatización .
Implantación de la gestión diaria del trabajo: Una guía paso a paso para aumentar la productividad
En última instancia, no se trata sólo de asignar tareas. Lo que quiere es crear un marco que alinee los esfuerzos de todos, maximice la productividad y permita el progreso, sin complicaciones. A continuación te explicamos cómo implantar eficazmente un sistema de gestión diaria ajustada.
1. Definir objetivos diarios
Establecer objetivos es una tarea desalentadora en sí misma, y si tienes que hacerlo con regularidad, puedes imaginarte el horror. No se preocupe: respire hondo e identifique lo que quiere conseguir como equipo cada día.
Por ejemplo, si estás trabajando en el lanzamiento de un producto, las prioridades del día podrían incluir:
- Finalizar el texto del correo electrónico de lanzamiento
- Obtener la aprobación del resumen del anuncio PPC
- Realizar una revisión final de la página de destino para detectar errores de última hora
¿Ves lo claros que son estos objetivos y cómo influyen en el lanzamiento de tu producto? Objetivos de ClickUp es una función excelente para garantizar la transparencia en las prioridades diarias.
Le permite agrupar y categorizar sus Objetivos y Metas (como numéricos, sí/no o monetarios) añadiendo descripciones únicas para que usted y su equipo sepan exactamente en qué está trabajando cada uno.
Puede vincular tareas o listas a un objetivo, y ClickUp realizará un seguimiento automático de su progreso a medida que las complete.
Cumpla sus objetivos con ClickUp Goals
2. Asigne a cada objetivo un rango de prioridad
No todas las tareas deben realizarse en el mismo momento. El objetivo es abordar rápidamente las más urgentes y repartir las menos urgentes a lo largo del tiempo. Establecer una jerarquía clara te muestra cómo planificar tu jornada laboral con eficacia.
Aunque la Matriz Eisenhower es un buen punto de partida, también puedes utilizar marcos como el método MoSCoW (Must have, Should have, Could have, Won't have) para clasificar las tareas.
Por ejemplo:
- ¿Se ha corregido un error crítico que afecta a la experiencia del cliente? Hoy es un "deber tener"
- ¿Planificar una futura estrategia de marketing? Es importante, pero puede esperar hasta que se completen las tareas críticas Vista de lista de ClickUp puede ser útil en este caso.
Aquí, a cada tarea de la plataforma se le puede asignar un nivel de prioridad: urgente, alto, normal o bajo. Basta con hacer clic en el icono de la bandera situado junto a una tarea para establecer su nivel de prioridad. También puede utilizar esta función para mostrar la información que más le interese, como una casilla de verificación, una barra de progreso o una fórmula.
Disfrute de opciones flexibles de ordenación, filtrado y agrupación con las vistas de lista de ClickUp
3. Aclare las funciones y asigne responsabilidades
La ambigüedad conduce a la pérdida de tiempo y a la frustración. Su equipo no sabrá cómo gestionar las tareas personales a menos que tengan perfectamente claro quién debe ocuparse de qué.
Si tienes un equipo multidisciplinar trabajando en una campaña de marketing, por ejemplo, asigna la creación de contenidos a una persona, el diseño de anuncios a otra y el seguimiento analítico a una tercera.
Por suerte para usted, ClickUp le ofrece una imagen completa de la carga de trabajo del equipo, para que pueda establecer plazos individuales y supervisar el progreso mediante cuadros de mando semanales.
Puede crear Tareas ClickUp y proporcionar información detallada sobre qué son y cómo afectan al proyecto.
Añada Campos personalizados en ClickUp como enlaces, desplegables, direcciones de correo electrónico, etc., para dar a cada miembro del equipo el contexto que necesita para terminar el trabajo.
Personalice los flujos de trabajo específicos de su proceso con Tareas ClickUp
4. Siga una rutina diaria
Establecer objetivos es sólo una cara de la moneda. También se necesita una rutina diaria para hacer hincapié en el objetivo principal del día.
Por ejemplo, por la mañana se puede celebrar una reunión de 10 minutos para establecer las prioridades, al mediodía se comprueba cómo van las cosas y al final del día se reflexiona sobre lo que ha ido bien y lo que puede requerir ayuda.
La idea es celebrar las victorias como equipo y ayudar a resolver cualquier problema sobre el terreno antes de que se agrave.
5. Utiliza las herramientas de gestión del trabajo adecuadas
Quieres ahorrar un día a la semana ?
Equipa a tu equipo con herramientas que faciliten la colaboración y la gestión de tareas.
Por ejemplo, Tableros Kanban en ClickUp reflejan las fases de tu proyecto, como "En fase de planificación", "En curso", "Pendiente de revisión" y "Listo" Puedes añadir, ocultar o reorganizar fácilmente las tareas para adaptarlas a las prioridades cambiantes.
Por otro lado, Seguimiento del tiempo de proyecto en ClickUp le ayuda a ver a dónde va el tiempo de su equipo, establecer estimaciones y ver informes para identificar ineficiencias en las que trabajar. Puede registrar el tiempo literalmente desde su escritorio, móvil o navegador web con la extensión gratuita para Chrome de ClickUp.
Gestionar los horarios del equipo puede ser un reto, pero un plan claro puede hacerlo mucho más fácil. En Plantilla de horarios de empleados de ClickUp le ayuda a organizar los turnos, realizar un seguimiento de la disponibilidad, gestionar los costes laborales de los departamentos e incluso gestionar las solicitudes de tiempo libre, todo en un mismo lugar.
Plantilla de horarios de empleados ClickUp
Para configurar su horario, sólo tiene que seguir unos pasos:
- Establezca sus necesidades de cobertura
- Recopile la disponibilidad de los miembros del equipo
- Redacte un calendario, aplique un mecanismo de revisión estructurado y finalice los cambios
6. Activar la comunicación periódica
Los miembros de su equipo siempre deben poder ponerse en contacto con cualquier persona para pedir ayuda o aclaraciones a lo largo del día. Por lo tanto, cultive una cultura de comunicación proactiva en la que se sientan animados a proporcionar actualizaciones, compartir preocupaciones o simplemente charlar.
Por ejemplo, si un desarrollador encuentra un error que puede afectar al plazo de entrega, puede notificarlo rápidamente a los miembros pertinentes del equipo.
Del mismo modo, si un agente de ventas recibe información de última hora de un cliente que requiere ajustes por parte del equipo de diseño, debe poder compartirla inmediatamente para evitar retrasos. Esta comunicación en tiempo real garantiza que los posibles problemas se aborden con rapidez, manteniendo los proyectos en curso en el buen camino.
Desafíos comunes en la implementación de la gestión diaria del trabajo (y cómo superarlos)
Aunque se tengan las mejores intenciones, seguir el enfoque DWM no es una línea recta y a menudo se ve empañada por obstáculos, como:
1. Sentirse microdirigido
Funcionar según el día a día plantillas de planes de trabajo y los controles pueden resultar demasiado restrictivos para algunos miembros del equipo, sobre todo para los que disfrutan de libertad creativa.
Por lo tanto, cuando hables de responsabilidad, haz hincapié en sus beneficios -como una colaboración más fluida y una mayor claridad del equipo- en lugar de expresarlo como una forma de microgestión.
Consejo profesional: También debe programar "bloques de tiempo de concentración" que permitan a su equipo ponerse al día con el trabajo en profundidad y las principales prioridades de la forma que mejor se adapte a su ritmo, sin dejar de ser responsables de los resultados.
2. Dificultades para controlar el progreso
Informar periódicamente sobre la finalización de las tareas puede parecer un esfuerzo. Los miembros del equipo pueden perder la concentración debido al cambio de contexto, lo que conduce a la frustración y la disminución de la productividad.
En lugar de hacer que su equipo se ponga en contacto con usted para informarle de las actualizaciones, introduzca un sistema de seguimiento fácil de usar software de gestión de tareas donde pueden soltar actualizaciones importantes sin esfuerzo. Chat ClickUp es una herramienta robusta en este sentido. Utilícela para enviar mensajes directamente a los miembros del equipo, crear y gestionar tareas desde los chats, compartir archivos y documentos e incluso iniciar chats de grupo para proyectos o equipos específicos.
Se integra a la perfección con otras funciones de ClickUp, lo que le permite vincular tareas, documentos y otra información relevante a sus conversaciones. ¿La guinda del pastel? ClickUp Chat aprovecha la IA para sugerir tareas, resumir conversaciones y proporcionar respuestas útiles, haciendo que su comunicación sea más eficiente y organizada.
Estructure sus conversaciones según su forma de trabajar con ClickUp Chat
3. Perder la motivación
Cuando no es inmediatamente visible cómo la gestión diaria del trabajo está conduciendo al progreso general, los miembros de su equipo podrían sentirse desanimados. ¿La solución? Organice los objetivos a largo plazo en pequeños hitos alcanzables que puedan celebrar y por los que puedan mantenerse motivados. Introduzca sus aspiraciones a largo plazo en Objetivos de ClickUp y ponga en marcha el proceso.
💡Consejo profesional: Además, anime a todos a reflexionar sobre sus progresos al final del día y a compartir sus ideas en el chat de grupo. Esto le ayudará a adoptar una mentalidad de mejora continua mediante la realización de pequeños y oportunos ajustes en el flujo de trabajo en beneficio de todos.
4. Gestionar el tiempo como gestor
Lo más probable es que usted no sea sólo el gestor del proyecto, sino que también tenga sus propios objetivos laborales que cumplir. Gestionar el trabajo diario puede parecer una tarea más en un plato lleno. Utiliza la tecnología para automatizar tareas repetitivas como enviar recordatorios, compartir informes o programar reuniones.
El sitio Plantilla de agenda diaria de ClickUp por ejemplo, puede ayudarle a organizar cada evento, cita, recado y tarea. También puedes delegar algunas de tus responsabilidades en miembros de tu equipo de confianza.
Medir la eficacia de la gestión diaria del trabajo: Mejores prácticas para la gestión del trabajo diario
No importa lo que plantillas de horarios de trabajo que ponga en práctica, necesitará pruebas concretas de que dan resultados.
Pero, ¿cómo conseguir esas pruebas?
Estableciendo y haciendo un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) relacionados con los resultados del trabajo diario.
Por supuesto, están los sospechosos habituales, como "tiempo medio por tarea" o "número medio de tareas completadas por persona y día". Sin embargo, para tener una visión realmente completa de la gestión de su trabajo diario, estas son las métricas que no debe pasar por alto.
1. Ratio de enfoque
Mide el porcentaje de tiempo dedicado a tareas de alta prioridad en comparación con las tareas de baja prioridad. Cuanto mayor sea su ratio de concentración, mayor será la concentración de su equipo en las tareas importantes.
2. Porcentaje de errores
Una parte importante de conocer cómo ahorrar tiempo mide la frecuencia con la que las tareas requieren revisiones o repeticiones. Si su tasa de error es alta, es posible que desee volver a evaluar su habilidades de gestión de tareas en cuanto a la claridad de sus instrucciones o el nivel de las expectativas por tarea.
3. Trabajo atrasado
Mide cuánto trabajo queda sin terminar en un momento dado. ¿Te esfuerzas constantemente por despejar tu trabajo atrasado? Puede que necesites replantearte cómo priorizas y asignas tus tareas del día.
4. Niveles de autonomía del equipo
Es una medida de la frecuencia con que los miembros de su equipo le consultan a usted o a otros jefes de equipo para que les orienten. El objetivo es que se sientan lo más independientes posible. Si siguen acudiendo a usted con frecuencia, considere la posibilidad de ajustar su trabajo plantillas de horarios para aumentar la claridad y la confianza en la toma de decisiones.
5. Satisfacción con la propiedad de la tarea
Realice encuestas periódicas sobre los sentimientos de su equipo acerca de la propiedad y las responsabilidades de sus tareas. Si las puntuaciones de satisfacción no son tan altas, puede que merezca la pena plantearse reajustar las cargas de trabajo para equilibrar la distribución.
Puede contar con la ayuda de Plantilla de plan de trabajo sencillo de ClickUp para visualizar mejor las actividades que deben realizarse.
6. Tiempo de resolución de incidencias
¿Cuánto tarda su equipo en resolver problemas o cuellos de botella en las tareas diarias? Cuanto menor sea este tiempo, más eficaz será el enfoque de su equipo para la resolución de problemas.
7. Tiempo de respuesta en tareas ad hoc
La capacidad de gestionar rápidamente tareas inesperadas sin alterar el programa general mide en gran medida la flexibilidad y eficacia de su gestión diaria del trabajo.
8. Niveles de energía a lo largo del día
Preguntas cómo trabajar más rápido ¿en equipo? Alinea tus tareas con los niveles de energía de tu equipo en la medida de lo posible. Realiza breves encuestas sobre cómo se siente tu equipo al principio, a la mitad y al final del día, y modera el ritmo de las tareas para que nunca se sientan demasiado abrumados.
Herramientas para mejorar la gestión diaria del trabajo
1. ClickUp
Piense en ClickUp como un centro de productividad centralizado.
Imagina empezar el día con un panel de control personalizado que recoge tareas, mensajes y actualizaciones de todas tus herramientas y te permite ver lo que es urgente sin tener que cambiar de aplicación o pestaña.
O aproveche Vista del calendario de ClickUp para planificar las prioridades de tu día. Puedes configurar alertas y recordatorios de eventos para asegurarte de que nunca te pierdes una fecha límite o una reunión importante.
Manténgase al día con la vista de Calendario de ClickUp
Mejores características
- Utiliza preinstalacionesAutomatización ClickUp para activar actualizaciones de estado basadas en IA
- Responder rápidamente a los mensajes con la taquigrafía, yCerebro ClickUp elaborará mágicamente su mensaje con el tono perfecto
- Revise lo que funcionó (o no) de su rutina diaria para perfeccionar su proceso mediante las plantillas de gestión del trabajo de ClickUp de forma continua
- Guíe sus sprints hacia la finalización con éxito, asegurándose de que su equipo se mantiene ágil y centrado en los resultados conCuadros de mando de ClickUp ### 2. Trello
vía Trello El sistema visual Kanban de Trello brilla para aquellos que prefieren ver sus tareas dispuestas de una manera directa y digerible. La función de automatización Butler, por ejemplo, se encarga de actualizaciones rutinarias como la asignación automática de tarjetas a compañeros de equipo o el cambio de fechas de vencimiento cuando cambian los plazos.
Mejores funciones
- Sutilmente resaltar las tareas que no se han tocado en días con el envejecimiento de la tarjeta
- Sincroniza todas tus herramientas como Slack, Google Drive y Evernote con Power-Ups (integraciones)
- Estandariza procesos recurrentes sin esfuerzo con sus plantillas de Checklist
3. Microsoft To Do
vía Microsoft To Do Si te gusta empezar el día haciendo borrón y cuenta nueva, Mi día en Microsoft To Do es perfecto para ti. Te permite preparar una nueva lista de prioridades cada mañana, reduciendo el agobio al centrarte en lo que hay que hacer ahora.
Mejores características
- Convierte los correos electrónicos marcados en elementos procesables con la integración de Outlook
- Deja que las sugerencias inteligentes te ayuden con tareas que podrías haber olvidado
- Arrastre y suelte para realizar ajustes de fechas de inicio y vencimiento sobre la marcha
4. Asana
vía Asana Asana es tu mejor opción si tu día a día implica la gestión de múltiples proyectos y equipos. La función Reglas, por ejemplo, te permite gestionar actualizaciones repetitivas -como reasignar tareas cuando cambia la disponibilidad de alguien- sin supervisión constante.
Mejores características
- Divida el trabajo en trozos pequeños con propietarios y fechas de vencimiento claros
- Obtenga una instantánea visual de la capacidad diaria de su equipo con la función Carga de trabajo
- Cree informes personalizados para ver al instante qué objetivos van por buen camino, se han desviado o están en peligro
Domine el éxito diario a través de una gestión eficaz
La gestión diaria del trabajo es la mejor manera de mantener la cordura y no perder de vista el panorama general a medida que evolucionan las prioridades de su empresa y aumenta la complejidad de sus proyectos de trabajo.
Al poner a todo el mundo en la misma página, tendrá un equipo motivado que será responsable de cada tarea y estará capacitado para pedir ayuda siempre que sea necesario.
No obstante, recuerde ser realista sobre lo que pueden asumir. Si mide los KPI adecuados, podrá centrarse en los ajustes que les ayuden a optimizar los resultados diarios sin agotarse.
Y, sobre todo, no tengas miedo de adaptarte: eso te mantendrá a la vanguardia.
Entonces, ¿cuál es el siguiente paso para aquellos que buscan impulsar la gestión de su trabajo diario? ¡Aprovechar una plataforma sólida como ClickUp!
Se trata de un sistema de control perfecto creado para supervisar sin esfuerzo el progreso y optimizar la asignación del tiempo, mientras que numerosas funciones como Tareas, Gols y Chat permiten una colaboración en equipo sin fisuras sobre ideas de proyectos, notas de reuniones y mucho más. Empieza a utilizar ClickUp gratis y toma el control de la eficacia de tu trabajo. ¡Mucha suerte!