En el mundo competitivo actual, las organizaciones tienen que esforzarse constantemente por alcanzar sus metas y objetivos anuales. Afortunadamente, hay una forma de hacerlo sin dejarse llevar por el pánico y morderse las uñas un día sí y otro también.
Y empieza por entender la gestión del trabajo.
La gestión del trabajo es un proceso que ayuda a un empresa a gestionar tanto sus flujos de trabajo como sus cargas de trabajo simultáneamente.
es como un superpoder corporativo que puede dejar atónitos incluso a los Vengadores
En este artículo trataremos todo lo que necesitas saber sobre gestión del trabajo incluyendo sus ventajas clave y su proceso. También destacaremos la mejor herramienta de gestión del trabajo que puede utilizar hoy en día.
Vamos a sumergirnos. 🏊
¿Qué es la gestión del trabajo?
La gestión del trabajo es un sistema que ayuda a las empresas a crear una estructura eficiente de flujo de trabajo que funciona para todos los niveles de la organización. Su objetivo es agilizar varios procesos de la empresa para que las empresas equipos virtuales pueden trabajar eficazmente para maximizar los beneficios.
Y para ello, se evalúa cuidadosamente actual trabajo operativo para identificar las deficiencias de la estructura existente.
La gestión del trabajo también integra procedimientos que ayudan a las organizaciones a alinear su trabajo y ejecutarlo con perfección.
En última instancia, todo esto contribuye a (redoble de tambores, por favor...)
- Aumentar el rendimiento de la organización
- Eliminar redundancias dentro del sistema
- Cumplir las expectativas de los clientes (y parecer genial mientras lo hace 😎)
- Utilización eficiente de los recursos
- Excelente colaboración en equipo
Ahora bien, la mayoría de la gente confunde la gestión del trabajo con la gestión de proyectos porque ambas prácticas comparten algunos puntos en común.
Sin embargo, no son lo mismo.
Así que vamos a aclarar las cosas y a entender rápidamente sus diferencias.
Gestión de trabajo vs. gestión de proyectos
Claro, la gestión del trabajo implica racionalizar tareas, mejorar la la utilización de los recursos etc.
Básicamente son cosas que también realizas con tu proceso de gestión de proyectos.
Pero hay una gran diferencia entre ambos en cuanto a su alcance.
La gestión del trabajo y la gestión de proyectos son dos conceptos diferentes:
Comparación de la gestión del trabajo con la gestión de proyectos | Gestión del trabajo | Gestión de proyectos | | ------------------- | ------------------- | | Le ayuda a organizar y ejecutar tareas relacionadas con múltiples proyectos y tareas ad hoc | Le ayuda a planificar y ejecutar tareas para un proyecto individual | | Le permite alcanzar metas a largo plazo centradas en la eficacia y el éxito de la empresa. | Le permite alcanzar metas a corto plazo relacionadas con un proyecto | | Es un proceso repetitivo con una estructura evolutiva y flexible | Suele tener una estructura rígida con un plazo y un presupuesto establecidos | | Involucra a todos los equipos de una organización | Sólo involucra a los miembros del equipo de un proyecto concreto | | Ayuda a alcanzar las metas de la empresa | Ayuda a cumplir las expectativas del proyecto | | ----------------------------------------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------- | | Le ayuda a organizar y ejecutar tareas relacionadas con múltiples proyectos y tareas ad hoc | Le ayuda a planificar y ejecutar tareas para un proyecto individual | | Gestión de proyectos | Le permite alcanzar metas a largo plazo centradas en la eficacia y el éxito de la empresa. Le permite alcanzar metas a corto plazo relacionadas con un proyecto | Es un proceso repetitivo con una estructura evolutiva y flexible | Suele tener una estructura rígida con un plazo y un presupuesto establecidos | Es un proceso repetitivo con una estructura evolutiva y flexible | Suele tener una estructura rígida con un plazo y un presupuesto establecidos | Es un proceso repetitivo con una estructura evolutiva y flexible | Suele tener una estructura rígida con un plazo y un presupuesto establecidos | Involucra a todos los equipos de una organización | Sólo involucra a los miembros del equipo de un proyecto concreto | Ayuda a alcanzar las metas de la empresa | Ayuda a cumplir las expectativas del proyecto |
Una vez aclarado esto, pasemos a explorar las distintas fases del proceso de gestión del trabajo.
El proceso de gestión del trabajo
El proceso de gestión del trabajo consta de seis pasos que le ayudarán a adoptar un enfoque coherente y estructurado de la gestión del trabajo:
- Identificación del trabajo
- Planificación del trabajo
- Programación del trabajo
- Ejecución del trabajo
- Seguimiento del trabajo
- Análisis del trabajo
El objetivo final de todos estos pasos es ofrecer calidad que satisfagan a las partes interesadas y se ajusten al presupuesto aprobado.
Afortunadamente, con una herramienta de gestión del trabajo como ClickUp, podrá automatizar y agilizar los seis pasos.
Pero antes de ver cómo ClickUp simplifica la gestión del trabajo en la corporación, veamos qué ocurre en cada fase del proceso de gestión del trabajo:
1. Identificación del trabajo
Este paso consiste en identificar la tarea en cuestión.
Se define exactamente en qué consiste el trabajo, cómo hacerlo y cuándo completarlo.
También es esencial documentar esta información para asegurarse de que todo el mundo está de acuerdo.
2. Planificar el trabajo
La planificación del trabajo consiste en identificar los recursos necesarios y calcular la duración estimada para asegurarse de que las cosas se terminan a tiempo. Una vez reunidos todos los datos pertinentes, hay que diseñar un plan de acción.
uno que sea ejecutable, a diferencia de todos tus planes de vacaciones para 2020..._ 😐
Por suerte, desde que las apps de gestión del trabajo tienen
[gráficos de Gantt integrados](https://clickup.com/es-ES/blog/23345/ejemplos-de-diagramas-de-gantt/ https://clickup.com/es-ES/blog/23345/ejemplos-de-diagramas-de-gantt/)
no tendrás que depender de hojas de cálculo para planificar tu trabajo
3. Planificación del trabajo
En este paso, un jefe de equipo o un gestor de proyectos correlaciona el trabajo a lo largo de días, semanas o incluso meses.
Y con estos
[cronogramas de gestión de proyectos](https://clickup.com/blog/project-management-timeline/ CRONOGRAMA DE GESTIÓN DE PROYECTOS)
en la mano, informa al equipo de sus responsabilidades en detalle.
4. Ejecución del trabajo
Con todo programado y correlacionado, es hora de pasar a la acción.
Los miembros del equipo empiezan a trabajar en la tarea siguiendo el plan de acción predefinido que se discutió en las fases iniciales. También se prioriza cualquier trabajo urgente (y las pausas para rellenar el café) para garantizar que se cumplen los objetivos a tiempo. ☕
5. Seguimiento del trabajo
Todos sabemos lo frustrante que puede ser cuando se incumple un plazo importante...
Pero los planes no siempre salen según lo previsto, y no pasa nada.
Por eso es esencial hacer un seguimiento del trabajo y comprobar si todos los miembros del equipo trabajan según lo previsto.
Si hay algo que no parece ir bien, podéis intercambiar ideas y crear planes de copia de seguridad que os ayuden a acercaros a vuestros objetivos.
6. Análisis del trabajo
¿Cuáles fueron los obstáculos? ¿Qué podría haber hecho mejor?
En esta fase se consultan los datos y la documentación recopilados para evaluar la calidad del trabajo. Es útil tomar nota de todas las claves para perfeccionar los procesos.
Cómo racionalizar con un software de gestión del trabajo
Para gestionar el trabajo con éxito, tiene que planificar, programar, hacer un seguimiento y organizar varios aspectos diferentes para mejorar la eficiencia de su equipo.
Hacer esto para un único proyecto ya es agotador de por sí.
Piensa en hacerlo a nivel organizativo
No te preocupes. Con el software de gestión del trabajo adecuado, esto puede ser pan comido.
Independientemente del sector en el que trabajes, el software puede ayudarte en algunas de estas áreas, si no en todas:
- Gestión de procesos (Eche un vistazo a software de gestión de procesos de empresa!)
- Gestión de recursos
- Gestión del tiempo
- Gestión de las relaciones con los clientes
- Gestión de proyectos
- Inteligencia de negocio
Veamos más de cerca tres razones clave por las que usted necesita utilizar un software de gestión del trabajo.
**1. Delegue como un jefe
La gestión de tareas y las delegaciones son más complicadas de lo que parecen (estamos seguros de que cualquier directivo estará de acuerdo con nosotros)
Afortunadamente, la asignación de tareas se convierte en un juego de niños con una solución de gestión del trabajo. Los gestores pueden asignar tareas en unos pocos clics y mantenerse al día sobre el progreso en tiempo real. También le ayuda a ajustar prioridades y gestionar plazos ¡en un santiamén!
2. Colabora con facilidad
¿Alguna vez te has perdido buscando información relevante en un largo hilo de correos electrónicos?
es como preguntarte si alguna vez te han dado ganas de faltar al trabajo los lunes ¡Sí, por supuesto! #MondayBlues 😰
Pues eso no va a pasar cuando utilices un software de gestión del trabajo. Una plataforma de gestión del trabajo te permite almacenar y compartir todos los archivos relevantes para que los miembros del equipo puedan acceder a ellos fácilmente.
3. Gestión eficaz de la carga de trabajo
Con software de gestión del flujo de trabajo la gestión de la carga de trabajo de su equipo se convierte en algo muy sencillo. Puede obtener un resumen rápido de lo que tiene cada uno entre manos 🍽 Gestión eficaz de los recursos también te permite identificar quién está sobrecargado y reasignar esos recursos a un empleado con menos tareas.
Cómo elegir la herramienta de gestión del trabajo más adecuada
Los programas de gestión del trabajo son muy útiles, ¿verdad?
pero elegir la herramienta adecuada puede ser tan difícil como entender el argumento de una película de Christopher Nolan
La herramienta de gestión del trabajo que elija debe ajustarse al flujo de trabajo existente en su organización y a los objetivos de la empresa.
Así que aquí hay algunas cosas que usted debe mantener un ojo hacia fuera para:
- Analice sus procesos actuales y vea qué departamentos contribuyen enormemente o quién necesita un empujón extra (¡y quizá una charla de ánimo!)_
- En función de tu estructura organizativa, determina qué funciones necesitas para agilizar la gestión del trabajo
- Cuanto mayor sea el equipo y el volumen de trabajo, más sofisticada deberá ser la solución informática que busque la organización. Su equipo puede incluso utilizar una solución de gestión del trabajo de la corporación basada en la nube
- Si su flujo de trabajo actual requiere mucho trabajo, las organizaciones deberían considerar una solución deproceso automatizado de gestión del trabajo con sincronización automática de datos, actualizaciones y alertas
- ¿La meta principal es aumentar la eficiencia de los empleados? ¿O aumentar el crecimiento de la empresa? Identificar los objetivos clave del Business puede ayudar a las empresas a encontrar el software que mejor se adapte a sus necesidadesa sus empleados alcanzar esos objetivos
cuanto mayor sea tu logro, mayor será la fiesta anual del trabajo
Comenta estos aspectos con tu equipo y podréis decidir cuál es el software de gestión del trabajo que mejor se adapta a vuestras necesidades.
Y para ayudarte a tomar esa decisión ahora mismo, vamos a presentarte formalmente ClickUp.
La mejor herramienta de gestión del trabajo en 2022
entonces, ¿cómo podéis tú y tu equipo disparar los niveles de productividad y crear un flujo de trabajo_ inigualable?
¡Asociándote con el mejor software de gestión del trabajo que existe, ClickUp!
_ClickUp es como Yoda, dando a los equipos virtuales la tan necesitada Fuerza para liberar todo su potencial
Con plantillas personalizadas y funciones innovadoras como Mapas mentales y un Tablero kanban, ClickUp ayuda a las organizaciones a establecer una estructura de trabajo sana y estable. 😇
He aquí una rápida Panorámica de algunas de las mejores Funciones de ClickUp que la convierten en la herramienta definitiva de gestión del trabajo:
- Vistas de ClickUp: gestionar el trabajo en una Lista, vista Box,Tablero Ágil vista, o cualquier otro estilo de proyecto de su elección
- Asignar tareas: asignar una tarea a una única persona asignada, a varias personas asignadas o a un equipo en función de los requisitos del trabajo y de la fecha límite
- Comentarios yComentarios asignados: comentar sobre un cambio requerido o una información deseada y asignarlo al empleado para asegurarse de que asuma la tarea de inmediato
- Paneles de ClickUp: obtenga una vista general del proyecto con paneles en tiempo real. Utilice widgets personalizables para obtener información valiosa sobre tareas, proyectos y personas
- Perfiles: controle las pestañas de sus empleadoslistas de tareas pendientes y obtener una mejor idea de su actividad laboral
- Estimaciones de tiempo: añada estimaciones de tiempo a las tareas para ayudar a los miembros del equipo a saber si su trabajo va por buen camino
- Automatizaciones ClickUp Automatización: automatice tareas rutinarias con recetas de automatización predefinidas y personalizables. ClickUp se encarga de estas tediosas tareas para que usted pueda centrarse en las cosas importantes
- Listas de control de tareas de ClickUp : ¡Bienvenido al futuro de las listas de tareas pendientes inteligentes y sencillas! También viene con subtareas sencillas y listas de control anidadas para ayudar a su equipo a ser más minucioso y eficiente
- ClickUp vista diagrama de) Gantt yDependenciasgestione el tiempo, programe varios proyectos y realice un seguimiento del progreso del trabajo. Cree cronogramas de proyectos elaborados, para que nunca se incumplan los plazos
- Vista del chat de ClickUp: utiliza esta vista para tormentas de ideas improvisadas y conversaciones sobre Money Heist. Mantén todas estas conversaciones junto a tu trabajo y nunca las pierdas de vista
- ClickApp Correo electrónico: envíe y reciba correos electrónicos directamente desde ClickUp sin cambiar de pestaña ni saturar más su pantalla virtual
- Aplicaciones móviles: vea tareas, cree recordatorios y vea sus notas utilizando su dispositivo móvil iOS o Android mientras se desplaza
Trabaja para ascender
El software de gestión del trabajo no sólo aumenta el rendimiento de una organización, sino que también mejora la comunicación y la productividad de la empresa. Ayuda a las empresas a asignar y gestionar los recursos de forma eficiente, a la vez que motiva a los miembros del equipo para que consigan mucho más en un plazo determinado.
entonces, ¿cuál es el siguiente paso para las organizaciones que desean aumentar su crecimiento?
Convertirse en mejores amigos con un sistema de gestión del trabajo con funciones mejoradas como ClickUp! 💁
Con un panel de control completo pero fácil de usar, ClickUp le ayuda a supervisar el progreso del trabajo y a gestionar el tiempo de forma eficaz.
Además, tu equipo puede colaborar en ideas de proyectos, actas de reuniones y mucho más con Docs.
Así que únete a ClickUp gratis/a hoy mismo para superar todas las tareas con confianza y #WinAtWork cada día.
