ClickUp được gọi bằng nhiều cái tên khác nhau. Công cụ quản lý dự án, ứng dụng thay thế Slack, không gian làm việc AI tích hợp, hay “ứng dụng tất cả trong một” là một vài ví dụ.
Sự thật nằm ở đâu đó giữa tất cả những điều đó, và thành thật mà nói, đó chính là lý do khiến việc giải thích nó chỉ trong một câu trở nên khó khăn.
Tóm tắt ngắn gọn: ClickUp chính là nơi thực sự lưu trữ công việc của nhóm bạn. Các công việc, tài liệu, trò chuyện, bảng điều khiển, mục tiêu, các đợt sprint và trí tuệ nhân tạo (AI) – tất cả đều được tập trung trong một không gian làm việc duy nhất, thay vì phải phân tán trên 10 tab khác nhau. Hơn 5 triệu nhóm đang sử dụng ClickUp, từ các startup chỉ có hai người đến các công ty trong danh sách Fortune 500, và mỗi nhóm đều sử dụng nó theo cách riêng của mình.
Đây là khóa học nhanh giúp bạn hiểu rõ ClickUp thực sự được dùng để làm gì: hơn 20 trường hợp sử dụng thực tế, các tính năng đằng sau chúng, và những điều mà hầu hết mọi người chỉ khám phá ra sau ba tháng sử dụng. Dù bạn đang đánh giá ClickUp lần đầu tiên hay đang cố gắng tìm hiểu những tính năng mà bạn chưa sử dụng, hãy bắt đầu từ đây.
ClickUp được sử dụng để làm gì?
ClickUp – không gian làm việc AI tích hợp đầu tiên trên thế giới – được sử dụng để quản lý các quy trình làm việc từ đầu đến cuối trong nội bộ các nhóm và giữa các bộ phận. Với ClickUp, các dự án, công việc, tài liệu, trò chuyện, bảng điều khiển và AI của bạn đều hoạt động cùng nhau trong một không gian làm việc thống nhất.
Giờ thì đến phần hay nhất. Với phạm vi tính năng phong phú và khả năng tùy chỉnh rộng rãi, ClickUp giúp các nhóm thiết lập quy trình làm việc phù hợp với phạm vi trường hợp sử dụng khác nhau, bao gồm quản lý dự án, quản lý công việc, phát triển phần mềm, hợp tác, báo cáo, CRM và nhiều hơn nữa.
Brain², hệ thống AI nhận thức bối cảnh của ClickUp, có khả năng hiểu sâu sắc về không gian làm việc của bạn nhờ tích hợp trực tiếp với các công việc, tài liệu, cuộc trò chuyện và dự án của bạn. Hệ thống này cung cấp cho bạn các câu trả lời chính xác, tóm tắt, thông tin chi tiết và đề xuất về công việc của bạn mà không cần phải chuyển đổi giữa các tab hay tìm kiếm trong các thư mục rải rác.
Và đó chưa phải là tất cả. Bạn còn được sử dụng bộ tính năng nâng cao, bao gồm Tự động hóa không cần mã, kết nối MCP với các công cụ và ứng dụng bên ngoài, cùng với Super Agents (các trợ lý AI). Những tính năng này giúp bạn tự động hóa các cuộc họp hàng ngày, tạo bản cập nhật dự án, quản lý tài liệu, chuyển giao công việc giữa ClickUp và các công cụ bên ngoài, theo dõi thời hạn, cũng như thực thi các quy trình làm việc định kỳ mà nếu không có chúng sẽ phải thực hiện với nỗ lực thủ công.
Kết hợp lại, những tính năng này biến ClickUp từ một công cụ quản lý dự án thành một trung tâm điều hành thống nhất cho công việc của bạn.
Tổng quan về các tính năng của ClickUp
Dưới đây là tổng quan nhanh về các tính năng chính và công dụng của chúng:
| Ví dụ ứng dụng | Tính năng chính của ClickUp | Phù hợp nhất cho |
| Quản lý dự án | Gantt, Dòng thời gian, Bảng và hơn 15 chế độ xem | Kỹ thuật, PMO, vận hành |
| Quản lý công việc | Trạng thái tùy chỉnh, mức độ ưu tiên, loại công việc | Mọi nhóm |
| Phát triển phần mềm | Sprint, tích hợp Git, Tự động hóa | Nhóm phát triển và nhóm kiểm thử chất lượng (QA) |
| Hợp tác nhóm | Trò chuyện, SyncUps, Tài liệu chia sẻ | Các nhóm đa chức năng |
| Quy trình làm việc được hỗ trợ bởi AI | Brain², Super Agents, tích hợp MCP | Các nhóm thay thế nhiều công cụ AI |
| Cuộc họp và theo dõi | Công cụ lập kế hoạch, Lịch, Trợ lý ghi chú AI | Các nhà quản lý, chuyên gia tư vấn, các vai trò làm việc trực tiếp với khách hàng |
| Tài liệu & quản lý kiến thức | Tài liệu, Wiki, Tìm kiếm AI dành cho doanh nghiệp | Các nhóm nhân sự, sản phẩm và nội dung |
| Báo cáo & bảng điều khiển | Bảng điều khiển, Thẻ AI, Chế độ xem Khối lượng công việc | Lãnh đạo, vận hành, tài chính |
| CRM và công việc với khách hàng | Trường Tùy chỉnh, biểu mẫu và email trong ClickUp | Bán hàng, quản lý tài khoản |
| Tự động hóa | Trình tạo không cần mã, hơn 90 sự kiện kích hoạt, đồng bộ hóa với Google Drive | Hoạt động, tiếp thị, hỗ trợ |
Theo phản hồi từ người dùng, những lợi ích phổ biến nhất của ClickUp bao gồm:
- Giảm thiểu việc chuyển đổi ngữ cảnh
- Giảm tình trạng ứng dụng tràn lan
- Cải thiện sự phối hợp giữa các nhóm
- Khả năng mở rộng cho mọi nhóm và bộ phận
Những số sẽ nói lên tất cả:
- 60,2% khách hàng tiết kiệm được hơn 3 giờ mỗi tuần
- 3 công cụ trở lên đã được thay thế bằng 40. 9% khách hàng
- 54,7% người dùng cho biết họ đã tiết kiệm được chi phí nhờ chuyển sang sử dụng ClickUp
- 96,7% người dùng cho biết kết quả là hiệu suất làm việc của họ được cải thiện nhờ sử dụng ClickUp
- 87,9% cho biết kết quả của việc sử dụng ClickUp là sự hợp tác trong nhóm của họ đã được cải thiện
- 87,5% người dùng cho biết khả năng hiển thị công việc đã được cải thiện nhờ sử dụng ClickUp
🧠 Thông tin thú vị: ClickUp ban đầu là một công cụ nội bộ được phát triển để giải quyết một vấn đề đơn giản: năng suất làm việc bị gián đoạn. Quá nhiều công cụ, quá nhiều rào cản. Ngày nay, sứ mệnh của chúng tôi là giúp các nhóm tiết kiệm 20% thời gian bằng cách tập trung mọi công việc vào một nơi duy nhất. Và điều tuyệt vời nhất là đã có hơn 5 triệu nhóm đồng hành cùng chúng tôi trong hành trình này.
Ai sử dụng ClickUp (và tại sao nó lại phổ biến đến vậy)
ClickUp được ưa chuộng vì nó tích hợp quản lý dự án, tài liệu, trò chuyện và trí tuệ nhân tạo (AI) vào một không gian làm việc duy nhất. Điều này giúp loại bỏ chi phí và tình trạng phải chuyển đổi giữa các công cụ khác nhau khi quản lý nhiều công cụ và gói đăng ký riêng biệt. Hơn 5 triệu nhóm đang sử dụng nền tảng này, và chỉ riêng trong năm 2025, người dùng đã tạo ra hơn 3,6 tỷ công việc.
Các công cụ làm việc thường chỉ giải quyết được một phần nhỏ của vấn đề. Bạn có thể theo dõi dự án trên một ứng dụng, quản lý tài liệu trên một ứng dụng khác, theo dõi bảng điều khiển trên một ứng dụng thứ ba, và thậm chí còn phải sử dụng các công cụ trò chuyện nhóm riêng biệt. Cuối cùng, bạn phải ghép nối tất cả chúng lại với nhau để hoàn thành công việc.
ClickUp được xây dựng theo một cách khác biệt. Ngay từ ngày đầu tiên, nó đã được thiết kế để quản lý mọi khía cạnh của công việc của bạn tại một nơi duy nhất và được kết nối, giúp bạn không phải vật lộn với tình trạng " Work Sprawl " do các ứng dụng không kết nối gây ra để tìm kiếm thông tin cần thiết.
Vậy chính xác thì ClickUp làm điều đó như thế nào? Bằng cách không giới hạn bạn trong một bộ phận, kích thước nhóm hay quy trình làm việc cụ thể nào. Bạn có thể tùy chỉnh không gian làm việc của mình để phù hợp với cách công việc luồng giữa các nhóm. Sự linh hoạt đó có nghĩa là các nhóm khác nhau sử dụng ClickUp cho những mục đích rất khác nhau:
- Ban lãnh đạo có thể hiển thị tình hình của mọi nhóm theo thời gian thực mà không cần phải liên tục theo dõi các bản cập nhật trạng thái
- Bộ phận Kỹ thuật quản lý các đợt sprint, danh sách công việc tồn đọng và lộ trình phát triển song song với các tài liệu yêu cầu sản phẩm (PRD) và tích hợp Git
- Marketing quản lý các chiến dịch, lịch nội dung và quy trình phê duyệt sáng tạo trong một quy trình làm việc duy nhất
- Bộ phận Bán hàng xây dựng các hệ thống CRM gọn nhẹ với các Trường Tùy chỉnh, biểu mẫu và email trong ClickUp
- Bộ phận Nhân sự (HR) quản lý các danh sách kiểm tra cho quá trình tiếp nhận nhân viên mới, các trang wiki về chính sách và quy trình đào tạo
- Hoạt động tự động hóa các quy trình lặp lại, đang theo dõi việc tuân thủ và giám sát các chỉ số KPI trên Bảng điều khiển
Dù trong bất kỳ tình huống nào, nhóm của bạn vẫn luôn đồng bộ, làm việc hiệu quả hơn và có thể chấm dứt tình trạng sử dụng quá nhiều công cụ không cần thiết.
Phương châm “được thiết kế dành cho mọi nhóm” này đã có từ những ngày đầu tiên của ClickUp. Theo lời của Zeb Evans, Giám đốc Điều hành và Nhà sáng lập ClickUp:
Mặc dù có lời khuyên phổ biến là nên “tập trung vào một thị trường ngách cụ thể” và tránh các thị trường cạnh tranh, ClickUp đã chủ động phát triển phần mềm linh hoạt dành cho các nhóm “từ hai người trở lên” trong mọi lĩnh vực. Mọi người đều nói “đừng dấn thân vào lĩnh vực này, điều này thật ngớ ngẩn”, nhưng niềm tin của chúng tôi về việc xây dựng phần mềm linh hoạt, có thể tùy chỉnh để phù hợp với cách làm việc của các nhóm đã chứng minh là đúng đắn.
Mặc dù có lời khuyên phổ biến là nên “tập trung vào thị trường ngách” và tránh các thị trường cạnh tranh, ClickUp đã chủ động phát triển phần mềm linh hoạt dành cho các nhóm từ “hai người trở lên” trong mọi lĩnh vực. Mọi người đều nói “đừng dấn thân vào lĩnh vực này, điều này thật ngớ ngẩn”, nhưng niềm tin của chúng tôi về việc xây dựng phần mềm linh hoạt, có thể tùy chỉnh để phù hợp với cách làm việc của các nhóm đã chứng minh là đúng đắn.
Bài đăng trên LinkedIn của anh ấy cung cấp thêm bối cảnh về lý do tại sao ClickUp kết hợp công việc và trí tuệ nhân tạo (AI) vào một nền tảng thống nhất:
Hơn 20 cách sử dụng ClickUp trong các nhóm làm việc
Không có hai nhóm nào sử dụng ClickUp theo cùng một cách. Không gian làm việc của nhóm marketing hoàn toàn khác biệt so với nhóm kỹ thuật, dù cả hai đều được xây dựng trên cùng một nền tảng. Hãy cùng khám phá hơn 20 cách bạn có thể tận dụng ClickUp trong công việc hàng ngày.
Hãy bắt đầu bằng một bản tóm tắt ngắn gọn về mọi trường hợp sử dụng được đề cập trong phần này, sau đó chúng ta sẽ đi sâu vào từng trường hợp cụ thể.
| Ví dụ ứng dụng | Nội dung bao gồm |
| Quản lý dự án | Lập kế hoạch cho các công việc, dòng thời gian và mối quan hệ phụ thuộc thông qua hơn 15 chế độ xem. Theo dõi các cột mốc quan trọng, quản lý khối lượng công việc và trực quan hóa tiến độ từ biểu đồ Gantt đến bảng Kanban. |
| Quản lý công việc | Tùy chỉnh trạng thái, đặt mức độ ưu tiên, sử dụng các Loại công việc và để Brain² tự động tạo, phân loại và phân công công việc dựa trên các điều kiện kích hoạt và logic AI. |
| Phát triển phần mềm | Tổ chức các đợt sprint, quản lý danh sách công việc tồn đọng, liên kết repo Git, tự động chuyển các lỗi từ biểu mẫu và sử dụng Enterprise AI Search để tìm kiếm các thông số kỹ thuật trên các công cụ chỉ trong vài giây. |
| Hợp tác nhóm | Thay thế Slack, email và Zoom bằng Chat, SyncUps và tài liệu chia sẻ. Chuyển đổi tin nhắn thành công việc và sử dụng Autopilot Agents để phân loại các cuộc hội thoại. |
| Trí tuệ nhân tạo thống nhất | Truy cập Claude, GPT và Gemini thông qua Brain² với tính năng định tuyến tự động, bộ nhớ bền vững, tạo tài liệu và kết nối với các công cụ bên ngoài thông qua MCP. |
| Cuộc họp và theo dõi | Sử dụng Planner và Calendar để lên lịch công việc, tham gia các cuộc gọi và để AI Notetaker ghi lại biên bản, nội dung trò chuyện và các mục cần thực hiện từ bất kỳ cuộc họp nào. |
| Quản lý tài liệu | Tạo tài liệu (Docs) và trang Wiki song song với các công việc. Sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để soạn thảo, tóm tắt và tìm kiếm trên toàn bộ cơ sở kiến thức của bạn. |
| Báo cáo | Tạo bảng điều khiển với các tiện ích tùy chỉnh và Thẻ AI giúp tự động tóm tắt hoạt động, đánh dấu rủi ro và theo dõi các chỉ số KPI theo thời gian thực. |
| Các chiến dịch tiếp thị | Quản lý dòng thời gian chiến dịch, quy trình phê duyệt nội dung sáng tạo và việc bàn giao tài nguyên trong cùng một quy trình làm việc nhờ các tính năng Chế độ xem Lịch, Kiểm duyệt và Tự động hóa. |
| Quy trình làm việc tự động hóa | Tạo các quy trình tự động hóa không cần mã với hơn 90 sự kiện kích hoạt, đồng bộ hóa với Google Drive, logic điều kiện của Agent và các hành động liên công cụ như Thay đổi Tên Công việc và Thêm Mối quan hệ. |
| Hoạt động nội dung | Theo dõi nội dung từ giai đoạn lên ý tưởng đến khi xuất bản với các Trường Tùy chỉnh, quy trình phê duyệt, lịch biên tập và các tài liệu liên kết cho từng bài viết. |
| Lập ngân sách và đang theo dõi tài chính | Sử dụng các trường công thức, Trường Tùy chỉnh và bảng điều khiển để theo dõi ngân sách, dự báo chi tiêu và phát hiện các khoản chi vượt ngân sách trong các dự án. |
| Cải tiến quy trình & kiểm toán | Tiêu chuẩn hóa các quy trình với Danh sách kiểm tra, Theo dõi thời gian và Tự động hóa. Xác định các điểm nghẽn và đo lường thời gian chu kỳ. |
| CRM và công việc với khách hàng | Xây dựng một hệ thống CRM nhẹ nhàng với các Trường Tùy chỉnh, biểu mẫu thu thập thông tin, tính năng email trong ClickUp để giao tiếp với khách hàng và bảng điều khiển để hiển thị tiến trình dự án. |
| Lập kế hoạch sự kiện và hậu cần | Điều phối địa điểm, nhà cung cấp và thời hạn với các tính năng Lịch, Biểu đồ Gantt, Mối quan hệ phụ thuộc và danh sách công việc được chia sẻ giữa các bên liên quan trong và ngoài tổ chức. |
| Hướng dẫn sử dụng và đào tạo | Tạo các luồng onboarding có thể lặp lại bằng cách sử dụng Mẫu, Danh sách kiểm tra và Tài liệu. Theo dõi tiến độ của nhân viên mới và tự động hóa các lời nhắc nhở. |
| Ra mắt sản phẩm | Đồng bộ hóa các hoạt động của bộ phận sản phẩm, tiếp thị và kỹ thuật trên cùng một dòng thời gian với biểu đồ Gantt, tính năng Phụ thuộc và chế độ xem liên nhóm để phát hiện sớm các rào cản. |
| Hoạt động dịch vụ và hỗ trợ | Chuyển tiếp các phiếu yêu cầu từ biểu mẫu, tự động hóa việc chuyển cấp theo SLA và cung cấp cho đội ngũ hỗ trợ một hàng đợi chia sẻ với khả năng hiển thị trạng thái theo thời gian thực. |
| Tuân thủ và sẵn sàng cho kiểm toán | Áp dụng các quy trình kiểm duyệt với Quyền truy cập, Danh sách kiểm tra, Trạng thái tùy chỉnh và lịch sử công việc sẵn sàng cho việc kiểm toán. |
| Hoạt động thiết kế | Quản lý phản hồi sáng tạo với Proofing, brainstorming trên Bảng trắng, chia sẻ bản ghi màn hình với Clip và đang theo dõi các yêu cầu thiết kế trong một hàng đợi duy nhất. |
1. Quản lý dự án
Hãy nghĩ về một ngày làm việc điển hình của bạn. Thông thường, bạn phải liên tục theo dõi các cập nhật, chuyển qua lại giữa các bảng công việc và ứng dụng trò chuyện, đồng thời tìm kiếm tài liệu cuối cùng trên năm công cụ khác nhau. Đối với nhiều người trong chúng ta, thời gian dành cho việc quản lý dòng thời gian, các mối phụ thuộc và các bên liên quan còn nhiều hơn thời gian dành cho công việc thực tế.
Tệ nhất là, một công cụ quản lý dự án truyền thống buộc bạn phải điều chỉnh quy trình làm việc của mình để phù hợp với cấu trúc cứng nhắc của nó.
Giới thiệu: ClickUp cho Quản lý Dự án. Với các tính năng quản lý dự án được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI), ClickUp chia các quy trình làm việc phức tạp thành các công việc và các công việc con nhỏ hơn, kết nối các công việc liên quan thông qua các mối phụ thuộc, đồng thời đang theo dõi các cột mốc phản ánh chính xác quy trình làm việc thực tế của bạn.
Với hơn 15 chế độ xem tùy chỉnh như Gantt, Dòng thời gian, Bảng hoặc Xem dạng danh sách công việc, bạn có thể lựa chọn cách hiển thị tiến độ dựa trên cách làm việc của nhóm. Bên cạnh đó, bạn có thể quan sát dự án từ mọi góc độ và:
- So sánh kế hoạch với thực tế bằng Gantt Baselines: Lưu lịch trình dự án ban đầu của bạn làm cơ sở tham chiếu, sau đó chồng nó lên dòng thời gian Gantt đang hoạt động. Ngay lập tức nhận biết những công việc nào bị trễ, những công việc nào hoàn thành sớm hơn dự kiến và chênh lệch bao nhiêu, để báo cáo trạng thái tiếp theo của bạn tự động được hoàn thiện.
- Tổng quan chung: Chế độ xem nhiều dự án song song hoặc tập trung vào một dự án cụ thể. Tính năng sắp xếp và nhóm linh hoạt giúp bạn theo dõi tiến độ và phát hiện sớm các điểm nghẽn.
- Sắp xếp các dự án của bạn: Bạn có các tùy chọn sắp xếp, lọc và nhóm tùy chỉnh. Tạo các chế độ xem liên kết để xem những việc cần làm hôm nay, những việc sắp tới và những việc cần xử lý khẩn cấp
📌 Ví dụ thực tế: Cách Savills quản lý việc triển khai CNTT trên nhiều quốc gia bằng ClickUp
Đội ngũ CNTT khu vực của Savills triển khai các dự án CRM, các giải pháp tùy chỉnh và các dự án hạ tầng tại 14 khu vực ở châu Á. Do quy mô dự án đã vượt quá khả năng của Azure DevOps và hệ thống theo dõi bằng Excel, Cherry Wong – Đối tác Kinh doanh CNTT – đã tái cấu trúc toàn bộ quy trình triển khai trên ClickUp.
Các yêu cầu hiện được gửi qua biểu mẫu (Forms) với danh sách kiểm tra tích hợp sẵn, và bảng yêu cầu (demand board) sẽ xem xét chúng trước khi bất kỳ dự án nào được triển khai. Từ đó, một bản ghi duy nhất sẽ theo dõi công việc từ đầu đến cuối: yêu cầu cải tiến, danh sách công việc tồn đọng và các lỗi đều nằm dưới một nhiệm vụ cha. Ian Or, người điều hành một nhóm triển khai CRM gồm 10 thành viên hoạt động tại Ấn Độ, Hồng Kông và Trung Quốc, có thể xác định chính xác những gì đã được triển khai và nguyên nhân gây ra vấn đề ngay cả sau nhiều tháng.
Khi một phiếu yêu cầu đạt trạng thái “sẵn sàng để phát triển”, nhóm nhà cung cấp sẽ được phân công tự động. Các nhà cung cấp để lại câu hỏi dưới dạng bình luận, các chuyên viên phân tích kinh doanh trả lời trong cùng một chủ đề thảo luận, bộ phận kiểm thử chất lượng (QA) xác minh ngay tại chỗ, và toàn bộ cuộc trao đổi được gắn liền với phiếu yêu cầu. Cuộc “marathon” PowerPoint hàng tháng cũng không còn nữa: bảng điều khiển CIO trực tuyến hiện hiển thị tình trạng dự án trên toàn thế giới theo thời gian thực.
“ClickUp đã giúp chúng tôi tiết kiệm được hơn 50 giờ mỗi tháng. Thay vì phải lên lịch các cuộc gọi và chờ đợi mọi người rảnh rỗi, chúng tôi chỉ cần phát triển và giải quyết các vấn đề ngay trong chủ đề công việc. Đối với một nhóm 10 người trải dài khắp Ấn Độ, Hồng Kông và Trung Quốc, đó chính là năng suất của cả một người mà chúng tôi không hề hay biết mình đang mất đi. “
Ian Or, Quản lý Dự án Cấp cao, Savills
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Bạn cảm thấy bối rối khi phải thiết lập quy trình làm việc từ đầu? Hãy bắt đầu với Mẫu Quản lý dự án của ClickUp. Mẫu này cung cấp cho bạn một Không gian (Space) được tạo sẵn và sắp xếp theo các giai đoạn của dự án, kèm theo chế độ xem Danh sách công việc (List) và Kanban, giúp bạn có thể theo dõi các công việc và nguồn lực ngay lập tức.
Với sáu trạng thái công việc tùy chỉnh (như ‘Mở’, ‘Đang thực hiện’ và ‘Đã xong’), đây là giải pháp “cắm là chạy” giúp bạn quản lý công việc mà không cần tốn hàng giờ cho việc thiết lập.
2. Quản lý công việc
Nhiệm vụ ClickUp là lớp thực thi hỗ trợ mọi quy trình làm việc.
Hãy bắt đầu bằng cách tùy chỉnh trạng thái công việc để phản ánh cách làm việc của nhóm bạn. Bạn cần các trạng thái như ‘Kiểm duyệt của khách hàng’, ‘Tạm hoãn’ hay ‘Cần phê duyệt giấy phép’? Tất cả đều có sẵn!
Tiếp theo, hãy cài đặt các mức độ ưu tiên để giúp nhóm của bạn tập trung hơn. Chọn "Urgent", "High", "Normal" hoặc "Low" trong phần mềm quản lý công việc. Ngoài ra, còn có sự kết hợp giữa "Tasks" và "Brain²" giúp tăng thêm một lớp thông minh:
- Tự động tạo công việc khi các điều kiện kích hoạt được đáp ứng (ví dụ: một khách hàng tiềm năng được thêm vào hệ thống CRM của bạn → ClickUp sẽ tạo ra một công việc đã được điền sẵn thông tin)
- Cập nhật hoặc phân loại công việc dựa trên kết quả từ AI (ví dụ: thêm nhãn “Khẩn cấp” nếu cảm xúc được nhận diện là tiêu cực)
- Giao công việc tự động bằng cách sử dụng quy tắc định tuyến, giới hạn sức chứa hoặc logic tùy chỉnh
- Theo dõi hiệu suất tự động hóa bằng các Trường Tùy chỉnh hoặc Trạng thái như “Đề xuất bởi AI”, “Đã chuyển lên cấp trên” hoặc “Kiểm tra thủ công”
Các Trường Tùy chỉnh được giới hạn trong các Loại công việc cụ thể, do đó, một công việc Lỗi chỉ hiển thị các trường liên quan đến lỗi (mức độ nghiêm trọng, môi trường, các bước tái hiện) trong khi một Yêu cầu tính năng hiển thị bộ trường riêng của nó (bản phát hành mục tiêu, mức độ ưu tiên, PRD được liên kết). Điều này giúp giảm bớt sự lộn xộn cho các nhóm quản lý nhiều loại công việc trong cùng một Danh sách công việc, và các trường sẽ tự động sắp xếp theo Loại công việc trong Trình quản lý Trường Tùy chỉnh, thanh bên Trường và chế độ xem công việc.
📌 Ví dụ thực tế: Cách Bell Direct sử dụng ClickUp để phân loại hơn 800 email mỗi ngày
Bell Direct, một công ty con của Bell Financial Group (ASX: BFG), phụ trách quản lý hoạt động cho một trong những công ty môi giới chứng khoán hàng đầu tại Úc. Nhóm của họ phải đối mặt với hơn 800 email từ khách hàng mỗi ngày, mỗi email đều cần được đọc, phân loại và chuyển đến đúng người phụ trách. Hai nhân viên toàn thời gian phải dành toàn bộ thời gian trong ngày chỉ để quản lý lượng email khổng lồ đó.
Họ đã triển khai một “Siêu đại lý” ClickUp mà họ đặt tên là “Delegator”. Mỗi email đến từ khách hàng sẽ trở thành một công việc trong hàng đợi phân loại. Delegator quét từng email, đánh giá mức độ khẩn cấp và tự động phân loại các công việc theo mức độ ưu tiên, khách hàng và thương hiệu bằng cách sử dụng các Trường Tùy chỉnh được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI). Tính năng phát hiện từ khóa sẽ đẩy các yêu cầu khẩn cấp lên ngay đầu danh sách. Sau đó, đại lý này sẽ chuyển từng công việc đến thành viên phù hợp trong nhóm theo thời gian thực, mà không cần can thiệp thủ công.
Kết quả: khối lượng công việc tương đương với hai nhân viên toàn thời gian (FTE) nay được xử lý bởi hệ thống tự động, hiệu quả hoạt động tăng 20% và các yêu cầu khẩn cấp được ưu tiên xử lý trong vài giây thay vì vài giờ.
“Trợ lý AI đã trở thành một thành viên của nhóm. Trước đây, chúng tôi cần đến hai nhân viên toàn thời gian chỉ để phân loại và phân công công việc. Giờ đây, Trợ lý AI đảm nhận tất cả các công việc đó, một cách tức thì và chính xác. “
Jonathan Tan, Giám đốc Vận hành, Bell Direct
3. Phát triển phần mềm
Nền tảng phát triển phần mềm được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) của ClickUp cho phép bạn lập kế hoạch, xây dựng và triển khai tất cả các bản cập nhật sản phẩm, từ các epic đến PRD và triển khai, ngay trong một không gian làm việc kết nối duy nhất.
ClickUp AI có thể tự động phân công nhiệm vụ, cập nhật các đợt sprint, đề xuất các trường thông tin, tóm tắt tài liệu yêu cầu sản phẩm (PRD) và dọn dẹp các mục không còn cần thiết. Thay vì phải sắp xếp công việc thủ công, danh sách công việc (backlog) của bạn sẽ được cập nhật theo thời gian thực, giúp các kỹ sư tập trung vào việc hoàn thành sản phẩm.
Các cuộc trò chuyện nhóm, đánh giá PRD, ghi chú retro và cuộc họp standup thường chứa các mục cần thực hiện ẩn.
ClickUp AI có thể phát hiện những thông tin này và biến chúng thành các công việc có thể theo dõi kèm người được giao và các bước tiếp theo — không còn những tình huống “Ai đã ghi lại điều đó chưa?” nữa. Nhóm DevSecOps của bạn có thể tìm thấy các yêu cầu Hợp nhất, thông số kỹ thuật, tệp tin và công việc trong sprint chỉ trong vài giây, ngay cả khi chúng nằm rải rác trên nhiều công cụ khác nhau nhờ tính năng Tìm kiếm AI Doanh nghiệp của ClickUp.
Cuối cùng, hơn 1.000 tích hợp của ClickUp giúp nhóm phát triển của bạn tiếp tục sử dụng các công cụ mà họ đã quen thuộc.
ClickUp tích hợp với toàn bộ hệ sinh thái phát triển phần mềm: GitHub, GitLab, Bitbucket, Sentry, PagerDuty, Jenkins, LaunchDarkly và nhiều nền tảng khác.
📌 Ví dụ thực tế: Cách Rillsoft Sistemas triển khai phần mềm ERP với các trợ lý AI trong sprint
Rillsoft Sistemas, một công ty ERP của Brazil, quản lý các bộ phận kỹ thuật, hỗ trợ khách hàng, vận hành, quản lý sản phẩm và tiếp thị trong một Không gian Làm việc ClickUp duy nhất. Bốn Super Agent đảm nhận công việc kết nối:
Rillsoft Sistemas, một công ty ERP của Brazil, quản lý các bộ phận kỹ thuật, hỗ trợ khách hàng, vận hành, quản lý sản phẩm và tiếp thị trong một Không gian Làm việc ClickUp duy nhất. Bốn "Siêu Nhân Viên" đảm nhận công việc kết nối:
- Sprint Assistant chuyển đổi các cuộc hội thoại thành bản tóm tắt sprint và cập nhật danh sách công việc tồn đọng
- SupportFlow AI phân loại các yêu cầu hỗ trợ và soạn thảo trước các câu trả lời
- Cuộc họp Recap Bot chuyển đổi các cuộc gọi với khách hàng thành các mục được phân công
- Docs Helper soạn thảo các quy trình tiêu chuẩn (SOP) và hướng dẫn nhập môn
Trong một dự án triển khai hệ thống ERP cho ngành bán lẻ gần đây, Sprint Assistant đã phát hiện ra một phụ thuộc API bị thiếu đang gây cản trở cho các mô-đun thanh toán và quản lý kho trước khi bất kỳ thành viên nào trong nhóm kịp phát hiện thủ công. Công cụ này đã kết nối thông tin từ các công việc, bình luận và ghi chú cuộc họp, sau đó đánh dấu vấn đề trong bản tóm tắt hàng ngày. Điều này đã giúp dự án triển khai của khách hàng tránh được việc bị trì hoãn thêm vài ngày.
“ClickUp đã biến các công việc vận hành lặp đi lặp lại trong các nhóm kỹ thuật, hỗ trợ và vận hành của chúng tôi thành các quy trình làm việc tự động hóa, nhờ đó chúng tôi dành thời gian trong tuần để triển khai giải pháp và giải quyết các vấn đề của khách hàng thay vì phải viết báo cáo tóm tắt. ”Rodrigo Nascimento, Nhà phát triển, Rillsoft Sistemas
“ClickUp đã biến các công việc vận hành lặp đi lặp lại trong các nhóm kỹ thuật, hỗ trợ và vận hành của chúng tôi thành các quy trình làm việc tự động hóa, nhờ đó chúng tôi dành thời gian trong tuần để triển khai và giải quyết các vấn đề của khách hàng thay vì phải viết báo cáo tóm tắt. ”Rodrigo Nascimento, Nhà phát triển, Rillsoft Sistemas
4. Hợp tác nhóm
Bạn đã chán ngấy việc phải dùng Slack để nhắn tin tức thời, email để cập nhật và phản hồi, Zoom để gọi video chưa? Nếu chúng tôi nói với bạn rằng những ngày đó đã lùi xa rồi thì sao?
ClickUp Chat giúp giảm thiểu sự phân tán thông tin bằng cách đưa các cuộc hội thoại này trực tiếp vào không gian công việc của bạn. Chat xuất hiện ngay bên cạnh các công việc, tài liệu, Bảng trắng và dự án của bạn:
- Tính năng Trò chuyện được tích hợp vào thanh bên, giúp bạn có thể xem các tin nhắn chưa đọc, tin nhắn riêng tư (DM) và các kênh tại một nơi duy nhất
- Trong giao diện Trang chủ mới được tích hợp, các cuộc trò chuyện, công việc và không gian được hiển thị cùng nhau, giúp bạn chuyển đổi mượt mà giữa công việc và các cuộc hội thoại liên quan đến công việc đó
- Đối với các dự án quy mô lớn, bạn có thể tạo một kênh dành riêng cho dự án nằm ngay bên cạnh Danh sách công việc mà bạn đang sử dụng để quản lý công việc, nhờ đó bối cảnh công việc sẽ không bao giờ bị mất đi
Khi có điều gì đó quan trọng được đề cập trong cuộc hội thoại, bạn không cần phải sao chép và dán nó vào một công cụ “dành riêng” cho công việc. Trong ClickUp, bạn có thể:
- Chuyển một tin nhắn trò chuyện thành công việc chỉ với hai cú nhấp chuột
- Liên kết một trò chuyện với một công việc hiện có để các quyết định và chi tiết quan trọng luôn được hiển thị rõ ràng cho cả hai bên
- Sử dụng các nhãn như Trả lời, Hoạt động trò chuyện, Bản nháp và Đã gửi để quay lại các cuộc hội thoại đang diễn ra mà không cần phải lục lọi trong lịch sử dài dằng dặc
📚 Đọc thêm: Cách sử dụng ClickUp cho các công ty đại lý
📌 Ví dụ thực tế: Cách path8 Productions thay thế Slack và năm công cụ khác bằng ClickUp
Pat Henderson, người sáng lập path8, đã gặp phải một trở ngại lớn khi xem xét sử dụng ClickUp: nhóm của ông rất yêu thích Slack. Các quy trình làm việc diễn ra trơn tru, mọi người đều cảm thấy thoải mái và không ai muốn học một công cụ mới.
Rồi anh ấy phát hiện ra ClickUp Chat. Không chỉ tái tạo được mọi tính năng mà họ yêu thích, quá trình chuyển đổi còn diễn ra vô cùng suôn sẻ. ClickUp đã nhập toàn bộ các kênh, mọi cuộc hội thoại, thậm chí cả các biểu tượng cảm xúc mà mọi người đã thêm vào. Pat đã quyết định chuyển sang sử dụng vào một ngày cụ thể, và nhóm không gặp bất kỳ thắc mắc nào về cách sử dụng Chat.
path8 đã tích hợp quản lý dự án và giao tiếp nhóm vào một nền tảng duy nhất, loại bỏ việc phải chuyển đổi giữa các ứng dụng vốn từng làm gián đoạn công việc hàng ngày của họ.
“Ban đầu tôi nghĩ, chúng ta có thể dùng ClickUp để quản lý dự án nhưng vẫn sẽ dùng Slack vì mọi người đều thích nó. Rồi khi tôi bắt đầu dùng ClickUp và thấy tính năng Chat, tôi nghĩ ngay: ‘Ồ, đây thực chất là Slack mà.’ Chúng tôi đã chuyển toàn bộ công việc sang ClickUp và không gặp bất kỳ thắc mắc nào về cách sử dụng. Mọi thứ diễn ra rất gọn gàng và trơn tru. Mọi người đều nắm bắt được ngay. ”
Pat Henderson, Nhà sáng lập, path8 Productions
“Ban đầu tôi nghĩ, chúng ta có thể dùng ClickUp để quản lý dự án nhưng vẫn sẽ dùng Slack vì mọi người đều thích nó. Rồi khi tôi bắt đầu tìm hiểu ClickUp và thấy tính năng Chat, tôi nghĩ ngay: ‘Ồ, đây thực chất chính là Slack.’ Chúng tôi đã chuyển toàn bộ công việc sang ClickUp và không gặp bất kỳ thắc mắc nào về cách sử dụng. Mọi thứ diễn ra thật gọn gàng và trơn tru. Mọi người đều nắm bắt được ngay. ”
Pat Henderson, Nhà sáng lập, path8 Productions
Mẹo chuyên nghiệp: Bạn đang chuyển từ Slack sang? Giờ đây, bạn có thể nhập lịch sử cuộc hội thoại trên Slack vào các Kênh ClickUp hiện có, nhờ đó các cuộc hội thoại, quyết định và bối cảnh trước đây sẽ được chuyển sang thay vì phải bắt đầu lại từ đầu. Hãy liên kết các kênh Slack mới với các Kênh, Không gian hoặc Danh sách công việc ClickUp mà bạn đang sử dụng.
5. Trí tuệ nhân tạo (AI) tích hợp, hoạt động theo cách của bạn trong công việc
AI được kỳ vọng sẽ giúp cuộc sống trở nên dễ dàng hơn. Tuy nhiên, việc phải chuyển đổi giữa nhiều công cụ AI như ChatGPT, Claude, Gemini có lẽ không phải là tương lai được hỗ trợ bởi AI mà bạn mong muốn.
Mỗi công cụ đều có thông tin đăng nhập riêng, cửa sổ bối cảnh riêng và những giới hạn riêng. Bạn sẽ lãng phí thời gian khi phải lặp lại các lời nhắc, mất bối cảnh và phải chuyển đổi liên tục giữa các tab, đồng thời phải đối phó với tình trạng AI phát triển lan tràn.
Brain², hệ thống AI nhận biết ngữ cảnh của ClickUp, đã biết bạn đang làm công việc gì, ai chịu trách nhiệm về việc gì và những quyết định đã được đưa ra. Bối cảnh đó sẽ quyết định những gì AI thực sự có thể làm cho bạn.
Trí tuệ nhân tạo (AI) hỗ trợ công việc cùng bạn
Chỉ cần nói “chúng ta cần một trang đích” và Brain² không chỉ viết nội dung. Nó thiết kế và xây dựng trang, sau đó chia nhỏ thành các công việc con (hoàn thiện phần hero, thu thập đánh giá, thiết lập triển khai) với phạm vi công việc và người được giao đã được xác định sẵn. Hãy xem nó hoạt động như thế nào.
Brain² còn tạo ra các bộ slide, bảng điều khiển, bản mẫu ứng dụng hoạt động và báo cáo, tất cả đều lấy dữ liệu từ không gian làm việc thực tế của bạn thay vì phải bắt đầu từ đầu. Cần giao công việc gì đó? Chỉ cần nói: “Tạo một công việc cho Maya để cập nhật bản trình bày ra mắt trước thứ Sáu”, và Brain² sẽ lo phần còn lại. Công việc đã được tạo, hạn chót đã được đặt và người được giao công việc đã được thêm vào ✅.
Ký ức tích lũy
Brain² học hỏi sở thích, phong cách viết và bối cảnh dự án của bạn qua các cuộc hội thoại. Chỉ cần nói với nó một lần, nó sẽ ghi nhớ và áp dụng trong tương lai. Bạn thậm chí có thể nhập những gì đã dạy cho ChatGPT hoặc các hệ thống AI khác, để không bao giờ phải bắt đầu từ con số không.
Mô hình "Every Frontier", một gói đăng ký duy nhất
Về mặt kỹ thuật, Brain² sẽ tự động chuyển yêu cầu của bạn đến mô hình tiên tiến phù hợp nhất cho công việc đó (hoặc cho phép bạn chọn thủ công). Tính năng này được cập nhật liên tục với các mô hình mới ngay khi chúng được phát hành, giúp bạn luôn đi trước một bước. Chỉ cần một gói đăng ký, bạn có thể truy cập mọi mô hình.
Tìm kiếm doanh nghiệp toàn diện trên toàn bộ hệ thống của bạn
Công cụ AI tích hợp này còn đóng vai trò như một thanh tìm kiếm thông minh cho cơ sở kiến thức của công ty bạn. Nó trích xuất câu trả lời từ ClickUp, trên web và các ứng dụng làm việc được kết nối như Slack, Google Drive và tài liệu dự án. Bạn sẽ luôn nhận được câu trả lời đầy đủ kèm theo các liên kết đến tài liệu liên quan và các bước tiếp theo được đề xuất.
Ví dụ, khi viết bài viết này, chúng tôi đã nhờ Brain² tổng hợp danh sách tất cả các bản cập nhật mà chúng tôi đã phát hành gần đây và đây là kết quả mà hệ thống trả về.
Brain MAX: Trí tuệ nhân tạo trên mọi thiết bị
Brain MAX mang toàn bộ sức mạnh của Brain² vào một ứng dụng độc lập trên mọi thiết bị. Ứng dụng này có sẵn dưới dạng ứng dụng máy tính để bàn cho Mac, phần mở rộng Chrome cho mọi trình duyệt, và ứng dụng di động cho iOS và Android.
Nó kết nối với toàn bộ hệ thống công cụ của bạn (ClickUp, Google Drive, GitHub, Gmail, Slack, Figma và nhiều hơn nữa) để bạn có thể tìm kiếm, đặt câu hỏi và thực hiện các thao tác trên tất cả các công cụ từ một nơi duy nhất. Tóm tắt một trang web, tìm một chủ đề bị ẩn trong Slack hoặc hỏi về một tài liệu trong Google Drive mà không cần chuyển tab.
Sử dụng tính năng "Talk to Text" để nói nhanh gấp 4 lần so với việc gõ phím. Dictate các bản cập nhật, brainstorm ý tưởng hoặc soạn thảo văn bản mà không cần dùng tay. Brain MAX sẽ làm sạch lời nói của bạn, học từ vựng của bạn và định dạng văn bản thành các bản tóm tắt, danh sách công việc hoặc các mục cần thực hiện.
Cần thêm bằng chứng? Dưới đây là nhận xét của một người dùng G2 về Brain MAX:
Brain MAX mới đã giúp tôi nâng cao năng suất đáng kể. Khả năng sử dụng nhiều mô hình AI, bao gồm cả các mô hình suy luận nâng cao, với mức giá phải chăng giúp tôi dễ dàng tập trung mọi thứ trên một nền tảng duy nhất. Các tính năng như chuyển đổi giọng nói thành văn bản, tự động hóa công việc và tích hợp với các ứng dụng khác giúp quy trình làm việc trở nên mượt mà và thông minh hơn rất nhiều.
Brain MAX mới đã giúp nâng cao đáng kể năng suất làm việc của tôi. Khả năng sử dụng nhiều mô hình AI, bao gồm cả các mô hình suy luận nâng cao, với mức giá phải chăng giúp việc tập trung mọi thứ vào một nền tảng trở nên dễ dàng. Các tính năng như chuyển giọng nói thành văn bản, tự động hóa công việc và tích hợp với các ứng dụng khác giúp quy trình làm việc trở nên mượt mà và thông minh hơn rất nhiều.
Các quy trình làm việc AI kết nối và tự động hóa thông qua ClickUp MCP
Nhóm của bạn không cần phải rời khỏi các công cụ AI yêu thích để làm việc với ClickUp. Các công cụ bên ngoài có thể truy cập và kiểm tra các công việc của bạn, tóm tắt dự án hoặc tạo công việc mới, tất cả đều dựa trên dữ liệu ClickUp thời gian thực thông qua MCP. Dưới đây là cách thức hoạt động:
Từ bên ngoài vào bên trong: Kết nối ClickUp MCP với ChatGPT hoặc Cursor, và các công cụ này có thể truy cập vào không gian làm việc ClickUp của bạn để tìm kiếm công việc, lấy thông tin bối cảnh dự án, tạo công việc và cập nhật trạng thái. Một nhà phát triển có thể yêu cầu Cursor tìm thông số kỹ thuật cho một tính năng mà họ đang phát triển. Một nhà quản lý có thể yêu cầu ChatGPT tóm tắt tiến độ sprint của tuần này. Cả hai đều làm việc với dữ liệu ClickUp thời gian thực, không cần chuyển đổi tab. Tính năng này có sẵn trên tất cả các gói dịch vụ.
Từ trong ra ngoài: Super Agent có thể kết nối với bất kỳ máy chủ nào tương thích với MCP, hệ thống CRM, bàn hỗ trợ, kho dữ liệu hoặc API nội bộ của bạn, đồng thời trích xuất dữ liệu hoặc thực hiện các hành động trong các hệ thống đó trực tiếp từ ClickUp. Một Super Agent có thể kiểm tra tài khoản của khách hàng trong Salesforce, trích xuất các phiếu hỗ trợ mới nhất của họ từ Zendesk và cập nhật nhiệm vụ ClickUp liên quan kèm theo bản tóm tắt.
Điều này có ý nghĩa gì với bạn: ClickUp trở thành trung tâm nơi luồng thông tin được nhập vào từ các công cụ của bạn và luồng hành động được thực hiện từ đó, mà không cần ai phải chuyển dữ liệu thủ công giữa các ứng dụng.
6. Cuộc họp và việc theo dõi
Trung bình, một nhân viên trí thức mất 103 giờ cho các cuộc họp. Nếu xem việc điều phối như một công việc, bạn cần phải phối hợp giữa ứng dụng lịch, công cụ họp và nền tảng quản lý dự án thực tế để bắt đầu. Chỉ riêng việc cài đặt cuộc họp thôi đã cần đến ba công cụ rồi.
Để giải quyết vấn đề này, ClickUp có một hệ thống lập lịch trình kết nối, được hỗ trợ bởi Planner và Calendar.
Với Planner, bạn có thể xem tất cả các công việc, cuộc họp và các ưu tiên của mình tại một nơi duy nhất. Kéo các công việc vào lịch trình của bạn để lập kế hoạch cho ngày hoặc tuần. Các công việc sẽ ngay lập tức trở thành các khối thời gian, giúp bạn cân bằng giữa các cuộc họp và công việc cần tập trung.
Trong phần " Calendar Glance", bạn có thể nhanh chóng tham gia hoặc lên lịch cuộc họp mà không cần rời khỏi ClickUp. Khi bạn mở một khung thời gian, ClickUp Calendar sẽ đề xuất các khung giờ trống dựa trên khối lượng công việc và các kế hoạch hiện có của bạn.
Bạn cần biến ý tưởng thành hành động? Bạn có thể lên lịch công việc trực tiếp từ Planner, dành thời gian cho các công việc đó và điều chỉnh lịch trình tuần của mình chỉ bằng thao tác kéo và thả đơn giản. Mọi thứ luôn được đồng bộ, giúp bạn luôn biết rõ bước tiếp theo cần làm là gì.
AI Notetaker: ghi lại đầy đủ mọi cuộc họp
Bạn có thể gửi AI Notetaker đến bất kỳ cuộc họp nào chỉ bằng một liên kết chia sẻ, ngay cả các cuộc gọi đột xuất không có trong lịch của bạn. Công cụ này cũng ghi lại trò chuyện trong cuộc họp từ Zoom, Google Meet và Teams, do đó các cuộc hội thoại bên lề, liên kết được chia sẻ và các quyết định nhanh chóng diễn ra trong cửa sổ trò chuyện đều được đưa vào ghi chú của bạn kèm theo thông tin người gửi.
Không cần bản ghi đầy đủ? Các chuyển đổi trong cài đặt AI Notetaker cho phép bạn chỉ giữ lại bản tóm tắt, chỉ bản ghi chép hoặc chỉ bản ghi âm, tùy theo nhu cầu của nhóm bạn. Với AI xử lý ghi chú, trích xuất các nhiệm vụ cần thực hiện và phân công các công việc tiếp theo, các cuộc họp không còn là những sự kiện riêng lẻ mà trở thành một phần của quy trình làm việc kết nối.
📌 Ví dụ thực tế: Các nhóm sử dụng AI Notetaker đang loại bỏ hoàn toàn chi phí phát sinh đó.
Một Giám đốc Quản lý Dự án Cấp cao tại Global Vaccine Data Network đã giải thích một cách đơn giản:
“Trước đây, các cuộc họp của chúng tôi thường dẫn đến hàng giờ làm việc theo dõi sau đó. Giờ đây, tính năng AI Notetaker của ClickUp luôn có mặt trong mọi cuộc họp chúng tôi tổ chức, tự động ghi lại biên bản, các mục cần thực hiện và phân công công việc. Công việc vốn thường bắt đầu sau cuộc họp nay đã được thực hiện ngay trong cuộc họp. “
“Trước đây, các cuộc họp của chúng tôi thường dẫn đến hàng giờ làm việc theo dõi sau đó. Giờ đây, tính năng AI Notetaker của ClickUp luôn có mặt trong mọi cuộc họp mà chúng tôi tổ chức, tự động ghi lại biên bản, các mục cần thực hiện và phân công công việc. Công việc vốn thường bắt đầu sau cuộc họp nay đã được thực hiện ngay trong chính cuộc họp. “
Rachel Drummond, Quản lý Hoạt động Văn phòng & Tiếp thị tại Treescapes, cũng đã đạt được kết quả tương tự:
“Trước đây, tôi phải vật lộn với sự hỗn loạn sau mỗi cuộc gọi: những ghi chú viết vội, các việc cần theo dõi bị bỏ sót, phải dùng phím Ctrl+F để tìm kiếm trong tài liệu. Còn bây giờ? Tính năng AI Notetaker của ClickUp ghi lại mọi chi tiết quan trọng, tóm tắt các bước tiếp theo, phân công việc cần theo dõi và giúp tôi cắt giảm một nửa thời gian xử lý hành chính sau cuộc họp. “
“Trước đây, tôi phải vật lộn với sự hỗn loạn sau mỗi cuộc gọi: những ghi chú viết vội, các việc cần theo dõi bị bỏ sót, phải dùng phím Ctrl+F để tìm kiếm trong tài liệu. Còn bây giờ? Tính năng AI Notetaker của ClickUp ghi lại mọi chi tiết quan trọng, tóm tắt các bước tiếp theo, phân công các việc cần theo dõi và giúp tôi giảm một nửa thời gian xử lý hành chính sau cuộc họp. “
Và Ashley Campos, Giám đốc Chiến lược (CSO) tại dlivrd Tech, nhấn mạnh về "lớp hành động":
“Tính năng AI Notetaker của ClickUp tóm tắt nội dung cuộc gọi và chuyển các điểm chính thành các công việc được giao, mà bạn có thể thêm trực tiếp vào Danh sách công việc của mình. Đây là công cụ đầu tiên giúp nhóm của chúng tôi biến ghi chú cuộc họp thành hành động thay vì chỉ là những thông tin thừa thãi. “
Nhân tiện, nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc giao tiếp, hãy sử dụng các mẫu kế hoạch giao tiếp dự án miễn phí để chuẩn hóa chiến lược giao tiếp của nhóm.
7. Quản lý tài liệu dựa trên trí tuệ nhân tạo (AI)
ClickUp lưu trữ các tài liệu và Wiki của bạn tại cùng một nơi với các công việc, dòng thời gian và dự án hiện có của bạn.
ClickUp Docs được tích hợp sẵn Brain² ngay trong trình chỉnh sửa. Trợ lý AI này cho phép bạn tạo ra bất kỳ nội dung nào: từ một ghi chú nội bộ nhanh gọn, hướng dẫn quy trình chi tiết, bản đề xuất dành cho khách hàng, cho đến cả một cơ sở kiến thức hoàn chỉnh. Các tài liệu của bạn luôn được cập nhật động, và Brain² có khả năng nhận diện ngữ cảnh.
Điều gì khiến ClickUp khác biệt so với các công cụ tài liệu độc lập: Các tài liệu được kết nối với công việc của bạn:
- Kết nối tài liệu với một công việc và bối cảnh sẽ được đồng bộ cùng với nó
- Chèn danh sách công việc trực tiếp vào tài liệu (Doc) và danh sách này sẽ tự động cập nhật khi trạng thái thay đổi
- Tạo một Wiki cho các quy trình của bạn và nó sẽ trở thành nguồn thông tin duy nhất mà Brain² có thể tìm kiếm và trích dẫn
Đối với các nhóm quản lý chính sách, quy trình tiêu chuẩn (SOP) hoặc cơ sở kiến thức, tính năng Docs còn hỗ trợ các trang lồng nhau, định dạng phong phú, lịch sử phiên bản và bình luận trực tiếp trong tài liệu. Các bên liên quan có thể xem xét và phê duyệt mà không cần rời khỏi tài liệu, đồng thời bạn có thể khóa các trang để ngăn chặn việc chỉnh sửa sau khi đã được phê duyệt.
Khi bạn cần tìm kiếm thông tin ngoài văn bản, hãy sử dụng Enterprise AI Search để tìm kiếm câu trả lời từ tài liệu, công việc, trò chuyện và các ứng dụng được kết nối như Google Drive, Slack và GitHub, tất cả chỉ từ một thanh tìm kiếm duy nhất.
8. Báo cáo
Bảng điều khiển ClickUp cung cấp cho bạn một chế độ xem rõ ràng và theo thời gian thực về mọi hoạt động đang diễn ra trong các dự án của bạn.
Tạo bảng điều khiển của bạn bằng các thẻ kéo và thả để hiển thị chính xác những thông tin quan trọng đối với bạn. Trực quan hóa trạng thái công việc, phát hiện các công việc quá hạn, so sánh thời gian dự kiến với thời gian thực tế, hoặc theo dõi các mục tiêu được liên kết trực tiếp với các công việc hỗ trợ chúng.
🤓 Điều làm nên sức mạnh của Bảng điều khiển chính là sự đa dạng của các thẻ mà bạn có thể lựa chọn. Ví dụ:
- Thẻ Biểu đồ tròn có thể trực quan hóa các công việc theo trạng thái, người được giao hoặc mức độ ưu tiên, giúp bạn nắm bắt ngay cách công việc được phân phối chỉ trong nháy mắt
- Thẻ Tính toán có thể tổng hợp các số, chẳng hạn như số giờ làm việc được ghi lại của cả nhóm, tổng nỗ lực ước tính hoặc số tiền đã chi so với số tiền còn lại
- Để biết thêm chi tiết, thẻ Bảng (Table card ) sẽ hiển thị danh sách các công việc đã được áp dụng bộ lọc, giúp bạn tập trung vào các chỉ số cụ thể như các công việc quá hạn hoặc các hạn chót sắp tới.
- Và khi bạn cần tìm hiểu sâu hơn, các chế độ xem chi tiết cho phép bạn nhấp trực tiếp vào các công việc cơ bản mà không cần rời khỏi bảng điều khiển
Để hoàn thiện mọi thứ, hãy thêm các thẻ cho các đợt sprint, theo dõi thời gian, Khối lượng công việc, hoặc thậm chí nhúng nội dung bên ngoài như Google Trang tính hay tệp Figma. Và khi bạn tích hợp thêm nhiều dự án, Dashboards Hub sẽ trở thành một công cụ không thể thiếu. Đây là nơi tập trung tất cả các Bảng điều khiển, đi kèm với các tính năng lọc, sắp xếp và mục yêu thích để truy cập nhanh chóng.
📌 Ví dụ thực tế: Cách Finastra sử dụng Bảng điều khiển ClickUp để lập báo cáo cho ban lãnh đạo.
Nhóm tiếp thị toàn cầu của Finastra cần có khả năng hiển thị rõ ràng hơn về các bộ phận và một cách nhanh chóng hơn để báo cáo tiến độ cho ban lãnh đạo cấp cao.
Với Bảng điều khiển ClickUp, Finastra cung cấp một chế độ xem tổng hợp và theo thời gian thực về tình trạng dự án cho các phó chủ tịch điều hành của từng đơn vị kinh doanh. Các bảng điều khiển này tổng hợp tiến độ chiến dịch, hiệu suất theo khu vực, các lĩnh vực rủi ro và các cột mốc sắp tới — tất cả đều được cập nhật tự động khi các nhóm thực hiện công việc.
Như Joerg Klueckmann, Phó Chủ tịch phụ trách Tiếp thị, giải thích: “Việc truyền đạt trạng thái và hiệu quả của các chiến dịch tiếp thị toàn cầu và khu vực đến các đơn vị kinh doanh của chúng tôi trước đây còn xa mới đạt mức tối ưu. Với các Bảng điều khiển mới, chúng tôi tiết kiệm được thời gian và các bên liên quan có thể truy cập thông tin họ cần theo thời gian thực, bất cứ khi nào họ cần.”
9. Chiến dịch tiếp thị
Công việc chiến dịch diễn ra rất nhanh. Luôn có nhiều kênh hoạt động cùng lúc, những chỉnh sửa vào phút chót cần xử lý và dòng thời gian thay đổi không có cảnh báo.
ClickUp giúp bạn quản lý toàn bộ vòng đời chiến dịch tại một nơi duy nhất, nhờ đó nhóm của bạn có thể giảm bớt thời gian dành cho việc phối hợp và dành nhiều thời gian hơn cho việc tạo ra các tài sản tiếp thị.
Hãy bắt đầu với Chế độ xem Lịch của ClickUp để lập kế hoạch dòng thời gian chiến dịch của bạn. Lên lịch gửi email, ra mắt bài viết trên blog, chạy quảng cáo và đăng bài trên mạng xã hội theo chế độ xem hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng.
Các công việc có thể dễ dàng di chuyển nếu có sự thay đổi, và bạn có thể lọc theo nhóm, kênh hoặc chiến dịch để tập trung vào những gì bạn cần. Nó thậm chí còn đồng bộ với Lịch Google hoặc Outlook, giúp lịch trình tiếp thị của bạn luôn khớp với nội dung trong Không gian Làm việc ClickUp của bạn.
Khi các chiến dịch ngày càng mở rộng, bạn cần sự rõ ràng và tốc độ cao hơn. Để làm được điều này, hãy chia nhỏ các công việc phức tạp thành các bước cụ thể và có thể thực hiện được.
Sử dụng Danh sách kiểm tra nhiệm vụ và các công việc con của ClickUp để biến mọi công việc thành một chuỗi công việc rõ ràng. Thay vì một công việc mơ hồ như “xây dựng trang đích”, bạn có thể tạo các mục trong danh sách kiểm tra hoặc công việc con như “viết nội dung trang chủ”, “thiết kế hình ảnh chính”, “xem xét các vấn đề pháp lý” hoặc “kiểm tra chất lượng biểu mẫu”. Mỗi mục có thể được giao cho một người cụ thể và được cập nhật theo thời gian thực khi hoàn thành.
📌 Ví dụ thực tế: Cách nhóm tiếp thị của chúng tôi chuyển từ việc tạo nội dung sang sản xuất nội dung nhờ ClickUp.
Tại ClickUp, nhóm tiếp thị của chúng tôi quản lý một quy trình sản xuất nội dung với khối lượng lớn — bao gồm blog, bản tin, hội thảo trực tuyến, video, chiến dịch truyền thông xã hội và ra mắt sản phẩm — tất cả đều được thực hiện trong cùng một Không gian Làm việc ClickUp.
Mỗi nội dung mới đều bắt đầu từ một công việc với danh sách kiểm tra sản xuất nội dung bao gồm các bước: nghiên cứu, lập dàn ý, soạn thảo, chỉnh sửa, yêu cầu thiết kế, cập nhật SEO và kiểm tra chất lượng (QA) cuối cùng. Mỗi bước đều có người phụ trách và thời hạn cụ thể, do đó không có bước nào bị bỏ sót.
Tất cả các bản tóm tắt, bản nháp, chủ đề phản hồi và các quyết định phê duyệt đều được lưu trữ trong ClickUp Docs, điều này có nghĩa là các nhà văn, nhà thiết kế và PMM có thể cộng tác theo thời gian thực mà không cần phải tìm kiếm các liên kết hay phiên bản cũ. Khi thời hạn thay đổi, nhóm sẽ sử dụng Chế độ xem Lịch để kéo và sắp xếp lại ngày xuất bản ngay lập tức.
Greg Swan, Quản lý Nội dung của ClickUp, chia sẻ một mẹo nhỏ:
Biến mọi công việc nội dung thành quy trình làm việc có thể lặp lại bằng cách sử dụng danh sách kiểm tra. Điều này giúp giảm thiểu việc làm lại và đảm bảo các nhà văn, nhà thiết kế và trình chỉnh sửa của bạn luôn phối hợp nhịp nhàng với nhau
Biến mọi công việc nội dung thành quy trình làm việc có thể lặp lại bằng cách sử dụng danh sách kiểm tra. Điều này giúp giảm thiểu công việc làm lại và đảm bảo các nhà văn, nhà thiết kế và trình chỉnh sửa luôn phối hợp nhịp nhàng với nhau
📚 Xem thêm: Cách nhóm tiếp thị của ClickUp sử dụng ClickUp
10. Quy trình làm việc tự động hóa
Bạn đã bao nhiêu lần phải dừng công việc đang làm chỉ để nhắc nhở ai đó về hạn chót, cập nhật trạng thái hoặc thúc đẩy tiến độ một công việc? Đúng vậy, bạn không phải là người duy nhất. Và đó chính là lúc tính năng nhắc nhở tự động phát huy tác dụng kỳ diệu!
Dữ liệu nghiên cứu của chúng tôi cho thấy 45% nhân viên trí thức đã từng cân nhắc việc sử dụng tự động hóa nhưng vẫn chưa dám thực hiện bước đầu tiên hướng tới tự động hóa. Điều gì khiến họ ngần ngại thực hiện bước đầu tiên hướng tới tự động hóa? Các yếu tố như giới hạn thời gian, sự băn khoăn về công cụ phù hợp nhất và quá nhiều lựa chọn khiến họ bối rối.
ClickUp giúp quá trình chuyển đổi này diễn ra suôn sẻ hơn. Với các tính năng Tự động hóa không cần viết mã và Trợ lý AI dễ dàng tạo dựng, bạn có thể nhanh chóng bắt đầu tự động hóa quy trình làm việc dựa trên AI.
Hãy bắt đầu với ClickUp tự động hóa để xử lý các công việc có thể dự đoán trước, chẳng hạn như:
- Giao công việc khi trạng thái thay đổi
- Gửi thông báo khi ngày đáo hạn thay đổi
- Chuyển yêu cầu đến nhóm phù hợp dựa trên Trường Tùy chỉnh
Những quy tắc này giúp hệ thống của bạn luôn nhất quán mà không cần ai phải theo dõi quá trình này liên tục.
Sau đó, hãy kết hợp với AI Super Agents — những đối tác tự động hóa thông minh của bạn. Chúng hiểu bối cảnh, không chỉ đơn thuần là các tín hiệu kích hoạt.
Thay vì phải xếp chồng các điều kiện và hành động, bạn chỉ cần mô tả kết quả mong muốn (“Gửi bản cập nhật cuộc họp hàng ngày”, “Báo cáo công việc quá hạn”, “Phân loại lỗi theo mức độ nghiêm trọng”), và Agent sẽ tự động xây dựng logic cho bạn. Agent có thể đọc các công việc, bình luận, cuộc hội thoại trên Chat và các trường thông tin để quyết định bước tiếp theo cần thực hiện.
Cuối cùng, các Agents có thể phân tích bối cảnh để đảm bảo các công việc, cập nhật và việc theo dõi được thực hiện mà không cần nỗ lực thủ công, tất cả đều tuân theo các hướng dẫn tùy chỉnh của bạn.
Khi kết hợp với nhau, tự động hóa + Agents + Brain tạo ra một không gian làm việc nơi công việc vẫn tiến triển ngay cả khi bạn không trực tiếp thúc đẩy — giúp giảm thiểu sự chậm trễ, lỗi và chi phí vận hành.
📌 Ví dụ thực tế: CEMEX, một nhà sản xuất và cung cấp xi măng toàn cầu, đã gặp khó khăn với các công việc thủ công và cần một nền tảng năng suất tất cả trong một để mở rộng quy mô hoạt động.
ClickUp đã giúp CEMEX tự động hóa các công việc như quy trình tiếp nhận dự án, giúp các nhóm bắt tay vào công việc nhanh hơn.
Kết quả là gì?
- Giảm 15% thời gian đưa sản phẩm ra thị trường
- Từ hàng giờ xuống còn vài giây cho việc bàn giao dự án
Điều này thật tuyệt vời vì toàn bộ nhóm đều theo dõi các công việc hàng ngày của mình trên ClickUp. ‘Trước khi có các tính năng tự động hóa, mỗi khi một biên tập viên hoàn thành một công việc, chúng tôi phải thông báo thủ công lên cấp trên rằng bản nội dung đã sẵn sàng. Quá trình đó có thể mất tới 36 giờ.
Điều này thật tuyệt vời vì toàn bộ nhóm đều theo dõi các công việc hàng ngày của mình trên ClickUp. ‘Trước khi có các tính năng tự động hóa, mỗi khi một biên tập viên hoàn thành một công việc, chúng tôi phải thông báo thủ công lên cấp trên rằng bản sao đã sẵn sàng. Quá trình đó có thể mất tới 36 giờ.
11. Hoạt động nội dung
Mọi nhà quản lý nội dung đều biết rằng công việc của họ có thể trở nên hỗn loạn. Giữa việc quản lý các tác giả, duyệt thiết kế và theo kịp các bản chỉnh sửa, việc hoàn thành đúng hạn luôn là một thách thức không ngừng.
ClickUp Docs giúp bạn quản lý toàn bộ vòng đời nội dung tại một nơi duy nhất — từ bản tóm tắt và dàn ý cho đến bản thảo cuối cùng. Các tác giả sẽ sử dụng ClickUp Docs để soạn thảo, trình chỉnh sửa có thể để lại nhận xét, và các bên liên quan sẽ phê duyệt thông qua các nhận xét và chỉnh sửa trực tiếp mà không cần chuyển đổi giữa các công cụ.
Với tính năng Brain² được tích hợp sẵn, bạn có thể tạo dàn ý, viết lại các phần nội dung, tóm tắt phản hồi và chuyển nội dung đã được phê duyệt trực tiếp thành các công việc kèm theo hạn chót và người được giao.
Đừng dừng lại ở đó. Hãy sử dụng Docs để tạo kho lưu trữ cho nhóm nội dung của bạn. Bao gồm các hướng dẫn phong cách, thư viện lời nhắc, tài sản thương hiệu và nhiều nội dung khác mà bất kỳ ai trong các bộ phận đều có thể sử dụng.
Khi brainstorming ý tưởng và chiến lược, bạn có thể sử dụng ClickUp Bảng trắng. Bảng vẽ kỹ thuật số này cho phép bạn trình bày trực quan lịch nội dung, hành trình người dùng, ý tưởng sáng tạo và quy trình làm việc.
Thêm ghi chú dán, kết nối các ý tưởng, chèn công việc hoặc tài liệu, và biến bất kỳ nút nào thành công việc có thể thực hiện được. Không còn những ý tưởng bị lãng quên hay các tệp kế hoạch rời rạc nữa. Chiến lược của bạn luôn song hành cùng quá trình thực thi.
📌 Ví dụ thực tế: Cách Nhà xuất bản Đại học Oxford vận hành các hoạt động nội dung toàn cầu với tám Super Agents
Oxford University Press, nhà xuất bản đại học lớn nhất thế giới, điều hành các hoạt động tiếp thị và nội dung tại Vương quốc Anh, Ấn Độ và Hoa Kỳ từ một Không gian Làm việc ClickUp duy nhất.
Các bản tóm tắt chiến dịch vốn trước đây mất từ hai đến ba giờ trao đổi qua lại nay chỉ mất chưa đầy 30 phút để hoàn thành, do Brain² soạn thảo. Tám “Siêu Đại lý” đảm nhận công đoạn kiểm duyệt: mỗi người phụ trách một nền tảng mạng xã hội chính, một người kiểm duyệt blog, một công cụ tạo văn bản thay thế (alt-text), một công cụ kiểm tra liên kết UTM, một người lập kế hoạch chiến dịch và một đại lý báo cáo Monday đã thay thế hoàn toàn cuộc họp cập nhật trạng thái hàng tuần.
Trong một sự kiện ra mắt dành cho giới học thuật tại ba thị trường gần đây, công cụ Campaign Planner của họ đã phát hiện ra hai trường hợp xung đột về thời hạn chỉ ba tuần trước khi chính thức đi vào hoạt động. Khi người kiểm duyệt mở một công việc, công việc cơ bản đã được hoàn thành.
“Các bộ phận Tiếp thị, Vận hành Web và các nhân viên của chúng tôi đều làm việc trong cùng một Không gian Làm việc ClickUp. Các bản tóm tắt, đánh giá trên mạng xã hội, cập nhật trạng thái — tất cả đều được tập trung tại một nơi. Chúng tôi đã ngừng tổ chức cuộc họp cập nhật trạng thái hàng tuần vì bản tóm tắt Monday đã thay thế cho nó. “Vartika Singh, Giám đốc Tiếp thị Cấp cao, Nhà xuất bản Đại học Oxford
12. Lập ngân sách và đang theo dõi tài chính
Việc cố gắng kiểm soát dòng tiền bằng các bảng tính rải rác và các quyết định phê duyệt vào phút chót chỉ khiến bạn mất tập trung. Ngược lại, ClickUp giúp bạn xây dựng một hệ thống lập ngân sách được thiết kế phù hợp với cách làm việc hiện tại của bạn.
Bất cứ lúc nào, bạn chỉ cần mở bảng điều khiển là có thể biết chính xác thời gian hoạt động còn lại tính theo tháng, bộ phận nào đang tiêu tốn ngân sách nhanh nhất và hóa đơn của nhà cung cấp nào đã quá hạn thanh toán.
Các tiện ích tài chính trong ClickUp dành cho nhóm tài chính hiển thị đường xu hướng MRR, chi tiêu của tháng trước so với ngân sách và dự báo chi phí sắp tới.
Chuyển sang Chế độ xem Bảng (Table View) của ClickUp khi bạn cần phân tích từng dòng một. Bắt đầu bằng cách thêm các cột tùy chỉnh cho các danh mục chi phí, người quản lý ngân sách, ngày đáo hạn và trạng thái thanh toán để sắp xếp chi tiêu chính xác theo nhu cầu của nhóm bạn.
Lọc và sắp xếp các hàng theo bộ phận hoặc nhà cung cấp để phát hiện xu hướng hoặc phát hiện các khoản chi phí trùng lặp trước khi chúng tích lũy. Khi có một khoản chi phí sẵn sàng để xem xét, hãy đính kèm hóa đơn trực tiếp vào hàng đó và gắn thẻ đồng nghiệp trong phần bình luận công việc để xin phê duyệt.
Có nhiều hơn một nhóm đang cạnh tranh để giành cùng một ngân sách? Hãy sử dụng ClickUp Danh mục đầu tư trong Bảng điều khiển của bạn để tổng hợp mọi dự án vào một chế độ xem rõ ràng.
Xem ai đang đi đúng tiến độ và ai đang tiêu tiền quá nhanh. Tập trung vào bất kỳ dự án nào để kiểm tra tiến độ ngân sách và đưa ra quyết định nhanh chóng mà không cần phải nghi ngờ về các số.
📌 Ví dụ thực tế: Một nhóm đã ghi nhận sự cải thiện đáng kể về năng suất nhờ Chế độ xem Bảng (Table View) là nhóm truyền thông xã hội của Cartoon Network.
Nhóm truyền thông xã hội của Cartoon Network từng gặp khó khăn do quy trình làm việc bị phân tán trên nhiều công cụ khác nhau. Việc quản lý các chiến dịch cho cả Cartoon Network và Warner Bros đồng nghĩa với việc phải liên tục chuyển đổi giữa các tác vụ và bỏ sót các chi tiết.
Với Chế độ xem Bảng (Table View) của ClickUp, họ giờ đây đang theo dõi tất cả các kênh tại một nơi, giúp việc quản lý thời hạn, tài nguyên và các ưu tiên trở nên dễ dàng hơn.
ClickUp có khả năng tùy chỉnh cao đến mức dù ai có nhu cầu gì đi chăng nữa, bạn cũng có thể tìm ra việc cần làm sao cho không ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống và phù hợp với tất cả mọi người. Có những tính năng như Chế độ xem Bảng mà chúng tôi thậm chí còn không biết rằng mình cần cho đến khi có chúng.
ClickUp có khả năng tùy chỉnh cao đến mức dù ai có nhu cầu gì đi chăng nữa, bạn cũng có thể tìm ra cách thực hiện việc cần làm mà không ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống, đồng thời vẫn phù hợp với mọi người. Có những tính năng như Chế độ xem Bảng mà chúng tôi thậm chí còn không biết rằng mình cần chúng cho đến khi có được chúng.
13. Cải tiến quy trình và kiểm toán
Các nhóm thường gặp khó khăn trong việc theo dõi cách các quy trình thực tế diễn ra so với cách chúng được thiết kế. Nếu thiếu tài liệu hướng dẫn hoặc quy trình được tổ chức bài bản, mọi người rất dễ bỏ qua các bước khi ưu tiên thay đổi.
ClickUp giúp bạn mang lại sự có tổ chức, tính hiển thị và trách nhiệm cho các quy trình của mình.
Hãy bắt đầu với các Trường Tùy chỉnh để thu thập chính xác những thông tin mà quá trình kiểm toán của bạn cần dựa vào — mức độ rủi ro, lý do trạng thái, người phụ trách quy trình, danh mục tuân thủ, liên kết bằng chứng hoặc bộ phận. Mỗi mục nhập đều được cấu trúc rõ ràng, có thể tìm kiếm và thống nhất giữa các nhóm.
Sau đó, nâng cao hiệu quả các cuộc kiểm toán của bạn với các Trường AI Tùy chỉnh. Các trường này không chỉ lưu trữ dữ liệu—mà còn giải thích dữ liệu đó. Chúng có thể tự động:
- Phát hiện thông tin thiếu (“Kiểm tra tuân thủ này không có tệp đính kèm”)
- Đánh giá mức độ rủi ro dựa trên nội dung công việc
- Tóm tắt các ghi chú kiểm toán dài thành các kết luận rõ ràng
- Phát hiện các mẫu bất thường, sự chậm trễ hoặc các lỗ hổng tuân thủ lặp lại
- Chấm điểm các công việc hoặc bài nộp/gửi dựa trên các tiêu chí do bạn xác định
Các AI Super Agents sau đó có thể củng cố kỷ luật quy trình bằng cách đánh dấu các công việc bị đình trệ, phát hiện các bước còn thiếu, chuyển công việc đến người phụ trách phù hợp và thông báo cho các kiểm toán viên khi bằng chứng được tải lên. Các AI Super Agents thậm chí có thể đọc nội dung của công việc và đánh dấu các điểm không nhất quán hoặc thông tin chưa đầy đủ trong quá trình kiểm toán.
Hãy xem video này để tìm hiểu cách các Super Agent của ClickUp hỗ trợ quản lý rủi ro dự án:
Để so sánh quy trình làm việc hiện tại với quy trình lý tưởng và hình dung những điểm xảy ra sự cố hoặc có khả năng xảy ra sự cố, bạn có thể sử dụng Bảng trắng.
📌 Ví dụ thực tế: Talent Plus, một công ty tư vấn nhân sự toàn cầu, cần một giải pháp hiệu quả hơn để đảm bảo hơn 100 thành viên trong nhóm luôn đồng bộ trong các dự án khách hàng diễn ra với tốc độ nhanh. Do các bộ phận khác nhau phải sử dụng nhiều công cụ rời rạc, thông tin cập nhật về công việc thường bị thất lạc, và ban lãnh đạo thường không có chế độ xem rõ ràng về tình trạng dự án.
ClickUp đã trở thành nguồn thông tin đáng tin cậy duy nhất của họ, và tính năng Bảng trắng đã tạo ra tác động lớn. Thay vì phải chuyển đổi giữa các ứng dụng vẽ sơ đồ và chuyển các ý tưởng thành công việc một cách thủ công, nhóm giờ đây có thể lập kế hoạch các quy trình tiêu chuẩn (SOP), brainstorming và xây dựng quy trình làm việc một cách trực quan ngay trong ClickUp.
Khi chúng tôi chuyển sang sử dụng ClickUp Bảng trắng, cuối cùng chúng tôi cũng có thể biến ý tưởng thành công việc ngay lập tức mà không cần các bước thêm. Điều này giúp chúng tôi tiết kiệm thời gian và đảm bảo mọi người đều đồng bộ với nhau.
Khi chúng tôi chuyển sang sử dụng ClickUp Bảng trắng, cuối cùng chúng tôi cũng có thể biến ý tưởng thành công việc ngay lập tức mà không cần các bước thừa. Điều này giúp chúng tôi tiết kiệm thời gian và đảm bảo mọi người đều đồng bộ thông tin.
14. CRM và công việc với khách hàng
Các hệ thống CRM truyền thống thường gò bó các nhóm của bạn vào các quy trình cứng nhắc và các giai đoạn bán hàng được định sẵn.
Nếu quy trình làm việc của bạn không phù hợp với cấu trúc sẵn có của ClickUp, bạn sẽ phải tìm cách "chỉnh sửa" hệ thống, xoay xở với các bảng tính bên ngoài, hoặc ghép nối các công cụ lại với nhau chỉ để quản lý các giao dịch, quá trình onboarding và giao tiếp với khách hàng.
Hoạt động tiếp thị diễn ra trên một nền tảng, bán hàng trên một nền tảng khác, và quá trình onboarding lại ở một nơi khác. Kết quả là dữ liệu bị phân mảnh và mất đi bối cảnh.
Mặt khác, hệ thống CRM của ClickUp lại thích ứng với quy trình làm việc của bạn.
- Hãy bắt đầu bằng việc xây dựng cơ sở dữ liệu khách hàng mà bạn thực sự cần
- Tạo các Trường Tùy chỉnh cho kích thước giao dịch, điều khoản hợp đồng, giai đoạn vòng đời, rủi ro gia hạn — bất kỳ yếu tố nào mà nhóm của bạn dựa vào
- Kết nối các công việc, tài liệu, tệp tin và tin nhắn để mọi tương tác với khách hàng đều được tập trung tại một nơi duy nhất
Bạn thậm chí có thể thiết lập mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc để xem các công việc onboarding kết nối như thế nào với các bước thiết lập sản phẩm hoặc thanh toán.
Sau đó, tối ưu hóa quy trình tiếp nhận thông tin với ClickUp Forms. Khách hàng có thể gửi yêu cầu, bản tóm tắt hoặc thông tin onboarding thông qua các biểu mẫu mang thương hiệu được hỗ trợ bởi logic điều kiện. Các phản hồi của họ sẽ tự động tạo công việc, gắn thẻ, chỉ định người chịu trách nhiệm và kích hoạt các quy trình tự động hóa mà không cần phân loại thủ công.
Dù bạn đang quản lý khách hàng tiềm năng, gia hạn hợp đồng hay dịch vụ hậu mãi, ClickUp đều cung cấp cho bạn một hệ thống CRM kết nối và linh hoạt, có khả năng thích ứng với toàn bộ chu kỳ đời sống khách hàng từ giai đoạn khách hàng tiềm năng → quy trình bán hàng → quá trình tiếp nhận khách hàng → quản lý tài khoản liên tục.
📌 Ví dụ thực tế: Cách Pharmacy Mentor phục vụ 200 khách hàng chỉ với nhóm 3 người
Pharmacy Mentor, một công ty tiếp thị chuyên phục vụ các hiệu thuốc cộng đồng, có ba nhân viên phụ trách 200 khách hàng nhưng phải làm việc trên các Tài liệu Google, Trello và một hệ thống CRM độc lập nằm rải rác. Các dự án của khách hàng bị trùng lặp, tiến độ công việc không được theo dõi rõ ràng và chỉ có 20% khách hàng trả lời bảng câu hỏi ban đầu.
Họ đã hợp nhất mọi thứ vào ClickUp làm nền tảng CRM và quản lý dự án của mình. ClickUp Forms đã thay thế các biểu mẫu cũ và nâng tỷ lệ phản hồi của khách hàng từ 20% lên 80%. Các quy trình tự động hóa gửi email cập nhật để mọi người luôn nắm bắt được tình hình. Thẻ Khách hàng Tổng quan cung cấp cho các chuyên viên tài khoản chế độ xem tổng quan về mọi điểm tiếp xúc, trong khi Bảng điều khiển hiển thị tình trạng khách hàng, các dự án sắp tới và khối lượng công việc của từng chuyên viên tài khoản chỉ trong nháy mắt. Các dự án của khách hàng hiện nay chỉ cần ít hơn 20% số lần sửa đổi, và năng suất của nhóm đã tăng gấp đôi.
“ClickUp đã giúp kinh doanh của chúng tôi trở nên có năng suất hơn rất nhiều, tiết kiệm thời gian, giảm bớt các cuộc họp không cần thiết và nâng cao đáng kể sự hài lòng của nhân viên và khách hàng. ”Lewis Norwood, Trưởng bộ phận Quan hệ Khách hàng, Pharmacy Mentor
📚 Xem thêm: Cách sử dụng ClickUp Biểu mẫu
15. Lập kế hoạch sự kiện và hậu cần
Khi các sự kiện được tổ chức dựa trên bảng tính và các cuộc trò chuyện rời rạc, rất nhiều sự cố có thể xảy ra. Đầu tiên, bạn có thể đặt lịch trùng lặp với các nhà cung cấp. Hoặc quên thông báo cho một thành viên trong nhóm về một thay đổi quan trọng, dẫn đến tình trạng hỗn loạn vào phút chót.
Nền tảng Quản lý Sự kiện của ClickUp tích hợp mọi khía cạnh của một sự kiện vào một hệ thống kết nối chặt chẽ. Nhóm của bạn sẽ luôn phối hợp nhịp nhàng từ giai đoạn lập kế hoạch trước sự kiện cho đến khâu tổng kết sau sự kiện.
Các công cụ Quản lý thời gian giúp bạn tuân thủ tiến độ. Chia các sự kiện lớn thành các công việc có cấu trúc với ngày bắt đầu và ngày đáo hạn, đồng thời chỉ định người được giao để xác định rõ ai là người có quyền sở hữu. Theo dõi giờ làm việc tính phí, ghi lại thời gian chuẩn bị bằng tính năng theo dõi thời gian toàn cầu, và sử dụng ước lượng thời gian để cài đặt kỳ vọng chính xác với khách hàng và đối tác.
Sau đó, với tính năng "Phụ thuộc công việc", hãy thiết lập thứ tự thực hiện các công việc. Sử dụng tính năng "Mức độ ưu tiên" và "Danh sách kiểm tra công việc ClickUp " để đội ngũ của bạn biết rõ việc nào cần làm trước và việc nào có thể hoãn lại.
Dù bạn đang kiểm tra thời gian đến của nhà cung cấp, cập nhật các công việc trong kế hoạch sự kiện hay phê duyệt những thay đổi vào phút chót, ứng dụng di động của ClickUp sẽ giúp bạn luôn truy cập được kế hoạch sự kiện của mình.
📌 Ví dụ thực tế: Cách Convene quản lý các sự kiện có nhiều khách hàng trong ClickUp
Convene, một công ty chuyên quản lý các giải pháp cuộc họp và không gian làm việc tại nhiều địa điểm khác nhau, đã áp dụng ClickUp để tập hợp 200 chuyên gia từ các bộ phận khác nhau vào một không gian làm việc chung dành cho việc lập kế hoạch sự kiện.
Các mẫu có thể tùy chỉnh mang lại trải nghiệm nhất quán cho khách hàng trên tất cả các dự án, từ giai đoạn lập kế hoạch ban đầu đến ngày thực hiện. Tính năng theo dõi thời gian giúp dự báo tiến độ dự án và cải thiện dòng thời gian hoàn thành.
Kết quả: Giảm số lượng cuộc họp điều phối, tối ưu hóa thông tin sự kiện và đảm bảo chất lượng đồng nhất trên tất cả các địa điểm.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng Mẫu Quản lý Sự kiện của ClickUp để xử lý các khía cạnh phức tạp của các sự kiện thực tế
16. Hướng dẫn sử dụng và đào tạo
Bạn muốn nhân viên mới nhanh chóng bắt nhịp công việc và không phải lãng phí thời gian để tổng hợp thông tin từ các tệp tin rải rác?
Sử dụng ClickUp Docs để soạn thảo cẩm nang, hướng dẫn từng bước hoặc ghi chú dự án ngay tại nơi công việc diễn ra. Liên kết Docs trực tiếp với các công việc để bất kỳ ai cũng có thể hiểu lý do đằng sau công việc họ đang làm mà không cần phải chuyển đổi giữa các công cụ.
Bạn cũng có thể tập hợp các tài liệu liên quan lại với nhau để xây dựng các trang wiki động, luôn phát triển và cập nhật theo sự phát triển của nhóm.
🎥 Phần thưởng: Nếu bạn đang tạo một cơ sở kiến thức nội bộ lần đầu tiên, video này sẽ hướng dẫn bạn cách tạo cơ sở kiến thức đó bằng ClickUp.
Sau khi bạn hoàn tất các tài liệu này, hãy tạo các quy trình tự động hóa ClickUp để xử lý phần còn lại. Ngay khi có người tham gia, các công việc của họ sẽ tự động được khởi chạy.
Các thông điệp chào mừng, các bước cần thực hiện trong ngày đầu tiên và các nhắc nhở đều được thực hiện đúng tiến độ mà bạn không cần phải theo dõi từng việc. Mọi người đều biết mình cần làm gì tiếp theo, và bạn sẽ có thêm thời gian để thực sự giúp họ hòa nhập vào công việc.
📌 Ví dụ: Một nhóm nhân sự tối ưu hóa hoạt động nhờ ClickUp và giảm bớt tình trạng lộn xộn do các quy trình làm việc (SOP) phân tán và những câu hỏi liên tục từ nhân viên.
Họ soạn thảo các quy trình tuyển dụng, danh sách kiểm tra quá trình nhập môn và các quy trình tiêu chuẩn (SOP) về tuân thủ bằng Brain², công cụ này tự động trích xuất ngôn ngữ và tiêu chuẩn từ các tài liệu nhân sự hiện có của họ.
Tất cả các SOP đã được phê duyệt đều được lưu trữ trong ClickUp Docs, được sắp xếp gọn gàng với các trang dành riêng cho tuyển dụng, chế độ phúc lợi, đào tạo và đánh giá hiệu suất. Khi chính sách thay đổi, bộ phận Nhân sự chỉ cần cập nhật tài liệu một lần, và mọi nhóm sẽ ngay lập tức xem được phiên bản mới nhất.
Trong quá trình đào tạo và hoạt động hàng ngày, nhân viên dựa vào Brain² với tính năng Tìm kiếm Doanh nghiệp để nhận được câu trả lời ngay lập tức. Họ có thể đặt các câu hỏi như “Quy trình phê duyệt nghỉ phép của chúng ta là gì?” hoặc “Tôi tìm biểu mẫu tài sản CNTT ở đâu?” và AI sẽ tìm ra chính sách cụ thể, liên kết tài liệu và các bước tiếp theo dựa trên ngữ cảnh.
17. Ra mắt sản phẩm
Bạn có từng trải qua cảm giác khi ngày ra mắt chỉ còn vài ngày nữa, nhưng công việc chỉnh sửa nội dung vào phút chót hoặc khắc phục một lỗi kỹ thuật đang cản trở toàn bộ tiến độ vẫn còn nhiều?
Tính năng Bản đồ Tư duy (Mind Maps) của ClickUp giúp các nhóm phát triển phần mềm tổng hợp mọi yếu tố thành một kế hoạch rõ ràng, từ ghi chú thử nghiệm beta cho đến các bài đăng quảng bá cuối cùng.
Bạn có thể bắt đầu với một bản đồ tư duy trống để ghi lại các ý tưởng về tính năng, công việc, các bước của chiến dịch và bất kỳ ý tưởng ngẫu hứng nào từ nhóm của bạn. Khi các nhánh phát triển, bạn có thể kéo và thả chúng để định hình kế hoạch và kết nối các phần liên quan. Khi đã sẵn sàng, bạn có thể chuyển bất kỳ nhánh nào thành một Nhiệm vụ ClickUp thực sự ngay từ bản đồ.
Khi các công việc đã bắt đầu được triển khai, tính năng Mối quan hệ phụ thuộc của ClickUp sẽ giúp kế hoạch của bạn luôn đồng bộ. Đánh dấu các công việc là đang chờ công việc khác khi có việc cần phải hoàn thành trước, gắn cờ yếu tố cản trở khiến bước tiếp theo bị đình trệ, hoặc liên kết các công việc có liên quan để có bối cảnh rõ ràng hơn.
Khi thời hạn thay đổi (vì điều này luôn xảy ra), ClickApp “Reschedule Dependencies” của ClickUp sẽ tự động điều chỉnh các ngày bắt đầu và ngày đáo hạn liên quan cho phù hợp. Vì vậy, nếu tệp thiết kế cuối cùng của bạn bị trì hoãn một tuần, các bước tiếp theo cũng sẽ được dời lại mà không cần cập nhật thủ công.
📌 Ví dụ thực tế: Cách Lulu Press phối hợp giữa bộ phận sản phẩm, phát triển và tiếp thị cho mỗi lần ra mắt sản phẩm
Lulu Press, một nền tảng tự xuất bản phục vụ các người tạo tại hơn 225 quốc gia, trước đây đã triển khai các chiến dịch phát triển sản phẩm và tiếp thị trên cả Jira và Basecamp. Việc cập nhật trạng thái thủ công, các yêu cầu phân tán qua email và trò chuyện, cùng với các quy trình làm việc rời rạc đã làm chậm trễ mọi đợt phát hành.
Sau khi hợp nhất vào ClickUp thông qua tích hợp với GitLab, khả năng hiển thị công việc giữa các nhóm đã được cải thiện ngay lập tức. Các bộ phận Sản phẩm, Phát triển và Tiếp thị nay làm việc trên cùng một không gian làm việc kết nối, nơi mỗi bản phát hành đều có dòng thời gian chung, người chịu trách nhiệm rõ ràng và quy trình bàn giao tự động hóa.
Nhóm đã ghi nhận mức tăng 12% về hiệu suất công việc và tỷ lệ áp dụng đạt 100% trên toàn công ty.
18. Hoạt động dịch vụ và hỗ trợ
Hãy hỏi bất kỳ người quản lý hỗ trợ nào điều gì khiến họ mất ngủ, họ sẽ trả lời là “hiển thị”. Vấn đề nào đang bị tắc nghẽn? Hay đã được chuyển lên cấp trên? Vấn đề nào sắp vi phạm SLA?
Khi các thông tin này nằm rải rác trên nhiều nền tảng khác nhau, báo cáo sẽ mất đi tính rõ ràng và trở thành việc phỏng đoán.
Phần mềm Quản lý Dự án Dịch vụ Khách hàng của ClickUp giúp tập trung quy trình hỗ trợ khách hàng của bạn vào một không gian thống nhất.
ClickUp tích hợp với hơn 1.000 công cụ, bao gồm Intercom, Zendesk, Help Scout, Gmail và Slack, đảm bảo các phiếu yêu cầu được chuyển đổi thành các nhiệm vụ ClickUp.
Từ đó, tính năng " Multiple Assignees" (Nhiều người được giao công việc) cho phép các nhóm cộng tác giải quyết các vấn đề phức tạp (như các công việc liên quan đến thanh toán, kỹ thuật và tuân thủ) mà không cần chia nhỏ một phiếu yêu cầu thành nhiều bản sao không cần thiết. Mọi người đều có thể xem ai chịu trách nhiệm về việc gì, và các cập nhật tiến độ được tập trung tại một nơi duy nhất.
Sử dụng Thẻ Nhiệm vụ (Task Tags) để phân loại các vấn đề ngay lập tức (rủi ro vi phạm SLA, yêu cầu hoàn tiền, lỗi P1, khách hàng VIP). Sau đó, thêm Mức độ ưu tiên công việc (Task Priorities) để các nhân viên hỗ trợ biết được những việc cần xử lý ngay lập tức, những việc có thể hoãn lại và những việc cần báo cáo lên cấp trên.
Nếu đội ngũ hỗ trợ của bạn đang bị quá tải với lượng yêu cầu hỗ trợ, đã đến lúc sử dụng các nhân viên chăm sóc khách hàng AI để giảm bớt các công việc lặp đi lặp lại.
📌 Ví dụ thực tế: Cách Guardian Angel Carers quản lý dịch vụ hỗ trợ tại 18 nhánh nhượng quyền
Guardian Angel Carers điều phối hơn 500 nhân viên chăm sóc tại 18 nhánh chăm sóc tại nhà do các chủ sở hữu riêng biệt quản lý trên khắp Vương quốc Anh. Các truy vấn hỗ trợ, thắc mắc về tuân thủ và đánh giá hiệu suất trước đây thường được lưu trữ trong hộp thư đến chung trên Outlook, các bảng tính và ghi chú viết tay.
Giờ đây, mọi truy vấn đều được xử lý qua quy trình làm việc được theo dõi trên ClickUp với các trạng thái tùy chỉnh (đã phân công, đang chờ phản hồi, đã giải quyết), trường mức độ khẩn cấp, nhánh khởi tạo và ngày đáo hạn. Một Siêu Nhân Viên sẽ tự động lập báo cáo hiệu suất hàng tuần vào lúc 4:30 chiều thứ Sáu hàng tuần. Mỗi nhánh đều có Không gian riêng với các bảng điều khiển hiển thị nguồn khách hàng tiềm năng, tỷ lệ chuyển đổi và hướng chi tiêu tiếp thị tiếp theo.
“Trước đây, các truy vấn hỗ trợ thường được lưu trữ trong hộp thư đến chung trên Outlook, các bảng tính ngày càng phình to và danh sách công việc viết tay của tôi. Việc hợp nhất tất cả 18 nhánh vào một Không gian Làm việc ClickUp đã mang lại cho chúng tôi một hệ thống lưu trữ duy nhất và giúp đảm bảo tính nhất quán. ”
Tyler, Bộ phận Hoạt động Toàn quốc, Guardian Angel Carers
19. Tuân thủ và sẵn sàng cho kiểm toán
Hãy quên đi việc phải lục lọi các thư mục cũ và những email rải rác chỉ để trả lời một câu hỏi kiểm toán đơn giản. Với ClickUp, mọi chính sách, quyết định phê duyệt và cập nhật quy trình kiểm soát đều được lưu trữ trong một hệ thống duy nhất, có cấu trúc, luôn được cập nhật và có thể truy vết.
Dưới đây là cách ClickUp giúp tài liệu kiểm toán và tuân thủ của bạn luôn sẵn sàng cho quá trình kiểm toán:
- Thiết lập các quyền truy cập nâng cao để kiểm soát ai có thể xem, bình luận hoặc chỉnh sửa các thư mục và tài liệu nhạy cảm. Ví dụ: bạn có thể cấp quyền truy cập đầy đủ cho nhóm tuân thủ nhưng giới hạn quyền của những người khác ở chế độ xem, để đảm bảo không có thông tin quan trọng nào bị thay đổi do vô tình.
- Nếu có bản cập nhật, Nhật ký Hoạt động sẽ theo dõi mọi thay đổi một cách chi tiết. Bạn sẽ luôn biết ai đã thực hiện chỉnh sửa và vào thời điểm nào
Nếu bạn là người hay quên các công việc kiểm tra định kỳ, tính năng Nhiệm vụ Lặp lại (Recurring Tasks) của ClickUp sẽ giúp bạn chủ động chuẩn bị trước khi một cuộc kiểm toán bất ngờ xảy ra. Tạo các công việc như gia hạn giấy phép, rà soát chính sách hoặc kiểm tra an toàn được lặp lại theo lịch trình do bạn chọn.
Các công việc sẽ tự động được tạo lại khi được đánh dấu là đã hoàn thành hoặc xuất hiện tự động vào một ngày đã định. Với tính năng Thông báo của ClickUp, nhóm của bạn sẽ nhận được nhắc nhở ngay trong hộp thư đến hoặc trực tiếp trên ClickUp, giúp mọi người luôn đi đúng tiến độ.
📌 Ví dụ thực tế: Cách Magical Moments ABA vận hành các hoạt động tuân thủ HIPAA trên bốn tiểu bang
Magical Moments, một tổ chức chuyên về liệu pháp Phân tích Hành vi Ứng dụng (ABA), cung cấp các dịch vụ lâm sàng tại Indiana, Georgia, Virginia và North Carolina với 71 người dùng ClickUp trên gói Enterprise.
Mọi quy trình làm việc phi lâm sàng (tiếp nhận khách hàng, tuyển dụng nhân tài, bố trí nhân sự, đảm bảo chất lượng, tương tác cộng đồng trên nhiều bang) đều được thực hiện trong ClickUp, trong khi dữ liệu lâm sàng nhạy cảm vẫn được lưu trữ trong hệ thống hồ sơ y tế điện tử (EMR) của họ. Hai hệ thống này kết nối với nhau qua API mà không làm ảnh hưởng đến tính bảo mật của bất kỳ hệ thống nào.
Tính tuân thủ HIPAA của ClickUp Enterprise đảm nhận phần vận hành, và sự tách biệt giữa các hệ thống có nghĩa là khả năng sẵn sàng cho kiểm toán đã được tích hợp sẵn vào quy trình làm việc, chứ không phải được thêm vào sau này.
“Chúng tôi xử lý dữ liệu nhạy cảm của khách hàng trên bốn tiểu bang, vì vậy việc tuân thủ HIPAA là bắt buộc. ClickUp Enterprise đáp ứng yêu cầu này đồng thời vẫn lưu giữ các kết quả lâm sàng trong hệ thống hồ sơ y tế điện tử (EMR) của chúng tôi. Mỗi hệ thống đều thực hiện đúng chức năng được thiết kế. ”Jacob, Bộ phận Vận hành, Magical Moments ABA
“Chúng tôi xử lý dữ liệu nhạy cảm của khách hàng trên phạm vi bốn tiểu bang, vì vậy việc tuân thủ HIPAA là bắt buộc. ClickUp Enterprise đáp ứng yêu cầu này đồng thời vẫn lưu giữ các kết quả lâm sàng trong hệ thống hồ sơ y tế điện tử (EMR) của chúng tôi. Mỗi hệ thống đều thực hiện đúng chức năng được thiết kế. ”Jacob, Bộ phận Vận hành, Magical Moments ABA
20. Quản lý thiết kế
Điều cuối cùng bạn muốn là nhóm thiết kế của mình bị mắc kẹt trong các chu kỳ đánh giá kéo dài vô tận, các ưu tiên không rõ ràng và phản hồi rời rạc.
Nền tảng quản lý dự án thiết kế ClickUp sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này.
Sử dụng tính năng Proofing để chú thích hình ảnh, video, tệp PDF và tệp xuất từ Figma ngay trực tiếp trong ClickUp.
Với Chế độ xem Khối lượng công việc (Workload View), các nhà quản lý thiết kế có thể ngay lập tức biết được ai đang quá tải, ai còn khả năng xử lý và những điểm tắc nghẽn đang hình thành ở đâu. Điều này giúp phân công công việc một cách công bằng và phát hiện vấn đề sớm, đặc biệt là trong các đợt triển khai chiến dịch quy mô lớn hoặc ra mắt sản phẩm.
Các thành viên trong nhóm có thể sử dụng Brain² để tạo ra các hình ảnh ý tưởng, các yếu tố cho bảng cảm hứng và các bản phác thảo trực quan nhanh chóng. Công cụ này rất phù hợp cho các buổi brainstorming ở giai đoạn đầu, các biến thể A/B hoặc các tài nguyên tạm thời, sau đó có thể được các nhà thiết kế tinh chỉnh thêm.
⭐ Mẹo hay: Sử dụng tính năng Voice Clips trong các buổi đánh giá thiết kế. Ghi âm một đoạn hướng dẫn ngắn giải thích các quyết định về bố cục hoặc lựa chọn hiệu ứng chuyển động, và để ClickUp tự động chuyển đổi thành văn bản, giúp các copywriter, quản lý dự án (PM) và lập trình viên nắm bắt được toàn bộ bối cảnh mà không cần phải có cuộc họp.
📌 Ví dụ thực tế: Cách RedCube Creative quản lý thiết kế, sản xuất và triển khai web trong một không gian làm việc duy nhất
RedCube Creative, một công ty thiết kế và sản xuất đa phương tiện tại Georgia, trước đây đã sử dụng Slack và Monday để quản lý các hoạt động sản xuất ảnh/video, phát triển web và thiết kế đồ họa. Trạng thái dự án chỉ nằm trong đầu người quản lý dự án, các chi tiết thường bị bỏ sót khi chuyển đổi giữa các công cụ, và việc đảm bảo mọi người luôn đồng bộ trở thành một gánh nặng riêng biệt.
Sau khi chuyển sang ClickUp, các nhóm web, sản xuất và thiết kế làm việc trên cùng một không gian làm việc chung. Các bảng điều khiển (dashboard) cho phép chế độ xem tổng quan ngay lập tức về tất cả các dự án đang thực hiện cho khách hàng trên mọi lĩnh vực sáng tạo. Tính năng trò chuyện (Chat) đã thay thế Slack cho việc giao tiếp nội bộ, và thời gian quản lý dự án đã giảm gần nửa ngày mỗi người mỗi ngày. Quá trình chuyển đổi này chỉ mất hai tuần.
“Trong suốt 8 năm hoạt động, ClickUp là nền tảng quản lý dự án và giao tiếp có nhiều tính năng nhất với mức giá hợp lý mà chúng tôi từng sử dụng. ”
Kevin Hemphill, Quản lý dự án, RedCube Creative
ClickUp có miễn phí không? Giải thích về các kế hoạch dịch vụ và giá cả
Đúng vậy. ClickUp cung cấp gói Miễn phí vĩnh viễn với số lượng công việc không giới hạn, số lượng thành viên không giới hạn, tài liệu cộng tác, Lịch, bảng Kanban, Quản lý Sprint và quyền truy cập dùng thử các tính năng AI của Brain². Không cần thẻ tín dụng, không giới hạn thời gian.
Khi nhóm của bạn phát triển vượt quá giới hạn của gói miễn phí, các kế hoạch trả phí sẽ mở khóa thêm dung lượng lưu trữ, tính năng tự động hóa, tích hợp và các quyền kiểm soát của quản trị viên:
Brain² AI có sẵn dưới dạng tiện ích bổ sung trên mọi kế hoạch trả phí. Tiện ích bổ sung Brain AI (9 USD/người dùng/tháng) bao gồm các cuộc hội thoại Brain² không giới hạn, quyền truy cập vào các mô hình cao cấp (Claude, GPT, Gemini) và 1.500 AI Super Credits cho mỗi người dùng mỗi tháng. Tiện ích bổ sung Everything AI (28 USD/người dùng/tháng) kết hợp AI Notetaker, AI Fields, số tín dụng Super Agent mở rộng và nhiều tính năng khác.
Các không gian làm việc miễn phí vĩnh viễn sẽ được quyền truy cập dùng thử Brain² (25 lần sử dụng cho mỗi không gian làm việc) và 500 AI Super Credits để thử nghiệm Super Agents, AI Cards và các tính năng AI cao cấp khác trước khi quyết định đăng ký kế hoạch trả phí.
Ưu điểm, nhược điểm và giới hạn của ClickUp
Điểm nổi bật của ClickUp:
- Tích hợp: Công việc, tài liệu, trò chuyện, bảng điều khiển và AI trong một không gian làm việc duy nhất. Nhóm thường thay thế 3 công cụ trở lên sau khi chuyển sang sử dụng ClickUp
- Tùy chỉnh: Trạng thái, Trường Tùy chỉnh, Loại công việc, chế độ xem và Tự động hóa đều thích ứng với cách làm việc của nhóm bạn, chứ không phải ngược lại
- Trí tuệ nhân tạo (AI) được tích hợp trực tiếp vào quy trình làm việc: Brain² không phải là một chatbot được gắn thêm. Nó hoạt động ngay trong các công việc, tài liệu và cuộc trò chuyện của bạn với bối cảnh đầy đủ của không gian làm việc, do đó cung cấp các câu trả lời dựa trên công việc thực tế của bạn.
- Gói miễn phí thực sự hữu ích: Số lượng công việc và thành viên không giới hạn với mức giá 0 USD là điều hiếm thấy trong phân khúc này. Hầu hết các đối thủ cạnh tranh đều giới hạn các tính năng cơ bản hoặc đặt giới hạn số lượng người dùng
Những điều cần biết trước khi bắt đầu:
- Có rất nhiều điều để khám phá: ClickUp sở hữu nhiều tính năng hơn hầu hết các công cụ làm việc khác, vì vậy các nhóm chuyển từ các ứng dụng đơn giản hơn như Trello hoặc Todoist có thể cần vài ngày để làm quen. Các mẫu có sẵn, hướng dẫn thiết lập và Brain² giúp quá trình này diễn ra nhanh chóng hơn so với trước đây
- Thiết lập là yếu tố quyết định: Các nhóm tận dụng ClickUp hiệu quả nhất chính là những nhóm dành thời gian để cấu hình các không gian, trạng thái và tự động hóa. Mẫu khởi động nhanh giúp bạn bắt đầu sử dụng chỉ trong vài phút, và bạn có thể tinh chỉnh dần trong quá trình sử dụng
- Dung lượng lưu trữ trên gói Miễn phí vĩnh viễn có giới hạn: Gói Miễn phí vĩnh viễn giới hạn dung lượng lưu trữ ở mức 60MB, phù hợp cho các dự án đơn giản. Các nhóm làm việc với hình ảnh, tệp PDF hoặc tệp thiết kế nên nâng cấp lên Gói Không giới hạn để có dung lượng lưu trữ không giới hạn
- Full AI là một tiện ích bổ sung có tính phí: Mọi kế hoạch đều bao gồm quyền truy cập dùng thử Brain², nhưng để sử dụng các tính năng AI không giới hạn (Super Agents, AI Notetaker, các mô hình cao cấp), bạn cần đăng ký kế hoạch có tính phí kèm theo tiện ích bổ sung AI với giá khởi điểm từ 9 USD/người dùng/tháng
- Được thiết kế dành cho các nhóm, không chỉ đơn thuần là danh sách việc cần làm: ClickUp được thiết kế dành cho các nhóm, giúp hợp nhất nhiều công cụ khác nhau vào một Không gian Làm việc duy nhất. Nếu bạn chỉ cần một ứng dụng danh sách việc cần làm cá nhân, có thể hiện tại nó sẽ cung cấp nhiều tính năng hơn mức bạn cần, nhưng nó sẽ sẵn sàng đáp ứng khi nhu cầu của bạn tăng lên
Tóm lại: ClickUp mang lại lợi ích cho những nhóm sẵn sàng dành một chút thời gian để thiết lập. Nếu bạn đang muốn thay thế một hệ thống các công cụ rời rạc và muốn tập trung mọi thứ vào một nơi duy nhất, thì thời gian đầu tư đó sẽ nhanh chóng mang lại hiệu quả.
ClickUp có tốt hơn Asana, Notion và Trello không?
Hãy cùng xem ClickUp so sánh như thế nào với các công cụ quản lý dự án khác.
| Tính năng | ClickUp | Asana | Notion | Trello |
| Các chế độ xem công việc | Hơn 15 chế độ xem, bao gồm Gantt, Kanban, Lịch, Danh sách công việc, Bản đồ Tư duy và nhiều hơn nữa | Danh sách công việc, Bảng, Lịch, Dòng thời gian | Bảng, Danh sách công việc, Lịch (không có dòng thời gian/Gantt tích hợp sẵn) | Bảng Kanban tích hợp sẵn, Lịch và các tính năng khác (thông qua Power-Ups) |
| Theo dõi thời gian | Tính năng theo dõi thời gian và ước lượng thời gian tích hợp sẵn | Có sẵn trong các gói Premium và Gói Doanh nghiệp | Không có tính năng theo dõi thời gian tích hợp sẵn; có thể tích hợp với các công cụ của bên thứ ba | Có sẵn thông qua Power-Ups (ví dụ: Time Doctor, Harvest) |
| Tài liệu và Wiki | Các tính năng tích hợp sẵn: Tài liệu, Sổ ghi chú và Bảng trắng | Có giới hạn; chủ yếu tập trung vào công việc | Khả năng tài liệu hóa mạnh mẽ với định dạng văn bản phong phú | Giới hạn; có thể sử dụng tệp đính kèm hoặc liên kết đến tài liệu bên ngoài |
| Tự động hóa | Tự động hóa nâng cao với logic điều kiện và các kích hoạt tùy chỉnh | Các tính năng tự động hóa cơ bản trong gói Premium và Gói Doanh nghiệp | Không có tính năng tự động hóa tích hợp sẵn; có thể tích hợp với các công cụ của bên thứ ba | Tự động hóa Butler (có sẵn trong các gói Business Class và Gói Enterprise) |
| Theo dõi mục tiêu | Tính năng Mục tiêu tích hợp sẵn với các mục tiêu có thể đo lường và theo dõi tiến độ | Có sẵn trong các gói Premium và Gói Doanh nghiệp | Không có tính năng theo dõi mục tiêu tích hợp sẵn; có thể tạo cơ sở dữ liệu tùy chỉnh để theo dõi mục tiêu | Không có tính năng theo dõi mục tiêu tích hợp sẵn; có thể sử dụng Power-Ups hoặc các công cụ bên ngoài |
| Sprints/Agile | Hỗ trợ đầy đủ cho các quy trình làm việc Agile, bao gồm kế hoạch sprint, danh sách công việc tồn đọng (backlog) và biểu đồ tiến độ (burndown) | Các tính năng Agile có giới hạn; có thể sử dụng Dòng thời gian và Bảng cho các quy trình làm việc Agile cơ bản | Không hỗ trợ Agile tích hợp sẵn; có thể tạo quy trình làm việc tùy chỉnh bằng cách sử dụng cơ sở dữ liệu và các mẫu có sẵn | Hỗ trợ Agile giới hạn; có thể sử dụng các tiện ích mở rộng (Power-Ups) như Agile Cards hoặc Corrello |
| Quản lý tài nguyên | Quản lý khối lượng công việc, lập kế hoạch năng lực và phân bổ nguồn lực tích hợp sẵn | Có sẵn trong các gói Doanh nghiệp và Enterprise | Không có tính năng quản lý tài nguyên tích hợp sẵn | Có sẵn thông qua các tiện ích mở rộng (ví dụ: TeamGantt, Placker) |
| Tích hợp | Hơn 1.000 tích hợp, bao gồm Slack, Google Drive, Zoom, Microsoft Teams và nhiều ứng dụng khác | Tích hợp với các công cụ phổ biến như Slack, Google Drive, Microsoft Teams và nhiều công cụ khác | Số lượng tích hợp giới hạn; có thể kết nối với các công cụ như Slack, Google Drive và GitHub thông qua API hoặc Zapier | Tích hợp với các công cụ như Slack, Google Drive, Microsoft Teams và nhiều công cụ khác thông qua Power-Ups |
| Giá cả* | Có kế hoạch miễn phí; các kế hoạch trả phí bắt đầu từ 7 USD mỗi người dùng/tháng | Có kế hoạch miễn phí; các kế hoạch trả phí bắt đầu từ 10,99 USD mỗi người dùng/tháng | Có kế hoạch miễn phí; các kế hoạch trả phí bắt đầu từ 8 USD/người dùng/tháng | Có kế hoạch miễn phí; các kế hoạch trả phí bắt đầu từ 5 USD/người dùng/tháng |
Cách bắt đầu sử dụng ClickUp
Bắt đầu sử dụng ClickUp rất đơn giản.
Hãy đăng ký một tài khoản miễn phí và mời một vài đồng nghiệp tham gia để bạn không phải khám phá một mình. Chúng tôi cam kết giao diện thân thiện với người dùng này không đòi hỏi thời gian làm quen.
Tiếp theo, hãy tạo Không gian đầu tiên của bạn: hãy coi nó như một “trụ sở chính” cho một dự án, bộ phận hoặc công việc của khách hàng. Thêm một vài Thư mục và Danh sách công việc vào bên trong để phân chia công việc chi tiết hơn. Các công việc của bạn sẽ được lưu trữ tại đây, sẵn sàng để bạn sắp xếp theo cách bạn muốn.
Hãy thử các chế độ xem khác nhau như Xem dạng danh sách, Bảng hoặc Lịch để xem bố cục nào phù hợp nhất với phong cách của bạn. Đừng ngần ngại thử nghiệm; bạn luôn có thể thay đổi sau này.
Muốn tăng hiệu quả hơn nữa? Hãy bật tính năng Brain² để được hỗ trợ thiết lập không gian làm việc. Tính năng này có thể tạo danh sách công việc và công việc, gán trạng thái phù hợp và cung cấp một quy trình làm việc hoàn chỉnh được tùy chỉnh theo sở thích của bạn.
Cuối cùng, hãy kết nối các công cụ yêu thích của bạn, mời các thành viên còn lại trong nhóm và bắt tay vào làm việc ngay. Bạn bắt đầu làm việc trên ClickUp càng sớm, bạn sẽ càng sớm tự hỏi làm sao mình có thể quản lý công việc mà không có nó.
⭐ Phần thưởng: Học ClickUp nhanh hơn với ClickUp University. Nếu nhóm của bạn muốn thành thạo các tính năng tùy chỉnh của ClickUp mà không cần phải đoán mò, ClickUp University là nơi tốt nhất để bắt đầu. Bạn sẽ có các video hướng dẫn, cho phép người dùng học theo tốc độ của riêng mình và xây dựng sự tự tin thông qua các quy trình làm việc thực tế. Mỗi mô-đun cung cấp những hiểu biết quý giá về cách các nhóm sử dụng ClickUp trong thực tế, giúp bạn nắm bắt các kỹ thuật có thể áp dụng trực tiếp vào quy trình tổ chức sự kiện và hậu cần của mình.
Tập trung công việc và nâng cao năng suất với ClickUp
Nếu bạn đang phải chuyển đổi giữa nhiều công cụ khác nhau cho các mục đích khác nhau, chẳng hạn như quản lý công việc, tài liệu, trò chuyện, mục tiêu, sprint hoặc nhắc nhở, thì ClickUp chính là không gian làm việc duy nhất mà bạn thực sự cần.
Nó giúp thống nhất mọi khía cạnh công việc của bạn. Từ các dự án phức tạp, danh sách kiểm tra nhanh, cuộc hội thoại trong nhóm cho đến danh sách việc cần làm cá nhân đều được tổ chức và tùy chỉnh một cách linh hoạt trong phần mềm quản lý dự án này.
Bạn cần lên kế hoạch ra mắt sản phẩm? Tổ chức một đợt sprint theo phương pháp Agile? Ghi chú cuộc họp và phân công mục ngay lập tức? ClickUp giúp bạn xử lý tất cả những việc này chỉ trong một nền tảng duy nhất.
Với các chế độ xem mạnh mẽ như biểu đồ Gantt, Bảng công việc, Lịch và Bảng trắng, cùng với AI tích hợp, tính năng tự động hóa và tích hợp, ClickUp giúp mọi người luôn đồng bộ về tiến độ dự án.
👉 Bạn đã sẵn sàng thay thế tất cả các ứng dụng thừa thãi đó chưa? Hãy bắt đầu sử dụng ClickUp ngay hôm nay và tập trung tất cả công việc của bạn vào một nơi duy nhất.
Các câu hỏi thường gặp về ‘ClickUp được sử dụng để làm gì?’
ClickUp được sử dụng để quản lý toàn bộ công việc của một nhóm trong một không gian làm việc duy nhất. Các dự án, công việc, tài liệu, trò chuyện, bảng điều khiển và trí tuệ nhân tạo (AI) đều được tích hợp trong cùng một nền tảng, thay thế các công cụ riêng lẻ như Asana, Notion, Slack và Trello. Các nhóm sử dụng nó cho quản lý dự án, quản lý công việc, phát triển phần mềm, hợp tác, báo cáo, CRM và hơn 15 quy trình làm việc khác. Brain², AI nhận diện ngữ cảnh của ClickUp, mang đến tính năng tìm kiếm thông minh, tự động hóa và tạo/lập nội dung trên mọi giao diện.
Đúng vậy. ClickUp cung cấp gói "Miễn phí vĩnh viễn" với số lượng công việc không giới hạn, số thành viên không giới hạn, tài liệu cộng tác, Lịch, bảng Kanban và Quản lý sprint. Không cần thẻ tín dụng, không giới hạn thời gian. Bạn cũng được dùng thử các tính năng AI Brain². Các gói trả phí (Gói Không giới hạn với giá 7 USD/người dùng/tháng, Gói Doanh nghiệp với giá 12 USD/người dùng/tháng và Gói Enterprise) bổ sung dung lượng lưu trữ không giới hạn, các tính năng tự động hóa nâng cao và quyền kiểm soát của quản trị viên. Các tính năng AI đầy đủ có sẵn dưới dạng tiện ích bổ sung với giá khởi điểm từ 9 USD/người dùng/tháng.
Điểm cân bằng chính của ClickUp là độ sâu. Chính sự linh hoạt giúp nó thay thế nhiều công cụ khác nhau cũng đồng nghĩa với việc bạn sẽ có nhiều thứ cần khám phá hơn khi mới bắt đầu. Các nhóm đến từ các ứng dụng đơn giản hơn có thể cần vài ngày để làm quen, mặc dù các mẫu và thiết lập có sự hỗ trợ của AI giúp quá trình này diễn ra nhanh hơn so với trước đây. Gói Miễn phí vĩnh viễn giới hạn dung lượng lưu trữ ở mức 60MB, và các tính năng AI đầy đủ yêu cầu một tiện ích bổ sung trả phí. ClickUp được thiết kế dành cho các nhóm muốn hợp nhất nhiều công cụ, do đó, người dùng cá nhân chỉ cần một danh sách kiểm tra cơ bản có thể thấy rằng ứng dụng này cung cấp nhiều tính năng hơn mức họ cần ở thời điểm hiện tại.
ClickUp được ưa chuộng vì nó tích hợp quản lý dự án, tài liệu, trò chuyện và trí tuệ nhân tạo (AI) vào một không gian làm việc duy nhất, giúp tiết kiệm chi phí và giảm thiểu việc chuyển đổi giữa các nền tảng khi sử dụng các gói đăng ký riêng biệt. Hơn 5 triệu đội nhóm đang sử dụng nền tảng này, và chỉ riêng trong năm 2025, người dùng đã tạo ra hơn 3,6 tỷ công việc. Khả năng tùy chỉnh của ClickUp cho phép các đội nhóm kỹ thuật, tiếp thị, bán hàng, nhân sự và vận hành cùng làm việc trên cùng một nền tảng mà không làm ảnh hưởng đến cách mỗi đội nhóm tổ chức quy trình làm việc của mình.