Quy trình lập kế hoạch truyền thông rất đơn giản, phải không? Xác định mục tiêu, tinh chỉnh thông điệp, sau đó xác định đối tượng, kênh và tần suất, và thế là hoàn thành!
Vậy tại sao đến tuần thứ hai, mọi kế hoạch truyền thông lại trở nên vô dụng? Dự án thay đổi, tài liệu không còn phản ánh thực tế, và bạn liên tục nhận được các thông báo trên Slack, email được chuyển tiếp và những cập nhật “FYI” vào phút chót.
Nhân viên trí thức dành 88% thời gian trong tuần để giao tiếp. Tuy nhiên, lượng thông điệp lớn không thể giải quyết các vấn đề như quyền sở hữu không rõ ràng, việc bàn giao bị bỏ sót, cập nhật trùng lặp và thiếu quy tắc chia sẻ về việc ai sẽ được thông báo điều gì, khi nào và ở đâu.
Một mẫu kế hoạch truyền thông giúp xác định rõ đối tượng, thông điệp, kênh, tần suất và người phụ trách cho mỗi bản cập nhật. 10 mẫu dưới đây bao gồm các nội dung như cập nhật cho các bên liên quan, triển khai nội bộ, truyền thông nội bộ, thay đổi tổ chức, quy trình làm việc PR và ra mắt sản phẩm.
Tổng quan về 10 mẫu kế hoạch truyền thông
Hãy lựa chọn dựa trên yếu tố nào cần ưu tiên thực hiện trước. Sử dụng ClickUp để lập kế hoạch truyền thông liên kết với các công việc, người phụ trách và quy trình phê duyệt. Sử dụng HubSpot để lập kế hoạch triển khai, mẫu Template.net cho truyền thông về nhân sự hoặc thay đổi, và Smartsheet cho truyền thông về việc ra mắt.
| **Mẫu** | **Liên kết tải xuống** | **Phù hợp nhất cho** | **Các tính năng nổi bật** | **Định dạng trực quan** |
|---|---|---|---|---|
| Mẫu kế hoạch truyền thông ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Các nhóm cần một kế hoạch truyền thông linh hoạt và đa năng | Trường Tùy chỉnh đối tượng + kênh, quy trình phê duyệt, chế độ xem ma trận truyền thông, kế hoạch đa chế độ xem | Danh sách công việc, Bảng, Lịch |
| Mẫu báo cáo ma trận truyền thông ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Các văn phòng quản lý dự án (PMO) và các nhóm quản lý nhiều nhóm bên liên quan | Lập bản đồ mối quan hệ giữa các bên liên quan và kênh, ma trận có thể lọc, chế độ xem có thể xuất, bảng truyền thông có cấu trúc | Chế độ xem ma trận |
| Mẫu Ma trận Truyền thông và Cuộc họp của ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Các nhà quản lý kiểm tra các cuộc họp và các lỗ hổng trong truyền thông | Danh mục cuộc họp, phân tích khoảng trống, tự động hóa công việc định kỳ, trực quan hóa tần suất | Lịch + hệ thống công việc |
| Mẫu Chiến lược và Kế hoạch Hành động Truyền thông Nội bộ của ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Các nhóm truyền thông nội bộ phụ trách việc triển khai trên toàn công ty | Các tầng chiến lược và thực thi, phân khúc đối tượng, bản đồ kênh, đang theo dõi công việc | Tài liệu + công việc |
| Mẫu kế hoạch truyền thông nội bộ của ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Các nhóm nhân sự quản lý các bản cập nhật nội bộ định kỳ | Các chu kỳ truyền thông định kỳ, theo dõi trạng thái và chế độ xem lưu trữ để đảm bảo tuân thủ | Quy trình công việc lặp lại cho công việc |
| Mẫu Kế hoạch Hành động của HubSpot | Tải mẫu miễn phí | Các nhóm chuyển kế hoạch truyền thông thành các công việc thực thi | Phân chia công việc, theo dõi trách nhiệm, dòng thời gian, giám sát tiến độ, các định dạng linh hoạt | Bảng tính / tài liệu |
| Mẫu Kế hoạch Tương tác với Các Bên Liên quan của ProjectManager | Tải mẫu miễn phí | Các dự án có nhu cầu phối hợp phức tạp giữa các bên liên quan | Danh sách các bên liên quan, bản đồ quyền lực-lợi ích, mục tiêu tương tác, yêu cầu truyền thông | Tài liệu Word |
| Mẫu kế hoạch truyền thông về quản lý thay đổi tổ chức của Template.net | Tải mẫu miễn phí | Các nhóm quản lý thay đổi tổ chức, tái cơ cấu hoặc chuyển đổi | Phân khúc các bên liên quan, khung thông điệp, kế hoạch kênh, vòng phản hồi | Tài liệu có thể chỉnh sửa |
| Mẫu. Mẫu kế hoạch truyền thông nhân sự của Template.net | Tải mẫu miễn phí | Các nhóm nhân sự gửi thông tin cập nhật cho nhân viên và thông báo về chính sách | Cấu trúc rõ ràng cho các thông báo, xác định rõ đối tượng, thông điệp hướng hành động, định dạng linh hoạt | Tài liệu có thể chỉnh sửa |
| Mẫu kế hoạch truyền thông ra mắt sản phẩm của Smartsheet | Tải mẫu miễn phí | Các nhóm sản phẩm và tiếp thị phối hợp triển khai chiến dịch truyền thông ra mắt sản phẩm | Mục đích + đang theo dõi đối tượng, kế hoạch tần suất, bản đồ các bên liên quan, định dạng bảng tính linh hoạt | Excel / Word |
10 mẫu miễn phí giúp cải thiện giao tiếp trong dự án và trong nhóm
Mỗi mẫu dưới đây giúp giải quyết một vấn đề cụ thể: lập bản đồ các bên liên quan, tần suất cuộc họp, cập nhật thông tin cho nhân viên, sự nhầm lẫn khi có thay đổi hoặc phối hợp ra mắt dự án.
1. Mẫu kế hoạch truyền thông của ClickUp
Sử dụng Mẫu Kế hoạch Truyền thông ClickUp khi bạn cần một kế hoạch duy nhất bao gồm đối tượng, kênh, người phụ trách, quy trình phê duyệt và các công việc. Chế độ xem ma trận hiển thị ai sẽ nhận được từng bản cập nhật, kênh nào cần sử dụng và tần suất gửi.
ClickUp Brain có thể soạn thảo các biến thể thông điệp dựa trên bối cảnh dự án hiện có, và bạn có thể chỉnh sửa chúng để phù hợp với đối tượng, giọng điệu và các yêu cầu phê duyệt.
Ví dụ ứng dụng: Bạn đang triển khai chính sách giá mới. Đội ngũ bán hàng doanh nghiệp cần các điểm nhấn thảo luận dành riêng cho từng tài khoản. Bộ phận Tiếp thị cần nội dung email và tin nhắn trong ứng dụng. Bộ phận Hỗ trợ Khách hàng cần cập nhật Trung tâm Hỗ trợ. Sử dụng chế độ xem ma trận để lập bản đồ từng đối tượng, sau đó di chuyển từng thông điệp qua các giai đoạn: Bản nháp, Đang xem xét, Đã phê duyệt và Đã gửi.
Mẫu này sẽ giúp bạn:
- Trường Tùy chỉnh: Theo dõi đối tượng, kênh, loại thông điệp và tần suất
- Nhiều chế độ xem: Chuyển đổi giữa chế độ Xem dạng danh sách, Bảng và Lịch để có các góc nhìn kế hoạch khác nhau
- Quy trình xử lý trạng thái: Theo dõi từng tin nhắn qua các giai đoạn: Bản nháp, Đang xem xét, Đã phê duyệt, Đã gửi
- Ma trận truyền thông: Nhìn lướt qua để biết các bên liên quan sẽ sử dụng kênh nào
Phù hợp nhất với: Các nhóm cần một kế hoạch linh hoạt, đa năng mà họ có thể điều chỉnh để phù hợp với bất kỳ sáng kiến nào
Bỏ qua nếu: Bạn cần một kế hoạch cho một sự kiện cụ thể, chẳng hạn như tái cơ cấu, sự kiện ra mắt PR hoặc ra mắt sản phẩm
2. Mẫu báo cáo ma trận truyền thông của ClickUp
Sử dụng Mẫu Báo cáo Ma trận Truyền thông ClickUp khi cần trình bày các cập nhật cho các bên liên quan theo một bảng ma trận rõ ràng. Mẫu này giữ nguyên cấu trúc của Excel nhưng kết nối kế hoạch với các công việc và người phụ trách.
Bảng này giúp lập bản đồ các bên liên quan theo loại hình truyền thông, kênh, tần suất và người phụ trách. Lọc theo nhóm bên liên quan, sau đó xuất ma trận này cho những người không sử dụng ClickUp.
Ví dụ ứng dụng: Bạn là thành viên của Văn phòng Quản lý Dự án (PMO) tại một công ty có 200 nhân viên đang thực hiện dự án chuyển đổi sang Salesforce. Có 12 nhóm bên liên quan cần các bản cập nhật khác nhau. Bộ phận Vận hành Bán hàng (Sales Ops) cần báo cáo tiến độ hàng tuần. Các quản lý AE cần báo cáo sẵn sàng hai tuần một lần. Nhân viên bán hàng cần bản tóm tắt hàng tháng và bản tóm tắt trước khi đi vào hoạt động. Bộ phận CNTT cần các cuộc họp đứng hàng ngày trong giai đoạn chuyển đổi. Ma trận này cho phép lọc theo nhóm, do đó trưởng bộ phận CNTT chỉ nhìn thấy các hàng liên quan đến CNTT.
Mẫu này sẽ giúp bạn:
- Chế độ xem dạng ma trận: Phân loại các bên liên quan theo kênh, tần suất và loại thông điệp trong một bảng
- Các trường thông tin cho từng thông điệp: Ghi lại người điều phối, người tham dự, mục đích và kết quả của từng thông điệp
- Trường Tùy chỉnh: Gán thẻ cho vai trò của các bên liên quan, mức độ ưu tiên truyền thông và kênh ưa thích
- Chế độ xem có thể lọc: Tập trung vào từng nhóm bên liên quan một
- Định dạng có thể xuất: Chia sẻ với những người bên ngoài ClickUp
Phù hợp nhất cho: Các văn phòng quản lý dự án (PMO) và nhóm vận hành chịu trách nhiệm quản lý mối quan hệ với các bên liên quan trên nhiều dòng công việc khác nhau
Bỏ qua nếu: Bạn không có nhiều nhóm bên liên quan. Một dự án chỉ có một đối tượng mục tiêu thì không cần ma trận.
3. Mẫu Ma trận Truyền thông và Cuộc họp của ClickUp
Sử dụng Mẫu Ma trận Giao tiếp và Họp nhóm của ClickUp để rà soát các cuộc họp định kỳ. Mẫu này hiển thị các cuộc họp hiện có, lý do tổ chức, người tham dự và kết quả mong đợi từ mỗi cuộc họp.
Phân tích khoảng trống cho thấy ai vắng mặt trong các cuộc họp định kỳ. Đó thường là nơi các thông tin cập nhật liên chức năng bị bỏ sót.
Ví dụ ứng dụng: Bạn là một nhà quản lý mới, vừa tiếp quản một nhóm có 11 cuộc họp định kỳ mỗi tuần và quyền sở hữu chưa rõ ràng đối với một nửa trong số đó. Danh sách các cuộc họp bao gồm mục đích, người tham dự và kết quả mong đợi. Phân tích khoảng trống cho thấy thực tế không ai có quyền sở hữu chính cho cuộc họp QBR liên chức năng. Ba trong số các cuộc họp stand-up có thể được hợp nhất thành một. Hai cuộc họp 1:1 định kỳ không còn cần thiết nữa.
Mẫu này sẽ giúp bạn:
- Danh sách các cuộc họp: Ghi lại mục đích, người tham dự, tần suất và kết quả mong đợi
- Phân tích khoảng trống: Xác định các bên liên quan chưa được đề cập trong bất kỳ cuộc họp hiện tại nào
- Tích hợp Công việc định kỳ: Tự động tạo các công việc chuẩn bị và theo dõi cho mỗi cuộc họp
- Chế độ xem lịch: Hiển thị tần suất hoạt động của nhóm
Phù hợp nhất cho: Các trưởng nhóm và quản lý muốn tối ưu hóa khối lượng cuộc họp và đảm bảo mỗi cuộc họp định kỳ đều có mục đích rõ ràng
Bỏ qua nếu: Bạn đang thực hiện một dự án đơn lẻ. Mẫu này được thiết kế dành cho việc giao tiếp liên tục trong nhóm, không phải cho các kế hoạch cụ thể của từng dự án.
4. Mẫu Chiến lược và Kế hoạch Hành động Truyền thông Nội bộ của ClickUp
Sử dụng Mẫu Chiến lược và Kế hoạch Hành động Truyền thông Nội bộ của ClickUp để cập nhật thông tin toàn công ty, thay đổi chính sách, các sáng kiến văn hóa và triển khai các thay đổi tổ chức.
Nó tách biệt lý do của sự thay đổi khỏi công việc cần thực hiện để truyền đạt thông tin đó. Điều này giúp nhân viên hiểu rõ điều gì đang thay đổi, tại sao điều đó lại quan trọng và những bước tiếp theo sẽ diễn ra như thế nào.
Ví dụ ứng dụng: Bạn đang thử nghiệm mô hình tuần làm việc 4 ngày. Phần chiến lược nêu rõ lý do: mục tiêu năng suất, giữ chân nhân tài và phản hồi từ nhân viên. Kế hoạch hành động chỉ ra ai là người chịu trách nhiệm về email thông báo từ ban lãnh đạo, phần Câu hỏi thường gặp (FAQ), cuộc họp toàn thể và kênh phản hồi dành cho các thắc mắc của nhân viên.
Mẫu này sẽ giúp bạn:
- Các tầng chiến lược và hành động: Hãy tách biệt lý do triển khai khỏi danh sách công việc
- Phân khúc đối tượng: Phân nhóm nhân viên theo bộ phận, vai trò hoặc địa điểm
- Lập bản đồ kênh: Lập kế hoạch trên các kênh như mạng nội bộ, email, trò chuyện trực tuyến và các cuộc họp
- Các mục cần thực hiện: Chỉ định người chịu trách nhiệm, ngày đáo hạn và trạng thái phê duyệt
Phù hợp nhất cho: Các nhóm truyền thông nội bộ quản lý các cập nhật về chính sách, văn hóa hoặc thay đổi tổ chức trên toàn công ty
Bỏ qua nếu: Bạn đang thực hiện kế hoạch truyền thông ở cấp độ dự án, chứ không phải kế hoạch truyền thông toàn công ty. Mẫu 1 và 2 sẽ phù hợp hơn
5. Mẫu kế hoạch truyền thông nội bộ của ClickUp
Sử dụng Mẫu Truyền thông Nhân viên của ClickUp để cập nhật thông tin nhân sự định kỳ. Chỉ cần cài đặt tần suất một lần, sau đó tái sử dụng cùng một quy trình làm việc cho mỗi chu kỳ.
Mỗi chu kỳ đang theo dõi loại thông điệp, nhóm nhân viên, kênh truyền tải và trạng thái. Chế độ xem lưu trữ giúp dễ dàng tìm lại các bản cập nhật trước đây để đảm bảo tuân thủ hoặc tham khảo.
Ví dụ ứng dụng: Bạn là người phụ trách bộ phận Nhân sự (HR) tại một công ty có 500 nhân viên. Mọi bản tin, thông báo cập nhật về phúc lợi và thay đổi chính sách vẫn phải qua tay bạn. Hãy thiết lập các công việc định kỳ để mỗi chu kỳ được tự động tạo ra với các giai đoạn phù hợp đã được cài đặt sẵn. Chế độ xem lưu trữ sẽ trở thành bản ghi kiểm tra khi bộ phận pháp lý yêu cầu xác minh những gì đã được gửi và thời điểm gửi.
Mẫu này sẽ giúp bạn:
- Công việc định kỳ: Tự động tạo các chu kỳ truyền thông hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng quý
- Các trường đã được tạo sẵn: Thẻ thông điệp, nhóm nhân viên mục tiêu và kênh truyền tải
- Theo dõi trạng thái: Đưa từng thông điệp qua các giai đoạn bản nháp, xem xét và phân phối
- Chế độ xem lưu trữ: Giữ các tài liệu truyền thông trong quá khứ luôn sẵn sàng để đảm bảo tuân thủ
Phù hợp nhất cho: Các nhóm nhân sự (HR) và truyền thông nội bộ chịu trách nhiệm quản lý việc cập nhật thông tin thường xuyên cho nhân viên theo lịch trình định kỳ
Bỏ qua nếu: Hoạt động truyền thông nội bộ của nhóm bạn mang tính ngẫu hứng. Cấu trúc định kỳ sẽ gây thêm gánh nặng nếu bạn chỉ gửi các thông điệp đơn lẻ.
6. Mẫu Kế hoạch Hành động của HubSpot
Hãy sử dụng Mẫu Kế hoạch Hành động của HubSpot khi kế hoạch truyền thông của bạn cần được chuyển thành một danh sách cụ thể gồm các công việc, người chịu trách nhiệm, thời hạn và các bước tiếp theo.
Mẫu này không phải là một kế hoạch truyền thông thuần túy, và chính vì lý do đó mà nó xứng đáng có mặt trong danh sách này. Nhiều kế hoạch truyền thông thất bại vì chúng xác định đối tượng và thông điệp nhưng lại không phân công công việc. Định dạng kế hoạch hành động của HubSpot giúp các nhóm biến mục tiêu truyền thông thành hành động cụ thể.
Ví dụ ứng dụng: Bạn đang triển khai quy trình tiếp nhận khách hàng mới. Mục tiêu truyền thông rất rõ ràng: thông báo cho các bộ phận bán hàng, hỗ trợ khách hàng, đội ngũ hỗ trợ và ban lãnh đạo trước khi ra mắt. Sử dụng mẫu kế hoạch hành động để chia nhỏ mục tiêu đó thành các công việc cụ thể: soạn thảo thông báo nội bộ, chuẩn bị ghi chú hướng dẫn, cập nhật phần Câu hỏi thường gặp (FAQ), lên lịch họp thông báo cho nhóm, phân công người chịu trách nhiệm và đặt ngày đáo hạn.
Mẫu này sẽ giúp bạn:
- Các bước thực hiện: Chia nhỏ các mục tiêu truyền thông thành các công việc cụ thể
- Chủ công việc: Phân công từng công việc truyền thông cho một người chịu trách nhiệm cụ thể
- Dòng thời gian: Đặt thời hạn cho các giai đoạn soạn thảo, rà soát, phê duyệt và gửi bản cập nhật
- Theo dõi tiến độ: Theo dõi những phần nào của kế hoạch đã hoàn thành
- Tính linh hoạt về định dạng: Sử dụng mẫu này trong Excel, Word, Tài liệu Google hoặc Google Trang tính
Phù hợp nhất với: Các nhóm đã biết rõ những nội dung cần truyền thông nhưng cần một kế hoạch thực hiện đơn giản để hoàn thành việc cần làm
Bỏ qua nếu: Bạn cần lập bản đồ các bên liên quan, lập kế hoạch kênh hoặc phân khúc thông điệp. Kết hợp với mẫu kế hoạch truyền thông nếu chiến lược vẫn chưa rõ ràng
7. Mẫu Kế hoạch Tương tác với Các Bên Liên quan của ProjectManager
Hãy sử dụng Mẫu Kế hoạch Tương tác với Các Bên Liên quan của ProjectManager khi việc thống nhất quan điểm giữa các bên liên quan là phần khó khăn nhất. Mẫu này phân nhóm các bên liên quan theo mức độ ảnh hưởng và mức độ quan tâm, giúp bạn xác định ai cần được quản lý chặt chẽ và ai chỉ cần nhận các bản cập nhật định kỳ.
Ví dụ ứng dụng: Bạn đang quản lý một dự án triển khai hệ thống ERP trị giá 2 triệu USD. Giám đốc Tài chính (CFO) là người bảo trợ dự án, có ảnh hưởng lớn và quan tâm sâu sắc, do đó cần các buổi báo cáo định kỳ hàng tuần dành cho ban lãnh đạo. Ba trưởng bộ phận là những người dùng chính, do đó cần các phiên làm việc định kỳ hai tuần một lần. Bộ phận CNTT là nhóm triển khai, do đó cần các cuộc họp đứng hàng ngày trong giai đoạn chuyển giao. Bốn trăm nhân viên là người dùng cuối. Họ cần được cập nhật tiến độ hàng tháng trước khi hệ thống đi vào hoạt động và các lời nhắc nhở về khóa đào tạo chuyên sâu trong tháng cuối cùng. Mẫu này buộc bạn phải suy nghĩ kỹ lưỡng về những vấn đề này trước khi bắt đầu lên lịch cho bất kỳ hoạt động nào.
Mẫu này sẽ giúp bạn:
- Danh sách các bên liên quan: Liệt kê tất cả các cá nhân, nhóm hoặc tổ chức bị ảnh hưởng bởi dự án
- Lập bản đồ quyền lực và ảnh hưởng: Phân loại những người cần được quản lý chặt chẽ so với những người chỉ cần được theo dõi
- Mục tiêu tương tác: Xác định mức độ tham gia mong muốn của từng bên liên quan
- Yêu cầu về truyền thông: Xác định những thông tin mà mỗi bên liên quan cần biết và tần suất cung cấp thông tin
- Cập nhật kế hoạch: Xem xét lại các yêu cầu về tương tác khi dự án có thay đổi
Phù hợp nhất cho: Các nhà quản lý dự án và các văn phòng quản lý dự án (PMO) phụ trách các công việc có tính chất quan trọng, thu hút sự chú ý cao và liên quan đến nhiều nhóm bên liên quan
Bỏ qua nếu: Dự án của bạn chỉ có một hoặc hai nhóm bên liên quan với nhu cầu thông tin tương tự. Việc thiết lập này không đáng để thực hiện
8. Mẫu.net: Kế hoạch Truyền thông Quản lý Thay đổi Tổ chức
Hãy sử dụng Mẫu Kế hoạch Truyền thông Quản lý Thay đổi Tổ chức của Template.net khi chính sự thay đổi là phần khó khăn nhất. Mẫu này giúp các nhóm giải thích những gì đang thay đổi, lý do tại sao điều đó xảy ra, ai bị ảnh hưởng và những gì sẽ diễn ra tiếp theo.
Ví dụ ứng dụng: Bạn đang thông báo về một đợt tái cơ cấu, trong đó 60 kỹ sư sẽ chuyển sang làm việc dưới sự quản lý của một Phó Chủ tịch mới và hai nhóm sẽ bị giải thể. Kế hoạch này giúp bạn sắp xếp các thông điệp theo thứ tự phù hợp: trước tiên là buổi thông báo cho ban lãnh đạo, tiếp theo là các cuộc gặp riêng với từng nhân viên bị ảnh hưởng, sau đó là cuộc họp toàn thể, phần câu hỏi thường gặp (FAQ) và vòng phản hồi. Hầu hết các nhóm đều bỏ qua phần phản hồi. Đó chính là phần cho thấy thông điệp đã được tiếp nhận hay chưa.
Mẫu này sẽ giúp bạn:
- Mục tiêu truyền thông: Xác định cách kế hoạch sẽ cung cấp thông tin, hỗ trợ và tương tác với các bên liên quan
- Thông điệp chính: Giải thích lý do thay đổi, lợi ích, dòng thời gian và các bước tiếp theo
- Phân tích các bên liên quan: Phân loại nhân viên, quản lý, lãnh đạo cấp cao, nhóm dự án, khách hàng, nhà cung cấp và đối tác
- Lập kế hoạch kênh: Chọn kênh phù hợp cho từng bản cập nhật, từ email và mạng nội bộ đến các buổi họp toàn thể và cuộc họp nhóm
- Vai trò và trách nhiệm: Xác định rõ ai là người chịu trách nhiệm chính về truyền thông, hỗ trợ nhân viên và quản lý các thông tin cập nhật
- Phản hồi và đánh giá: Sử dụng các cuộc khảo sát, nhóm thảo luận, phản hồi trực tiếp và các cuộc họp đánh giá để không ngừng cải thiện theo thời gian
Phù hợp nhất cho: Bộ phận Nhân sự, quản lý thay đổi, truyền thông nội bộ và các nhóm lãnh đạo phụ trách tái cơ cấu hoặc chuyển đổi
Bỏ qua nếu: Bạn đang thực hiện các hoạt động truyền thông dự án tiêu chuẩn. Cách tiếp cận tập trung vào sự thay đổi sẽ tạo ra gánh nặng không cần thiết
9. Mẫu. net Mẫu kế hoạch truyền thông nhân sự
Sử dụng Mẫu Truyền thông Nhân sự của Template.net khi bộ phận Nhân sự cần một tài liệu đơn giản, có thể chỉnh sửa để cập nhật thông tin cho nhân viên, thông báo chính sách, thông báo nội bộ và giao tiếp giữa các nhóm nhân sự.
Mẫu này có phạm vi rộng hơn so với mẫu dành cho hoạt động tuyển dụng của SHRM, do đó phù hợp hơn với một bài viết tổng quan về các mẫu kế hoạch truyền thông chung. Mẫu này cung cấp cho các nhóm nhân sự một điểm khởi đầu linh hoạt để giao tiếp với nhân viên mà không cần phải xây dựng một hệ thống truyền thông nội bộ quá phức tạp.
Ví dụ ứng dụng: Nhóm Nhân sự của bạn cần thông báo về thời gian đăng ký các chế độ phúc lợi, cập nhật chính sách hoặc chương trình dành cho nhân viên mới. Hãy sử dụng mẫu này để cấu trúc thông điệp, xác định rõ đối tượng, nêu rõ mục đích và đảm bảo nhân viên biết cần thực hiện hành động gì tiếp theo.
Mẫu này sẽ giúp bạn:
- Truyền thông nội bộ: Chia sẻ các thông tin cập nhật từ bộ phận Nhân sự một cách rõ ràng với nhân viên
- Thông báo về chính sách: Xây dựng nội dung truyền thông xoay quanh các lợi ích, chính sách, chương trình hoặc những thay đổi tại nơi làm việc
- Xác định rõ đối tượng: Xác định đối tượng mà thông tin cập nhật này dành cho và những gì họ cần biết
- Thông điệp hướng hành động: Làm rõ bước tiếp theo cho nhân viên
- Định dạng có thể chỉnh sửa: Tùy chỉnh mẫu theo các nhu cầu truyền thông nhân sự khác nhau
Phù hợp nhất cho: Các nhóm nhân sự và quản lý nhân sự phụ trách cập nhật thông tin cho nhân viên, thông báo chính sách, truyền thông về phúc lợi và các thông báo nội bộ
Bỏ qua nếu: Bạn cần một kế hoạch truyền thông đầy đủ bao gồm việc xác định các bên liên quan, tần suất, quy trình phê duyệt và phân công công việc. Mẫu này phù hợp hơn như một tài liệu truyền thông nhân sự linh hoạt thay vì một hệ thống lập kế hoạch hoàn chỉnh.
10. Mẫu kế hoạch truyền thông ra mắt sản phẩm của Smartsheet
Sử dụng Mẫu Kế hoạch Truyền thông Ra mắt Sản phẩm của Smartsheet để lập kế hoạch truyền thông nội bộ về việc ra mắt sản phẩm cho các nhóm dự án, đối tác bán hàng, ban lãnh đạo và các bên liên quan khác đến việc ra mắt. Mẫu này cung cấp cho bạn một trang tính để ghi chép mục đích cập nhật, đối tượng, phương pháp, tần suất và các sản phẩm đầu ra.
Ví dụ ứng dụng: Còn 60 ngày nữa là đến ngày ra mắt, và nhóm đã bị ngập trong các chủ đề trên Slack. Hãy sử dụng bảng tính này để liệt kê từng bản cập nhật nội bộ: các cuộc họp cập nhật dự án hàng tuần, các bản cập nhật hỗ trợ bán hàng hai tuần một lần, các buổi báo cáo cho ban lãnh đạo dựa trên các cột mốc quan trọng, và cuộc họp toàn thể trước ngày ra mắt. Đối với mỗi bản cập nhật, hãy theo dõi mục đích, đối tượng, phương pháp, tần suất và kết quả đầu ra.
Điểm hạn chế: đây là một bảng tính, không phải là quy trình làm việc. Bạn có thể lập kế hoạch truyền thông cho đợt ra mắt tại đây, nhưng cần một hệ thống khác để phân công công việc, theo dõi các hoạt động tiếp theo và gửi nhắc nhở.
Mẫu này sẽ giúp bạn:
- Chi tiết từng hoạt động truyền thông: Ghi lại mục đích, phương pháp, tần suất, đối tượng và kết quả đầu ra cho mỗi bản cập nhật
- Lập bản đồ các bên liên quan nội bộ: Chỉ ra những thông tin cập nhật về việc ra mắt sản phẩm sẽ được gửi đến các nhóm dự án, đối tác bán hàng, ban lãnh đạo và các bên liên quan khác
- Đang theo dõi tần suất: Theo dõi các hoạt động truyền thông hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng trong một tài liệu duy nhất
- Tính linh hoạt về định dạng: Sử dụng Excel để theo dõi các cập nhật về việc ra mắt trên hàng, hoặc Word để trình bày kế hoạch dưới dạng tài liệu gọn gàng hơn
Phù hợp nhất với: Các nhóm tiếp thị sản phẩm cần phối hợp các bản cập nhật ra mắt nội bộ và chiến lược truyền thông khi đưa sản phẩm ra thị trường
Bỏ qua nếu: Dự án ra mắt của bạn có quy mô nhỏ hoặc chỉ dành cho nội bộ. Mẫu này giả định một chiến dịch tiếp thị toàn diện.
Bạn nên sử dụng mẫu kế hoạch truyền thông nào trước tiên?
| **Nếu bạn cần…** | **Bắt đầu với mẫu này** |
|---|---|
| Xây dựng kế hoạch truyền thông chung cho dự án | Mẫu kế hoạch truyền thông của ClickUp |
| Lập bản đồ các bên liên quan, kênh và tần suất trong một bảng | Mẫu báo cáo ma trận truyền thông của ClickUp |
| Kiểm tra khối lượng công việc của các cuộc họp và việc giao tiếp trong nhóm | Mẫu Ma trận Giao tiếp và Cuộc họp của ClickUp |
| Triển khai một sáng kiến trên toàn công ty | Mẫu Chiến lược và Kế hoạch Hành động Truyền thông Nội bộ của ClickUp |
| Quản lý các bản cập nhật định kỳ cho nhân viên | Mẫu kế hoạch truyền thông nội bộ của ClickUp |
| Chuyển đổi các mục tiêu truyền thông thành các công việc thực hiện | Mẫu Kế hoạch Hành động của HubSpot |
| Phân loại các bên liên quan theo mức độ ảnh hưởng và mức độ tham gia | Mẫu Kế hoạch Tương tác với Các Bên Liên quan của ProjectManager |
| Thông báo về sự thay đổi trong tổ chức hoặc việc tái cơ cấu | Mẫu.net: Kế hoạch Truyền thông Quản lý Thay đổi Tổ chức |
| Tạo các bản cập nhật về nhân sự hoặc thông báo cho nhân viên | Mẫu. net Mẫu kế hoạch truyền thông nhân sự |
| Lập kế hoạch truyền thông nội bộ cho việc ra mắt sản phẩm | Mẫu kế hoạch truyền thông ra mắt sản phẩm của Smartsheet |
Hướng dẫn này sẽ chỉ ra cách các nhóm có thể sử dụng ClickUp để soạn thảo các bản cập nhật nội bộ, phân công các công việc theo dõi và đảm bảo công việc truyền thông luôn gắn liền với các công việc.
Mẫu ClickUp so với mẫu bên ngoài: Khi nào thì mỗi loại lại có ưu thế
Các mẫu bên ngoài là lựa chọn hợp lý khi bạn cần một tài liệu đơn giản, đã quen sử dụng công cụ đó hoặc có trường hợp sử dụng cụ thể. HubSpot rất hiệu quả trong việc chuyển đổi mục tiêu truyền thông thành các công việc cụ thể. ProjectManager hỗ trợ việc tương tác với các bên liên quan. Template.net phù hợp với truyền thông về nhân sự và thay đổi. Smartsheet rất hiệu quả cho truyền thông ra mắt sản phẩm.
Các mẫu ClickUp sẽ phát huy hiệu quả hơn khi kế hoạch cần thực hiện nhiều hơn là chỉ nằm yên trong một tài liệu. Chúng kết nối từng thông điệp với công việc, người chịu trách nhiệm, bước phê duyệt và các bản cập nhật định kỳ liên quan. Đó chính là yếu tố giúp kế hoạch vẫn giữ được tính hữu ích sau khi dự án chính thức khởi động.
Người dùng thực tế cũng mô tả sự thay đổi tương tự. Trong một bài đánh giá trên G2 về ClickUp, Suman R., một đồng sáng lập đang điều hành một doanh nghiệp nhỏ, đã viết:
Tôi thực sự đánh giá cao cách ClickUp đã tối ưu hóa việc quản lý dự án của tôi bằng cách cho phép tôi phân công công việc một cách dễ dàng và lập kế hoạch lịch trình một cách liền mạch. Khả năng điều chỉnh lịch trình hàng ngày một cách dễ dàng và duy trì lịch làm việc gọn gàng giúp tôi phân biệt các công việc và phân công chúng cho đồng đội một cách hiệu quả. Tôi thấy ClickUp vô cùng hữu ích trong việc tập trung tất cả các khía cạnh của quản lý dự án vào một nơi, từ công việc, tài liệu đến thời hạn dự án, giúp tôi tiết kiệm đáng kể thời gian và duy trì quy trình làm việc có tổ chức mà không cần phải chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng. ClickUp cải thiện đáng kể giao tiếp trong nhóm bằng cách tập trung các cuộc thảo luận, gắn thẻ người dùng vào công việc, đính kèm tệp đính kèm và đảm bảo mọi người đều đồng bộ, giúp giảm bớt sự nhầm lẫn và ngăn chặn việc bỏ lỡ các cập nhật như trong tin nhắn WhatsApp hoặc email.
Tôi thực sự đánh giá cao cách ClickUp đã tối ưu hóa quy trình quản lý dự án của tôi bằng cách cho phép tôi phân công công việc một cách dễ dàng và lập kế hoạch lịch trình một cách liền mạch. Khả năng điều chỉnh lịch trình hàng ngày một cách linh hoạt và duy trì lịch làm việc gọn gàng giúp tôi phân biệt các công việc và phân công chúng cho đồng đội một cách hiệu quả. Tôi thấy ClickUp vô cùng hữu ích trong việc tập trung tất cả các khía cạnh của quản lý dự án vào một nơi, từ công việc, tài liệu đến thời hạn dự án, giúp tôi tiết kiệm đáng kể thời gian và duy trì quy trình làm việc có tổ chức mà không cần phải chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng. ClickUp cải thiện đáng kể giao tiếp trong nhóm bằng cách tập trung các cuộc thảo luận, gắn thẻ người dùng vào công việc, đính kèm tệp đính kèm và đảm bảo mọi người đều đồng bộ, giúp giảm bớt sự nhầm lẫn và ngăn chặn việc bỏ lỡ các cập nhật như trong tin nhắn WhatsApp hoặc email.
Không có loại nào phù hợp với tất cả mọi người. Hãy lựa chọn dựa trên việc kế hoạch cần duy trì hiệu lực sau khi khởi động hay chỉ cần được chia sẻ tại thời điểm khởi động.
Cách Digitalli đã hoàn thiện kế hoạch truyền thông của mình
Digitalli, một công ty tư vấn có trụ sở tại Paris chuyên phục vụ các thương hiệu xa xỉ quốc tế, đã quản lý khoảng 700 đơn đặt hàng nội dung mỗi tháng thông qua Trello, email và các cuộc gọi điện thoại. Các quản lý dự án đang theo dõi công việc theo những cách khác nhau, và các bản cập nhật được lưu trữ ở những nơi khác nhau.
Giải pháp không phải là một tài liệu tốt hơn. Digitalli đã chuyển quy trình tiếp nhận yêu cầu vào một biểu mẫu ClickUp, cung cấp cho các quản lý dự án cùng một chế độ xem ma trận và sử dụng tính năng tự động hóa để phát hiện sớm các điểm nghẽn. Sức chứa của hệ thống đã tăng từ 700 lên 1.000 đơn đặt hàng mỗi tháng với cùng số lượng nhân viên.
Việc có một nguồn thông tin duy nhất đã tạo ra sự thay đổi mang tính đột phá. Mọi thứ đều được tập trung trong ClickUp, điều này giúp quá trình ra quyết định diễn ra nhanh hơn và nâng cao trách nhiệm giải trình.
Việc có một nguồn thông tin duy nhất đã tạo ra sự thay đổi mang tính đột phá. Mọi thứ đều được tập trung trong ClickUp, điều này giúp quá trình ra quyết định diễn ra nhanh hơn và nâng cao trách nhiệm giải trình.
Điểm mấu chốt không phải là ClickUp là một công cụ thần kỳ. Mà là kế hoạch chỉ phát huy hiệu quả khi nó được triển khai ngay tại nơi công việc diễn ra.
Tại sao hầu hết các kế hoạch truyền thông đều thất bại trong tuần thứ hai
Một mẫu kế hoạch không phải là giải pháp toàn diện. Giáo sư Tsedal Neeley của Trường Kinh doanh Harvard đã lập luận rằng các quy tắc truyền thông cần phải tính đến sự khác biệt giữa các địa điểm, nền văn hóa và chức năng. Hầu hết các kế hoạch đều thất bại sau khi khởi động vì dự án thay đổi, nhưng các quy tắc truyền thông thì không.
Có ba nguyên nhân thất bại thường gặp:
- Kế hoạch là một tài liệu, không phải là một hệ thống. Nó được lưu trữ trên một ổ đĩa chia sẻ và sẽ trở nên lỗi thời khi dự án thay đổi
- Vấn đề về quyền sở hữu còn mơ hồ. Bản ghi nhớ năm 2013 của Yahoo về làm việc từ xa đã cho thấy việc chọn sai người truyền đạt có thể làm suy yếu thông điệp. Những thay đổi lớn trong môi trường công việc cần có sự hiển thị rõ ràng của lãnh đạo.
- Không có vòng phản hồi. Thông báo “dùng hoặc thôi” của PayPal đã vấp phải phản ứng tiêu cực vì ban lãnh đạo đã đẩy mạnh thông điệp này trước khi hiểu rõ lý do tại sao nhân viên không sử dụng sản phẩm.
Một mẫu hữu ích sẽ giải quyết ít nhất một trong những vấn đề này. Một quy trình làm việc hiệu quả hơn sẽ kết nối kế hoạch với các công việc, người chịu trách nhiệm, quy trình phê duyệt và phản hồi.
Điều gì giúp kế hoạch truyền thông duy trì hiệu quả sau tuần thứ hai?
Một kế hoạch truyền thông lỗi thời sẽ tạo ra sự tự tin sai lầm. Nhóm cho rằng công tác truyền thông đã được xử lý, nhưng thực tế kế hoạch đó không còn phù hợp với dự án nữa.
Thực hiện kiểm tra năm điểm này sau khi khởi động dự án:
| **Kiểm tra** | **Những câu hỏi cần đặt ra** | **Những điều cần khắc phục** |
|---|---|---|
| Phản hồi | Việc cần làm là mọi người có hiểu các thông tin cập nhật không? | Thêm phần kiểm tra tình hình, câu hỏi tổng kết hoặc biểu mẫu ClickUp để bổ sung thông tin còn thiếu |
| Tính nhất quán của thông điệp | Các nhóm khác nhau có đang truyền tải cùng một thông điệp không? | Hãy duy trì một nguồn thông tin chung đáng tin cậy để chia sẻ, chẳng hạn như ClickUp tài liệu |
| Quyền sở hữu | Mỗi bản cập nhật có một người chịu trách nhiệm rõ ràng không? | Chỉ định một người soạn thảo, một người phê duyệt và một người gửi |
| Đo lường | Bạn có biết liệu kế hoạch này có hiệu quả hay không? | Theo dõi các tin nhắn kiểm tra trạng thái, thời gian phản hồi, tỷ lệ tham gia, mức độ hài lòng và các bản cập nhật quá hạn |
| Tự động hóa | Việc cập nhật định kỳ vẫn được thực hiện thủ công sao? | Sử dụng tính năng Tự động hóa của ClickUp cho các công việc định kỳ, nhắc nhở về các cột mốc quan trọng và thông báo thay đổi giai đoạn |
Báo cáo “Tình hình Truyền thông Nội bộ năm 2025” của Axios HQ cho thấy 80% lãnh đạo cho rằng truyền thông nội bộ hữu ích và phù hợp, nhưng chỉ 53% nhân viên đồng ý với điều này. Khoảng cách đó chính là lý do tại sao việc kiểm tra này lại quan trọng. Một kế hoạch chỉ phát huy hiệu quả khi mọi người hiểu được thông điệp, tin tưởng vào nguồn thông tin và biết việc cần làm tiếp theo.
Cách viết kế hoạch truyền thông từ đầu
Hãy thực hiện năm bước sau đây nếu bạn muốn xây dựng một kế hoạch truyền thông từ đầu hoặc tùy chỉnh một trong các mẫu ở trên.
Bước 1: Xác định mục tiêu và mục đích truyền thông
Hãy tự hỏi bản thân: “Bản cập nhật này cần làm rõ điều gì hoặc thúc đẩy điều gì?”
Một số thông điệp mang tính thông tin. Một số khác yêu cầu mọi người phê duyệt, quyết định, xem xét hoặc thực hiện hành động.
“Giữ cho mọi người luôn được cập nhật” là mục tiêu không thể đo lường được. Trong khi đó, “Giảm số lượng tin nhắn kiểm tra trạng thái từ khách hàng bằng cách chuyển các bản cập nhật đến một bảng điều khiển chung” thì có thể đo lường được.
Các mục tiêu rõ ràng sẽ trông như sau:
- Thông báo cho các trưởng bộ phận về những thay đổi trong ngân sách trước khi tiến hành rà soát
- Đạt 90% doanh số để hoàn thành khóa đào tạo ra mắt sản phẩm
- Giảm số lượng tin nhắn kiểm tra trạng thái dự án từ khách hàng
- Xác nhận sự phê duyệt của ban lãnh đạo trước khi công bố ra bên ngoài
Bước 2: Xác định đối tượng mục tiêu và các bên liên quan
Đừng coi “nhóm” như một đối tượng duy nhất. Các lãnh đạo cấp cao, quản lý, nhân viên chuyên môn, khách hàng và nhà cung cấp cần những thông tin cập nhật khác nhau.
Danh sách công việc: Liệt kê tất cả các nhóm cần được truyền thông. Ghi chú vai trò, nhu cầu thông tin, kênh ưa thích và quyền quyết định của từng nhóm.
Sử dụng biểu đồ RACI, Bảng trắng ClickUp hoặc ClickUp Tài liệu để xác định đối tượng trước khi chuyển kế hoạch thành các công việc.
Bước 3: Xây dựng các thông điệp chính cho từng đối tượng
Mỗi đối tượng cần một cách tiếp cận khác nhau, chứ không phải một câu chuyện khác nhau.
Đối với việc chuyển đổi sản phẩm:
- Lĩnh vực kỹ thuật cần có dòng thời gian và các mối quan hệ phụ thuộc
- Các nhà lãnh đạo cần đánh giá tác động kinh doanh và rủi ro
- Khách hàng cần biết những thay đổi nào và nơi nào để nhận được sự hỗ trợ
Đối với các bản cập nhật dành cho lãnh đạo, hãy sử dụng BLUF:
- Tóm lại: Điều gì đã xảy ra hoặc điều bạn cần
- Tác động: Ý nghĩa của nó là gì
- Hành động cần thực hiện: Những gì họ cần phê duyệt, quyết định hoặc việc cần làm
- Bối cảnh: Thông tin bối cảnh, chỉ khi cần thiết
Sử dụng ClickUp Brain để soạn thảo các phiên bản tin nhắn dựa trên bối cảnh dự án, sau đó hoàn thiện chúng trong tài liệu ClickUp Doc được chia sẻ trước khi gửi.
Bước 4: Chọn các kênh truyền thông phù hợp
Hãy chọn kênh dựa trên mức độ khẩn cấp và nhu cầu của đối tượng mục tiêu, chứ không phải dựa trên sự thuận tiện của người gửi.
| **Loại thông điệp** | **Loại kênh phù hợp nhất** | **Ví dụ** |
|---|---|---|
| Khẩn cấp và cần xử lý kịp thời | Đồng bộ | Cuộc họp, trò chuyện, điện thoại |
| Dạng thông tin hoặc tham khảo | Không đồng bộ | Email, tài liệu, bảng điều khiển |
| Các dự án có rủi ro cao hoặc nhạy cảm | Trực tiếp | Cuộc gọi video, cuộc họp trực tiếp |
Đừng gửi mọi thứ qua email hoặc Slack. Các thông tin cập nhật quan trọng sẽ nhanh chóng bị chìm nghỉm.
Sử dụng ClickUp Chat để thảo luận trong nhóm, tính năng "Assigned Comments" để theo dõi các công việc cụ thể và Bảng điều khiển (Dashboards) để cập nhật thông tin cho các bên liên quan.
Theo một cuộc khảo sát của ClickUp, 83% nhân viên trí thức chủ yếu dựa vào email và trò chuyện để giao tiếp trong nhóm, nhưng gần 60% thời gian làm việc bị lãng phí do phải chuyển đổi giữa các công cụ này và tìm kiếm thông tin. Việc tập trung công việc dự án, tin nhắn, tài liệu và người phụ trách vào một không gian làm việc duy nhất sẽ giúp giảm bớt nhu cầu phải tìm kiếm thông tin qua nhiều công cụ khác nhau.
Theo một cuộc khảo sát của ClickUp, 83% nhân viên trí thức chủ yếu dựa vào email và trò chuyện để giao tiếp trong nhóm, nhưng gần 60% thời gian làm việc bị lãng phí do phải chuyển đổi giữa các công cụ này và tìm kiếm thông tin. Việc tập trung công việc dự án, tin nhắn, tài liệu và người phụ trách vào một không gian làm việc duy nhất sẽ giúp giảm bớt nhu cầu phải tìm kiếm thông tin qua nhiều công cụ khác nhau.
Bước 5: Xây dựng dòng thời gian truyền thông với các cột mốc quan trọng
Liên kết từng bản cập nhật với dòng thời gian của dự án.
Hãy lập kế hoạch ngược từ các cột mốc quan trọng. Nếu ngày ra mắt là 15 tháng 3, hãy tự hỏi:
- Khi nào thì chương trình hỗ trợ bán hàng cần phải sẵn sàng?
- Khi nào nên công bố thông tin cho khách hàng?
- Khi nào nên tổ chức buổi họp nội bộ?
Sử dụng chế độ xem Gantt hoặc chế độ xem Lịch của ClickUp để phát hiện các khoảng trống về thời gian trước khi chúng dẫn đến việc bỏ lỡ các bản cập nhật.
Sử dụng tính năng Tự động hóa của ClickUp để tạo các công việc truyền thông khi đạt được các cột mốc quan trọng. Ví dụ: khi một giai đoạn dự án chuyển sang trạng thái "Hoàn thành", hãy tạo một công việc để gửi bản cập nhật cho các bên liên quan.
Hãy chia sẻ kế hoạch này với các bên liên quan trước khi thông điệp đầu tiên được phát đi.
Xây dựng một kế hoạch truyền thông có thể tồn tại sau buổi khởi động
Một kế hoạch truyền thông tốt phải trả lời rõ ràng một câu hỏi: ai sẽ nhận được thông điệp nào, qua kênh nào và ai là người chịu trách nhiệm gửi thông điệp đó?
Một mẫu tốt giúp quyết định đó có thể tái sử dụng. Một không gian làm việc tốt giúp kế hoạch đó tiếp tục được duy trì sau khi khởi động dự án.
ClickUp là lựa chọn phù hợp khi kế hoạch cần các công việc, người chịu trách nhiệm, quy trình phê duyệt, cập nhật và bảng điều khiển. Các mẫu bên ngoài phù hợp khi bạn chỉ cần một tài liệu để chia sẻ.
Chọn mẫu phù hợp với rủi ro truyền thông lớn nhất của bạn: các bên liên quan chưa rõ ràng, quy trình phê duyệt chậm chạp, nhân viên không được cập nhật thông tin, nhầm lẫn về thay đổi, công việc quan hệ công chúng (PR) thiếu tập trung hoặc sự không đồng bộ trong quá trình ra mắt.
Xây dựng kế hoạch truyền thông của bạn trên ClickUp. Bắt đầu miễn phí ngay!
Câu hỏi thường gặp
1. Khi nào bạn nên sử dụng mẫu kế hoạch truyền thông?
Hãy sử dụng mẫu kế hoạch truyền thông khi các nhóm khác nhau cần nhận các thông tin cập nhật khác nhau. Trường hợp một người gửi một thông điệp thì không cần dùng mẫu. Tuy nhiên, các sự kiện như ra mắt sản phẩm, tái cơ cấu, sự cố hoặc các dự án có nhiều bên liên quan thường cần đến mẫu này.
Mẫu kế hoạch truyền thông rất hữu ích cho:
- Ra mắt sản phẩm và các chiến dịch GTM: Nhiều đối tượng mục tiêu, trình tự chặt chẽ, đang theo dõi phạm vi tiếp cận
- Cập nhật cho lãnh đạo và các bên liên quan: Cách trình bày khác nhau tùy theo vai trò ra quyết định
- Thay đổi chính sách hoặc văn hóa nội bộ: Giảm thiểu sự không chắc chắn trong toàn tổ chức
- Sự cố CNTT, gián đoạn dịch vụ và các vấn đề bảo mật: Các lộ trình xử lý sự cố và phân khúc đối tượng đã được thiết lập sẵn
- Giao tiếp dự án với khách hàng: Tần suất dự đoán được và các quy tắc xử lý sự cố
- Bản tin nội bộ và thông báo của bộ phận Nhân sự: Các chu kỳ định kỳ nên được tự động hóa
- Kiểm tra tần suất cuộc họp: Xác định những lỗ hổng trong truyền thông trong nhịp độ hoạt động hiện tại
2. Kế hoạch truyền thông nên bao gồm những nội dung gì?
Một kế hoạch truyền thông cần trả lời tám câu hỏi sau: mục tiêu là gì, ai cần nhận thông tin cập nhật, họ cần biết những gì, thông tin cập nhật sẽ được gửi đến đâu, tần suất cập nhật là bao nhiêu, ai là người chịu trách nhiệm cho từng thông điệp, thời điểm phát hành từng thông điệp là khi nào, và thành công sẽ được đánh giá như thế nào?
Tám câu hỏi này tương ứng trực tiếp với tám phần của bất kỳ kế hoạch nào: mục tiêu truyền thông, đối tượng mục tiêu, thông điệp chính, kênh truyền thông, tần suất và nhịp độ, người chịu trách nhiệm và người phê duyệt, dòng thời gian và các cột mốc quan trọng, cùng các chỉ số đánh giá thành công. Bỏ qua một phần nào đó, bạn sẽ tạo ra lỗ hổng khiến kế hoạch bị phá vỡ trong quá trình thực hiện.
3. Sự khác biệt giữa kế hoạch truyền thông và chiến lược truyền thông là gì?
Chiến lược truyền thông giải thích lý do tại sao bạn thực hiện truyền thông. Kế hoạch truyền thông giải thích ai sẽ nhận được từng bản cập nhật, kênh nào sẽ được sử dụng, ai là người chịu trách nhiệm và thời điểm phát hành.
Hầu hết các nhóm đều cần cả hai. Chiến lược xác định hướng đi. Kế hoạch biến hướng đi đó thành các thông điệp, người chịu trách nhiệm, kênh truyền thông và thời gian cụ thể.
4. Tôi nên cập nhật kế hoạch truyền thông bao lâu một lần?
Hãy rà soát kế hoạch tại mỗi cột mốc quan trọng của dự án. Đối với các dự án đang triển khai, hãy rà soát ít nhất hai tuần một lần.
Các bên liên quan, phạm vi và kênh truyền thông thay đổi nhanh chóng. Hãy tích hợp việc rà soát vào dự án thông qua một công việc định kỳ, một mục trong chương trình làm việc hàng tuần hoặc tính năng tự động hóa để nhắc nhở người chịu trách nhiệm về kế hoạch.
5. Sự khác biệt giữa kế hoạch truyền thông và kế hoạch quản lý các bên liên quan là gì?
Đối với các dự án đơn giản, chỉ cần một kế hoạch truyền thông là đủ. Đối với các dự án có tính chất hiển thị, liên quan đến nhà tài trợ, lãnh đạo cấp cao, cơ quan quản lý hoặc đối tác bên ngoài, hãy sử dụng cả hai.