Tại sao mọi kế hoạch truyền thông đều trông rất hoàn hảo khi bắt đầu nhưng lại trở nên vô dụng vào tuần thứ hai? Dự án thay đổi, tài liệu không còn phù hợp với thực tế, và các nhóm lại quay về sử dụng tin nhắn trên Slack, email chuyển tiếp và các bản cập nhật “FYI” vào phút chót.
Nhân viên trí thức dành 88% thời gian trong tuần để giao tiếp. Tuy nhiên, lượng thông điệp lớn không giải quyết được các vấn đề như quyền sở hữu không rõ ràng, việc chuyển giao bị bỏ sót, cập nhật trùng lặp và thiếu quy tắc chia sẻ về việc ai sẽ được thông báo điều gì, khi nào và ở đâu.
Một mẫu kế hoạch truyền thông giúp xác định đối tượng, thông điệp, kênh, tần suất và người phụ trách cho mỗi bản cập nhật. 10 mẫu dưới đây bao gồm các bản cập nhật cho các bên liên quan, triển khai nội bộ, truyền thông nội bộ, thay đổi tổ chức, quy trình làm việc PR và ra mắt sản phẩm.
10 mẫu kế hoạch truyền thông trong nháy mắt
Chọn dựa trên yếu tố nào cần ưu tiên thực hiện trước. Sử dụng ClickUp cho các kế hoạch liên quan đến công việc, người phụ trách và quy trình phê duyệt. Sử dụng HubSpot cho lập kế hoạch triển khai, mẫu Template.net cho truyền thông về nhân sự hoặc thay đổi, và Smartsheet cho truyền thông ra mắt.
| Mẫu | Liên kết tải xuống | Phù hợp nhất cho | Các tính năng nổi bật | Định dạng trực quan |
|---|---|---|---|---|
| Mẫu kế hoạch truyền thông ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Các nhóm cần một kế hoạch truyền thông linh hoạt và đa năng | Trường Tùy chỉnh đối tượng + kênh, quy trình phê duyệt, chế độ xem ma trận truyền thông, kế hoạch đa chế độ xem | Danh sách công việc, Bảng, Lịch |
| Mẫu Báo cáo Ma trận Truyền thông ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Các văn phòng quản lý dự án (PMO) và các nhóm quản lý nhiều nhóm bên liên quan | Lập bản đồ các bên liên quan theo kênh, ma trận có thể lọc, chế độ xem có thể xuất, bảng truyền thông có cấu trúc | Chế độ xem ma trận |
| Mẫu Ma trận Giao tiếp và Cuộc họp nhóm ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Các nhà quản lý kiểm tra các cuộc họp và các lỗ hổng trong truyền thông | Danh mục cuộc họp, phân tích khoảng trống, tự động hóa công việc định kỳ, trực quan hóa tần suất | Lịch + hệ thống công việc |
| Mẫu Chiến lược và Kế hoạch Hành động Truyền thông Nội bộ của ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Các nhóm truyền thông nội bộ phụ trách triển khai trên toàn công ty | Các lớp chiến lược + thực thi, phân khúc đối tượng, bản đồ kênh, đang theo dõi công việc | Tài liệu + công việc |
| Mẫu kế hoạch truyền thông nội bộ ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Các nhóm nhân sự quản lý các bản cập nhật nội bộ định kỳ | Các chu kỳ truyền thông định kỳ, theo dõi trạng thái, chế độ xem lưu trữ để đảm bảo tuân thủ | Quy trình công việc lặp lại cho công việc |
| Mẫu Kế hoạch Hành động HubSpot | Tải mẫu miễn phí | Các nhóm chuyển đổi kế hoạch truyền thông thành các công việc thực thi | Phân chia công việc, theo dõi trách nhiệm, dòng thời gian, giám sát tiến độ, định dạng linh hoạt | Bảng tính / tài liệu |
| Mẫu Kế hoạch Tương tác với Các Bên Liên quan của ProjectManager | Tải mẫu miễn phí | Các dự án có nhu cầu phối hợp phức tạp giữa các bên liên quan | Danh sách các bên liên quan, bản đồ quyền lực-lợi ích, mục tiêu tương tác, yêu cầu truyền thông | Tài liệu Word |
| Mẫu Kế hoạch Truyền thông Quản lý Thay đổi Tổ chức của Template.net | Tải mẫu miễn phí | Các nhóm quản lý thay đổi tổ chức, tái cấu trúc hoặc chuyển đổi | Phân khúc các bên liên quan, khung thông điệp, kế hoạch kênh, vòng phản hồi | Tài liệu có thể chỉnh sửa |
| Mẫu. net Mẫu Truyền thông Nhân sự | Tải mẫu miễn phí | Các nhóm nhân sự gửi thông tin cập nhật cho nhân viên và thông báo về chính sách | Cấu trúc rõ ràng cho các thông báo, đối tượng mục tiêu rõ ràng, thông điệp hướng hành động, định dạng linh hoạt | Tài liệu có thể chỉnh sửa |
| Mẫu kế hoạch truyền thông ra mắt sản phẩm của Smartsheet | Tải mẫu miễn phí | Các nhóm sản phẩm và tiếp thị phối hợp kế hoạch truyền thông cho đợt ra mắt | Mục đích + theo dõi đối tượng, kế hoạch tần suất, bản đồ các bên liên quan, định dạng bảng tính linh hoạt | Excel / Word |
10 mẫu miễn phí để cải thiện giao tiếp trong dự án và nhóm
Mỗi mẫu dưới đây giải quyết một vấn đề cụ thể: lập bản đồ các bên liên quan, tần suất cuộc họp, cập nhật cho nhân viên, sự nhầm lẫn khi thay đổi hoặc phối hợp ra mắt.
1. Mẫu kế hoạch truyền thông của ClickUp
Sử dụng Mẫu Kế hoạch Truyền thông ClickUp khi bạn cần một kế hoạch duy nhất cho đối tượng, kênh, người phụ trách, quy trình phê duyệt và các công việc. Chế độ xem ma trận hiển thị ai sẽ nhận được mỗi bản cập nhật, kênh nào nên sử dụng và tần suất gửi.
ClickUp Brain có thể soạn thảo các biến thể tin nhắn dựa trên bối cảnh dự án hiện có, mà bạn có thể chỉnh sửa để phù hợp với đối tượng, giọng điệu và yêu cầu phê duyệt.
Ví dụ ứng dụng: Bạn đang triển khai chính sách giá mới. Nhân viên bán hàng doanh nghiệp cần các điểm nhấn dành riêng cho từng tài khoản. Bộ phận tiếp thị cần các email và tin nhắn trong ứng dụng. Bộ phận hỗ trợ khách hàng cần cập nhật trung tâm trợ giúp. Sử dụng chế độ xem ma trận để lập bản đồ từng đối tượng, sau đó chuyển từng thông điệp qua các giai đoạn Bản nháp, Đang xem xét, Đã phê duyệt và Đã gửi.
Mẫu này giúp bạn:
- Trường Tùy chỉnh: Theo dõi đối tượng, kênh, loại thông điệp và tần suất
- Nhiều chế độ xem: Chuyển đổi giữa chế độ Xem dạng danh sách, Bảng và Lịch để có các góc nhìn kế hoạch khác nhau
- Quy trình xử lý trạng thái: Đang theo dõi từng tin nhắn qua các giai đoạn: Bản nháp, Đang xem xét, Đã phê duyệt, Đã gửi
- Ma trận truyền thông: Xem ngay các bên liên quan được phân công kênh nào
Phù hợp nhất cho: Các nhóm cần một kế hoạch linh hoạt, đa năng mà họ có thể điều chỉnh cho phù hợp với bất kỳ sáng kiến nào
Bỏ qua nếu: Bạn cần một kế hoạch cho một sự kiện cụ thể, chẳng hạn như tái cơ cấu, ra mắt PR hoặc ra mắt sản phẩm
2. Mẫu Báo cáo Ma trận Truyền thông của ClickUp
Sử dụng Mẫu Báo cáo Ma trận Truyền thông ClickUp khi cần một bảng ma trận rõ ràng để cập nhật cho các bên liên quan. Mẫu này giữ nguyên cấu trúc của Excel nhưng kết nối kế hoạch với các công việc và người phụ trách.
Bảng này phân loại các bên liên quan theo loại hình truyền thông, kênh, tần suất và người phụ trách. Lọc theo nhóm bên liên quan, sau đó xuất bảng ma trận cho những người bên ngoài ClickUp.
Ví dụ ứng dụng: Bạn là người phụ trách PMO tại một công ty có 200 nhân viên đang thực hiện quá trình chuyển đổi sang Salesforce. Có 12 nhóm bên liên quan cần các bản cập nhật khác nhau. Bộ phận vận hành bán hàng cần báo cáo tiến độ hàng tuần. Các quản lý AE cần báo cáo sẵn sàng hai tuần một lần. Các nhân viên bán hàng cần bản tóm tắt hàng tháng và bản tóm tắt trước khi triển khai. Bộ phận CNTT cần các cuộc họp hàng ngày trong giai đoạn chuyển đổi. Ma trận lọc theo nhóm, do đó trưởng bộ phận CNTT chỉ thấy các hàng liên quan đến CNTT.
Mẫu này giúp bạn:
- Chế độ xem ma trận: Phân loại các bên liên quan theo kênh, tần suất và loại thông điệp trong một bảng
- Các trường thông tin cho từng thông điệp: Ghi lại người điều phối, người tham dự, mục đích và kết quả cho từng thông điệp
- Trường Tùy chỉnh: Gán thẻ cho vai trò của các bên liên quan, mức độ ưu tiên truyền thông và kênh ưa thích
- Các chế độ xem có thể lọc: Tập trung vào từng nhóm bên liên quan một
- Định dạng có thể xuất: Chia sẻ với những người bên ngoài ClickUp
Phù hợp nhất cho: Các bộ phận Quản lý Dự án (PMO) và nhóm vận hành quản lý mối quan hệ với các bên liên quan trên nhiều dòng công việc
Bỏ qua nếu: Bạn không có nhiều nhóm bên liên quan. Một dự án chỉ có một đối tượng mục tiêu không cần ma trận
3. Mẫu Ma trận Giao tiếp và Cuộc họp của ClickUp
Sử dụng Mẫu Ma trận Giao tiếp và Họp nhóm ClickUp để rà soát các cuộc họp định kỳ. Mẫu này hiển thị các cuộc họp hiện có, lý do tổ chức, người tham dự và kết quả mong đợi của từng cuộc họp.
Phân tích khoảng trống cho thấy ai vắng mặt trong các cuộc họp định kỳ. Đó thường là nơi các cập nhật liên chức năng bị bỏ sót.
Ví dụ ứng dụng: Bạn là một quản lý mới, vừa tiếp quản một nhóm có 11 cuộc họp định kỳ mỗi tuần và quyền sở hữu không rõ ràng đối với một nửa trong số đó. Danh sách từng cuộc họp, mục đích, người tham dự và kết quả mong đợi. Phân tích khoảng trống cho thấy không ai thực sự có quyền sở hữu đối với cuộc họp QBR liên chức năng. Ba trong số các cuộc họp standup có thể được hợp nhất thành một. Hai cuộc họp 1:1 định kỳ không còn cần thiết nữa.
Mẫu này giúp bạn:
- Danh sách các cuộc họp: Ghi lại mục đích, người tham dự, tần suất và kết quả mong đợi
- Phân tích khoảng trống: Xác định các bên liên quan chưa được đề cập trong bất kỳ cuộc họp hiện tại nào
- Tích hợp Công việc định kỳ: Tự động tạo các công việc chuẩn bị và theo dõi cho mỗi cuộc họp
- Chế độ xem lịch: Hiển thị tần suất hoạt động của nhóm
Phù hợp nhất cho: Các trưởng nhóm và quản lý muốn tối ưu hóa lịch họp và đảm bảo mỗi cuộc họp định kỳ đều có mục đích rõ ràng
Bỏ qua nếu: Bạn đang thực hiện một dự án đơn lẻ. Mẫu này được thiết kế cho việc giao tiếp liên tục trong nhóm, không phải cho các kế hoạch cụ thể của từng dự án
4. Mẫu Chiến lược và Kế hoạch Hành động Truyền thông Nội bộ của ClickUp
Sử dụng Mẫu Chiến lược và Kế hoạch Hành động Truyền thông Nội bộ của ClickUp để cập nhật thông tin toàn công ty, thay đổi chính sách, các sáng kiến văn hóa và triển khai các thay đổi tổ chức.
Nó tách biệt lý do của sự thay đổi khỏi công việc cần thiết để truyền đạt thông tin đó. Điều này giúp nhân viên hiểu rõ điều gì đang thay đổi, tại sao điều đó lại quan trọng và những bước tiếp theo sẽ diễn ra như thế nào.
Ví dụ ứng dụng: Bạn đang thử nghiệm mô hình tuần làm việc 4 ngày. Phần chiến lược nêu rõ lý do: mục tiêu năng suất, giữ chân nhân tài và phản hồi từ nhân viên. Kế hoạch hành động chỉ ra ai là người chịu trách nhiệm về email thông báo cho lãnh đạo, phần câu hỏi thường gặp (FAQ), cuộc họp toàn thể và kênh phản hồi để giải đáp thắc mắc của nhân viên.
Mẫu này giúp bạn:
- Các tầng chiến lược và hành động: Tách biệt lý do triển khai khỏi danh sách công việc
- Phân khúc đối tượng: Phân nhóm nhân viên theo bộ phận, vai trò hoặc địa điểm
- Lập bản đồ kênh: Lập kế hoạch trên các kênh như intranet, email, trò chuyện và các cuộc họp
- Các mục cần thực hiện: Chỉ định người chịu trách nhiệm, ngày đáo hạn và trạng thái phê duyệt
Phù hợp nhất cho: Các nhóm truyền thông nội bộ quản lý các cập nhật về chính sách, văn hóa hoặc thay đổi tổ chức trên toàn công ty
Bỏ qua nếu: Bạn đang thực hiện kế hoạch truyền thông ở cấp độ dự án, không phải toàn công ty. Mẫu 1 và 2 sẽ phù hợp hơn
5. Mẫu kế hoạch truyền thông nội bộ do ClickUp cung cấp
Sử dụng Mẫu Truyền thông Nhân viên của ClickUp để cập nhật thông tin nhân sự định kỳ. Chỉ cần cài đặt tần suất một lần, sau đó tái sử dụng cùng một quy trình làm việc cho mỗi chu kỳ.
Mỗi chu kỳ theo dõi loại thông điệp, nhóm nhân viên, kênh truyền tải và trạng thái. Chế độ xem lưu trữ giúp dễ dàng tìm lại các bản cập nhật trước đây để đảm bảo tuân thủ hoặc tham khảo.
Ví dụ ứng dụng: Bạn là người phụ trách bộ phận Nhân sự (HR) tại một công ty có 500 nhân viên. Mọi bản tin, thông báo về phúc lợi và thay đổi chính sách vẫn phải qua tay bạn. Hãy cài đặt các công việc định kỳ để mỗi chu kỳ tự động tạo ra với các giai đoạn phù hợp đã được cài đặt sẵn. Chế độ xem lưu trữ sẽ trở thành bản ghi kiểm tra khi bộ phận pháp lý yêu cầu xác minh những gì đã được gửi và thời điểm gửi.
Mẫu này giúp bạn:
- Công việc định kỳ: Tự động tạo chu kỳ truyền thông hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng quý
- Các trường đã được thiết lập sẵn: Loại tin nhắn, nhóm nhân viên mục tiêu và kênh phân phối
- Theo dõi trạng thái: Theo dõi từng thông điệp qua các giai đoạn soạn thảo, xem xét và phân phối
- Chế độ xem lưu trữ: Giữ các tài liệu truyền thông trong quá khứ luôn sẵn sàng để đảm bảo tuân thủ
Phù hợp nhất cho: Các nhóm nhân sự và truyền thông nội bộ quản lý việc cập nhật thông tin cho nhân viên theo lịch trình định kỳ
Bỏ qua nếu: Hoạt động truyền thông nội bộ của nhóm bạn mang tính chất tạm thời. Cấu trúc định kỳ sẽ gây ra gánh nặng nếu bạn chỉ gửi các thông điệp đơn lẻ
6. Mẫu Kế hoạch Hành động của HubSpot
Sử dụng Mẫu Kế hoạch Hành động của HubSpot khi kế hoạch truyền thông của bạn cần được chuyển thành một danh sách các công việc, người chịu trách nhiệm, thời hạn và các bước tiếp theo rõ ràng.
Mẫu này không phải là một kế hoạch truyền thông thuần túy, và chính vì vậy mà nó xứng đáng có một vị trí trong danh sách này. Nhiều kế hoạch truyền thông thất bại vì chúng xác định đối tượng và thông điệp nhưng lại không bao giờ phân công công việc. Định dạng kế hoạch hành động của HubSpot giúp các nhóm chuyển đổi mục tiêu truyền thông thành hành động cụ thể.
Ví dụ: Bạn đang triển khai quy trình tiếp nhận khách hàng mới. Mục tiêu truyền thông rất rõ ràng: thông báo cho bộ phận bán hàng, hỗ trợ khách hàng, đội ngũ hỗ trợ và ban lãnh đạo trước khi ra mắt. Sử dụng mẫu kế hoạch hành động để chia nhỏ mục tiêu đó thành các công việc: soạn thảo thông báo nội bộ, chuẩn bị ghi chú hướng dẫn, cập nhật Câu hỏi thường gặp (FAQ), lên lịch họp thông báo cho nhóm, phân công người chịu trách nhiệm và đặt ngày đáo hạn.
Mẫu này giúp bạn:
- Các bước thực hiện: Chia nhỏ các mục tiêu truyền thông thành các công việc cụ thể
- Chủ sở hữu công việc: Giao từng hoạt động truyền thông cho một người chịu trách nhiệm cụ thể
- Dòng thời gian: Đặt thời hạn cho việc soạn thảo, xem xét, phê duyệt và gửi các bản cập nhật
- Theo dõi tiến độ: Theo dõi những phần nào của kế hoạch đã hoàn thành
- Tính linh hoạt về định dạng: Sử dụng mẫu trong Excel, Word, Tài liệu Google hoặc Google Trang tính
Phù hợp nhất cho: Các nhóm đã biết rõ nội dung cần truyền thông nhưng cần một kế hoạch thực hiện đơn giản để hoàn thành việc.
Bỏ qua nếu: Bạn cần lập bản đồ các bên liên quan, lập kế hoạch kênh hoặc phân khúc thông điệp. Kết hợp với mẫu kế hoạch truyền thông nếu chiến lược vẫn chưa rõ ràng
7. Mẫu Kế hoạch Tương tác với Các Bên Liên quan của ProjectManager
Sử dụng Mẫu Kế hoạch Tương tác với Các Bên Liên quan của ProjectManager khi việc thống nhất quan điểm giữa các bên liên quan là phần khó khăn nhất. Mẫu này phân nhóm các bên liên quan theo mức độ ảnh hưởng và mức độ quan tâm, giúp bạn biết ai cần được quản lý chặt chẽ và ai chỉ cần nhận thông tin cập nhật theo kỳ.
Ví dụ: Bạn đang quản lý một dự án triển khai ERP trị giá 2 triệu đô la. Giám đốc tài chính là nhà tài trợ, có ảnh hưởng lớn và rất quan tâm đến dự án, vì vậy họ cần được báo cáo tóm tắt hàng tuần. Ba trưởng phòng là những người dùng chính, vì vậy họ cần các phiên làm việc hai tuần một lần. Bộ phận CNTT là nhóm xây dựng, vì vậy họ cần các cuộc họp hàng ngày trong giai đoạn chuyển đổi. Bốn trăm nhân viên là người dùng cuối. Họ cần các bản cập nhật tiến độ hàng tháng trước khi hệ thống đi vào hoạt động và các lời nhắc nhở về đào tạo chuyên sâu trong tháng cuối cùng. Mẫu này buộc bạn phải suy nghĩ kỹ lưỡng trước khi bắt đầu lên lịch bất kỳ hoạt động nào.
Mẫu này giúp bạn:
- Danh sách các bên liên quan: Liệt kê mọi cá nhân, nhóm hoặc tổ chức bị ảnh hưởng bởi dự án
- Lập bản đồ quyền lực và ảnh hưởng: Phân loại những người cần được quản lý chặt chẽ so với những người cần được theo dõi
- Mục tiêu tương tác: Xác định mức độ tham gia mong muốn cho từng bên liên quan
- Yêu cầu về truyền thông: Xác định những thông tin mà mỗi bên liên quan cần biết và tần suất thông báo
- Cập nhật kế hoạch: Xem xét lại nhu cầu tương tác khi dự án có thay đổi
Phù hợp nhất cho: Các nhà quản lý dự án và các văn phòng quản lý dự án (PMO) phụ trách các công việc có tính chất quan trọng với nhiều nhóm bên liên quan
Bỏ qua nếu: Dự án của bạn chỉ có một hoặc hai nhóm bên liên quan với nhu cầu thông tin tương tự. Việc thiết lập này không đáng để thực hiện
8. Mẫu.net: Kế hoạch Truyền thông Quản lý Thay đổi Tổ chức
Sử dụng Mẫu Kế hoạch Truyền thông Quản lý Thay đổi Tổ chức của Template.net khi chính sự thay đổi là phần khó khăn nhất. Mẫu này giúp các nhóm giải thích những gì đang thay đổi, lý do tại sao nó xảy ra, ai bị ảnh hưởng và những gì sẽ xảy ra tiếp theo.
Ví dụ: Bạn đang thông báo về một cuộc tái cơ cấu, trong đó 60 kỹ sư sẽ chuyển sang làm việc dưới sự quản lý của một Phó chủ tịch mới và hai nhóm sẽ bị giải thể. Kế hoạch này giúp bạn sắp xếp các thông điệp theo thứ tự phù hợp: trước tiên là cuộc họp thông báo cho ban lãnh đạo, tiếp theo là các cuộc gặp riêng với từng nhân viên bị ảnh hưởng, sau đó là cuộc họp toàn thể, phần câu hỏi thường gặp (FAQ) và vòng phản hồi. Hầu hết các nhóm đều bỏ qua phần phản hồi. Đó chính là phần cho thấy thông điệp đã được tiếp nhận hay chưa.
Mẫu này giúp bạn:
- Mục tiêu truyền thông: Xác định cách kế hoạch sẽ cung cấp thông tin, hỗ trợ và tương tác với các bên liên quan
- Thông điệp chính: Giải thích lý do thay đổi, lợi ích, dòng thời gian và các bước tiếp theo
- Phân tích các bên liên quan: Phân loại nhân viên, quản lý, lãnh đạo cấp cao, nhóm dự án, khách hàng, nhà cung cấp và đối tác
- Lập kế hoạch kênh: Chọn kênh phù hợp cho từng bản cập nhật, từ email và mạng nội bộ đến các cuộc họp toàn thể và cuộc họp nhóm
- Vai trò và trách nhiệm: Xác định rõ ai là người chịu trách nhiệm chính về truyền thông, hỗ trợ nhân viên và quản lý các cập nhật
- Phản hồi và đánh giá: Sử dụng các cuộc khảo sát, nhóm thảo luận, phản hồi trực tiếp và các cuộc họp đánh giá để cải thiện theo thời gian
Phù hợp nhất cho: Bộ phận Nhân sự, quản lý thay đổi, truyền thông nội bộ và các nhóm lãnh đạo phụ trách tái cấu trúc hoặc chuyển đổi
Bỏ qua nếu: Bạn đang thực hiện các hoạt động truyền thông dự án tiêu chuẩn. Cách tiếp cận tập trung vào sự thay đổi sẽ gây ra gánh nặng không cần thiết.
9. Mẫu. net Mẫu Truyền thông Nhân sự
Sử dụng Mẫu Truyền thông Nhân sự của Template.net khi bộ phận Nhân sự cần một tài liệu đơn giản, có thể chỉnh sửa để cập nhật thông tin cho nhân viên, thông báo chính sách, thông báo nội bộ và giao tiếp giữa các nhóm nhân sự.
Mẫu này có phạm vi rộng hơn so với mẫu mua lại của SHRM, do đó phù hợp hơn cho một bài viết về các mẫu kế hoạch truyền thông chung. Nó cung cấp cho các nhóm nhân sự một điểm khởi đầu linh hoạt để giao tiếp với nhân viên mà không cần phải xây dựng một hệ thống truyền thông nội bộ hoàn chỉnh.
Ví dụ ứng dụng: Nhóm nhân sự của bạn cần thông báo về thời gian đăng ký các chế độ phúc lợi, cập nhật chính sách hoặc chương trình dành cho nhân viên mới. Sử dụng mẫu này để cấu trúc thông điệp, xác định rõ đối tượng, xác định mục đích và đảm bảo nhân viên biết cần thực hiện hành động gì tiếp theo.
Mẫu này giúp bạn:
- Truyền thông nội bộ: Chia sẻ các thông tin cập nhật về nhân sự một cách rõ ràng với nhân viên
- Thông báo chính sách: Xây dựng chiến lược truyền thông xoay quanh các lợi ích, chính sách, chương trình hoặc những thay đổi tại nơi làm việc
- Xác định rõ đối tượng: Xác định đối tượng nhận thông tin cập nhật là ai và họ cần biết những gì
- Thông điệp hướng hành động: Làm rõ bước tiếp theo cho nhân viên
- Định dạng có thể chỉnh sửa: Tùy chỉnh mẫu cho các nhu cầu truyền thông nhân sự khác nhau
Phù hợp nhất cho: Các nhóm nhân sự và quản lý nhân sự phụ trách cập nhật thông tin cho nhân viên, thông báo chính sách, truyền thông về phúc lợi và các thông báo nội bộ
Bỏ qua nếu: Bạn cần một kế hoạch truyền thông đầy đủ bao gồm việc xác định các bên liên quan, tần suất, quy trình phê duyệt và quyền sở hữu công việc. Mẫu này phù hợp hơn như một tài liệu truyền thông linh hoạt cho bộ phận Nhân sự hơn là một hệ thống lập kế hoạch hoàn chỉnh
10. Mẫu kế hoạch truyền thông ra mắt sản phẩm của Smartsheet
Sử dụng Mẫu Kế hoạch Truyền thông Ra mắt Sản phẩm của Smartsheet để lập kế hoạch truyền thông nội bộ về việc ra mắt sản phẩm cho các nhóm dự án, đối tác bán hàng, ban lãnh đạo và các bên liên quan khác. Mẫu này cung cấp cho bạn một bảng tính để ghi chép mục đích cập nhật, đối tượng, phương pháp, tần suất và các sản phẩm đầu ra.
Ví dụ ứng dụng: Bạn còn 60 ngày nữa là đến ngày ra mắt, và nhóm đã chìm ngập trong các chủ đề trên Slack. Sử dụng bảng tính này để liệt kê từng bản cập nhật nội bộ: các cuộc họp cập nhật dự án hàng tuần, các bản cập nhật hỗ trợ bán hàng hai tuần một lần, các buổi báo cáo cấp cao dựa trên cột mốc và cuộc họp toàn thể trước khi ra mắt. Đối với mỗi bản cập nhật, hãy theo dõi mục đích, đối tượng, phương pháp, tần suất và kết quả đầu ra.
Điểm hạn chế: đây là một bảng tính, không phải là một quy trình làm việc. Bạn có thể lập kế hoạch truyền thông cho đợt ra mắt tại đây, nhưng cần một hệ thống khác để phân công công việc, theo dõi các hoạt động tiếp theo và gửi nhắc nhở.
Mẫu này giúp bạn:
- Chi tiết từng thông điệp: Ghi lại mục đích, phương pháp, tần suất, đối tượng và kết quả mong đợi cho mỗi bản cập nhật
- Lập bản đồ các bên liên quan nội bộ: Hiển thị các bản cập nhật ra mắt nào sẽ được gửi đến các nhóm dự án, đối tác bán hàng, ban lãnh đạo và các bên liên quan khác
- Đang theo dõi tần suất: Theo dõi các hoạt động truyền thông hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng trong một tài liệu duy nhất
- Tính linh hoạt về định dạng: Sử dụng Excel để theo dõi các cập nhật về việc ra mắt theo hàng, hoặc sử dụng Word để trình bày kế hoạch dưới dạng tài liệu gọn gàng hơn
Phù hợp nhất cho: Các nhóm tiếp thị sản phẩm cần phối hợp các cập nhật ra mắt nội bộ và chiến lược truyền thông đưa sản phẩm ra thị trường
Bỏ qua nếu: Dự án ra mắt của bạn quy mô nhỏ hoặc chỉ dành cho nội bộ. Mẫu này giả định một chiến dịch tiếp thị toàn diện
Bạn nên sử dụng mẫu kế hoạch truyền thông nào trước tiên?
| Nếu bạn cần… | Bắt đầu với mẫu này |
|---|---|
| Xây dựng kế hoạch truyền thông chung cho dự án | Mẫu kế hoạch truyền thông ClickUp |
| Lập bản đồ các bên liên quan, kênh và tần suất trong một bảng | Mẫu báo cáo ma trận truyền thông ClickUp |
| Kiểm tra khối lượng công việc của cuộc họp và giao tiếp trong nhóm | Mẫu Ma trận Giao tiếp và Cuộc họp nhóm ClickUp |
| Triển khai một sáng kiến trên toàn công ty | Mẫu Chiến lược và Kế hoạch Hành động Truyền thông Nội bộ của ClickUp |
| Quản lý các bản cập nhật định kỳ cho nhân viên | Mẫu kế hoạch truyền thông nội bộ ClickUp |
| Chuyển đổi mục tiêu truyền thông thành các công việc thực hiện | Mẫu Kế hoạch Hành động của HubSpot |
| Phân loại các bên liên quan theo mức độ ảnh hưởng và mức độ tham gia | Mẫu Kế hoạch Tương tác với Các Bên Liên quan của ProjectManager |
| Thông báo về sự thay đổi trong tổ chức hoặc việc tái cơ cấu | Mẫu.net Kế hoạch Truyền thông Quản lý Thay đổi Tổ chức |
| Tạo các bản cập nhật về nhân sự hoặc thông báo cho nhân viên | Mẫu. net Mẫu kế hoạch truyền thông nhân sự |
| Lập kế hoạch truyền thông nội bộ cho việc ra mắt sản phẩm | Mẫu kế hoạch truyền thông ra mắt sản phẩm của Smartsheet |
Hướng dẫn này cho thấy cách các nhóm có thể sử dụng ClickUp để soạn thảo các bản cập nhật nội bộ, phân công các công việc theo dõi và đảm bảo công việc truyền thông luôn gắn liền với các công việc.
Mẫu ClickUp so với mẫu bên ngoài: Khi nào thì mỗi loại lại có ưu thế
Các mẫu bên ngoài là lựa chọn hợp lý khi bạn cần một tài liệu đơn giản, đã sử dụng công cụ đó hoặc có trường hợp sử dụng cụ thể. HubSpot rất hiệu quả trong việc chuyển đổi mục tiêu truyền thông thành các công việc. ProjectManager hỗ trợ việc tương tác với các bên liên quan. Template.net phù hợp với truyền thông về nhân sự và thay đổi. Smartsheet rất hiệu quả cho truyền thông ra mắt sản phẩm.
Các mẫu ClickUp sẽ phát huy hiệu quả hơn khi kế hoạch cần thực hiện nhiều hơn là chỉ nằm trong một tài liệu. Chúng kết nối từng thông điệp với công việc, người chịu trách nhiệm, bước phê duyệt và các cập nhật định kỳ liên quan. Đó chính là yếu tố giúp kế hoạch vẫn hữu ích sau khi khởi động dự án.
Người dùng thực tế cũng mô tả sự thay đổi tương tự. Trong một bài đánh giá trên G2 về ClickUp, Suman R., một đồng sáng lập đang điều hành một doanh nghiệp nhỏ, đã viết:
Tôi thực sự đánh giá cao cách ClickUp đã tối ưu hóa quy trình quản lý dự án của tôi bằng cách cho phép tôi giao công việc một cách dễ dàng và lập kế hoạch lịch trình một cách liền mạch. Khả năng điều chỉnh lịch trình hàng ngày một cách dễ dàng và duy trì lịch làm việc gọn gàng giúp tôi phân biệt các công việc và giao chúng cho đồng đội một cách hiệu quả. Tôi thấy ClickUp rất hữu ích trong việc tập hợp tất cả các khía cạnh của quản lý dự án vào một nơi, từ công việc, tài liệu đến ngày dự án, giúp tôi tiết kiệm đáng kể thời gian và giữ cho quy trình làm việc của tôi được tổ chức mà không cần phải chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng. ClickUp cải thiện đáng kể giao tiếp trong nhóm của tôi bằng cách tập trung các cuộc thảo luận, gắn thẻ người vào công việc, đính kèm tệp đính kèm và đảm bảo mọi người đều thống nhất, giúp giảm bớt sự nhầm lẫn và tránh mất các bản cập nhật như trong tin nhắn WhatsApp hoặc email.
Tôi thực sự đánh giá cao cách ClickUp đã tối ưu hóa việc quản lý dự án của tôi bằng cách cho phép tôi giao công việc một cách dễ dàng và lập kế hoạch lịch trình một cách liền mạch. Khả năng điều chỉnh lịch trình hàng ngày một cách dễ dàng và giữ cho lịch làm việc của tôi luôn gọn gàng giúp tôi phân biệt các công việc và giao chúng cho đồng đội một cách hiệu quả. Tôi thấy ClickUp rất hữu ích trong việc tập hợp tất cả các khía cạnh của quản lý dự án vào một nơi, từ công việc, tài liệu đến ngày dự án, giúp tôi tiết kiệm đáng kể thời gian và giữ cho quy trình làm việc của tôi được tổ chức mà không cần phải chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng. ClickUp cải thiện đáng kể giao tiếp trong nhóm của tôi bằng cách tập trung các cuộc thảo luận, gắn thẻ người vào công việc, đính kèm tệp đính kèm và đảm bảo mọi người đều thống nhất, giúp giảm bớt sự nhầm lẫn và tránh mất các bản cập nhật như trong tin nhắn WhatsApp hoặc email.
Không có loại nào phù hợp với tất cả mọi người. Hãy lựa chọn dựa trên việc kế hoạch cần duy trì hiệu lực sau khi khởi động hay chỉ cần được chia sẻ tại thời điểm khởi động.
Cách Digitalli đã hoàn thiện kế hoạch truyền thông của mình
Digitalli, một công ty tư vấn có trụ sở tại Paris chuyên về các thương hiệu xa xỉ quốc tế, đã quản lý khoảng 700 đơn đặt hàng nội dung mỗi tháng thông qua Trello, email và các cuộc gọi điện thoại. Các quản lý dự án đang theo dõi công việc theo các cách khác nhau, và các bản cập nhật được lưu trữ ở nhiều nơi khác nhau.
Giải pháp không phải là một tài liệu tốt hơn. Digitalli đã chuyển quy trình tiếp nhận yêu cầu vào một biểu mẫu ClickUp, cung cấp cho các quản lý dự án cùng một chế độ xem ma trận và sử dụng tự động hóa để phát hiện các điểm nghẽn sớm. Sức chứa của hệ thống đã tăng từ 700 lên 1.000 đơn đặt hàng mỗi tháng với cùng số lượng nhân viên.
Việc có một nguồn thông tin duy nhất đã tạo ra sự thay đổi lớn. Mọi thứ đều có trong ClickUp, điều này giúp quá trình ra quyết định nhanh hơn và nâng cao trách nhiệm giải trình.
Việc có một nguồn thông tin duy nhất đã tạo ra sự thay đổi lớn. Mọi thứ đều có trong ClickUp, điều này giúp quá trình ra quyết định nhanh hơn và nâng cao trách nhiệm giải trình.
Điểm mấu chốt không phải là ClickUp là một công cụ thần kỳ. Mà là kế hoạch chỉ phát huy hiệu quả khi nó được triển khai ngay tại nơi công việc diễn ra.
Tại sao hầu hết các kế hoạch truyền thông đều thất bại trong tuần thứ hai
Mẫu kế hoạch không phải là giải pháp duy nhất. Giáo sư Tsedal Neeley của Trường Kinh doanh Harvard đã lập luận rằng các quy tắc truyền thông cần phải tính đến sự khác biệt giữa các địa điểm, văn hóa và chức năng. Hầu hết các kế hoạch đều thất bại sau khi khởi động vì dự án thay đổi, nhưng các quy tắc truyền thông thì không.
Có ba nguyên nhân thất bại thường gặp:
- Kế hoạch là một tài liệu, không phải là một hệ thống. Nó được lưu trữ trên một ổ đĩa chia sẻ và sẽ trở nên lỗi thời khi dự án thay đổi
- Vấn đề về quyền sở hữu còn mơ hồ. Bản ghi nhớ về làm việc từ xa năm 2013 của Yahoo đã cho thấy việc chọn sai người truyền đạt có thể làm suy yếu thông điệp. Những thay đổi lớn trong công việc cần có sự hiển thị rõ ràng của lãnh đạo
- Không có vòng phản hồi. Bản ghi nhớ “sử dụng hoặc thôi việc” của PayPal đã vấp phải phản ứng tiêu cực vì ban lãnh đạo đã đẩy mạnh thông điệp này trước khi hiểu rõ lý do tại sao nhân viên không sử dụng sản phẩm
Một mẫu hữu ích sẽ giải quyết ít nhất một trong những vấn đề này. Một quy trình làm việc hiệu quả hơn sẽ kết nối kế hoạch với các công việc, người chịu trách nhiệm, quy trình phê duyệt và phản hồi.
Điều gì giúp kế hoạch truyền thông duy trì hiệu quả sau tuần thứ hai?
Một kế hoạch truyền thông lỗi thời tạo ra sự tự tin sai lầm. Nhóm cho rằng công tác truyền thông đã được xử lý, nhưng kế hoạch đó không còn phù hợp với dự án.
Thực hiện kiểm tra năm điểm này sau khi khởi động dự án:
| Kiểm tra | Những câu hỏi cần đặt ra | Cần khắc phục những gì |
|---|---|---|
| Phản hồi | Mọi người có hiểu các thông tin cập nhật không? | Thêm một cuộc khảo sát nhanh, câu hỏi đánh giá lại hoặc biểu mẫu ClickUp để bổ sung thông tin còn thiếu |
| Sự nhất quán trong thông điệp | Các nhóm khác nhau có đang truyền tải cùng một thông điệp không? | Giữ một nguồn thông tin chung để chia sẻ, chẳng hạn như ClickUp tài liệu |
| Quyền sở hữu | Mỗi bản cập nhật có một người chịu trách nhiệm rõ ràng không? | Chỉ định một người soạn thảo, một người phê duyệt và một người gửi |
| Đo lường | Bạn có biết kế hoạch này có hiệu quả không? | Theo dõi các tin nhắn kiểm tra trạng thái, thời gian phản hồi, tỷ lệ tham gia, mức độ hài lòng và các bản cập nhật quá hạn |
| Tự động hóa | Việc cập nhật định kỳ vẫn được thực hiện thủ công sao? | Sử dụng ClickUp tự động hóa cho các công việc định kỳ, nhắc nhở về các cột mốc quan trọng và cảnh báo thay đổi giai đoạn |
Báo cáo "Tình hình Truyền thông Nội bộ năm 2025" của Axios HQ cho thấy 80% lãnh đạo cho rằng truyền thông nội bộ hữu ích và phù hợp, nhưng chỉ 53% nhân viên đồng ý. Khoảng cách này chính là lý do tại sao việc kiểm tra này lại quan trọng. Một kế hoạch chỉ phát huy hiệu quả khi mọi người hiểu được thông điệp, tin tưởng vào nguồn thông tin và biết việc cần làm tiếp theo.
Cách viết kế hoạch truyền thông từ đầu
Hãy thực hiện năm bước sau nếu bạn muốn xây dựng một kế hoạch truyền thông từ đầu hoặc tùy chỉnh một trong các mẫu ở trên.
Bước 1: Xác định mục tiêu và mục đích truyền thông
Hãy tự hỏi bản thân: “Bản cập nhật này cần làm rõ điều gì hoặc thúc đẩy điều gì?”
Một số thông điệp mang tính thông tin. Một số khác yêu cầu mọi người phê duyệt, quyết định, xem xét hoặc thực hiện.
“Giữ cho mọi người được cập nhật” là một mục tiêu không thể đo lường được. “Giảm số lượng tin nhắn kiểm tra trạng thái từ khách hàng bằng cách chuyển các cập nhật đến một bảng điều khiển chung” thì có thể đo lường được.
Các mục tiêu rõ ràng trông như sau:
- Thông báo cho các trưởng bộ phận về những thay đổi trong ngân sách trước khi xem xét
- Đạt 90% doanh số để hoàn thành khóa đào tạo ra mắt sản phẩm
- Giảm thiểu các tin nhắn kiểm tra trạng thái dự án từ khách hàng
- Xác nhận sự phê duyệt của ban lãnh đạo trước khi công bố ra bên ngoài
Bước 2: Xác định đối tượng mục tiêu và các bên liên quan
Việc cần làm là không coi “nhóm” là một đối tượng duy nhất. Các nhà lãnh đạo, quản lý, nhân viên, khách hàng và nhà cung cấp cần những thông tin cập nhật khác nhau.
Danh sách công việc: Tất cả các nhóm cần được truyền thông. Ghi chú về vai trò, nhu cầu thông tin, kênh ưa thích và quyền quyết định của họ.
Sử dụng biểu đồ RACI, Bảng trắng ClickUp hoặc Tài liệu ClickUp để xác định đối tượng trước khi chuyển kế hoạch thành các công việc.
Bước 3: Xây dựng thông điệp chính cho từng đối tượng
Mỗi đối tượng cần một cách tiếp cận khác nhau, chứ không phải một câu chuyện khác nhau.
Đối với việc chuyển đổi sản phẩm:
- Kỹ thuật cần có dòng thời gian và các mối quan hệ phụ thuộc
- Các nhà lãnh đạo cần đánh giá tác động kinh doanh và rủi ro
- Khách hàng cần biết những gì sẽ thay đổi và nơi để nhận hỗ trợ
Đối với các bản cập nhật dành cho lãnh đạo, hãy sử dụng BLUF:
- Tóm lại: Điều gì đã xảy ra hoặc điều bạn cần
- Tác động: Ý nghĩa của nó
- Hành động cần thực hiện: Những gì họ cần phê duyệt, quyết định hoặc việc cần làm
- Bối cảnh: Thông tin bối cảnh, chỉ khi cần thiết
Sử dụng ClickUp Brain để soạn thảo các phiên bản tin nhắn dựa trên bối cảnh dự án, sau đó hoàn thiện chúng trong tài liệu ClickUp Doc được chia sẻ trước khi gửi.
Bước 4: Chọn các kênh truyền thông phù hợp
Hãy chọn kênh dựa trên mức độ khẩn cấp và nhu cầu của đối tượng, chứ không phải sự thuận tiện của người gửi.
| Loại thông điệp | Loại kênh tốt nhất | Ví dụ |
|---|---|---|
| Khẩn cấp và cần xử lý ngay | Đồng bộ | Cuộc họp, trò chuyện, điện thoại |
| Thông tin hoặc tham khảo | Không đồng bộ | Email, tài liệu, bảng điều khiển |
| Có rủi ro cao hoặc nhạy cảm | Trực tiếp | Cuộc gọi video, cuộc họp trực tiếp |
Đừng gửi mọi thứ qua email hoặc Slack. Các thông tin cập nhật quan trọng sẽ nhanh chóng bị chìm nghỉm.
Sử dụng ClickUp Chat cho các cuộc thảo luận nhóm, tính năng Bình luận được chỉ định để theo dõi các công việc cụ thể và Bảng điều khiển để cập nhật thông tin cho các bên liên quan.
Theo một cuộc khảo sát của ClickUp, 83% nhân viên trí thức chủ yếu dựa vào email và trò chuyện để giao tiếp trong nhóm, nhưng gần 60% thời gian làm việc bị lãng phí do phải chuyển đổi giữa các công cụ này và tìm kiếm thông tin. Việc tập trung công việc dự án, tin nhắn, tài liệu và người phụ trách vào một không gian làm việc duy nhất sẽ giúp giảm bớt nhu cầu phải tìm kiếm thông tin qua lại giữa các công cụ.
Theo một cuộc khảo sát của ClickUp, 83% nhân viên trí thức chủ yếu dựa vào email và trò chuyện để giao tiếp trong nhóm, nhưng gần 60% thời gian làm việc bị lãng phí do phải chuyển đổi giữa các công cụ này và tìm kiếm thông tin. Việc tập trung công việc dự án, tin nhắn, tài liệu và người phụ trách vào một không gian làm việc duy nhất sẽ giảm bớt nhu cầu phải tìm kiếm thông tin qua lại giữa các công cụ.
Bước 5: Xây dựng dòng thời gian truyền thông với các cột mốc quan trọng
Liên kết từng bản cập nhật với dòng thời gian của dự án.
Hãy lập kế hoạch ngược từ các cột mốc quan trọng. Nếu ngày ra mắt là 15 tháng 3, hãy tự hỏi:
- Khi nào thì hỗ trợ bán hàng cần sẵn sàng?
- Khi nào nên công bố thông tin cho khách hàng?
- Khi nào nên tổ chức buổi họp nội bộ?
Sử dụng chế độ xem Gantt hoặc chế độ xem Lịch của ClickUp để phát hiện các khoảng trống về thời gian trước khi chúng dẫn đến việc bỏ lỡ các bản cập nhật.
Sử dụng ClickUp tự động hóa để tạo các công việc truyền thông khi đạt được các cột mốc quan trọng. Ví dụ: khi một giai đoạn dự án chuyển sang trạng thái Hoàn thành, hãy tạo một công việc để gửi bản cập nhật cho các bên liên quan.
Hãy chia sẻ kế hoạch với các bên liên quan trước khi thông điệp đầu tiên được gửi đi.
Xây dựng một kế hoạch truyền thông có thể tồn tại sau buổi khởi động
Một kế hoạch truyền thông tốt phải trả lời rõ ràng một câu hỏi: ai sẽ nhận được thông điệp nào, qua kênh nào và ai là người chịu trách nhiệm gửi thông điệp đó?
Một mẫu tốt giúp quyết định đó có thể tái sử dụng. Một không gian làm việc tốt giúp kế hoạch tiếp tục phát triển sau khi khởi động.
ClickUp phù hợp khi kế hoạch cần các công việc, người chịu trách nhiệm, phê duyệt, cập nhật và bảng điều khiển. Các mẫu bên ngoài phù hợp khi bạn chỉ cần một tài liệu để chia sẻ.
Chọn mẫu phù hợp với rủi ro truyền thông lớn nhất của bạn: các bên liên quan không rõ ràng, quy trình phê duyệt chậm chạp, nhân viên không được cập nhật thông tin, nhầm lẫn về thay đổi, công việc PR rời rạc hoặc sự không đồng bộ trong quá trình ra mắt.
Xây dựng kế hoạch truyền thông của bạn trên ClickUp. Bắt đầu miễn phí ngay!
Câu hỏi thường gặp
1. Khi nào bạn nên sử dụng mẫu kế hoạch truyền thông?
Sử dụng mẫu kế hoạch truyền thông khi các nhóm khác nhau cần các bản cập nhật khác nhau. Một người gửi một tin nhắn thì không cần mẫu. Tuy nhiên, các sự kiện như ra mắt sản phẩm, tái cơ cấu, sự cố hoặc dự án có nhiều bên liên quan thường cần đến mẫu này.
Mẫu kế hoạch truyền thông rất hữu ích cho:
- Ra mắt sản phẩm và các chiến dịch GTM: Nhiều đối tượng, trình tự chặt chẽ, đang theo dõi phạm vi phủ sóng
- Cập nhật cho lãnh đạo và các bên liên quan: Cách trình bày khác nhau tùy theo vai trò ra quyết định
- Thay đổi chính sách nội bộ hoặc văn hóa: Giảm thiểu sự không chắc chắn trong toàn tổ chức
- Sự cố CNTT, gián đoạn dịch vụ và vấn đề bảo mật: Các lộ trình xử lý sự cố và phân khúc đối tượng đã được thiết lập sẵn
- Giao tiếp dự án với khách hàng: Tần suất dự đoán được và quy tắc xử lý sự cố
- Bản tin nội bộ và thông báo nhân sự: Các chu kỳ định kỳ nên được tự động hóa
- Kiểm tra tần suất cuộc họp: Xác định những lỗ hổng trong truyền thông trong nhịp độ hoạt động hiện tại
2. Kế hoạch truyền thông nên bao gồm những gì?
Một kế hoạch truyền thông cần trả lời tám câu hỏi: mục tiêu là gì, ai cần nhận thông tin cập nhật, họ cần biết những gì, thông tin cập nhật sẽ được gửi đến đâu, tần suất cập nhật là bao nhiêu, ai là người chịu trách nhiệm cho từng thông điệp, thời điểm phát hành từng thông điệp là khi nào, và thành công sẽ được đo lường như thế nào?
Tám câu hỏi này tương ứng trực tiếp với tám phần của bất kỳ kế hoạch nào: mục tiêu truyền thông, đối tượng mục tiêu, thông điệp chính, kênh truyền thông, tần suất và nhịp độ, người chịu trách nhiệm và người phê duyệt, dòng thời gian và các cột mốc quan trọng, cùng các chỉ số đánh giá thành công. Bỏ qua một phần nào đó, bạn sẽ tạo ra lỗ hổng khiến kế hoạch bị phá vỡ trong quá trình thực hiện.
3. Sự khác biệt giữa kế hoạch truyền thông và chiến lược truyền thông là gì?
Chiến lược truyền thông giải thích lý do tại sao bạn thực hiện truyền thông. Kế hoạch truyền thông giải thích ai sẽ nhận được từng bản cập nhật, kênh nào sẽ được sử dụng, ai là người chịu trách nhiệm và thời điểm phát hành.
Hầu hết các nhóm đều cần cả hai. Chiến lược xác định hướng đi. Kế hoạch biến hướng đi đó thành các thông điệp, người chịu trách nhiệm, kênh truyền thông và thời gian cụ thể.
4. Tôi nên cập nhật kế hoạch truyền thông của mình bao lâu một lần?
Xem lại kế hoạch tại mỗi cột mốc của dự án. Đối với các dự án đang triển khai, hãy xem lại ít nhất hai tuần một lần.
Các bên liên quan, phạm vi và kênh truyền thông thay đổi nhanh chóng. Hãy tích hợp việc rà soát vào dự án thông qua một công việc định kỳ, một mục trong chương trình làm việc hàng tuần hoặc một quy trình tự động hóa để nhắc nhở người quản lý kế hoạch.
5. Sự khác biệt giữa kế hoạch truyền thông và kế hoạch quản lý các bên liên quan là gì?
Đối với các dự án đơn giản, một kế hoạch truyền thông là đủ. Đối với các dự án có tính chất quan trọng, liên quan đến nhà tài trợ, lãnh đạo cấp cao, cơ quan quản lý hoặc đối tác bên ngoài, hãy sử dụng cả hai.