Đối với một số người, giao tiếp là một kỹ năng bẩm sinh, nhưng đối với những người khác, đó là cơ hội để phát triển. Một số thành viên trong nhóm chiếm lĩnh cuộc hội thoại, trong khi những người khác có thể không cảm thấy thoải mái khi chia sẻ ý kiến của mình.
Bạn cần một cách để tạo sự cân bằng và xây dựng môi trường nơi mọi người có thể giao tiếp một cách tự tin và hiệu quả. Đó là lúc mục tiêu giao tiếp phát huy tác dụng.
Hãy xem xét kỹ hơn các mục tiêu giao tiếp, lý do tại sao chúng phải luôn SMART và những mục tiêu này trông như thế nào trong thực tế. Chúng tôi sẽ khám phá các ví dụ thực tế về mục tiêu và đưa ra lời khuyên về cách thiết lập và theo dõi chúng một cách tốt nhất.
⏰ Tóm tắt 60 giây
- Khả năng giao tiếp hiệu quả khác nhau giữa các thành viên trong nhóm, do đó cần phải có sự cân bằng
- Mục tiêu giao tiếp giúp xây dựng môi trường hiệu quả để chia sẻ ý tưởng
- Cài đặt các tiêu chí SMART cho mục tiêu để đảm bảo chúng cụ thể, có thể đo lường, có thể đạt được, phù hợp và có thời hạn
- Các mục tiêu giao tiếp SMART bao gồm rõ ràng và ngắn gọn, ưu tiên các thông điệp quan trọng và sử dụng dữ liệu để hỗ trợ thông điệp
- Giao tiếp hòa nhập giúp tất cả thành viên trong nhóm cảm thấy được trân trọng và thấu hiểu
- Khuyến khích sự tham gia tích cực và chia sẻ thành công sẽ tạo ra bầu không khí tích cực trong nhóm
- ClickUp hỗ trợ theo dõi mục tiêu, giúp bạn dễ dàng thiết lập và giám sát các mục tiêu giao tiếp
- Các mẫu và tài nguyên trong ClickUp có thể giúp các nhóm phát triển các chiến lược giao tiếp hiệu quả
Mục tiêu giao tiếp là gì?
Mục tiêu giao tiếp là mục tiêu mà các thành viên trong nhóm của bạn có thể phấn đấu để giúp họ xây dựng kỹ năng giao tiếp mạnh mẽ và hiệu quả tại nơi làm việc. Nhiều người cảm thấy khó khăn trong việc điều chỉnh cách giao tiếp của mình. Có mục tiêu rõ ràng sẽ giúp họ dễ dàng loại bỏ rào cản giao tiếp để cải thiện và phát triển.
Hầu hết các mục tiêu giao tiếp đều tập trung vào việc giúp các nhóm làm việc cùng nhau hiệu quả hơn. Khi các thành viên trong nhóm gặp khó khăn trong việc truyền đạt những thách thức của mình, lịch trình có thể bị ảnh hưởng. Trao quyền cho nhóm của bạn để nâng cao kỹ năng giao tiếp sẽ tạo ra một môi trường làm việc thú vị hơn cho tất cả mọi người, nơi mọi người cảm thấy được tôn trọng, được lắng nghe và có thể giao tiếp rõ ràng.
Các nhà quản lý có thể quyết định đặt mục tiêu giao tiếp chung cho toàn bộ nhóm hoặc mục tiêu cụ thể cho từng thành viên trong nhóm. Ngay cả khi bạn chọn đặt mục tiêu chiến lược cho từng cá nhân, vẫn rất hữu ích khi có một số hướng dẫn cho toàn bộ nhóm hoặc công ty.
Sử dụng Mẫu kế hoạch giao tiếp của ClickUp để xây dựng hướng dẫn giao tiếp nội bộ. Bằng cách này, mọi người sẽ biết các phương pháp giao tiếp hiệu quả nhất là như thế nào!
Lợi ích của việc cài đặt mục tiêu giao tiếp SMART
Để mục tiêu của bạn có thể đạt được, hãy sử dụng phương pháp mục tiêu SMART để xác định mục tiêu truyền thông:
- Cụ thể: Tôi đang cố gắng đạt được điều gì cụ thể?
- Có thể đo lường: Làm thế nào để biết mình đã thành công và thành công đến mức nào?
- Có thể đạt được: Mục tiêu này có thực tế không?
- Có liên quan: Mục tiêu này có giúp tôi đạt được các mục tiêu kinh doanh rộng lớn hơn không?
- Có thời hạn: Tôi có thể đặt ra khung thời gian để đạt được mục tiêu này không?
Hãy xem ví dụ về mục tiêu giao tiếp SMART:
Một nhà quản lý nhận ra rằng các cuộc họp của nhóm dự án thường bị chi phối bởi ý kiến của chính họ. Họ muốn tăng sự tham gia của các thành viên khác trong nhóm và đặt mục tiêu để thực hiện điều này.
Mục tiêu giao tiếp mới cho nhóm có hai phần: Cân bằng thời gian nói chuyện giữa các thành viên để thời gian nói chuyện được công bằng hơn và đạt được mục tiêu này trong năm cuộc họp tiếp theo. Để đo lường điều này, họ sẽ sử dụng một ứng dụng hiển thị thời gian nói chuyện theo thời gian thực và cung cấp điểm số sau cuộc họp.
Mục tiêu có thể đạt được này có mục đích rõ ràng và rất phù hợp — sự tham gia nhiều hơn của nhóm là yếu tố khóa của giao tiếp nhóm và chuyển giao kiến thức. Mục tiêu của người quản lý nhận ra rằng sự thay đổi này sẽ không diễn ra ngay lập tức và đưa ra khung thời gian thực tế và cụ thể. Họ cũng cung cấp một cách đơn giản để đo lường thành công bằng cách sử dụng ứng dụng. 🎯
Áp dụng phương pháp SMART mang lại nhiều lợi ích cho hoạt động truyền thông doanh nghiệp. Các lợi ích bao gồm:
- Hiểu rõ hơn về mục tiêu hoặc mục đích dự kiến
- Khung thời gian khả thi để đạt được mục tiêu
- Hiểu rõ yếu tố quan trọng nhất của mục tiêu
- Hướng dẫn về cách đo lường thành công
- Bối cảnh về lý do tại sao mục tiêu này được đặt ra và tại sao việc đạt được mục tiêu này lại quan trọng
Tìm hiểu sâu hơn về Cuộc họp Cấp 10 và cài đặt mục tiêu với video đầy thông tin này!
Trong quá trình thực hiện các mục tiêu giao tiếp, hãy xem xét cách bạn có thể làm cho từng mục tiêu phù hợp với triết lý SMART. Các mục tiêu rõ ràng, cụ thể sẽ dễ hiểu, dễ thực hiện và dễ đạt được hơn cho các thành viên trong nhóm của bạn. Để giao tiếp hiệu quả hơn, việc đặt ra các mục tiêu SMART sẽ giúp nhóm của bạn có cơ hội thành công cao hơn.
Mẫu Kế hoạch Hành động Mục tiêu SMART của ClickUp được thiết kế để giúp bạn tạo ra một lộ trình rõ ràng để đạt được thành công.
10 ví dụ về mục tiêu giao tiếp cho nhóm của bạn
Xây dựng một chiến lược giao tiếp phù hợp từ đầu có thể là một công việc rất khó khăn. May mắn thay, chúng tôi đã hoàn thành nghiên cứu về các mục tiêu giao tiếp tốt nhất tại nơi làm việc. Dưới đây là một số mục tiêu giao tiếp phổ biến mà các nhà quản lý có thể áp dụng cho nhóm của mình, cùng với các ví dụ về mục tiêu SMART có thể giúp bạn đạt được từng mục tiêu.
📮ClickUp Insight: 42% thành viên nhóm vẫn phụ thuộc nhiều vào email để giao tiếp mặc dù email có tính chất cô lập.
Theo nghiên cứu của ClickUp, giao tiếp thường bị cô lập và tách biệt khỏi quy trình làm việc thực tế. Để tránh giao tiếp bị gián đoạn, hãy tích hợp tính năng nhắn tin vào quy trình làm việc của bạn bằng một nền tảng tập trung, kết hợp quản lý dự án, cộng tác và giao tiếp.
📥 Tải xuống Báo cáo tình hình giao tiếp tại nơi làm việc của ClickUp để khám phá thêm nhiều thông tin chi tiết và những việc cần làm để thu hẹp khoảng cách.
1. Rõ ràng và súc tích
Rất khó để truyền tải thông điệp của bạn nếu không giao tiếp chính xác. Nhiều người gặp khó khăn trong việc diễn đạt ngắn gọn, thêm từ đệm, ngắt lời và chi tiết không cần thiết. Kết quả là thông điệp chính của bạn có thể bị mất đi và khán giả có thể mất hứng thú trong quá trình nghe. Thay vào đó, hãy luyện tập diễn đạt rõ ràng và ngắn gọn.
Truyền đạt thông điệp của bạn một cách ngắn gọn nhất có thể, loại bỏ những chi tiết không liên quan. Áp dụng nguyên tắc này vào kỹ năng thuyết trình, giao tiếp bằng văn bản và giao tiếp phi ngôn ngữ để đạt hiệu quả tối đa.
Ví dụ về mục tiêu SMART: Giảm 20% số từ đệm trong các bản cập nhật của nhóm vào thời điểm này tháng sau. 💬
2. Ưu tiên thông điệp quan trọng nhất
Cho dù bạn đang cập nhật dự án hay chủ trì cuộc họp toàn công ty, việc có nhiều vấn đề cần thảo luận là điều bình thường. Ngay cả khi bạn chỉ có một thông điệp để chia sẻ, bạn cũng dễ tập trung vào yếu tố sai và gây ra sự nhầm lẫn. Hãy cố gắng ưu tiên thông điệp chính và làm cho nó nổi bật.
Suy ngẫm về mục tiêu giao tiếp của bạn và những gì bạn đang cố gắng truyền đạt. Xem xét đối tượng mục tiêu và cách tốt nhất để truyền tải thông điệp. Chuẩn bị trước bản cập nhật, bài nói hoặc bản trình bày và kiểm tra với thành viên trong nhóm để đảm bảo thông điệp bạn muốn truyền tải rõ ràng.
Mẫu Chiến lược và Kế hoạch Hành động Truyền thông Nội bộ của ClickUp giúp bạn dễ dàng:
- Xác định mục tiêu và mục đích giao tiếp
- Xây dựng kế hoạch hành động với các chỉ số đo lường được
- Tổ chức công việc và theo dõi tiến độ tại một nơi
Ví dụ về mục tiêu SMART: Cấu trúc lại bản cập nhật của nhóm để một kết quả quan trọng, câu chuyện thành công hoặc thách thức được nêu bật trong cuộc họp toàn thể tiếp theo. Mọi cập nhật khác có thể được chia sẻ trong ghi chú cuộc họp. 🎉
3. Sử dụng dữ liệu và nghiên cứu để hỗ trợ thông điệp của bạn
Thông thường, chúng ta không tận dụng tối đa các nguồn lực hoặc kiến thức hiện có. Nếu bạn có dữ liệu và số liệu, hãy sử dụng chúng. Dữ liệu có thể hỗ trợ đối số của bạn, minh họa giá trị của dự án và chứng minh thành công của bạn. Điều này không chỉ hữu ích cho giao tiếp kinh doanh nội bộ mà còn hữu ích cho việc trao đổi với các bên liên quan bên ngoài.
Hỗ trợ các tuyên bố, bản trình bày, mục tiêu và kết quả của bạn bằng dữ liệu và thông tin chi tiết mà bạn có. Sử dụng chúng để củng cố vị trí của bạn, đề xuất một con đường thay thế để tiến lên hoặc tôn vinh công việc ấn tượng của nhóm bạn.
Ví dụ về mục tiêu SMART: Ghi lại điểm số trải nghiệm của khách hàng để trong tương lai, bạn có thể nêu bật những điểm này khi nói về thành công của nhóm thành công khách hàng. 💚
4. Loại bỏ các từ viết tắt và ngôn ngữ kỹ thuật phức tạp
Trong thế giới kinh doanh, luôn có những từ viết tắt hoặc cụm từ mới xuất hiện. Đối với một số thành viên trong nhóm của bạn, những từ này có thể rất phổ biến và dễ hiểu. Tuy nhiên, đối với những người khác, chúng có thể gây nhầm lẫn và làm mất đi ý nghĩa của thông điệp bạn muốn chia sẻ.
Tránh sử dụng từ viết tắt và ngôn ngữ kỹ thuật càng nhiều càng tốt để đảm bảo giao tiếp rõ ràng.
Yêu cầu các thành viên trong nhóm cập nhật thông tin cho toàn bộ nhóm một cách dễ hiểu nhất có thể. Sử dụng ngôn ngữ kỹ thuật trong các cuộc họp hàng ngày của nhóm, nhưng chuyển sang ngôn ngữ thông thường hơn khi giao tiếp với đối tượng rộng hơn. Nếu một số cụm từ cần thiết và thường xuyên xuất hiện, hãy tạo một bảng thuật ngữ hoặc hướng dẫn cho toàn công ty và cung cấp sẵn cho mọi người.
Ví dụ về mục tiêu SMART: Giảm sử dụng ngôn ngữ kỹ thuật cao và áp dụng phong cách ngôn ngữ thân thiện hơn với người dùng cho các bản cập nhật của công ty trước cuộc họp tiếp theo. ⚒️
5. Tăng cường tính bao quát trong giao tiếp
Ở nhiều nơi làm việc, nhiều thông tin cập nhật quan trọng nhất của công ty được truyền đạt trong các cuộc họp trực tiếp. Điều này gây khó khăn cho các thành viên trong nhóm không thể tham dự và những người khó theo dõi thông tin cập nhật bằng lời nói. Hãy cố gắng truyền đạt thông tin một cách bao quát nhất có thể và xóa bỏ các rào cản nếu có.
Xem xét cách bạn có thể sử dụng các loại giao tiếp khác nhau, bao gồm giao tiếp bằng văn bản, hình ảnh và bằng lời nói. Ghi âm các cuộc họp quan trọng và chia sẻ các bản ghi âm này, đồng thời sử dụng công cụ ghi chú AI để cung cấp bản tóm tắt ngay lập tức. Cũng nên xem xét ngôn ngữ bạn sử dụng và chọn ngôn ngữ bao hàm và không phân biệt giới tính làm mặc định.
Ví dụ về mục tiêu SMART: Ghi lại video tất cả các cuộc họp toàn công ty và đăng tải trong vòng 24 giờ, kèm theo bản tóm tắt bằng văn bản đáng tin cậy, bắt đầu từ cuộc họp tiếp theo. 💻
6. Giao tiếp một cách tự tin
Cho dù bạn có ở vị trí lãnh đạo hay không, khả năng giao tiếp tự tin là một kỹ năng rất quý giá. Sử dụng ngôn từ, tốc độ nói, ngôn ngữ cơ thể và phong cách viết để truyền tải sự tự tin có thể truyền cảm hứng cho các thành viên trong nhóm của bạn đưa ra ý kiến mạnh mẽ, đặt câu hỏi hoặc chốt giao dịch.
Một số người là những nhà lãnh đạo tự tin bẩm sinh, trong khi những người khác có thể cần được hướng dẫn để đạt được điều này. Hướng dẫn các thành viên trong nhóm cách giao tiếp bằng ánh mắt, cách giao tiếp rõ ràng và cách trả lời các câu hỏi khó từ khán giả.
Ví dụ về mục tiêu SMART: Tham gia một khóa học ngắn về giao tiếp tự tin hơn trước cuối năm. 📚
7. Sử dụng kể chuyện để tạo giá trị
Nhiều người bỏ qua giá trị của việc kể chuyện trong giao tiếp tại nơi làm việc, nhưng nó cũng có giá trị ở đây giống như trong thế giới sáng tạo. Thêm kể chuyện vào phong cách giao tiếp của bạn sẽ làm cho các bản cập nhật của bạn trở nên thú vị, hấp dẫn và có tác động hơn.
Tìm cách sử dụng bằng chứng và ví dụ thực tế để tăng cường thông điệp bạn muốn chia sẻ. Chủ động thu thập lời chứng thực của khách hàng, nghiên cứu điển hình và hình ảnh có thể hữu ích ở một thời điểm nào đó để bạn luôn có sẵn một kho ý tưởng câu chuyện.
Ví dụ về mục tiêu SMART: Tìm một câu chuyện hoặc ví dụ thực tế để chia sẻ cùng với bản cập nhật tác động của dự án tiếp theo cho bản tin của công ty. 🌍
8. Giữ mọi người luôn cập nhật
Rất dễ bỏ lỡ thông tin nếu bạn không thể tham dự cuộc họp hoặc không đăng nhập vào mạng nội bộ công ty trong ngày hôm đó. Các công ty có văn hóa giao tiếp nội bộ mạnh mẽ sử dụng nhiều kênh giao tiếp để đảm bảo mọi người đều nhận được thông điệp.
Xem xét các kênh và ứng dụng phần mềm giao tiếp nội bộ mà bạn đang sử dụng và quyết định xem chúng có hiệu quả hay không. Đề xuất các giải pháp thay thế cho nhóm giao tiếp của bạn, như podcast, blog và cập nhật hàng ngày trên Slack. Suy nghĩ về cách bạn có thể truyền tải ý kiến của nhóm qua các kênh này và chủ động làm việc với nhóm giao tiếp để nâng cao nhận thức, chia sẻ thành công và yêu cầu hỗ trợ.
Ví dụ về mục tiêu SMART: Thỏa thuận với nhóm truyền thông về một quy trình để đưa thông tin về nhóm của bạn vào bản tin công ty vào cuối năm. 📝
Mẫu giao tiếp nhân viên của ClickUp có mọi thứ bạn cần để mọi người cùng hiểu nhau.
9. Trở thành một thành viên tích cực
Hầu hết các công ty và nhóm đều có những cá nhân nói nhiều và chi phối cuộc hội thoại, trong khi những người khác lại nói ít nhất có thể, ngay cả khi được gợi ý. Cả hai phong cách giao tiếp này đều không sai, nhưng bạn nên tìm cách khuyến khích các thành viên nhóm ít nói tham gia nhiều hơn, nếu họ muốn.
Nói chuyện với các thành viên trong nhóm và tìm hiểu xem có bất kỳ rào cản nào khiến họ không dám nói ra ý kiến của mình hay không, từ đó bạn có thể bổ sung một số tài nguyên đào tạo hoặc ý tưởng vào kế hoạch phát triển cá nhân của họ cùng với các mục tiêu phù hợp để khuyến khích và động viên họ.
Giới thiệu phần mềm gọi video có tính năng hiển thị thời gian nói, tạo không gian riêng trong chương trình họp nhóm cho từng thành viên và hỗ trợ phong cách giao tiếp ưa thích của họ. Tất cả các chiến lược này giúp bạn trao quyền cho các thành viên trong nhóm trở thành những người tham gia tích cực hơn trong các cuộc họp, sự kiện và cuộc gọi với khách hàng.
Ví dụ về mục tiêu SMART: Tạo một chương trình họp nhóm mới có tính năng không gian cho mỗi cá nhân chia sẻ cập nhật công việc và cập nhật thú vị hoặc cá nhân vào tháng tới. 🙌
10. Chia sẻ thành công của bạn
Phần lớn thời gian của người quản lý là dành cho việc sắp xếp các ưu tiên và xử lý các vấn đề, vì vậy không có gì ngạc nhiên khi chúng ta thường quên khen ngợi công việc khó khăn của nhân viên và đưa ra những phản hồi có giá trị. Hãy bắt đầu nêu bật những thành công và khen ngợi nhân viên để tăng sự gắn kết của họ và tạo ra môi trường làm việc tích cực.
Tìm kiếm cơ hội để ca ngợi công việc tuyệt vời mà nhóm của bạn đang thực hiện trong các cuộc họp toàn thể, bản tin công ty và các kênh Slack toàn công ty. Tạo không gian cho các thành viên trong nhóm chia sẻ thành công của họ và khen ngợi họ bất cứ khi nào có thể. Sự tích cực có sức lan tỏa và bầu không khí thoải mái này có thể khuyến khích các thành viên trong nhóm tham gia và giao tiếp hiệu quả hơn.
Ví dụ về mục tiêu SMART: Dành không gian vào đầu hoặc cuối mỗi cuộc họp nhóm để chia sẻ thành công và khuyến khích mọi thành viên tham gia ít nhất một lần mỗi tháng. 🤩
Cách đạt được mục tiêu giao tiếp của bạn
Đặt mục tiêu là bước đầu tiên để đạt được thành công, nhưng làm thế nào để theo dõi tiến độ thực tế?
Chúng tôi đã tìm ra cách tốt nhất để duy trì động lực và kiểm tra tiến độ thực hiện mục tiêu của bạn là sử dụng ClickUp Goals. Cách tiếp cận của chúng tôi không chỉ cung cấp cho bạn một nơi thân thiện với người dùng để lưu trữ mục tiêu của bạn, mà còn cho phép bạn theo dõi tiến độ và ăn mừng khi đạt được thời hạn.
Tạo các Mục tiêu rõ ràng trong ClickUp dựa trên mục tiêu của bạn, sau đó quyết định cách đo lường chúng. Thêm giá trị số, tiền tệ hoặc đúng/sai để theo dõi tiến độ khi bạn hoàn thành các công việc và cột mốc. Kết hợp các công việc và công việc con từ các nhóm và dự án khác nhau để hợp nhất chúng dưới một Mục tiêu.
Nhóm tất cả các mục tiêu giao tiếp của bạn vào một Thư mục để bạn có thể xem tiến độ của từng mục tiêu riêng lẻ và của cả danh mục. Sử dụng tổng hợp tiến độ để xem tiến độ mục tiêu của bạn, sau đó đi sâu vào chế độ xem mục tiêu riêng lẻ chi tiết kèm theo mô tả. Tạo mục tiêu cá nhân, chuyên nghiệp cho công việc hoặc chia sẻ chúng với nhóm hoặc công ty của bạn bằng cách thay đổi quyền truy cập.
ClickUp không chỉ là một ứng dụng theo dõi mục tiêu; nó còn là nơi để tạo và chia sẻ các kế hoạch và chính sách nội bộ, hướng dẫn thương hiệu và hướng dẫn đào tạo. Chúng tôi thậm chí còn có một thư viện các mẫu lý tưởng để bạn tùy chỉnh, bao gồm các mẫu kế hoạch giao tiếp dự án và mẫu kế hoạch giao tiếp.
Dưới đây là một số cách để áp dụng các mẫu của chúng tôi vào công việc của bạn:
- Nêu rõ mục tiêu giao tiếp của công ty trong Mẫu Sổ tay nhân viên của ClickUp
- Khuyến khích các nhà quản lý sử dụng Mẫu phân tích khoảng cách kỹ năng của ClickUp để xác định các nhu cầu liên quan đến giao tiếp
- Các nhà quản lý có thể sử dụng Mẫu kế hoạch phát triển nhân viên của ClickUp để tạo và theo dõi các mục tiêu giao tiếp
Nếu bạn sử dụng ClickUp làm trung tâm quản lý dự án và năng suất tất cả trong một, nó cũng sẽ trở thành nơi lý tưởng để rèn luyện kỹ năng giao tiếp của bạn. Đánh dấu thành viên nhóm, để lại nhận xét, thêm ghi chú và sử dụng Trò chuyện để giữ liên lạc với các thành viên trong nhóm về các dự án của bạn.
Từ tính năng Mục tiêu chuyên dụng đến bộ sưu tập mẫu, tính năng quản lý công việc và công cụ quản lý tài nguyên phong phú, ClickUp có mọi thứ bạn cần để thiết lập, theo dõi và đạt được mục tiêu của công ty. 📈
Đặt và nắm vững các mục tiêu giao tiếp của bạn
Không ai có thể giao tiếp hoàn hảo mọi lúc, nhưng việc đặt ra các mục tiêu giao tiếp rõ ràng cho nhóm sẽ giúp họ biết được những gì được mong đợi và cung cấp cho họ một khuôn khổ hữu ích để hướng dẫn họ. Sử dụng các mục tiêu giao tiếp này và các ví dụ về mục tiêu SMART để xây dựng các mục tiêu cá nhân của riêng bạn.
Nếu bạn muốn cam kết đạt được các mục tiêu giao tiếp của mình, hãy sử dụng ClickUp làm trung tâm theo dõi mục tiêu. ClickUp Goals giúp bạn dễ dàng thiết lập, theo dõi và ăn mừng thành công của mục tiêu — tất cả đều trong trung tâm năng suất và quản lý dự án của ClickUp. Bắt đầu tiến độ đạt được mục tiêu của bạn và đăng ký ClickUp ngay hôm nay. ✨