Phần mềm quản lý công việc tốt nhất năm 2026: So sánh 10 công cụ

Theo một báo cáo về "ngày làm việc vô tận", một nhân viên trung bình nhận được 117 email và 153 tin nhắn trên Teams mỗi ngày. Một phần đáng kể trong số những tin nhắn đó chứa các công việc cần thực hiện. Phần mềm quản lý công việc ra đời để giúp bạn nắm bắt những công việc này trước khi chúng bị lãng quên.

Mỗi công việc đều có hai đối tượng liên quan. Người thực hiện cần ghi nhận công việc trong vài giây và xem những gì cần hoàn thành trong ngày hôm nay. Người đang chờ đợi kết quả cần biết ai là người chịu trách nhiệm và khi nào công việc sẽ hoàn thành. Khi một nhóm mua một công cụ chỉ được thiết kế dành riêng cho đối tượng thứ hai, những người thực hiện công việc sẽ tự lập một danh sách riêng tư bên lề. Hãy gọi đó là “danh sách bóng tối”. Bảng theo dõi chính thức trở nên lỗi thời, và các cuộc họp cập nhật trạng thái phải lấp đầy khoảng trống đó.

Hướng dẫn này phân loại 10 công cụ quản lý công việc theo đối tượng khách hàng mà chúng phục vụ: nền tảng dành cho nhóm, ứng dụng cá nhân và một số ít công cụ cố gắng phục vụ cả hai đối tượng. Đối với mỗi công cụ, câu hỏi đặt ra đều giống nhau: liệu những người thực hiện công việc có nhập các công việc của họ vào đây hay vẫn tiếp tục duy trì một danh sách công việc riêng?

❗️Chức năng dòng thời gian của Planner yêu cầu kế hoạch trả phí. Giá của monday.com sẽ tăng lên khi doanh nghiệp của bạn phát triển.

Nếu bạn đang cố gắng tùy chỉnh chế độ xem dòng thời gian trong Planner, Monday có vẻ là giải pháp. Tuy nhiên, các nhóm có quy mô vượt quá 15 người trên Monday cũng gặp phải vấn đề tương tự. Danh sách kiểm tra chuyển đổi này hướng dẫn quy trình chuyển đổi thực sự bền vững. 👇🏼

Tổng quan về phần mềm quản lý công việc

Phần mềm quản lý công việc là gì?

Phần mềm quản lý công việc là một loại công cụ mà đơn vị cốt lõi là công việc: một công việc mà bạn có thể tạo ra, giao cho bản thân hoặc đồng nghiệp, đặt ngày đáo hạn và đang theo dõi cho đến khi công việc đó đã hoàn thành. Các tính năng tối thiểu bao gồm nhắc nhở, công việc định kỳ và chế độ xem những công việc sắp đến hạn. Tất cả các tính năng khác chỉ là những tính năng bổ sung.

Trong danh mục này, có hai loại sản phẩm. Các ứng dụng quản lý công việc cá nhân như Todoist, TickTick và Things 3 được xây dựng xoay quanh danh sách công việc của một người và tốc độ ghi lại ý tưởng vào đó. Các công cụ quản lý công việc nhóm như Asana, monday.com, Trello, Microsoft Planner, Jira và Wrike được xây dựng xoay quanh các dự án chung, người phụ trách và trạng thái. Danh sách công việc ẩn hình thành trong khoảng trống giữa hai loại này. Ứng dụng cá nhân giúp ghi lại thông tin nhanh chóng, nhưng nhóm không thể xem được; trong khi đó, công cụ dành cho nhóm thì ai cũng có thể xem được nhưng lại chậm trong việc ghi lại thông tin. Một số nền tảng, trong đó có ClickUp, cố gắng cung cấp cho mỗi người một chế độ xem cá nhân về các công việc nằm trong các dự án của nhóm.

Dự án chia sẻ cũng là nơi các công cụ quản lý công việc bắt đầu trùng lặp với các loại phần mềm quản lý dự án rộng hơn, nhưng chúng giải quyết những vấn đề khác nhau. Một công cụ quản lý công việc trả lời các câu hỏi “tôi nên làm gì tiếp theo và công việc đó đã hoàn thành chưa?”. Trong khi đó, nền tảng quản lý dự án mở rộng thêm các câu hỏi xung quanh: những công việc nào phụ thuộc vào các công việc khác, ai có sức chứa và liệu toàn bộ dự án có hoàn thành đúng hạn hay không. Sự khác biệt giữa quản lý dự án và quản lý công việc rất quan trọng khi bạn lựa chọn công cụ, bởi vì một công cụ quản lý dự án có thể cảm thấy phức tạp đối với người chỉ cần một danh sách công việc đơn giản.

Cách chúng tôi chọn ra 10 phần mềm này: Một công cụ sẽ được xem xét nếu đối tượng chính của nó là cho phép bạn tạo, phân công, đặt thời hạn và theo dõi việc đã hoàn thành. Công cụ đó cũng cần có tính năng nhắc nhở, công việc định kỳ và giá cả được công bố rõ ràng hoặc kế hoạch miễn phí vĩnh viễn. Các công cụ không lọt vào danh sách này, bao gồm các không gian làm việc ưu tiên tài liệu như Notion, được liệt kê trong phần “đáng chú ý” ở cuối bài viết.

Tại sao các nhóm lại phải đối mặt với "danh sách ẩn"?

Một "danh sách công việc ẩn" sẽ hình thành khi việc thêm một công việc vào phần mềm quản lý công việc của nhóm mất nhiều thời gian hơn so với việc ghi chép nó ở nơi khác. Mọi người luôn chọn phương án nhanh hơn. Công việc đó sau đó tồn tại ở hai nơi, và chỉ có một trong số đó được cập nhật thường xuyên.

Hãy tưởng tượng một nhóm tiếp thị gồm năm người đang triển khai các chiến dịch trên một Bảng công việc chung. Nhà thiết kế nhận được ba yêu cầu mỗi ngày qua Slack. Việc mở Bảng công việc, tìm đúng dự án và điền vào bốn trường thông tin mất khoảng một phút, nên cô ấy quyết định ghi các yêu cầu đó vào ứng dụng ghi chú trên điện thoại của mình. Thẻ công việc của cô ấy trên Bảng vẫn hiển thị trạng thái “Đang thực hiện” trong chín ngày. Trưởng nhóm tiếp thị lên lịch một cuộc họp cập nhật tiến độ để tìm hiểu tình hình, và cuộc họp này trở thành hệ thống đang theo dõi tiến độ thực sự.

Mô hình này cũng xuất hiện trong các đánh giá. Trên G2, một quản lý dự án mô tả việc sử dụng TickTick như một hệ thống cá nhân để sắp xếp các công việc nhỏ trong các dự án song song. Điều đó không phải là điểm yếu của TickTick hay của công cụ dành cho nhóm. Đó là việc một người tự xây dựng lớp ghi chép mà phần mềm của nhóm họ không cung cấp.

Bạn có ba lựa chọn thực tế sau đây:

Nếu danh sách công việc của chính bạn là điểm khởi đầu, những ví dụ về danh sách việc cần làm này sẽ cho thấy cách mọi người tổ chức phần cá nhân của mình.

Bạn nên chú ý những yếu tố nào khi chọn phần mềm quản lý công việc?

Công cụ phù hợp sẽ giúp bạn thêm công việc vào danh sách công việc nhanh hơn. Nó cũng cần đảm bảo tính hiển thị cho nhóm của bạn mà không cần tạo thêm bản sao. Cuối cùng, gói miễn phí của nó phải phù hợp với kích thước nhóm của bạn. Sáu tiêu chí này là yếu tố phân biệt 10 công cụ trong danh sách này.

Phần mềm quản lý công việc tốt nhất năm 2026

Phần mềm quản lý công việc tốt nhất phụ thuộc vào vai trò của bạn trong công việc đó. Bảy công cụ đầu tiên được thiết kế dành cho các nhóm, bắt đầu từ công cụ cung cấp chế độ xem cá nhân cho từng thành viên. Ba công cụ cuối cùng là các ứng dụng dành cho cá nhân.

1. ClickUp (Phù hợp nhất để hiển thị cả chế độ xem cá nhân và của nhóm trên cùng một công việc)

ClickUp cung cấp cho mỗi người một chế độ xem riêng để theo dõi công việc của mình và luôn liên kết chặt chẽ với các dự án của nhóm. Trang "My Tasks" (Các công việc của tôi) tổng hợp các công việc được giao cho bạn, các nhắc nhở, các bình luận được gửi đến bạn, cùng với một Danh sách Cá nhân dành cho các công việc cần làm chưa được phân công vào dự án nào.

Người quản lý có thể thêm công việc vào LineUp của đồng nghiệp – một danh sách công việc được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên về những công việc cần hoàn thành trước tiên, hiển thị trên trang cá nhân của người đó. Công cụ Planner cho phép bạn kéo các công việc vào các khung thời gian bên cạnh các sự kiện trên lịch của bạn.

Quay lại với nhà thiết kế mà chúng ta đã đề cập trước đó. Cô ấy thêm một yêu cầu từ Slack vào Danh sách Cá nhân của mình chỉ trong vài giây. Khi trưởng bộ phận tiếp thị chuyển công việc đó sang Danh sách Chiến dịch, đó vẫn là cùng một công việc, do đó trạng thái, bình luận và ngày đáo hạn của nó vẫn được lưu trữ tại một nơi duy nhất. Với tính năng "Công việc trong Nhiều Danh sách công việc", công việc này cũng có thể nằm trong hàng đợi của nhóm thiết kế mà không cần tạo bản sao thứ hai.

ClickUp Brain trả lời các câu hỏi về công việc trong toàn bộ Không gian Làm việc ClickUp và có thể tạo hoặc cập nhật công việc dựa trên lời nhắc. Các ClickUp Super Agents có thể được giao công việc và được @đề cập giống như các thành viên trong nhóm, đồng thời họ có thể tìm thấy các công việc chưa được cập nhật trong một thời gian dài.

Các tính năng nổi bật

Giá cả

Đánh giá

Điểm yếu: Tính linh hoạt của ClickUp cũng chính là chi phí thiết lập. Các tính năng như Spaces, Thư mục, Danh sách công việc, Trường Tùy chỉnh và chế độ xem mang lại cho nhóm nhiều cách để tổ chức công việc, và các nhóm chuyển từ công cụ chuyên dụng như ứng dụng danh sách việc cần làm đơn giản sẽ cần thời gian để quyết định cấu trúc phù hợp.

Người dùng thực tế nói gì về ClickUp

Một đánh giá của người dùng cho biết:

Tôi thích tính nhất quán, cấu trúc và khả năng hiển thị các công việc trong ClickUp, cũng như việc tôi có thể dễ dàng xem ai chịu trách nhiệm về việc gì. Tôi sử dụng nó để cấu trúc bản tóm tắt công việc với bối cảnh, kết quả mong đợi, nguồn lực và thời hạn, đồng thời theo dõi quyền sở hữu, trách nhiệm và tiến độ dự án. Tôi rất thích các mẫu, tài liệu, biểu mẫu và tính năng tự động hóa giúp chuẩn hóa quy trình và giảm bớt các công việc quản trị viên lặp đi lặp lại. ClickUp giúp tôi theo dõi công việc và ngày đáo hạn, theo dõi tiến độ và các trở ngại, đồng thời giảm bớt gánh nặng tinh thần và tình trạng công việc bị thất lạc trong quá trình bàn giao. Việc thiết lập ban đầu khá đơn giản.

2. Asana (Phù hợp nhất cho các nhóm đa chức năng hoạt động dựa trên quy tắc)

Hệ thống quản lý công việc của Asana được xây dựng dựa trên các quy tắc: một khi nhóm đã thống nhất về cách thức tiến hành công việc, các điều kiện kích hoạt và hành động sẽ tự động cập nhật trạng thái công việc mà không cần ai phải theo dõi. Mọi gói dịch vụ trả phí đều bao gồm số lượng quy tắc không giới hạn, và mỗi người dùng đều có "My tasks" – danh sách cá nhân tổng hợp tất cả các công việc được giao cho họ trên mọi dự án. Một công việc cũng có thể được gán vào nhiều dự án cùng lúc, ví dụ như một công việc rà soát pháp lý có thể xuất hiện trong cả danh sách công việc của dự án ra mắt sản phẩm và của đội pháp lý với cùng một bộ nhận xét.

Các quy tắc trở nên quan trọng nhất khi một công việc bị trễ có thể ảnh hưởng đến công việc tiếp theo. Ví dụ, một doanh nghiệp kinh doanh cải tạo nhỏ có thể cài đặt quy tắc sao cho khi một công việc phụ thuộc bị trễ, mọi ngày đáo hạn của các công việc tiếp theo cũng sẽ được điều chỉnh theo, thay vì thợ sơn phải đến công trường khi nơi đó chưa sẵn sàng. Đó chính là loại quy trình liên kết mà các nhóm vận hành, tiếp thị và đại lý thực hiện hàng tuần, và đây cũng là nơi Asana tỏa sáng với vị trí cân bằng giữa một Bảng công việc đơn giản và một bộ công cụ quản lý dự án chuyên sâu.

Trí tuệ nhân tạo (AI) của Asana được cung cấp dưới dạng AI Teammates và Asana Dash, với 5 yêu cầu mỗi người dùng mỗi tháng trên các kế hoạch trả phí và giới hạn hàng tháng cho mỗi tài khoản tăng dần theo kế hoạch.

Các tính năng nổi bật

Giá cả

Đánh giá

Hạn chế: Gói miễn phí của Asana được thiết kế dành cho một hoặc hai người, do đó một nhóm không thể thử nghiệm các dự án được chia sẻ trong thời gian dài mà không phải trả phí. Việc nâng cấp từ gói Starter lên Advanced cũng là lúc các tính năng như mục tiêu, danh mục đầu tư và quy trình kiểm duyệt được kích hoạt. Các nhóm muốn áp dụng cấu trúc của Asana trên toàn bộ bộ phận nên cân nhắc gói Advanced ngay từ ngày đầu tiên. Nếu bạn đang so sánh với công cụ của Microsoft, bài so sánh Microsoft Planner vs. Asana này sẽ phân tích chi tiết các ưu nhược điểm.

Người dùng thực tế nói gì về Asana

Một đánh giá của người dùng cho biết:

Tôi là một nhà phát triển web tự do, thường có khoảng ba khách hàng cùng lúc, và trước đây, phần lớn thời gian trong tuần của tôi dành để trả lời cùng một email: “Này, mọi việc thế nào rồi?”. Giờ đây, mỗi khách hàng đều có dự án riêng trên Asana và tôi thêm họ vào với tư cách khách, nên họ chỉ nhìn thấy các công việc của riêng mình mà thôi. Họ có thể xem những gì đã hoàn thành và những gì cần làm tiếp theo, đồng thời để lại bình luận ngay trên công việc đó. Tháng trước, một khách hàng nói rằng cô ấy chưa bao giờ chấp thuận việc thay đổi trang chủ. Tôi mở công việc đó lên và thấy bình luận “trông ổn rồi, cứ làm đi” của cô ấy ngay tại đó kèm theo ngày tháng, và cuộc hội thoại kết thúc chỉ trong khoảng một phút.

3. monday.com (Phù hợp nhất cho các nhóm muốn tự tạo bảng công việc của riêng mình)

monday.com coi việc quản lý công việc như một thứ mà bạn tự xây dựng. Một bảng là một danh sách các mục, và bạn quyết định bảng đó sẽ có những cột nào: trạng thái, người phụ trách, ngày tháng, mức độ ưu tiên, ngân sách, liên kết hoặc tệp tin. Điều này khiến nó trở thành lựa chọn phù hợp cho các nhóm vận hành, nhân sự và dịch vụ khách hàng – những nhóm có “công việc” khác biệt so với nhóm phát triển phần mềm – bởi vì bảng có thể thích ứng với quy trình thay vì ngược lại.

Mỗi mục có thể được chia thành các mục con, và các bảng có thể liên kết với nhau, do đó yêu cầu của khách hàng trên một bảng có thể liên quan đến công việc thực hiện trên một bảng khác. Khi quy trình làm việc của nhóm thay đổi, họ chỉ cần thêm hoặc thay đổi một cột và giữ nguyên phần còn lại của bảng. Bài đánh giá chi tiết về monday.com của chúng tôi bao quát toàn bộ nền tảng này.

Trí tuệ nhân tạo (AI) trên monday.com được tích hợp trực tiếp vào Bảng. Sidekick, trợ lý thông minh nhận biết ngữ cảnh, sẽ trả lời các câu hỏi liên quan đến công việc của bạn. Các cột AI tự động điền, phân loại hoặc tóm tắt dữ liệu trên mọi mục, và đội ngũ nhân viên ảo AI tự động xử lý các công việc thường nhật.

Các tính năng nổi bật

Giá cả

Mỗi kế hoạch trả phí đều bao gồm một số lượng tín dụng AI hàng tháng, bắt đầu từ 1.000 tín dụng ở kế hoạch Basic. Tính năng ghi chú cuộc họp và các cột AI có sẵn từ kế hoạch Standard trở lên.

Đánh giá

Hạn chế: Tính năng tự động hóa được giới hạn theo kế hoạch. Gói Standard bao gồm 250 hành động tự động hóa và 250 hành động tích hợp mỗi tháng, số lượng này có thể nhanh chóng cạn kiệt đối với một nhóm làm việc bận rộn, và gói Pro mới cung cấp 25.000 hành động. Các nhóm có kế hoạch tự động hóa hầu hết các thay đổi trạng thái nên cân nhắc chọn gói Pro thay vì Standard. Các nhóm có nhiều nhân sự kỹ thuật đang so sánh phần mềm này với công cụ theo dõi vấn đề có thể tham khảo bài phân tích so sánh monday.com và Jira này.

Người dùng thực tế nói gì về monday.com

Một đánh giá của người dùng cho biết:

Với tư cách là người chịu trách nhiệm về việc hiển thị ở cấp độ chương trình trên nhiều dự án đang triển khai và dự án trong giai đoạn chuẩn bị, monday.com đã giúp tôi dễ dàng hơn rất nhiều trong việc chia nhỏ công việc thành các công việc và theo dõi dòng thời gian tại một nơi duy nhất, thay vì phải xoay xở với các bảng tính hoặc bản trình bày trạng thái rải rác. Bố cục bảng trực quan cho phép tôi nắm bắt tình hình của từng dự án chỉ trong nháy mắt, và khả năng chuyển đổi giữa chế độ xem dòng thời gian/biểu đồ Gantt và chế độ xem công việc đặc biệt hữu ích tùy thuộc vào việc tôi đang báo cáo lên lãnh đạo hay quản lý việc thực hiện hàng ngày cùng nhóm. Phần mềm này cũng đủ linh hoạt để tùy chỉnh các bảng phù hợp với các loại dự án khác nhau, mà không gây ra khó khăn trong quá trình làm quen cho các thành viên mới trong nhóm.

4. Trello (Phù hợp nhất cho các nhóm nhỏ muốn triển khai bảng Kanban ngay hôm nay)

Trello là cách nhanh nhất để đưa cả nhóm vào một bảng làm việc chung. Các thẻ di chuyển từ trái sang phải qua các danh sách công việc, và đó là hầu hết những gì người dùng mới cần nắm bắt. Đây là hình thức quản lý công việc trực quan cổ điển, phù hợp với các công ty nhỏ, nhóm sinh viên, đội ngũ biên tập và bất kỳ ai có công việc gồm ba hoặc bốn giai đoạn.

Trello cũng rất coi trọng danh sách "shadow list". Hộp thư đến (Inbox) của Trello là không gian cá nhân giúp thu thập các công việc cần làm từ email, Slack và Microsoft Teams trước khi bạn phân loại chúng vào các bảng, và tính năng này có sẵn ngay cả trong gói Miễn phí. Planner, chế độ xem lịch của Trello, hiển thị các thẻ đã lên lịch bên cạnh các sự kiện của bạn. Nhờ đó, trưởng nhóm có thể chuyển tiếp email của khách hàng, lưu trữ trong Hộp thư đến và thả nó vào bảng phù hợp trong phiên lập kế hoạch vào thứ Hai. Các mẫu bảng Kanban sẵn có sẽ hữu ích nếu bạn không muốn tự thiết kế danh sách.

AI được tích hợp sẵn trong gói Standard. Tính năng Quick Capture được hỗ trợ bởi AI giúp chuyển đổi email và tin nhắn thành các thẻ, trong khi AI của Trello hỗ trợ soạn thảo, chỉnh sửa và đưa ra ý tưởng cho mô tả và bình luận trên các thẻ.

Các tính năng nổi bật

Giá cả

Đánh giá

Hạn chế: Trello không có tính năng tích hợp sẵn để liên kết các thẻ phụ thuộc lẫn nhau, do đó, nếu một thẻ bị trễ hạn thì các thẻ đang chờ xử lý từ thẻ đó sẽ không được di chuyển. Ngoài ra, bảng công việc có quy mô lớn cũng khó theo dõi theo dòng thời gian. Các nhóm có thể tích hợp các tiện ích mở rộng (Power-Ups), và hướng dẫn về biểu đồ Gantt trong Trello này sẽ giới thiệu các giải pháp thay thế.

Người dùng thực tế nói gì về Trello

Một đánh giá của người dùng cho biết:

Tôi thích Trello vì giao diện người dùng (UI/UX) trực quan và gọn gàng của nó giúp việc tổ chức công việc và dự án trở nên đơn giản. Khả năng tích hợp với các công cụ năng suất khác giúp kết nối quy trình làm việc của tôi, và nền tảng này hoạt động ổn định cho công việc hàng ngày. Mức giá mang lại tỷ suất hoàn vốn (ROI) tốt cho các nhóm cần quản lý dự án linh hoạt. Việc hướng dẫn người dùng mới rất dễ dàng, và các tài nguyên hỗ trợ sẵn có rất hữu ích. Các tính năng AI của Trello cũng giúp tóm tắt thông tin, tổ chức công việc và tiết kiệm thời gian dễ dàng hơn.

5. Microsoft Planner (Phù hợp nhất cho các nhóm đã sử dụng Microsoft 365 và Teams)

Microsoft Planner là công cụ quản lý công việc mà nhiều nhóm đã sử dụng. Phần mềm này được tích hợp sẵn trong Microsoft 365, hoạt động trong Microsoft Teams và trên web; các chế độ xem cá nhân như "My Day", "My Tasks" và "Assigned to me" giúp tổng hợp công việc từ các kế hoạch được chia sẻ. Các công việc được giao trong ghi chú cuộc họp và Microsoft Loop cũng xuất hiện tại đây, giúp thu hẹp phần nào khoảng cách danh sách công việc đối với các nhóm bắt đầu công việc từ các cuộc họp trên Teams.

Phiên bản cơ bản bao gồm các chế độ xem Lưới (Grid), Bảng (Board), Lịch trình (Schedule) và Biểu đồ (Charts), danh sách kiểm tra, nhãn và các mẫu kế hoạch tùy chỉnh. Khi công việc vượt quá khả năng của phiên bản cơ bản, Gói Planner 1 sẽ bổ sung các tính năng như nhiệm vụ con, danh sách công việc tồn đọng và các đợt sprint, mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc, mục tiêu, cột mốc quan trọng và chế độ xem Dòng thời gian (Timeline). Các mẫu Microsoft Planner này minh họa cấu trúc của kế hoạch.

Trí tuệ nhân tạo (AI) của Planner, tức Planner Agent, yêu cầu giấy phép Microsoft 365 Copilot với giá 30 USD mỗi người dùng mỗi tháng. Với giấy phép này, bạn có thể giao các công việc định kỳ cho Planner Agent, tạo báo cáo trạng thái và chuyển đổi mục tiêu thành danh sách công việc dựa trên kế hoạch. Những người không có Copilot vẫn có thể cộng tác trên kế hoạch nhưng không thể làm việc với Planner Agent.

Các tính năng nổi bật

Giá cả

Đánh giá

Hạn chế: Các tính năng của Planner được phân chia theo các gói giấy phép. Chế độ xem Dòng thời gian, chế độ xem Người dùng, mục tiêu và các mối phụ thuộc cần gói Plan 1, còn Planner Agent cần gói Copilot. Trong một nhóm hỗn hợp, những người dùng phiên bản cơ bản không thể xem các chế độ xem giống như những người khác đối với cùng một kế hoạch, do đó kế hoạch đó không còn là nơi duy nhất mà mọi người đều kiểm tra. Các nhóm cần lập lịch theo kiểu Gantt có thể kiểm tra trước cách biểu đồ Gantt hoạt động trong Microsoft Planner.

Người dùng thực tế nói gì về Microsoft Planner

Một đánh giá của người dùng cho biết:

Điều tôi thích nhất là việc tổ chức công việc với phần mềm này thật dễ dàng. Tôi sử dụng nó để theo dõi công việc, phân công công việc, đặt ngày đáo hạn và giám sát tiến độ mà không khiến mọi thứ trở nên phức tạp. Chế độ xem Bảng rất trực quan, nên tôi có thể nhanh chóng xem những gì đang chờ xử lý, đang thực hiện và đã hoàn thành. Vì nó là một phần của Microsoft 365, nên phần mềm này tích hợp mượt mà với Teams và các ứng dụng Microsoft khác mà tôi sử dụng hàng ngày. Điều này rất tiện lợi, vì tôi không cần phải chuyển đổi qua lại giữa nhiều công cụ khác nhau chỉ để kiểm tra các công việc và cập nhật. Nhìn chung, đây là một công cụ đáng tin cậy để sắp xếp các dự án nhỏ và công việc hàng ngày. Nó giúp nhóm luôn thống nhất và đồng bộ mà không gây ra sự phức tạp không cần thiết.

6. Jira (Phù hợp nhất cho các nhóm phát triển phần mềm xử lý các vấn đề thông qua quy trình làm việc bắt buộc)

Jira quản lý các công việc dưới dạng các vấn đề (issues) di chuyển qua một quy trình làm việc do nhóm xác định, và phần mềm này có thể áp dụng quy trình đó một cách bắt buộc. Một ticket có thể bị chặn không cho chuyển thẳng từ trạng thái "Open" sang "Đã xong", do đó nó phải đi qua các trạng thái "Dev Complete" và "QA" trước. Đối với các nhóm kỹ thuật, chính việc áp dụng bắt buộc này mới là điểm mấu chốt: Bảng theo dõi phản ánh những gì thực sự đã xảy ra với mã nguồn, chứ không phải những gì ai đó nhớ cập nhật.

Đối với các kỹ sư, điều này cũng loại bỏ lý do phải duy trì một danh sách công việc riêng tư. Bảng sprint hiển thị cho mỗi thành viên những nhiệm vụ được giao trong sprint hiện tại, và một vấn đề sẽ không được coi là hoàn thành cho đến khi nó đã vượt qua mọi bước. Các nhóm làm việc theo phương pháp sprint có thể thực hiện toàn bộ chu kỳ trong Jira, và hướng dẫn này về quản lý chu kỳ sprint sẽ giải thích chi tiết về quy trình đó.

Các tính năng nổi bật

Giá cả

Các tính năng Tìm kiếm, Trò chuyện và Trợ lý ảo của Rovo được bao gồm trong mọi kế hoạch trả phí, với hạn mức 25 tín dụng AI mỗi tháng cho mỗi người dùng ở kế hoạch Standard và 70 tín dụng ở kế hoạch Premium. Kế hoạch Miễn phí, dành cho tối đa 10 người dùng, không bao gồm Rovo.

Đánh giá

Nhược điểm: Jira được thiết kế dành cho các nhóm làm việc dựa trên hệ thống ticket và quy trình làm việc. Các nhóm Marketing, Nhân sự hoặc Vận hành thường thấy các thiết lập, quyền truy cập và giao diện quản lý vấn đề phức tạp hơn so với nhu cầu công việc của họ, do đó họ đang theo dõi công việc riêng ở nơi khác và Bảng kỹ thuật chỉ hiển thị một nửa dự án. Nếu các kỹ sư của bạn yêu thích Jira nhưng những người khác lại tránh dùng nó, các giải pháp thay thế Jira dưới đây đáng để xem xét, và bài so sánh Linear vs. Jira sẽ giới thiệu lựa chọn nhẹ nhàng hơn dành cho các nhóm sản phẩm.

Người dùng thực tế nói gì về Jira

Một đánh giá của người dùng cho biết:

Jira rất linh hoạt. Tôi có thể cài đặt các bảng Scrum hoặc Kanban, chia công việc thành các epic và công việc, đồng thời tùy chỉnh quy trình làm việc để phù hợp với cách làm việc của nhóm chúng tôi. Các bảng điều khiển và báo cáo sprint giúp theo dõi tiến độ một cách dễ dàng, và khả năng tích hợp với Confluence, Slack và GitHub giúp mọi thứ liên quan đến các ticket được tập trung tại một nơi duy nhất.

7. Wrike (Phù hợp nhất cho các nhóm phải xử lý một lượng yêu cầu và đánh giá liên tục)

Wrike được thiết kế dành cho các nhóm sử dụng công việc để theo dõi các yêu cầu: các studio sáng tạo, bộ phận tiếp thị và các nhóm dịch vụ chuyên nghiệp. Công việc được chia thành các công việc kèm theo người được giao, tệp tin và lịch trình, và các nhóm có thể theo dõi chúng trên bảng Kanban, bảng tính dạng bảng hoặc biểu đồ Gantt tương tác. Điểm mạnh của Wrike nằm ở vòng phản hồi: các trình chỉnh sửa và người đánh giá có thể đặt câu hỏi trực tiếp cho một đồng nghiệp cụ thể ngay trong công việc thay vì phải tạo một chủ đề riêng biệt.

Hãy tưởng tượng một nhóm thiết kế nội bộ gồm 12 người. Các yêu cầu được gửi đến, được chuẩn hóa thành một mẫu công việc tiêu chuẩn trên Gói Doanh nghiệp, trải qua luồng kiểm duyệt và được tổng hợp vào một bảng điều khiển chia sẻ mà giám đốc marketing kiểm tra vào thứ Sáu. Đó chính là mô hình mà Wrike xử lý rất tốt, và nó có khả năng mở rộng: Gói Doanh nghiệp hỗ trợ từ 5 đến 200 người dùng. Một bài đánh giá chi tiết về Wrike sẽ đề cập đến bộ tính năng toàn diện hơn.

Trí tuệ nhân tạo (AI) của Wrike được phân cấp theo kế hoạch. Kế hoạch Team bao gồm các tính năng AI Essentials: chỉnh sửa nội dung, tóm tắt bình luận, AI trên Bảng công việc, sắp xếp thứ tự ưu tiên trong hộp thư đến trên thiết bị di động và các quy tắc tự động hóa được viết bằng ngôn ngữ thông thường. Wrike Copilot và các trợ lý AI có sẵn trong Gói Doanh nghiệp, bao gồm một gói khởi đầu các hành động AI Elite, và các gói cao cấp hơn sẽ bổ sung thêm nhiều tính năng hơn.

Các tính năng nổi bật

Giá cả

Đánh giá

Hạn chế: Wrike bán gói người dùng được cấp phép theo nhóm thay vì từng người một: nhóm 5 đến 30 người dùng được cấp phép, nhóm 10 người dùng được cấp phép từ 30 đến 100 người dùng được cấp phép, và nhóm 25 người dùng trở lên. Kế hoạch của nhóm chỉ hỗ trợ tối đa 15 người dùng, do đó khi nhóm phát triển, họ sẽ phải chuyển sang kế hoạch khác và mua gói giấy phép lớn hơn vào khoảng thời điểm đó. Các nhóm đang so sánh Wrike với công cụ ưu tiên lập lịch có thể tham khảo bài viết so sánh Microsoft Project và Wrike.

Người dùng thực tế nói gì về Wrike

Một đánh giá của người dùng cho biết:

Wrike đặc biệt hữu ích trong việc duy trì sự có tổ chức và hiển thị cho công việc dự án. Tôi thường xuyên sử dụng các tính năng phân công công việc, ngày đáo hạn, cập nhật trạng thái và chế độ xem dự án để nắm rõ các ưu tiên và theo dõi tiến độ. Việc tập trung tất cả thông tin này tại một nơi giúp việc phối hợp trở nên dễ dàng hơn, đặc biệt khi có nhiều người cùng tham gia vào cùng một dự án.

8. Todoist (Phù hợp nhất cho những người ghi lại công việc bằng cách nhập một câu)

Todoist là giải pháp mạnh mẽ nhất trong danh sách công việc này để giải quyết vấn đề ghi chép. Tính năng Quick Add của ứng dụng này có thể đọc một câu và tự động trích xuất ngày, giờ, tần suất lặp lại, dự án và mức độ ưu tiên. Chính tốc độ đó là lý do tại sao ứng dụng này luôn được người dùng đặt bên cạnh các công cụ làm việc nhóm, và cũng là lý do tại sao nó thường xuất hiện như phần cá nhân trong bộ đôi công cụ.

Gói Beginner miễn phí bao gồm năm dự án cá nhân, ba chế độ xem, bố cục Bảng và danh sách công việc, cùng các lời nhắc nhở tự động cho các công việc có ngày và giờ cụ thể. Gói Pro bổ sung 300 dự án cá nhân, bố cục lịch, thời lượng công việc, phân bổ thời gian, hạn chót, lời nhắc nhở tùy chỉnh và lịch sử hoạt động đầy đủ. Ví dụ, một freelancer có thể quản lý công việc cho khách hàng và công việc gia đình trong các dự án riêng biệt, đồng thời phân bổ thời gian tập trung trên lịch. Hướng dẫn về phân bổ thời gian này rất phù hợp với thiết lập đó, và bài viết so sánh Notion vs. Todoist đề cập đến giải pháp ưu tiên tài liệu.

Trí tuệ nhân tạo (AI) của Todoist tập trung vào việc ghi nhận thông tin. Ramble chuyển đổi lời nói thành công việc, còn Task Capture Assist đọc văn bản, hình ảnh và tài liệu, với 10 phiên mỗi tháng cho gói Beginner và sử dụng không giới hạn trên các gói trả phí. Gói Pro bổ sung Todoist Assist để tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại và Email Assist, giúp chuyển đổi email được chuyển tiếp thành công việc.

Các tính năng nổi bật

Giá cả

Đánh giá

Hạn chế: Tính năng cộng tác của Todoist khá hạn chế cho đến khi bạn nâng cấp lên gói Business. Bất kỳ kế hoạch nào cũng có thể chia sẻ một dự án cá nhân với tối đa năm người, và một nhóm miễn phí có thể tạo tối đa năm dự án nhóm, nhưng không gian làm việc nhóm đầy đủ, với tối đa 500 dự án nhóm, vai trò và thư mục, thì cần phải nâng cấp lên gói Business. Một bộ phận cần người quản lý, trạng thái được chia sẻ và báo cáo trên các dự án sẽ không thể đáp ứng được nhu cầu này. Để xem cách lập lịch bằng AI cho cùng một công việc cá nhân, hãy tham khảo bài viết Motion vs. Todoist.

Người dùng thực tế nói gì về Todoist

Một đánh giá của người dùng cho biết:

Tôi thực sự thích sự đơn giản và dễ sử dụng của Todoist. Việc tạo công việc, cài đặt ngày đáo hạn và sắp xếp danh sách công việc cần làm hàng ngày đều diễn ra nhanh chóng và dễ dàng. Ứng dụng này giúp tôi duy trì sự ngăn nắp và đi đúng hướng mà không khiến việc quản lý công việc trở nên phức tạp hay quá tải.

9. TickTick (Phù hợp nhất cho kế hoạch cá nhân với lịch và bộ đếm thời gian tập trung tích hợp sẵn)

TickTick tích hợp các công cụ mà người dùng thường phải sử dụng riêng rẽ qua ba ứng dụng cá nhân: danh sách công việc, lịch và bộ đếm thời gian tập trung. Các công việc có thể được phân loại theo ma trận Eisenhower thành các ô "khẩn cấp" và "quan trọng", lên lịch trên lịch và thực hiện với bộ đếm thời gian Pomodoro giúp theo dõi thời gian tập trung cho từng công việc.

Gói tính năng này giúp TickTick trở thành một công cụ lý tưởng để tạo danh sách công việc dự phòng: một lớp lập kế hoạch riêng tư hoạt động song song với công cụ của nhóm thay vì thay thế nó. Người quản lý có thể lưu ghi chú cuộc họp trong từng công việc và kiểm tra lịch để xác định những ngày công việc dồn đọng, trong khi trạng thái của nhóm vẫn được cập nhật trên Bảng chia sẻ.

Trang giá cả của TickTick liệt kê các tính năng AI trong danh sách kế hoạch dịch vụ nhưng không mô tả chi tiết về chúng, vì vậy hãy coi AI là một yếu tố phụ trong quyết định của bạn ở đây.

Các tính năng nổi bật

Giá cả

Kế hoạch miễn phí bao gồm 9 danh sách công việc, mỗi danh sách công việc chứa 99 công việc, chế độ xem danh sách và Kanban, nhập ngày tháng bằng ngôn ngữ tự nhiên, nhắc nhở và 5 thói quen. Kế hoạch Premium nâng số lượng lên 299 danh sách công việc, mỗi danh sách công việc chứa 999 công việc, đồng thời bổ sung nhiều chế độ xem lịch, chế độ xem dòng thời gian, thời lượng công việc, nhắc nhở qua email và thống kê đầy đủ.

Đánh giá

Hạn chế: Tính năng chia sẻ của TickTick được thiết kế dành cho một vài người, chứ không phải cho cả một nhóm. Một danh sách chia sẻ chỉ hỗ trợ tối đa hai thành viên trên gói Miễn phí và 29 thành viên trên gói Premium, đủ cho một gia đình hoặc một dự án nhỏ nhưng không đủ cho một bộ phận. Hãy sử dụng nó như một hệ thống cá nhân và quản lý trạng thái công việc của nhóm trên một nền tảng được thiết kế riêng cho nhóm.

Người dùng thực tế nói gì về TickTick

Một đánh giá của người dùng cho biết:

Phần mềm này rất dễ sử dụng và dễ bắt đầu — bạn chỉ cần vào ngay và bắt đầu tạo công việc ngay lập tức. Tôi thực sự thích tính năng công việc con, và mọi thao tác đều diễn ra nhanh chóng và mượt mà khi nhấp chuột và mở các mục. Hơn nữa, nó hoàn toàn miễn phí!

10. Things 3 (Phù hợp nhất cho người dùng Apple muốn có một ứng dụng danh sách công việc chỉ cần mua một lần)

Things 3, do Cultured Code phát triển, là ứng dụng quản lý công việc cá nhân dành cho Mac, iPhone, Apple Watch, iPad và Vision Pro. Ứng dụng này được thiết kế để giúp một người lập kế hoạch cho ngày làm việc, quản lý dự án và hướng tới các mục tiêu, đồng thời đã hai lần giành giải Apple Design Award. Trong một phân khúc chủ yếu là các gói đăng ký hàng tháng, Things chỉ yêu cầu thanh toán một lần cho mỗi nền tảng.

Ứng dụng này được thiết kế xoay quanh một danh sách công việc hàng ngày đơn giản và gọn gàng. Bạn thu thập các công việc vào Hộp thư đến, chọn những công việc nào cần thực hiện trong ngày hôm nay và phân loại phần còn lại vào các dự án và lĩnh vực. Các công việc có thể được nhập từ các ứng dụng khác thông qua bảng chia sẻ, từ Apple Reminders hoặc bằng giọng nói qua Siri, giúp bạn ghi lại công việc từ bất kỳ đâu mà công việc xuất hiện. Ứng dụng không tích hợp trí tuệ nhân tạo (AI), phù hợp với những ai muốn một danh sách công việc không gây phiền toái.

Các tính năng nổi bật

Giá cả

Đánh giá

Hạn chế: Things 3 chỉ chạy trên các thiết bị Apple và được thiết kế dành cho một người dùng. Ứng dụng này không có phiên bản dành cho Windows, Android hay trình duyệt web, cũng như không hỗ trợ chia sẻ dự án, do đó không thể là hệ thống làm việc phù hợp cho một nhóm sử dụng nhiều loại thiết bị khác nhau. Bất kỳ thông tin nào mà đồng nghiệp cần xem đều phải được sao chép thủ công vào công cụ của nhóm.

Người dùng thực tế nói gì về Things 3

Một đánh giá của người dùng cho biết:

Như tôi đã đề cập, tôi sử dụng Things cho công việc cá nhân, tích hợp nó với Apple Notes và Lịch (thông qua Shortcuts). Đối với công việc kinh doanh, Todoist phù hợp hơn cho việc chia sẻ công việc, bình luận và tệp đính kèm. Ngoài ra, Todoist đã tích hợp sẵn với Lịch Google. Tuy nhiên, Things là lựa chọn hoàn hảo cho công việc cá nhân hoặc doanh nghiệp cá nhân (ví dụ như các freelancer).

Các công cụ quản lý công việc khác đáng chú ý

Notion (từ 12 USD/người dùng/tháng) xử lý các công việc dưới dạng các hàng trong cơ sở dữ liệu bên trong các trang, phù hợp với các nhóm muốn tập trung tài liệu và công việc tại một nơi. Đối tượng cốt lõi của nó là một trang, do đó nó không đáp ứng tiêu chí để được đưa vào Danh sách công việc này, và các nhóm có nhiều công việc cuối cùng phải tự xây dựng hệ thống quản lý công việc cho riêng mình.

Basecamp (từ 15 USD/người dùng/tháng) kết hợp danh sách việc cần làm, bảng tin nhắn và tính năng chia sẻ với khách hàng trong một không gian dự án duy nhất, điều mà các công ty quảng cáo ưa chuộng vì tính hiển thị đối với khách hàng. Điểm hạn chế nằm ở khả năng tùy chỉnh: các nhà đánh giá ghi chú rằng phần mềm này ít tùy chỉnh hơn so với hầu hết các công cụ khác trong danh sách này.

Any.do (từ 4,99 USD/người dùng/tháng) là một ứng dụng lập kế hoạch cá nhân tích hợp lịch và tính năng nhắc nhở thông minh trên mọi thiết bị. Điểm hạn chế của ứng dụng này nằm ở độ sâu: nó hỗ trợ tốt việc lập kế hoạch hàng ngày nhưng lại cung cấp ít tính năng quản lý nhóm hơn so với các công cụ dành cho nhóm nêu trên.

Làm thế nào để chọn phần mềm quản lý công việc phù hợp?

Hãy bắt đầu với danh sách công việc "bóng" mà nhóm của bạn đã có sẵn. Hỏi người thường xuyên để các công việc ngoài công cụ chính thức xem những công việc đó đến từ đâu và tại sao lại không được nhập vào thiết lập. Câu trả lời của họ sẽ giúp bạn xác định xem thiết lập nào trong ba thiết lập đã đề cập trước đó phù hợp nhất với nhóm của bạn.

Tốc độ thường là một phần của câu trả lời đó. Phân tích của Capterra về các đánh giá quản lý công việc trong một năm đã chỉ ra rằng hiệu suất hệ thống chậm chạp đứng đầu danh sách những thách thức phổ biến, và một công cụ chậm chạp chính là cách nhanh nhất để đẩy các công việc vào ứng dụng ghi chú.

Trước khi chuyển sang phần mềm mới, hãy thực hiện một dự án thực tế bằng công cụ mới trong hai tuần cùng toàn bộ nhóm, bao gồm cả người hiện đang quản lý danh sách công việc phụ. Nếu đến cuối tuần thứ hai, người đó vẫn ghi chép công việc ở nơi khác, thì quy trình ghi nhận công việc vẫn quá chậm, bất kể danh sách tính năng của phần mềm đó nói gì.

Đưa mọi công việc vào nơi mà cả nhóm có thể nhìn thấy

Sai lầm tốn kém nhất là mua một công cụ được thiết kế để theo dõi và kỳ vọng rằng việc ghi chép sẽ diễn ra tự động. Khi việc thêm một công việc mất nhiều thời gian hơn so với việc ghi chép bằng tay, danh sách công việc "bóng ma" lại xuất hiện, Bảng theo dõi trở nên lỗi thời, và các cuộc họp về trạng thái công việc lại phải đảm nhận vai trò theo dõi.

Dù bạn chọn công cụ nào, hãy đánh giá nó dựa trên hiệu quả của các cuộc họp. Khi Bảng công việc được cập nhật kịp thời, người đang chờ đợi một công việc có thể biết ngay ai là người chịu trách nhiệm và khi nào công việc đó sẽ hoàn thành mà không cần phải hỏi. Khi các cuộc họp ngày càng nhiều, các công việc sẽ bị bỏ quên ở đâu đó.

ClickUp được thiết kế để giải quyết chính vấn đề này. Danh sách Cá nhân, Sổ ghi chú và các công việc từ Trò chuyện cung cấp cho mỗi người một nơi thuận tiện để ghi lại công việc, và mỗi công việc đó đều được nhóm đang theo dõi trong các dự án của mình. Trang "Nhiệm vụ của tôi" và LineUp giúp mỗi người biết rõ nên hoàn thành công việc nào trước tiên, đồng thời các Siêu Đại lý có thể đánh dấu các công việc chưa được cập nhật trong một thời gian, trước khi ai đó phải tổ chức cuộc họp để tìm hiểu.

Các câu hỏi thường gặp về phần mềm quản lý công việc tốt nhất

Ứng dụng quản lý công việc miễn phí nào là tốt nhất?

Ứng dụng quản lý công việc miễn phí tốt nhất phụ thuộc vào quy mô đội nhóm. Đối với đội nhóm, gói “Miễn phí vĩnh viễn” của ClickUp bao gồm số lượng công việc và thành viên không giới hạn, trong khi gói “Free” của Trello hỗ trợ tối đa 10 người cộng tác trên mỗi Không gian Làm việc. Đối với cá nhân, gói “Beginner” miễn phí của Todoist bao gồm năm dự án cá nhân kèm tính năng nhắc nhở, còn gói miễn phí của TickTick bao gồm chín danh sách công việc kèm lịch và bộ đếm thời gian Pomodoro.

Office 365 có trình quản lý công việc không?

Đúng vậy. Microsoft Planner được tích hợp sẵn trong Microsoft 365 và hoạt động trên Microsoft Teams cũng như trên web, với các chế độ xem: My Day, My Công việc, Bảng, Grid, Schedule và Biểu đồ. Để sử dụng chế độ xem dòng thời gian, chế độ xem People, mục tiêu và các mối quan hệ phụ thuộc, bạn cần gói Planner Plan 1 với giá 10 USD mỗi người dùng mỗi tháng (thanh toán hàng năm), còn Planner Agent yêu cầu giấy phép Microsoft 365 Copilot.

Các công cụ AI nào là tốt nhất cho việc quản lý công việc?

Công nghệ AI mạnh mẽ nhất dành cho quản lý công việc dựa trên dữ liệu công việc thực tế của bạn. Với ClickUp, bạn có thể giao nhiệm vụ và @đề cập đến các Super Agents; Asana cung cấp hạn mức yêu cầu AI hàng tháng trong các kế hoạch trả phí, với mỗi yêu cầu bổ sung có giá 0,50 USD; monday.com cung cấp tín dụng AI hàng tháng trong các kế hoạch trả phí; còn Ramble của Todoist có khả năng chuyển đổi lời nói thành nhiệm vụ. Hãy kiểm tra cách mỗi công cụ tính toán chi phí AI, vì tín dụng, yêu cầu và giấy phép riêng biệt sẽ ảnh hưởng đến giá thực tế.

Phần mềm quản lý công việc nào là tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ?

Đối với doanh nghiệp nhỏ, phần mềm quản lý công việc tốt nhất là phần mềm có gói miễn phí hoặc gói cơ bản đủ để phục vụ toàn bộ nhóm của bạn. ClickUp, Trello và Jira đều có gói miễn phí hỗ trợ cho hơn hai người, trong khi gói miễn phí của Wrike không giới hạn số người dùng nhưng giới hạn số công việc đang hoạt động ở mức 200. Gói miễn phí của Asana và monday.com chỉ hỗ trợ tối đa hai người.

Ứng dụng quản lý công việc cá nhân nào là tốt?

Todoist, TickTick và Things 3 là những ứng dụng quản lý công việc cá nhân mạnh mẽ nhất. Todoist cho phép nhập công việc bằng ngôn ngữ thông thường nhanh nhất, TickTick tích hợp lịch, công cụ theo dõi thói quen và bộ đếm thời gian Pomodoro, còn Things 3 là ứng dụng chỉ cần mua một lần dành cho các thiết bị Apple. Nếu các công việc cá nhân của bạn cũng cần xuất hiện trong các dự án nhóm, một nền tảng như ClickUp sẽ giúp quản lý cả hai trên cùng một nhiệm vụ.