Quản lý dự án và quản lý công việc .
Những thuật ngữ này được sử dụng khá phổ biến. Nhưng có sự khác biệt thực sự nào giữa quản lý dự án và quản lý công việc không?
Hãy xem ví dụ sau.
Ở nhà tôi, tôi muốn lát một lối đi bằng đá mới dẫn đến cửa trước. Để làm việc đó, tôi cần dọn sạch mặt đất, san bằng mặt đất, lát đá và làm nhiều việc khác mà tôi chưa nghĩ đến.
Dự án là xây dựng lối đi. Các công việc là những việc tôi cần làm để thực hiện dự án.
Nhưng các công việc khác liên quan đến việc thu thập tài nguyên: mua đá, tìm xẻng và, ồ đúng rồi, nhờ bạn bè giúp đỡ. Tất cả đó cũng là công việc.
Xác định phạm vi và xem xét các nguồn lực cần thiết là rất quan trọng để thực hiện một dự án thành công.
- Dự án là mục tiêu tổng thể bao gồm nhiều công việc: tạo một lối đi bằng đá.
- Công việc là tất cả những việc cần hoàn thành để đạt được mục tiêu.
- Quản lý dự án thường bao gồm các công việc.
Mỗi dự án thường có nhiều công việc, với thời hạn hoàn thành khác nhau. Thông thường, các công việc này phụ thuộc lẫn nhau và đôi khi một công việc không thể hoàn thành cho đến khi công việc tiếp theo bắt đầu.
Quản lý công việc và quản lý dự án theo cách giải thích đơn giản
Thay vì sử dụng quản lý dự án và quản lý công việc một cách hoán đổi cho nhau, hãy thử xác định sự khác biệt giữa chúng.
Sự khác biệt chính giữa quản lý dự án và quản lý công việc là quản lý công việc đề cập đến việc quản lý công việc cá nhân và các hoạt động cá nhân, trong khi quản lý dự án đề cập đến việc quản lý công việc với toàn bộ nhóm và các bên liên quan. Do đó, quản lý công việc là một phần của quản lý dự án.
Dự án và công việc
Hãy tìm hiểu cụ thể hơn về công việc và dự án. Dự án là một khối công việc có ngày bắt đầu và ngày kết thúc cụ thể. Dự án có các cột mốc và kết quả rõ ràng, thường có sản phẩm cuối cùng. Công việc là các đơn vị công việc riêng lẻ, nhiều công việc có thể tạo thành một dự án hoặc có thể độc lập với các dự án.
Đôi khi, các công việc không liên quan đến dự án không nhất thiết phải lớn.
Ví dụ, nếu bạn là nhân viên bán hàng, bạn có thể phải trả lời rất nhiều email và thực hiện nhiều cuộc gọi. Công việc của bạn là gọi cho người tiếp theo trong danh sách công việc của bạn.
Dự án của bạn là theo dõi 100 liên hệ mà bạn đã gặp tại hội nghị gần đây nhất.
Đối với một số công việc, bạn sẽ gọi điện thoại (công việc), đối với một số công việc khác, bạn sẽ gửi email (thêm công việc) và bạn sẽ muốn thu thập tài liệu hỗ trợ bán hàng liên quan cụ thể đến các chủ đề hội nghị (thêm công việc).
Các dự án thường liên quan đến nhiều người, với một người quản lý dự án và một nhóm. Mỗi thành viên trong nhóm thực hiện các công việc riêng liên quan đến dự án. Tổng hợp các công việc của mọi người sẽ tạo thành một dự án hoàn thành. Ví dụ: các bản phát hành tính năng được tính là nhiều dự án.
Như bạn có thể thấy, quản lý công việc rõ ràng là một phần của quản lý dự án.
Bạn có nhầm lẫn giữa dự án và công việc không?
Điều này sẽ khiến bạn cảm thấy rất thất vọng. Ví dụ, nếu bạn viết "Xây dựng sản phẩm mới" vào danh sách công việc cần làm... thì đó là một công việc quá lớn. Bạn sẽ không thể hoàn thành công việc đó trong một ngày. Thay vào đó, bạn cần chia công việc đó thành nhiều phần hoặc nhiều công việc nhỏ hơn, sau đó thực hiện từng bước nhỏ hơn.
Một phương pháp rất hiệu quả trong việc phân biệt dự án và công việc là Phương pháp hoàn thành công việc. Phương pháp này thực sự giúp bạn phân biệt những việc mất nhiều thời gian với những việc dễ dàng hơn, chỉ cần vài bước là hoàn thành.
Chúng tôi đã tạo thêm các tài nguyên để giúp bạn nắm được những kiến thức cơ bản về quản lý dự án:
- Các phương pháp quản lý dự án hàng đầu
- Nguyên tắc quản lý dự án
- Kỹ năng quản lý dự án cần thiết cho người quản lý dự án
Hãy tham khảo từ điển thuật ngữ quản lý dự án của chúng tôi để biết thêm các thuật ngữ quản lý dự án!
Bạn cần phần mềm quản lý dự án hay phần mềm quản lý công việc?
Bất kể kích thước dự án của bạn là bao nhiêu, bạn có thể vẫn còn một vài lời nhắc nhở dán trên giấy ghi chú. Đã đến lúc nâng cấp công nghệ của bạn bằng cách thêm một công cụ quản lý công việc hoặc quản lý dự án.
Phần mềm quản lý công việc giải quyết vấn đề gì?
Phần mềm quản lý công việc giúp bạn lưu giữ danh sách việc cần làm và các ghi chú khác ở một nơi. Phần mềm như thế này sẽ giúp bạn hoàn thành công việc nhanh hơn khi bắt đầu một dự án mới.
Sử dụng phần mềm này, bạn có thể tạo danh sách công việc, nhóm các công việc và lên lịch hoàn thành chúng. Chúng giúp bạn hoàn thành một công việc trước khi bắt đầu công việc khác. Hầu hết thời gian, không có sự phụ thuộc cụ thể giữa các công việc với nhau.
Các ứng dụng quản lý công việc phổ biến bao gồm Todoist hoặc Any.do. Đây là những ứng dụng đơn giản, tập trung vào công việc. Chúng thường được xếp hạng theo mức độ khẩn cấp và có thể cài đặt nhắc nhở thường xuyên.
Phần mềm quản lý dự án giải quyết những vấn đề gì?
Mặt khác, phần mềm quản lý dự án được thiết kế để điều phối các dự án và thường cung cấp tất cả các tính năng mà phần mềm quản lý công việc cung cấp.
Các công cụ quản lý dự án này tập trung vào sự hợp tác, phối hợp và lập kế hoạch dự án. Phần mềm quản lý dự án có các công việc con, nhận xét, tệp đính kèm và mô tả công việc cung cấp chi tiết về thời gian hoàn thành dự án.
Thường cần có chế độ xem thời gian hoặc biểu đồ Gantt để xem tất cả các dự án được sắp xếp như thế nào so với nhau.
Phần mềm quản lý dự án giúp các nhà quản lý dự án tạo ước lượng thời gian, theo dõi công việc của thành viên nhóm và báo cáo dự án. Hầu hết các chương trình phần mềm quản lý công việc không có tính năng này. Các công việc thường không quá khẩn cấp hoặc phức tạp đến mức cần phải ước lượng thời gian.
Thêm: Các lựa chọn thay thế cho Taskade!
Phần mềm quản lý dự án tốt nhất cũng là phần mềm quản lý công việc
Không nhất thiết phải có ranh giới rõ ràng giữa công việc và cuộc sống cá nhân của bạn.
Có, có sự cân bằng, nhưng việc chuẩn bị buổi biểu diễn múa của con bạn có thể trùng với cuộc gọi của khách hàng tiếp theo. Hoặc bạn có thể cần phải hoàn thành đơn đặt hàng trên Amazon trong khi viết đề xuất dự án tiếp theo.
Bạn hiểu ý tôi chứ?
Phần mềm tốt nhất kết hợp cả quản lý công việc và quản lý dự án. Bạn có các công cụ để thực hiện cả hai công việc một cách đơn giản mà không bị quá tải. Bạn nên tìm phần mềm dễ sử dụng, cho dù đó là công việc hay dự án, cá nhân hay chuyên nghiệp.
FYI, Đó là lý do tại sao chúng tôi tạo ra ClickUp
Đúng vậy, ClickUp thực sự là một nền tảng năng suất mà bạn có thể sử dụng cho các công việc cá nhân cũng như các dự án chuyên nghiệp. Đó là câu hỏi đã thúc đẩy CEO Zeb Evans của chúng tôi ngay từ đầu. Ông hỏi:
- "Tại sao cuộc sống công việc và cuộc sống ngoài công việc của tôi không thể ở cùng một nơi, nhưng được phân chia đủ để không trộn lẫn vào nhau?
- Tại sao tôi không thể có tất cả mọi thứ trong một nền tảng đơn giản và đẹp mắt?
- Đây là những câu hỏi mà tôi đã tự hỏi bản thân. Và đây cũng là cốt lõi của sứ mệnh của ClickUp.
- Chúng tôi không chỉ ở đây để giải quyết vấn đề quản lý dự án. Chúng tôi đến đây để giải quyết những vấn đề lớn hơn. "
Giải quyết vấn đề lớn là tách biệt nhiệm vụ và dự án là một mục tiêu đầy tham vọng. Nhưng đó là lý do tại sao chúng tôi tạo ra ClickUp miễn phí và dễ sử dụng.
ClickUp có tất cả các tính năng quản lý công việc để giúp bạn hoàn thành công việc của mình, chẳng hạn như:
- Danh sách việc cần làm
- Trạng thái đơn giản
- …và một cuốn sổ tay để ghi chép ý tưởng.
Nhưng nó cũng có các tính năng quản lý dự án mạnh mẽ mà bạn cần để hoàn thành công việc, như:
- Nhiều người được giao – Cộng tác cùng nhau trong một công việc – nếu Không gian của bạn cho phép.
- Bình luận được chỉ định – Tạo và chỉ định các mục hành động cho bản thân hoặc người khác ngay lập tức.
- Ưu tiên – Tạo các mức ưu tiên tùy chỉnh và sắp xếp công việc dựa trên mức độ quan trọng của chúng đối với dự án.
- Mục yêu thích – Tạo thanh bên tùy chỉnh của riêng bạn để bao gồm sắp xếp, lọc và thậm chí cả chế độ xem yêu thích của bạn.
- Phần mở rộng Chrome – Cung cấp các tính năng toàn diện để tăng năng suất, bao gồm theo dõi thời gian, đánh dấu hình ảnh và tạo/lập công việc.
- Nhiều chế độ xem – Xem dạng danh sách, Bảng, Box và biểu đồ Gantt, Lịch và nhiều chế độ khác mang đến chế độ xem hoàn hảo cho các nhà phát triển, quản lý và tất cả mọi người.
- Phụ thuộc – Liên kết các công việc với nhau dựa trên các yêu cầu của chúng để đảm bảo các công việc phù hợp được hoàn thành theo đúng thứ tự.
- Chế độ xem thời gian / Lịch – Dễ dàng kéo và thả công việc để lên lịch một cách dễ dàng. Bạn cũng sẽ thấy các công việc chưa được lên lịch.
- Tích hợp – Kết nối với Google Drive, Dropbox, Harvest, Toggl và hàng loạt các tích hợp khác để đơn giản hóa quy trình làm việc của bạn.
Tại ClickUp, chúng tôi đã xây dựng phần mềm quản lý dự án phù hợp để giải quyết các vấn đề cá nhân và nghề nghiệp. Bạn sẽ tham gia cùng chúng tôi để biến điều đó thành hiện thực? Cách dễ nhất để làm điều đó là thử dùng. Đăng ký ngay hôm nay!