Không phải ai đi lang thang cũng là người lạc đường, nhưng những người bắt tay vào sản xuất mà không hiểu rõ yêu cầu thường dễ đi chệch hướng! 🧭
Yêu cầu dự án là nền tảng của việc lập kế hoạch và thực hiện liền mạch. Bằng cách có một hệ thống thu thập và quản lý phù hợp, bạn có thể nắm vững quy trình này và đảm bảo kết quả tốt hơn mà không cần nỗ lực thêm.
Để bắt đầu, hãy xem danh sách 11 mẫu thu thập yêu cầu yêu thích của chúng tôi. Chúng đơn giản hóa một quy trình phức tạp, đảm bảo khả năng theo dõi và sự thống nhất trong suốt vòng đời của dự án.
Mẫu thu thập yêu cầu là gì?
Thu thập yêu cầu có nghĩa là ghi chép những điều bắt buộc phải có của sản phẩm hoặc dự án mà bạn đang thực hiện.
Mẫu thu thập yêu cầu là một khung hoặc hệ thống được xây dựng sẵn giúp người quản lý dự án quản lý quá trình này và các công việc liên quan. Sử dụng mẫu này để thu thập, lưu trữ và sắp xếp dữ liệu để dễ dàng truy cập.
Mục đích của việc thu thập yêu cầu là cung cấp hướng dẫn rõ ràng cho các thành viên trong nhóm dự án. Điều này giúp tránh hiểu lầm và tất cả các vấn đề đi kèm, chẳng hạn như chậm trễ, chi phí phát sinh và sự không hài lòng của các bên liên quan. Với mục tiêu và nhu cầu được xác định chính xác, các nhóm có thể thực hiện dự án một cách hiệu quả.
Thu thập yêu cầu là một phần thường xuyên trong quy trình phát triển và kỹ thuật. Tuy nhiên, nó có thể được áp dụng cho bất kỳ loại sản phẩm hoặc dự án nào.
Quá trình thu thập yêu cầu thường bao gồm ba bước chính:
- Thu thập: Thu thập ý kiến từ nhà tài trợ dự án và các bên liên quan khác nhau
- Tài liệu: Chuyển đổi đầu vào thành tài liệu đặc điểm kỹ thuật hoặc yêu cầu sản phẩm (PRD)
- Xác minh: Xem xét và hoàn thiện các yêu cầu, biến chúng thành công việc
Một điều khác cần ghi chú là phương pháp agile đòi hỏi cách tiếp cận thu thập yêu cầu hơi khác. Trong khi quy trình làm việc truyền thống xác định yêu cầu ngay từ đầu, agile đòi hỏi sự điều chỉnh liên tục và hợp tác với các bên liên quan.
Điều gì tạo nên một mẫu thu thập yêu cầu tốt?
Dưới đây là một số yếu tố cần xem xét khi chọn mẫu để thu thập yêu cầu:
- Tính linh hoạt: Mẫu phải có thể tùy chỉnh và thích ứng với các dự án có kích thước và loại khác nhau
- Thu thập dữ liệu: Nó nên cho phép bạn thu thập tất cả dữ liệu và tổ chức chúng một cách rõ ràng và thuyết phục
- Tham chiếu chéo: Các yêu cầu cần có thể theo dõi và thống nhất giữa các tài liệu khác nhau — mẫu phải cho phép điều đó hoặc tự động thực hiện việc này cho bạn
- Hỗ trợ trực quan: Chúng nên hỗ trợ việc trực quan hóa các quy trình, từ đó giúp bạn hiểu các yêu cầu phức tạp của khách hàng và truyền đạt ý tưởng của mình
- Xem xét: Mẫu cần có tính năng chia sẻ hoặc cung cấp phương pháp khác để các bên liên quan chính xem xét tài liệu yêu cầu
- Tích hợp: Bạn có thể tích hợp mẫu vào quy trình làm việc hiện tại một cách liền mạch
11 mẫu thu thập yêu cầu miễn phí trong Excel & ClickUp
Thu thập yêu cầu là một bước quan trọng trong quản lý dự án. Tuy nhiên, việc này không nên tốn quá nhiều thời gian và nỗ lực, để bạn có thể tập trung vào những vấn đề quan trọng nhất, tức là chất lượng sản phẩm. Đó là lúc các mẫu phát huy tác dụng! ▶️
Dưới đây, bạn có thể đọc về 11 mẫu thu thập yêu cầu trong ClickUp và Excel.
Với phạm vi tính năng rộng, chúng đảm bảo bạn có tất cả thông tin cần thiết để hoàn thành dự án! Hệ thống mạnh mẽ như vậy giúp bạn có thể hiểu rõ ý của cả những khách hàng khó tính nhất. 👀
1. Mẫu thu thập yêu cầu của ClickUp
Tận dụng sức mạnh của tổ chức và lập kế hoạch toàn diện với Mẫu thu thập yêu cầu của ClickUp. Tài liệu có cấu trúc tốt này cho phép bạn dễ dàng nắm bắt và sắp xếp các nhu cầu và mong đợi khác nhau của các bên liên quan đến dự án. Bằng cách xác định rõ ràng và ghi chép tất cả các yêu cầu của dự án, bạn đảm bảo có sự thống nhất trước khi bắt đầu thực hiện dự án. Với mẫu này, hãy điều hướng dự án của bạn đi đúng hướng ngay từ đầu!
2. Mẫu tài liệu yêu cầu kinh doanh ClickUp
Mẫu Tài liệu Yêu cầu Kinh doanh của ClickUp giúp bạn phác thảo tất cả các yếu tố cần thiết của dự án hoặc liên doanh và tạo ra một tài liệu yêu cầu kinh doanh (BRD) gọn gàng. 💼
Đây là mẫu trực quan, thân thiện với người mới bắt đầu trong chế độ xem Tài liệu. Nếu bạn đã từng làm việc trong chương trình chỉnh sửa văn bản, bạn sẽ không gặp vấn đề gì khi sử dụng mẫu này!
Tài liệu này bao gồm 10 trang phụ chứa thông tin cần thiết để hiểu về dự án của bạn. Một số trong số đó là:
- Mục tiêu dự án
- Yêu cầu chức năng
- Yêu cầu tài chính
- Các bên liên quan
- Lịch trình và thời hạn
Trang đầu tiên dành cho thông tin cơ bản, chẳng hạn như tên dự án, ngày và số phiên bản. Trong các trang con tiếp theo, bạn có thể nêu chi tiết tất cả các yêu cầu và kỳ vọng của dự án dưới dạng văn bản hoặc bảng. Tùy chỉnh các trang con và tất cả các yếu tố khác để điều chỉnh mẫu cho phù hợp với trường hợp sử dụng của bạn.
Mẫu này đi kèm hướng dẫn để giúp bạn bắt đầu. Nó cũng cung cấp hướng dẫn trên mỗi trang con. Tuy nhiên, đừng quên xóa chúng sau đó!
💡Mẹo bổ sung: Sử dụng ClickUp Docs với Brain để tạo và quản lý các tài liệu yêu cầu dự án có cấu trúc, cho phép hợp tác và kiểm soát phiên bản.
3. Mẫu yêu cầu hệ thống ClickUp
Khi nói đến các dự án phát triển phần mềm, việc thẳng thắn về khả năng của bạn là điều tối quan trọng. May mắn thay, Mẫu Yêu cầu Hệ thống của ClickUp có thể giúp bạn đáp ứng tất cả các yêu cầu cơ bản.
Tài liệu này hoạt động theo nguyên tắc tương tự như tài liệu trước. Bạn chỉ cần nhập thông tin vào các trường hoặc ô bảng được chỉ định.
Theo mặc định, Tài liệu chứa năm phần:
- Tóm tắt yêu cầu: Mục đích của dự án, phạm vi dự án và đối tượng hoặc thị trường mục tiêu
- Mô tả chung: Đặc điểm của sản phẩm và cách sử dụng
- Tính năng hệ thống và yêu cầu của người dùng: Yêu cầu chính, chức năng, không chức năng và giao diện người dùng bên ngoài
- Quy ước tài liệu: Hướng dẫn để hiểu cách ghi chép các yêu cầu dự án và lựa chọn định dạng
- Tài nguyên: Nguồn được đề cập
Như thường lệ, bạn có thể tùy chỉnh gần như tất cả các yếu tố của mẫu, bao gồm phông chữ, biểu tượng và khoảng cách. Bạn thậm chí có thể tải lên hình ảnh bìa để thêm nét cá nhân. ✨
4. Mẫu yêu cầu sản phẩm ClickUp
Đúng như tên gọi, Mẫu Yêu cầu Sản phẩm ClickUp giúp bạn mô tả chi tiết các tính năng hoặc sản phẩm sắp ra mắt. Bước này rất quan trọng để đảm bảo tính minh bạch và thông tin liên lạc trong dự án. Mẫu này định nghĩa rõ ràng sản phẩm, các tính năng, thiết kế và những người phát triển sản phẩm.
Mẫu PRD ở chế độ xem Tài liệu và bao gồm nhiều phần và trang con. Trang chính dành cho tổng quan và các chi tiết kỹ thuật, chẳng hạn như dòng thời gian dự án và chỉ số thành công. Các trang con bao gồm:
Bằng cách tham khảo tài liệu này, các nhóm có thể nắm được bức tranh tổng thể cũng như câu chuyện của người dùng. Tổng quan như vậy giúp họ đưa ra quyết định phù hợp với mục tiêu và kế hoạch chung.
Đảm bảo cập nhật tài liệu trong suốt vòng đời sản phẩm để cung cấp thông tin phù hợp nhất.
5. Mẫu yêu cầu quản lý dự án ClickUp
Khi bắt đầu một dự án, bạn cần xác định rõ các yêu cầu của dự án. Việc này sẽ giúp hợp lý hóa tất cả các nỗ lực trong tương lai và cho phép bạn quảng bá dự án của mình tới các bên liên quan.
Mẫu Yêu cầu Quản lý Dự án của ClickUp ra đời với mục đích đó — giúp bạn quản lý các yêu cầu dự án và các công việc liên quan một cách dễ dàng và tự tin.
Mẫu này ở dạng Danh sách và bao gồm chế độ xem Danh sách yêu cầu, bảng Giai đoạn phê duyệt theo phong cách Kanban và biểu đồ Gantt để theo dõi thời gian. Tạo công việc và công việc con trong chế độ xem Danh sách để chỉ định tất cả các yêu cầu và các bước đi kèm. Các cột bao gồm thông tin như:
- Người được giao và người phê duyệt
- Ngày bắt đầu và ngày đáo hạn
- Tỷ lệ hoàn thành
- Giai đoạn phê duyệt
- Liên kết hoặc tệp tin deliverable
Tùy chỉnh các cột và danh mục menu thả xuống để mẫu phù hợp với công việc của bạn. Thêm tiêu chí tùy chỉnh để sắp xếp và nhóm công việc. Hãy thử mẫu này trong buổi hội thảo thu thập yêu cầu tiếp theo của bạn!
6. Mẫu yêu cầu báo cáo ClickUp
Bạn cần một báo cáo cụ thể từ một bộ phận khác? Mẫu Yêu cầu Báo cáo ClickUp giúp bạn trình bày rõ loại thông tin bạn cần. Đây là một cách đơn giản để truyền đạt ý tưởng của bạn và đảm bảo báo cáo bạn nhận được phù hợp với mục đích sử dụng.
Bắt đầu bằng cách cung cấp tên công ty, logo và thông tin liên hệ. Tiếp theo, giải thích mục đích của yêu cầu để giúp người đọc hiểu quan điểm của bạn. Trong bảng sau đây, cung cấp thông tin chi tiết về bộ phận của bạn.
Phần Loại báo cáo nêu tóm tắt các đặc điểm quan trọng cho việc phân loại và lập kế hoạch, chẳng hạn như:
- Loại báo cáo
- Dù là định kỳ hay không định kỳ
- Mức độ ưu tiên
- Mức độ nỗ lực (ví dụ: có bao nhiêu KPI liên quan và đó là những KPI nào)
- Hạn chót
Sử dụng bảng cuối cùng để cung cấp bằng chứng phê duyệt của người quản lý và chỉ ra ai cần xem báo cáo.
7. Mẫu IRAAD của ClickUp
Yêu cầu thay đổi khi bạn phát hiện ra thông tin mới. Bạn cần tính đến điều đó, cập nhật các điều kiện và phát triển một hệ thống để dự đoán và theo dõi những phát triển có tác động lớn này.
Mẫu thu thập yêu cầu miễn phí tiếp theo của chúng tôi là Mẫu IRAAD của ClickUp — một công cụ hữu ích giúp bạn ghi lại dữ liệu quan trọng để quản lý dự án thành công.
Đây là mẫu Thư mục với năm danh sách, mỗi danh sách đại diện cho một yếu tố phân tích IRAAD:
- Vấn đề: Các vấn đề, sự thiếu hiệu quả và các khía cạnh khác của dự án không hoạt động
- Rủi ro: Các vấn đề tiềm ẩn, rủi ro chi phí và các lĩnh vực cần được chú ý đặc biệt
- Hành động: Các bước bạn phải thực hiện để hoàn thành dự án
- Giả định: Những giả định hợp lý mà bạn chưa xác minh
- Quyết định: Các công việc mà bạn đã đồng ý và phê duyệt
Mỗi danh sách có nhiều chế độ xem khác nhau, chẳng hạn như Danh sách, Bảng và Biểu mẫu, để thu thập ý kiến của các bên liên quan. Ví dụ: họ có thể ghi lại các vấn đề gặp phải hoặc đóng góp ý tưởng mới. Phản hồi của họ có thể được chuyển thành công việc và tự động sắp xếp để tiết kiệm thời gian. ⌛
8. Mẫu kế hoạch dự án đảm bảo chất lượng ClickUp
Cho dù bạn đang làm việc trong lĩnh vực phát triển phần mềm hay sản xuất, Mẫu kế hoạch dự án đảm bảo chất lượng của ClickUp cung cấp cho bạn một khung công tác vững chắc để kiểm soát chất lượng các yêu cầu kỹ thuật và kết quả đầu ra. Mẫu này hợp lý hóa quy trình đảm bảo chất lượng, giúp bạn xác định các điểm nghẽn và lập kế hoạch cho các hoạt động trong tương lai. ☑️
Bắt đầu bằng cách thêm các công việc của bạn vào chế độ xem Danh sách kế hoạch dự án. Chỉ định bộ phận chịu trách nhiệm, ngày đáo hạn, tác động và mức độ nỗ lực. Tất cả các công việc và công việc con được sắp xếp theo phân cấp rõ ràng, được nhóm theo phần dự án hoặc các tiêu chí khác đã chọn. Cập nhật trạng thái của các công việc khi chúng trải qua quá trình kiểm tra chất lượng.
Chế độ xem Bảng cung cấp các chức năng tương tự như chế độ xem Danh sách nhưng hiển thị dữ liệu theo cách khác. Chế độ này hiển thị các công việc dưới dạng thẻ và thêm thông tin từ các cột vào thẻ.
Nếu bạn giữ nhóm theo trạng thái, bạn có thể cập nhật trạng thái công việc bằng cách kéo và thả chúng qua các phần dọc. Bạn cũng có thể bật các làn bơi và giới thiệu các tiêu chí nhóm ngang bổ sung.
Phần thưởng: Công cụ tự động hóa tài liệu!
9. Mẫu kế hoạch dự án thiết kế mạng ClickUp
Thiết kế toàn bộ cơ sở hạ tầng mạng là một quá trình chậm, phức tạp và có rủi ro cao. Cấu trúc mạng phù hợp là yếu tố quan trọng để hệ thống hoạt động thành công. Khi thiết kế thiếu sót, mạng có khả năng cao gặp sự cố về hiệu suất và bảo mật.
May mắn thay, những khủng hoảng như vậy có thể được ngăn chặn với sự trợ giúp của công nghệ và các công cụ như Mẫu kế hoạch dự án thiết kế mạng ClickUp này. Từ thu thập yêu cầu đến thử nghiệm, khung này có tất cả những gì bạn cần để chinh phục thiết kế mạng khổng lồ.
Sử dụng mẫu này giống như mẫu trước, liệt kê tất cả các công việc, công việc con và thông tin kèm theo trong các cột. Hãy tùy chỉnh mẫu này để phù hợp với quy trình làm việc của bạn. Thêm các chế độ xem khác, chẳng hạn như:
- Gantt để quản lý thời gian
- Khối lượng công việc để phân bổ nguồn lực
- Bảng trắng để động não và lập bản đồ quy trình
- Trò chuyện để thảo luận
10. Mẫu kế hoạch dự án di chuyển SQL Server của ClickUp
Tầm quan trọng của việc di chuyển được lên kế hoạch tốt là không thể phủ nhận. Quá trình này ảnh hưởng đến các hoạt động kinh doanh quan trọng, chẳng hạn như bảo mật dữ liệu và hiệu suất tổng thể. Để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ và giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động, bạn phải xem xét cẩn thận các khía cạnh kỹ thuật và vận hành khác nhau.
Trong bối cảnh đầy thách thức này, Mẫu kế hoạch dự án di chuyển SQL Server của ClickUp chứng tỏ là một tài nguyên vô giá. Sử dụng mẫu này để phác thảo chiến lược, xác định mục tiêu dự án và phân bổ tài nguyên. Quá trình di chuyển của bạn sẽ nhanh hơn, chính xác hơn và quan trọng nhất là ít căng thẳng hơn!
Tận dụng các tính năng và sức chứa tùy chỉnh của ClickUp, đồng thời quản lý tất cả các nỗ lực liên quan đến di chuyển trong một nền tảng duy nhất. Ưu tiên các nhiệm vụ, mô tả chi tiết và cải thiện quá trình ra quyết định trong tất cả các bộ phận. Nếu bạn kích hoạt tính năng theo dõi mục tiêu, bạn cũng có thể giám sát tiến độ, KPI và các cột mốc.
11. Mẫu ma trận truy xuất nguồn gốc yêu cầu Excel của Agile-Mercurial
Nếu bạn đã quen với Excel và muốn tiếp tục sử dụng nó, Mẫu Ma trận Truy xuất Yêu cầu của Agile-Mercurial có thể là lựa chọn phù hợp với bạn. 🍵
Đây là một hệ thống bảng tính toàn diện cho phép bạn theo dõi các yêu cầu, nguồn gốc, trạng thái hoàn thành và tất cả các dữ liệu liên quan khác.
Tab đầu tiên trong hai tab là cơ sở dữ liệu yêu cầu. Trong các cột, bạn có thể chỉ định các thông tin như:
- Mô tả
- Nguồn và loại
- Các kết quả công việc của cấu trúc phân chia công việc
- Các bài kiểm tra và kết quả kiểm tra
- Lỗi đã được xác định
- Trạng thái
Với tất cả thông tin được trình bày và sắp xếp, bạn biết chính xác những việc cần làm và lý do tại sao. Bạn có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên, lập kế hoạch và thực hiện trong khi vẫn phù hợp với nhu cầu của các bên liên quan. Tab Trạng thái cung cấp số liệu thống kê cơ bản về công việc của bạn cho đến thời điểm hiện tại, được hiển thị dưới dạng biểu đồ cột.
Mẫu thu thập yêu cầu: Tổng quan
Bảng dưới đây tóm tắt tất cả những gì bạn cần biết về từng mẫu trong danh sách của chúng tôi:
| Mẫu | Đây là gì và mục đích sử dụng |
| Mẫu tài liệu yêu cầu kinh doanh ClickUp | Mẫu tài liệu đơn giản hướng dẫn bạn xác định tất cả các yêu cầu cần thiết của dự án, bao gồm các yêu cầu kỹ thuật và tài chính |
| Mẫu yêu cầu hệ thống ClickUp | Một tài liệu để phác thảo tất cả các thông số kỹ thuật của phần mềm bạn đang làm việc và điều chỉnh công việc của bạn theo nhu cầu của người dùng |
| Mẫu yêu cầu sản phẩm ClickUp | Mẫu giúp bạn tạo tài liệu yêu cầu sản phẩm chuyên nghiệp và có mục đích với nỗ lực tối thiểu |
| Mẫu yêu cầu quản lý dự án ClickUp | Hệ thống lập kế hoạch quản lý yêu cầu toàn diện cho phép bạn phân công công việc và đặt thời hạn hoàn thành |
| Mẫu yêu cầu báo cáo ClickUp | Một tài liệu giúp bạn xác định nhu cầu của mình và nhận được báo cáo và thông tin mà bạn đang tìm kiếm |
| Mẫu IRAAD của ClickUp | Một khung để phác thảo dữ liệu khóa về một dự án, đặc biệt là các vấn đề, rủi ro, hành động, giả định và quyết định của dự án |
| Mẫu kế hoạch dự án đảm bảo chất lượng ClickUp | Mẫu chứa nhiều tính năng để xây dựng, lập kế hoạch và theo dõi quy trình QA của bạn để đảm bảo kết quả tối ưu |
| Mẫu kế hoạch dự án thiết kế mạng ClickUp | Một hệ thống giúp bạn thu thập các yêu cầu cho cơ sở hạ tầng mạng mà bạn đang thiết kế và lập kế hoạch công việc phù hợp |
| Mẫu kế hoạch dự án di chuyển SQL Server của ClickUp | Mẫu cho phép bạn tổ chức quá trình di chuyển cơ sở dữ liệu và các công việc đi kèm |
| Mẫu ma trận truy xuất nguồn gốc yêu cầu Excel của Agile-Mercurial | Mẫu thu thập yêu cầu trong Excel cho phép bạn theo dõi các nguồn và ghi lại quá trình thử nghiệm |
Các mẫu thu thập yêu cầu tốt nhất cho nhóm Agile của bạn
Để diễn giải một đoạn nổi tiếng trong cuốn "Nghệ thuật chiến tranh" của Tôn Tử và đặt nó vào bối cảnh hòa bình hơn, chuẩn bị đầy đủ là ít nhất đã hoàn thành một nửa công việc!
Với sự trợ giúp của mẫu thu thập yêu cầu nhanh chóng và các công cụ miễn phí đa chức năng như ClickUp, bạn có thể chuẩn bị sẵn sàng cho mọi tình huống có thể xảy ra. Trang bị kiến thức và sẵn sàng chiến đấu, tức là sản xuất, sẵn sàng hơn bao giờ hết! ⚔️