Dự án bắt đầu từ đâu và kết thúc ở đâu? Từ nhà tài trợ dự án.
Bất cứ việc gì, từ xây dựng cầu Cổng Vàng đến tổ chức tiệc sinh nhật, đều có thể được coi là một dự án. Bất kể bản chất của dự án là gì, nó đều liên quan đến nhiều bên liên quan trong suốt vòng đời của dự án.
Trong số tất cả các vai trò này, chúng tôi cho rằng vai trò quan trọng nhất là nhà tài trợ dự án. Hãy cùng xem lý do tại sao.
Nhà tài trợ dự án là gì?
Nhà tài trợ dự án khởi xướng dự án và phê duyệt các kết quả đầu ra. Họ là các bên liên quan trong kinh doanh chịu trách nhiệm lập kế hoạch và thực hiện dự án thành công. Họ thường thuộc nhóm lãnh đạo cấp cao, có ảnh hưởng và quyền hạn đáng kể, mặc dù họ không có trách nhiệm quản lý trực tiếp đối với dự án.
Đối với một tổ chức dịch vụ, nhà tài trợ dự án có thể thuộc một thực thể bên ngoài, thường là khách hàng. Nhà tài trợ dự án là người nội bộ trong một tổ chức sản phẩm, đôi khi được gọi là chủ dự án.
Nhà tài trợ dự án và quản lý dự án
Vì cả nhà tài trợ dự án và quản lý dự án đều là vai trò lãnh đạo, nên họ thường bị nhầm lẫn với nhau. Trước tiên, hãy làm rõ sự khác biệt giữa hai vai trò này.
| Nhà tài trợ dự án | Quản lý dự án |
| Lãnh đạo cấp cao trong tổ chức | Người lãnh đạo dự án, thường không có cấp bậc cao như nhà tài trợ dự án |
| Có thể là nội bộ hoặc bên ngoài | Thông thường thuộc nội bộ tổ chức thực hiện dự án |
| Chịu trách nhiệm về các hoạt động chiến lược và kết quả đầu ra | Chịu trách nhiệm quản lý hàng ngày của dự án |
| Khởi động dự án | Thực hiện dự án |
| Phê duyệt dự án | Phê duyệt các công việc trong dự án |
Mặc dù nhà tài trợ dự án khác với quản lý dự án về nhiều mặt, nhưng sự hợp tác giữa họ là nền tảng cho sự thành công của dự án.
Nhà tài trợ xác định mục tiêu và phạm vi của dự án, trong khi quản lý dự án thực hiện dự án. Họ theo dõi các chỉ số dự án như thời gian đưa ra thị trường hoặc mức độ hài lòng của khách hàng.
Mặt khác, người quản lý dự án theo dõi các chỉ số cấp dự án như năng suất của nhà phát triển và chất lượng mã, những yếu tố góp phần vào các chỉ số kinh doanh cấp cao.
Nhà tài trợ phê duyệt ngân sách, dòng thời gian, v.v., nhưng người quản lý dự án quyết định xem có cần thêm nguồn lực hay không và đưa ra yêu cầu đó.
Cùng nhau, nhà tài trợ và quản lý chịu trách nhiệm quản lý dự án. Thành công của dự án đòi hỏi họ phải hợp tác để hiểu ưu tiên của nhau.
Nhà tài trợ dự án và các bên liên quan đến dự án
'Các bên liên quan' là một thuật ngữ chung dùng để chỉ bất kỳ ai tham gia vào dự án. Đây có thể là thành viên nhóm, giám sát viên, quản lý, đối tác, nhà cung cấp, khách hàng, cơ quan chính phủ hoặc bất kỳ trung gian nào.
Theo nghĩa đó, nhà tài trợ dự án cũng là một bên liên quan đến dự án. Tuy nhiên, không phải tất cả các bên liên quan đều là nhà tài trợ.
Vai trò của nhà tài trợ dự án
Lãnh đạo kinh doanh
Tài trợ dự án không chỉ đơn thuần là chi trả cho dự án. Nhà tài trợ dự án đóng vai trò là cầu nối giữa kinh doanh và công nghệ. Họ cung cấp những hiểu biết sâu sắc và hướng dẫn từ góc độ kinh doanh. Họ sẽ hướng dẫn nhóm thực thi về khách hàng, tổ chức, chiến lược kinh doanh và kế hoạch tiếp thị.
Giả sử một công ty bán lẻ đến một công ty công nghệ để phát triển giải pháp điểm bán hàng (POS). Nhà tài trợ dự án, một lãnh đạo cấp cao trong công ty bán lẻ, sẽ tóm tắt cho công ty công nghệ về người dùng sản phẩm, quy trình làm việc, yêu cầu tích hợp, v.v.
Mặc dù họ có thể không chỉ định các yêu cầu kỹ thuật, nhưng họ có trách nhiệm đảm bảo sản phẩm đáp ứng nhu cầu kinh doanh.
Tạo điều kiện cho luồng thông tin
Trong suốt dự án, họ đảm bảo luồng thông tin giữa các bên liên quan diễn ra suôn sẻ. Họ kết nối các thành viên trong nhóm với các nguồn lực và chuyên gia mà họ cần.
Ví dụ: họ có thể kết nối nhóm nghiên cứu người dùng với đối tượng mục tiêu phù hợp để thực hiện khảo sát hoặc theo dõi hành vi.
Giám sát dự án
Nhà tài trợ dự án chịu trách nhiệm cài đặt mục tiêu và xác định các chỉ số thành công. Khi nhóm dự án trở lại với kế hoạch, họ sẽ xem xét phạm vi và phê duyệt khởi động.
Thỉnh thoảng, họ tiến hành đánh giá và tổng kết với nhóm dự án để đảm bảo dự án đi đúng hướng. Họ cũng tích cực loại bỏ các trở ngại trong quá trình thực hiện. Họ chịu trách nhiệm về hiệu quả dự án.
Quyết định cấp cao
Họ đưa ra các quyết định cấp cao về ngân sách và hướng đi của dự án. Họ cũng chịu trách nhiệm phê duyệt các yêu cầu lớn từ nhóm dự án về nguồn lực bổ sung, gia hạn thời hạn, v.v.
Các nhà quản lý dự án có thể xây dựng cây quyết định để giúp nhà tài trợ đưa ra các quyết định quan trọng, nêu rõ tác động của các quyết định này.
Xác nhận cuối cùng
Nhà tài trợ dự án có quyền phê duyệt các kết quả dự án. Họ xác minh xem kết quả có đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật và kinh doanh hay không. Một dự án cần có chữ ký của nhà tài trợ để kết thúc dự án và thanh toán.
Một số vai trò và trách nhiệm này có thể trùng lặp với quản lý dự án hoặc bất kỳ bên liên quan nào khác. Vì vậy, trước tiên hãy làm rõ sự khác biệt.
Tầm quan trọng của việc có nhà tài trợ dự án
Vai trò của nhà tài trợ dự án không phổ biến như vai trò của người quản lý dự án. Do tính chất chiến lược của vai trò nhà tài trợ dự án, vai trò này thường bị bỏ qua.
Trong một số trường hợp, vai trò này cũng được xác định một cách mơ hồ. Vai trò của nhà tài trợ dự án được giao cho một lãnh đạo cấp cao vốn đã đảm nhiệm nhiều trách nhiệm khác. Điều này chỉ cản trở sự thành công của dự án. Dưới đây là lý do tại sao.
Phù hợp với kinh doanh: Cho dù bạn đang xây dựng công nghệ hay thiết kế logo mới, nhà tài trợ dự án đều rất quan trọng để đảm bảo dự án đáp ứng nhu cầu kinh doanh.
Quản lý mối quan hệ: Nhà tài trợ dự án duy trì mối quan hệ lành mạnh với các bên liên quan quan trọng như khách hàng, nhà cung cấp và cơ quan chính phủ. Họ tạo điều kiện cho sự hợp tác hiệu quả trong dự án.
Phê duyệt và tài trợ: Họ chịu trách nhiệm phê duyệt ngân sách, giải ngân kinh phí và đàm phán các yêu cầu bổ sung (nếu có).
Giải quyết xung đột: Khi có sự khác biệt lớn về quan điểm, nhà tài trợ dự án sẽ xây dựng sự đồng thuận và đưa ra các quyết định khó khăn. Ví dụ: nếu có sự mơ hồ trong cách định nghĩa một tính năng, gây ra sự nhầm lẫn giữa các nhóm kỹ thuật, nhà tài trợ dự án sẽ giúp làm rõ vấn đề. Họ đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo dự án không bị đình trệ.
Ủng hộ mục tiêu: Họ ủng hộ dự án và mục đích của dự án trước ban lãnh đạo cấp cao và hội đồng quản trị, mang lại sự hiển thị và sự tham gia của các bên liên quan quan trọng. Họ đảm bảo rằng dự án nhận được sự công nhận xứng đáng.
Trách nhiệm của nhà tài trợ dự án trong các giai đoạn khác nhau của dự án
Bây giờ chúng ta đã biết vai trò và mục đích chung của nhà tài trợ dự án, hãy xem xét trách nhiệm của họ trong các giai đoạn khác nhau của dự án: Khởi động, lập kế hoạch, thực hiện và kết thúc dự án.
Khởi động dự án
Các trách nhiệm của nhà tài trợ dự án trong việc khởi động dự án bao gồm:
- Xác định mục tiêu và phạm vi dự án
- Ký kết điều lệ dự án
- Giải thích các yêu cầu kinh doanh và kết quả mong đợi
- Chuyển thông tin cấp cao về kinh doanh và khách hàng cho nhóm dự án
Đôi khi, họ chỉ định người quản lý dự án và hướng dẫn họ trong quá trình tuyển dụng và đào tạo thành viên nhóm.
Lập kế hoạch dự án
Khi dự án được khởi động, nhà tài trợ sẽ đóng vai trò là người ủng hộ dự án. Họ không còn tham gia vào các hoạt động chi tiết nữa. Họ chỉ đạo giai đoạn lập kế hoạch dự án và thúc đẩy dự án đến giai đoạn thực hiện.
- Cung cấp các thông tin cần thiết để lập kế hoạch dự án
- Đặt cơ sở cho các chỉ số
- Đảm bảo kế hoạch dự án phù hợp với kế hoạch kinh doanh
- Xem xét các yêu cầu và phê duyệt
Thực hiện dự án
Ở đây, vai trò của nhà tài trợ dự án thậm chí còn bị giới hạn hơn. Tuy nhiên, họ vẫn làm việc chặt chẽ với quản lý dự án để đảm bảo việc thực hiện diễn ra suôn sẻ.
- Theo dõi tiến độ thường xuyên
- Theo dõi các chỉ số dự án và cung cấp phản hồi
- Đảm bảo dự án đang tiến triển đúng hướng và đúng tiến độ
- Đánh giá và phê duyệt các yêu cầu từ nhóm dự án về nguồn lực hoặc ngân sách bổ sung
- Giải quyết xung đột giữa các bên liên quan, nếu có
Kết thúc dự án
Nhà tài trợ dự án đóng dự án. Họ chịu trách nhiệm:
- Đánh giá kết quả dự án so với yêu cầu kinh doanh
- Đo lường kết quả dự án
- Ký xác nhận việc hoàn thành
- Phê duyệt kết thúc dự án chính thức và thanh toán
Các cách làm việc hiệu quả với nhà tài trợ dự án
Mọi quản lý dự án đều làm việc với nhà tài trợ thường xuyên, ít nhất là hàng tháng, nếu không phải hàng tuần. Tuy nhiên, mối quan hệ của họ không đơn giản.
Quản lý dự án hợp tác với nhà tài trợ dự án trong việc chia sẻ thông tin, hiểu yêu cầu kinh doanh và giải quyết vấn đề. Vai trò của nhà tài trợ dự án là tạo điều kiện để quản lý dự án thành công.
Tuy nhiên, nhà tài trợ dự án là những lãnh đạo cấp cao có quyền hạn hơn người quản lý. Người quản lý dự án trình bày tiến độ, kết quả và dữ liệu để xem xét. Người quản lý dự án báo cáo cho nhà tài trợ với tư cách này, ngay cả khi đây không phải là mối quan hệ cấp trên-cấp dưới.
Việc điều hướng mối quan hệ này có thể phức tạp. Dưới đây là những cách mà các quản lý dự án có thể làm việc hiệu quả với nhà tài trợ dự án.
Tổ chức dự án
Trước hết, nhà tài trợ dự án cần hiển thị. Họ cần biết dự án sẽ được thực hiện như thế nào. Sử dụng phần mềm quản lý dự án toàn diện như ClickUp để tổ chức dự án. Với ClickUp, bạn có thể:
- Chia dự án thành các công việc và công việc phụ
- Viết mô tả cho từng công việc để làm rõ các yêu cầu đối với các thành viên trong nhóm của bạn; nhà tài trợ có thể xác nhận nếu cần thiết
- Đặt ngày bắt đầu và ngày kết thúc cho từng công việc
- Bao gồm các ưu tiên, phụ thuộc và thẻ
Nếu bạn là một cơ quan độc lập hoặc freelancer, khách hàng của bạn có thể là nhà tài trợ dự án. Trong những trường hợp như vậy, hãy thử phần mềm quản lý dự án cho doanh nghiệp nhỏ để tổ chức công việc của mình.
Trình bày kế hoạch của bạn
Sử dụng ClickUp để dự báo các yêu cầu của dự án. Sau đó, trình bày kế hoạch của bạn cho nhà tài trợ dự án và xin sự chấp thuận của họ. Sau khi thiết lập dự án trên ClickUp, sử dụng chế độ xem biểu đồ Gantt để hình dung dự án theo thời gian.
Sử dụng Bảng trắng ClickUp để giải thích các chủ đề phức tạp. Sử dụng Bản đồ Tư duy ClickUp để tạo các lộ trình logic và minh họa quy trình làm việc.
Tập trung nguồn lực
Nhà tài trợ dự án mong muốn kiến thức mà họ đã chia sẻ với quản lý dự án và nhóm ban đầu được truyền đạt cẩn thận đến từng thành viên trong nhóm/các bên liên quan. Để đảm bảo điều này:
- Đăng điều lệ dự án trên ClickUp Docs
- Thiết lập mục tiêu dự án dưới dạng mục tiêu ClickUp và kết nối các nhiệm vụ để mọi người có thể truy cập
Thúc đẩy giao tiếp
Không có nhà tài trợ dự án nào muốn thông tin bị bỏ sót. Sử dụng quản lý dự án ClickUp để xây dựng sự minh bạch và rõ ràng trong giao tiếp.
- Cấp cho nhà tài trợ quyền truy cập vào Không gian Làm việc ClickUp để hiển thị đầy đủ
- Sử dụng phần bình luận dưới mỗi công việc để thảo luận các vấn đề theo ngữ cảnh
- Giao các mục hành động cho nhà tài trợ khi bạn cần làm rõ bất kỳ điều gì
- Sử dụng chế độ xem Trò chuyện của ClickUp để cộng tác trong thời gian thực
Bật thông báo trên ứng dụng hoặc qua email để nhà tài trợ dự án không bao giờ bỏ lỡ bất kỳ cập nhật nào.
Tăng cường tài liệu quản lý dự án
Mọi nhà tài trợ dự án đều thích tài liệu tốt. Sử dụng ClickUp Docs để viết tài liệu được định dạng tốt cho mọi tính năng. Kết nối chúng với các nhiệm vụ để bạn không bao giờ mất chúng trong đống tài liệu.
Tự động hóa báo cáo
Giữ cho nhà tài trợ dự án của bạn được thông báo về tiến độ của bạn ngay cả trước khi họ hỏi. Sử dụng Bảng điều khiển ClickUp để báo cáo thời gian thực với các báo cáo về:
- Tiến độ dự án so với mục tiêu
- Biểu đồ tiến độ và biểu đồ hoàn thành
- Theo dõi thời gian so với ước lượng
- Xác định các điểm nghẽn trong quy trình làm việc
- Khối lượng công việc và phân bổ nguồn lực
Nếu nhà tài trợ dự án của bạn yêu cầu báo cáo cụ thể, hãy tạo biểu đồ tùy chỉnh cho bất kỳ nhu cầu nào của bạn ngay trong công cụ quản lý dự án.
Tùy thuộc vào mức độ tham gia của nhà tài trợ dự án, họ sẽ cần cập nhật các chi tiết khác nhau thường xuyên. Tùy chỉnh mức độ chi tiết và tần suất cập nhật với ClickUp. Cấp quyền truy cập tài khoản khách cho họ để tự điều chỉnh các cập nhật của mình.
Cộng tác liền mạch với nhà tài trợ dự án của bạn với ClickUp
Nhà tài trợ dự án sẽ đồng hành cùng bạn từ đầu đến cuối. Sử dụng ClickUp để bắt đầu dự án một cách tự tin, thực hiện hiệu quả và kết thúc với niềm tự hào.
Thông thường, các nhà quản lý dự án dành quá nhiều thời gian để lập báo cáo hàng tháng cho nhà tài trợ dự án. Loại bỏ công việc trùng lặp. Quản lý dự án hiệu quả và hợp tác với nhà tài trợ tại một nơi duy nhất, trên ClickUp!
Dùng thử ClickUp miễn phí ngay bây giờ.