Mọi nhà quản lý dự án đều biết: giữ cho mọi người cập nhật trạng thái dự án đôi khi giống như chăn mèo. 🤷🏼♀️
Giữa việc giám sát các bước tiếp theo, kiểm tra khối lượng công việc của thành viên và báo cáo lại cho các bên liên quan, có rất nhiều thông tin cần phải nắm rõ. Và để sắp xếp tất cả thông tin này, bạn cần nhiều hơn một hệ thống thư mục chi tiết trên ổ cứng.
Giải pháp bắt đầu với một hệ thống báo cáo tiến độ chuẩn hóa để dễ dàng thu thập và phân phối các cập nhật quản lý dự án quan trọng một cách kịp thời.
…Nhưng làm thế nào để tạo ra quy trình chuẩn hóa này? Tất nhiên là bằng mẫu báo cáo tiến độ có thể tùy chỉnh. 🙂
Các mẫu báo cáo tiến độ cung cấp cấu trúc sẵn có phù hợp để tiết kiệm thời gian và giảm thiểu lỗi trong quá trình chuẩn bị báo cáo tiến độ — miễn là bạn biết những tính năng cần tìm!
Tất cả bắt đầu từ bạn.
Yêu cầu cụ thể của dự án, quy trình hiện tại và phần mềm quản lý dự án miễn phí ưa thích của bạn sẽ ảnh hưởng đến mẫu báo cáo tiến độ nào phù hợp nhất với nhóm và trường hợp sử dụng của bạn. Nhưng không cần phải tìm kiếm trên web! Chúng tôi có mọi thứ bạn cần để tìm mẫu báo cáo tiến độ tốt nhất trong bài viết này.
Hãy theo dõi để tìm hiểu tất cả các chi tiết về báo cáo tiến độ dự án. Tìm các định nghĩa khóa, phân tích tính năng và truy cập 10 mẫu báo cáo tiến độ tốt nhất cho các công cụ công việc yêu thích của bạn.
Mẫu báo cáo tiến độ là gì?
Mẫu báo cáo tiến độ là biểu mẫu, trang hoặc danh sách kiểm tra được tạo sẵn để cung cấp tài liệu dự án chi tiết một cách nhất quán và kịp thời. Các tài nguyên này có thể được điều chỉnh để phù hợp với nhu cầu cụ thể của dự án hoặc quy trình của nhóm và thường được quản lý dự án lưu giữ để chia sẻ với các thành viên và các bên liên quan hàng tuần hoặc hàng tháng.
Các mẫu báo cáo tiến độ dễ dàng chia sẻ, sao chép và tùy chỉnh, giúp bạn không cần phải bắt đầu lại từ đầu mỗi tuần. Thay vào đó, chỉ cần cắm và chạy các bản cập nhật dự án vào tài liệu tùy chỉnh của nhóm và gửi cho các nhân viên chủ chốt.
Tuy nhiên, không phải tất cả các báo cáo tiến độ đều có thể được chia sẻ giữa các nhóm và ngành. Trường hợp sử dụng, loại dự án và công nghệ của bạn sẽ quyết định mẫu báo cáo tiến độ dự án nào phù hợp với bạn. Và bạn càng nhanh chóng phát hiện ra những điểm khác biệt quan trọng và các tính năng cần có, bạn sẽ càng nhanh chóng đạt được mục tiêu và cung cấp báo cáo tiến độ mà cấp trên mong muốn. 💜
Điều gì tạo nên một mẫu báo cáo tiến độ dự án tốt?
Vì vậy, nếu không phải tất cả các nhóm đều có thể sử dụng cùng một mẫu báo cáo tiến độ, làm thế nào để biết mẫu nào phù hợp với bạn?
Để tránh mất thời gian và thất vọng khi dùng thử và mắc lỗi, hãy tìm các tính năng sau khi sử dụng mẫu để tạo báo cáo tiến độ:
- Có thể tùy chỉnh và dễ dàng chỉnh sửa để điều chỉnh tài liệu có sẵn cho phù hợp với nhu cầu của bạn
- Các tính năng cộng tác tích hợp như chỉnh sửa trực tiếp và chia sẻ URL để đảm bảo tất cả thành viên và các bên liên quan đều có quyền truy cập
- Nhiều chế độ xem để hỗ trợ danh sách, bảng Kanban, biểu đồ Gantt, dòng thời gian và các phương pháp trực quan khác để quản lý tiến độ
- Công việc có thể thực hiện để yêu cầu thành viên chịu trách nhiệm về các mục sắp tới và giữ cho dự án của bạn tiếp tục tiến triển
- Tích hợp đa năng để đưa thêm bối cảnh vào báo cáo tiến độ của bạn từ các công cụ công việc khác
Và nhiều hơn nữa!
Năm tính năng này có thể chỉ là giọt nước trong biển so với những gì bạn đang tìm kiếm. Nhưng tin tốt là, mẫu bạn cần đang ở ngay trước mắt! Có vô số tài nguyên trong tầm tay bạn nhờ công cụ tìm kiếm yêu thích, nhưng tại sao lại lãng phí một giờ (hoặc một ngày) để đào bới hàng trang liên kết? Thay vào đó, hãy bắt đầu với những gì tốt nhất. 🤓
10 mẫu báo cáo tiến độ miễn phí trong Excel & ClickUp
Chúng tôi đã hoàn thành công việc của mình để mang đến cho bạn các mẫu báo cáo tiến độ hàng đầu cho ClickUp, Excel và Word. Bất kể phần mềm, trường hợp sử dụng hoặc phong cách làm việc ưa thích của bạn là gì, chúng tôi đều có mẫu báo cáo tiến độ mà bạn đang tìm kiếm. ✨
1. Mẫu theo dõi dự án của ClickUp
Vấn đề là bạn có thể không chỉ quản lý một dự án tại một thời điểm. Giám sát nhiều dự án và thậm chí nhiều công việc riêng lẻ có thể là một nhiệm vụ khó khăn. Nếu không có mẫu báo cáo tiến độ phù hợp, việc truyền đạt trạng thái của từng công việc và dự án lớn hơn có thể gần như không thể! Đó là điều khiến Mẫu theo dõi dự án của ClickUp trở nên quý giá.
Với mẫu Danh sách công việc này, bạn có thể dễ dàng nhóm các công việc theo giai đoạn hiện tại bằng cách sử dụng các trạng thái công việc tùy chỉnh như Đang chuẩn bị, Sản xuất và Đang hoạt động—với khả năng thêm các trạng thái khác nếu cần! Nhưng đó chưa phải là tất cả. Mẫu này còn có bốn Trường Tùy chỉnh cho:
- Giai đoạn dự án
- Thời lượng dự án (tính bằng ngày)
- RAG (để truyền đạt các ưu tiên)
- Ngày hoàn thành
Ngoài ra, bạn sẽ có quyền truy cập vào bốn chế độ xem quy trình làm việc sẵn sàng để quản lý tiến độ dự án từ mọi góc độ, bao gồm biểu đồ Gantt trực quan và bảng Kanban tương tác được sắp xếp theo công việc cho từng người được giao.
Trong khi đó, bất kỳ ai xem báo cáo cũng có thể xem các công việc khác liên quan, lập kế hoạch và thực hiện chúng theo cách hợp lý cho tất cả mọi người liên quan.
2. Mẫu báo cáo trạng thái dự án của ClickUp
Sẵn sàng nâng tầm hiệu quả? 🔥
Mẫu báo cáo trạng thái dự án của ClickUp là mẫu bảng trắng kỹ thuật số mà các thành viên nhóm học tập trực quan của bạn đã yêu cầu! Sử dụng tính năng Bảng trắng của ClickUp, nhóm của bạn có thể làm việc cùng nhau để xác định:
- Tổng quan về dự án
- Tiến độ đạt được kể từ báo cáo cuối cùng của bạn
- Bất kỳ hỗ trợ hoặc tài nguyên bổ sung nào cần thiết để tiến lên phía trước
- Điểm chính và nội dung nổi bật của báo cáo
- Các lĩnh vực đã thực hiện tốt và những lĩnh vực cần cải thiện
Về cơ bản, đây là một công cụ kiểm tra tiến độ dự án trực quan và mang tính hợp tác cao, mà bạn có thể tham khảo trong suốt quá trình thực hiện dự án để báo cáo tiến độ dự án mà không cần phải sao chép một tài liệu mới mỗi tuần.
Và vì mẫu này được thiết kế cho Bảng trắng ClickUp, bạn sẽ có thể hoàn thành sơ đồ cùng với nhóm của mình bằng cách sử dụng tính năng chỉnh sửa trực tiếp cộng tác, xem ai đang xem bảng của bạn, nhúng thẻ phương tiện và trang web từ phần mềm khác, đồng thời chuyển đổi văn bản trực tiếp thành các nhiệm vụ có thể thực hiện được. Bảng trắng thực sự là công cụ mơ ước của mọi nhà quản lý dự án. 🏆
3. Mẫu báo cáo tiến độ của ClickUp
Mẫu báo cáo tiến độ của ClickUp là điểm khởi đầu lý tưởng. Hãy coi mẫu này là tiêu chuẩn để so sánh tất cả các mẫu báo cáo tiến độ khác — nó rất linh hoạt! Được hỗ trợ bởi trình chỉnh sửa tài liệu tích hợp động của ClickUp, ClickUp Docs, mẫu này có tất cả các tính năng khóa bạn cần để thiết lập và tối ưu hóa quy trình báo cáo tiến độ của mình.
Bản báo cáo một trang này được chia thành các phần rõ ràng để xác định ai, cái gì, ở đâu và khi nào của dự án bạn đang xử lý. Nó được định dạng để giúp bạn cung cấp một cái nhìn tổng quan nhanh chóng về các cập nhật chính để giữ cho cả nhóm dự án và các bên liên quan bên ngoài được thông báo về tình hình hiện tại và những việc cần làm tiếp theo.
Khi cuộn xuống trang, bạn sẽ được nhắc chia sẻ trạng thái của dự án, bất kỳ cột mốc nào đã đạt được cho đến nay và bất kỳ bước tiếp theo nào cần thiết — tất cả mọi thứ mà các bên liên quan muốn biết. Nó cũng cung cấp khả năng đánh dấu bất kỳ vấn đề nào xuất hiện và thông tin cần biết cho bất kỳ ai đọc báo cáo tiến độ dự án lần đầu tiên.
4. Mẫu báo cáo tiến độ chiến dịch của ClickUp
Bây giờ, hãy đi sâu vào chi tiết cụ thể theo từng trường hợp sử dụng — bắt đầu với Mẫu báo cáo tiến độ chiến dịch của ClickUp! Có rất nhiều biến số cần xem xét khi chạy và quản lý các chiến dịch quảng cáo của bạn. Không giống như phát triển phần mềm hoặc đào tạo nhân viên mới, chi phí và chỉ số hiệu suất thời gian thực đóng vai trò khóa trong toàn bộ chiến dịch. Nếu một yếu tố không phù hợp với đối tượng của bạn, đã đến lúc thay đổi hướng đi.
Mẫu tài liệu ClickUp này giúp bạn dễ dàng duy trì các yếu tố đó bằng một tài liệu được định dạng sẵn để giúp bạn chọn các OKR dự án cần theo dõi, giám sát chi phí, quản lý doanh thu và hơn thế nữa. Ví dụ: bạn có thể nhanh chóng hình dung được phần ngân sách chiến dịch đã được sử dụng đến thời điểm hiện tại và doanh thu mà khoản đầu tư đó mang lại. Bạn cũng có thể hiển thị biểu đồ số lần nhấp và chuyển đổi để xác định bất kỳ xu hướng quan trọng nào.
Sử dụng mẫu này để theo dõi hiệu quả và kết quả quảng cáo của chiến dịch, vừa để chia sẻ với các bên liên quan khác, vừa để điều chỉnh khi cần thiết nhằm đạt được ROI tối đa.
5. Mẫu theo dõi sản xuất của ClickUp
Video là một trong những dự án phức tạp nhất mà hầu hết các nhóm tiếp thị và truyền thông phải thực hiện. Chúng đòi hỏi sự hợp tác chặt chẽ giữa nhiều thành viên trong nhóm, và đôi khi phải mất hàng tháng để lập kế hoạch, thực hiện và hậu kỳ trước khi công bố sản phẩm cuối cùng.
Quá trình này trở nên phức tạp hơn khi bạn giám sát việc sản xuất nhiều video cùng một lúc — đó là khi Mẫu theo dõi sản xuất của ClickUp trở nên hữu ích.
Mẫu mẫu này áp dụng năm trạng thái công việc tùy chỉnh, 11 Trường Tùy chỉnh và sáu chế độ xem dự án cho Không gian Làm việc của bạn. Trong chế độ xem Danh sách mặc định, mỗi video được hiển thị dưới dạng một công việc có thể được sắp xếp theo trạng thái hiện tại. Để quản lý lịch trình sản xuất, hãy chuyển đến chế độ xem Lịch để xem biểu đồ trực quan về tần suất đăng tải của bạn.
Đối với tiến độ sản xuất tổng thể, hãy sử dụng chế độ xem Bảng được tạo sẵn để xem Trường Tùy chỉnh đang hoạt động. Từ bảng Kanban, bạn sẽ tìm thấy thông tin quan trọng như phê duyệt của khách hàng, liên kết storyboard, loại sản xuất, tóm tắt và tài nguyên bổ sung để có thêm bối cảnh trong nháy mắt. Điều này giúp duy trì tổng quan hợp lý, đồng thời cung cấp thông tin chi tiết cần thiết để hoàn thành video đúng thời hạn và theo yêu cầu để xuất bản.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Tìm hiểu cách sử dụng Bảng điều khiển ClickUp để cải thiện báo cáo tiến độ của bạn!
6. Mẫu báo cáo tiến độ nhân sự của ClickUp
Một trong những quy trình nhân sự quan trọng nhất là đánh giá nhân viên mới sau 30, 60 và 90 ngày đầu tiên làm việc. Mẫu báo cáo nhân sự của ClickUp giúp bạn thực hiện việc đó. Sử dụng ClickUp Doc đơn giản để nhập thông tin nhân viên, sau đó ghi chú những điểm mà nhân viên mới của bạn có thể cần được đào tạo hoặc giám sát thêm.
Mẫu một trang bao gồm các phần cho nhiều kỳ đánh giá, cho phép bạn theo dõi tiến độ theo thời gian. Kết quả là một quy trình hợp lý hơn để đảm bảo nhân viên mới trong tổ chức của bạn thành công trong quá trình nhập việc.
7. Mẫu Bắt đầu - Dừng - Tiếp tục của ClickUp
Mỗi dự án đều có những thời điểm quan trọng mà bạn cần quyết định xem các công việc hiện tại có đáng để bắt đầu, tiếp tục hay cần dừng lại. Mẫu Start Stop Continue của ClickUp giúp bạn theo dõi chính xác những quyết định đó.
Đối với mỗi lĩnh vực, bạn có thể thêm ghi chú dán ảo về các công việc cần thực hiện được mô tả trong phần đó. Theo thời gian, bạn có thể di chuyển các ghi chú dán này dễ dàng theo nhu cầu. Cuối cùng, mã màu hữu ích đảm bảo rằng bạn luôn dễ dàng thấy những việc mà nhóm của mình cần tập trung hoặc ngừng làm.
Hãy thử các mẫu dừng bắt đầu tiếp tục này!
8. Mẫu báo cáo trạng thái kinh doanh hàng tháng của ClickUp
Hãy xem xét từ góc nhìn 30.000 feet. Nếu bạn đang khởi nghiệp hoặc ra mắt sản phẩm mới, các bên liên quan chính cần biết thông tin cơ bản về quá trình ra mắt đó. Mẫu báo cáo trạng thái kinh doanh hàng tháng của ClickUp giúp đơn giản hóa quy trình này.
Mẫu tài liệu ClickUp này cung cấp một cái nhìn tổng quan dễ dàng về các thay đổi phạm vi, kết quả cần đạt được và các vấn đề về sức chứa. Nó cũng cho phép bạn đánh dấu công việc đã hoàn thành trong một tháng nhất định, giúp các thành viên và các bên liên quan có cái nhìn tổng quan về tình hình kinh doanh và những việc cần làm tiếp theo.
9. Mẫu báo cáo tiến độ Gantt Excel cho Excel
Đối với tất cả những người truyền thống sử dụng bảng tính, mẫu báo cáo tiến độ miễn phí cho Excel này là dành cho bạn. 💜
Trang bìa cho phép ghi thông tin cơ bản, bao gồm hệ thống mã màu đèn giao thông về trạng thái tổng thể, phạm vi, ngân sách và dòng thời gian.
Từ đó, bạn sẽ tìm thấy biểu đồ Gantt chi tiết hơn với các công việc riêng lẻ dẫn đến các quyết định quan trọng hơn. Bằng cách đó, các bên liên quan và thành viên nhóm quan tâm có thể theo dõi tổng quan rộng hơn hoặc đi sâu vào chi tiết khi cần thiết.
📮ClickUp Insight: 37% nhân viên gửi ghi chú theo dõi hoặc biên bản cuộc họp để theo dõi các mục hành động, nhưng 36% vẫn dựa vào các phương pháp khác, rời rạc.
Nếu không có hệ thống thống nhất để ghi lại các quyết định, những thông tin quan trọng mà bạn cần có thể bị chôn vùi trong các cuộc trò chuyện, email hoặc bảng tính. Với ClickUp, bạn có thể ngay lập tức biến các cuộc hội thoại thành các nhiệm vụ có thể thực hiện được trong tất cả các nhiệm vụ, cuộc trò chuyện và tài liệu của mình, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ thông tin nào.
10. Mẫu báo cáo tiến độ hàng tuần của Microsoft Word
Mẫu báo cáo tiến độ cho Microsoft Word giúp các nhà quản lý dự án cung cấp trạng thái, tóm tắt dự án, tổng quan ngân sách và rủi ro liên quan đến dự án của bạn tại bất kỳ thời điểm nào. Mẫu này rất đơn giản, với các phần dễ chỉnh sửa để giúp bạn vẽ ra bức tranh tổng thể về tình trạng dự án của bạn theo thời gian. Ngoài ra, mẫu này còn cho phép tùy chỉnh chủ đề để phù hợp với thương hiệu của bạn.
Cách cung cấp phản hồi về báo cáo tiến độ
Bây giờ bạn đã có mẫu báo cáo tiến độ, hãy bàn về cách đưa ra (và nhận) phản hồi về báo cáo tiến độ. Dưới đây là một số mẹo để quá trình này diễn ra suôn sẻ và hiệu quả nhất có thể:
1. Cung cấp bằng chứng cụ thể
Khi đưa ra phản hồi về báo cáo tiến độ, điều quan trọng là phải cung cấp bằng chứng cụ thể để hỗ trợ ý kiến của bạn. Ví dụ: thay vì nói "báo cáo này không đủ chi tiết", hãy cung cấp ví dụ cụ thể về thông tin có thể thiếu hoặc cần bổ sung thêm chi tiết. Điều này giúp người nhận hiểu chính xác những vấn đề cần giải quyết và cách giải quyết.
2. Tập trung vào giải pháp
Khi cung cấp phản hồi, điều quan trọng là tập trung vào giải pháp thay vì chỉ chỉ ra vấn đề. Đưa ra đề xuất về cách cải thiện báo cáo tiến độ hoặc giải quyết bất kỳ vấn đề nào có thể được nêu ra.
3. Đảm bảo tính kịp thời
Việc cung cấp phản hồi kịp thời là rất quan trọng. Chờ đợi quá lâu để chia sẻ ý kiến của bạn có thể dẫn đến các vấn đề tương tự lặp lại trong các báo cáo tiến độ trong tương lai, từ đó làm chậm tiến độ dự án.
4. Khuyến khích giao tiếp mở
Khuyến khích giao tiếp cởi mở giữa các thành viên trong nhóm khi thảo luận về báo cáo tiến độ. Điều này đảm bảo rằng mọi người đều có chung nhận thức và cho phép giải quyết kịp thời mọi thắc mắc hoặc lo ngại.
5. Công nhận nỗ lực
Hãy ghi nhận nỗ lực của mọi người trong việc tạo báo cáo tiến độ, ngay cả khi có những lĩnh vực cần cải thiện. Điều này sẽ thúc đẩy các thành viên trong nhóm và cho họ thấy công việc của họ được đánh giá cao.
6. Cụ thể
Khi nhận được phản hồi về báo cáo tiến độ của bản thân, hãy yêu cầu các ví dụ cụ thể hoặc đề xuất cải tiến. Điều này giúp bạn hiểu rõ hơn cách cải thiện các báo cáo trong tương lai và đảm bảo mọi người đều có chung quan điểm.
7. Hãy cởi mở với sự thay đổi
Hãy cởi mở với sự thay đổi và sẵn sàng điều chỉnh báo cáo tiến độ dựa trên phản hồi. Cởi mở với sự thay đổi sẽ cải thiện hiệu quả tổng thể của báo cáo và đảm bảo báo cáo phản ánh chính xác tiến độ dự án.
Theo dõi thành công với mẫu báo cáo tiến độ miễn phí
Bạn biết câu nói cũ về việc tập trung vào tiến độ hơn là sự hoàn hảo? Tại ClickUp, chúng tôi tin vào tiến độ hướng tới sự hoàn hảo—và mẫu báo cáo tiến độ phù hợp là bước đầu tiên để đạt được điều đó!
Đầu tư thời gian vào mẫu báo cáo tiến độ là một bổ sung đơn giản cho quy trình sản xuất của bạn, giúp mọi người cập nhật tình hình dự án. Bất kỳ mẫu nào ở trên cũng sẽ giúp bạn bắt đầu một cách thuận lợi, đặc biệt là mẫu có thể tùy chỉnh từ ClickUp.
Truy cập tất cả các mẫu được liệt kê ở trên và hơn 1.000 mẫu khác từ Thư viện mẫu phong phú của ClickUp, cùng với hàng trăm tính năng quản lý dự án phong phú, hàng tấn tích hợp và hơn thế nữa khi bạn đăng ký ClickUp ngay hôm nay!