Nhân viên mới của bạn sẽ bắt đầu làm việc vào thứ Hai. Bộ phận Nhân sự đã gửi các thủ tục giấy tờ, nhưng máy tính xách tay vẫn đang trên đường vận chuyển. Người quản lý của họ đã có kế hoạch cho một cuộc gọi chào mừng, và đồng nghiệp được phân công hỗ trợ thiết lập lại vai trò đang vắng mặt. Trước khi nhân viên mới có thể bắt đầu làm quen với vai trò, ai đó cần giải quyết những vấn đề này.
Việc chuẩn bị không chỉ dừng lại ở ngày làm việc đầu tiên. Trong một cuộc khảo sát năm 2025 do BambooHR và TalentLMS thực hiện với 1.156 nhân viên tại Mỹ đã bắt đầu công việc trong năm trước đó, 52% cho biết quá trình onboarding tập trung quá nhiều vào vai trò quản trị viên thay vì đào tạo về vai trò.
Một kế hoạch đào tạo và định hướng nhân viên mới hiệu quả cần bao gồm cả hai yếu tố: chuẩn bị cho nhân viên sẵn sàng bắt đầu công việc và hỗ trợ họ làm quen với công việc. Điều đó có nghĩa là cần xác định ai sẽ chuẩn bị thiết bị, ai sẽ hỗ trợ nhân viên mới, họ cần được đào tạo những gì và khi nào cần kiểm tra tiến độ của họ.
Dưới đây là 10 ví dụ về quy trình onboarding nhân viên từ các công ty như Epiq, HCLTech và Salesforce, được ghi chép trong các tài khoản nội bộ và câu chuyện khách hàng được công bố vào năm 2024 và 2025. Các ví dụ này bao gồm các quy trình thiết lập kết nối, hướng dẫn có sự hỗ trợ của trí tuệ nhân tạo (AI) và đào tạo chuyên sâu theo từng vai trò công việc, kèm theo những ý tưởng thực tiễn mà bạn có thể áp dụng. Bạn cũng sẽ tìm thấy một mẫu quy trình làm việc kèm theo các trách nhiệm và thời hạn cụ thể.
TL;DR: Những ví dụ về quá trình onboarding nhân viên này cho thấy cách các nhóm xử lý công tác chuẩn bị trước khi bắt đầu công việc, hỗ trợ từ đồng nghiệp, đào tạo chuyên môn theo vai trò và phản hồi. Hãy chọn những phương pháp phù hợp để khắc phục những điểm còn thiếu sót trong quy trình của bạn, sau đó điều chỉnh chúng sao cho phù hợp với sức chứa của nhóm và nhu cầu của nhân viên mới. Sử dụng mẫu quy trình làm việc để phân công trách nhiệm và thời hạn, đồng thời đánh giá tiến độ thông qua kỹ năng thể hiện và phản hồi từ nhân viên bên cạnh việc hoàn thành công việc.
Điều gì làm cho một ví dụ về quá trình hòa nhập nhân viên trở nên đáng học hỏi?
Một ví dụ về quy trình onboarding đáng để học hỏi là khi bạn có thể xác định rõ ai là người chịu trách nhiệm cho từng bước và yếu tố nào kích hoạt bước đó. Onboarding là toàn bộ quy trình đưa nhân viên mới từ khi ký hợp đồng đến khi có thể thực hiện công việc độc lập và có năng suất cao. Buổi định hướng chỉ là một phần của quy trình này, thường diễn ra vào ngày hoặc tuần đầu tiên.
Hãy tìm kiếm một phương pháp giải quyết một nhu cầu cụ thể: tìm hiểu sản phẩm, xây dựng mối quan hệ hoặc đánh giá mức độ sẵn sàng để thực hiện công việc độc lập. Trước khi áp dụng, hãy xác định phương pháp đó hỗ trợ cho phần nào của quá trình onboarding.
| Thuật ngữ | Nội dung bao gồm | Cách đánh giá việc hoàn thành |
| Giai đoạn chuẩn bị trước khi nhập môn | Công tác chuẩn bị trong khoảng thời gian từ khi nhận lời mời làm việc đến ngày bắt đầu công việc | Các thủ tục cần thiết trước khi bắt đầu công việc đã được chuẩn bị sẵn sàng, các vấn đề chưa được giải quyết đã được phân công để theo dõi |
| Hướng dẫn nhập môn | Giới thiệu về các chính sách, công cụ và phương thức công việc của công ty | Nhân viên mới đã nắm vững những kiến thức cơ bản và biết nơi để tìm thêm hướng dẫn |
| Đào tạo và định hướng nhân viên mới | Quá trình tổng thể bao gồm việc làm quen với vai trò, xây dựng mối quan hệ và nhận được hỗ trợ | Nhân viên mới có thể đáp ứng các kỳ vọng đã thỏa thuận về vai trò và biết khi nào cần tìm kiếm sự hỗ trợ |
| Quá trình làm quen với vai trò | Thực hành và đào tạo nhằm đạt được mức hiệu suất mong đợi của vai trò công việc | Nhân viên mới thể hiện được các kỹ năng và khả năng phán đoán cần thiết cho công việc |
Các hoạt động này có thể diễn ra song song. Một nhân viên mới có thể tham gia buổi định hướng công ty trong khi theo dõi vai trò của một đồng nghiệp, sau đó tiếp tục đào tạo về vai trò sau khi các phiên giới thiệu kết thúc.
Để kiểm tra xem kế hoạch của bạn có bao quát hơn việc thiết lập ban đầu hay không, hãy tham khảo năm lĩnh vực được mô tả trong khung mô hình “năm C” của Talya Bauer:
- Tuân thủ: các thủ tục giấy tờ bắt buộc, chính sách và quy định nơi làm việc
- Làm rõ: trách nhiệm, ưu tiên và kỳ vọng đối với vai trò công việc
- Sự tự tin: cơ hội để thực hành, nhận phản hồi và xây dựng sự tự tin trong công việc
- Kết nối: mối quan hệ với các đồng nghiệp có thể cung cấp sự hỗ trợ và bối cảnh
- Văn hóa: sự hiểu biết về cách mọi người giao tiếp, ra quyết định và thực hiện công việc cùng nhau
Không cần một ví dụ cụ thể nào phải bao quát hết cả năm yếu tố trên. Chương trình đồng hành có thể củng cố kết nối, trong khi nhiệm vụ có sự hướng dẫn có thể giúp xây dựng sự tự tin và xác định nhu cầu đào tạo. Hãy sử dụng các ví dụ này để lấp đầy những khoảng trống trong các mẫu chương trình định hướng của bạn, đồng thời điều chỉnh từng phương pháp sao cho phù hợp với công việc cần làm của nhân viên mới.
Các ví dụ về quá trình onboarding nhân viên cho giai đoạn chuẩn bị trước khi nhập việc và thiết lập
Trang thiết bị, quyền truy cập và một kế hoạch khởi đầu rõ ràng sẽ giúp nhân viên mới bắt đầu công việc mà không phải dành cả tuần đầu tiên để loay hoay giải quyết các yêu cầu. Các công ty này tổ chức công tác chuẩn bị đó theo những cách khác nhau.
1. Thiết bị kết nối và quy trình thiết lập tài khoản của Epiq
Tại Epiq, quá trình onboarding bao gồm nhiều hệ thống khác nhau, từ hồ sơ nhân viên trên Workday đến các yêu cầu dịch vụ trên ServiceNow. Hệ thống Launchpad của công ty kết nối các quy trình làm việc này để việc đặt hàng máy tính xách tay, cấp quyền truy cập tài khoản và chuẩn bị tài liệu có thể được thực hiện đồng bộ.
Một câu chuyện khách hàng của Microsoft năm 2025 giải thích cách Epiq cũng sử dụng AI Builder kết hợp với Azure OpenAI để xử lý các ID nhân viên không nhất quán trong các biểu mẫu tuyển dụng hàng loạt. Hệ thống AI này chuẩn hóa định dạng, giúp giảm bớt công việc chỉnh sửa thủ công cần thiết trước khi thông tin được chuyển tiếp qua các bước xử lý tiếp theo.
Điều này giúp mỗi công nghệ đảm nhận một nhiệm vụ cụ thể. Tự động hóa quy trình làm việc điều phối các yêu cầu, trong khi trí tuệ nhân tạo (AI) xử lý các dữ liệu đầu vào mà nếu không có AI thì sẽ cần người khác phải giải thích và chỉnh sửa.
Nội dung: Kết nối các yêu cầu về thiết bị, tài khoản và tài liệu vào một hồ sơ đào tạo và định hướng duy nhất để các nhà quản lý có thể xem những gì đã sẵn sàng và những gì vẫn cần được quan tâm.
Thích ứng: Hãy bắt đầu từ những quy trình bàn giao lặp đi lặp lại gây ra công việc thủ công. Kiểm tra lại thông tin đã được xử lý bằng AI trước khi sử dụng để cập nhật hồ sơ nhân viên hoặc yêu cầu quyền truy cập.
2. Tài liệu định hướng cá nhân hóa của Tremendous
Vài ngày trước khi gia nhập Tremendous, một nhân viên đã nhận được một tài liệu Notion do người quản lý của cô chuẩn bị. Tài liệu này bao gồm mô tả vai trò, danh sách các liên hệ quan trọng, các dự án hiện tại và các liên kết đến các tài nguyên nội bộ mà cô sẽ cần.
Trong tài khoản onboarding năm 2024 của mình, cô đã mô tả việc tìm hiểu về bối cảnh công ty thông qua các video giới thiệu bộ phận được ghi sẵn và thư viện tài nguyên chung. Khoảng hai tuần sau khi gia nhập, nhóm nhân viên mới đã tham gia các cuộc họp với các trưởng bộ phận để tham gia các phiên hỏi đáp ngắn.
Điều đó giúp cô ấy có thời gian để tiếp thu nội dung và bắt đầu thực hiện một nhiệm vụ trước khi tham gia các buổi thảo luận trực tiếp. Cô ấy đã viết một báo cáo chuyên sâu ngay trong tuần đầu tiên, với tài liệu định hướng nhân viên mới cung cấp bối cảnh cho công việc đó.
Nội dung: Chuẩn bị một tài liệu khởi đầu giúp kết nối các trách nhiệm của nhân viên mới với những người, dự án và nguồn lực cụ thể.
Thích ứng: Ghi lại những thông tin áp dụng chung cho các vai trò, sau đó tận dụng các phiên trao đổi trực tiếp để giải đáp thắc mắc. Hãy tập trung vào việc chuẩn bị trong quá trình giao tiếp trước khi bắt đầu làm việc, thay vì yêu cầu nhân viên phải hoàn thành khóa đào tạo trước khi chính thức nhận việc.
3. Công cụ khám phá được hỗ trợ bởi AI của Guidewire
Một nhân viên mới có thể biết việc cần làm nhưng lại không biết nên sử dụng công cụ nội bộ nào hoặc cách truy cập vào công cụ đó. Trợ lý AI nội bộ của Guidewire, GWiz, đã hỗ trợ một quản lý sản phẩm kỹ thuật mới gia nhập công ty trong cả hai vấn đề này.
Trong báo cáo năm 2024 của mình, anh ấy đã mô tả việc sử dụng GWiz để tìm các công cụ cần thiết và yêu cầu quyền truy cập thông qua ServiceNow. Bộ phận CNTT phụ trách việc thiết lập thiết bị, trong khi trung tâm hỗ trợ BizTech trên Slack cung cấp một kênh hỗ trợ khác.
Kế hoạch đào tạo và hòa nhập của anh ấy còn được liên kết với tài liệu của nhóm và bao gồm một nhiệm vụ ngay từ đầu: hoàn thành một trường hợp sử dụng sản phẩm từ đầu đến cuối. Do đó, việc thiết lập công cụ đã hỗ trợ cho một công việc cụ thể.
Nội dung: Hãy cung cấp cho nhân viên mới một điểm khởi đầu rõ ràng để tìm kiếm các công cụ và yêu cầu quyền truy cập, đồng thời đảm bảo có sự hỗ trợ từ con người sẵn sàng giúp đỡ khi họ gặp khó khăn.
Thích ứng: Hãy để trợ lý hướng dẫn quá trình yêu cầu trong khi các chủ sở hữu được ủy quyền phê duyệt quyền truy cập. Đảm bảo cung cấp đủ thông tin trong yêu cầu để các chủ sở hữu đó có thể thực hiện.
Các ví dụ về quá trình hòa nhập nhân viên để hướng dẫn cá nhân hóa
Các chương trình đồng hành giúp nhân viên mới có người để hỏi han và tìm hiểu bối cảnh công việc. Trong cuộc khảo sát năm 2025 của BambooHR, 31% người tham gia cho biết quá trình onboarding của họ thiếu những tương tác có ý nghĩa. Cảm giác được chào đón bởi nhóm là yếu tố hàng đầu thúc đẩy cảm giác thuộc về, được 53% người tham gia đề cập.
4. Các video giới thiệu khu vực và chatbot AI của HCLTech
Các phiên đào tạo nhập môn của HCLTech tại Các Tiểu vương quốc Ả Rập Thống nhất (UAE), Oman và Thổ Nhĩ Kỳ đã đề cập đến các chính sách khu vực, các chuẩn mực văn hóa và quy trình làm việc. Đối với những nhân viên chuyển công tác từ Ấn Độ, một số thông tin chung của công ty đã không còn xa lạ.
Để giảm bớt sự lặp lại, công ty đã triển khai một video hướng dẫn theo từng chương trên Microsoft Stream, kết hợp với chatbot Copilot được xây dựng dựa trên bản ghi chép của video. Nhân viên có thể lựa chọn các phần phù hợp và đặt câu hỏi tiếp theo mà không cần phải chờ đến phiên đào tạo tiếp theo của bộ phận Nhân sự.
Trong báo cáo năm 2025, HCLTech cho biết đã rút ngắn thời lượng phiên đào tạo nhập môn từ ba giờ xuống còn 30 phút. Bộ phận Nhân sự cũng có thể rà soát việc sử dụng nội dung để xác định các chủ đề cần cải thiện.
Nội dung: Chia tài liệu hướng dẫn thành các chủ đề được ghi nhãn rõ ràng và cung cấp cho nhân viên một cách để đặt câu hỏi dựa trên nội dung đã được phê duyệt.
Thích ứng: Xác định những phần nào là bắt buộc và những phần nào chỉ mang tính tham khảo. Hãy chuyển các câu hỏi liên quan đến hoàn cảnh cá nhân sang bộ phận Nhân sự.
5. Các kế hoạch đào tạo và định hướng được thiết kế riêng theo vai trò tại Tüpraş
Tüpraş sử dụng Microsoft 365 Copilot để hỗ trợ bộ phận Nhân sự (HR) xây dựng các kế hoạch đào tạo và định hướng cho các vai trò công việc khác nhau. Thay vì phải chuẩn bị từng kế hoạch từ đầu, nhóm này tận dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để sắp xếp các hoạt động và hướng dẫn phù hợp với từng vai trò công việc.
Giám đốc Công nghệ và Phân tích Nhân sự của công ty này cũng đã mô tả cách các nhân viên mới sử dụng Copilot để đặt câu hỏi về các chính sách, quy trình và dự án của công ty.
Cách tiếp cận này hỗ trợ cả hai phía trong quá trình onboarding: bộ phận Nhân sự có thể chuẩn bị một kế hoạch phù hợp hơn, còn nhân viên có thể tìm kiếm thông tin trong quá trình thực hiện công việc.
Nội dung: Cung cấp cho công cụ AI các yêu cầu về vai trò công việc đã được phê duyệt và các tài liệu đào tạo để hỗ trợ việc soạn thảo bản nháp đầu tiên của kế hoạch đào tạo và định hướng nhân viên mới.
Thích ứng: Yêu cầu người quản lý kiểm tra khối lượng công việc, trình tự và mục tiêu. Hãy bao gồm những người chịu trách nhiệm đào tạo để kế hoạch phản ánh thời gian rảnh của họ.
6. Chương trình đào tạo sử dụng công cụ AI trong tuần đầu tiên của Ultralytics
Ultralytics đã đưa các công cụ AI đã được phê duyệt vào kế hoạch đào tạo thành viên mới của mình. Cẩm nang dành cho thành viên mới của công ty, được biên soạn vào năm 2025, trình bày một lộ trình chi tiết từ giai đoạn chuẩn bị trước khi bắt đầu công việc cho đến 90 ngày đầu tiên.
Quá trình thiết lập tài khoản bắt đầu bằng lời mời tham gia Rippling, tiếp theo là tài khoản Slack của công ty và Cổng thông tin Ultralytics. Các mục tiêu trong tuần đầu tiên bao gồm tích hợp các trợ lý AI và tự động hóa đã được phê duyệt vào công việc hàng ngày, cùng với đào tạo về bảo mật, giới thiệu giữa các nhóm và đóng góp sớm. Danh sách kiểm tra trên cổng thông tin bao gồm việc kích hoạt trợ lý AI khi cần thiết.
Điều này giúp việc chuẩn bị các công cụ AI trở thành một phần được quy định rõ ràng trong quy trình onboarding, thay vì để mỗi nhân viên tự chọn công cụ và tự tìm hiểu các quy tắc trong công việc của mình một cách độc lập.
Nội dung: Hãy đưa các công cụ AI đã được phê duyệt vào danh sách kiểm tra thiết lập và đào tạo cho vai trò công việc.
Thích ứng: Giải thích mục đích của từng công cụ, thông tin nào nhân viên có thể sử dụng thông qua công cụ đó, và khi nào kết quả đầu ra cần được kiểm tra. Điều chỉnh các hướng dẫn này sao cho phù hợp với các công việc mà nhân viên mới sẽ thực hiện.
Các ví dụ về quá trình hòa nhập nhân viên nhằm đào tạo vai trò công việc và xây dựng kết nối
Sau khi hoàn thành các bước thiết lập ban đầu, nhân viên cần được thực hành, nhận phản hồi và xây dựng mối quan hệ làm việc. Các công ty này đã dành một phần cụ thể trong lịch trình đào tạo và định hướng để hỗ trợ những yếu tố này.
7. Các huấn luyện viên đào tạo nhập môn theo vai trò công việc tại TD Bank
TD Bank ghép các học viên của Advice Academy với một huấn luyện viên trong vòng bảy đến chín tuần. Chương trình Huấn luyện Tích hợp Nhân viên Bán lẻ của ngân hàng này đã chính thức được triển khai trên quy mô lớn vào tháng 2 năm 2024 sau giai đoạn thử nghiệm.
Theo chia sẻ của TD, các học viên sẽ tham gia một chương trình đào tạo có cấu trúc, được thiết kế phù hợp với vai trò của họ và được cá nhân hóa khi cần thiết. Các phiên học cá nhân và nhóm kết hợp giữa học tập dựa trên tình huống, diễn tập vai trò và các câu hỏi.
Người hướng dẫn có trách nhiệm đào tạo cụ thể và thời gian làm việc đã được lên lịch với nhân viên. Điều này giúp người tham gia nhận được hỗ trợ liên tục khi họ áp dụng những gì đã học.
Nội dung: Hãy cung cấp cho các huấn luyện viên đào tạo nhân viên mới một chương trình đào tạo, lịch trình các phiên đào tạo cụ thể và khoảng thời gian chịu trách nhiệm rõ ràng.
Thích ứng: Xây dựng các bài tập xoay quanh những quyết định mà nhân viên sẽ phải đưa ra trong công việc. Sử dụng các bài tập đó để xác định những điểm cần giải thích thêm hoặc cần sự hướng dẫn trực tiếp trong công việc.
8. Buổi định hướng công ty của Salesforce, tiếp theo là đào tạo về vai trò
Salesforce bắt đầu quá trình onboarding bằng chương trình “Discovering Salesforce” kéo dài năm ngày trước khi nhân viên chuyển sang giai đoạn đào tạo chuyên môn. Phần giới thiệu chung chia sẻ bối cảnh công ty; giai đoạn tiếp theo tập trung vào công việc cụ thể.
Blog của công ty mô tả một chương trình định hướng chung kéo dài bốn ngày dành cho nhân viên mới trong lĩnh vực Công nghệ và Sản phẩm, kết hợp các hoạt động tương tác và tự học. Tiếp theo là các khóa đào tạo chuyên sâu theo từng vai trò, với các buổi workshop hướng dẫn về công cụ và quy trình, bao gồm việc xây dựng quy trình làm việc và tạo bot trên Slack.
Nhân viên mới cũng sử dụng Trailhead và nhận được một Trail Guide – một người cố vấn không chính thức có thể giúp họ nhanh chóng hòa nhập.
Nội dung: Thể hiện quá trình chuyển tiếp từ buổi định hướng công ty sang đào tạo vai trò trong lịch trình của nhân viên mới, với người chịu trách nhiệm rõ ràng cho từng giai đoạn.
Thích ứng: Giữ nguyên các thông tin cơ bản về công ty, nhưng điều chỉnh nội dung đào tạo thực tế sao cho phù hợp với vai trò và kinh nghiệm trước đây của nhân viên.
9. Chương trình đào tạo nhân viên mới từ xa và giới thiệu nhóm mới của Canonical
Canonical kết hợp kế hoạch đào tạo và định hướng do người quản lý lập ra với cơ hội tham dự cuộc họp trực tiếp với đồng nghiệp sau đó. Kế hoạch ban đầu bao gồm bối cảnh kinh doanh, các bên liên quan, công cụ và các phương thức làm việc không đồng bộ.
Trong một bài viết năm 2024 giới thiệu về một nhân viên mới thuộc vai trò Hỗ trợ Khách hàng, Canonical đã mô tả việc mời các nhân viên mới ở mọi vai trò và cấp bậc tham gia một chương trình định hướng kéo dài ba ngày do công ty tài trợ trong vài tháng đầu tiên. Sự kiện này bao gồm các buổi chia sẻ từ các lãnh đạo cấp cao và thời gian giao lưu với các nhân viên mới khác.
Do đó, nhân viên sẽ bắt đầu bằng việc nhận được sự hỗ trợ cho công việc trước mắt, sau đó mới xây dựng các mối quan hệ rộng hơn khi họ đã có một số kinh nghiệm làm việc tại tổ chức.
Nội dung: Hướng dẫn cụ thể về các quy trình công việc từ xa, bao gồm nơi lưu trữ các quyết định và cách nhân viên yêu cầu hỗ trợ.
Thích ứng: Sử dụng sự kiện dành cho nhóm nhân viên mới sau này để giới thiệu tổng quan hơn. Đảm bảo rằng các khóa đào tạo thiết yếu và hỗ trợ trong ngày đầu tiên không phụ thuộc vào việc đi lại hoặc tham dự sự kiện đó.
10. Hành trình học tập dựa trên vai trò của Hirsh Precision
Hirsh Precision đã tích hợp chương trình đào tạo nội bộ vào hệ thống quản lý học tập, sắp xếp nội dung theo các lộ trình nghề nghiệp và hành trình đào tạo nhân viên mới. Nhân viên mới có thể truy cập kiến thức liên quan đến vai trò công việc tại một nơi duy nhất, đồng thời có sẵn các tài nguyên để tham gia đào tạo chéo sau này.
Trong bản cập nhật về lực lượng lao động năm 2024, công ty sản xuất này cũng mô tả việc sử dụng hệ thống CRM và nền tảng tiếp thị của mình để kích hoạt việc gửi email hướng dẫn nhập môn, thông báo nội bộ về nhân viên mới và phân công công việc.
Thiết lập này kết nối giai đoạn chuẩn bị với quá trình học tập liên tục: công việc bàn giao nhân sự mới là bước khởi đầu, trong khi hệ thống đào tạo sắp xếp các kiến thức mà nhân viên cần để phát triển.
Nội dung: Tổ chức các khóa đào tạo nhóm xoay quanh các kỹ năng và trách nhiệm của từng vai trò, đồng thời chỉ định một người chịu trách nhiệm quản lý tài liệu.
Thích ứng: Kết hợp học trực tuyến với thực hành có hướng dẫn khi cần thiết. Theo dõi năng lực đã được chứng minh một cách riêng biệt so với việc hoàn thành khóa học.
Ví dụ về luồng quy trình đào tạo nhân viên mới
Sơ đồ luồng đào tạo và định hướng nhân viên mới sẽ xác định từng bước với yếu tố kích hoạt, người chịu trách nhiệm, kết quả đầu ra và thời hạn. Sơ đồ luồng minh họa này cung cấp cho bạn một cấu trúc ban đầu để tùy chỉnh bằng cách sử dụng các mẫu luồng này hoặc mẫu đào tạo và định hướng nhân viên mới miễn phí.
Quy trình onboarding dựa trên các sự kiện kích hoạt
| Bước | Kích hoạt | Người chịu trách nhiệm chính | Kết quả | Thời hạn đề xuất |
| Mở hồ sơ đào tạo và định hướng | Đã chấp nhận lời mời | People Ops | Một tài liệu chia sẻ chứa các công việc dành cho bộ phận Nhân sự, CNTT, người quản lý và người hướng dẫn | Cùng ngày |
| Sắp xếp thiết bị và tài khoản | Bản ghi đã được mở | CNTT | Đã có đơn đặt hàng thiết bị và gửi yêu cầu cấp quyền truy cập, đồng thời ghi lại ngày giao hàng và thiết lập | 10 ngày làm việc trước khi bắt đầu |
| Chỉ định người hướng dẫn và lập kế hoạch 30-60-90 | Bản ghi đã được mở | Người phụ trách tuyển dụng | Chỉ định người hướng dẫn và người sao lưu, kèm theo các mục tiêu cho 30, 60 và 90 ngày đầu tiên | Năm ngày làm việc trước khi bắt đầu |
| Gửi thông tin hậu cần cho ngày đầu tiên | Hai ngày trước khi bắt đầu | Người phụ trách tuyển dụng | Lịch trình, những lần tiếp xúc đầu tiên và hướng dẫn thiết lập bảo mật | Hai ngày trước khi bắt đầu |
| Xác nhận trang thiết bị và quyền truy cập | Thiết bị đã được giao và tài khoản đã sẵn sàng | CNTT | Đã xác nhận nhận thiết bị, kiểm tra quyền truy cập cần thiết và phân công các vấn đề chưa được giải quyết để theo dõi | Trước khi bắt đầu công việc yêu cầu sử dụng các công cụ đó |
| Hoàn thành công việc thực hành đầu tiên | Hoàn thành việc thiết lập và đào tạo ban đầu | Người phụ trách tuyển dụng; người hỗ trợ đồng hành | Một công việc nhỏ dưới sự hướng dẫn hoặc một bài tập phù hợp với vai trò công việc | Kết thúc tuần đầu tiên, nếu phù hợp |
| Khảo sát đánh giá ban đầu | Ngày 30 | People Ops | Phản hồi về các công cụ, sự rõ ràng về vai trò và kết nối, kèm theo các hành động theo dõi được giao cụ thể | Ngày 30 |
| Đánh giá giữa kỳ | Ngày 60 | Người phụ trách tuyển dụng | Phản hồi và điều chỉnh mục tiêu | Ngày 60 |
| Đánh giá tiến độ trước ngày thứ 90 | Ngày 80 | Người phụ trách tuyển dụng | Xác định các nhu cầu hỗ trợ và đào tạo còn lại | Ngày 80 |
| Xem lại và lập kế hoạch theo dõi | Ngày 90 | People Ops | Thực hiện khảo sát, xác định các công việc còn lại, ấn định ngày theo dõi và ghi nhận các điểm cần cải thiện cho nhân viên mới tiếp theo | Ngày 90 |
Nếu đề nghị tuyển dụng được chấp nhận sau mục tiêu dự kiến, hãy phân công công việc ngay lập tức và thống nhất một kế hoạch tạm thời. Khi ngày bắt đầu làm việc thay đổi, hãy cập nhật các mốc thời gian liên quan và thông báo cho những người có trách nhiệm. Hãy giữ các công việc chưa hoàn thành hiển thị sau ngày thứ 90 thay vì đánh dấu chúng là đã hoàn thành để đóng kế hoạch.
Trong một công ty không có bộ phận Nhân sự (HR), người sáng lập hoặc trưởng nhóm có thể trực tiếp phụ trách các bước trong quy trình Quản lý Nhân sự (People Ops). Nếu không có đội ngũ CNTT, hãy chỉ định người chịu trách nhiệm chuẩn bị thiết bị và xác nhận quyền truy cập. Đối với các vai trò làm việc theo ca hoặc ở tuyến đầu, người hướng dẫn hoặc trưởng ca có thể cung cấp hỗ trợ chuyên biệt cho từng vai trò, bao gồm các buổi đào tạo và kiểm tra tiến độ được lên lịch trong giờ làm việc.
Bạn nên học hỏi ví dụ đào tạo nhân viên mới nào trước tiên?
Hãy bắt đầu bằng việc xác định một điểm yếu cụ thể trong quy trình hiện tại của bạn. Sử dụng bảng dưới đây để chọn một phương pháp phù hợp, sau đó xem xét những nhân sự, công cụ và công tác chuẩn bị cần thiết cho phương pháp đó.
Nếu bạn đang xây dựng lại quy trình từ đầu, các sprint đào tạo định hướng kéo dài ba ngày này sẽ cung cấp những ý tưởng hữu ích để tổ chức giai đoạn thiết lập ban đầu. Hãy xem xét kế hoạch này cùng với bộ phận Nhân sự, bộ phận CNTT và người quản lý tuyển dụng trước khi nhân viên mới bắt đầu làm việc.
| Nếu vấn đề của bạn là | Bắt đầu với |
| Các yêu cầu về thiết bị và tài khoản thường bị thất lạc giữa các hệ thống | Các quy trình thiết lập kết nối và hồ sơ đào tạo nhân viên mới được chia sẻ của Epiq |
| Nhân viên mới thường thiếu bối cảnh để thực hiện các nhiệm vụ đầu tiên | Tài liệu hướng dẫn nhập môn do quản lý của Tremendous soạn thảo |
| Nhân viên gặp khó khăn trong việc tìm kiếm các công cụ hoặc yêu cầu quyền truy cập | Công cụ khám phá và hướng dẫn yêu cầu truy cập được hỗ trợ bởi AI của Guidewire |
| Chương trình đào tạo định hướng khu vực lặp lại những thông tin mà nhân viên đã biết | Các video được chia thành các chương và chatbot dựa trên bản ghi chép của HCLTech |
| Các kế hoạch đào tạo và định hướng cần phản ánh các vai trò khác nhau | Kế hoạch được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) của Tüpraş, với sự xem xét của quản lý |
| Nhân viên mới thiếu hướng dẫn về các công cụ AI được phê duyệt | Chương trình đào tạo sử dụng công cụ AI trong tuần đầu tiên của Ultralytics |
| Nhân viên cần hỗ trợ để áp dụng những kiến thức đã được đào tạo | Chương trình huấn luyện theo lịch trình và phù hợp với từng vai trò của TD Bank |
| Buổi định hướng công ty không dẫn dắt một cách rõ ràng sang phần đào tạo về vai trò công việc | Buổi giới thiệu chia sẻ của Salesforce, tiếp theo là phần đào tạo chuyên môn |
| Nhân viên làm việc từ xa cần xây dựng mối quan hệ vượt ra ngoài phạm vi nhóm trực tiếp của họ | Chương trình giới thiệu nhóm nhân viên mới sau này của Canonical kết hợp với chương trình đào tạo nhập môn do quản lý dẫn dắt |
| Tài liệu đào tạo dành riêng cho từng vai trò công việc còn phân tán | Chương trình đào tạo tập trung và hành trình học tập của Hirsh Precision |
Cách triển khai quy trình onboarding nhân viên trong ClickUp
ClickUp phù hợp với các nhóm muốn tích hợp quy trình làm việc dựa trên sự kiện (trigger-based workflow) nêu trên vào cùng một nền tảng với các công việc khác. Sử dụng ClickUp để phối hợp công việc giữa bộ phận Nhân sự (HR), bộ phận Công nghệ thông tin (IT), người quản lý tuyển dụng và nhân viên mới. Tập trung các công việc, thời hạn và tài nguyên hỗ trợ cho quá trình onboarding của từng người tại một nơi, đồng thời giới hạn quyền truy cập chỉ dành cho những người thực sự cần.
Lập hồ sơ đào tạo và phân công nhiệm vụ
Trong tài khoản onboarding năm 2021 của ClickUp, ClickUp đã mô tả một quy trình làm việc trong đó việc chuyển trạng thái của ứng viên sang NHÂN VIÊN MỚI sẽ tự động kích hoạt một công việc cho nhóm onboarding. Bạn có thể thiết lập quy trình chuyển giao tương tự, sau đó sử dụng danh sách công việc hoặc mẫu công việc có thể tái sử dụng để bổ sung các bước chuẩn bị và đào tạo cho từng vai trò công việc.
Sử dụng các Trường Tùy chỉnh của ClickUp để ghi lại ngày bắt đầu, bộ phận, người quản lý tuyển dụng, người hướng dẫn và người hỗ trợ. Giao từng công việc cụ thể cho người chịu trách nhiệm hoàn thành. Trước khi tái sử dụng một mẫu, hãy kiểm tra lại danh sách người được giao công việc và các mốc thời gian so với lịch trình của nhân viên mới.
Tổ chức trang thiết bị, quyền truy cập và thông điệp chào mừng
Cấu hình các quy trình tự động hóa ClickUp phù hợp với các giai đoạn onboarding của bạn. Ví dụ: trạng thái OFFER SIGNED có thể kích hoạt gửi email chào mừng thông qua tài khoản email đã kết nối. Trạng thái EQUIPMENT có thể kích hoạt danh sách kiểm tra để đặt đơn đặt hàng vật tư, xác nhận giao hàng và kiểm tra quyền truy cập.
Một quy trình tự động hóa riêng biệt có thể chuyển công việc sang trạng thái KIỂM TRA khi tất cả các mục trong danh sách kiểm tra đã được giải quyết. Hãy đảm bảo các mục danh sách kiểm tra đủ cụ thể để việc hoàn thành có nghĩa là thiết bị và tài khoản đã sẵn sàng, chứ không chỉ đơn thuần là đã được yêu cầu. Giao các vấn đề thiết lập chưa được giải quyết cho người có thể xử lý chúng trước khi nhân viên mới cần sử dụng các công cụ đó.
Sử dụng Super Agent để điều phối các công việc đào tạo và định hướng
Cấu hình một “Siêu đại lý” đào tạo nhân viên mới với các hướng dẫn đã được phê duyệt, yêu cầu về vai trò và các công cụ cần thiết để tạo hoặc cập nhật công việc. Công cụ này có thể giúp chuyển đổi các hướng dẫn đó thành công việc được phân công, tóm tắt các công việc chuẩn bị còn dang dở và đánh dấu các chi tiết còn thiếu để người điều phối lưu ý.
Ví dụ, công cụ Kiểm tra Danh sách Công việc Đào tạo Nhập môn của ClickUp, có sẵn trong gói Accelerator, sẽ tự động tạo danh sách công việc cho nhân viên mới dựa trên các hướng dẫn đào tạo nhập môn được cung cấp và bao gồm ngày đáo hạn (nếu có). Đối với một công việc liên nhóm tùy chỉnh, hãy chỉ định rõ công việc nào thuộc về bộ phận Nhân sự (HR), Công nghệ Thông tin (IT), người quản lý và chính nhân viên mới. Quyền quyết định về việc hoàn thành khóa đào tạo và mức độ sẵn sàng nên được giao cho người chịu trách nhiệm.
Cá nhân hóa các tài liệu hướng dẫn nhập môn dành cho nhân viên
ClickUp Brain² có thể giúp nhân viên đặt các câu hỏi tiếp theo dựa trên bối cảnh Không gian Làm việc liên quan. Liên kết các bản tóm tắt được cá nhân hóa với hướng dẫn chính thức, chuyển các câu hỏi không rõ ràng về điều kiện tham gia đến bộ phận Nhân sự, và kiểm tra cài đặt quyền truy cập và chia sẻ trước khi đưa vào thông tin cụ thể của nhân viên.
Sử dụng thông tin đã ghi nhận về vai trò công việc, khu vực và ngày bắt đầu làm việc của nhân viên mới để tạo một trang định hướng cá nhân hóa, bao gồm các khóa đào tạo phù hợp, danh sách liên hệ, thông tin về phúc lợi và chính sách nghỉ phép. Một Super Agent đã được cấu hình sẵn có thể giúp tổng hợp các hướng dẫn từ các nguồn đã được phê duyệt, trong khi Artifact cung cấp một trang tương tác mà nhân viên có thể truy cập lại bất cứ lúc nào.
ClickUp sử dụng một trung tâm tài nguyên được cá nhân hóa nội bộ thông qua Crew HQ. Được xây dựng dựa trên thông tin từ Artifacts và Crew Directory, trung tâm này tùy chỉnh các chế độ phúc lợi, mức lương, ngày nghỉ, chính sách và các tài nguyên khác phù hợp với khu vực, vai trò công việc và nhóm của từng nhân viên. Crew Central vẫn là nguồn thông tin chính thức về các chính sách cơ bản.
Thu thập phản hồi và điều chỉnh kế hoạch
Sử dụng ClickUp Forms để thu thập phản hồi tại các cột mốc quan trọng mà bạn đã chọn. Các biểu mẫu được gửi sẽ tự động tạo thành các công việc, giúp nhóm có nơi để xem xét các vấn đề và phân công công việc theo dõi. Cấu hình ClickUp Dashboard để tổng hợp các phản hồi đã ghi nhận và tiến độ thực hiện công việc.
Xem xét phản hồi cùng với đánh giá của người quản lý về mức độ sẵn sàng đảm nhận vai trò. Đưa các khóa đào tạo chưa hoàn thành vào kế hoạch theo dõi, và cập nhật mẫu có thể tái sử dụng khi vấn đề tương tự tái diễn.
Hãy lưu trữ thông tin về lương, phúc lợi và các hồ sơ nhân viên khác trong các hệ thống mà tổ chức của bạn đang sử dụng, trong khi ClickUp sẽ điều phối công việc đào tạo và hòa nhập nhân viên giữa các nhóm.
Những sai lầm thường gặp trong quá trình đào tạo nhân viên mới
Sử dụng các tiêu chí này để phát hiện những lỗ hổng trong kế hoạch đào tạo và định hướng nhân viên mới của bạn.
- Không phân công việc bàn giao giữa bộ phận Nhân sự (HR) và Công nghệ thông tin (IT). Nhân viên mới đã đến, nhưng các yêu cầu về thiết bị hoặc tài khoản vẫn đang chờ xử lý. Hãy phân công công việc thiết lập ngay khi đề nghị tuyển dụng được chấp nhận, kèm theo thời hạn cụ thể và người chịu trách nhiệm xác nhận mọi thứ đã sẵn sàng.
- Dồn hết nội dung đào tạo vào ngày đầu tiên. Lịch trình ngày đầu tiên chật kín các chính sách và bài thuyết trình, nhưng tuần thứ hai lại không có kế hoạch rõ ràng. Hãy phân bổ các buổi đào tạo trong những tuần đầu tiên và giới thiệu từng chủ đề trước khi nhân viên mới thực sự cần đến nó
- Không cung cấp hướng dẫn cụ thể hoặc thời gian cho người hướng dẫn. Chỉ có một cuộc gọi chào mừng duy nhất, sau đó việc liên lạc trở nên không đều đặn. Hãy thống nhất rõ ràng về phạm vi công việc mà người hướng dẫn sẽ đảm nhận, tần suất liên lạc, và ai sẽ là nhà cung cấp sao lưu khi họ không thể tham gia.
- Đánh giá việc hoàn thành công việc mà không kiểm tra mức độ hiểu biết. Mọi công việc đều đã được đánh dấu hoàn thành, nhưng nhân viên mới vẫn cần hỗ trợ để thực hiện các công việc cốt lõi. Hãy kết hợp việc hoàn thành công việc với công việc thực tế, phản hồi và các cuộc hội thoại về những điểm còn chưa rõ ràng. Nếu bạn đang so sánh các phần mềm đào tạo nhân viên mới, hãy tìm cách theo dõi các hành động tiếp theo song song với các công việc đã hoàn thành
- Kết thúc hỗ trợ tại một cột mốc thời gian cố định. Kế hoạch onboarding đã đóng trong khi các nhu cầu đào tạo vẫn chưa được giải quyết. Hãy tận dụng buổi đánh giá cuối cùng để thống nhất về việc tiếp tục hỗ trợ, với người chịu trách nhiệm và thời hạn cụ thể cho từng lần theo dõi.
Chuẩn bị cho nhóm của bạn đón nhận nhân viên mới
Trước ngày bắt đầu làm việc, hãy yêu cầu bộ phận Nhân sự, Công nghệ thông tin và người quản lý tuyển dụng cùng nhau rà soát kế hoạch. Đảm bảo rằng những người phụ trách đào tạo và hỗ trợ đã được phân bổ thời gian phù hợp, đồng thời giải quyết mọi vấn đề liên quan đến thiết bị, quyền truy cập hoặc hướng dẫn còn thiếu. Nếu có bất kỳ sự chậm trễ nào, hãy thông báo cho nhân viên mới biết những điều họ có thể gặp phải và sắp xếp phương án thay thế.
Bạn có thể tham khảo những phương pháp hữu ích từ các công ty này mà không cần áp dụng toàn bộ chương trình của họ. Hãy chọn những gì phù hợp với vai trò công việc và những gì nhóm của bạn có thể thực hiện một cách đáng tin cậy.
Bắt đầu sử dụng ClickUp miễn phí để điều phối công tác chuẩn bị trong một kế hoạch onboarding chia sẻ.
Các câu hỏi thường gặp về các ví dụ về quá trình hòa nhập nhân viên
5 yếu tố "C" trong quá trình onboarding nhân viên là gì?
Năm yếu tố "5C" bao gồm tuân thủ, làm rõ, tự tin, kết nối và văn hóa. Chúng bao quát các thủ tục giấy tờ và chính sách bắt buộc, kỳ vọng rõ ràng về vai trò, sự tự tin trong công việc, mối quan hệ với đồng nghiệp, và sự hiểu biết về cách thức hoạt động của tổ chức. Hãy sử dụng chúng để kiểm tra xem kế hoạch đào tạo và định hướng của bạn có đáp ứng cả khía cạnh chuẩn bị thực tế lẫn hỗ trợ mà nhân viên mới cần hay không.
Quy tắc đào tạo nhân viên mới 30-60-90 là gì?
Kế hoạch đào tạo và định hướng 30-60-90 chia ba tháng đầu tiên thành các kỳ với các mục tiêu và đợt đánh giá cụ thể. 30 ngày đầu tiên thường tập trung vào việc học hỏi, 30 ngày tiếp theo giới thiệu thêm trách nhiệm, và 30 ngày cuối cùng tập trung vào việc tăng cường tính tự chủ. Hãy coi đây là một khung kế hoạch, không phải là quy tắc cứng nhắc: tiến độ trách nhiệm nên được điều chỉnh phù hợp với vai trò, chương trình đào tạo cần thiết và mức độ sẵn sàng của nhân viên mới.
Những nội dung nào nên được bao gồm trong quá trình đào tạo và định hướng nhân viên mới?
Quá trình onboarding nhân viên nên bao gồm các thủ tục giấy tờ cần thiết, thiết lập thiết bị và tài khoản, giới thiệu nhóm, kỳ vọng rõ ràng về vai trò, đào tạo thực hành và các buổi phản hồi định kỳ. Cung cấp cho nhân viên mới một lịch trình bằng văn bản và danh sách người liên hệ cụ thể để giải đáp thắc mắc. Giao trách nhiệm và thời hạn cho việc chuẩn bị, sau đó điều chỉnh chương trình đào tạo và hỗ trợ theo tiến độ phát triển của nhân viên mới.
Làm thế nào để đánh giá thành công của quá trình onboarding ngoài việc hoàn thành các công việc?
Đánh giá xem nhân viên mới có thể thực hiện các công việc cụ thể theo vai trò đã thỏa thuận hay không, biết tìm kiếm sự hỗ trợ ở đâu và hiểu rõ những kỳ vọng đặt ra cho họ. Kết hợp quan sát của người quản lý và các nhiệm vụ được giám sát với phản hồi về công cụ, đào tạo và hỗ trợ. Theo dõi thời gian đạt được các cột mốc năng lực đã thỏa thuận so với các vị trí tương đương, và phân công các hành động theo dõi khi kết quả cho thấy có khoảng cách.
Quá trình đào tạo và định hướng nhân viên nên kéo dài bao lâu?
Quá trình đào tạo và định hướng có thể kéo dài vài tuần hoặc thậm chí nhiều tháng, tùy thuộc vào mức độ phức tạp của vai trò công việc, kinh nghiệm của nhân viên mới và các khóa đào tạo cần thiết. Phần định hướng ban đầu có thể hoàn tất trong vài ngày đầu, trong khi việc đào tạo chuyên sâu và hỗ trợ liên quan đến vai trò công việc vẫn tiếp tục. Hãy thiết lập các cột mốc đánh giá, sau đó dựa trên mức độ sẵn sàng đã được chứng minh và các nhu cầu đào tạo còn lại để quyết định loại hỗ trợ nào cần tiếp tục.