Có những lúc trong cuộc sống, việc biết ai đã tham gia là rất hữu ích. Cho dù bạn đang tổ chức hội thảo, lớp học, hội thảo hay kinh doanh, bảng điểm danh là công cụ hữu ích nhất khi cần bằng chứng, trách nhiệm và dữ liệu.
Điều duy nhất tốt hơn là có một mẫu giúp bạn tiết kiệm thời gian và hợp lý hóa toàn bộ quy trình.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ tiết lộ mẫu bảng điểm danh là gì, điều gì làm nên một mẫu bảng điểm danh tốt và nơi bạn có thể tìm thấy các mẫu bảng điểm danh tốt nhất cho Excel và ClickUp.
Mẫu bảng điểm danh là gì?
Mẫu bảng điểm danh cho phép bạn ghi lại sự có mặt hay vắng mặt của từng người. Đây là cách dễ dàng hơn để lập bảng điểm danh chính thức mà không cần phải làm lại từ đầu mỗi lần hoặc dựa vào ghi chú viết tay.
Ở dạng cơ bản nhất, bảng điểm danh có không gian để ghi tên từng người và họ có mặt hay vắng mặt trong ngày hôm đó. Các mẫu có thể đơn giản hoặc phức tạp tùy theo nhu cầu của bạn, và những mẫu tốt nhất có tính năng giúp dễ dàng so sánh điểm danh trong các kỳ.
Mọi người sử dụng các loại bảng chấm công khác nhau cho các mục đích khác nhau. Các công ty sử dụng bảng chấm công để theo dõi sự tham gia của nhân viên trong các ngày làm việc. Các trường đại học sử dụng danh sách công việc của sinh viên để theo dõi sự tham gia của sinh viên trong các buổi hội thảo và lớp học.
Bạn cũng có thể sử dụng danh sách điểm danh học tại nhà theo cách tương tự hoặc thiết lập lịch trình cho trung tâm giữ trẻ để theo dõi những đứa trẻ có mặt trong ngày hôm đó. ?
Điều gì tạo nên một mẫu bảng chấm công nhân viên tốt?
Tất cả những gì bạn thực sự cần trong bản ghi chép tham dự là tên của một người và bằng chứng cho thấy họ đã tham dự hoặc không tham dự. Một bảng chấm công cơ bản trong Excel có thể phù hợp cho sự kiện cá nhân hoặc quy mô nhỏ.
Tuy nhiên, đối với nơi làm việc hoặc môi trường giáo dục, bạn cần một công cụ hữu ích hơn, cung cấp thêm dữ liệu và thông tin chi tiết, hoặc một công cụ có thể tích hợp với phần mềm tương tác nhân viên để bạn có thể khuyến khích sự tham gia. ✔️
Mẫu bảng điểm danh lớp học hoặc nhân viên tuyệt vời giúp bạn dễ dàng:
- Ghi lại và xem hồ sơ tham dự hàng ngày
- Kiểm tra lại các bản ghi chép tham dự trước đó
- Theo dõi vắng mặt, nghỉ ốm, nghỉ phép và đi trễ
- Theo dõi hồ sơ tham dự trong các ngày, tháng hoặc cả năm khác nhau
- So sánh hồ sơ tham dự giữa cá nhân và nhóm
- Kết hợp với ứng dụng theo dõi mục tiêu để giám sát tiến độ và ăn mừng thành tích
- Phân tích dữ liệu chấm công để nắm bắt xu hướng và các thách thức tiềm ẩn
Bảng chấm công của bạn có thể mang lại cho bạn nhiều hơn là chỉ ghi lại những người có mặt trong cuộc họp, lớp học hoặc nơi làm việc. Hãy lấy cảm hứng từ danh sách trên để thay đổi cách ghi chép sự tham dự; sau đó sử dụng một trong các mẫu dưới đây để thực hiện.
6 mẫu bảng điểm danh để sử dụng
Nếu bạn đã sẵn sàng đơn giản hóa quá trình kiểm tra và theo dõi sự tham dự, bạn cần một mẫu bảng điểm danh. Khám phá một số mẫu bảng điểm danh tốt nhất trong Excel và ClickUp, và tìm cách tốt hơn để sắp xếp hồ sơ điểm danh của bạn từ bây giờ.
1. Mẫu bảng điểm danh ClickUp
Bảng chấm công tốt giúp bạn dễ dàng theo dõi hồ sơ chấm công, ca làm việc của nhân viên và những thay đổi trong thói quen làm việc mà bạn cần kiểm tra. Mẫu bảng chấm công của ClickUp là sự thay thế tốt nhất cho bảng chấm công truyền thống, với nhiều chức năng vượt trội so với các chức năng cơ bản.
Giám sát mức độ tham dự và vắng mặt của nhân viên cũng như các kỳ nghỉ có kế hoạch và không có kế hoạch. Theo dõi giờ làm việc của nhân viên để bạn có thể tính lương chính xác. Xác định xu hướng, sự khác biệt và hiệu quả tiềm năng của quy trình, đồng thời điều chỉnh lịch trình để bạn làm việc một cách tối ưu nhất.
Mẫu bảng chấm công nhân viên này rất hữu ích cho việc chấm công hàng ngày và có định dạng cho phép bạn xem nhanh ai đã có mặt, đi muộn hoặc vắng mặt. Bạn có thể quét danh sách để xem tên nhân viên, trạng thái và chi tiết liên hệ của họ trong thời gian thực.
Mẫu mẫu cũng có trường dành cho bài học, nhưng bạn có thể dễ dàng tùy chỉnh để phù hợp hơn với nơi làm việc hoặc nhu cầu giáo dục của mình.
Bắt đầu với mẫu bảng điểm danh trống này và sử dụng nguyên bản hoặc tùy chỉnh hoàn toàn để tạo hệ thống ghi chép điểm danh riêng cho bạn. ?
2. Mẫu SOP tham dự của ClickUp
Có bảng điểm danh là rất tốt, nhưng bạn cũng cần cung cấp hướng dẫn về cách sử dụng bảng điểm danh. Nếu không có chiến lược hoặc kế hoạch sử dụng, các nhóm hoặc quản lý khác nhau có thể sử dụng mẫu này theo những cách rất khác nhau. Đó là lý do tại sao bạn cần Mẫu SOP về điểm danh của ClickUp.
Mẫu quy trình hoạt động tiêu chuẩn (SOP) của chúng tôi để ghi chép sự tham dự được thiết kế để cá nhân hóa và phân phối cho các thành viên trong nhóm của bạn, để mọi người đều biết cách ghi chép sự tham dự một cách chính xác.
Mẫu ClickUp Docs này hướng dẫn các nhà quản lý qua quá trình theo dõi và quản lý sự tham gia của nhân viên, bao gồm cách sử dụng biểu mẫu hoặc bảng điểm danh, cách quản lý yêu cầu nghỉ phép và cách tạo báo cáo để phân tích sự tham gia.
Sử dụng mẫu này để soạn thảo SOP của riêng bạn để ghi chép sự tham dự của nhân viên. Xác định chính sách của bạn, giải thích cách sử dụng bảng chấm công và cải thiện tính minh bạch trong toàn tổ chức. ?
3. Mẫu SOP hệ thống chấm công sinh trắc học ClickUp
Mẫu SOP chấm công tiêu chuẩn của chúng tôi phù hợp với hầu hết các doanh nghiệp và tổ chức, nhưng có những nơi cần phải có các biện pháp bảo mật sinh trắc học. Đối với những nơi làm việc đó, chúng tôi đã tạo Mẫu SOP Hệ thống chấm công sinh trắc học của ClickUp.
Mẫu này hoạt động tương tự như các mẫu SOP khác của chúng tôi. Mẫu được thiết lập trong ClickUp Docs, vì vậy rất dễ tùy chỉnh, nhưng bạn cũng có thể sử dụng những gì có sẵn để giúp bạn định hình chính sách và quy trình của riêng mình.
Với mẫu SOP này, hãy giải thích hệ thống chấm công sinh trắc học của bạn, bao gồm cách thức hoạt động, cách sử dụng và lý do sử dụng. Mẫu này cũng có không gian để bạn thiết lập các phương pháp hay nhất để xử lý dữ liệu cá nhân.
Mẫu này lý tưởng nếu bạn đang sử dụng hệ thống chấm công sinh trắc học và muốn mọi người sử dụng nó một cách đúng đắn. Cung cấp hướng dẫn thực tế về cách sử dụng hệ thống và thông báo cho người dùng về cách dữ liệu được sử dụng, lưu trữ và chia sẻ để duy trì mức độ bảo mật cao nhất. ?
4. Mẫu danh sách tham dự cuộc họp ClickUp
Nơi làm việc và môi trường giáo dục không phải là những nơi duy nhất bạn muốn theo dõi sự tham dự. Một lĩnh vực khác mà báo cáo tham dự là rất cần thiết là các cuộc họp, đặc biệt nếu có những quyết định quan trọng cần được đưa ra, cuộc thảo luận ảnh hưởng lớn đến lịch trình dự án của bạn hoặc đó là một phần thiết yếu trong kế hoạch truyền thông dự án của bạn.
Mẫu danh sách tham dự cuộc họp của ClickUp cung cấp cho bạn một cách dễ dàng để ghi lại sự tham dự cuộc họp và hơn thế nữa.
Tạo báo cáo chính xác về các cuộc họp của bạn với mẫu danh sách hữu ích này. Ghi chú người điều hành cuộc họp, người ghi chép, người chấm công và bất kỳ người tham gia cuộc họp nào khác. Nếu bạn đang họp với khách hàng hoặc đối tác bên ngoài, bạn có thể ghi tên của họ. Nếu đó là cuộc họp nội bộ, chỉ cần gắn thẻ người dùng trong ClickUp để chỉ định vai trò cho họ.
Sử dụng mẫu danh sách tham dự cuộc họp này để ghi lại không chỉ những người tham dự và vai trò của họ mà còn các khía cạnh khác của cuộc họp. Có không gian để ghi tiêu đề cuộc họp, dự án, ngày, địa điểm và danh sách việc cần làm.
Điều này làm cho mẫu trở thành một phần hữu ích trong quá trình lập kế hoạch và đánh giá cuộc họp của bạn, đồng thời cũng có thể giúp thúc đẩy giao tiếp trong nhóm và bổ sung cho báo cáo trạng thái dự án của bạn. ?
5. Mẫu bảng điểm danh cho người tham gia của WPS Template
ClickUp không chỉ là nơi chúng tôi ghi lại các cuộc họp hoặc sự tham dự tại nơi làm việc mà còn là nơi điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, nếu bạn bắt buộc phải sử dụng một nền tảng khác, mẫu bảng điểm danh này trong Excel là một lựa chọn tuyệt vời.
Mẫu Bảng chấm công cho người tham gia của WPS Template có thể được sử dụng làm bảng tính chấm công cho nhân viên hoặc lớp học. Mẫu này có thiết kế đơn giản nhưng có tất cả các trường bạn cần để theo dõi sự tham gia.
Bạn có thể ghi lại tên nhân viên hoặc sinh viên, thời gian họ đến, bộ phận, vị trí và chi tiết liên hệ. Ngoài ra, còn có chỗ để thêm ghi chú, ví dụ: nếu họ đến muộn hoặc phải về sớm.
Trong Excel, bạn có thể tùy chỉnh giao diện mẫu bằng cách thay đổi màu sắc, phông chữ hoặc kiểu viền. Bạn cũng có thể chuyển mẫu này thành bảng điểm danh miễn phí có thể in bằng cách xuất bảng tính Excel này dưới dạng PDF và in tại nơi làm việc, trong môi trường giáo dục hoặc tại nhà.
Sử dụng mẫu bảng điểm danh này nếu bạn đang sử dụng Microsoft Excel hoặc muốn sử dụng nó với một ứng dụng thay thế tương thích, như Google Trang tính. Đây là một công cụ hữu ích để ghi lại sự tham dự, nhưng nó thiếu tính linh hoạt, chức năng và tùy chỉnh mà bạn có được với ClickUp. ⚒️
6. Mẫu theo dõi sự tham gia của nhân viên bằng Excel của Spreadsheet Page
Đôi khi, bạn muốn theo dõi sự tham gia của nhân viên không chỉ trong ngày hoặc tuần mà trong cả năm. Nếu đó là bạn và bạn muốn (hoặc cần) sử dụng tệp Microsoft Excel, Mẫu theo dõi sự tham gia của nhân viên bằng Excel của Spreadsheet Page có thể là một lựa chọn tuyệt vời.
Mẫu biểu đồ điểm danh này có nhiều chức năng vượt trội so với bảng tính đơn giản. Về cơ bản, đây là một gói mẫu bảng tính điểm danh, bao gồm bảng tính điểm danh, mẫu lịch làm việc và nhiều mẫu báo cáo.
Hệ thống ghi chép sự tham dự cho phép bạn nhập sự tham dự và nghỉ phép hàng ngày của từng nhân viên, sau đó theo dõi tiến độ và thay đổi theo tuần, tháng và năm. Đây là một hệ thống phức tạp nhưng có thể hấp dẫn những người thích làm việc với bảng tính và dữ liệu.
Sử dụng mẫu này nếu bạn là người dùng Excel có kinh nghiệm, không ngại quản lý nhiều trang tính, công thức và bước. Nếu bạn muốn một thứ gì đó dễ quản lý hơn hoặc thân thiện với người dùng hơn, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng ClickUp cho nhu cầu bảng tính điểm danh của mình. ?
Hãy xem các ứng dụng lịch làm việc này!
Đơn giản hóa toàn bộ quy trình với mẫu bảng điểm danh
Bảng điểm danh là thứ không thể thiếu trong môi trường giáo dục hoặc công ty. Bảng điểm danh cho phép bạn ghi lại ai có mặt và ai vắng mặt, đồng thời giúp bạn dễ dàng theo dõi thói quen đi học, kiểm soát bảo mật, theo dõi tình trạng vắng mặt và thúc đẩy trách nhiệm.
Sử dụng một trong các mẫu bảng điểm danh ở trên để hợp lý hóa quy trình và hiểu sâu hơn về xu hướng điểm danh của nhân viên hoặc học sinh của bạn.
Nếu bạn muốn làm nhiều hơn là chỉ ghi lại sự tham dự của nhân viên hoặc học sinh, hãy dùng thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay. Không chỉ cung cấp bộ sưu tập các mẫu bảng điểm danh hữu ích, nền tảng tất cả trong một này còn giúp quản lý nhân sự, tài nguyên và công việc dễ dàng hơn.
Từ theo dõi thời gian đến bảng điều khiển có thể tùy chỉnh và giao tiếp nội bộ, ClickUp có thể trở thành nơi lý tưởng để bạn đạt năng suất và thành công. ✨