Khi các loại hình thiết lập công việc tiếp tục phát triển trong thời đại hiện đại, sự đa dạng tại nơi làm việc trở nên lớn hơn bao giờ hết. Các công ty hiện nay hoạt động trong các văn phòng thực tế, môi trường làm việc hoàn toàn từ xa và các mô hình kết hợp cả hai. Với các nhóm phân tán ở các địa điểm, múi giờ khác nhau hoặc thậm chí chỉ ở các tầng khác nhau trong một tòa nhà văn phòng, một thách thức vẫn còn tồn tại: giao tiếp nhóm hiệu quả.
Không giống như cài đặt truyền thống, nơi mà một cuộc trò chuyện nhanh trong giờ nghỉ uống cà phê hoặc một cuộc họp ngắn tại máy nước có thể giải quyết vấn đề hoặc truyền cảm hứng cho những ý tưởng mới, các mô hình nơi làm việc đa dạng ngày nay đòi hỏi các cơ chế giao tiếp có cấu trúc hơn. Tương tác trực tiếp, dù rất mong muốn, không phải lúc nào cũng là một lựa chọn.
Thách thức về giao tiếp rõ ràng và hiệu quả càng trở nên lớn hơn trong những môi trường làm việc đa dạng này. Tuy nhiên, giải pháp không đơn giản chỉ là đồng ý giao tiếp tốt hơn. Thay vào đó, nó đòi hỏi những thực hành có chủ ý và sử dụng các công cụ cụ thể được thiết kế để thu hẹp khoảng cách vật lý.
Trong blog này, chúng ta sẽ xem xét lý do tại sao giao tiếp trong nhóm là điều cần thiết cho các môi trường công việc khác nhau và khám phá mười chiến lược để tối ưu hóa giao tiếp, bất kể nhóm của bạn đang làm việc tại văn phòng, phân phối trên toàn cầu hay sử dụng kết hợp cả hai. Hãy cùng bắt đầu!
Giao tiếp trong nhóm tại nơi làm việc là gì?
Giao tiếp trong nhóm là sự trao đổi thông tin giữa hai hoặc nhiều người làm việc để đạt được mục tiêu chung. Hợp tác và giao tiếp trong nhóm có thể diễn ra dưới nhiều hình thức khác nhau, như ứng dụng trò chuyện, email, phần mềm quản lý dự án, cuộc gọi video, cuộc họp trực tiếp, bản tin hoặc cuộc hội thoại trực tiếp đơn giản.
Phong cách giao tiếp của nhóm bạn có thể khác nhau. Nhưng cuối cùng, nó bao gồm chia sẻ thông tin chi tiết, cải thiện vòng phản hồi và cập nhật dự án, đồng thời thúc đẩy sự hợp tác và tăng cường tính minh bạch. Giao tiếp nhóm hiệu quả là yếu tố quan trọng để tăng năng suất, cải thiện tinh thần nhóm và thúc đẩy hoàn thành dự án thành công.
Tại sao giao tiếp trong nhóm lại quan trọng?
Giao tiếp trong nhóm là mạch máu của bất kỳ môi trường làm việc chuyên nghiệp nào, cho dù đó là môi trường làm việc hoàn toàn từ xa, tại cơ sở hoặc nơi làm việc kết hợp. Đây là chìa khóa để biến các cá nhân đóng góp thành một tập thể gắn kết, thúc đẩy văn hóa làm việc lành mạnh, coi trọng sự hợp tác và đối thoại.
Ngay cả trước khi có sự chuyển đổi sang làm việc từ xa như hiện nay, các nghiên cứu đã chỉ ra rằng nhân viên dành một phần đáng kể thời gian để hợp tác – một dấu hiệu rõ ràng cho thấy vai trò quan trọng của giao tiếp trong bất kỳ môi trường làm việc nào. Trong các nhóm đa dạng trải rộng trên nhiều địa điểm và múi giờ khác nhau, hoặc thậm chí trong một môi trường văn phòng duy nhất, giao tiếp vẫn là nhu cầu cơ bản không thể thiếu.
Giao tiếp không đầy đủ hoặc không hiệu quả thường dẫn đến giảm năng suất, vì nhân viên khó nắm bắt vai trò, mục tiêu và nhiệm vụ của mình nếu không có chỉ đạo hoặc phản hồi rõ ràng. Nghiên cứu chỉ ra rằng nhiều nhân viên cảm thấy hiệu suất làm việc của họ giảm sút do chiến lược giao tiếp kém tại nơi làm việc.
Khoảng cách trong giao tiếp cũng có thể ảnh hưởng đến cách nhìn nhận của nhân viên về lãnh đạo công ty. Nếu thiếu minh bạch và các kênh giao tiếp mở, nhân viên có thể mất niềm tin và sự tin tưởng vào lãnh đạo, dẫn đến sự sụt giảm về tinh thần và động lực làm việc.
Nói tóm lại, cải thiện giao tiếp trong nhóm cho phép mọi người đều có thể đạt được mục tiêu của mình. 🎂
Các loại giao tiếp trong nhóm
Cách nhóm của bạn giao tiếp có thể ảnh hưởng đáng kể đến hiệu quả hợp tác của nhóm. Một cách tuyệt vời để nhóm các hình thức giao tiếp khác nhau là cách bạn trình bày thông tin.
Dưới đây là danh sách bốn loại giao tiếp và cách các nhóm sử dụng chúng:
- Giao tiếp bằng lời nói: Khi các thành viên trong nhóm của bạn nói chuyện với nhau và sử dụng từ ngữ để truyền đạt ý tưởng, họ đang giao tiếp bằng lời nói. Vì mọi người đều làm việc từ xa, đây sẽ là cuộc gọi điện thoại hoặc cuộc gọi video 📣
- Giao tiếp không lời: Hình thức giao tiếp mạnh mẽ nhất của con người, giao tiếp không lời, thường bị bỏ qua trong môi trường làm việc ưu tiên kỹ thuật số. Các hành động như ngôn ngữ cơ thể, giọng điệu, cử chỉ, giao tiếp bằng mắt và đặc biệt là nét mặt có thể là những manh mối quan trọng về ý nghĩa của người nói. Một nghiên cứu cho thấy rằng lên đến 93% giao tiếp có thể là phi ngôn ngữ, trong đó 38% được truyền đạt qua giọng điệu và 55% là sự kết hợp giữa biểu cảm khuôn mặt và ngôn ngữ cơ thể. Đây là lý do tại sao việc nhìn thấy nhau lại quan trọng đến vậy trong giao tiếp tại nơi làm việc 👍
- Giao tiếp bằng văn bản: Khi bạn viết ra bằng văn bản, bạn đang tham gia vào giao tiếp bằng văn bản. Đối với công việc từ xa, chúng ta sử dụng các công cụ giao tiếp trực tuyến như email, tài liệu, ghi chú và ứng dụng trò chuyện để thực hiện giao tiếp bằng văn bản trong nhóm. Một lợi thế của giao tiếp bằng văn bản là bạn có thể tham khảo bất cứ khi nào bạn muốn và không phải dựa vào trí nhớ ✒️
- Giao tiếp trực quan: Lời nói rất quan trọng, nhưng như câu nói, một bức tranh có thể đáng giá ngàn lời. Trong kinh doanh, truyền tải thông tin phức tạp bằng hình ảnh sẽ hiệu quả hơn nhiều. Chúng tôi sử dụng biểu đồ, video, infographics, sơ đồ, hình ảnh hoặc kết hợp các phương tiện này để truyền tải không chỉ sự kiện mà còn mối liên hệ giữa các sự kiện đó 🖼️
Cách cải thiện giao tiếp trong nhóm bằng 10 chiến lược
Bây giờ chúng ta đã biết "cái gì", "tại sao" và "làm thế nào", hãy bắt đầu phá vỡ những rào cản và thảo luận một số cách đã được chứng minh để tăng năng suất của nhóm bạn.
Khi đọc danh sách này, hãy xem xét những điểm mà nhóm của bạn đang gặp khó khăn và những việc họ đang làm tốt. Bạn có cần cải thiện tốc độ giao tiếp hay độ chính xác? Hoặc có lẽ bạn cần khơi dậy lại sự sáng tạo?
10 chiến lược giao tiếp hiệu quả sau đây sẽ giúp bạn ứng phó với hầu hết mọi tình huống.
1. Đặt ra các hướng dẫn về loại hình giao tiếp cần sử dụng
Mỗi người có phong cách giao tiếp khác nhau. Một người có thể luôn sử dụng tin nhắn tức thời, trong khi người khác chỉ giao tiếp bằng cách gọi điện thoại và nói chuyện. Mặc dù sự linh hoạt là quan trọng, nhưng sự nhất quán trong toàn nhóm có thể tạo ra môi trường làm việc hiệu quả hơn nhiều.
Đầu tiên, đánh giá các quy tắc giao tiếp hiện tại bằng cách sử dụng mẫu Chiến lược và kế hoạch hành động giao tiếp nội bộ của ClickUp. Mẫu này cung cấp một khung để lập bản đồ tổ chức của bạn, nắm bắt các phương thức giao tiếp hiện tại, thu thập nhu cầu của các bên liên quan, ghi chép các thách thức và xác định lộ trình mới của bạn.
Khi bạn đã có lộ trình, hãy thiết lập các hướng dẫn rõ ràng và ghi chép lại. Chuẩn hóa loại thông tin sử dụng phương thức giao tiếp nào, như Bảng trắng ClickUp để động não, trò chuyện để giải quyết vấn đề cấp bách và bình luận về nhiệm vụ cho các tin nhắn không khẩn cấp.
Và vì chúng tôi biết đôi khi email sẽ là phương thức giao tiếp ưa thích của bạn, bạn có thể gửi và nhận email ở bất kỳ đâu trong ClickUp.
2. Thường xuyên tổ chức các cuộc họp đứng
Có nhiều loại cuộc họp nhóm khác nhau để kết nối các nhóm làm việc từ xa, và mỗi loại có vai trò riêng. Cuộc họp đứng là lựa chọn của nhiều nhóm làm việc theo dự án. Cuộc họp này thường được tổ chức một lần mỗi ngày, tên gọi của nó xuất phát từ việc mọi người đứng để cuộc họp diễn ra ngắn gọn.
Trong một cuộc họp đứng, bạn làm việc với từng thành viên trong nhóm, và mỗi người nói về công việc họ đã làm kể từ cuộc họp trước, công việc họ phải làm trong ngày hôm đó và bất kỳ thách thức nào họ đang gặp phải. Đây là một công cụ tiêu chuẩn trong phương pháp phát triển phần mềm nhanh.
Các cuộc họp đứng có thể rất quan trọng đối với các nhóm đa chức năng không có từ vựng chung, giúp mọi người có cơ hội tốt hơn để hiểu những gì đồng nghiệp của họ trong các vai trò khác đang làm. Các cuộc họp đứng giúp các nhóm giao tiếp hiệu quả bằng cách thúc đẩy kết nối, tổ chức và sự thống nhất về các mục tiêu giao tiếp.
Tuy nhiên, việc lập kế hoạch có thể trở thành một công việc nhàm chán nếu sử dụng các công cụ lỗi thời. Mẫu Cuộc họp hàng ngày của ClickUp đơn giản hóa quy trình này bằng cách cung cấp một trung tâm để lập kế hoạch, ghi chú và theo dõi tiến độ, danh sách kiểm tra cá nhân để đảm bảo tính kỹ lưỡng, và một địa điểm duy nhất để cập nhật thông tin theo thời gian thực để mọi người luôn được thông báo.
3. Tôn trọng các nhu cầu giao tiếp khác nhau
Cho dù trong cuộc gọi Zoom hay trên chủ đề Slack, một số thành viên trong nhóm có thể dễ dàng chi phối cuộc hội thoại và khiến tiếng nói của những người khác không được lắng nghe. Một số người tham gia cũng thường bị phân tâm hoặc không tham gia cuộc hội thoại.
Tuy nhiên, có lẽ đó không phải là vì họ không quan tâm!
Mặc dù việc khuyến khích sự tham gia của nhân viên và sự hợp tác trong nhóm là trách nhiệm của lãnh đạo, nhưng một số nhân viên có tính cách hướng nội hoặc cảm thấy áp lực khi làm việc nhóm, và điều đó hoàn toàn bình thường. Hãy đảm bảo rằng họ biết rằng họ có thể chia sẻ ý tưởng dưới bất kỳ định dạng nào: bằng văn bản sau cuộc họp, trên tài liệu hợp tác, qua bình luận hoặc trò chuyện, hoặc trực tiếp với bạn.
Đối với những người mới hoặc đột nhiên trở nên trầm lặng, bạn có thể lên lịch kiểm tra để xác định xem có điều gì đang cản trở họ không. Những nhà quản lý giỏi biết rằng đôi khi có vấn đề lớn hơn, chẳng hạn như các thành viên khác trong nhóm bác bỏ ý tưởng của họ trong các buổi brainstorming hoặc cảm thấy ý kiến của họ không bao giờ được lắng nghe.
Trong một nghiên cứu, 50% nhân viên cho biết họ im lặng tại nơi làm việc về những lo lắng của mình. Sự thật là, có thể bạn phải là người thay đổi hoặc nói chuyện với các nhân viên khác để tạo ra một môi trường hòa nhập hơn, nơi mọi người cảm thấy an toàn khi nói lên ý kiến của mình.
Việc đặt ra kỳ vọng trong phong cách giao tiếp và ghi chép lại cũng rất hữu ích để tăng năng suất của nhóm. Điều này có thể bao gồm những việc như luôn bật camera trong các cuộc họp ảo và trả lời tất cả email hoặc trò chuyện trong nhóm trong một khoảng thời gian nhất định.
Bạn sẽ khiến các thành viên trong nhóm cảm thấy được lắng nghe, đồng thời giảm bớt lo lắng cho những người thích quy tắc và hướng dẫn. Bất kể bạn xử lý các cuộc họp nhóm như thế nào, điều quan trọng là mọi người cảm thấy ý kiến của họ được coi trọng và các rào cản trong giao tiếp được loại bỏ.
Phần thưởng: Giao tiếp với nhân viên bằng cách sử dụng các cuộc họp bỏ qua cấp!
4. Phát triển kỹ năng giao tiếp quan trọng là lắng nghe
Giao tiếp trong nhóm là trao đổi thông tin giữa các thành viên, không chỉ là gửi email. Đó là lý do tại sao mỗi thành viên trong nhóm cần cởi mở lắng nghe cũng như nói chuyện. Điều này bao gồm chú ý đến các dấu hiệu không lời và đọc kỹ nội dung được viết.
Đặt ra giai điệu bằng cách lắng nghe tích cực — điều đó có nghĩa là thay vì nghĩ về những gì sẽ nói tiếp khi người khác đang nói, bạn hãy làm trống đầu óc và thực sự lắng nghe những gì họ đang nói. Đặt câu hỏi tiếp theo để họ tiếp tục nói thay vì chuyển sự chú ý sang ý tưởng của bạn.
Nếu nhóm của bạn gặp khó khăn trong việc lắng nghe tích cực, hãy tổ chức một cuộc họp có cấu trúc hơn, trong đó một nhân viên chia sẻ ý tưởng và ba câu hỏi tiếp theo phải được đặt ra trước khi chuyển sang ý tưởng tiếp theo. Ngay cả khi ý tưởng đó thực sự tồi tệ, thành viên đó sẽ biết rằng ý kiến của họ đã được lắng nghe. 📣
Lắng nghe là một kỹ năng khó ngay cả đối với các cấp lãnh đạo cao cấp, vì vậy bạn có thể cân nhắc lên kế hoạch đào tạo về kỹ năng lắng nghe tích cực.
Nếu bạn đang họp ảo hoặc cùng nhau động não trong thời gian thực, hãy sử dụng tính năng bình luận của ClickUp trong các dự án của bạn như một cách để khuyến khích mọi người lắng nghe lẫn nhau. Bạn có thể chỉ định các chủ đề và đề cập đến mọi người trong bình luận để thu hút nhóm của bạn đọc và suy nghĩ về những gì người khác đang nói trong bình luận.
Điều này đặc biệt hữu ích cho các nhóm làm việc ở nhiều múi giờ khác nhau.
5. Có lịch trình hiển thị với các kết quả rõ ràng
Mọi thành viên trong nhóm cần biết các kết quả dự án và thời hạn hoàn thành. Rất khó để đáp ứng các thời hạn này nếu có sự hiểu lầm về việc cần làm và thời gian hoàn thành.
Một cách tuyệt vời để truyền tải thông tin này đến toàn bộ nhóm là làm việc trong một công cụ cộng tác có thể xử lý lịch trình dự án một cách dễ dàng, như nền tảng quản lý dự án tất cả trong một của ClickUp. Mỗi thành viên trong nhóm có thể hình dung công việc của mình theo cách phù hợp nhất với họ, và chế độ xem ClickUp có thể được đặt thành công khai hoặc riêng tư để cải thiện tính minh bạch.
ClickUp cũng có rất nhiều mẫu dự án có thể giao với các trường tùy chỉnh được tạo sẵn để bắt đầu và vận hành nhanh hơn.
6. Phân công công việc và theo dõi tiến độ
Để hoàn thành công việc đúng hạn, bạn cần chia sẻ những việc cần làm, ai là người thực hiện và tiến độ công việc. Với một nhóm làm việc từ xa, bạn cần một công cụ kỹ thuật số hỗ trợ phân công công việc và cho phép nhóm xem trạng thái và tương tác với nhau xung quanh từng công việc.
Sử dụng Chế độ xem khối lượng công việc của ClickUp để xem ai đang dẫn đầu hoặc tụt hậu và dễ dàng kéo và thả các nhiệm vụ để phân bổ lại nguồn lực
Bắt đầu bằng cách chia nhỏ dự án của bạn thành các công việc và công việc con với ClickUp. Khi tạo Nhiệm vụ ClickUp, bạn có thể thêm dữ liệu trường tùy chỉnh, chỉ định thành viên nhóm và tạo mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc.
Sau đó, bạn có thể theo dõi tiến độ từ hơn 15 chế độ xem có thể tùy chỉnh. Chế độ xem Hoạt động của ClickUp cho bạn biết ai đã làm gì trong dự án, ví dụ, và chế độ xem Khối lượng công việc cho bạn biết mỗi công việc sẽ mất bao nhiêu thời gian.
Với ClickUp làm không gian làm việc hợp tác, không ai phải hỏi nhóm ai đang làm việc gì nữa.
7. Ghi chú để ghi lại các cuộc thảo luận
Thảo luận là cách tuyệt vời để xây dựng sự hiểu biết và đưa ra quyết định. Một công cụ giao tiếp nhóm ảo như Zoom, Microsoft Teams hoặc Google Workspace chắc chắn giúp đơn giản hóa giao tiếp bằng lời nói. Tuy nhiên, trí nhớ của con người không hoàn hảo, và các mục hành động trong cuộc họp đôi khi có thể vào tai này ra tai kia.
Cách tốt nhất để đảm bảo bạn nắm bắt được các cuộc thảo luận của nhóm là ghi chú và lưu trữ chúng trong không gian làm việc chung. Mỗi nhiệm vụ, Bảng trắng, Bản đồ Tư duy và tài liệu trong ClickUp đều có tính năng thêm nhận xét.
Thật dễ dàng để thêm ghi chú vào dự án của bạn và bao gồm toàn bộ nhóm trong quy trình. Và vì các bình luận trong ClickUp là đa phương tiện, bạn có thể thêm hình ảnh, tệp, đoạn âm thanh và thậm chí cả bản ghi màn hình.
ClickUp cũng bao gồm công cụ Notepad, nơi bạn có thể ghi chú theo cách của mình trong khi làm việc. Bạn có thể liên kết với người, nhiệm vụ và tài liệu để mọi thứ luôn được kết nối. Chuyển đổi thành nhiệm vụ hoặc tài liệu để chia sẻ với nhóm của bạn khi bạn sẵn sàng.
Dù bạn sử dụng công cụ nào, hãy chọn công cụ có tính hợp tác cao và có thể truy cập mọi lúc, mọi nơi để đảm bảo giao tiếp diễn ra một cách trơn tru và hiệu quả nhất.
8. Ngân sách cho các cuộc họp trực tiếp
Ngày nay, việc một nhóm phỏng vấn, tuyển dụng và làm việc với một thành viên mới mà không bao giờ gặp mặt trực tiếp là điều rất phổ biến. Tuy nhiên, nghiên cứu cho thấy các cuộc họp trực tiếp giúp tạo mối quan hệ chặt chẽ hơn và có thể cải thiện hiệu suất của nhóm lên 35%.
Dành một phần ngân sách để tập hợp mọi người lại một hoặc hai lần mỗi năm.
Không chỉ là cơ hội để làm việc cùng nhau tại cùng một địa điểm, các cuộc họp trực tiếp nên tập trung vào giao lưu và gắn kết bằng những cách khác. Chỉ định một người để điều phối tương tác, lên lịch xây dựng nhóm và luôn đảm bảo có thời gian nghỉ ngơi để mọi người có thể kết nối với nhau trên phương diện cá nhân.
Ngay cả khi chỉ một lần trong năm, việc tập hợp mọi người lại với nhau sẽ xây dựng một nhóm mạnh mẽ hơn, tin tưởng lẫn nhau và do đó, giao tiếp hiệu quả hơn.
Hãy thử các ứng dụng xây dựng nhóm này!
9. Sử dụng hệ thống với thông báo có thể định cấu hình
Nếu ai đó tạo một tài liệu quan trọng và lưu trữ trong thư mục mà không thông báo cho ai, thì có khả năng xảy ra sự cố giao tiếp. Bạn không thể trông cậy vào các thành viên trong nhóm sẽ kiểm tra công việc cả ngày, mỗi ngày và nhận ra những thay đổi nhỏ (nhưng quan trọng).
Một nền tảng cộng tác với cài đặt thông báo có thể cấu hình sẽ giải quyết vấn đề này. Vì chúng tôi hiểu tầm quan trọng của việc kiểm soát thông báo, ClickUp cung cấp khả năng tùy chỉnh hoàn toàn thông báo.
Bạn có thể bắt đầu bằng cách chọn hành động nào sẽ tạo ra thông báo, sau đó xác định nơi bạn muốn nhận thông báo, bao gồm thiết bị di động, email, máy tính để bàn hoặc trình duyệt. Nếu bạn muốn kiểm soát thời điểm nhận thông báo, bạn có thể bật tóm tắt hàng ngày hoặc tắt thông báo khi đang hoạt động trong ứng dụng web.
10. Làm việc trong một nền tảng cộng tác duy nhất
Khi làm việc trực tiếp, cách tốt nhất để đạt được sự hợp tác hiệu quả là tập hợp mọi người trong cùng một phòng. Bạn có thể làm điều tương tự với nhóm làm việc từ xa bằng cách đảm bảo mọi thành viên trong nhóm sử dụng cùng một bộ công cụ. Nếu một nhóm nhân viên làm việc trên một nền tảng khác, điều đó giống như họ đang ở trong một phòng khác, các thành viên khác trong nhóm không thể thấy họ đang làm gì.
Nếu có thể, hãy sử dụng một giải pháp cộng tác duy nhất hỗ trợ tất cả các tính năng bạn cần ở một nơi. ClickUp là công cụ tất cả trong một để thay thế tất cả các giải pháp riêng lẻ đó. Mọi tính năng đều hoàn toàn cộng tác để giao tiếp hiệu quả.
Thay vì gửi email cho mọi người để thu thập phản hồi và giao cho một người tổng hợp tất cả vào một tài liệu, tất cả các bạn có thể ghi chú trên một tài liệu ClickUp và thêm bình luận về ý tưởng của nhau, biến những việc cần làm quan trọng nhất thành Nhiệm vụ ClickUp.
Tất nhiên, đôi khi bạn cần phải làm việc với các công cụ khác. Chúng tôi tích hợp với hơn 1.000 công cụ khác để giúp công việc hàng ngày của bạn trở nên dễ dàng hơn. Với ClickUp, bạn có thể tập hợp mọi người trong cùng một phòng ảo, làm việc như một nhóm với cùng thông tin và mục tiêu.
Kỹ năng giao tiếp trong nhóm
Làm chủ giao tiếp trong nhóm không chỉ là biết cách sắp xếp câu hoặc gửi email hàng tuần cho cả nhóm. Nó còn liên quan đến một số kỹ năng nhất định có thể thúc đẩy năng suất tập thể, nâng cao tinh thần và đảm bảo dự án được thực hiện suôn sẻ.
Dưới đây là một số kỹ năng giao tiếp cơ bản trong nhóm có thể cải thiện cách thức làm việc chung của nhóm bạn:
Lắng nghe tích cực: Điều này bao gồm việc hiểu và tiếp thu ý kiến của đồng nghiệp, từ đó thúc đẩy sự hợp tác sáng tạo và giải quyết mâu thuẫn.
Sự rõ ràng và súc tích: Sự rõ ràng và súc tích giúp thông điệp của bạn dễ hiểu, tránh nhầm lẫn.
Giao tiếp phi ngôn ngữ: Nhận biết sự thay đổi trong giọng điệu hoặc ngôn ngữ cơ thể giúp hiểu rõ cảm xúc và thái độ, từ đó tạo ra các tương tác đầy sự đồng cảm.
Trí tuệ cảm xúc: Giải mã và phản hồi cảm xúc của đồng nghiệp giúp thúc đẩy các cuộc hội thoại lành mạnh và nhạy bén hơn.
Giải quyết vấn đề: Tạo điều kiện giải quyết vấn đề thông qua đối thoại góp phần trực tiếp vào hiệu suất làm việc của nhóm và sự hài hòa trong động lực làm việc.
Cung cấp phản hồi tôn trọng: Phản hồi mang tính xây dựng, được đưa ra một cách tôn trọng, có thể thúc đẩy các thành viên trong nhóm và cải thiện hiệu suất tổng thể.
Thúc đẩy sự tôn trọng và cởi mở: Khuyến khích mọi người bày tỏ ý kiến giúp tăng cường sự tin tưởng và củng cố mối quan hệ trong nhóm.
Giao tiếp bằng văn bản hiệu quả: Giao tiếp bằng văn bản rõ ràng, chính xác và không có lỗi giúp giảm thiểu hiểu lầm.
Tính linh hoạt và khả năng thích ứng: Thích ứng với các phong cách giao tiếp đa dạng giúp phát triển kết nối mạnh mẽ hơn và sự hiểu biết lẫn nhau.
Sử dụng thành thạo các công cụ giao tiếp: Thành thạo các công cụ giao tiếp như ClickUp giúp hợp lý hóa quy trình, tăng cường sự hợp tác và giảm thiểu hiểu lầm.
Sự kiên nhẫn: Thể hiện sự kiên nhẫn trong giao tiếp giúp tạo ra cuộc trò chuyện lịch sự, sự hiểu biết và bình tĩnh trong những tình huống căng thẳng.
Quản lý thời gian: Đối với các nhóm làm việc ở các múi giờ khác nhau, việc quản lý giao tiếp để tôn trọng giờ làm việc của mọi người sẽ đảm bảo các tương tác diễn ra kịp thời và tôn trọng lẫn nhau.
Việc thành thạo các kỹ năng giao tiếp trong nhóm này có thể góp phần tạo ra môi trường làm việc hài hòa, hiệu quả và năng suất hơn. Việc phát huy những khả năng này trong nhóm của bạn có thể giúp tạo ra kết nối, sự hiểu biết lẫn nhau và niềm tin vững chắc hơn – những yếu tố không thể thiếu để làm việc nhóm thành công. Hãy nhớ rằng, giao tiếp trong nhóm hiệu quả không thể đạt được trong một sớm một chiều; nó phát triển và cải thiện theo thời gian, nỗ lực liên tục và thực hành. Nhưng với những công cụ này trong tay, bạn đã đi đúng hướng.
Kết nối nhóm của bạn với giao tiếp nhóm
Hy vọng rằng bạn sẽ thấy những chiến lược này hữu ích trong việc tạo ra giao tiếp nhóm hiệu quả trong dự án tiếp theo của mình. Bạn đã có một khởi đầu tuyệt vời với các công cụ giao tiếp, nền tảng hợp tác và văn hóa công ty tập trung vào hợp tác nhóm.
Cho dù nhóm của bạn làm việc từ xa hay tại văn phòng, ClickUp được thiết kế từ đầu để giữ cho các nhóm luôn đồng bộ và làm việc hướng tới cùng mục tiêu. Nó thu thập và truyền tải thông tin, khuyến khích tinh thần đồng đội trong một nền tảng duy nhất tích hợp với các kênh giao tiếp phổ biến nhất để hội nghị video, trò chuyện hoặc tạo/lập tài liệu.
Cách tốt nhất để tìm hiểu cách ClickUp có thể giúp bạn loại bỏ tình trạng giao tiếp kém trong nhóm là dùng thử miễn phí ngay hôm nay.