Cách tạo danh sách mục hành động (Mẫu mục hành động)

Trong thế giới kinh doanh, bạn có thể bị tấn công bởi vô số thuật ngữ chuyên môn – "hãy bắt tay vào việc và tìm hiểu kỹ cách tận dụng nhóm để kết hợp các dòng công việc và tăng cường năng lực cốt lõi, trước khi quay lại để kiểm tra tiến độ." – điều này khiến cuộc sống trở nên quá phức tạp.

Để hiểu rõ hơn, hãy xem xét các mục hành động. Chúng nghe có vẻ không ấn tượng hay cách mạng lắm. Nhưng chúng hiệu quả hơn nhiều so với danh sách việc cần làm truyền thống, cho dù đó là ở văn phòng hay trong nhà bếp.

Khóa để viết mục hành động là chúng chỉ ra những việc cần làm. Một phương pháp chuyên dụng để diễn đạt công việc theo hành động cần thực hiện, chứ không phải kết quả mong muốn, có thể tăng năng suất đáng kể và đưa bạn đến gần hơn với mục tiêu dài hạn của mình.

Mục hành động là gì?

Mặc dù mục hành động có vẻ giống như một biệt danh trong công ty cho một công việc, nhưng chúng là hai thứ khác nhau. Một công việc thường xuất hiện trong danh sách việc cần làm dưới dạng một dấu đầu dòng ngắn gọn, đơn giản. Thông thường, không có bất kỳ thông tin quan trọng nào ngoài nội dung*.

Mặt khác, mục hành động là một công việc toàn diện hơn, nhưng vẫn tương đối ngắn gọn có kèm theo mô tả nêu rõ công việc đó về ai, cái gì, như thế nào và khi nào. Do đó, bất kỳ ai nhận được mục hành động này đều có thể hiểu ngay lập tức.

Đồng thời, tại nơi làm việc, trình bày công việc theo cách này có thể giúp xác định rõ hơn nhân viên nào sẽ hoàn thành công việc tốt nhất. Đây là một phần của kế hoạch hành động của bạn.

Điều này cho phép người quản lý phân công công việc dễ dàng hơn, mà không phải mất thời gian giải thích hai lần. Các mục hành động tự nói lên ý nghĩa của chúng.

5 mẹo lập danh sách mục hành động

Dưới đây là năm mẹo chính của chúng tôi để tạo các mục hành động tuyệt vời, giúp bạn duy trì sự tập trung, hoàn thành công việc và đạt được mục tiêu:

1. Hãy làm cho các mục hành động của bạn cụ thể, không trừu tượng

Như chúng tôi đã đề cập trước đó, các công việc thường được viết ra dưới dạng kết quả trừu tượng, không hữu hình, như "tạo bản trình bày", trong khi các mục hành động cần phải là những hành động cụ thể, có thể đánh giá được, chẳng hạn như "phối hợp với bộ phận marketing để chuẩn bị bản trình bày 20 phút kèm theo tài liệu phát cho Monday. " Để có các mục hành động xuất sắc, bạn cần thoát khỏi đám mây và trở về thực tế.

2. Chia nhỏ các mục hành động để vừa trong một dòng NHƯNG bao gồm mô tả

Nếu thời gian đọc danh sách việc cần làm bằng thời gian thực hiện, thì bạn đang làm sai. Mặc dù các mục hành động dài có vẻ cung cấp nhiều thông tin hơn, nhưng chúng thường gây nhầm lẫn và không hiệu quả. Chúng không cần phải hài hước như một câu nói dí dỏm trong câu lạc bộ hài kịch, nhưng phải ngắn gọn! Tuy nhiên, hãy nhớ thêm thông tin bổ sung nếu nó cần thiết cho người được giao nhiệm vụ hiểu rõ. Nếu bạn viết cho chính mình, bạn có thể quên các chi tiết, vì vậy bạn có thể thêm một mô tả ngắn để đảm bảo an toàn.

3. Làm việc với định dạng nhất quán

Cũng giống như cách các nhà sử học nghệ thuật có thể phân biệt được tác phẩm của Rembrandt và Caravaggio, các mục hành động của bạn cũng có thể trở nên nổi bật nếu chúng được trình bày một cách nhất quán và hiệu quả. Sự nhất quán giúp bạn hiểu rõ hơn, đồng thời giúp bạn chuẩn bị các mục hành động hiệu quả hơn nhờ việc thực hành cùng một định dạng.

4. Phân loại các mục hành động theo bối cảnh, hành động và nguồn lực.

Điều quan trọng, không chỉ từ góc độ hiệu quả, là sắp xếp và phân loại khi cần thiết. Đối với các mục hành động, bạn nên sắp xếp chúng theo bối cảnh (dự án, loại công việc, lĩnh vực kinh doanh), hành động ( sáng tạo, giao tiếp, hành chính) và các nguồn lực cần thiết ( nhân sự, vật liệu, thời gian, thuê ngoài ). Ngay cả khi chỉ là một cách để giữ mọi thứ ngăn nắp, bạn sẽ thấy lợi ích to lớn khi sắp xếp các mục hành động theo cách này.

5. Chuyển tiếp khi làm việc nhóm

Nếu các mục hành động chưa hoàn thành phụ thuộc vào sự hợp tác của nhiều người, bạn cần nêu rõ điều đó và đảm bảo tất cả mọi người đều biết vai trò của mình trong công việc. Trong trường hợp mục hành động được chuyển giao và truyền đạt cho người khác, mọi người phải có thể tiếp nhận và thực hiện ngay. Sau khi hoàn thành mục hành động, phải có một mục mới thay thế để cập nhật cho mọi người. Với công việc hợp tác, điều đặc biệt quan trọng là đánh giá lại thông tin cần được chuyển tiếp và liệu sự hợp tác đó có còn cần thiết hay không.

Phần thưởng: Mẫu bảng thông tin!

Điều gì tạo nên một mục hành động tốt?

Đầu tiên, hãy xem xét công việc: "Tìm nhà bán buôn cho sản phẩm mới. " Những giới hạn là gì? Thực ra, đây chỉ là kết quả cuối cùng, rõ ràng là có liên quan nhưng bản thân nó không thực sự có nhiều ý nghĩa.

Không có chỉ dẫn về ai là người phụ trách công việc, công việc cần được hoàn thành như thế nào hoặc khi nào cần hoàn thành. Danh sách này thực sự không hữu ích lắm.

Các mục hành động cần bao gồm:

Vì vậy, sử dụng mô hình này, mục hành động có thể được viết như sau: "Phòng Hoạt động gọi cho các nhà bán buôn tiềm năng (xem danh bạ) để đảm bảo thỏa thuận cho phạm vi dụng cụ nhà bếp mới – hạn chót là ngày 10 tháng 3. "

Lợi ích là rất nhiều.

Có người chịu trách nhiệm rõ ràng, phác thảo cụ thể những việc cần làm và ngày đáo hạn.

Thậm chí còn có một số thông tin liên quan có thể giúp quá trình này diễn ra nhanh hơn.

Đừng quá chú trọng vào các chi tiết phụ, vì điều đó có thể phản tác dụng. Một mục hành động không phải là hướng dẫn cho người ngoài hành tinh: "gọi cho nhà bán buôn bằng cách cầm thiết bị viễn thông bằng tay thuận và quay số 11 chữ số chính xác. "

Nếu bạn thêm thông tin bổ sung, hãy đảm bảo rằng nó có giá trị và liên quan.

Cũng giống như bạn có nhiều mục tiêu để đạt được một mục tiêu lớn hơn, bạn có thể có nhiều mục hành động cho mỗi mục tiêu. Tóm lại

Làm thế nào để viết mục hành động?

Như chúng ta đã biết, mục hành động được sử dụng để xác định các hành động cần thiết để hoàn thành một công việc hoặc nhiệm vụ. Có thể nói, "khỉ thấy, khỉ làm". Do đó, để tạo một mục hành động, hãy tự hỏi mình cần phải làm gì và làm thế nào để thực hiện.

Hãy cố gắng mô tả hành động trong một hoặc hai câu.

Nếu mục hành động của bạn dường như chứa quá nhiều bước, hãy chia nhỏ thành các công việc nhỏ hơn.

Khóa là ghi lại mục hành động ngay khi bạn nghĩ ra nó. Nếu nó rõ ràng, ngắn gọn và dễ truyền đạt, được diễn đạt theo cách cho phép bạn hoàn thành công việc trong một số bước nhỏ, bạn có thể gọi nó là mục hành động và bắt tay vào làm ngay!

Một ví dụ tốt là có thể thực hiện ngay sau khi được cài đặt. Nếu bạn thấy không phải như vậy, có thể bạn đã tạo mục hành động quá phức tạp hoặc quá mơ hồ.

Ví dụ về mục hành động

Ngay cả khi bạn viết các mục hành động cho chính mình, bạn vẫn nên bao gồm tất cả các phần. Bạn sẽ (hy vọng là vậy!) hiểu những gì bạn đang nói.

Bạn có thể bỏ qua một số chi tiết nhất định, nhưng nếu công ty sử dụng các mục hành động cho báo cáo hàng ngày hoặc đánh giá hiệu suất của nhân viên, việc bao gồm thông tin này sẽ giúp bạn lưu giữ hồ sơ công việc của mình tốt hơn.

Kết luận

Việc tuân theo các mẹo này cho danh sách việc cần làm và mục hành động của bạn không tốn nhiều thời gian nhưng có thể thay đổi hoàn toàn cách bạn viết và liệt kê các mục hành động.

Với ClickUp, bạn có các công cụ và tính năng năng suất phù hợp để cải thiện các mục hành động và danh sách việc cần làm của mình. Đăng ký ClickUp ngay hôm nay!