Mọi hướng dẫn đều khuyên bạn nên chia một dự án lớn thành các luồng công việc. Tuy nhiên, hầu như không có hướng dẫn nào chỉ ra việc cần làm với các không gian giữa các luồng công việc đó. Nhưng chính những không gian này quyết định sự thành công hay thất bại của dự án.
Dễ dàng coi các luồng công việc trong quản lý dự án như một bài toán phân chia cơ bản. Bạn chia công việc thành các luồng, chỉ định người chịu trách nhiệm cho từng luồng và để chúng tự vận hành. Tuy nhiên, việc chia nhỏ công việc chỉ là bước đầu tiên. Một luồng công việc có thể vận hành hoàn hảo, nhưng vẫn có thể gây ra vấn đề nếu không ai theo dõi quá trình bàn giao cho nhóm tiếp theo.
Hướng dẫn này tập trung vào việc quản lý các hoạt động diễn ra giữa các luồng công việc. Ví dụ như việc bàn giao, các mối phụ thuộc và các mốc thời gian chia sẻ.
Tóm tắt: Các luồng công việc chia một dự án phức tạp thành các nhánh song song, mỗi nhánh có một người chịu trách nhiệm duy nhất. Phần này khá đơn giản và hầu hết mọi người đều thực hiện đúng. Điều khiến dự án thất bại chính là các khâu bàn giao, mối phụ thuộc và các mốc thời gian chung kết nối các nhánh đó. Thường thì không ai được giao nhiệm vụ đảm bảo các khoảng trống đó được lấp đầy.
Các nhóm thành công không chỉ vận hành các luồng công việc hiệu quả hơn. Họ coi mỗi điểm kết nối là yếu tố cần theo dõi hàng ngày. Họ xác định rõ người chịu trách nhiệm, áp dụng các điểm kiểm tra đơn giản (có hoặc không) và quy tắc cụ thể về thời điểm cần báo cáo vấn đề lên cấp trên. Nếu bạn chỉ nhớ một điều: hãy quản lý các điểm kết nối, chứ không chỉ các luồng công việc.
Dòng công việc trong quản lý dự án là gì?
Dòng công việc là một chuỗi các công việc liên quan, độc lập và riêng biệt. Nó diễn ra song song với các dòng công việc khác để cùng hướng tới mục tiêu chính của dự án. Mỗi dòng công việc có các sản phẩm đầu ra, dòng thời gian và một người chịu trách nhiệm duy nhất: trưởng dòng công việc.
Từ khóa ở đây là cấu trúc. Một nhóm công việc lỏng lẻo không có ranh giới và không có người chịu trách nhiệm rõ ràng. Ngược lại, một luồng công việc có phạm vi được xác định rõ ràng, các điểm bàn giao cụ thể và một người chịu trách nhiệm về tiến độ. Cấu trúc này giúp tránh sự xung đột giữa các công việc diễn ra song song.
Các luồng công việc chính là yếu tố giúp một dự án phức tạp trở nên dễ theo dõi. Bạn có thể xem trạng thái của từng luồng mà không cần phải phân tích toàn bộ dự án. Nếu thiếu điều này, các dự án quy mô lớn sẽ sụp đổ. Mọi thứ đều trông có vẻ cấp bách như nhau, các nhóm bỏ sót các mối phụ thuộc, và chỉ một sự chậm trễ cũng có thể phá hỏng toàn bộ dòng thời gian dự án.
Bạn cũng sẽ nghe thấy các luồng công việc được gọi là "tracks", "dự án streams" hoặc "delivery streams". Đây đều là cùng một đơn vị cấu trúc nhưng được gọi bằng các nhãn khác nhau.
Luồng công việc (workstream) và quy trình làm việc (workflow): Sự khác biệt giữa chúng là gì?
Luồng công việc là một lĩnh vực công việc rộng lớn. Quy trình làm việc là quy trình cụ thể giúp công việc di chuyển qua lĩnh vực đó. Mọi người thường nhầm lẫn giữa hai thuật ngữ này. Tuy nhiên, việc nhầm lẫn giữa chúng sẽ dẫn đến sự không rõ ràng về quyền sở hữu.
Luồng công việc là toàn bộ phạm vi các công việc, nhóm và sản phẩm đầu ra có liên quan trong một dự án. Quy trình làm việc là trình tự chính xác các bước mà một công việc cụ thể thực hiện từ đầu đến cuối. Ví dụ: Soạn thảo, Kiểm tra, Phê duyệt, Xuất bản.
Dưới đây là so sánh các điểm khác biệt chính:
| Phạm vi | Lĩnh vực công việc liên quan rộng lớn | Quy trình duy nhất có thể lặp lại |
| Quyền sở hữu | Trưởng luồng công việc quản lý một nhóm | Người phụ trách quy trình xác định các bước |
| Thời lượng | Kéo dài trong suốt thời gian thực hiện dự án | Lặp lại mỗi khi một công việc bắt đầu |
| Vai trò trong dự án | Một luồng công việc song song quan trọng | Một quy trình diễn ra trong một luồng công việc |
| Ví dụ | Tiếp thị cho sự kiện ra mắt sản phẩm | Phê duyệt nội dung trong đợt ra mắt đó |
Nguyên tắc cốt lõi: Mối quan hệ này là mối quan hệ bao hàm. Mỗi luồng công việc chứa nhiều quy trình làm việc.
Nguyên tắc cốt lõi: Mối quan hệ này là mối quan hệ bao hàm. Mỗi luồng công việc chứa nhiều quy trình làm việc.
Hãy xem luồng công việc như một "khung chứa" và các quy trình làm việc như những "cơ chế lặp lại" bên trong nó. Ví dụ, một luồng công việc tiếp thị cho việc ra mắt sản phẩm có thể bao gồm ba quy trình làm việc riêng biệt: quy trình tạo/lập nội dung, quy trình phê duyệt quảng cáo và quy trình danh sách kiểm tra cho ngày ra mắt.
Lợi ích của các luồng công việc là gì?
Các luồng công việc mang lại cho bạn sáu lợi ích cụ thể: kiểm soát chậm trễ, quyền sở hữu rõ ràng, khối lượng công việc hiển thị, cách ly rủi ro, báo cáo dễ dàng hơn và quá trình tích hợp nhanh hơn. Chúng không chỉ tổ chức dự án mà còn thay đổi cách dự án vận hành khi đối mặt với áp lực. Dưới đây là những gì bạn sẽ nhận được.
- Kiểm soát sự chậm trễ. Sự chậm trễ trong một luồng công việc sẽ không lan sang các luồng khác. Trong Danh sách công việc phẳng, sự chậm trễ ở bất kỳ đâu cũng sẽ kéo theo toàn bộ tiến độ. Với các luồng công việc, sự chậm trễ hai tuần trong hạ tầng sẽ không ảnh hưởng đến thiết kế trải nghiệm người dùng (UX) trừ khi hai luồng này có liên kết chia sẻ trực tiếp. Tác động tiêu cực được thu hẹp từ “toàn bộ dự án” xuống còn “một luồng công việc”. Bạn có thể dễ dàng phân biệt giữa việc không đạt được mốc thời gian phụ và việc không kịp ra mắt sản phẩm.
- Phân công quyền sở hữu rõ ràng. Mỗi luồng công việc đều có một người phụ trách được chỉ định. Khi có sự cố xảy ra, không ai phải mất thời gian hỏi: “Đây là việc của ai?” Người phụ trách sẽ tự khắc phục hoặc báo cáo lên cấp trên. Việc chia sẻ quyền sở hữu chính là nguyên nhân khiến các vấn đề bị bỏ ngỏ: mọi người đều cho rằng ai đó khác đang xử lý nó
- Khối lượng công việc được hiển thị rõ ràng. Bạn có thể phát hiện tình trạng kiệt sức trước khi nó xảy ra. Nhân sự và công cụ được phân bổ vào các luồng công việc cụ thể thay vì nằm trong một danh sách công việc tồn đọng khổng lồ. Hệ thống sẽ cho bạn biết nếu một kỹ sư đang được phân công cho ba luồng công việc cùng đạt đỉnh vào cùng một thời điểm. Sự trùng lặp này không thể nhìn thấy trong danh sách phẳng, nhưng lại rất rõ ràng khi xem theo chế độ xem luồng công việc.
- Rủi ro được cô lập. Nếu nhà cung cấp không đáp ứng được thời hạn trong luồng công việc di chuyển dữ liệu, luồng công việc quản lý thay đổi vẫn tiếp tục xây dựng tài liệu đào tạo. Luồng công việc thiết lập kỹ thuật cũng tiếp tục tiến triển. Một khối chỉ làm đình trệ một luồng công việc, chứ không phải năm luồng. Bạn chỉ mất một tuần làm việc của luồng công việc đó thay vì mất cả tuần của dự án.
- Báo cáo dễ dàng hơn. Các nhà lãnh đạo có thể kiểm tra một luồng công việc duy nhất mà không cần đọc toàn bộ dự án. Một bên liên quan chỉ quan tâm đến việc tuân thủ có thể xem luồng công việc cụ thể đó để tìm câu trả lời. Họ không cần phải cuộn qua 200 công việc để xác định trạng thái.
- Quá trình hòa nhập nhanh hơn. Các thành viên mới trong nhóm có thể bắt đầu làm việc với năng suất cao chỉ trong vài ngày. Một kỹ sư gia nhập dự án giữa chừng không cần phải tìm hiểu toàn bộ dự án để có thể hỗ trợ. Họ chỉ cần nắm rõ phạm vi công việc của luồng công việc riêng mình và bắt tay vào làm việc. Luồng công việc tạo ra một phạm vi công việc nhỏ gọn và dễ quản lý
Các dự án không thất bại bên trong các luồng công việc. Chúng thất bại ở những điểm giao nhau. Đây là lý do:
Việc chia dự án thành các luồng công việc là phần dễ dàng. Ai cũng có thể vẽ các Box đó. Điều giết chết dự án chính là những gì diễn ra giữa các Box đó. Đó là các bước bàn giao, các mối phụ thuộc và những lúc một luồng công việc không đáp ứng được thời hạn mà luồng công việc khác đang phụ thuộc vào.
Các quyết định, thay đổi trạng thái và thời hạn được điều chỉnh thường bị bỏ sót. Càng tạo ra nhiều luồng công việc, bạn càng phải theo dõi nhiều lần chuyển giao.
Đây chỉ là phép tính từ cuốn "The Mythical Man-Month " được áp dụng cho cấu trúc thay vì con người. Tác giả đã chỉ ra rằng các đường truyền thông tin tăng theo cấp số nhân dựa trên công thức này:
n(n-1)/2: khi thêm người, chi phí phối hợp tăng theo cấp số nhân, trong khi sản lượng chỉ tăng theo cấp số cộng.
Nếu thay thế từ “người” bằng “luồng công việc”, bài học này vẫn đúng. Ba luồng công việc có ba giao diện cần quản lý. Sáu luồng công việc có mười lăm giao diện. Mỗi luồng công việc bạn thêm vào không chỉ đơn thuần là thêm công việc. Nó còn làm tăng gấp bội số lượng điểm mà công việc có thể bị bỏ sót.
Điều này định hình lại toàn bộ công việc. Công việc của người dẫn dắt không chỉ là điều hành luồng công việc của mình. Đó còn là việc bảo vệ ranh giới của luồng công việc đó. Họ phải biết chính xác mình phải chịu trách nhiệm gì đối với các luồng công việc khác và các luồng công việc đó phải chịu trách nhiệm gì đối với mình.
Tương tự, công việc của một quản lý dự án không chỉ đơn thuần là quản lý các công việc. Đó là việc quản lý sự tương tác giữa các luồng công việc. Họ phải theo dõi quá trình bàn giao, giám sát các mối phụ thuộc và phát hiện sớm các rủi ro liên quan đến nhiều luồng công việc.
Cũng có một cạm bẫy ở đây. Một quy luật nổi tiếng gọi là “Định luật Conway” cảnh báo rằng các tổ chức thường vô tình xây dựng các hệ thống phản ánh chính các kênh giao tiếp nội bộ của họ. Nói cách khác, bạn có thể sẽ vô tình phân nhóm các luồng công việc theo biểu đồ tổ chức hiện có mà không hề ý thức được điều đó.
Sau đó, bạn sẽ ngạc nhiên khi nhận ra rằng chính những công việc liên quan đến hai nhóm khác nhau lại là những công việc dễ bị chậm trễ. Hãy phân chia các luồng công việc theo loại công việc, chứ không phải dựa trên việc ai đã ngồi cùng nhau. Phần còn lại của hướng dẫn này không tập trung vào việc vẽ các Box. Mà là về việc thiết kế các điểm kết nối giữa chúng.
Các loại luồng công việc trong quản lý dự án
Có bốn loại luồng công việc chính: chức năng (theo bộ phận), liên chức năng (theo kết quả), địa lý (theo khu vực) và công nghệ/hệ thống (theo lớp kỹ thuật). Cách bạn phân định ranh giới sẽ quyết định những điểm chuyển giao nào bạn sẽ phải bảo vệ trong suốt dự án.
| Hàm | Các ranh giới rõ ràng mà ai cũng hiểu | Các công việc của nhóm thường bị bỏ sót | Các nhóm có công việc chủ yếu là độc lập |
| Liên chức năng | Các điểm nối nằm bên trong luồng công việc, dễ dàng theo dõi | Khó tuyển dụng nhân sự; nhân sự phân tán giữa các luồng công việc | Các kết quả đòi hỏi sự hợp tác chặt chẽ |
| Địa lý | Phù hợp với những khác biệt thực tế tại địa phương | Nỗ lực trùng lặp giữa các khu vực | Triển khai toàn cầu với phạm vi địa phương thực sự |
| Công nghệ/hệ thống | Các kết nối được tạo thành như một bản đồ của các giao diện hệ thống thực tế | Tất cả rủi ro tích hợp đều được giải quyết ở giai đoạn cuối | Phần mềm và CNTT với các lớp riêng biệt |
Các luồng công việc chức năng
Các luồng công việc chức năng được tổ chức theo bộ phận hoặc lĩnh vực chuyên môn, chẳng hạn như kỹ thuật, tiếp thị hoặc pháp lý. Đây là lựa chọn mặc định cho một số nhóm vì các ranh giới này đã tồn tại sẵn trên biểu đồ tổ chức. Không ai tranh cãi về việc luồng này kết thúc ở đâu và luồng tiếp theo bắt đầu từ đâu.
Điểm mạnh:
- Ranh giới rõ ràng mà ai cũng hiểu: Không có tranh cãi về việc ai chịu trách nhiệm về điều gì, phản ánh cách mọi người đã suy nghĩ về vai trò hàng ngày của mình
- Quá trình bàn giao suôn sẻ khi công việc là độc lập: Nếu bộ phận Kỹ thuật có thể triển khai mà không cần chờ đợi bộ phận Pháp lý trong hầu hết các trường hợp, các điểm giao nhau sẽ dễ quản lý hơn
- Quyền sở hữu đơn giản: Trưởng mỗi bộ phận là người chịu trách nhiệm chính, giúp xác định rõ trách nhiệm ngay từ ngày đầu tiên
Giới hạn:
- Các công việc liên phòng ban không có “nơi thuộc về”: Bất kỳ công việc nào cần sự tham gia của ba nhóm cùng lúc sẽ trở thành “không ai chịu trách nhiệm” (công việc đó không thể được phân loại rõ ràng vào bất kỳ luồng công việc nào).
- Các luồng công việc chỉ tối ưu hóa trong phạm vi nội bộ: Mỗi nhóm hoàn thiện luồng công việc của riêng mình và giả định rằng có người khác chịu trách nhiệm về việc bàn giao
Bỏ qua nếu: Các mục tiêu quan trọng nhất của bạn luôn đòi hỏi ba bộ phận trở lên phải phối hợp chặt chẽ với nhau trong công việc. Số lượng điểm giao nhau sẽ nhanh chóng vượt quá số lượng luồng công việc.
Phù hợp nhất với: Các dự án mà công việc của mỗi nhóm tương đối độc lập, với một vài điểm bàn giao rõ ràng và được xác định cụ thể.
Các luồng công việc liên chức năng
Các luồng công việc liên chức năng được cấu trúc xoay quanh một sản phẩm đầu ra hoặc kết quả cụ thể. Chúng tập hợp các thành viên từ nhiều bộ phận khác nhau vào cùng một luồng công việc. Ví dụ, luồng công việc “hướng dẫn người dùng mới” có thể bao gồm một nhà thiết kế, một kỹ sư và một nhân viên hỗ trợ. Điều này giúp tích hợp các công việc vào luồng công việc, nơi người phụ trách có thể theo dõi chúng hàng ngày.
Điểm mạnh:
- Những điểm chuyển giao phức tạp nhất được hiển thị: Mâu thuẫn giữa bộ phận thiết kế và kỹ thuật được giải quyết ngay trong cùng một luồng công việc tại một cuộc họp hàng ngày. Vấn đề không bị kéo dài qua ranh giới tổ chức xa xôi
- Tăng cường sự hợp tác giữa các nhóm có chuyên môn khác nhau: Những người cùng hướng tới một mục tiêu chung sẽ phối hợp nhanh hơn so với những người chỉ lo bảo vệ "lãnh địa" riêng của mình
- Quyền sở hữu kết quả rõ ràng: Người phụ trách chịu trách nhiệm về sản phẩm đầu ra hoàn thiện. Thành công được đo lường bằng công việc đã hoàn thành và bàn giao, chứ không phải chỉ là các hoạt động đơn thuần
Giới hạn:
- Việc điều động nhân sự luôn là một thách thức: Bạn đang điều động nhân viên ra khỏi nhóm chính của họ, trong khi các quản lý trực tiếp của họ vẫn muốn giữ họ lại. Điều này khiến sự trung thành của nhân viên bị chia rẽ
- “Điểm nghẽn” chuyển sang lịch làm việc của các thành viên: Một người được phân công vào ba luồng công việc liên chức năng khác nhau sẽ trở thành điểm nghẽn mới, ngay cả khi không có luồng công việc nào bị quá tải
Bỏ qua nếu: Bạn không thể nhận được cam kết thực sự từ các trưởng bộ phận về việc phân công nhân sự. Các luồng công việc liên chức năng thiếu nhân lực còn tệ hơn cả các luồng công việc chuyên môn.
Phù hợp nhất với: Các sản phẩm đầu ra đòi hỏi sự hợp tác chặt chẽ giữa các chuyên môn khác nhau, trong đó bạn muốn giải quyết các mâu thuẫn một cách trực tiếp thay vì qua ranh giới giữa các nhóm.
Các luồng công việc theo khu vực địa lý
Các luồng công việc theo khu vực hoạt động dựa trên khu vực hoặc địa điểm, chẳng hạn như "Ra mắt tại Bắc Mỹ" so với "Ra mắt tại EMEA". Cấu trúc này thường được áp dụng trong các đợt triển khai toàn cầu, nơi các quy định pháp lý, ngôn ngữ hoặc điều kiện thị trường địa phương dẫn đến các công việc khác nhau.
Điểm mạnh:
- Phù hợp với những khác biệt thực tế tại địa phương: Khi luật pháp địa phương hoặc điều kiện thị trường có sự khác biệt, các luồng công việc theo khu vực cho phép mỗi nhóm làm việc theo nhịp độ riêng của mình
- Quyền sở hữu và hành động tại địa phương: Một trưởng khu vực am hiểu thị trường sẽ đưa ra quyết định chính xác hơn so với một quản lý dự án trung ương chỉ đưa ra phỏng đoán từ xa
- Rủi ro khu vực được kiểm soát: Sự chậm trễ về tuân thủ tại châu Âu sẽ không làm trì hoãn việc ra mắt tại Bắc Mỹ
Giới hạn:
- Sự trùng lặp nỗ lực là mặc định dẫn đến thất bại: Hai khu vực giải quyết cùng một vấn đề hai lần vì không có ranh giới rõ ràng giữa công việc địa phương và công việc chia sẻ
- Các mục cốt lõi chung thường bị bỏ qua: Các quy tắc thương hiệu, mô hình dữ liệu và cấu trúc giá cả phải được duy trì nhất quán trên tất cả các khu vực. Những mục này cần có một người chịu trách nhiệm chính, nhưng các dòng công việc tại các khu vực đều cho rằng có người khác đang xử lý việc này
Bỏ qua nếu: Các khu vực của bạn chỉ khác nhau về múi giờ. Bạn đang tạo ra chi phí phối hợp cao cho những khác biệt không thực sự tồn tại. Tốt hơn hết, bạn nên sử dụng thiết lập tổ chức theo chức năng.
Phù hợp nhất cho: Các đợt triển khai toàn cầu, nơi điều kiện địa phương tạo ra các công việc thực sự khác biệt, nhưng vẫn được hỗ trợ bởi một nền tảng cốt lõi chung rõ ràng và có chủ sở hữu cụ thể.
Các luồng công việc về công nghệ/hệ thống
Các luồng công việc về công nghệ/hệ thống phân nhóm công việc theo các lớp kỹ thuật, chẳng hạn như Front-End, Back-End, Cơ sở dữ liệu hoặc Cơ sở hạ tầng. Thiết lập này rất phổ biến trong lĩnh vực phần mềm và CNTT. Mỗi lớp có người chịu trách nhiệm và hồ sơ rủi ro khác nhau. Đây là phiên bản phản ánh chính xác nhất của câu nói “các dự án thất bại ở các điểm nối” bởi vì các điểm nối ở đây chính là các giao diện hệ thống.
Điểm mạnh:
- Các điểm nối tương ứng với các hợp đồng mã nguồn thực tế: Các điểm bàn giao chính là các kết nối mã nguồn và API. Chúng có thể được xác định, quản lý phiên bản và kiểm thử. Chúng cụ thể hơn nhiều so với việc bàn giao mơ hồ giữa các nhóm
- Quyền sở hữu chuyên môn: Người đứng đầu mỗi tầng có chuyên môn sâu về các rủi ro cụ thể của tầng đó. Điều này có nghĩa là các vấn đề sẽ được phát hiện sớm bởi những người thực sự hiểu rõ chúng
- Tiến độ song song: Các nhóm front-end và back-end có thể phát triển đồng thời dựa trên một hợp đồng đã được thống nhất
Giới hạn:
- Rủi ro tích hợp dồn nén đến giai đoạn cuối: Mọi quyết định bị trì hoãn về cách các lớp kết nối với nhau sẽ cùng ập đến một lúc trong giai đoạn tích hợp. Đây chính là lý do tại sao giai đoạn cuối cùng thường xuyên gặp sự cố nghiêm trọng.
- Các thay đổi trong hợp đồng diễn ra âm thầm: Nếu một lớp thay đổi giao diện của mình mà không thông báo cho các lớp khác, mọi thứ sẽ bị hỏng vào phút chót
Bỏ qua nếu: Dự án của bạn đủ nhỏ để một nhóm duy nhất chịu trách nhiệm toàn bộ hệ thống kỹ thuật. Các luồng công việc theo lớp sẽ thêm các giao diện không cần thiết.
Phù hợp nhất với: Các dự án phần mềm và CNTT trong đó mỗi lớp hệ thống có người chịu trách nhiệm riêng biệt, hồ sơ rủi ro riêng và giao diện mã nguồn rõ ràng giữa các lớp.
Hầu hết các dự án quy mô lớn đều áp dụng mô hình kết hợp
Việc kết hợp các phong cách này thường là đúng đắn, nhưng đây cũng chính là nơi những “cạm bẫy” trong biểu đồ tổ chức gây ra tác động mạnh nhất. Một chiến dịch ra mắt toàn cầu có thể vận hành các luồng công việc theo khu vực ở cấp cao nhất, với các luồng công việc chức năng như tiếp thị, hậu cần hoặc tuân thủ được lồng ghép bên trong từng khu vực.
Hãy nhớ lại công thức tính toán từ trước: mỗi cấp độ lồng ghép sẽ làm tăng số điểm giao tiếp. Chỉ nên lồng ghép các luồng công việc đến mức bạn vẫn có thể nhìn rõ các điểm bàn giao.
Những điều mỗi luồng công việc cần có
Mỗi luồng công việc cần có mười yếu tố: một người chịu trách nhiệm duy nhất được chỉ định rõ ràng, phạm vi công việc rõ ràng, đầu vào và đầu ra được ghi chép đầy đủ, các cột mốc bàn giao, theo dõi trạng thái độc lập, quy tắc xử lý sự cố, kênh liên lạc chuyên dụng, định dạng cập nhật tiêu chuẩn, thời gian dự phòng tại các điểm giao nhau, và một nguồn thông tin chính xác duy nhất. Dù bạn phân chia dự án như thế nào, một luồng công việc chỉ có thể hoạt động hiệu quả khi các yếu tố này được đảm bảo đầy đủ.
- Một người chịu trách nhiệm duy nhất được chỉ định. Bạn cần một người dẫn dắt luồng công việc chịu trách nhiệm về tiến độ và việc bàn giao của luồng đó. Đây không thể là một ủy ban hay cả nhóm. Nếu bạn không thể chỉ định người chịu trách nhiệm bằng một từ duy nhất, thì luồng công việc đó chưa tồn tại
- Phạm vi và sản phẩm đầu ra rõ ràng. Viết ra một tuyên bố đơn giản về những gì luồng công việc này tạo ra và những gì nó không tạo ra. Một phạm vi mơ hồ sẽ dẫn đến việc có hai luồng công việc, hoặc là cả hai đều xây dựng cùng một thứ, hoặc là cả hai đều cho rằng bên kia đang làm việc đó
- Danh sách các đầu vào và đầu ra. Xác định những gì luồng công việc cần từ các luồng khác để bắt đầu, và những gì nó phải cung cấp cho các luồng đó khi hoàn thành. Đây chính là điểm kết nối, được ghi chép lại. Nếu bạn không ghi chép lại, nó sẽ không tồn tại cho mục đích kế hoạch.
- Các cột mốc bàn giao rõ ràng. Sử dụng các điểm kiểm tra đơn giản “có” hoặc “không” tại những vị trí mà luồng công việc này bàn giao công việc cho luồng khác. Một cột mốc dự án chỉ có thể ở trạng thái “đã hoàn thành” hoặc “chưa hoàn thành”. Tuyệt đối không ghi nhãn cột mốc bàn giao là “hoàn thành 80%”
- Đang theo dõi trạng thái độc lập. Mỗi luồng công việc phải thể hiện rõ liệu nó đang đi đúng tiến độ, có nguy cơ chậm trễ hay bị khối chặn. Điều này cho phép ban lãnh đạo kiểm tra một luồng công việc cụ thể mà không cần phải xem xét từng công việc trong đó
- Một quy tắc rõ ràng về việc báo cáo lên cấp trên. Thống nhất trước về thời điểm một khối sẽ được chuyển khỏi luồng công việc và báo cáo lên người quản lý dự án chính. Ví dụ: ‘bất kỳ khối nào kéo dài hơn hai ngày, hoặc bất kỳ phụ thuộc nào có nguy cơ ảnh hưởng đến dự án.’ Nếu không có quy tắc, hoặc là mọi vấn đề đều được báo cáo lên cấp trên, hoặc là không có vấn đề nào được báo cáo cả
- Một kênh trò chuyện chuyên dụng. Tạo một không gian riêng biệt để cập nhật thông tin, đưa ra quyết định và lưu trữ tệp tin cho luồng công việc này. Giữ kênh này tách biệt với kênh trò chuyện chính của dự án để tránh bỏ sót các chi tiết quan trọng
- Một định dạng cập nhật tiêu chuẩn. Cài đặt tần suất người phụ trách báo cáo trạng thái và mẫu báo cáo mà họ sử dụng. Duy trì định dạng này thống nhất trên tất cả các luồng công việc để người quản lý dự án có thể dễ dàng so sánh chúng
- Dự trù thời gian dự phòng tại các điểm chuyển giao. Hãy dành thêm vài ngày trong lịch trình, đặc biệt là xung quanh các điểm chuyển giao công việc. Sự chậm trễ sẽ gia tăng khi công việc được chuyển giao
- Một nguồn thông tin chính xác duy nhất. Duy trì một phiên bản chính của kế hoạch và trạng thái luồng công việc mà mọi người đều tin tưởng. Nếu bạn phân tán các chi tiết qua nhiều ứng dụng, bạn sẽ tái tạo lại sự hỗn loạn mà các luồng công việc vốn được thiết kế để khắc phục
Cách tạo luồng công việc cho dự án của bạn
Việc tạo một luồng công việc bao gồm năm bước: xác định phạm vi, chia dự án thành các sản phẩm đầu ra, chỉ định một người chịu trách nhiệm cho mỗi luồng, xác định các mối phụ thuộc và các cột mốc quan trọng, sau đó thiết lập cơ chế giao tiếp và theo dõi.
Dù bạn lập kế hoạch trên bảng tính, nền tảng quản lý dự án hay trên Bảng trắng, thì công việc chính là vạch ra các ranh giới để đảm bảo mọi thứ vẫn diễn ra suôn sẻ khi công việc bắt đầu vượt qua các ranh giới đó.
Bước 1: Xác định phạm vi và mục tiêu của dự án
Trước khi vạch ra bất kỳ luồng công việc nào, hãy ghi rõ những gì dự án sẽ mang lại và những gì không. Ranh giới của các luồng công việc phải xuất phát từ phạm vi dự án, chứ không phải ngược lại. Nếu bạn thiết lập các luồng công việc trước khi hiểu rõ công việc, bạn sẽ bỏ sót các công việc quan trọng hoặc tạo ra công việc trùng lặp.
Hãy ghi chép lại ba điều sau đây trước khi tiếp tục:
- Kết quả cuối cùng: Kết quả hoàn thiện, chẳng hạn như một sản phẩm đã ra mắt hoặc một hệ thống đã được di chuyển
- Các ràng buộc cứng: Ngân sách, thời hạn và bất kỳ quy tắc tuân thủ nào
- Tiêu chí thành công: Cách xác định công việc đã hoàn thành, chẳng hạn như sự chấp thuận của các bên liên quan
Hãy viết ngắn gọn. Bước này nên tạo ra một tài liệu phạm vi công việc đơn giản, chỉ dài một trang.
Mẹo chuyên nghiệp: Viết một câu duy nhất mô tả mục tiêu của dự án. Nếu câu đó sử dụng từ “và” hơn một lần, rất có thể bên trong đó đang ẩn chứa nhiều luồng công việc khác nhau.
Bước 2: Chia dự án thành các sản phẩm đầu ra
Xác định các sản phẩm chính mà dự án phải tạo ra. Nhóm các mục liên quan vào các dòng công việc, mỗi dòng có một sản phẩm đầu ra riêng biệt.
Tránh thiết kế quá phức tạp ở đây. Mỗi luồng công việc bạn thêm vào sẽ tạo ra thêm nhiều điểm giao nhau. Một dự án được chia thành mười luồng có thể khiến thời gian dành cho các cuộc họp nhiều hơn thời gian dành cho công việc thực tế.
Áp dụng Bài kiểm tra Độc lập cho các nhóm của bạn:
- Tách chúng ra nếu hai nhóm công việc có thể tiến hành mà không cần phải chờ đợi lẫn nhau
- Giữ chúng lại với nhau nếu chúng có mối liên hệ chặt chẽ và chia sẻ cùng một nhóm người tham gia hàng ngày
- Gộp lại nếu một nhóm có ít hơn 5 công việc hoặc chỉ có 1 người
Bước 3: Chỉ định người chịu trách nhiệm và vai trò cho các luồng công việc
Chỉ định chính xác một người phụ trách có tên cụ thể cho mỗi luồng công việc. Người này chịu trách nhiệm về dòng thời gian, các sản phẩm đầu ra và việc bàn giao công việc. Không giao quyền sở hữu cho một ủy ban hay cho cả nhóm. Hãy tập trung vào một cá nhân cụ thể.
Xác định các vai trò xoay quanh người chịu trách nhiệm duy nhất đó:
- Người phụ trách: Người chịu trách nhiệm chính cho luồng công việc
- Người đóng góp: Những người trực tiếp thực hiện công việc
- Người phê duyệt: Những người phê duyệt các sản phẩm đầu ra đã hoàn thành
- Các bên liên quan: Những người cần được cập nhật thông tin nhưng không trực tiếp tham gia thực hiện các công việc
Mẹo chuyên nghiệp: Trao cho các trưởng nhóm quyền hạn thực tế trong công việc hàng ngày. Nếu một trưởng nhóm không thể giải quyết vướng mắc cho chính nhóm của mình mà không cần hỏi ý kiến người quản lý dự án chính trước, thì cơ cấu đó chỉ là hình thức.
Bước 4: Xác định các mối phụ thuộc và thiết lập các cột mốc quan trọng
Ghi chép cách các luồng công việc phụ thuộc lẫn nhau bằng các liên kết rõ ràng và hiển thị. Đừng dựa vào những giả định. Nếu mối phụ thuộc chỉ tồn tại trong suy nghĩ của ai đó, nó sẽ không thể kích hoạt cảnh báo khi dòng thời gian bị chậm trễ.
Xác định chính xác các điểm giao nhau giữa các luồng công việc:
- Các yếu tố phụ thuộc: Đối với mỗi luồng công việc, danh sách các yếu tố cản trở từ các luồng khác và các sản phẩm đầu ra cần bàn giao cho các luồng khác
- Các cột mốc bàn giao: Các điểm kiểm tra đơn giản dạng "có" hoặc "không" được đặt tại mỗi điểm giao nhau
- Ngày chia sẻ: Khi hai luồng công việc chia sẻ cùng hạn chót, cả hai người phụ trách phải thống nhất ngày đó với nhau
Mẹo chuyên nghiệp: Trong bảng tính, hãy sử dụng cột “phụ thuộc vào”. Trong công cụ quản lý dự án, hãy sử dụng chế độ xem dòng thời gian trực quan để nắm bắt đường dẫn quan trọng trên mọi luồng công việc cùng lúc. Tốt hơn nữa, một bố cục có cấu trúc như Mẫu Bản đồ Phụ thuộc của ClickUp sẽ cung cấp cho bạn một không gian sẵn có để ghi lại các mối phụ thuộc thay vì đang theo dõi chúng trong đầu.
Bước 5: Cài đặt hệ thống giao tiếp và theo dõi
Dành cho mỗi luồng công việc một không gian riêng biệt để cập nhật thông tin, đưa ra quyết định và lưu trữ tệp tin. Giữ không gian này tách biệt với kênh trò chuyện chính của dự án. Điều này giúp tránh tình trạng các cuộc trò chuyện hàng ngày của một luồng công việc làm lu mờ các cảnh báo khẩn cấp của luồng công việc khác.
Xác định ba mục để xây dựng một kế hoạch giao tiếp gọn nhẹ cho từng luồng công việc:
- Một nguồn thông tin chính xác duy nhất: Một phiên bản chính thức duy nhất của kế hoạch mà mọi người đều tin tưởng
- Lịch trình cập nhật tiêu chuẩn: Tần suất người phụ trách báo cáo trạng thái, sử dụng mẫu báo cáo thống nhất để người quản lý dự án có thể dễ dàng so sánh và theo dõi tiến độ
- Quy tắc chuyển cấp: Quy tắc đã được thống nhất về thời điểm một vấn đề cần được chuyển lên quản lý dự án
Mẹo chuyên nghiệp: Hãy chuẩn hóa các mẫu báo cáo trạng thái trước khi khởi động dự án. Nếu mỗi trưởng nhóm tự tạo ra định dạng riêng, người quản lý dự án sẽ lãng phí thời gian vào việc chuyển đổi các bản cập nhật thay vì tập trung vào việc quản lý rủi ro dự án.
Các phương pháp hay nhất để quản lý các luồng công việc
Quản lý các luồng công việc hiệu quả phụ thuộc vào sáu thói quen: rà soát các điểm giao nhau hàng tuần, tổ chức các phiên làm việc, theo dõi nhân sự giữa các luồng, duy trì sổ đăng ký rủi ro xuyên luồng, rà soát ranh giới tại các cột mốc quan trọng và đóng các luồng đã hoàn thành. Cài đặt chúng chỉ là một khoảnh khắc. Vận hành chúng là cả một quá trình dài.
Cấu trúc mà bạn thiết kế tại buổi khởi động sẽ bắt đầu thay đổi ngay từ ngày đầu tiên công việc bắt đầu. Một trưởng nhóm rời đi, một phụ thuộc thay đổi, hoặc một luồng công việc nhỏ bỗng nhiên chiếm hết một nửa nhóm. Đây chính là lý do tại sao rất nhiều thiết lập bị phá vỡ ngay từ tuần thứ hai.
Sáu phương pháp này giúp các luồng công việc của bạn vẫn được duy trì nguyên vẹn khi tình hình thực tế thay đổi:
- Kiểm tra các kết nối. Trạng thái kiểm tra thường chỉ tập trung vào một luồng công việc để xem liệu nó có đang đi đúng hướng hay không. Tuy nhiên, chính các kết nối giữa các luồng công việc mới là nơi thường xảy ra sự cố, và điều này thực sự xảy ra. Một trưởng nhóm có thể âm thầm điều chỉnh lại thời hạn của một sản phẩm đầu ra mà một luồng công việc khác phụ thuộc vào. Mỗi tuần một lần, hãy yêu cầu các trưởng nhóm xác nhận lại những gì họ phải thực hiện cho nhau và thời hạn cụ thể.
- Tổ chức các phiên làm việc. Các trưởng nhóm cần có các cuộc họp định kỳ để trao đổi về các rào cản và giải quyết xung đột trước khi chúng trở nên nghiêm trọng. Đây không phải là một bản cập nhật trau chuốt dành cho các bên liên quan. Mỗi trưởng nhóm nêu rõ những gì đang cản trở họ, cột mốc nào sắp tới và những thay đổi trong dòng thời gian của họ. Người quản lý dự án điều phối cuộc thảo luận mà không chi phối nó. Tổ chức họp hàng tuần đối với các dự án dài hạn, hoặc hàng ngày đối với các sự kiện diễn ra nhanh chóng.
- Theo dõi các thành viên. Một luồng công việc có thể trông hoàn toàn suôn sẻ, trong khi một người được phân công vào ba luồng khác nhau lại trở thành điểm nghẽn. Sự trùng lặp này sẽ không thể nhận ra nếu bạn chỉ theo dõi từng luồng riêng lẻ. Hãy chú ý đến kỹ sư hoặc nhà thiết kế có tất cả các luồng công việc đều đạt đỉnh vào cùng một tuần. Phát hiện sớm sự xung đột này sẽ giúp ngăn ngừa tình trạng kiệt sức của nhóm.
- Duy trì sổ đăng ký rủi ro liên luồng. Các rủi ro nằm trong một luồng là trách nhiệm của người phụ trách. Các rủi ro ảnh hưởng đến nhiều luồng, như nhà cung cấp chậm trễ, có thể phá hỏng dự án. Duy trì một bản ghi đơn giản để đánh dấu các luồng mà mỗi rủi ro tác động đến. Chỉ định một người chịu trách nhiệm duy nhất cho mỗi rủi ro liên luồng và rà soát nó tại mỗi cuộc họp đồng bộ giữa các người phụ trách.
- Rà soát lại phạm vi công việc tại các cột mốc quan trọng. Phạm vi công việc vốn hoàn hảo tại buổi khởi động có thể trở nên không phù hợp sau ba tháng. Hãy thiết lập các điểm rà soát chính thức tại các cột mốc quan trọng. Yêu cầu các trưởng nhóm xác nhận xem các luồng công việc, mối liên kết và nhân sự có còn phù hợp hay không. Đừng thay đổi phạm vi công việc hàng tuần, nếu không các nhóm sẽ mất tập trung. Chỉ thay đổi khi dữ liệu yêu cầu.
- Đóng các luồng công việc đã hoàn thành. Mỗi luồng công việc đều tốn thời gian và nỗ lực do các cuộc họp và quá trình bàn giao mà nó tạo ra. Một số luồng tồn tại lâu hơn cả công việc đã tạo ra chúng. Khi một luồng chỉ còn lại một vài công việc cuối cùng, hãy gộp nó vào một luồng lân cận. Đừng tốn thêm chi phí điều phối chỉ để duy trì nó. Việc đóng một luồng đã hoàn thành giúp dự án của bạn gọn nhẹ hơn. Hơn nữa, ít luồng công việc hơn đồng nghĩa với việc ít điểm yếu hơn khiến công việc có thể bị bỏ sót.
3 Ví dụ về luồng công việc trong các ngành khác nhau
Các luồng công việc xuất hiện trong nhiều loại dự án khác nhau như chiến dịch tiếp thị, phát triển phần mềm và dự án xây dựng, với cấu trúc giống nhau nhưng mức độ nghiêm ngặt của các mối phụ thuộc có thể khác nhau. Dưới đây là cách chúng được áp dụng trong thực tế qua ba dự án phổ biến.
1. Luồng công việc chiến dịch tiếp thị
Giả sử một công ty đang ra mắt một sản phẩm trên nhiều kênh khác nhau. Một người quản lý chiến dịch chịu trách nhiệm điều hành chiến dịch này. Bốn luồng công việc diễn ra song song và tất cả đều tập trung vào một ngày ra mắt. Dưới đây là cách phân chia các luồng công việc đó:
- Sản xuất nội dung: Bài viết blog, nghiên cứu trường hợp, trang đích. Do Trưởng bộ phận Tiếp thị Nội dung phụ trách
- Quảng cáo trả phí: Nội dung quảng cáo, mục tiêu quảng cáo và ngân sách. Do Trưởng bộ phận Tạo nhu cầu quản lý
- Sự kiện: Thiết lập hội thảo trực tuyến, điều phối diễn giả, quảng bá. Do Chuyên viên Sự kiện phụ trách
- Hỗ trợ bán hàng: Bản trình bày bán hàng, thẻ chiến lược, kịch bản demo. Do Chuyên viên Tiếp thị Sản phẩm phụ trách
Điểm mấu chốt: Bộ phận Quảng cáo Trả phí không thể hoàn thiện nội dung quảng cáo cho đến khi bộ phận Nội dung cung cấp thông điệp đã được phê duyệt và các tài sản thương hiệu.
Điểm khác biệt của phương pháp này: Các mối phụ thuộc là linh hoạt. Hầu hết các luồng công việc có thể tự vận hành trong một khoảng thời gian nhất định. Do đó, rủi ro không nằm ở một chuỗi công việc cứng nhắc, mà nằm ở một hoặc hai lần chuyển giao thông tin có thể tạo ra các khối công việc ở giai đoạn sau. Hãy chú ý đến các điểm nối, chứ không phải lịch trình.
Điểm mấu chốt: Bộ phận Quảng cáo Trả phí không thể hoàn thiện nội dung quảng cáo cho đến khi bộ phận Nội dung cung cấp thông điệp đã được phê duyệt và các tài sản thương hiệu.
Điểm khác biệt của phương pháp này: Các mối phụ thuộc là linh hoạt. Hầu hết các luồng công việc có thể tự vận hành trong một khoảng thời gian nhất định. Do đó, rủi ro không nằm ở một chuỗi công việc cứng nhắc, mà nằm ở một hoặc hai lần chuyển giao thông tin khiến toàn bộ các công việc phía sau bị khối. Hãy chú ý đến các điểm nối, chứ không phải lịch trình.
2. Luồng công việc phát triển phần mềm
Giờ đây, hãy hình dung một nhóm đang phát triển một ứng dụng mới dành cho khách hàng. Một trưởng nhóm kỹ thuật điều phối công việc này giữa các nhóm nhỏ, và mỗi nhóm nhỏ chịu trách nhiệm về một lớp chức năng. Chuỗi phụ thuộc chạy xuyên suốt mọi luồng công việc, do đó, bất kỳ sự chậm trễ nào ở đâu cũng sẽ làm lùi ngày phát hành. Công việc được phân chia như sau:
- Nghiên cứu trải nghiệm người dùng (UX): Cung cấp các bản phác thảo giao diện (wireframes) và các luồng người dùng đã được kiểm tra
- Front-end: Xây dựng các thành phần dựa trên thiết kế
- Back-end/API: Xây dựng các dịch vụ đồng thời dựa trên hợp đồng đã thỏa thuận
- Kiểm tra chất lượng (QA) và thử nghiệm: Thực hiện các bài kiểm tra dựa trên các quy tắc chấp nhận
- DevOps/thiết lập: Triển khai lên môi trường staging và môi trường sản xuất
Điểm then chốt: Bộ phận Kiểm thử Chất lượng (QA) cần có cái nhìn tổng quan về tiến độ của cả Front-End và Back-End để lập kế hoạch cho các chu kỳ kiểm thử.
Điểm khác biệt của phương pháp này: Trong các thiết lập Agile, các luồng công việc này tương ứng với các nhóm (squad). Mỗi nhóm tự vận hành lịch trình kế hoạch sprint riêng và chỉ đồng bộ tại các cột mốc quan trọng chung, như giai đoạn đóng băng tính năng. Rủi ro tích tụ vào giai đoạn cuối. Do đó, các điểm cần theo dõi là các thỏa thuận về mã nguồn giữa các lớp.
3. Dòng công việc của dự án xây dựng
Cuối cùng, hãy lấy một dự án xây dựng thương mại làm ví dụ. Một nhà thầu chính điều hành dự án, phối hợp các nhóm thợ mà thứ tự công việc của họ không thể thay đổi. Đây là cấu trúc phụ thuộc cứng nhắc nhất trong bất kỳ ngành nào. Điều này khiến các giai đoạn bàn giao trở nên không thể sai sót. Các luồng công việc phải đạt được các cột mốc quan trọng theo thứ tự cố định:
- Chuẩn bị mặt bằng: Dọn dẹp, san lấp, chuẩn bị nền móng
- Kỹ thuật kết cấu: Công việc kết cấu khung và chịu lực
- Điện và hệ thống ống nước: Công tác lắp đặt thô (Rough-in), không thể bắt đầu cho đến khi phần kết cấu đạt được các cột mốc quan trọng
- Hoàn thiện nội thất: Thực hiện sau khi đã vượt qua đợt kiểm tra hoàn thiện thô
- Giấy phép/tuân thủ: Được thực hiện song song, nhưng gây ra sự trì hoãn trong việc bắt đầu thi công thực tế
Điểm nối quan trọng: Công tác kết cấu phải hoàn thành các mốc kiểm tra đã định trước khi có thể bắt đầu thi công hệ thống điện và hệ thống ống nước thô.
Điểm khác biệt của phương pháp này: Bạn không thể sắp xếp lại thứ tự công việc. Không có “lối thoát” kiểu “chỉ cần thực hiện song song” như hai phương pháp kia. Vì vậy, việc lập bản đồ phụ thuộc không chỉ là yếu tố “nên có” ở đây. Đó chính là toàn bộ công việc ngay từ ngày đầu tiên. Việc bàn giao bị bỏ lỡ sẽ khiến dự án bị đình trệ.
Cách cài đặt các luồng công việc trong ClickUp
ClickUp tổ chức công việc thành các Không gian (Spaces), Thư mục (Folders) và Danh sách công việc (Lists). Mỗi luồng công việc có một Danh sách công việc riêng với các trạng thái, công việc và tài liệu riêng biệt. Mọi chế độ xem đều chia sẻ cùng một dữ liệu. Chỉ cần di chuyển một công việc hoặc thay đổi ngày hạn ở một nơi, thông tin sẽ được cập nhật đồng bộ trên tất cả các nơi khác.
Những điểm mạnh cụ thể của các luồng công việc:
- Cấu trúc phân cấp tương ứng với ranh giới các luồng công việc. Tạo một Không gian (Space) hoặc Thư mục (Folder) cho dự án, sau đó tạo một Danh sách công việc (List) cho mỗi luồng công việc. Mỗi Danh sách công việc có các trạng thái riêng (ví dụ: luồng kỹ thuật có các trạng thái Việc cần làm → Tiến độ → Code Review → Đã xong, trong khi luồng tiếp thị có các trạng thái Draft → Review → Approved → Live). Ranh giới của luồng công việc chính là ranh giới của Danh sách công việc, do đó phạm vi công việc được kiểm soát chặt chẽ mà không cần cấu hình thêm.
- Các mối phụ thuộc lan truyền qua các luồng công việc. Kết nối các công việc giữa các Danh sách công việc khác nhau trong Chế độ xem Biểu đồ Gantt bằng cách vẽ các đường phụ thuộc. Bật tính năng "Điều chỉnh lại lịch trình các mối phụ thuộc". Và khi một luồng công việc bị trễ trong quá trình bàn giao, mọi công việc ở phía sau trong luồng tiếp theo sẽ tự động điều chỉnh lại. Sự liên kết giữa các luồng công việc vẫn được hiển thị rõ ràng thay vì bị gián đoạn
- Bảng điều khiển hiển thị khả năng theo dõi xuyên luồng công việc: Tạo Bảng điều khiển ClickUp được lọc theo Danh sách công việc để xem trạng thái, các rào cản và tiến độ các cột mốc quan trọng của từng luồng công việc trên cùng một màn hình. Người quản lý dự án không còn phải liên tục theo dõi năm người phụ trách để cập nhật thông tin mà thay vào đó tập trung vào việc quản lý rủi ro.
- AI tổng hợp thông tin xuyên suốt các luồng công việc: ClickUp Brain thu thập trạng thái từ nhiều Danh sách công việc cùng lúc và hiển thị các mối phụ thuộc giữa các luồng công việc. Bản nháp được cập nhật cho người phụ trách từng luồng công việc. Hệ thống có đầy đủ bối cảnh ngay từ đầu, do đó giảm thiểu gánh nặng phối hợp giữa các luồng công việc song song
- Một Siêu Đại lý giám sát các điểm kết nối. Chỉ định một Siêu Đại lý ClickUp cho dự án, và nó sẽ theo dõi các điểm kết nối thay cho bạn. Nó sẽ cảnh báo khi cột mốc bàn giao bị trễ, thông báo cho người phụ trách luồng nhận khi có sự thay đổi ở luồng phụ thuộc phía trên, và phát hiện các rủi ro xuyên luồng mà việc kiểm tra trạng thái đơn luồng có thể bỏ sót. Đây là phiên bản luôn hoạt động của việc kiểm tra các điểm nối hàng tuần, do đó, việc bảng điều khiển hiển thị toàn màu xanh lá cây sẽ không che giấu một cách âm thầm việc bàn giao bị trễ.
Giới hạn:
- Có một quá trình làm quen. Các nhóm chuyển từ Trello hoặc bảng tính chia sẻ sang cần lập kế hoạch cho cấu trúc phân cấp (Spaces → Thư mục → Danh sách công việc) ngay từ đầu. Nếu bạn bỏ qua cấu trúc này và ném tất cả vào một Danh sách công việc duy nhất, bạn sẽ mất hoàn toàn sự tách biệt giữa các luồng công việc. Hầu hết các nhóm mất khoảng một hoặc hai tuần để làm quen với thiết lập phù hợp.
- Đây là công cụ vượt xa nhu cầu của bạn đối với các dự án đơn giản. Nếu bạn đang điều hành ít hơn ba luồng công việc song song với một nhóm nhỏ duy nhất, một bảng tính có cột “phụ thuộc vào” sẽ giúp bạn tiến hành công việc nhanh hơn
Bỏ qua nếu: Dự án của bạn chỉ có một nhóm, ít lần chuyển giao và không có sự phụ thuộc thực sự giữa các luồng công việc.
Phù hợp nhất cho: Các dự án có nhiều nhóm, trong đó các luồng công việc song song có sự phụ thuộc thực sự với nhau, và sự chậm trễ ở một luồng cần được hiển thị rõ ràng đến các luồng khác.
Bốn lỗi nối mà bạn không thể lường trước được
Bạn đã có thể nhận ra những sai lầm rõ ràng. Những sai lầm này bao gồm việc không chỉ định người chịu trách nhiệm, vẽ các luồng công việc chồng chéo lên biểu đồ tổ chức, hoặc phân công một người phải đảm nhiệm ba luồng công việc cùng lúc.
Tuy nhiên, một số lỗi không hề lộ ra khi bạn đang mắc phải chúng. Mọi thứ dường như vẫn diễn ra suôn sẻ. Dưới đây là bốn vấn đề ẩn ngay trước mắt:
Dự án toàn màu xanh lá cây nhưng thực chất đang gặp rắc rối. Mỗi trưởng nhóm đều đánh dấu luồng công việc của mình là ‘đang đúng tiến độ’. Bảng điều khiển của bạn tràn ngập màu xanh lá cây, nhưng ngày ra mắt vẫn bị trễ. Điều này xảy ra vì bạn chỉ đo lường trạng thái bên trong từng luồng công việc, nhưng chính quá trình bàn giao lại không có trạng thái riêng của nó.
Giải pháp: Gán trạng thái riêng cho từng lần bàn giao. Đánh dấu trạng thái đó là "đang tiến triển đúng tiến độ", "có rủi ro" hoặc "bị tắc nghẽn". Sau đó, giao trách nhiệm quản lý trạng thái đó cho nhóm tiếp nhận.
“Thỏa thuận ngầm” mà không ai ghi lại. Ai đó nói: “Bộ phận Tiếp thị luôn gửi file cho chúng ta đúng hạn, nên chúng ta không cần quy tắc chính thức.” Vấn đề nằm ngay ở đó. Những liên kết mà mọi người thường bỏ qua việc ghi chép lại lại chính là những liên kết đơn giản và đáng tin cậy nhất. Chính vì chúng không được ghi chép, nên sẽ không có cảnh báo tự động khi chúng bị trễ hẹn.
Giải pháp: Hãy ghi lại các công việc chuyển giao đơn giản trước tiên. Hãy làm điều này chính xác bởi vì không ai lo lắng về chúng. Một liên kết chỉ dựa trên ý định tốt thì không tồn tại trong kế hoạch.
Chết vì họp. Trong nỗ lực bảo đảm việc bàn giao công việc, bạn đã thiết lập các cuộc họp định kỳ cho từng điểm kết nối. Giờ đây, các trưởng nhóm của bạn dành nhiều thời gian để thảo luận về công việc hơn là thực hiện nó. Điều này tốn thời gian không kém gì các sai lầm khác.
Giải pháp: Điều chỉnh lịch cuộc họp sao cho phù hợp với mức độ rủi ro. Các chuỗi công việc chặt chẽ, nơi chỉ cần một sự chậm trễ cũng khiến toàn bộ quá trình dừng lại, phải được đồng bộ hóa hàng ngày. Các liên kết linh hoạt, có thể chậm trễ một thời gian, chỉ cần đồng bộ hóa tại các cột mốc quan trọng.
Công việc song song giả tạo. Hai luồng công việc nằm song song trên biểu đồ dự án của bạn. Chúng trông có vẻ độc lập. Tuy nhiên, cả hai đều đang chờ cùng một người đưa ra quyết định. Hoặc cùng một sếp phê duyệt ngân sách. Trên giấy tờ, công việc diễn ra đồng thời. Trên thực tế, các luồng công việc lại diễn ra lần lượt.
Giải pháp: Bạn có thể phát hiện vấn đề này sớm bằng cách kiểm tra nguồn lực. Hãy xem xét các thành viên chia sẻ và người phê duyệt, chứ không chỉ các công việc. Nếu việc rút một người ra khỏi nhóm khiến hai luồng công việc bị đình trệ, thì hai luồng đó thực chất chưa bao giờ thực sự chạy song song.
Cài đặt các luồng công việc không bị gián đoạn khi mở rộng quy mô
Điều phân biệt giữa các dự án thành công và các dự án trì trệ chính là liệu có ai thiết kế các kết nối giữa các luồng công việc đó hay không. Hay chỉ đơn giản là cho rằng chúng sẽ tự điều chỉnh được.
Mô hình này rất dễ dự đoán. Tuần đầu tiên trông rất suôn sẻ. Các luồng công việc được tổ chức gọn gàng, người chịu trách nhiệm rõ ràng và mọi người đều tiến hành nhanh chóng. Đến tuần thứ tư, một quyết định được đưa ra trong một luồng công việc đã làm hỏng công việc trong một luồng khác. Không ai phát hiện ra vấn đề này vì không ai theo dõi khoảng trống nơi các nhóm gặp nhau.
Các nhóm hoàn thành đúng hạn không phải vì có kế hoạch tốt hơn. Họ có cái nhìn rõ ràng hơn về những gì mỗi mảng công việc phải đảm bảo cho các mảng khác. Họ coi việc duy trì sự minh bạch đó như một thói quen hàng ngày, bởi vì cấu trúc này chỉ duy trì được nếu người quản lý dự án (PM) tiếp tục duy trì nó.
Nếu các dự án của bạn thường xuyên có sự tham gia của nhiều nhóm làm việc hướng tới cùng một hạn chót, ClickUp cho phép bạn quản lý từng luồng công việc trong một Danh sách công việc riêng biệt. Bạn có thể thiết lập mối phụ thuộc giữa các luồng và theo dõi toàn bộ trạng thái từ một bảng điều khiển duy nhất. Thậm chí, bạn có thể sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để cập nhật trạng thái công việc giữa các luồng mà không cần phải liên hệ từng người. Tất cả đều diễn ra trên một nền tảng duy nhất, giúp bạn không cần phải kết hợp nhiều công cụ khác nhau.
Bắt đầu sử dụng ClickUp miễn phí.
Các câu hỏi thường gặp về luồng công việc trong quản lý dự án
Sự khác biệt giữa luồng công việc và giai đoạn dự án là gì?
Một giai đoạn diễn ra theo trình tự, trong khi một luồng công việc diễn ra song song. Các giai đoạn là những bước mà dự án trải qua theo thứ tự, chẳng hạn như kế hoạch, thực hiện và kết thúc. Ngược lại, các luồng công việc diễn ra song song trong suốt vòng đời của dự án. Một luồng công việc duy nhất, chẳng hạn như kỹ thuật, vẫn hoạt động trong suốt mọi giai đoạn. Hãy coi các giai đoạn như là thời điểm công việc diễn ra. Trong khi đó, các luồng công việc cho bạn biết ai là người chịu trách nhiệm cho từng luồng công việc trong suốt dòng thời gian.
Dòng công việc khác với dự án và chương trình như thế nào?
Sự khác biệt nằm ở kích thước và cách chúng kết hợp với nhau. Một chương trình là tập hợp các dự án có liên quan. Một dự án là một sáng kiến riêng lẻ với thời hạn rõ ràng. Một luồng công việc là một hướng đi song song bên trong dự án đó. Một luồng công việc không bao giờ tồn tại độc lập. Nó chỉ tồn tại như một phần của mục tiêu dự án lớn hơn. Nó chia sẻ ngày kết thúc và mục tiêu chính với dự án mẹ. Mặt khác, một dự án riêng biệt có bản điều lệ độc lập của riêng mình.
Việc cần làm là các tiêu chuẩn chính thức như PMBOK hay PRINCE2 có định nghĩa thuật ngữ ‘luồng công việc’ không?
Không có tiêu chuẩn quản lý dự án chính thức nào định nghĩa rõ ràng thuật ngữ “luồng công việc”. Cả Hướng dẫn PMBOK của PMI, Bộ kiến thức APM (APM Body of Knowledge) lẫn Sổ tay PRINCE2 đều không đề cập đến khái niệm này. Đây là một thuật ngữ thực tiễn phát triển từ quá trình triển khai dự án trong thực tế. Do không có cơ quan quản lý nào tiêu chuẩn hóa thuật ngữ này, nên cách sử dụng nó có sự khác biệt giữa các công ty.
Sự khác biệt giữa luồng công việc và gói công việc là gì?
Một gói công việc có quy mô nhỏ hơn nhiều và nằm trong cấu trúc phân chia công việc(WBS). Theo thuật ngữ chính thức, gói công việc là công việc cấp thấp nhất mà bạn có thể ước tính và phân công. Một luồng công việc có phạm vi rộng hơn nhiều. Đây là một quy trình liên tục có thể chứa nhiều gói công việc và nhiều quy trình làm việc. Nói một cách đơn giản, các gói công việc là các đơn vị đầu ra. Các luồng công việc là các đơn vị có quyền sở hữu, nhóm các đầu ra đó lại với nhau.
Một người có thể dẫn dắt nhiều luồng công việc không?
Có thể làm được, nhưng đó là cách nhanh nhất để tạo ra một điểm nghẽn ẩn. Mục đích chính của việc chỉ định một người phụ trách duy nhất là để xác định rõ trách nhiệm đối với các công việc chuyển giao trong một luồng công việc. Nếu bạn giao cho một người phụ trách ba luồng công việc, điểm nghẽn sẽ chuyển sang lịch làm việc của họ. Khi đó, mọi luồng công việc đều phải chờ đợi một người liên tục phải chuyển đổi giữa các công việc. Nếu bạn buộc phải giao nhiều công việc cho một người, hãy chỉ làm như vậy đối với các luồng công việc nhỏ, rủi ro thấp. Ngoài ra, hãy chú ý đến các dòng thời gian có thời điểm cao điểm trùng nhau trong cùng một tuần.
Điều gì tạo nên một người dẫn dắt luồng công việc giỏi?
Một trưởng luồng công việc giỏi phải có đủ thẩm quyền để giải quyết các vướng mắc cho nhóm của mình mà không cần phải xin phép người quản lý dự án chính cho mọi quyết định. Vai trò này chịu trách nhiệm về dòng thời gian, sản phẩm đầu ra và các điểm bàn giao của luồng công việc. Những trưởng luồng công việc xuất sắc nhất luôn bảo vệ ranh giới trách nhiệm của mình. Họ theo dõi chặt chẽ các điểm bàn giao và báo cáo sớm các vấn đề khi có sự chậm trễ trong các mối phụ thuộc. Một trưởng luồng công việc phải xin phép cho các quyết định thường ngày thì chỉ là trưởng trên danh nghĩa mà thôi.