{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Dòng công việc trong quản lý dự án là gì?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Dòng công việc là một công cụ để chia nhỏ các khối công việc lớn để thúc đẩy dự án tiến lên. \n\nĐó là một chuỗi các công việc hoặc hoạt động liên quan cần phải hoàn thành để đạt được một mục tiêu cụ thể. Dòng công việc cũng có thể đồng nghĩa với hoặc chứa các cột mốc của dự án, tùy thuộc vào dự án. Khi được sử dụng đúng cách, dòng công việc giúp các nhóm làm việc liên chức năng để tổ chức, lập kế hoạch và theo dõi tiến độ của họ trong thời gian thực. " } } ] }
Bạn đã bao giờ làm việc trong một dự án mà ai đó không nhận được thông tin cần thiết để hoàn thành công việc hoặc đạt được cột mốc quan trọng chưa? Hoặc tệ hơn, họ không biết họ được giao việc?
Có thể đôi khi bạn cũng từng là người như vậy. Ngay cả khi là một quản lý dự án. Vì vậy
Thật dễ dàng để nói rằng những tình huống này xảy ra do mục tiêu không rõ ràng, nguồn lực giới hạn hoặc thậm chí là giao tiếp kém. Nhưng những lý do này chỉ là triệu chứng của một vấn đề lớn hơn.
Gần 40% dự án thất bại do kế hoạch kém.
Các dự án phức tạp với nhiều nhóm tham gia có thể còn khó khăn hơn.
Luồng công việc là một giải pháp năng động cho vấn đề này. Hướng dẫn này sẽ giúp bạn tìm hiểu mọi thứ cần biết về luồng công việc. Chúng tôi sẽ giới thiệu luồng công việc trong quản lý dự án là gì, lợi ích của nó và năm ví dụ để giúp bạn tạo luồng công việc của riêng mình.
Hãy bắt đầu ngay!
Dòng công việc trong quản lý dự án là gì?
Luồng công việc là một công cụ để chia nhỏ các khối công việc lớn để thúc đẩy dự án tiến lên.
Đó là một chuỗi các công việc hoặc hoạt động liên quan cần phải hoàn thành để đạt được một mục tiêu cụ thể. Luồng công việc cũng có thể đồng nghĩa với hoặc bao gồm các cột mốc của dự án, tùy thuộc vào dự án. Khi được sử dụng đúng cách, luồng công việc giúp các nhóm làm việc liên chức năng để tổ chức, lập kế hoạch và theo dõi tiến độ của họ trong thời gian thực.
Ý tưởng chính đằng sau dòng công việc là mỗi nhóm tham gia vào dự án chỉ phải xử lý phần việc của mình, giúp người quản lý dự án dễ dàng giám sát tiến độ hơn.
Kết quả là, dự án tiến triển nhanh hơn và suôn sẻ hơn với ít nhầm lẫn hoặc chậm trễ nhất. Luồng công việc được thiết kế để chia công việc thành các phân đoạn, cho phép các nhóm tập trung vào lĩnh vực chuyên môn của mình, từ đó tăng hiệu quả.
Biểu đồ Gantt sẽ giúp bạn hình dung dòng công việc là gì. Ví dụ, các dự án xây dựng có nhiều phụ thuộc — các cột mốc phải hoàn thành trước khi chuyển sang bước tiếp theo.
Nhóm chịu trách nhiệm xin giấy phép phải hoàn thành công việc của mình trước khi dự án có thể "chảy xuống luồng" đến nhóm phá dỡ.
Dễ nhầm lẫn giữa luồng công việc và quy trình công việc. Quy trình công việc là bản đồ quy trình của dự án (hoặc một phần của quy trình), bao gồm chuỗi các công việc cụ thể cần hoàn thành.
Luồng công việc không phải là chuỗi các công việc mà là kết quả của các nhóm khác nhau làm việc cùng nhau để đạt được một mục tiêu chung.
Lợi ích của việc sử dụng luồng công việc trong quản lý dự án
Là người quản lý dự án, bạn có thể hưởng lợi từ việc sử dụng luồng công việc thay vì phương pháp truyền thống dựa trên nhiệm vụ. Luồng công việc có thể thúc đẩy dự án tiến triển nhanh hơn và hiển thị tiến độ rõ ràng hơn.
Dưới đây là bốn lợi ích của các luồng công việc.
1. Kế hoạch có tổ chức
Bằng cách chia nhỏ dự án thành các dòng công việc nhỏ hơn, các nhà quản lý dự án có thể thiết kế một kế hoạch rõ ràng và có tổ chức cho dự án. Điều này giúp việc phân công công việc và theo dõi tiến độ trở nên dễ dàng hơn, đồng thời đảm bảo mọi khía cạnh của dự án đều được xử lý.
Tốt nhất, bạn nên tạo luồng công việc trước khi dự án bắt đầu. Nếu làm vậy, bạn sẽ biết những hạn chế của dự án mà mình phải đối mặt.
Phương pháp tiếp cận dòng công việc đảm bảo rằng dự án sẽ được hoàn thành đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách ở mỗi giai đoạn, để việc thực hiện dự án không bao giờ bị đe dọa.
2. Loại bỏ các rào cản tổ chức
Khi nhiều nhóm tham gia vào một dự án, mỗi nhóm dễ dàng làm việc riêng lẻ. Nếu bạn đã từng trải qua điều này, bạn không phải là người duy nhất.
Sự cô lập tại nơi làm việc, hay còn gọi là "silo", là hiện tượng phổ biến. Gần 55% doanh nghiệp cho biết họ có các nhóm làm việc cô lập.
Luồng công việc chống lại sự cô lập. Chúng nhằm mục đích cho phép các thành viên dự án chia sẻ thông tin nhanh chóng và dễ dàng giữa các bộ phận hoặc tổ chức. Điều này có nghĩa là mọi người đều được cập nhật những phát triển mới nhất trong dự án, loại bỏ sự cô lập.
Luồng công việc cải thiện sự hợp tác trong nhóm bằng cách cung cấp một khung làm việc rõ ràng. Các thành viên trong nhóm biết mình chịu trách nhiệm về những công việc nào, có thể hình dung công việc thông qua các công cụ giao tiếp phù hợp và có thể hợp tác để hoàn thành các công việc liên quan đến luồng công việc cụ thể của mình.
3. Giúp bạn dễ dàng xác định các lĩnh vực cần cải thiện
Việc theo dõi các chỉ số cụ thể liên quan đến từng thành phần của dự án là rất quan trọng để dự án thành công. Luồng công việc cũng giúp ích trong việc này. Bằng cách phân tích các chỉ số này trong từng luồng công việc, các nhà quản lý dự án có thể xác định các lĩnh vực có hiệu suất thấp và thực hiện các bước để cải thiện chúng.
Giả sử một luồng công việc liên tục bị chậm tiến độ hoặc gặp vấn đề về chất lượng. Đây là cơ hội để bạn, với tư cách là người quản lý dự án, thực hiện phân tích nguyên nhân gốc rễ để tìm ra vấn đề cơ bản và xác định các giải pháp mục tiêu ngay lập tức, thay vì chờ đến khi quá muộn.
4. Tối ưu hóa quy trình làm việc và quy trình
Khi các lĩnh vực cần cải tiến liên tục được xác định, các dòng công việc có thể tối ưu hóa quy trình và quy trình làm việc bằng cách chuẩn hóa chúng trong toàn bộ dự án, tạo ra hiệu quả cao hơn. Điều này giúp các thành viên trong nhóm không phải lặp lại nỗ lực hoặc lãng phí thời gian nghiên cứu cách hoàn thành công việc.
Các luồng công việc có thể được thiết lập để triển khai tự động hóa bất cứ khi nào có thể, giảm thiểu sự can thiệp thủ công. Tự động hóa có thể giúp giảm thiểu lỗi, nâng cao hiệu quả và giải phóng thời gian cho các thành viên trong nhóm để tập trung vào các công việc chiến lược hơn.
5 ví dụ về dòng công việc trong quản lý dự án
Khi nghĩ đến quản lý dự án, bạn có thể nghĩ ngay đến việc xây dựng các tòa nhà chọc trời và thiết kế phần mềm. Nhưng bất cứ thứ gì có khởi đầu, quá trình và kết thúc đều là một dự án.
Bất kể bạn đang làm việc trong dự án nào, công việc cũng có thể giúp ích cho bạn.
Chúng tôi sẽ chia sẻ năm ví dụ về dòng công việc trong quản lý dự án. Khi đọc, điều quan trọng cần nhớ là hầu hết các dự án hiếm khi, nếu không muốn nói là không bao giờ, diễn ra hoàn toàn theo đường thẳng.
Trong mỗi dự án, bạn sẽ gặp phải những thay đổi ngoài tầm kiểm soát, như một thành viên quan trọng bị ốm, điều chỉnh phạm vi dự án hoặc cắt giảm ngân sách. Dòng thời gian và quy trình có thể bị mất kiểm soát. Do đó, bạn cần xây dựng các luồng công việc. Năm ví dụ sau đây sẽ giúp bạn bắt đầu.
1. Lập kế hoạch cho một sự kiện
Lập kế hoạch sự kiện có thể là một trong những biểu mẫu đơn giản nhất của quản lý dự án. Nhưng đơn giản không có nghĩa là không quan trọng. Lập kế hoạch sự kiện là một ngành công nghiệp trị giá 5,6 tỷ đô la.
Dưới đây là các luồng công việc khóa bạn cần để lập kế hoạch cho hầu hết mọi loại sự kiện.
- Xác định mục đích, đối tượng mục tiêu và mục tiêu của sự kiện
- Xác định chi phí cho tất cả các khía cạnh của sự kiện (địa điểm, ăn uống, giải trí, v.v.)
- Nghiên cứu và lựa chọn địa điểm phù hợp cho sự kiện
- Thuê nhà cung cấp dịch vụ ẩm thực và các dịch vụ cần thiết khác
- Thiết kế tài liệu sự kiện (thiệp mời, áp phích, tờ rơi, băng rôn, v.v.)
- Quảng bá sự kiện đến công chúng. ( Thêm mã QR tại lối vào cơ sở của bạn, tiếp thị qua email, các nhóm mạng xã hội, sử dụng tờ rơi và băng rôn mới thiết kế, v.v.)
- Thực hiện và quản lý sự kiện thành công
Đây có thể không phải là tất cả những việc bạn cần làm. Nhưng các dòng công việc này là những khối công việc lớn phải hoàn thành để dự án thành công.
MẸO CHUYÊN NGHIỆPTạo hệ thống lập kế hoạch sự kiện vững chắc và suôn sẻ với Mẫu Quản lý sự kiện của ClickUp và quản lý tất cả các hoạt động độc đáo của bạn ở một nơi với các chế độ xem được tạo sẵn, Trạng thái tùy chỉnh, Trường tùy chỉnh, Tài liệu và hơn thế nữa. Sử dụng mẫu này để lập kế hoạch và hình dung mọi thứ, từ tìm kiếm địa điểm đến đảm bảo đấu thầu, điều phối nhóm và nguồn lực để hợp tác suôn sẻ để hoàn thành công việc, đồng thời theo dõi tiến độ và mục tiêu để đảm bảo sự kiện của bạn diễn ra đúng thời gian và trong phạm vi ngân sách
2. Xây dựng ứng dụng di động
Quá trình phát triển ứng dụng đòi hỏi một số bước phức tạp. Dưới đây là các luồng công việc bạn thường có thể gặp trong một dự án ứng dụng di động:
- Xác định mục đích của ứng dụng
- Thu thập yêu cầu kỹ thuật
- Tạo khung nội dung và điều hướng
- Thiết kế giao diện người dùng (UI/UX)
- Khởi động phát triển
- Thực hiện kiểm thử đơn vị và kiểm thử tích hợp
- Chuẩn bị cho việc triển khai
ClickUp rất phù hợp cho quản lý dự án nhanh nhẹn và Bảng trắng kỹ thuật số của nó là một công cụ mạnh mẽ để lập bản đồ các dự án phức tạp như xây dựng ứng dụng hoặc trang web. Bạn có thể sử dụng nó để tạo bất kỳ loại canvas nào. Giống như ghi chú dán:
Hoặc sơ đồ phụ thuộc:
MẸO CHUYÊN NGHIỆPKhi phát triển một sản phẩm mới, thiết kế và trải nghiệm người dùng (UX) cần được đặt lên hàng đầu. Nhưng làm thế nào để bạn có thể nắm bắt nhiều cấu trúc chi tiết và luồng công việc ở một nơi? Bảng trắng ClickUp là công cụ lý tưởng để vẽ luồng người dùng, tạo khung dây và xây dựng các biểu diễn trực quan của các sơ đồ kỹ thuật phức tạp. Thêm nhiệm vụ, tài liệu, danh sách và thậm chí cả người vào Bảng trắng của bạn để trực quan hóa bất cứ thứ gì. Bắt đầu với Mẫu giới thiệu về Bảng trắng của ClickUp! Mẫu này đi kèm hướng dẫn giúp bạn tận dụng tối đa tính năng Bảng trắng trong ClickUp.
3. Triển khai thương hiệu
Quá trình đổi thương hiệu đòi hỏi sự lập kế hoạch, thực hiện và truyền thông cẩn thận giữa các nhóm tiếp thị, nhân sự và lãnh đạo điều hành. Một số dòng công việc khóa bao gồm:
- Thực hiện nghiên cứu thương hiệu và thị trường
- Xây dựng chiến lược thương hiệu
- Tạo tài sản thương hiệu
- Phát triển hướng dẫn thương hiệu
- Triển khai chiến lược thương hiệu mới
Trong một doanh nghiệp nhỏ, bộ phận tiếp thị có thể chỉ có một hoặc hai nhân viên làm việc trong nhiều dòng công việc này. Một công ty lớn hơn có thể có một nhóm nghiên cứu và phát triển, một nhóm thiết kế đồ họa, một nhóm tiếp thị, một nhóm truyền thông xã hội, v.v., tất cả cùng làm việc trong dự án này.
MẸO CHUYÊN NGHIỆPSử dụng phần mềm quản lý thương hiệu để giúp bạn lập kế hoạch, theo dõi và quản lý mọi thứ cần thiết để triển khai và duy trì một thương hiệu thành công. Bạn cũng có thể tận dụng các mẫu quản lý thương hiệu có thể tùy chỉnh để truy cập vào một khung công tác vững chắc, giúp bạn duy trì sự nhất quán và vận hành trơn tru cho các quy trình.
4. Chiến dịch giữ chân nhân viên
Bộ phận nhân sự thường được coi là "hoạt động" và được xem như một bộ phận hoàn toàn tách biệt với quản lý dự án. Điều đó thường đúng.
Trừ khi một chiến dịch nhân sự có khởi đầu, giữa và kết thúc. Nếu không, đó là một dự án.
Dưới đây là các công việc chính quan trọng cho một chiến dịch giữ chân nhân viên.
- Nghiên cứu mức độ hài lòng của nhân viên và các chiến lược tăng cường sự gắn kết của nhân viên
- Xác định chiến lược giữ chân nhân viên
- Xác định các chỉ số giữ chân khách hàng
- Phát triển kế hoạch triển khai
- Thực hiện và quản lý kế hoạch
- Theo dõi tiến độ thông qua các cuộc khảo sát định kỳ và đánh giá hiệu suất
MẸO CHUYÊN NGHIỆPTối ưu hóa quản lý nhân sự và tạo trải nghiệm tốt nhất cho nhân viên bằng cách sử dụng nền tảng quản lý nhân sự cho tuyển dụng, onboarding, quản lý tài năng và quản lý nhân viên.
5. Kế hoạch chiến lược dài hạn
Ví dụ cuối cùng của chúng tôi là một dự án khác thường. Kế hoạch chiến lược dài hạn không phải là một dự án theo nghĩa là nó tạo ra một sản phẩm hữu hình.
Đây là một dự án định hướng cho toàn bộ tổ chức, vì vậy mọi dự án khác đều có ý nghĩa trong bối cảnh tổ chức.
Các dòng công việc cho kế hoạch chiến lược có thể bao gồm:
- Thực hiện phân tích tình huống (điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, thách thức)
- Xác định tầm nhìn của công ty
- Xác định sứ mệnh của công ty
- Thiết lập mục tiêu tổ chức
- Xác định yêu cầu về nguồn lực
- Xác định các chỉ số KPI và chỉ số hiệu suất
- Phát triển kế hoạch triển khai
- Giám sát và điều chỉnh kế hoạch chiến lược
MẸO CHUYÊN NGHIỆPHãy xem 10 mẫu kế hoạch chiến lược miễn phí để bắt đầu.
Cách tạo luồng công việc của riêng bạn
Phần này sẽ liệt kê các bước cơ bản cần suy nghĩ để tạo ra một luồng công việc hoạt động hiệu quả. Trong ví dụ 2, chúng tôi nhấn mạnh các tính năng của ClickUp có thể được sử dụng để tạo luồng công việc.
1. Xác định các nhóm và người tham gia
Việc tạo luồng công việc dự án đòi hỏi nỗ lực hợp tác từ nhiều nhóm và cá nhân, mỗi người có vai trò và trách nhiệm cụ thể. Bước đầu tiên của bạn là biết chính xác những nhóm nào và cụ thể là những người nào sẽ tham gia vào từng luồng công việc.
Dưới đây là bốn nhóm nhóm chính cần lưu ý, mặc dù chúng có thể khác nhau tùy theo ngành.
- Nhóm công việc: Đây là các nhóm riêng biệt chịu trách nhiệm hoàn thành công việc dự án thực tế (nhà thiết kế, nhà phát triển, người kiểm tra sản phẩm, v.v.)
- Nhà phân tích: Đây là nhóm chịu trách nhiệm thu thập và phân tích các yêu cầu của dự án, đồng thời truyền đạt chúng đến nhóm dự án
- Trưởng nhóm kỹ thuật: Đây là nhóm chịu trách nhiệm cung cấp định hướng và hướng dẫn kỹ thuật cho nhóm dự án.
- Đảm bảo chất lượng: Thực hiện các hoạt động kiểm tra và xác minh để xác định các lỗi và đảm bảo dự án đáp ứng các tiêu chí chấp nhận đã định.
Khi bạn đến bước trực quan hóa, bạn sẽ muốn đảm bảo rằng các nhóm và cá nhân này được xác định rõ trong từng dòng công việc.
2. Chọn công cụ giao tiếp của bạn
Luồng công việc được thiết kế để tăng cường nỗ lực liên chức năng. Tuy nhiên, việc quản lý nhiều nhóm và nhân viên làm việc từ xa hoặc kết hợp có thể gây khó khăn cho việc này. Khả năng giao tiếp của bạn sẽ phụ thuộc vào công cụ bạn sử dụng.
Để giải quyết vấn đề này, tốt nhất là sử dụng các công cụ quản lý dự án có tính năng giao tiếp không đồng bộ để cho phép bạn cộng tác đồng thời và đảm bảo rằng mọi người đều làm việc với phiên bản dự án mới nhất.
Cuối cùng, công cụ phù hợp cho dự án của bạn sẽ phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của dự án và nhóm. Điều quan trọng là phải xem xét các tính năng, chức năng và mức độ dễ sử dụng của từng công cụ trước khi đưa ra quyết định.
3. Hình dung dòng thời gian của bạn
Trước khi bắt tay vào tạo biểu đồ, hãy bắt đầu liệt kê các cột mốc quan trọng được thể hiện hoặc chứa trong mỗi dòng công việc. Không cần phải quá chi tiết – hãy nhớ rằng đó là mục đích của quy trình công việc.
Mỗi dòng công việc nên có một dòng riêng trong thời gian của bạn, với độ dài của mỗi dòng tùy thuộc vào thời gian thực hiện.
Khung thời gian của dự án này cũng nên được biểu thị bằng một đường ngang ở đầu biểu đồ.
Một số luồng công việc có thể có các phụ thuộc. Xác định các phụ thuộc đó và đảm bảo rằng chúng được thể hiện trong hình ảnh của bạn. Bây giờ, bạn đã sẵn sàng để tạo dòng thời gian cho luồng công việc. Bạn chỉ cần chọn công cụ phù hợp. ClickUp có mọi thứ bạn cần ở một nơi để giúp bạn hình dung dòng thời gian của mình.
4. Thiết lập vai trò và quy tắc cho nhóm dự án
Tất cả mọi người tham gia vào dự án phải hiểu mục tiêu của từng dòng công việc và thực hiện phần việc của mình để hoàn thành cột mốc đó. Bắt đầu bằng cách phân công vai trò và trách nhiệm cụ thể cho từng thành viên trong nhóm liên quan đến dòng công việc cụ thể của họ.
Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng mọi người đều biết mình chịu trách nhiệm về gì và những gì được mong đợi từ họ. Tiếp theo, hãy tập trung vào ba vấn đề sau:
- Thiết lập thời hạn cho từng luồng công việc để đảm bảo tiến độ
- Thiết lập các kênh liên lạc thường xuyên để mọi người được cập nhật tiến độ dự án
- Thiết lập các quy trình rõ ràng để ra quyết định, giải quyết xung đột và báo cáo vấn đề lên cấp trên để giảm thiểu rủi ro dự án bị đình trệ
Hãy xem các mẫu RACI này!
5. Tự động hóa những công việc có thể
Chúng tôi đã chỉ ra rằng các luồng công việc có thể kết hợp tự động hóa khi cần thiết. Hãy tự hỏi mình những việc nào có thể tự động hóa và những việc nào cần con người thực hiện. Các quy trình tự động hóa cũng giúp bạn mở rộng hoặc thu hẹp quy mô theo nhu cầu kinh doanh với chi phí thấp hơn nhiều so với chi phí cho một nhân viên.
6. Đánh giá và hoàn thiện
Đây là phần đòi hỏi sự nỗ lực. Theo dõi thường xuyên công việc của bạn để đảm bảo rằng bạn đang tiến độ theo KPI. Tập trung vào dòng thời gian, ngân sách, chất lượng và sự hài lòng của các bên liên quan trong dự án.
Sau đó, nhiệm vụ của bạn với tư cách là người quản lý dự án là thực hiện các điều chỉnh cần thiết để giữ cho dòng công việc của bạn đi đúng hướng.
Sử dụng các công cụ quản lý dự án để hoàn thành các dự án lớn
Các dự án có thể trở nên phức tạp. Không quan trọng bạn đang làm việc trong ngành nào hay dự án nào. Nếu bạn có thời hạn hoặc nhiều nhóm tham gia, hãy lập kế hoạch tốt để tránh trở thành một con số thống kê của dự án.
Đó là lúc các luồng công việc phát huy tác dụng. Hướng dẫn này đã giúp bạn tiến gần hơn đến việc cải thiện giao tiếp và năng suất, tinh chỉnh quy trình làm việc và tăng cường sự hợp tác. Giờ là lúc đưa nó vào thực tế.
Thay đổi cách bạn lập kế hoạch cho các dự án và bắt đầu xây dựng luồng công việc của bạn ngay hôm nay. ClickUp có tất cả các công cụ bạn cần để xây dựng luồng công việc và giữ cho mọi người kết nối với nhau để không có bất kỳ sai sót nào xảy ra. Bắt đầu miễn phí ngay hôm nay!
Tác giả khách mờir:
Freya Laskowski là một nhà tư vấn SEO giúp các thương hiệu mở rộng lưu lượng truy cập tự nhiên bằng cách tạo/lập và phân phối nội dung. Cô là cộng tác viên được trích dẫn trong một số ấn phẩm trực tuyến, bao gồm Business Insider, Fox Business, Yahoo Finance và Huffington Post.
Cô ấy cũng là chủ sở hữu của CollectingCents - một blog tài chính cá nhân mà cô đã xây dựng từ đầu. Bạn có thể liên hệ với cô ấy qua email freya@collectingcents. com