Cấu trúc phân chia công việc (WBS) trong quản lý dự án là gì?

{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Cấu trúc phân chia công việc là gì?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Cấu trúc phân chia công việc là một phương pháp hướng đến kết quả, phân chia công việc thành nhiều thành phần một cách trực quan với mục tiêu dự án làm trọng tâm. " } } ] }

Cách dễ nhất để chinh phục một điều gì đó là chia nó thành những phần nhỏ. 🧩

Rốt cuộc, Rome cũng không thể xây dựng trong một ngày. Nhưng đúng vậy, một trong những chiến lược khóa của quản lý dự án hiệu quả là chia nhỏ dự án thành các thành phần nhỏ hơn và tổ chức nhóm của bạn cho phù hợp, điều này đưa chúng ta đến WBS, hay Cấu trúc phân chia công việc.

Khi thực hiện một dự án, một số thách thức quan trọng mà bất kỳ nhà quản lý dự án nào cũng phải đối mặt là phân bổ và theo dõi. Các nhóm thường không rõ ràng về phạm vi công việc, tiến độ hoặc nguồn lực cần thiết để thực hiện một công việc nhất định.

Đây là lúc Cấu trúc phân chia công việc trở nên cần thiết. Nó giúp bạn chia nhỏ bất kỳ dự án nào thành các phần nhỏ hơn, sắp xếp, phân bổ, theo dõi và hoàn thành dự án.

Cho dù bạn là quản lý dự án, thành viên nhóm dự án hay bên liên quan, hiểu về WBS có thể giúp bạn thực hiện dự án, hợp tác tốt hơn và đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt hơn. Hãy chuẩn bị để tìm hiểu mọi thứ về Cấu trúc phân chia công việc, từ khái niệm đến cách tạo cấu trúc này cho dự án của riêng bạn!

Hãy bắt tay vào ngay!

Cấu trúc phân chia công việc là gì?

Cấu trúc phân chia công việc là một phương pháp hướng đến kết quả, giúp phân chia công việc thành nhiều thành phần một cách trực quan với mục tiêu dự án làm trọng tâm.

Nó cung cấp phương pháp tiếp cận từng bước cho dự án và giúp công việc phân bổ và theo dõi trở nên dễ dàng hơn bằng cách tổ chức các kết quả và phạm vi dự án thành các nhóm hoặc giai đoạn dự án hợp lý, với mỗi cấp độ ngày càng chi tiết và cụ thể hơn.

Lợi ích của Cấu trúc phân chia công việc trong quản lý dự án

WBS mang lại một số lợi ích cho các nhà quản lý dự án:

Đây không chỉ là một hệ thống tuyệt vời cho người quản lý dự án muốn lập lịch, lập kế hoạch và theo dõi tất cả các giai đoạn của dự án, mà còn cho cả nhóm muốn giao tiếp hiệu quả. Hệ thống này đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm dự án đều có cùng thông tin về tất cả các công việc và trạng thái của dự án.

Kết quả cuối cùng là một biểu đồ trực quan về các hoạt động của dự án, giúp đảm bảo rằng tất cả công việc cần thiết đều được tính vào tài khoản và mọi người đều hiểu vai trò của mình trong việc hoàn thành dự án.

Dưới đây là các thành phần thiết yếu của bất kỳ cấu trúc phân chia công việc nào:

Giờ đây, bất kỳ nhà quản lý nào cũng sẽ tính đến phân cấp của các công việc con và công việc cần hoàn thành để phân bổ các công việc và nắm được chi phí liên quan. Việc tính đến các biến số này không chỉ đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời hạn mà còn giúp tìm ra cách hoàn thành dự án một cách tối ưu.

Cấu trúc phân chia công việc giúp quản lý dự án như thế nào?

Phần mềm cấu trúc phân chia công việc có thể giúp quản lý dự án của bạn hiệu quả hơn theo nhiều cách. Hãy cùng xem một số cách trong số đó.

1. Tạo các công việc độc lập và có thể đo lường được

Cấu trúc phân chia công việc chia nhỏ bất kỳ công việc nào thành các công việc nhỏ hơn. Các công việc này giúp đơn giản hóa các mục tiêu dự án phức tạp hơn và phải có các chỉ số hoàn thành nhất định liên quan đến chúng. Đây là các mục có thể thực hiện được giúp mục tiêu cuối cùng trở nên rõ ràng hơn.

Ví dụ: giả sử mục tiêu của bạn là đi du lịch. 🎯

Với mục tiêu dự án đơn giản, việc này sẽ trở nên dễ dàng hơn khi bạn xem nó dưới dạng các kết quả cần đạt được như thực hiện nghiên cứu thị trường, quyết định thị trường mục tiêu, quyết định kênh phân phối, lập ngân sách, v.v. Giờ đây, ngay cả những công việc này cũng có thể có các công việc con liên quan đến nghiên cứu, đánh giá so sánh và thực hiện, giúp phân chia chúng thành các công việc nhỏ hơn nữa.

2. Theo dõi tiến độ

Với giới hạn và thời hạn rõ ràng cho từng công việc, các thành viên trong nhóm dự án có thể dễ dàng theo dõi tiến độ của dự án. Mỗi công việc được gán một trạng thái cụ thể, cho biết công việc đó đã hoàn thành, đang tiến hành hay chưa bắt đầu. Hệ thống này giúp nhóm luôn có tổ chức và cập nhật thông tin về trạng thái của dự án.

MẸO CHUYÊN NGHIỆPSử dụng công cụ quản lý dự án như ClickUp để quản lý tất cả các dự án, nhóm, tài nguyên và hơn thế nữa tại một nơi, đồng thời sử dụng Mẫu theo dõi dự án của ClickUp để nhóm bất kỳ nhiệm vụ nào vào một giai đoạn được chỉ định và theo dõi nó cho phù hợp. Các thành viên nhóm được chỉ định giờ đây có thể lập kế hoạch công việc của mình kịp thời cùng với công việc của các thành viên khác trong dự án.

3. Trách nhiệm giải trình tốt hơn

Mỗi công việc đều có người được giao cụ thể và nhóm luôn biết rõ quy trình làm việc. Các thành viên trong nhóm có nhiều khả năng hoàn thành công việc đúng hạn để đảm bảo không trở thành điểm nghẽn.

4. Rõ ràng về phạm vi công việc

Cấu trúc phân chia công việc đảm bảo rằng nhóm đảm bảo hoàn thành toàn bộ công việc trong dự án mà không cần thực hiện bất kỳ công việc bổ sung nào. Bằng cách này, không có phần nào của dự án bị bỏ sót, dẫn đến ít nhầm lẫn và làm lại hơn. Nó giúp bạn xác định con đường quan trọng để hoàn thành dự án hiệu quả hơn.

5. Các nhóm trở nên linh hoạt hơn

Cấu trúc phân chia công việc mang lại sự linh hoạt hơn cho bất kỳ nhóm dự án nào, không chỉ trong quá trình phát triển phạm vi dự án mà còn giúp điều chỉnh kịp thời theo hướng cần thiết. Cấu trúc này giúp các nhóm dự án áp dụng tư duy linh hoạt và giúp nhóm dự án thích ứng tốt hơn với những thay đổi bên trong và bên ngoài theo yêu cầu của các bên liên quan đến dự án.

Đây chỉ là một số cách mà WBS đóng vai trò khóa trong quản lý dự án hiệu quả. Bây giờ, hãy tìm hiểu sâu hơn về các khía cạnh kỹ thuật của cấu trúc phân chia công việc và thảo luận về các loại cấu trúc này.

3 loại cấu trúc phân chia công việc

Có ba loại Cấu trúc phân chia công việc trong quản lý dự án:

1. Cấu trúc phân chia công việc dựa trên kết quả đầu ra

Cấu trúc phân chia công việc dựa trên kết quả là phương pháp chia toàn bộ dự án thành các công việc con theo thứ bậc.

Việc này bao gồm việc giữ các lĩnh vực chính của phạm vi dự án ở đầu cây và phân nhánh thành các công việc con và kết quả đầu ra hỗ trợ việc hoàn thành phạm vi dự án. Loại WBS này sử dụng kết quả đầu ra thay vì các giai đoạn để đánh dấu việc hoàn thành dự án.

Loại Cấu trúc phân chia công việc này thường thấy hơn trong lĩnh vực quản lý dự án. Nó thường được sử dụng cho các dự án có thời lượng ngắn với kết quả được xác định rõ ràng. Nó có nhiều công việc chạy song song với nhau mà không phải là điều kiện tiên quyết cho công việc tiếp theo.

Ví dụ: dự án của bạn là thiết lập trung tâm dữ liệu đám mây cho nền tảng D2C trực tuyến của bạn. Các kết quả dự án của bạn có thể bao gồm tìm kiếm phần mềm đám mây, lập ngân sách, quyết định phần mềm tối ưu hóa chi phí đám mây, lắp đặt máy móc, v.v.

2. Cấu trúc phân chia công việc theo giai đoạn

Loại Cấu trúc phân chia công việc này chia dự án thành các giai đoạn có thời hạn khác nhau, bao gồm các gói công việc nhất định. Loại cấu trúc này không được sử dụng phổ biến và chỉ được sử dụng cho các dự án không có kết quả cụ thể. Cấu trúc phân chia công việc theo giai đoạn đặt kết quả cuối cùng lên hàng đầu và chia dự án thành năm giai đoạn quản lý dự án: khởi động, lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và kết thúc.

Nó thường được sử dụng cho các dự án dài hạn, ví dụ như cài đặt nền tảng D2C trực tuyến cho công ty của bạn. Các giai đoạn này bao gồm nhưng không giới hạn ở thiết kế, kho bãi, chuỗi cung ứng thông qua các đối tác 3PL, tiếp thị, v.v.

3. Cấu trúc phân chia công việc dựa trên trách nhiệm

Đây là một loại Cấu trúc phân chia công việc, trong đó bạn phân chia và cấu trúc dự án dựa trên các nhóm sẽ tham gia dự án. Ví dụ: khi ra mắt một ứng dụng mới, bạn cấu trúc công việc theo nhóm thiết kế, nhóm phát triển, nhóm tiếp thị, v.v.

Chúng ta đã biết rằng Cấu trúc phân chia công việc của dự án bao gồm nhiều yếu tố, bao gồm công việc dự án và công việc con. Cấu trúc này có các cấp độ nhất định, và chúng có thể dễ hoặc khó như các cấp độ trong trò chơi Candy Crush. Nhưng hãy để chúng tôi giải thích thêm về chúng.

3 cấp độ của cấu trúc phân chia công việc

Với rất nhiều công việc, phụ thuộc và phụ thuộc phụ của công việc đó, mọi người có thể cảm thấy bối rối. Do đó, chúng tôi có ba cấp độ giúp phân tách tất cả chúng. Số cấp độ khác nhau tùy theo từng dự án; nó có thể nhiều hơn hoặc ít hơn, cũng có thể là cơ sở của dự án của bạn.

Cấp độ 1: Mục tiêu dự án

Đây là phần đơn giản nhất của dự án. Mục tiêu dự án, hoặc nhiệm vụ cha ở cấp độ đầu tiên của cấu trúc phân chia công việc. Rốt cuộc, bạn không thể bắt đầu một dự án trừ khi bạn biết mình cần đạt được gì, phải không?

Ví dụ, nếu dự án là thiết kế và phát triển một trang web, cấp độ một của bạn sẽ là: Khởi chạy một ứng dụng di động.

Thiết kế giao diện người dùng (UI) cho điện thoại thông minh (Duh?)

Nghe có vẻ đơn giản, phải không? Đó cũng chính là ngày đầu tiên tại phòng tập gym. Nhưng bạn biết đấy, đó chỉ là bước khởi đầu dễ dàng. Bây giờ hãy cùng chuyển sang những phần phức tạp hơn. 👇

Cấp độ 2: Phụ thuộc và công việc

Cấp độ này bao gồm các công việc con hoặc các phụ thuộc nhằm đạt được mục tiêu của dự án. Xem xét ví dụ trên, hãy xem các công việc bạn cần làm để thiết kế giao diện người dùng của ứng dụng:

Đây vẫn là chế độ xem tổng quan về các công việc. Bây giờ, chúng ta cần chi tiết hơn và liệt kê các công việc nhỏ hơn để có thể hoàn thành chúng. Điều này đưa chúng ta đến cấp độ thứ ba của Cấu trúc phân chia công việc.

Cấp độ 3: Phụ thuộc phụ

Tạo khung dây có vẻ dễ dàng, nhưng bất kỳ ai đã từng làm việc này đều biết rằng đó không phải là quá trình chỉ gồm một bước! Sau khi tiến hành nghiên cứu người dùng, thực hiện đánh giá so sánh cạnh tranh và thu thập các xu hướng UI đầy cảm hứng, bạn phải bắt đầu với khung dây. Hãy để tôi đưa ra một ví dụ về các phụ thuộc phụ có thể xuất hiện khi thiết kế khung dây cho giao diện người dùng trên điện thoại thông minh:

Đây là những công việc rõ ràng, có thể thực hiện được, có thể đo lường được, có thể đặt thời hạn và có phạm vi hoàn toàn xác định. Điều này giúp toàn bộ dự án của bạn trở nên rất rõ ràng đối với các bên liên quan.

MẸO CHUYÊN NGHIỆPPhân chia các dự án lớn hơn, phức tạp hơn thành các công việc, công việc con, công việc con lồng nhau và thậm chí thêm danh sách kiểm tra trong các công việc trong ClickUp. Công việc con lồng nhau thậm chí còn chi tiết hơn công việc con! Giống như công việc và công việc con, bạn có thể thêm thông tin chi tiết như người được giao, ngày đáo hạn và mức độ ưu tiên vào công việc con lồng nhau.

Bây giờ, chúng ta đã nỗ lực khá nhiều để hiểu cấu trúc phân chia công việc là gì và tại sao nên sử dụng nó cho dự án của mình. Điều này dẫn chúng ta đến câu hỏi tiếp theo: Làm thế nào để tạo cấu trúc phân chia công việc cho dự án tiếp theo của bạn?

Chúng tôi ở đây để hướng dẫn bạn!

Làm thế nào để tạo cấu trúc phân chia công việc hiệu quả?

Dưới đây là các bước để tạo Cấu trúc phân chia công việc của riêng bạn từ đầu!

1. Xác định phạm vi dự án của bạn

Hiểu công việc cần hoàn thành thông qua các mục tiêu và mục đích của bạn. Xác định giới hạn và phạm vi thực tế của dự án để đáp ứng nhu cầu của các bên liên quan.

MẸO CHUYÊN NGHIỆPCần hướng dẫn về cách xây dựng dự án? Tìm hiểu cách phát triển phạm vi dự án hiệu quả và sử dụng Mẫu Bảng trắng Phạm vi dự án của ClickUp để giúp bạn bắt đầu đúng hướng.

2. Phân loại dự án thành các giai đoạn chính

Chia phạm vi dự án lớn thành các giai đoạn và bước khác nhau, bao gồm các công việc con khác nhau và thực hiện dự án từ đầu đến cuối. Các giai đoạn dự án này giúp phân chia công việc và đơn giản hóa quy trình quản lý dự án.

MẸO CHUYÊN NGHIỆPSử dụng trạng thái tùy chỉnh trong ClickUp để đặt tên cho từng giai đoạn và thay đổi trạng thái theo tiến độ dự án. Bạn cũng có thể áp dụng Mẫu quản lý dự án của ClickUp để cung cấp cho các quản lý dự án, nhóm và các bên liên quan một quy trình làm việc có tổ chức và có thể tùy chỉnh.

3. Xác định các kết quả và công việc chính

Lập danh sách các kết quả công việc chính trong dự án, lên lịch các giai đoạn khác nhau và các nguồn lực và công việc con cần thiết để đạt được các kết quả công việc đó. Mỗi kết quả công việc, cùng với các công việc và công việc con của nó, tạo thành một gói công việc. Điều này cũng giúp bạn xác định mục tiêu và kết quả công việc của dự án và đặt các cột mốc định kỳ trong dự án để thúc đẩy nhóm của bạn làm việc hiệu quả hơn.

MẸO CHUYÊN NGHIỆPTìm hiểu cách phân chia các kết quả dự án và áp dụng Mẫu Kết quả Dự án của ClickUp để giúp bạn và nhóm của bạn theo dõi, quản lý và hoàn thành các dự án thành công.

4. Phân công công việc cho các thành viên trong nhóm

Bây giờ là lúc phân công công việc cho các nhóm của bạn. Dựa trên bộ kỹ năng, trách nhiệm và phạm vi của từng nhóm, bạn sẽ phân công các công việc khác nhau cho họ. Ví dụ: nếu bạn đang thực hiện công việc ra mắt một ứng dụng di động cho công ty, bạn sẽ phân công công việc cho các nhóm khác nhau như nhóm thiết kế, nhóm phát triển, nhóm tiếp thị, nhóm sản phẩm, v.v.

MẸO CHUYÊN NGHIỆPDễ dàng phân công công việc và giao cho các nhóm hoặc cá nhân được chỉ định bằng tính năng nhiều người được giao trong ClickUp.

5. Xác định chi phí và nguồn lực

Cung cấp cho nhóm của bạn các tài nguyên, công cụ, dòng thời gian và công việc. Ví dụ: giả sử bạn đang thực hiện dự án thiết kế chiến lược truyền thông kỹ thuật số. Bạn sẽ phân bổ các công việc tương ứng cho các nhóm nội dung, truyền thông xã hội, phân tích, v.v. Bạn sẽ cung cấp cho họ các công cụ như công cụ tự động hóa truyền thông xã hội, công cụ CRM, công cụ phát triển nội dung, v.v. Sau đó, bạn sẽ cung cấp cho họ dòng thời gian cho các công việc tương ứng. Đây là một cách tuyệt vời để quản lý dự án của bạn.

Một điều cần lưu ý để quản lý dự án hiệu quả là đảm bảo các kết quả đầu ra của bạn là MECE (Mutually Exclusive Completely Exhaustive, Tương hỗ và Toàn diện). Xin lỗi vì sử dụng thuật ngữ chuyên môn, nhưng nói một cách đơn giản, tất cả các kết quả đầu ra của bạn không được trùng lặp hoặc trùng lặp tối thiểu. Ngoài ra, khi kết hợp lại, chúng phải có thể đáp ứng các yêu cầu của toàn bộ dự án.

MẸO CHUYÊN NGHIỆPTìm hiểu lợi ích của việc phân bổ nguồn lực hiệu quả và sử dụng Mẫu lập kế hoạch nguồn lực của ClickUp để hình dung sức chứa của nguồn lực và giúp bạn phân bổ nguồn lực cho các nhóm dự án.

Giờ bạn đã biết các bước cần thiết để tạo WBS hiệu quả, chúng tôi có một bất ngờ đặc biệt cho bạn, giúp việc tạo WBS trở nên dễ dàng hơn nữa.

Đọc tiếp để biết cách sử dụng vũ khí tốt nhất của chúng tôi, ClickUp, cho cấu trúc phân chia công việc tiếp theo của bạn!

Sử dụng ClickUp để tổ chức và quản lý cấu trúc phân chia công việc của bạn

ClickUp là công cụ quản lý dự án và hợp tác nhóm tất cả trong một dành cho mọi doanh nghiệp và mọi nhóm trong tổ chức của bạn.

Nó được xây dựng dành riêng cho các nhóm kỹ thuật và phi kỹ thuật, cung cấp hàng trăm tính năng có thể tùy chỉnh để hợp lý hóa và đơn giản hóa quy trình làm việc của bạn, đồng thời quản lý dễ dàng nhiều dự án phức tạp, bất kể loại nào. Và vì cung cấp một nền tảng có thể tùy chỉnh hoàn toàn, ClickUp có thể dễ dàng hỗ trợ bất kỳ phương pháp quản lý dự án và phương pháp linh hoạt nào, khiến nó trở thành giải pháp hoàn hảo cho tất cả các nhà quản lý dự án và mọi nhóm trong tổ chức của bạn.

Không cần phải nói, công cụ này có mọi thứ bạn cần để giúp bạn tạo WBS hiệu quả và hoàn thành dự án thành công đúng hạn. Trên thực tế, sử dụng ClickUp giúp bạn hợp nhất các ứng dụng và tránh sử dụng hàng trăm loại công cụ khác nhau, thay vào đó, nó tập hợp tất cả công việc, nhóm, thông tin liên lạc và hơn thế nữa của bạn vào một nơi tập trung. 👏

Dưới đây là một số tính năng khiến nó trở thành công cụ WBS hoàn hảo:

1. Giữ mọi thứ ngăn nắp với cấu trúc phân cấp mạnh mẽ

Xem tất cả các nhiệm vụ trong dự án của bạn ở chế độ xem tổng quan trên tất cả các cấp với hệ thống Phân cấp mạnh mẽ trong ClickUp. Cấu trúc này cho phép bạn sắp xếp các nhiệm vụ của mình dưới dạng Không gian, Thư mục hoặc Danh sách, giúp bạn có được phân cấp trực quan rõ ràng cho các dự án, nhóm, bộ phận, v.v.

2. Phân công công việc thông qua các công việc và công việc con

Phân chia các dự án lớn và phức tạp thành các công việc và công việc con, sau đó giao cho các cá nhân hoặc nhóm.

3. Tùy chỉnh mọi phần của quy trình làm việc

Toàn bộ nền tảng có thể tùy chỉnh, có nghĩa là các nhóm, quản lý dự án, các bên liên quan và những người khác có thể cấu hình ClickUp và sử dụng ClickApps để phù hợp với nhu cầu dự án, quy trình làm việc phức tạp và sở thích của họ.

4. Cải thiện khả năng trực quan hóa dự án

ClickUp có hơn 15 chế độ xem tùy chỉnh, bao gồm Xem dạng danh sách, Xem bảng, Biểu đồ Gantt và Xem bảng trắng, giúp bạn hình dung và quản lý WBS của mình. Bảng trắng tạo hình ảnh trực quan về các dự án, công việc, kết quả đầu ra, mục tiêu, quy trình công việc và hơn thế nữa. Biểu đồ Gantt hiển thị dòng thời gian và các phụ thuộc của WBS của bạn. Chế độ xem danh sách hiển thị các công việc theo phân cấp có cấu trúc, trong khi chế độ xem bảng cung cấp biểu diễn trực quan theo phong cách Kanban

5. Tăng cường sự hợp tác và giao tiếp trong nhóm

ClickUp cung cấp các tính năng cộng tác mạnh mẽ, giúp thúc đẩy giao tiếp hiệu quả giữa các thành viên trong nhóm. Bạn có thể phân công nhiệm vụ, đặt ngày đáo hạn và thêm nhận xét hoặc tệp đính kèm vào nhiệm vụ, giúp dễ dàng cộng tác và chia sẻ thông tin liên quan đến WBS.

Ngoài ra, ClickUp cung cấp thông báo và cập nhật thời gian thực, đảm bảo các thành viên trong nhóm luôn được thông báo về các thay đổi và tiến độ.

6. Theo dõi các chỉ số khóa và duy trì sự phù hợp với mục tiêu

ClickUp Goals cung cấp dòng thời gian rõ ràng, mục tiêu có thể đo lường và theo dõi tiến độ tự động để giúp tạo sự thống nhất mục tiêu giữa các nhóm dự án, các bên liên quan và những người khác, đồng thời duy trì tiến độ để đạt được mọi kết quả mong đợi.

7. Quản lý các phụ thuộc và mối quan hệ giữa các công việc

Tạo liên kết giữa các công việc, tài liệu và các phụ thuộc để truy cập mọi thứ bạn cần ở một nơi. Điều này có thể hữu ích khi các nhiệm vụ hoặc công việc con WBS của bạn phụ thuộc vào việc hoàn thành các mục tiêu hoặc cột mốc cụ thể. Quản lý các phụ thuộc và mối quan hệ giữa các công việc trong ClickUp sẽ giúp duy trì tính toàn vẹn và sự nhất quán của WBS của bạn.

8. Hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn với tính năng tích hợp mạnh mẽ và tự động hóa quy trình làm việc

ClickUp tích hợp với hơn 1.000 công cụ của bên thứ ba như Google Drive, Dropbox và Slack. Tính năng này cho phép bạn kết nối ClickUp với quy trình làm việc hiện có và nhập hoặc xuất dữ liệu liên quan đến WBS của bạn. Ngoài ra, ClickUp còn có các tính năng tự động hóa, bao gồm tự động hóa quy trình làm việc tùy chỉnh và sẵn có, giúp hợp lý hóa các công việc lặp đi lặp lại và tăng năng suất.

9. Cải thiện quản lý thời gian giữa các nhóm và giám sát sức chứa khối lượng công việc

Bạn có thể đánh giá khối lượng công việc của nhóm bằng cách sử dụng ước lượng thời gian và theo dõi thời gian trong ClickUp. Trình theo dõi thời gian của ClickUp giúp cải thiện quản lý thời gian của nhóm và giữ cho họ có trách nhiệm. Tính năng này cũng cho phép bạn tính tổng, trung bình và trung vị của thời gian thực hiện các công việc tương tự để các quản lý dự án đưa ra quyết định liên quan đến phân bổ.

Với chế độ xem Khối lượng công việc, bạn có thể dễ dàng theo dõi sức chứa công việc, phân bổ lại công việc, tự động hóa nhắc nhở, v.v.

10. Theo dõi tiến độ và đưa ra quyết định kinh doanh tốt hơn với báo cáo và phân tích thời gian thực

ClickUp cũng cung cấp Bảng điều khiển tùy chỉnh với các báo cáo chi tiết để giúp nhóm đưa ra quyết định tốt hơn về quản lý dự án. Nó cung cấp tất cả thông tin ở một nơi và cho phép bạn lọc thông tin bạn muốn — theo dõi tiến độ và hiệu suất WBS của bạn bằng các tính năng báo cáo và phân tích. Tạo báo cáo về hoàn thành nhiệm vụ, năng suất của nhóm và các chỉ số khác để đánh giá hiệu quả dự án và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.

11. Thúc đẩy công việc của bạn và nhận các ví dụ có cấu trúc với các mẫu ClickUp

Truy cập hơn 1.000 mẫu có thể tùy chỉnh cho bất kỳ nhóm và trường hợp sử dụng nào, bao gồm các mẫu quản lý dự án miễn phí, Cấu trúc phân chia công việc và nhiều hơn nữa.

Ví dụ về Cấu trúc phân chia công việc trong ClickUp

Để giúp bạn hình dung rõ hơn, chúng tôi nghĩ rằng tốt nhất là cung cấp cho bạn một ví dụ về Cấu trúc phân chia công việc.

Giờ hãy giả sử bạn là giám đốc sản phẩm của một công ty và bạn đang thực hiện một dự án ra mắt ứng dụng di động mới. Dưới đây là các giai đoạn khác nhau trong Cấu trúc phân chia công việc. Chúng tôi cũng cho bạn thấy các chế độ xem khác nhau của ClickUp thể hiện các giai đoạn đó theo những cách khác nhau.

Ví dụ về cấu trúc phân chia công việc mà chúng tôi lựa chọn phác thảo các công việc (phụ thuộc) và công việc con (phụ thuộc phụ) cần thiết để tạo các gói công việc nhằm khởi chạy một ứng dụng di động mới.

Hãy nhớ: Để có thể theo dõi danh sách công việc toàn diện trong một dự án, chúng tôi gán một số duy nhất cho mỗi công việc chính hoặc hoạt động, sau đó là hệ thống số phụ cho mỗi công việc con. Điều này không chỉ giúp chúng tôi xác định từng công việc một cách duy nhất mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao tiếp trong bất kỳ nhóm dự án nào.

Ví dụ về các giai đoạn trong Cấu trúc phân chia công việc

1. Ví dụ về Cấu trúc phân chia công việc trong chế độ xem Danh sách của ClickUp

1. Giai đoạn nghiên cứu | Quản lý (Alexandre Sharpe)

2. Giai đoạn thiết kế | Quản lý (Livia Grimes)

3. Giai đoạn phát triển | Quản lý (Stefan Boyd)

4. Giai đoạn khởi động | Quản lý (Gregory Dotson)

5. Giai đoạn sau khi ra mắt | Quản lý (Grace Schultz)

Ví dụ về cấu trúc phân chia công việc trong trường hợp này cho phép nhóm phát triển ứng dụng theo dõi tiến độ, phân công trách nhiệm cho các thành viên dự án và đảm bảo ứng dụng được ra mắt đúng tiến độ và trong phạm vi ngân sách.

2. Ví dụ về Cấu trúc phân chia công việc trong chế độ xem Bảng của ClickUp

3. Ví dụ về cấu trúc phân chia công việc trong chế độ xem dòng thời gian của ClickUp

Cấu trúc phân chia công việc Chế độ xem dòng thời gian của ClickUp: Được nhóm theo người quản lý

Cấu trúc phân chia công việc trong chế độ xem Dòng thời gian của ClickUp: Được nhóm theo trạng thái

4. Ví dụ về cấu trúc phân chia công việc trong chế độ xem Gantt của ClickUp

Ví dụ về cấu trúc phân chia công việc trong chế độ xem biểu đồ Gantt của ClickUp: Sắp xếp theo trạng thái

5. Ví dụ về Cấu trúc phân chia công việc trong chế độ xem Bảng trắng của ClickUp

Ai được lợi từ việc sử dụng cấu trúc phân chia công việc?

Nhóm tài chính: Cấu trúc phân chia công việc rất quan trọng để nhóm tài chính hiểu phạm vi của dự án và theo dõi chi phí. Tài liệu này cho phép họ tạo cấu trúc có tổ chức cho các dự án của mình và đảm bảo rằng tất cả thành viên trong nhóm đều biết về bất kỳ thay đổi hoặc cập nhật nào cần thiết cho dự án.

Quản lý: Cấu trúc phân chia công việc rất quan trọng đối với quản lý để đảm bảo tất cả các dự án được hoàn thành đúng thời hạn và đáp ứng các tiêu chuẩn mong muốn. Tài liệu này phác thảo dòng thời gian, ngân sách, phạm vi, mục tiêu, kết quả đầu ra và bất kỳ thông tin cần thiết nào khác liên quan đến dự án.

Quản lý dự án hiệu quả với Cấu trúc phân chia công việc (WBS) ngay hôm nay

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách tạo Cấu trúc phân chia công việc hiệu quả cho dự án tiếp theo của bạn. Với ClickUp, việc thực hiện một dự án tuyệt vời và thành công trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Và mặc dù bạn có thể không có khả năng tổ chức tốt như Monica Geller trong bộ phim FRIENDS, nhưng với ClickUp, bạn chắc chắn có thể đạt được điều đó. Sử dụng nó để hợp lý hóa tất cả công việc của bạn, tập hợp tất cả các nhóm và dự án của bạn vào một nơi tập trung, cũng như cải thiện kế hoạch dự án, phân bổ công việc, hợp tác nhóm và hơn thế nữa.

Bắt đầu miễn phí — đăng ký miễn phí ngay hôm nay và bắt đầu xây dựng Cấu trúc phân chia công việc của riêng bạn!

Tác giả khách mời:

Amine Boussassi là Trưởng phòng Marketing tại Hustler Ethos.

Anh ấy rất nhiệt tình với năng suất, các công cụ quản lý dự án và mọi thứ liên quan. Nhiệm vụ chính của anh ấy là giúp các công ty đạt được thứ hạng cao trên Google.