Việc vượt ngân sách là một vấn đề phổ biến. Và thường đi kèm với việc giao dự án chậm trễ. Cùng nhau, đây là những dấu hiệu của một dự án thất bại.
Đáng buồn thay, chỉ có 43% dự án tránh được tình trạng này. Bạn thắc mắc tại sao? Đó là vì hầu hết các dự án thiếu các biện pháp kiểm soát dự án hiệu quả và được thiết lập tốt.
May mắn thay, kiểm soát dự án không phải là khoa học tên lửa. Vì vậy, hãy tiếp tục đọc vì bài viết này sẽ hướng dẫn bạn về tất cả những gì bạn cần biết và những hiểu biết thực tiễn để thực hiện nó!
Kiểm soát dự án là gì?
Kiểm soát dự án là các hệ thống và quy trình được sử dụng để quản lý phạm vi, chi phí, dòng thời gian, chất lượng, nguồn lực và rủi ro của dự án. Các công cụ này cung cấp nền tảng cho việc quản lý dự án hiệu quả và hỗ trợ ra quyết định trong suốt chu kỳ của dự án.
Sử dụng các quy trình kiểm soát dự án có thể giúp đảm bảo các dự án đi đúng hướng bằng cách xác định sớm các vấn đề tiềm ẩn và thực hiện các biện pháp khắc phục khi cần thiết. Nó cũng cho phép các nhà quản lý đo lường hiệu suất so với các mục tiêu đã đặt ra và thực hiện các biện pháp khắc phục nhanh chóng khi cần thiết.
Kiểm soát dự án và quản lý dự án: Sự khác biệt là gì?
Kiểm soát dự án và quản lý dự án thường được cho là có cùng nghĩa và định nghĩa các yếu tố dự án tương tự nhau, nhưng thực tế không phải vậy. Trước hết, hãy làm rõ điều này.
Quản lý dự án là tập hợp các kiến thức, kỹ năng và kỹ thuật để thực hiện thành công một dự án. Quản lý dự án quản lý sáu hạn chế chính của dự án, như được trình bày dưới đây.
Mặt khác, kiểm soát dự án là một phần của quản lý dự án, giám sát hai yếu tố hạn chế sau: chi phí và thời gian dự án. Về bản chất, kiểm soát dự án là một phần của quản lý dự án, giúp phân tích và tối ưu hóa dữ liệu dự án để đảm bảo dự án được hoàn thành đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách quy định.
Nói một cách đơn giản, người kiểm soát dự án tư vấn cho người quản lý về các vấn đề liên quan đến thời gian và lịch trình. Sau đó, người quản lý quyết định có thực hiện các đề xuất này hay không.
Hãy nghĩ về người quản lý dự án như thuyền trưởng của một con tàu và người kiểm soát dự án như sĩ quan điều hướng, người cho biết con tàu còn cách điểm đến cuối cùng bao xa. Vai trò này cũng đề xuất tuyến đường nhanh nhất đến điểm đến và để thuyền trưởng quyết định có nên làm theo đề xuất của họ hay không.
Tầm quan trọng của kiểm soát dự án trong quản lý dự án
Kiểm soát dự án đảm bảo mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch và trong phạm vi dự án, từ giai đoạn lập kế hoạch ban đầu đến khi kết thúc dự án.
Là xương sống của quản lý dự án, kiểm soát dự án giúp tạo ra kế hoạch dự án. Trong kế hoạch dự án, kiểm soát chịu trách nhiệm đề xuất lịch trình tối ưu, lập kế hoạch chi tiêu, phân bổ nguồn lực, v.v.
Khi dự án chuyển sang giai đoạn thực hiện, kiểm soát dự án thông báo cho người quản lý dự án về tình hình sử dụng ngân sách và tiến độ thực hiện dự án. Điều này giúp tạo và theo dõi các chỉ số KPI liên quan đến chi phí và tiến độ.
Kiểm soát dự án cũng dự báo hướng đi của dự án về mặt ngân sách và thời gian. Và nếu có sự sai lệch, nó sẽ tìm ra các vấn đề và đề xuất các cách thực tế để khắc phục.
Với kiểm soát dự án, bạn cũng có cơ hội tốt hơn để loại bỏ chi phí vượt dự toán trong vòng đời dự án. Một báo cáo của PWC cho thấy việc thiếu kiểm soát dự án thích hợp là một trong những nguyên nhân chính dẫn đến chi phí vượt dự toán.
Với những thông tin trên, hãy cùng xem qua một số yếu tố ảnh hưởng đến kiểm soát dự án.
4 yếu tố ảnh hưởng đến kiểm soát dự án
Dưới đây là bốn yếu tố có thể ảnh hưởng đến kiểm soát dự án của bạn.
1. Phạm vi của dự án
Phạm vi dự án là một tài liệu nêu rõ mọi thứ cần thiết cho sự thành công của dự án. Tài liệu này xác định các bên liên quan đến dự án, mức độ cân bằng nguồn lực, thời hạn, kết quả đầu ra và các giới hạn liên quan đến dự án.
Dưới đây là một ví dụ.
Ví dụ: nếu dự án của bạn là tạo thẻ kinh doanh kỹ thuật số, bạn phải xác định phần mềm, kỹ năng, dòng thời gian và các biến số khác có liên quan. Đây sẽ là phạm vi dự án.
Việc không xác định rõ phạm vi dự án khiến cho việc tuân thủ lịch trình hoặc dự toán chi phí trở nên khó khăn. Tuy nhiên, khi bạn làm việc với phạm vi dự án đã được xác định rõ ràng, việc theo dõi trạng thái dự án sẽ trở nên dễ dàng hơn. Do đó, bạn có thể dễ dàng biết được dự án có hoàn thành trong thời hạn và trong ngân sách hay không.
Hãy xem các mẫu đề xuất ngân sách này!
2. Rủi ro và thách thức
Kiểm soát dự án phải đối mặt với nhiều rủi ro và thách thức. Thông thường, chúng tôi phân loại các rủi ro này thành hai loại chính.
Đầu tiên là rủi ro tài chính, bao gồm sự gia tăng bất ngờ của chi phí nguyên vật liệu, nhu cầu nhân công cao hơn dự kiến, v.v. Những rủi ro này có thể ảnh hưởng đáng kể đến khả năng giám sát dự án một cách chính xác hoặc đưa ra dự báo tài chính
Các rủi ro dự án khác là những rủi ro có thể làm trì hoãn việc hoàn thành dự án vượt quá kỳ hạn đã định. Một số rủi ro này bao gồm vật liệu bị đánh cắp, lỗi không được phát hiện hoặc sự sụt giảm đột ngột về dân số lực lượng lao động.
Về bản chất, kết quả không lường trước được của những rủi ro này có thể ảnh hưởng lớn đến tiến trình dự án và, trong một số trường hợp, ngăn cản bạn đạt được mục tiêu về dòng thời gian và ngân sách của dự án.
Khi bạn thực hiện các biện pháp chủ động để xác định những rủi ro này trong kiểm soát dự án và thiết lập các chiến lược quản lý rủi ro hiệu quả, bạn có thể ngăn chặn hoặc quản lý chúng một cách hiệu quả để đảm bảo sự ổn định trên mọi mặt.
Đọc thêm: Mẫu phạm vi dự án
3. Chi phí của dự án
Hiểu chi phí liên quan đến dự án là nền tảng của kiểm soát dự án. Nói chung, có hai loại chi phí cho mỗi dự án: chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp.
- Chi phí trực tiếp liên quan đến các sản phẩm cụ thể. Bao gồm chi phí nguyên vật liệu, nhân công cố định, v.v.
- Chi phí gián tiếp là chi phí liên quan đến việc vận hành dự án nói chung. Chi phí này bao gồm chi phí kiểm soát chất lượng và chi phí tiện ích.
Nếu không hiểu rõ các chi phí này, bạn sẽ không thể xác định ngân sách cho dự án.
Ngoài ra, bạn sẽ không thể theo dõi thực trạng tài chính của dự án hoặc đưa ra dự báo chính xác. Do đó, dự án sẽ dễ bị vượt ngân sách, cho thấy sự thất bại trong quy trình kiểm soát dự án của bạn.
4. Thời hạn dự án
Thời hạn dự án là thời gian và ngày hoàn thành dự án đã được quyết định. Theo tạp chí nghiên cứu người tiêu dùng, thời hạn này quyết định mức độ liên quan và mức độ khẩn cấp của dự án.
Việc không có thời hạn hoàn thành có nghĩa là không có tiêu chí hoàn thành dự án. Do đó, bạn sẽ thấy việc phân tích dữ liệu thời gian liên quan đến trạng thái dự án của mình là một thách thức.
Nếu không có thời hạn, bạn không thể lên lịch cho các công việc cụ thể trong dự án. Ngoài ra, bạn sẽ không thể đặt ưu tiên cho công việc hoặc kiểm soát các hạn chế khác liên quan đến thời gian trong quy trình làm việc của mình.
Bây giờ bạn đã hiểu bốn yếu tố chính ảnh hưởng đến kiểm soát dự án, hãy trả lời câu hỏi này: làm thế nào để bạn điều chỉnh các yếu tố này và triển khai chúng trong kế hoạch quản lý dự án của mình?
Đừng lo lắng. Chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn.
Cách triển khai kiểm soát dự án trong toàn nhóm của bạn
Có năm cách để thực hiện kiểm soát dự án. Với những cách này, bạn có thể giám sát dự án của mình tốt hơn và giữ cho các sản phẩm được giao đúng tiến độ mà không vượt quá ngân sách đã định trước.
1. Tài nguyên
Nguồn lực là động lực thúc đẩy mọi dự án thành công. Chúng bao gồm tiền bạc, thời gian, thành viên nhóm và các công cụ quản lý dự án như ClickUp và Tara AI.
Trong kiểm soát dự án, khả năng quản lý các nguồn lực này quyết định hiệu quả kiểm soát chi phí, vật liệu và thời gian của dự án.
Trong giai đoạn khởi động dự án, dự toán chi phí và lập kế hoạch nguồn lực chi tiết có thể giúp bạn bắt đầu dự án mà không vượt quá ngân sách. Các quy trình này cho bạn biết những nguồn lực nào có sẵn và cách sử dụng chúng một cách tối ưu.
Ngoài ra, khi dự án tiến độ, bạn cần có một ý tưởng rõ ràng về cách theo dõi các nguồn lực này. Tiến hành ước tính chênh lệch chi phí để giám sát mức độ sử dụng nguồn lực tài chính của bạn. Ước tính này giúp bạn tìm ra hiệu quả tài chính hiện tại của dự án.
Tất nhiên, bạn cũng muốn đảm bảo rằng nhóm dự án đang làm việc hiệu quả. Vì vậy, điều cần thiết là quản lý khối lượng công việc của họ và đảm bảo không ai bị quá tải.
Với sự trợ giúp của công cụ quản lý nhóm như ClickUp, bạn có thể xem khối lượng công việc của nhóm và xác định chính xác những thành viên đang làm việc quá sức hoặc không phát huy hết sức chứa của mình.
Với những hiểu biết này, bạn sẽ hiểu rõ hơn cách phân công công việc và quản lý nguồn nhân lực hiệu quả.
2. Lịch trình dự án
Việc liên tục theo dõi và phân tích lịch trình dự án giúp bạn hiểu được liệu bạn có đang tiến độ theo dòng thời gian đã định trước hay không. Bạn có thể lấy dữ liệu này từ công cụ quản lý dự án hoặc lập kế hoạch sprint nếu bạn đang thực hiện dự án thông qua các sprint lặp đi lặp lại.
Dưới đây là ví dụ về lịch dự án phát hành trong chế độ xem Lịch của ClickUp.
Như đã trình bày ở trên, bạn sẽ có cái nhìn rõ ràng về thời hạn, công việc và các lĩnh vực quan trọng khác. Ngoài ra, những thông tin chi tiết này giúp bạn dễ dàng cài đặt các chỉ số hiệu suất chính và cột mốc để đánh giá tiến độ của mình.
Hãy nhớ giữ các bên liên quan đồng bộ với tiến độ dự án của bạn. Nếu dự án có sai lệch so với kế hoạch ban đầu, bạn có thể dễ dàng xác định nguyên nhân và đưa ra giải pháp phù hợp.
Bây giờ, bạn đã biết cách theo dõi lịch trình dự án. Nhưng làm thế nào để tạo lịch trình hiệu quả? Đó là lúc Biểu đồ Gantt phát huy tác dụng. Các biểu đồ này cho phép bạn xác định lịch trình, theo dõi các phụ thuộc và sắp xếp thứ tự ưu tiên của các công việc, như thể hiện dưới đây.
Khi tích hợp những kiến thức này vào quy trình làm việc của bạn, bạn có thể bắt đầu viết thư chia tay với những lịch trình bị trễ.
3. Phân tích rủi ro
Phân tích rủi ro là cần thiết để xác định các điểm nghẽn và rủi ro có thể làm ảnh hưởng đến thời gian và ngân sách thực hiện dự án của bạn.
Để phân tích rủi ro một cách chính xác, bạn cần xác định những rủi ro phổ biến nhất có thể xảy ra với dự án của mình, việc này có thể dễ dàng thực hiện với sự trợ giúp của phân tích SWOT. Như đã đề cập trong phần trước, hầu hết các rủi ro thường thuộc về tài chính và hiệu suất dự án. Ví dụ như chậm trễ trong tiến độ, chậm trễ trong giao tiếp, vi phạm dữ liệu, v.v.
Sau khi xác định được những rủi ro này, hãy sử dụng công cụ quản lý rủi ro như ClickUp để xếp hạng và ưu tiên các rủi ro này.
ClickUp cung cấp hàng trăm tính năng để giúp bạn tạo sổ đăng ký rủi ro để dễ dàng theo dõi mọi rủi ro tiềm ẩn và áp dụng các biện pháp phòng ngừa ngay cả trước khi chúng xảy ra.
Dưới đây là một ví dụ cho bạn:
Và nếu bạn muốn xem một sổ đăng ký rủi ro tốt trông như thế nào, hãy sử dụng Mẫu thư mục sổ đăng ký rủi ro của ClickUp để giúp bạn thiết lập!
Sau khi đã ưu tiên các rủi ro này trong sổ đăng ký rủi ro, việc quản lý chúng sẽ trở nên dễ dàng hơn.
4. Thay đổi quy trình kiểm soát
Đôi khi, các bên liên quan có xu hướng thêm các sản phẩm cần giao vào dự án hoặc lùi thời hạn. Đây là hiện tượng mở rộng phạm vi. Mở rộng phạm vi có thể dẫn đến chậm trễ trong dòng thời gian và vượt chi phí.
Tuy nhiên, may mắn thay, có một cách để ngăn chặn sự mở rộng phạm vi dự án – quy trình kiểm soát thay đổi.
Quy trình kiểm soát thay đổi là một biện pháp chủ động giúp bạn chuẩn bị cho những thay đổi tiềm ẩn trong phạm vi dự án. Với quy trình này, bạn có thể đánh giá các thay đổi để xem chúng có cần thiết hay không.
Nếu cần, bạn có thể phân tích sâu hơn bằng cách xác định những điều bạn có thể cho phép mà không ảnh hưởng đến phạm vi dự án hoặc dòng thời gian giao hàng.
Ngoài ra, nếu những thay đổi này không ảnh hưởng đến dòng thời gian hoặc phạm vi, bạn có thể tích hợp mẫu kế hoạch quản lý thay đổi vào quy trình làm việc của mình. Với tính năng này, bạn có thể dễ dàng lập kế hoạch, giám sát và thực hiện những thay đổi này.
Với quy trình kiểm soát thay đổi, bạn có thể giữ cho các thành viên trong nhóm đồng bộ với mọi thay đổi. Điều này giúp họ cảm thấy được tham gia và được thông báo. Do đó, họ có thể xử lý các thay đổi một cách hiệu quả.
5. Theo dõi hiệu suất
Theo dõi hiệu suất là yếu tố giúp bạn quản lý thành công dự án. Để theo dõi hiệu suất, bạn cần có các chỉ số KPI SMART. Các chỉ số KPI này bao gồm phạm vi từ ROI và số giờ đã thanh toán đến việc giao hàng đúng hạn và theo dõi chi phí so với mức cơ bản.
Các chỉ số KPI thông minh (SMART KPIs) đáp ứng các tiêu chí sau:
Bạn không cần phải đợi đến khi dự án kết thúc mới xác định dự án thành công hay không. Các chỉ số dự án này là công cụ kiểm soát dự án hiệu quả, giúp bạn đo lường tiến độ và xem liệu bạn có đang đi đúng hướng hay không.
Quản lý kiểm soát dự án với cấu trúc phân chia công việc?
Để sử dụng WBS hiệu quả, bạn phải nhập mục tiêu tổng thể mà bạn muốn đạt được. Giả sử bạn muốn tạo một khóa học. Đây là mục tiêu tổng thể. Sau đó, chia dự án này thành các phần và giai đoạn có thể quản lý được như ý tưởng, viết, hiệu đính, xuất bản, v.v.
Mọi thứ được thể hiện trong WBS của bạn phải có tính năng cần thiết để hoàn thành mục tiêu của bạn. Bạn không cần các công việc không liên quan hoặc không cần thiết.
Sau đó, nhập các công việc này vào biểu đồ WBS ở các cấp độ khác nhau, từ tài khoản kiểm soát đến gói công việc, như thể hiện dưới đây.
Bạn có thể tạo cấu trúc phân chia công việc của riêng mình trong ClickUp từ đầu hoặc chỉ cần sử dụng Mẫu cấu trúc phân chia công việc ClickUp dưới đây để tạo một cấu trúc tương tự.
Với cấu trúc này, bạn có thể dễ dàng theo dõi công việc của mình và xem mức độ phù hợp của bạn với việc hoàn thành đúng thời hạn và sử dụng ngân sách tối ưu.
Quản lý kiểm soát dự án với ClickUp!
Kiểm soát dự án là cần thiết để quản lý các dự án của bạn và đảm bảo giao hàng đúng hạn. Nó cũng mang lại những lợi ích như phân bổ nguồn lực tối ưu, ngăn ngừa vượt ngân sách, sản phẩm chất lượng cao và lập lịch trình tối ưu.
Tuy nhiên, bạn phải xem xét các yếu tố như thời hạn dự án, chi phí, phạm vi và rủi ro để không làm cho việc kiểm soát dự án của bạn trở nên vô ích.
Các thực tiễn kiểm soát dự án tốt bao gồm quản lý tài nguyên, theo dõi và phân tích lịch trình dự án, đồng thời tiến hành phân tích rủi ro nhất quán. Ngoài ra, hãy theo dõi hiệu suất của bạn bằng các chỉ số KPI và chú ý đến quy trình kiểm soát thay đổi để ngăn chặn sự mở rộng phạm vi dự án. Cuối cùng, tích hợp cấu trúc phân chia công việc vào quy trình làm việc của bạn.
Hãy làm theo hướng dẫn chi tiết về kiểm soát dự án và sử dụng các công cụ như ClickUp và Tara A I để giúp bạn luôn hoàn thành dự án đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách.
Tác giả khách mời:
Tam Pham là Giám đốc điều hành kinh doanh tại Tara AI. Tara là một nền tảng phân phối sản phẩm được thiết kế để giúp các nhóm kỹ thuật có được những hiểu biết sâu sắc về phát triển, cải thiện hiệu suất và phân phối với khả năng dự đoán cao.