Tất cả các công việc trong danh sách công việc của bạn đều có mức độ khẩn cấp như nhau sao?
Bạn có lập một danh sách công việc đơn giản và hoàn thành từng công việc từ đầu đến cuối không?
Nếu vậy—đó là một dấu hiệu cảnh báo nghiêm trọng.
Để sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc một cách hiệu quả, hãy bắt đầu bằng việc ghi ra mọi công việc bạn cần hoàn thành — bất kể lớn hay nhỏ. Khi đã có danh sách công việc đầy đủ, hãy đánh giá từng công việc bằng cách tự hỏi hai câu hỏi chính: Có khẩn cấp không? Có quan trọng không? Hãy tập trung trước tiên vào những công việc vừa khẩn cấp vừa quan trọng, vì những công việc này có tác động lớn nhất và thời hạn gấp rút nhất. Tiếp theo, chuyển sang các công việc quan trọng nhưng có thể không khẩn cấp, nhưng vẫn đóng góp vào các mục tiêu dài hạn. Hãy xem xét lại và điều chỉnh lại các ưu tiên của bạn thường xuyên khi có công việc mới.
Nếu bạn không thực sự sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc, việc bạn trở thành điểm nghẽn thường xuyên của dự án chỉ là vấn đề thời gian. Nếu không có hệ thống phân cấp công việc rõ ràng, bạn sẽ đối mặt với nguy cơ trễ hạn, lãng phí nỗ lực và khiến các đồng nghiệp cảm thấy quá tải, dẫn đến việc họ ngừng tin tưởng vào sự hỗ trợ của bạn.
Vì vậy, có lẽ chúng ta nên tránh tình huống đó và học cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc một cách hiệu quả nhất. Đây là hướng dẫn giúp bạn tập trung vào những điều quan trọng nhất, tạo niềm tin trong nhóm và tránh tình trạng hỗn loạn trong dự án.
8 bước để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc tại công việc
Việc xác định những công việc nào có thể thực hiện ngay hoặc hoãn lại sẽ ảnh hưởng đến thành công của dự án. Từ tình trạng nhân viên thiếu cam kết và vắng mặt đến hiệu suất và năng suất thấp, việc sắp xếp ưu tiên công việc không hiệu quả sẽ tác động tiêu cực đến các dự án lớn và phức tạp.
Và cuối cùng, lợi nhuận của công ty bạn phụ thuộc vào điều đó. Đó là lý do tại sao bạn phải hiểu cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc để quản lý thời gian và xác định mức độ khẩn cấp trong nhóm của mình.
Nếu nhóm của bạn cho rằng bạn sẽ hoàn thành các công việc chỉ vì bạn là người quản lý của họ, thì sự giao tiếp trong nhóm đã bắt đầu suy yếu. Việc sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc là yếu tố then chốt đối với các nhóm hoạt động hiệu quả, nhưng việc cần làm để giải quyết vấn đề này là gì?
1. Danh sách công việc của bạn không theo phân cấp cụ thể
Đầu tiên, hãy lập danh sách công việc của bạn. Bao gồm cả các công việc đang thực hiện và các công việc trong tương lai cho tất cả các dự án của bạn vào danh sách việc cần làm này. Và đừng bỏ sót bất kỳ công việc nào ra khỏi danh sách việc cần làm vì bất kỳ lý do gì.
Điều này có thể nghe có vẻ không cần thiết. Tuy nhiên, việc sắp xếp thứ tự ưu tiên và quản lý công việc một cách hiệu quả chỉ trong đầu là một ảo tưởng. Đúng là điều này có thể thực hiện được đối với các dự án nhỏ, chỉ có một người thực hiện, nhưng đối với hầu hết các dự án khác, đó sẽ là một câu chuyện dài.
Bạn cần có cái nhìn tổng quan về tất cả các công việc đang tiến hành, đã lên lịch và chưa bắt đầu tại một nơi duy nhất bên ngoài trí nhớ của bạn. Và đối với một số người, danh sách công việc cần được sắp xếp ngẫu nhiên để bạn không chỉ đơn thuần đi theo danh sách công việc hoặc đối xử với tất cả các công việc như nhau.
Thay vào đó, hãy cố gắng sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc và truyền đạt các ưu tiên đó cho nhóm của bạn. Và đó chính là cách bạn thực hiện quản lý khối lượng công việc và nắm rõ danh sách công việc của mình để có thể phân bổ lại nếu cần thiết.
LUÔN BẮT ĐẦU BẰNG VIỆC LẬP DANH SÁCH CÔNG VIỆC TRƯỚC TIÊNĐừng cố bỏ qua bước lập danh sách công việc cần làm để đẩy nhanh tiến độ! Đó là một cái bẫy. Và bạn sẽ không thể tránh khỏi tất cả những hậu quả nghiêm trọng do việc thiếu sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc mà chúng ta đã thảo luận. Chia các công việc lớn thành các công việc con. Điều này giúp đơn giản hóa các bước tiếp theo, và trong phần mềm quản lý công việc như ClickUp, bạn thậm chí có thể sắp xếp lại hoặc chỉnh sửa các công việc con theo lô.
Hiện tại, bạn chưa cần phải sắp xếp thứ tự các công việc trong Danh sách công việc. Tuy nhiên, đây là thời điểm lý tưởng để phân nhóm chúng theo ngày, tuần, tháng và năm. Và điều này cũng áp dụng cho việc thêm thời lượng và ngày đáo hạn cho từng công việc.
Hãy lưu ý rằng các công việc không chỉ bao gồm công việc liên quan đến sản phẩm đầu ra của dự án. Chúng còn bao gồm các cuộc họp, cuộc gọi điện thoại và video, các buổi thuyết trình, cũng như việc trả lời tin nhắn tức thì và email. Tuy nhiên, thông thường, đây là các bước trong các công việc.
Để lập danh sách công việc, bạn có thể dùng bút và giấy hoặc ClickUp. Nhưng hãy để chúng tôi chia sẻ với bạn điều này: Sử dụng công cụ sẽ giúp đơn giản hóa công việc cập nhật danh sách liên tục khi có công việc mới phát sinh. Và phương pháp sắp xếp ưu tiên công việc và quản lý thời gian này có thể giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian.
Sắp xếp công việc với các công cụ thay thế Taskade!
📮ClickUp Insight: 18% số người tham gia khảo sát của chúng tôi muốn sử dụng AI để tổ chức cuộc sống của họ thông qua lịch, công việc và nhắc nhở. 15% khác muốn AI xử lý các công việc thường ngày và công việc hành chính. Để làm được điều này, AI cần có khả năng: hiểu mức độ ưu tiên của từng công việc trong quy trình làm việc, thực hiện các bước cần thiết để tạo hoặc điều chỉnh công việc, và cài đặt các quy trình tự động hóa. Hầu hết các công cụ chỉ thực hiện được một hoặc hai bước trong số này. Tuy nhiên, ClickUp đã giúp người dùng tích hợp lên đến 5+ ứng dụng thông qua nền tảng của chúng tôi! Trải nghiệm tính năng lên lịch được hỗ trợ bởi AI, nơi các công việc và cuộc họp có thể dễ dàng được phân bổ vào các khung giờ trống trong lịch của bạn dựa trên mức độ ưu tiên. Bạn cũng có thể thiết lập các quy tắc tự động hóa tùy chỉnh thông qua ClickUp Brain để xử lý các công việc thường xuyên. Hãy tạm biệt những công việc lặt vặt!
2. Xác định những công việc nào bạn cần làm trước
Tất cả chúng ta đều có xu hướng muốn làm những công việc nhỏ, dễ dàng và nhanh chóng trước tiên, bất kể mức độ ưu tiên của chúng. Đó là do hiệu ứng thiên lệch hoàn thành đang phát huy tác dụng. Hơn nữa, các nghiên cứu cho thấy não bộ của chúng ta giải phóng dopamine vào máu mỗi khi hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng, khiến chúng ta bị cuốn hút và muốn tiếp tục làm điều đó.
Nhưng bạn phải chống lại điều đó! Và việc cần làm là:
Phân biệt giữa các công việc quan trọng và các công việc khẩn cấp
Công việc quan trọng là gì? Và công việc khẩn cấp là gì?
Không nghi ngờ gì nữa, một công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp phải có trong danh sách công việc của bạn. Bạn phải lên lịch cho công việc đó, nhưng không cần phải thực hiện ngay lập tức. Thực tế, bạn có thể hoãn công việc đó lại.
Mặt khác, bạn phải thực hiện các công việc khẩn cấp và quan trọng ngay hôm nay hoặc trong vài giờ tới. Tuy nhiên, những công việc này chưa hẳn đã là công việc quan trọng, vì vậy bạn có thể giao chúng cho người khác thực hiện.
Sau đó, bạn có thể sẽ phải đối mặt với những công việc quan trọng và khẩn cấp khác. Bạn phải hoàn thành chúng ngay lập tức để tránh những tác động tiêu cực nghiêm trọng, chẳng hạn như không đáp ứng được thời hạn của khách hàng, mất hợp đồng với khách hàng, không ra mắt sản phẩm hoặc không triển khai dịch vụ.
Cuối cùng, một số công việc hàng ngày của bạn không quan trọng cũng không khẩn cấp. Điều này có nghĩa là bạn có thể loại bỏ chúng khỏi danh sách công việc mà không gây ảnh hưởng tiêu cực đến nhóm, bộ phận hoặc toàn công ty.
ClickUp, ứng dụng đa năng cho công việc, cho phép bạn thêm thẻ tùy chỉnh vào các nhiệm vụ để đánh dấu chúng là quan trọng, khẩn cấp, cả hai hoặc không. Ngoài ra, tất cả các nhiệm vụ có thể được cài đặt mức ưu tiên cụ thể như khẩn cấp, cao, bình thường và thấp.
Sắp xếp các công việc theo giá trị của chúng
Những công việc nào của bạn mang lại giá trị cao cho kinh doanh? Những công việc đó là ưu tiên, nhưng không phải tất cả đều là công việc then chốt.
Mức độ ưu tiên của các công việc phụ thuộc vào giá trị của chúng. Công việc quan trọng là những công việc khẩn cấp và có giá trị cao. Công việc ưu tiên cao không khẩn cấp nhưng mang lại giá trị lớn cho kinh doanh. Công việc ưu tiên trung bình là những công việc khẩn cấp nhưng có giá trị thấp. Cuối cùng, công việc ưu tiên thấp là những công việc không khẩn cấp và có giá trị thấp.
Dưới đây là một số ví dụ về các công việc có giá trị cao đối với bất kỳ doanh nghiệp nào:
- Thực hiện công việc dự án cho khách hàng (thay vì công việc dự án nội bộ)
- Khắc phục sự cố truy cập vào nền tảng hội nghị truyền hình của công ty chỉ làm việc từ xa (trước khi tìm kiếm một giải pháp thay thế chất lượng cao hơn)
- Trả lời các phiếu hỗ trợ khách hàng (thay vì thiết kế lại trang web)
- Mô tả các yêu cầu của sản phẩm mới mà nhóm của bạn sẽ phát triển (khác với một công việc mà nhóm không phụ thuộc vào)
Tạo mối quan hệ giữa các công việc và nhóm của bạn trong ClickUp để dễ dàng theo dõi từng công việc và kiểm tra trạng thái. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng ClickUp để cài đặt các mối phụ thuộc giữa các công việc và từ đó xác định thứ tự thực hiện của chúng.
Xếp hạng các công việc quan trọng theo mức độ nỗ lực
Nếu bạn muốn sắp xếp ngày làm việc của mình để đạt năng suất cao, hãy dựa vào ước tính mức độ nỗ lực. Điều này có nghĩa là bạn phải hoàn thành công việc đòi hỏi nhiều nỗ lực nhất trước tiên trước khi làm bất kỳ việc gì khác mỗi ngày.
Các công việc đòi hỏi nỗ lực cao nhất thường là những công việc phức tạp nhất trong ngày hoặc những công việc có liên quan chặt chẽ đến các mục tiêu OKR của công ty. Xử lý chúng ngay từ đầu mỗi ngày sẽ giúp giảm đáng kể mức độ căng thẳng, đồng thời tạo đà và thúc đẩy động lực làm việc.
Với sự hỗ trợ của ClickUp, việc thêm các Trường Tùy chỉnh có giá trị “Số” để đánh giá và xác định khối lượng công việc ước tính cho từng công việc dựa trên thang điểm số (ví dụ: 1-5, trong đó 5 là mức độ khó nhất) trở nên rất dễ dàng. Quy trình này được áp dụng trong quản lý dự án Scrum, nhưng cũng có thể áp dụng tương tự cho nhóm của bạn!
Xác định các ưu tiên cho ngày hôm nay
Có thể bạn thường lên kế hoạch cho các công việc quan trọng trong thời gian dài, chẳng hạn như vài tuần hoặc thậm chí vài năm. Tuy nhiên, phương pháp này giúp bạn tiếp cận kế hoạch công việc hàng tuần theo từng ngày:
- Trước khi kết thúc ngày làm việc, hãy lựa chọn những công việc quan trọng nhất mà bạn cần làm vào ngày hôm sau (tối đa sáu công việc).
- Xếp hạng các công việc theo mức độ quan trọng
- Ngày hôm sau, hãy tập trung vào công việc đầu tiên trong Danh sách công việc và đừng chuyển sang công việc tiếp theo trước khi hoàn thành công việc đó, và cứ tiếp tục như vậy.
- Vào cuối ngày, hãy chuyển công việc chưa hoàn thành sang danh sách công việc của ngày hôm sau—dù đó là một công việc hay nhiều công việc—và lặp lại toàn bộ quy trình.
3. Tiếp tục điều chỉnh các ưu tiên của bạn
Nếu bạn muốn nắm vững cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc, khả năng thích ứng là điều bạn cần phải rèn luyện. Bởi vì bạn không bao giờ biết trước khi nào sẽ có yêu cầu thay đổi hoặc vấn đề bất ngờ phát sinh liên quan đến nhóm, kinh doanh hay sản phẩm.
Tuy nhiên, bạn có thể chuẩn bị sẵn sàng cho những sự kiện bất ngờ có thể làm thay đổi thứ tự ưu tiên của các công việc. Hãy hình thành thói quen đánh giá lại thứ tự ưu tiên của các công việc và thiết lập một hệ thống để không quên việc cần làm này thường xuyên.
Hãy xem xét lại mức độ ưu tiên của các công việc mỗi ngày vào đầu hoặc cuối ngày. Tuy nhiên, nếu bạn thích, hãy thực hiện việc này vào chiều thứ Sáu cho tuần tiếp theo và xem xét lại mức độ ưu tiên vào cuối mỗi ngày.
TRÁNH NHỮNG YẾU TỐ LÀM MẤT THỜI GIAN LIÊN TỤCKỹ năng quản lý thời gian là chìa khóa quan trọng để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc. Hãy bỏ qua một công việc đột nhiên không còn là ưu tiên nữa, ngay cả khi bạn muốn hoàn thành nó và đã dành rất nhiều thời gian và nỗ lực cho nó. Sẽ là lãng phí thời gian và có thể ảnh hưởng đến thời hạn nếu tiếp tục thực hiện một công việc không phải là ưu tiên, đặc biệt là khi một công việc khác đã trở thành ưu tiên.
4. Ước tính một cách thực tế lượng nỗ lực cần bỏ ra để hoàn thành công việc
Các ước tính về mức độ nỗ lực của bạn có được hỗ trợ bởi dữ liệu thực tế về thời gian hoàn thành công việc không? Nếu không, bạn cần bắt đầu theo dõi những thời gian đó vì bạn sẽ cần chúng ngay cả khi chưa sắp xếp thứ tự ưu tiên các công việc dựa trên mức độ nỗ lực.
Theo dõi thời gian hoàn thành các công việc của bạn bằng phần mềm theo dõi thời gian dự án của ClickUp. Sau đó, điều chỉnh ước tính nỗ lực dựa trên dữ liệu đó.
Bạn cần phân bổ nguồn lực dựa trên các tiêu chí khác nhau và rất có thể, một trong những yếu tố đó sẽ là thời gian dành cho các công việc.
Việc cuối cùng bạn cần làm là đưa ra những ước lượng về nỗ lực và thời gian không thực tế cho nhóm của mình. Bạn sẽ phải vội vàng triển khai dự án, điều này sẽ dẫn đến lỗi.
ClickUp giúp bạn so sánh thời gian thực tế với ước lượng thời gian trên các công việc và dự án, giúp bạn hiển thị những nơi công việc có xu hướng kéo dài hoặc chậm lại. Nhưng nếu bạn thiếu thời gian hoặc không biết bắt đầu từ đâu, có một lựa chọn thông minh hơn nữa.
ClickUp Brain có thể phân tích mô tả công việc và dữ liệu lịch sử của bạn để đề xuất các mốc thời gian thực tế, mức độ nỗ lực và mức độ ưu tiên của công việc.
Nó giúp phát hiện các rào cản, dòng thời gian gấp rút và sự mất cân bằng trong khối lượng công việc — để bạn có thể đưa ra quyết định dựa trên thông tin chính xác mà không cần phỏng đoán.
💡 Mẹo hay: Hãy để Brain xử lý những phép tính phức tạp trong khi bạn tập trung vào việc thực hiện. Kế hoạch nỗ lực thông minh bắt đầu từ những thông tin chi tiết thông minh.
5. Nhận thức rõ giới hạn năng suất của bản thân và luôn cân nhắc sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống
Có giới hạn về những việc cần làm trong một ngày hoặc khi đang ở một trạng thái tinh thần nhất định. Một ngày làm việc thông thường thường kéo dài tám giờ. Và thỉnh thoảng chúng ta đều gặp phải tình trạng cạn kiệt ý tưởng. Hơn nữa, hầu hết chúng ta không thể làm việc hiệu quả khi đang cảm thấy căng thẳng.
Đôi khi , việc hoãn một công việc sang ngày hôm sau hoặc đơn giản là bỏ qua nó sẽ có năng suất cao hơn. Tuy nhiên, tất nhiên, điều đó chỉ khả thi nếu đó không phải là công việc quan trọng, cấp bách mà bạn không thể giao phó hoặc phân công lại cho người khác.
Việc sử dụng Nhật ký rủi ro có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về tác động và xác suất xảy ra của các công việc của nhóm (hoặc công việc cá nhân) nếu chúng không được hoàn thành. Việc nắm bắt các rủi ro tiềm ẩn có thể giúp bạn đánh giá chính xác hơn năng suất tổng thể của nhóm.
6. Lập lịch cho tất cả các công việc và nhiệm vụ được giao
Lập lịch công việc không chỉ đơn thuần là lấp đầy lịch làm việc—mà còn là việc vạch ra một lộ trình rõ ràng hướng tới mục tiêu của bạn. Hãy bắt đầu bằng cách xác định ngày bắt đầu và ngày kết thúc thực tế cho từng công việc trong danh sách công việc ưu tiên của bạn. Những mốc thời gian này giúp ích cho việc lập kế hoạch, phân phối khối lượng công việc và hiển thị tiến độ.
Ngay cả khi bạn đã đặt ngày đáo hạn, việc lên lịch các công việc trên lịch sẽ giúp tính đến các yếu tố thực tế như cuộc họp, các yếu tố phụ thuộc và các trở ngại bất ngờ. Bạn có thể lập kế hoạch hoàn thành công việc sớm hơn để dành thời gian dự phòng, hoặc phân bổ công việc ra nhiều ngày để đảm bảo không vượt quá khả năng xử lý của nhóm.
📆 ClickUp Calendar giúp toàn bộ quy trình này trở nên trực quan, linh hoạt và mang tính hợp tác. Sử dụng công cụ này để kéo và thả các công việc vào lịch trình hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng của bạn. Bạn có thể điều chỉnh dòng thời gian, thiết lập lời nhắc nhở định kỳ và kết nối ngày hoàn thành công việc với các cột mốc quan trọng của dự án lớn hơn. Dù bạn đang quản lý các đợt sprint nội bộ hay các sản phẩm giao cho khách hàng, ClickUp Calendar sẽ giúp mọi người luôn đồng bộ thông tin.
Có cái nhìn tổng quan về sức chứa của nhóm với Workload View, sau đó điều chỉnh lịch trình để tránh quá tải. Kết hợp với Portfolio widget của ClickUp để theo dõi tiến độ trên các bộ phận hoặc sáng kiến — tất cả từ một bảng điều khiển duy nhất.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Chuyển đổi giữa các chế độ xem Lịch, Dòng thời gian và Bảng trong ClickUp tùy theo cách bạn thích lập kế hoạch. Dù bạn làm việc theo cách nào, cũng sẽ có một giao diện phù hợp.
7. Lên lịch thời gian để hoàn thành nhiều công việc hơn
Hãy dành ra các khối thời gian cố định để thực hiện các công việc cần làm mà không bị gián đoạn. Điều này giúp bạn tránh làm nhiều việc cùng lúc, vốn là điều trái ngược với các chiến lược sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc.
Thực hiện một công việc dự án trong mỗi khối thời gian đó hoặc thậm chí là một công việc không thuộc về bất kỳ dự án nào. Bạn cũng có thể thực hiện nhiều công việc trong một khối thời gian, nhưng chúng phải là những công việc nhỏ và không liên quan đến nhau.
Hãy đánh dấu các khoảng thời gian trên lịch chung của bạn là “thời gian tập trung” và tắt thông báo trong khoảng thời gian đó. Đây là cách để đồng nghiệp và quản lý của bạn không làm phiền bạn khi bạn đang tập trung hoàn thành các công việc, đặc biệt là những công việc có ưu tiên cao.
Nếu bạn chọn ClickUp để quản lý các công việc của mình, hãy cân nhắc sử dụng các mẫu phân chia thời gian của chúng tôi.
8. Giao tiếp với nhóm của bạn khi cần thiết
Biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc là một trong những nền tảng quan trọng để làm việc hiệu quả trong một nhóm. Nếu không, làm sao bạn có thể thông báo cho nhóm khi họ đang chờ công việc của bạn bắt đầu hoặc hoàn thành để họ có thể tiếp tục công việc của mình?
Và họ sẽ cảm thấy thế nào nếu bạn để họ phải chờ đợi vô thời hạn cho đến khi bạn hoàn thành công việc? Bạn phải thông báo trước cho đồng đội mỗi khi tiến độ công việc của bạn bị chậm trễ. Và hãy cho họ biết kế hoạch bạn dự định hoàn thành những công việc đó.
Bạn cũng cần thông báo cho người quản lý về bất kỳ trở ngại nào bạn gặp phải khi thực hiện công việc. Đó là trách nhiệm của họ để giúp bạn vượt qua những trở ngại đó.
ClickUp là công cụ tuyệt vời để chia sẻ cập nhật và theo dõi tiến độ bằng cách bình luận trên các công việc cụ thể. Những bình luận này có thể bao gồm các bản ghi màn hình mà bạn có thể thực hiện ngay trong công cụ. Hoặc bạn có thể gán bình luận cho đồng nghiệp để thông báo rằng bạn đang chờ họ hoàn thành công việc.
Tổng quan về các khung ưu tiên
Không phải tất cả các chiến lược sắp xếp ưu tiên đều giống nhau. Dưới đây là tổng quan nhanh về các khung làm việc phổ biến để giúp bạn quyết định phương pháp nào phù hợp nhất:
| Khung làm việc | Phù hợp nhất với | Tóm tắt nhanh |
|---|---|---|
| Ma trận Eisenhower | Sắp xếp công việc hàng ngày | Phân loại các công việc theo mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng để giúp bạn tập trung một cách chiến lược |
| Phương pháp MoSCoW | Lập kế hoạch sản phẩm và dự án | Phân loại các công việc thành Phải làm, Nên làm, Có thể làm hoặc Không làm |
| Hệ thống chấm điểm RICE | Lập kế hoạch triển khai các tính năng hoặc các công việc lớn | Sử dụng các tiêu chí Phạm vi, Tác động, Độ tin cậy và Nỗ lực để xếp hạng mức độ ưu tiên một cách khách quan |
| Phương pháp Ivy Lee | Năng suất cá nhân | Hãy tập trung vào sáu công việc mỗi ngày theo thứ tự ưu tiên — không nhiều hơn, cũng không ít hơn |
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Với ClickUp, bạn có thể áp dụng từng phương pháp này bằng cách sử dụng Trường Tùy chỉnh, Thẻ ưu tiên, Chế độ xem và Mẫu phù hợp với quy trình làm việc của bạn.
Ví dụ thực tế: Xếp hạng ưu tiên trong thực tế
Hãy áp dụng lý thuyết vào thực tiễn. Dưới đây là cách các chuyên gia khác nhau có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên với ClickUp:
- Quản lý dự án: Sử dụng biểu đồ Gantt và các mối quan hệ phụ thuộc để xác định các rào cản và các công việc trên đường dẫn quan trọng.
- Quản lý Thành công Khách hàng: Lọc các công việc theo mức độ khẩn cấp và tác động đến khách hàng bằng cách sử dụng thẻ và mức độ ưu tiên.
- Nhà thiết kế UX: Sắp xếp các yêu cầu tính năng theo chế độ xem Bảng MoSCoW, tập trung vào các tính năng “Phải có” trước tiên.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng Chế độ xem Khối lượng công việc trong ClickUp để quản lý sức chứa của nhóm và điều chỉnh việc phân công dựa trên tình trạng sẵn sàng theo thời gian thực.
💼 Cách trả lời câu hỏi “Bạn sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên như thế nào?” trong các cuộc phỏng vấn
Đây là một trong những câu hỏi phỏng vấn phổ biến nhất — và cũng là một trong những câu hỏi tiết lộ nhiều nhất. Câu trả lời của bạn nên thể hiện tư duy chiến lược, khả năng tổ chức và khả năng giữ bình tĩnh khi đối mặt với áp lực.
Dưới đây là cách xây dựng một câu trả lời thuyết phục:
- Bắt đầu với một khung làm việc (như Ma trận Eisenhower, quy tắc 1-3-5 hoặc so sánh tác động với nỗ lực)
- Hãy đề cập đến các công cụ bạn sử dụng để tổ chức và điều chỉnh các công việc một cách linh hoạt
- Kết thúc bằng một ví dụ thực tế về cách bạn đã xử lý thành công việc thay đổi ưu tiên
Ví dụ 1:
“Tôi bắt đầu bằng cách phân loại các công việc dựa trên mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng bằng cách sử dụng một khung phân tích như Ma trận Eisenhower. Tôi lập danh sách công việc, gắn thẻ các mục theo mức độ ưu tiên và xem xét lại hàng ngày. Các công cụ như ClickUp giúp tôi quản lý các thời hạn thay đổi bằng cách sắp xếp các công việc vào các chế độ xem — nhờ đó tôi có thể biết được những việc cần chú ý và những việc có thể chờ đợi.”
“Tôi bắt đầu bằng cách phân loại các công việc dựa trên mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng bằng cách sử dụng một khung phân tích như Ma trận Eisenhower. Tôi lập danh sách công việc, gắn thẻ các mục theo mức độ ưu tiên và xem xét lại hàng ngày. Các công cụ như ClickUp giúp tôi quản lý các thời hạn thay đổi bằng cách sắp xếp các công việc vào các chế độ xem — nhờ đó tôi có thể biết được những công việc cần chú ý và những công việc có thể chờ đợi.”
Ví dụ 2:
“Mỗi buổi tối, tôi lập kế hoạch cho ngày hôm sau bằng cách xác định 1 công việc lớn, 3 công việc vừa và 5 công việc nhỏ. Tôi dành thời gian tập trung trong lịch làm việc và sử dụng tính năng nhiệm vụ định kỳ cùng nhắc nhở của ClickUp để duy trì tiến độ. Nếu ưu tiên thay đổi, tôi sử dụng chế độ xem kéo-thả để điều chỉnh lịch trình mà không làm gián đoạn tiến độ.”
“Mỗi buổi tối, tôi lập kế hoạch cho ngày hôm sau bằng cách xác định 1 công việc lớn, 3 công việc vừa và 5 công việc nhỏ. Tôi dành thời gian tập trung trong lịch làm việc và sử dụng tính năng nhiệm vụ định kỳ cùng lời nhắc nhở của ClickUp để duy trì tiến độ. Nếu ưu tiên thay đổi, tôi sử dụng chế độ xem kéo-thả để điều chỉnh lịch trình mà không làm gián đoạn tiến độ.”
🧠 Mẹo phỏng vấn: Nếu bạn đã sử dụng ClickUp, hãy nêu bật các tính năng cụ thể như Thẻ ưu tiên, Chế độ xem lịch hoặc Biểu đồ Khối lượng công việc để thể hiện cách bạn cân bằng giữa tính cấp bách và tác động — đồng thời truyền đạt các ưu tiên cho nhóm của mình.
3 mẫu ưu tiên công việc giúp tiết kiệm thời gian
Các mẫu ClickUp sau đây sẽ áp dụng lý thuyết đằng sau các phương pháp sắp xếp thứ tự ưu tiên mà bạn vừa học:
1. Mẫu ‘Getting Things Done’ của ClickUp
Mẫu "Getting Things Done " của ClickUp là một mẫu toàn diện giúp sắp xếp thứ tự ưu tiên và theo dõi các công việc tại một nơi duy nhất. Mẫu này có khả năng tùy chỉnh cao với các Trường Tùy chỉnh và thậm chí cho phép bạn cộng tác trên tài liệu với các thành viên khác trong nhóm.
Hãy khám phá các ứng dụng GTD và mẫu GTD này!
Bạn có thể sử dụng mẫu sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc này để:
- Chia các công việc thành các danh mục — hoặc bối cảnh, theo mẫu — mà bạn có thể tạo từ các Trường Tùy chỉnh
- Hãy duy trì kỷ luật và sắp xếp thứ tự ưu tiên các công việc dựa trên bối cảnh, ngày đáo hạn, thời lượng dự kiến và mức độ nỗ lực
- Lên lịch các công việc trong chế độ xem lịch
- Sắp xếp các công việc theo mức độ ưu tiên trên bảng Kanban có thể tùy chỉnh
2. Mẫu Ma trận Nỗ lực và Tác động của ClickUp
Nếu bạn không còn đủ thời gian để đánh giá kỹ lưỡng mức độ ưu tiên của các công việc, mẫu này chính là giải pháp hoàn hảo! Mẫu Ma trận Tác động và Nỗ lực của ClickUp sẽ giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc dựa trên mức độ nỗ lực cần thiết để hoàn thành chúng.
Đối với những ai cần đánh giá nhanh tác động hoặc chi phí của một dự án, mẫu ma trận tác động và nỗ lực này sẽ giúp bạn xác định những gì cần được ưu tiên. Hãy sử dụng mẫu trực quan này để thống nhất với nhóm của bạn về những yếu tố quan trọng nhất đối với thành công chung của cả nhóm.
3. Mẫu Ma trận Xếp hạng Ưu tiên ClickUp
Chúng tôi đã thiết kế Mẫu Ma trận Xếp hạng Ưu tiên của ClickUp để giúp bạn sắp xếp danh sách công việc theo hai tiêu chí bất kỳ mà bạn chọn. Ví dụ, bạn có thể phân loại các công việc theo mức độ quan trọng và khả năng thực hiện, từ thấp đến cao. Khi đó, các công việc ưu tiên cao sẽ là những công việc có cả mức độ quan trọng và khả năng thực hiện cao.
Ngoài ra, hãy sử dụng màu sắc để phân loại các công việc. Ví dụ, gán màu khác nhau cho các công việc thuộc các dự án khác nhau. Đây là cách để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho tất cả các công việc từ nhiều dự án tại một nơi duy nhất.
Mẹo AI: Xếp hạng ưu tiên thông minh hơn với ClickUp Brain
Bạn đang bối rối vì có quá nhiều lựa chọn? Hãy để ClickUp Brain giúp bạn tập trung.
ClickUp Brain đề xuất các công việc cần thực hiện dựa trên thời hạn, khối lượng công việc, các yếu tố phụ thuộc và các rào cản. Dù bạn đang sắp xếp phản hồi hay chuẩn bị cho việc ra mắt sản phẩm, Brain sẽ biến sự hỗn loạn thành sự rõ ràng.
Ví dụ:Thêm các điểm liệt kê vào tài liệu → Yêu cầu Brain chuyển chúng thành các công việc được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên → Phân công và lên lịch ngay lập tức.
Bắt đầu sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc để tối ưu hóa quy trình làm việc
Lời khuyên của chúng tôi: Hãy làm theo các bước và phương pháp sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc trong hướng dẫn này. Sau đó, hãy chuyển sang bước tiếp theo và thử sử dụng ClickUp, giải pháp phần mềm tự động hóa công việc của chúng tôi.
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay! Biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc là điều cần thiết để giảm bớt căng thẳng và không phải thực hiện công việc dưới áp lực. Nhưng chỉ khi bạn tự động hóa các công việc, bạn mới thấy được giá trị đằng sau danh sách công việc được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên và Nhiệm vụ ClickUp!
Câu hỏi thường gặp
Cách tốt nhất để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc tại công việc là gì?
Cách tiếp cận tốt nhất phụ thuộc vào khối lượng công việc và mục tiêu của bạn. Hãy bắt đầu bằng cách xác định các công việc dựa trên mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng. Các khung làm việc như Ma trận Eisenhower giúp bạn tập trung vào công việc có tác động lớn, trong khi các phương pháp như RICE Scoring hoặc MoSCoW rất phù hợp cho các nhóm sản phẩm và dự án khi đưa ra quyết định với nguồn lực giới hạn. Dù bạn chọn phương pháp nào, điều quan trọng là phải giữ cho các ưu tiên của bạn luôn hiển thị, có thể thực hiện được và được cập nhật thường xuyên.
Làm thế nào để phân biệt giữa việc khẩn cấp và việc quan trọng?
Các công việc khẩn cấp đòi hỏi sự chú ý ngay lập tức, thường do thời hạn hoặc các yếu tố phụ thuộc. Các công việc quan trọng đóng góp vào các mục tiêu dài hạn hoặc thành công chung nhưng có thể không cấp bách về thời gian. Một nguyên tắc chung: Khẩn cấp = phản ứng, Quan trọng = chiến lược. Sử dụng một khung hình ảnh (như ma trận 2×2) để phân loại các công việc hàng ngày hoặc hàng tuần của bạn vào các danh mục này.
Việc cần làm khi mọi việc đều là ưu tiên?
Nếu mọi thứ đều là ưu tiên, thì thực ra chẳng có gì là ưu tiên cả. Hãy bước lại và tự hỏi:
- Yếu tố nào mang lại tác động lớn nhất cho kinh doanh hoặc nhóm?
- Điều gì đang cản trở công việc của người khác?
- Có hạn chót nào mà tôi không thể dời lại được không?
Sau đó, hãy giới hạn sự tập trung của bạn vào 1–3 ưu tiên chính mỗi ngày. Hãy cân nhắc phương pháp chia khung thời gian hoặc Phương pháp Ivy Lee để tránh bị quá tải và duy trì sự tập trung.
Làm thế nào để xử lý các công việc bất ngờ hoặc vào phút chót?
Hãy bắt đầu bằng cách tự hỏi xem công việc đó có vừa khẩn cấp vừa quan trọng hay không. Nếu có, hãy điều chỉnh kế hoạch trong ngày và thông báo những thay đổi này cho các bên liên quan. Nếu không, hãy lên lịch thực hiện công việc đó vào lúc khác. Các công cụ như lên lịch bằng cách kéo và thả, cờ ưu tiên, hoặc thậm chí sắp xếp lại theo đề xuất của AI có thể giúp bạn thực hiện việc này dễ dàng hơn nếu bạn đang sử dụng một công cụ quản lý công việc như ClickUp.
Tôi nên xem xét lại các ưu tiên của mình bao lâu một lần?
Tốt nhất là hàng ngày. Một buổi tổng kết nhanh 5 phút vào buổi sáng (hoặc tối hôm trước) có thể giúp bạn lấy lại sự tập trung. Đối với các dự án lớn hơn, hãy tổ chức các buổi tổng kết hàng tuần để đánh giá lại dòng thời gian, khả năng sẵn có của nguồn lực và các mục tiêu thay đổi. Đặt lời nhắc nhở định kỳ trong lịch của bạn hoặc sử dụng danh sách kiểm tra tổng kết công việc để duy trì sự nhất quán.
Các công cụ nào hỗ trợ việc sắp xếp thứ tự ưu tiên?
Bạn có thể bắt đầu bằng bút và giấy, nhưng các công cụ kỹ thuật số mang lại sự linh hoạt hơn. Hãy tìm các ứng dụng cho phép:
- Thẻ hoặc nhãn tùy chỉnh (ví dụ: khẩn cấp, tốn nhiều nỗ lực, tác động lớn)
- Các chế độ xem lập kế hoạch trực quan như bảng hoặc lịch
- Các công việc định kỳ và nhắc nhở
- Sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) hoặc tự động hóa để giảm bớt việc ra quyết định thủ công
ClickUp, ví dụ, cung cấp các mẫu sắp xếp ưu tiên, ma trận nỗ lực-tác động, phân chia thời gian và lập lịch thông minh để giúp bạn duy trì sự tập trung và linh hoạt