Mọi công việc trong quy trình của bạn đều có mức độ khẩn cấp như nhau?
Bạn có lập một danh sách công việc cần làm đơn giản và hoàn thành từng công việc từ đầu đến cuối không?
Nếu vậy—đó là một dấu hiệu cảnh báo nghiêm trọng.
Nếu bạn không thực sự sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên, chỉ là vấn đề thời gian trước khi bạn trở thành người gây cản trở dự án. Nếu không có phân cấp công việc rõ ràng, bạn có nguy cơ bỏ lỡ thời hạn, lãng phí nỗ lực và khiến đồng nghiệp quá tải, không còn tin tưởng vào sự hỗ trợ của bạn.
Vì vậy, có lẽ chúng ta nên tránh hoàn toàn tình huống đó và học cách sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên. Đây là hướng dẫn giúp bạn tập trung vào những việc quan trọng nhất, truyền cảm hứng cho nhóm và tránh sự hỗn loạn trong dự án.
8 bước để sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc tại nơi làm việc
Biết được công việc nào có thể giải quyết ngay hoặc để sau sẽ ảnh hưởng đến sự thành công của dự án. Từ sự thiếu gắn kết và vắng mặt của nhân viên đến hiệu suất và năng suất thấp, việc sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc không hiệu quả sẽ ảnh hưởng đến các dự án lớn và phức tạp.
Và cuối cùng, kết quả kinh doanh của công ty bạn phụ thuộc vào điều đó. Đó là lý do tại sao bạn phải hiểu cách sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc để quản lý thời gian và xác định mức độ khẩn cấp trong nhóm của mình.
Nếu nhóm của bạn tin rằng bạn sẽ hoàn thành công việc chỉ vì bạn là quản lý của họ, thì sự giao tiếp trong nhóm đã bắt đầu rạn nứt. Xếp hạng công việc theo mức độ ưu tiên là điều rất quan trọng đối với các nhóm làm việc hiệu quả, nhưng bạn có thể làm gì để giải quyết vấn đề này?
1. Lập danh sách công việc của bạn mà không theo phân cấp cụ thể
Để bắt đầu, hãy viết ra một danh sách tất cả các công việc của bạn. Bao gồm cả các công việc đang thực hiện và công việc trong tương lai cho tất cả các dự án của bạn trong danh sách việc cần làm này. Và đừng bỏ sót bất kỳ công việc nào trong danh sách việc cần làm vì bất kỳ lý do gì.
Điều này nghe có vẻ không cần thiết. Tuy nhiên, việc sắp xếp thứ tự ưu tiên và quản lý công việc một cách hiệu quả trong đầu là điều không thể. Tất nhiên, điều này có thể thực hiện được đối với các dự án nhỏ, chỉ có một người thực hiện, nhưng đối với hầu hết các dự án khác, đó sẽ là một cuộc chiến dài hơi.
Bạn phải có cái nhìn toàn diện về tất cả các công việc đang tiến hành, đã lên lịch và chưa bắt đầu ở một nơi duy nhất ngoài đầu óc của bạn. Đối với một số người, danh sách này cần được sắp xếp theo thứ tự để bạn không chỉ đọc danh sách hoặc xử lý tất cả các công việc như nhau.
Thay vào đó, hãy cố gắng sắp xếp thứ tự ưu tiên của các công việc và truyền đạt các ưu tiên này cho nhóm của bạn. Đó là cách bạn quản lý khối lượng công việc và nắm được danh sách ưu tiên của mình để có thể phân phối lại nếu cần.
LUÔN BẮT ĐẦU BẰNG VIỆC LẬP DANH SÁCH CÔNG VIỆCĐừng cố bỏ qua bước lập danh sách công việc cần làm để đẩy nhanh tiến độ! Đó là một cái bẫy. Và bạn sẽ không thể tránh được tất cả những chi phí cao do thiếu sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên mà chúng ta đã thảo luận. Chia nhỏ các công việc lớn thành các công việc con. Điều này giúp đơn giản hóa các bước tiếp theo và trong phần mềm quản lý công việc như ClickUp, bạn thậm chí có thể sắp xếp lại hoặc chỉnh sửa các công việc con hàng loạt.
Không cần phải sắp xếp thứ tự các công việc trong danh sách ngay bây giờ. Nhưng đây là thời điểm tuyệt vời để nhóm chúng theo ngày, tuần, tháng và năm. Điều này cũng áp dụng cho việc thêm thời lượng và ngày đáo hạn cho mỗi công việc.
Hãy lưu ý rằng công việc không chỉ bao gồm các kết quả dự án. Chúng còn bao gồm các cuộc họp, cuộc gọi điện thoại và video, thuyết trình, trả lời tin nhắn tức thời và email. Nhưng thông thường, đây là các bước trong công việc.
Để lập danh sách công việc, bạn có thể sử dụng bút và giấy hoặc ClickUp. Nhưng hãy để chúng tôi cho bạn biết một điều: Sử dụng công cụ này sẽ giúp đơn giản hóa công việc cập nhật danh sách khi có nhiệm vụ mới xuất hiện. Phương pháp sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc và quản lý thời gian này có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian.
Tổ chức công việc với các giải pháp thay thế Taskade!
📮ClickUp Insight: 18% số người tham gia khảo sát của chúng tôi muốn sử dụng AI để tổ chức cuộc sống của họ thông qua lịch, nhiệm vụ và nhắc nhở. 15% khác muốn AI xử lý các công việc thường ngày và công việc hành chính. Để làm được điều này, AI cần có khả năng: hiểu mức độ ưu tiên của từng nhiệm vụ trong quy trình làm việc, thực hiện các bước cần thiết để tạo nhiệm vụ hoặc điều chỉnh nhiệm vụ và thiết lập quy trình làm việc tự động. Hầu hết các công cụ đều có một hoặc hai bước này. Tuy nhiên, ClickUp đã giúp người dùng hợp nhất tới hơn 5 ứng dụng bằng nền tảng của chúng tôi! Trải nghiệm lập lịch dựa trên AI, nơi các công việc và cuộc họp có thể dễ dàng được phân bổ vào các khoảng trống trong lịch của bạn dựa trên mức độ ưu tiên. Bạn cũng có thể thiết lập các quy tắc tự động hóa tùy chỉnh qua ClickUp Brain để xử lý các công việc thường ngày. Nói lời tạm biệt với công việc bận rộn!
2. Xác định công việc cần làm trước tiên
Tất cả chúng ta đều cảm thấy buộc phải làm những công việc nhỏ, dễ, nhanh trước, bất kể mức độ ưu tiên của chúng. Đó là do xu hướng hoàn thành công việc của chúng ta. Thêm vào đó, các nghiên cứu cho thấy não bộ của chúng ta giải phóng dopamine vào máu mỗi khi chúng ta hoàn thành một công việc quan trọng, khiến chúng ta muốn tiếp tục làm việc đó.
Nhưng bạn phải chống lại điều đó! Và bạn có thể làm điều đó bằng cách:
Phân biệt công việc quan trọng và công việc khẩn cấp
Công việc quan trọng là gì? Và công việc khẩn cấp là gì?
Không nghi ngờ gì nữa, một công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp phải có trong danh sách công việc của bạn. Bạn phải lên lịch cho công việc đó, nhưng không cần phải thực hiện ngay lập tức. Bạn có thể hoãn công việc đó lại.
Mặt khác, bạn phải thực hiện các công việc khẩn cấp và quan trọng trong ngày hôm nay hoặc trong vài giờ tới. Nhưng chúng không nhất thiết là những công việc quan trọng, vì vậy bạn có thể giao cho người khác thực hiện.
Sau đó, bạn có thể có những công việc khác vừa quan trọng vừa khẩn cấp. Bạn phải làm ngay những công việc này để tránh những tác động tiêu cực nghiêm trọng, chẳng hạn như không đáp ứng thời hạn của khách hàng, mất hợp đồng với khách hàng, không ra mắt sản phẩm hoặc không cung cấp dịch vụ.
Cuối cùng, một số công việc hàng ngày của bạn không quan trọng cũng không khẩn cấp. Điều này có nghĩa là bạn có thể xóa những công việc đó khỏi danh sách công việc của mình mà không gây ra bất kỳ tác động tiêu cực nào đến nhóm, bộ phận hoặc toàn bộ công ty.
ClickUp cho phép bạn thêm thẻ tùy chỉnh vào nhiệm vụ để đánh dấu chúng là quan trọng, khẩn cấp, cả hai hoặc không. Ngoài ra, tất cả các nhiệm vụ có thể được đặt thành các mức ưu tiên cụ thể như khẩn cấp, cao, bình thường và thấp.
Sắp xếp công việc theo giá trị của chúng
Công việc nào của bạn mang lại giá trị cao cho kinh doanh? Những công việc đó là ưu tiên, nhưng không phải tất cả đều quan trọng.
Mức độ ưu tiên của công việc phụ thuộc vào giá trị của chúng. Công việc quan trọng là công việc khẩn cấp và có giá trị cao. Công việc ưu tiên cao không khẩn cấp, nhưng mang lại giá trị cao cho kinh doanh. Công việc ưu tiên trung bình là công việc khẩn cấp nhưng giá trị thấp. Cuối cùng, công việc ưu tiên thấp là công việc không khẩn cấp và giá trị thấp.
Dưới đây là một số ví dụ về các công việc có giá trị cao đối với bất kỳ doanh nghiệp nào:
- Việc cần làm cho dự án của khách hàng (trên dự án nội bộ)
- Khắc phục vấn đề truy cập vào nền tảng hội nghị trực tuyến của công ty chỉ làm việc từ xa (trước khi tìm kiếm giải pháp thay thế chất lượng cao hơn)
- Trả lời các yêu cầu hỗ trợ của khách hàng (thay vì thiết kế lại trang web của bạn)
- Mô tả các yêu cầu của sản phẩm mới mà nhóm của bạn sẽ xây dựng (trái ngược với một công việc mà nhóm không phụ thuộc vào)
Tạo mối quan hệ giữa các nhiệm vụ và nhóm của bạn trong ClickUp để điều hướng giữa các nhiệm vụ và kiểm tra trạng thái một cách dễ dàng. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng ClickUp để thiết lập các phụ thuộc cho các nhiệm vụ và cuối cùng thiết lập thứ tự thực hiện chúng.
Xếp hạng các công việc quan trọng theo mức độ nỗ lực
Nếu bạn muốn thiết lập một ngày làm việc hiệu quả, hãy dựa vào ước tính nỗ lực. Điều này có nghĩa là bạn phải hoàn thành công việc cần nỗ lực nhất trước khi làm bất kỳ việc gì khác trong ngày.
Các công việc đòi hỏi nỗ lực cao nhất thường là những công việc phức tạp nhất trong ngày hoặc những công việc liên quan chặt chẽ đến OKR của công ty. Giải quyết những công việc này trước tiên mỗi ngày sẽ giúp giảm đáng kể mức độ căng thẳng, đồng thời tạo động lực và thúc đẩy tinh thần làm việc.
Với sự trợ giúp của ClickUp, bạn có thể dễ dàng thêm các trường tùy chỉnh với giá trị “Số” để đánh giá và xác định công việc ước tính cho từng nhiệm vụ dựa trên số (ví dụ: 1-5, trong đó 5 là khó nhất). Quá trình này được sử dụng trong quản lý dự án scrum, nhưng cũng có thể hoạt động tương tự cho nhóm của bạn!
Xác định các ưu tiên trong ngày
Bạn có thể lên kế hoạch cho các công việc quan trọng trong các kỳ dài, chẳng hạn như vài tuần hoặc thậm chí vài năm. Nhưng phương pháp này giúp bạn tiếp cận kế hoạch công việc trong tuần của mình từng ngày một:
- Trước khi kết thúc một ngày làm việc, hãy lựa chọn những công việc quan trọng nhất cần làm vào ngày hôm sau (tối đa sáu công việc)
- Xếp hạng công việc theo mức độ quan trọng
- Ngày hôm sau, tập trung vào công việc đầu tiên trong danh sách và không chuyển sang công việc tiếp theo trước khi hoàn thành công việc đó, và cứ tiếp tục như vậy
- Vào cuối ngày, chuyển công việc chưa hoàn thành sang danh sách công việc của ngày hôm sau — cho dù đó là một công việc hay nhiều công việc — và lặp lại toàn bộ quy trình
3. Tiếp tục điều chỉnh các ưu tiên của bạn
Nếu bạn muốn học cách sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc, bạn phải thành thạo khả năng thích ứng. Bởi vì bạn không bao giờ biết khi nào đơn đặt hàng thay đổi hoặc vấn đề bất ngờ với nhóm, kinh doanh hoặc sản phẩm sẽ phát sinh.
Tuy nhiên, bạn có thể chuẩn bị cho những sự kiện không thể đoán trước làm thay đổi mức độ ưu tiên của công việc. Hãy hình thành thói quen xem xét lại mức độ ưu tiên của công việc và thiết lập một hệ thống để không quên thực hiện việc này thường xuyên.
Xem lại các công việc ưu tiên mỗi ngày vào đầu hoặc cuối ngày. Nhưng nếu bạn thích, hãy làm việc này vào chiều thứ Sáu cho tuần tiếp theo và xem lại các công việc ưu tiên vào cuối mỗi ngày.
TRÁNH LÃNG PHÍ THỜI GIAN LIÊN TỤCKỹ năng quản lý thời gian là chìa khóa quan trọng để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc của bạn. Hãy bỏ qua một công việc đột nhiên không còn là ưu tiên nữa, ngay cả khi bạn cảm thấy muốn hoàn thành nó và đã dành nhiều thời gian và nỗ lực cho nó. Tiếp tục làm một công việc không phải là ưu tiên sẽ là lãng phí thời gian và có thể ảnh hưởng đến thời hạn hoàn thành công việc khác, đặc biệt là khi có công việc khác trở thành ưu tiên.
4. Đánh giá thực tế nỗ lực của bạn để hoàn thành công việc
Ước lượng nỗ lực của bạn có được hỗ trợ bởi hồ sơ theo dõi thời gian hoàn thành công việc không? Nếu không, bạn phải bắt đầu theo dõi thời gian đó vì bạn sẽ cần đến chúng ngay cả khi bạn chưa sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc theo mức độ nỗ lực.
Theo dõi thời gian hoàn thành nhiệm vụ của bạn với phần mềm theo dõi thời gian dự án của ClickUp. Sau đó, tinh chỉnh ước lượng nỗ lực của bạn dựa trên bản ghi đó.
Bạn cần phân bổ nguồn lực dựa trên các tiêu chí khác nhau và rất có thể, một trong những tiêu chí đó sẽ là thời gian dành cho công việc.
Điều cuối cùng bạn muốn làm là đưa ra những ước lượng thời gian và nỗ lực không thực tế cho nhóm của mình. Bạn sẽ kết thúc bằng việc gấp rút thực hiện dự án, dẫn đến các lỗi.
5. Nhận thức giới hạn năng suất của bản thân và giữ cân bằng giữa công việc và cuộc sống
Bạn chỉ có thể làm được một số việc nhất định trong một ngày hoặc trong một trạng thái tinh thần nhất định. Một ngày làm việc thông thường thường kéo dài tám giờ. Và tất cả chúng ta đều thỉnh thoảng gặp phải tình trạng khối sáng tạo. Thêm vào đó, hầu hết chúng ta không thể làm việc hiệu quả khi cảm thấy căng thẳng.
Đôi khi, việc hoãn một công việc sang ngày hôm sau hoặc đơn giản là bỏ qua công việc đó sẽ mang lại năng suất cao hơn. Tuy nhiên, điều này chỉ có thể thực hiện được nếu đó không phải là công việc quan trọng, cấp bách và không thể giao cho người khác hoặc phân công lại.
Sử dụng Nhật ký rủi ro có thể giúp bạn hiểu rõ hơn tác động và xác suất của các công việc của nhóm (hoặc công việc cá nhân) nếu chúng không được hoàn thành. Hiểu rõ các rủi ro tiềm ẩn có thể giúp bạn hiểu rõ hơn năng suất tổng thể của nhóm.
Mẹo trả lời câu hỏi phỏng vấn:Một câu hỏi phỏng vấn thường gặp là: Bạn ưu tiên công việc của mình như thế nào? Hãy trả lời câu hỏi này một cách xuất sắc bằng cách thể hiện cho nhà tuyển dụng khả năng suy nghĩ chín chắn và chiến lược của bạn. Giải thích cách bạn đánh giá mức độ quan trọng và cấp bách của từng công việc, và cách bạn sắp xếp khối lượng công việc dựa trên những yếu tố đó. Thể hiện kỹ năng tổ chức và khả năng quản lý nhiều công việc ưu tiên cùng một lúc mà không bị quá tải.
6. Lên lịch tất cả các công việc và nhiệm vụ của bạn
Lập lịch công việc phải là một mục trong danh sách kiểm tra quản lý dự án của bạn. Bắt đầu bằng việc xác định ngày bắt đầu và ngày kết thúc cho từng công việc trong danh sách công việc được ưu tiên của bạn. Và phù hợp với một số mục đích, từ việc thêm công việc vào lịch của bạn đến quản lý khối lượng công việc.
Nếu bạn đã thêm ngày đáo hạn cho từng công việc, không có vấn đề gì! Bạn thực sự cần những ngày này làm tham chiếu để xác định ngày bắt đầu và ngày kết thúc.
Bạn có thể muốn hoàn thành một công việc trước ngày đáo hạn để đề phòng những sự chậm trễ không lường trước được. Nhưng hãy xem xét mục tiêu của bạn là hoàn thành công việc ít nhất là vào ngày đáo hạn.
Giờ đây, việc hoàn thành từng công việc trước ngày đáo hạn phụ thuộc vào sức chứa của bạn. Và nó cũng phụ thuộc vào việc bạn có các ưu tiên đồng thời hay không. Nhưng bạn chỉ có thể đưa ra kết luận chắc chắn về sức chứa và các ưu tiên của mình sau khi lên lịch các công việc trong lịch của bạn.
Bằng cách phân phối công việc trong suốt các ngày, bạn có thể theo dõi tiến độ so với thời hạn. Và "tiến độ" ở đây là thời lượng (số ngày hoặc tỷ lệ phần trăm) còn lại đến ngày kết thúc. Tuy nhiên, nếu bạn ghi lại công việc trong từng công việc, bạn cũng có thể theo dõi tiến độ so với nỗ lực (ước tính theo giờ làm việc của mỗi người).
Việc hình dung lịch làm việc của bạn rất hiệu quả trong việc xác định xem bạn có thể đảm nhận thêm công việc hay không. Và nếu bạn đã đạt đến khối lượng công việc tối đa, bạn sẽ cần sự giúp đỡ thêm (một ngày chỉ có bao nhiêu giờ).
Để quản lý công việc và sắp xếp thứ tự ưu tiên một cách hiệu quả, hãy lên lịch cho mọi việc, bao gồm cả công việc cá nhân và công việc dự án nội bộ và bên ngoài.
Nếu bạn chọn ClickUp, bạn sẽ có thể lên lịch các cuộc họp hàng tuần (và nhắc nhở hàng ngày) với các nhiệm vụ lặp lại. Nhưng bạn có thể tiến thêm một bước nữa bằng cách sử dụng chế độ xem Lịch của ClickUp để lên lịch các nhiệm vụ hàng ngày (hoặc hàng tuần hoặc hàng tháng). Và nếu bạn thích chế độ xem dòng thời gian hoặc bảng (hoặc bảng tính), ClickUp cũng có những chế độ này.
Cuối cùng, ClickUp có chế độ xem khối lượng công việc để cân bằng khối lượng công việc của bạn một cách hoàn hảo. Xác định những ngày bạn đã, sắp hoặc còn rất lâu mới bị quá tải. Sau đó, hành động phù hợp: Lên lịch thêm công việc trong trường hợp thứ hai và chuyển công việc trong trường hợp thứ nhất.
7. Chia nhỏ thời gian để hoàn thành nhiều công việc hơn
Lên lịch các khối thời gian để thực hiện công việc của bạn mà không bị gián đoạn. Điều này giúp bạn tránh làm nhiều việc cùng một lúc, vốn là điều trái ngược với chiến lược sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên.
Thực hiện một công việc của dự án trong mỗi khối thời gian đó hoặc thậm chí một công việc không thuộc bất kỳ dự án nào. Bạn cũng có thể làm nhiều công việc trong một khối thời gian, nhưng đó phải là những công việc nhỏ và không liên quan đến nhau.
Đánh dấu các khoảng thời gian trong lịch chia sẻ của bạn là "thời gian tập trung" và tắt thông báo trong khoảng thời gian đó. Đây là cách để đồng nghiệp và quản lý của bạn không làm phiền bạn khi bạn đang tập trung hoàn thành công việc, đặc biệt là những công việc ưu tiên cao.
Nếu bạn chọn ClickUp để quản lý công việc, hãy cân nhắc sử dụng các mẫu phân chia thời gian của chúng tôi.
8. Giao tiếp với nhóm khi cần thiết
Biết cách sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên là một trong những nền tảng để làm việc hiệu quả trong nhóm. Nếu không, làm sao bạn có thể kết nối với nhóm khi họ đang chờ bạn bắt đầu hoặc hoàn thành công việc của họ?
Và họ sẽ cảm thấy thế nào nếu bạn khiến họ phải chờ đợi vô thời hạn để hoàn thành công việc của bạn? Bạn phải thông báo cho đồng nghiệp của mình bất cứ khi nào bạn gặp sự chậm trễ trong tiến độ công việc. Và cho họ biết khi nào bạn dự định hoàn thành những công việc đó.
Bạn cũng phải thông báo cho quản lý của mình về bất kỳ trở ngại nào mà bạn gặp phải khi thực hiện công việc. Công việc của họ là giúp bạn vượt qua những trở ngại đó.
ClickUp rất tuyệt vời để chia sẻ thông tin cập nhật và theo dõi bằng cách bình luận về các nhiệm vụ cụ thể. Và những bình luận đó có thể bao gồm các bản ghi màn hình mà bạn có thể chụp trong công cụ. Hoặc bạn có thể gán bình luận cho đồng đội để cho họ biết bạn đang chờ họ hoàn thành nhiệm vụ.
Các khung làm việc về ưu tiên hóa công việc
Không phải tất cả các chiến lược ưu tiên đều giống nhau. Dưới đây là tổng quan nhanh về các khung làm việc phổ biến để giúp bạn lựa chọn phương pháp phù hợp nhất:
| Khung làm việc | Phù hợp nhất cho | Tóm tắt nhanh |
|---|---|---|
| Ma trận Eisenhower | Sắp xếp công việc hàng ngày | Phân loại công việc theo mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng để giúp bạn tập trung vào các chiến lược quan trọng |
| Phương pháp MoSCoW | Lập kế hoạch sản phẩm và dự án | Phân loại công việc thành Phải làm, Nên làm, Có thể làm hoặc Không làm |
| Đánh giá theo thang điểm RICE | Tính năng lập lộ trình hoặc công việc lớn | Sử dụng Phạm vi, Tác động, Mức độ tự tin và Nỗ lực để xếp hạng các ưu tiên một cách khách quan |
| Phương pháp Ivy Lee | Năng suất cá nhân | Tập trung vào sáu công việc mỗi ngày theo thứ tự ưu tiên — không nhiều hơn, không ít hơn |
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Với ClickUp, bạn có thể triển khai từng nhiệm vụ này bằng cách sử dụng Trường Tùy chỉnh, Thẻ Ưu tiên, Chế độ xem và Mẫu phù hợp với quy trình làm việc của bạn.
Ví dụ thực tế: Ưu tiên trong thực tế
Hãy biến lý thuyết thành thực tế. Dưới đây là cách các chuyên gia khác nhau có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên với ClickUp:
- Quản lý dự án: Sử dụng biểu đồ Gantt và các mối phụ thuộc để nêu rõ các yếu tố cản trở và các công việc quan trọng.
- Quản lý thành công khách hàng: Lọc công việc theo mức độ khẩn cấp và tác động đến khách hàng bằng cách sử dụng thẻ và mức độ ưu tiên.
- Nhà thiết kế UX: Tổ chức các yêu cầu tính năng trong chế độ xem Bảng MoSCoW, tập trung vào các tính năng "bắt buộc phải có" trước tiên.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng Chế độ xem khối lượng công việc trong ClickUp để quản lý sức chứa của nhóm và điều chỉnh nhiệm vụ dựa trên tình trạng sẵn sàng theo thời gian thực.
💼 Cách trả lời câu hỏi “Bạn sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên như thế nào?” trong phỏng vấn
Đây là một trong những câu hỏi phỏng vấn phổ biến nhất – và cũng là một trong những câu hỏi tiết lộ nhiều nhất. Câu trả lời của bạn nên thể hiện tư duy chiến lược, khả năng tổ chức và khả năng giữ bình tĩnh dưới áp lực.
Dưới đây là cách cấu trúc một câu trả lời chắc chắn:
- Bắt đầu với một khuôn khổ (như Ma trận Eisenhower, quy tắc 1-3-5 hoặc tác động so với nỗ lực)
- Đề cập đến các công cụ bạn sử dụng để tổ chức và điều chỉnh công việc một cách linh hoạt
- Kết thúc bằng một ví dụ thực tế về cách bạn đã xử lý thành công việc thay đổi ưu tiên
Ví dụ 1:
“Tôi bắt đầu bằng cách phân loại công việc theo mức độ khẩn cấp và quan trọng bằng cách sử dụng một khung như Ma trận Eisenhower. Tôi tạo danh sách công việc, gắn thẻ các mục theo mức độ ưu tiên và xem lại hàng ngày. Các công cụ như ClickUp giúp tôi quản lý các thời hạn thay đổi bằng cách sắp xếp công việc thành các chế độ xem, để tôi có thể thấy những việc cần chú ý và những việc có thể chờ. ”
“Tôi bắt đầu bằng cách phân loại công việc theo mức độ khẩn cấp và quan trọng bằng cách sử dụng một khung như Ma trận Eisenhower. Tôi tạo danh sách công việc, gắn thẻ các mục theo mức độ ưu tiên và xem lại hàng ngày. Các công cụ như ClickUp giúp tôi quản lý các thời hạn thay đổi bằng cách sắp xếp công việc thành các chế độ xem, để tôi có thể thấy những việc cần chú ý và những việc có thể chờ. ”
Ví dụ 2:
“Mỗi buổi tối, tôi lập kế hoạch cho ngày hôm sau bằng cách xác định 1 nhiệm vụ chính, 3 nhiệm vụ trung bình và 5 nhiệm vụ nhỏ. Tôi chặn thời gian tập trung trong lịch của mình và sử dụng các nhiệm vụ lặp lại và nhắc nhở của ClickUp để theo dõi tiến độ. Nếu ưu tiên thay đổi, tôi sử dụng chế độ xem kéo và thả để sắp xếp lại lịch trình mà không làm mất đà. ”
“Mỗi buổi tối, tôi lập kế hoạch cho ngày hôm sau bằng cách xác định 1 nhiệm vụ chính, 3 nhiệm vụ trung bình và 5 nhiệm vụ nhỏ. Tôi chặn thời gian tập trung trong lịch của mình và sử dụng các nhiệm vụ lặp lại và nhắc nhở của ClickUp để theo dõi tiến độ. Nếu ưu tiên thay đổi, tôi sử dụng chế độ xem kéo và thả để sắp xếp lại lịch trình mà không làm mất đà. ”
🧠 Mẹo phỏng vấn: Nếu bạn đã sử dụng ClickUp, hãy nêu bật các tính năng cụ thể như Thẻ ưu tiên, Chế độ xem lịch hoặc Biểu đồ khối lượng công việc để cho thấy cách bạn cân bằng giữa mức độ khẩn cấp và tác động, đồng thời truyền đạt các ưu tiên cho nhóm của mình.
3 mẫu ưu tiên công việc giúp tiết kiệm thời gian
Các mẫu ClickUp sau đây sẽ tận dụng lý thuyết đằng sau các phương pháp sắp xếp thứ tự ưu tiên mà bạn vừa học:
1. Mẫu "Hoàn thành công việc" của ClickUp
Mẫu ClickUp Getting Things Done là một mẫu toàn diện để sắp xếp thứ tự ưu tiên và theo dõi các công việc tại một nơi. Mẫu này có thể tùy chỉnh cao với các trường tùy chỉnh và thậm chí cho phép bạn cộng tác trên các tài liệu với các thành viên khác trong nhóm.
Hãy xem các ứng dụng GTD và Mẫu GTD này!
Bạn có thể sử dụng mẫu sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên này để:
- Chia công việc thành các danh mục — hoặc bối cảnh, theo mẫu — mà bạn có thể tạo từ các trường tùy chỉnh
- Giữ kỷ luật và sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc theo bối cảnh, ngày đáo hạn, thời lượng ước tính và mức độ nỗ lực
- Lên lịch công việc trong chế độ xem lịch
- Sắp xếp công việc theo bảng Kanban có thể tùy chỉnh theo mức độ ưu tiên
2. Mẫu ma trận nỗ lực tác động của ClickUp
Nếu bạn không có đủ thời gian để đánh giá kỹ lưỡng mức độ ưu tiên của các nhiệm vụ, mẫu này là lựa chọn hoàn hảo! Mẫu Ma trận nỗ lực tác động ClickUp giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên của các nhiệm vụ tùy theo mức độ nỗ lực cần thiết để hoàn thành chúng.
Đối với những người cần đánh giá nhanh tác động hoặc chi phí của một dự án, mẫu này giúp bạn xác định những việc cần ưu tiên. Sử dụng mẫu trực quan này để giúp nhóm của bạn hiểu những việc quan trọng nhất đối với thành công chung của nhóm.
3. Mẫu ma trận sắp xếp thứ tự ưu tiên của ClickUp
Chúng tôi đã thiết kế Mẫu Ma trận ưu tiên của ClickUp để sắp xếp thứ tự ưu tiên trong danh sách công việc của bạn theo bất kỳ hai tiêu chí nào bạn chọn. Ví dụ: phân loại công việc của bạn theo mức độ quan trọng và khả năng đạt được, từ thấp đến cao. Sau đó, các công việc ưu tiên cao của bạn sẽ là những công việc có mức độ quan trọng và khả năng đạt được cao.
Ngoài ra, hãy sử dụng màu sắc để phân loại công việc. Ví dụ: gán màu khác nhau cho các công việc thuộc các dự án khác nhau. Đây là cách để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho tất cả các công việc thuộc nhiều dự án tại một nơi.
Mẹo AI: Ưu tiên thông minh hơn với ClickUp Brain
Bị choáng ngợp bởi quá nhiều lựa chọn? Hãy để ClickUp Brain hướng dẫn bạn tập trung.
ClickUp Brain đề xuất những việc cần làm dựa trên thời hạn, khối lượng công việc, các yếu tố phụ thuộc và các yếu tố cản trở. Cho dù bạn đang sắp xếp phản hồi hay chuẩn bị cho việc ra mắt sản phẩm, Brain sẽ biến sự hỗn loạn thành sự rõ ràng.
Ví dụ sử dụng:Thêm các điểm chính vào tài liệu → Yêu cầu Brain chuyển chúng thành các công việc được sắp xếp theo mức độ ưu tiên → Phân công và lên lịch ngay lập tức.
Bắt đầu sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc để tối ưu hóa quy trình làm việc
Lời khuyên của chúng tôi: Thực hiện theo các bước và phương pháp sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc trong hướng dẫn này. Sau đó, chuyển sang bước tiếp theo và dùng thử ClickUp, giải pháp phần mềm tự động hóa công việc của chúng tôi.
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay! Biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ là điều cần thiết để giảm căng thẳng và không phải làm việc dưới áp lực. Nhưng chỉ khi bạn tự động hóa các nhiệm vụ, bạn mới thấy được giá trị đằng sau danh sách công việc được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên và Nhiệm vụ ClickUp!
Câu hỏi thường gặp
Cách tốt nhất để sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc là gì?Sử dụng các khung như Eisenhower, MoSCoW hoặc RICE để đánh giá mức độ khẩn cấp và tác động. Sau đó, triển khai chúng bằng cách sử dụng các trường và bộ lọc có thể tùy chỉnh của ClickUp.
Làm thế nào để quản lý các công việc bất ngờ hoặc khẩn cấp?Sử dụng chế độ xem nhiệm vụ kéo và thả của ClickUp và các công cụ cân bằng khối lượng công việc để nhanh chóng sắp xếp lại thứ tự ưu tiên mà không làm mất hiển thị.
Những công cụ nào giúp sắp xếp thứ tự ưu tiên?ClickUp cung cấp các mẫu, đề xuất AI và nhiều chế độ xem để hỗ trợ các phương pháp sắp xếp thứ tự ưu tiên khác nhau — tất cả trong một nền tảng.