Cách quản lý nhóm: Kỹ năng, chiến lược, công cụ

{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Quản lý nhóm là gì?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Quản lý nhóm là năng lực tổng thể của các nhà quản lý nhóm. Nó bao gồm các khả năng, kiến thức, kỹ năng và hành vi cần thiết để quản lý một nhóm. Nhưng chính xác thì nhà quản lý nhóm là gì?" } } ] }

Quản lý là cơ hội để giúp mọi người trở thành những con người tốt hơn. Khi được thực hành theo cách đó, đó là một nghề nghiệp tuyệt vời.

Quản lý nhóm hiệu quả là một trong những công việc quan trọng và khó khăn nhất mà bạn sẽ phải đảm nhận. Quản lý nhóm là một nghệ thuật và khoa học phức tạp mà bạn chỉ có thể thành thạo sau một thời gian dài. Bạn phải tích lũy kinh nghiệm và học hỏi từ những khó khăn trong thực tế.

Tuy nhiên, có một số việc chúng tôi có thể làm để giúp bạn đạt được mục tiêu nhanh hơn, bắt đầu từ bài viết này. Đọc tiếp để tìm hiểu cách quản lý nhóm như một nhà lãnh đạo mà họ tin tưởng.

Quản lý nhóm là gì?

Quản lý nhóm là một năng lực mà tất cả các nhà quản lý nhóm hiệu quả đều có. Nó bao gồm tổ chức, động viên và hướng dẫn các thành viên trong nhóm để làm việc hiệu quả, năng suất và hợp tác, đồng thời tạo ra môi trường làm việc tích cực và hỗ trợ lẫn nhau.

Kỹ năng quản lý nhóm là sự kết hợp giữa kiến thức, kỹ năng kỹ thuật, kinh nghiệm và hành vi cần thiết để quản lý một nhóm.

Vậy, quản lý nhóm là gì? Quản lý nhóm chịu trách nhiệm lãnh đạo và điều phối công việc của nhóm để họ đạt được các mục tiêu của nhóm phù hợp với mục tiêu kinh doanh.

Xét cho cùng, hoạt động của tổ chức thường phức tạp và sẽ không thể diễn ra suôn sẻ nếu không có các nhóm. Nhưng với các chiến lược và phương pháp phù hợp, các trưởng nhóm có thể giúp mọi người duy trì năng suất và hiệu quả. Họ tổ chức các nhóm, khởi động tinh thần làm việc nhóm, sau đó duy trì sự phát triển bằng các kỹ năng quản lý cốt lõi của mình.

Quản lý nhóm là động lực thúc đẩy tiến độ công việc của tất cả các thành viên trong nhóm. Ví dụ: bằng cách tổ chức các cuộc họp nhóm thường xuyên và gặp gỡ từng thành viên riêng lẻ, các quản lý nhóm có thể loại bỏ các trở ngại đối với tiến độ dự án và mở ra cơ hội tiếp cận các nguồn lực cần thiết.

Tuy nhiên, quản lý một nhóm trong công việc không chỉ gói gọn trong việc điều phối và kiểm soát. Hãy chia khái niệm này thành các phần nhỏ hơn, hay các kỹ năng!

Quản lý nhóm và trưởng nhóm

Sự khác biệt chính giữa quản lý nhóm và trưởng nhóm là quản lý nhóm tập trung vào việc quản lý công việc và quy trình làm việc, trong khi trưởng nhóm tập trung vào việc truyền cảm hứng và hướng dẫn nhóm.

Mặc dù cả hai vai trò đều cần thiết cho việc quản lý nhóm hiệu quả, nhưng điều quan trọng là phải hiểu rõ trách nhiệm riêng biệt của từng vai trò. Người quản lý nhóm phải có kỹ năng tổ chức tốt, có khả năng phân công công việc hiệu quả và hiểu biết sâu sắc về các nguyên tắc quản lý dự án.

Tại sao quản lý nhóm hiệu quả lại quan trọng?

Quản lý nhóm hiệu quả là yếu tố quan trọng cho sự thành công và năng suất của bất kỳ tổ chức nào. Nó đảm bảo rằng các công việc được hoàn thành hiệu quả, thời hạn được tuân thủ và các thành viên trong nhóm được động viên để cùng nhau hướng tới mục tiêu chung.

Dưới đây là một số lợi ích chính của quản lý nhóm hiệu quả:

Các loại quản lý nhóm

Quản lý nhóm độc tài

Quản lý độc đoán được đặc trưng bởi sự kiểm soát cá nhân đối với tất cả các quyết định với rất ít ý kiến đóng góp từ các thành viên trong nhóm. Các nhà lãnh đạo áp dụng phong cách này thường quyết đoán và lãnh đạo bằng mệnh lệnh.

Quản lý nhóm dân chủ

Trái ngược với phong cách độc đoán, quản lý dân chủ khuyến khích ra quyết định thông qua sự đồng thuận của các thành viên, thúc đẩy tinh thần bình đẳng và chia sẻ trách nhiệm.

Quản lý nhóm theo phương pháp Laissez-faire

Đại diện cho phương pháp quản lý không can thiệp, các nhà quản lý theo chủ nghĩa tự do cung cấp hướng dẫn tối thiểu và ủy quyền quyết định cho các thành viên trong nhóm, tạo ra môi trường tự chủ và tự định hướng.

Quản lý nhóm chuyển đổi

Các nhà quản lý chuyển đổi nhằm mục đích truyền cảm hứng và động viên các thành viên trong nhóm, tập trung vào mức độ giao tiếp cao để nâng cao sự tham gia và thúc đẩy thay đổi tích cực trong cấu trúc nhóm.

Quản lý nhóm giao dịch

Loại hình quản lý này dựa trên hệ thống khen thưởng và phạt để quản lý nhóm. Các nhà lãnh đạo giao dịch tập trung vào hiệu suất, hiệu quả và việc đạt được các mục tiêu thường ngày, sử dụng quyền hạn và cơ cấu chính thức.

Quản lý nhóm phục vụ

Lãnh đạo phục vụ là một phương pháp tập trung vào sự phát triển và hạnh phúc của các thành viên trong nhóm. Những nhà lãnh đạo này ưu tiên nhu cầu của nhóm và giúp các cá nhân đạt được hiệu suất cao nhất có thể.

Quản lý nhóm đa chức năng

Cách tiếp cận đa chức năng bao gồm việc tập hợp một nhóm với các lĩnh vực chuyên môn đa dạng để đạt được mục tiêu chung, thúc đẩy sự đổi mới và giải quyết vấn đề toàn diện.

Quản lý nhóm ảo

Với sự tiến bộ của công nghệ, quản lý ảo đã trở nên phổ biến hơn. Các nhà quản lý của các nhóm ảo điều phối các thành viên phân tán về mặt địa lý, phụ thuộc rất nhiều vào các công cụ truyền thông kỹ thuật số.

Quản lý nhóm theo tình huống

Quản lý tình huống cho thấy rằng không có một phong cách quản lý nào phù hợp với tất cả các tình huống; thay vào đó, các nhà lãnh đạo phải điều chỉnh cách tiếp cận của mình dựa trên công việc, hoàn cảnh và nhu cầu của từng thành viên trong nhóm. Phong cách lãnh đạo năng động này đòi hỏi một nhà quản lý linh hoạt, có thể nhanh chóng chuyển đổi giữa các hành vi chỉ đạo và hỗ trợ khi tình huống thay đổi.

Huấn luyện quản lý nhóm

Các nhà quản lý huấn luyện tập trung vào phát triển cá nhân, nâng cao kỹ năng và thúc đẩy hiệu suất của họ thông qua hướng dẫn và phản hồi. Phong cách này phụ thuộc vào cách tiếp cận quản lý cá nhân hóa hơn, trong đó các nhà lãnh đạo đầu tư thời gian vào việc cố vấn cho các thành viên trong nhóm, cài đặt mục tiêu phát triển và tạo môi trường tự chủ và tự hướng dẫn.

Các kỹ năng cần thiết để quản lý nhóm hiệu quả

Các quản lý nhóm bảo vệ nhóm của mình khỏi những xáo trộn trong công việc. Nhưng cuối cùng, các trưởng nhóm phải yêu cầu nhóm của mình chịu trách nhiệm.

Điều này, theo một cách nào đó, khiến quản lý nhóm trở thành một công việc cần sự cân bằng. Bởi vì trong khi nhà lãnh đạo bảo vệ nhóm của mình, họ cũng mong đợi kết quả.

Hiện nay, việc đạt được sự cân bằng đó chỉ có thể thực hiện được thông qua việc phát triển các kỹ năng quản lý hiệu quả. Và nói một cách thẳng thắn, đó là sự kết hợp giữa kỹ năng cứng và kỹ năng mềm.

Làm thế nào để trở thành một quản lý nhóm được các thành viên trong nhóm tôn trọng

Quản lý nhóm hiệu quả cho phép trưởng nhóm tăng cường sự gắn kết của nhóm và thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm. Kết quả là, các nhóm làm việc ăn ý với nhau và đạt hiệu suất cao nhất.

Tuy nhiên, tác động của quản lý nhóm hiệu quả không chỉ dừng lại ở nhóm. Nó đặt nền tảng cho văn hóa tổ chức tích cực, từ việc tuyển dụng nhân viên đến việc khiến họ cảm thấy được lắng nghe và đánh giá cao.

Cuối cùng, mỗi thành viên trong nhóm đều có phong cách làm việc và tính cách riêng biệt. Và bởi vì các phong cách làm việc và tính cách khác nhau tạo nên một nhóm, nên việc quản lý nhóm đòi hỏi khả năng thích ứng và linh hoạt.

Một trưởng nhóm phải điều chỉnh phong cách quản lý nhóm của mình cho phù hợp với từng cá nhân và động lực của nhóm.

10 chiến lược quản lý nhóm cho nhà quản lý

Dưới đây là danh sách các mẹo quản lý nhóm để giúp bạn quản lý nhóm của mình hiệu quả.

1. Ưu tiên giao tiếp mở và rõ ràng

Nếu bạn đang bước vào công việc quản lý nhóm, đừng đánh giá thấp hậu quả của việc giao tiếp không hiệu quả. Điều này sẽ gây ra lo lắng trong nhóm vì họ không biết việc cần làm và hướng đi của mình.

Dưới đây là một số gợi ý hữu ích bạn có thể tham khảo:

Sự cởi mở và minh bạch giúp các thành viên trong nhóm hợp tác tốt hơn với nhau, điều này mang lại hiệu quả cao hơn nhiều so với việc lo lắng về công việc cần làm hoặc lý do tại sao phải làm.

Giao tiếp rõ ràng và kịp thời trong nhóm là công việc hai chiều. Nó xây dựng lòng tin vào người quản lý, trao quyền cho các thành viên trong nhóm để đổi mới và sáng tạo. Ngoài ra, nó còn cho phép giải quyết vấn đề ngay khi chúng phát sinh.

Giao tiếp cởi mở và minh bạch giúp tăng động lực, sự hài lòng và tỷ lệ giữ chân nhân viên. Tuy nhiên, đây là một trong những thách thức của nhóm làm việc ảo hiện nay.

2. Đặt mục tiêu rõ ràng cho nhóm

Không thể nào nhóm của bạn tập trung vào mục tiêu nếu bạn không cho họ biết mục tiêu đó là gì. Vì vậy, hãy đặt mục tiêu cho nhóm, cho dù bạn là người mới trong lĩnh vực quản lý nhóm hay muốn trở nên giỏi hơn trong lĩnh vực này.

Và nhóm của bạn sẽ tập trung vào mục tiêu và ít có xu hướng đi chệch hướng hơn. Bởi vì hãy thành thật mà nói: Những yếu tố gây xao lãng mục tiêu trong công việc luôn chỉ cách bạn một yêu cầu khẩn cấp.

Tuy nhiên, chính bạn, người quản lý nhóm, phải là người làm gương. Đừng để bị cám dỗ giải quyết các vấn đề hoặc bắt đầu các công việc có thể ảnh hưởng đến mục tiêu của nhóm.

Thay vào đó, hãy ưu tiên các mục tiêu đó và đảm bảo nhóm của bạn làm việc để đạt được chúng.

3. Cung cấp phản hồi thường xuyên

Cải tiến liên tục là trụ cột của mọi hoạt động kinh doanh thành công, và phản hồi mang tính xây dựng, có thể thực hiện được là cách để đạt được điều đó.

Cung cấp cho nhóm của bạn những phản hồi mang tính xây dựng để giúp các thành viên phát triển. Cho họ biết những điểm cần cải thiện, nhưng cũng ghi nhận những công việc đã hoàn thành tốt. Tổ chức các phiên phản hồi thường xuyên và đánh giá cao đóng góp của các thành viên cho nhóm.

Ngoài ra, hãy lắng nghe phản hồi của họ và cố gắng làm cho công việc của nhóm trở nên dễ dàng hơn và môi trường làm việc lành mạnh hơn. Điều này có thể bao gồm việc cho họ quyền truy cập vào các nguồn lực mới, hòa giải các mâu thuẫn trong nhóm, giới thiệu các quy tắc của nhóm hoặc cung cấp các mẹo để lên kế hoạch cho ngày làm việc hiệu quả hơn.

Đây là một chiến lược tuyệt vời để cải thiện hiệu suất nhóm, xây dựng lòng tin và nâng cao tinh thần. Nhưng đây cũng là một phương pháp chắc chắn để cải thiện tình trạng của các dự án của bạn.

Tải xuống mẫu này

4. Phân công công việc

Một trong những kỹ năng quan trọng nhất của một quản lý nhóm là khả năng phân công công việc.

Các thành viên trong nhóm của bạn có năng lực và kinh nghiệm, và bạn không thể tự mình xử lý mọi công việc. Vậy thì, đã đến lúc phân công công việc!

Bạn thuê nhóm của mình vì họ giỏi trong công việc. Đó là lý do tại sao bạn phải tin tưởng vào tinh thần trách nhiệm và kỹ năng của họ. Nhưng hãy đảm bảo rằng bạn không giao cho họ quá nhiều công việc đến mức họ không thể hoàn thành đúng thời hạn với chất lượng chấp nhận được.

Theo dõi khối lượng công việc của các thành viên trong nhóm và biết khi nào cần hỗ trợ hoặc theo dõi tiến độ.

5. Quản lý thời gian

Các nhà lãnh đạo nhóm hiệu quả là những người xuất sắc trong việc quản lý thời gian của bản thân và nhóm. Họ sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên để mỗi thành viên trong nhóm biết việc cần làm trước tiên. Họ lên kế hoạch cẩn thận thời gian dành cho mỗi công việc để đạt được kết quả tốt nhất.

Để quản lý một nhóm tốt, bạn phải bắt đầu bằng việc quản lý thời gian của chính mình. Có nhiều công cụ và kỹ thuật có thể giúp bạn:

6. Giải quyết các vấn đề của nhóm

Thực tế, giải quyết các vấn đề về hiệu suất công việc hoặc hành vi với các thành viên trong nhóm có thể là một việc khó khăn. Và thông thường, các cuộc hội thoại về những chủ đề này rất căng thẳng.

Tuy nhiên, không có thành công hay sự phát triển nào của nhóm nếu không có những cuộc thảo luận khó khăn trong quá trình hoạt động. Quản lý nhóm là giải quyết những vấn đề này. Giải quyết xung đột và vấn đề hiệu suất một cách nhanh chóng và công bằng để ngăn chặn sự hiểu lầm leo thang.

Tải xuống mẫu này

7. Tuyển dụng hiệu quả và tiết kiệm thời gian

Bất kỳ người quản lý nhóm nào cũng phải tuyển dụng thành viên mới cho nhóm của mình sớm hay muộn. Một phần của quá trình đó là đào tạo nhân viên mới.

Đó là khi bạn chào đón họ gia nhập nhóm và hòa nhập họ vào văn hóa tổ chức. Đó cũng là khi bạn giới thiệu cho họ các tài liệu và công cụ họp mà họ cần để làm việc hiệu quả.

Quá trình đào tạo nhân viên mới hiệu quả là một khoản đầu tư thời gian nhưng nó ảnh hưởng trực tiếp đến việc giữ chân nhân viên. Điều này rất quan trọng và có tác động lớn đến kinh doanh của bạn.

8. Tạo văn hóa nhóm tích cực

Trong môi trường làm việc lành mạnh, các nhà quản lý và thành viên nhóm luôn có những cuộc đối thoại tích cực. Họ thảo luận về phong cách quản lý, giá trị cốt lõi của công ty, văn hóa tổ chức và bất kỳ điều gì có thể ảnh hưởng đến hiệu suất của nhau và mục tiêu của nhóm.

Tạo cơ hội cho các thành viên trong nhóm đặt câu hỏi, cung cấp phản hồi hoặc đề xuất ý tưởng. Tránh chi phối cuộc hội thoại; thay vào đó, khuyến khích đối thoại hợp tác có thể dẫn đến ý tưởng cải tiến. Ngoài ra, đảm bảo rằng bạn giúp mọi người cảm thấy được lắng nghe và được đánh giá cao.

Là người quản lý nhóm, việc dựa vào mẫu phản hồi để thu thập ý kiến là rất hữu ích. Đây cũng là cách tuyệt vời để giải quyết các vấn đề phức tạp như lương và phúc lợi. Bạn cũng có thể sử dụng biểu mẫu phản hồi để thực hiện khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên.

9. Kỷ niệm những thành công của nhóm

Các nhà quản lý phải công nhận nỗ lực và kết quả của các thành viên trong nhóm. Do đó, nhóm sẽ trở nên gắn kết và linh hoạt hơn.

Tuy nhiên, lợi ích cũng mang tính cá nhân. Các thành viên trong nhóm cảm thấy được đánh giá cao, ý thức về mục đích công việc được củng cố, thúc đẩy mong muốn đạt được mục tiêu cao hơn. Kết quả là, họ tiến bộ trong sự nghiệp và mọi người đều có lợi.

Tất cả đều là những lý do chính đáng để bạn không chờ đến khi bớt bận rộn! Hãy dành thời gian để ăn mừng thành tích của nhóm. Ngoài ra, hãy dành một khoảng thời gian trong lịch trình của bạn để khen ngợi kết quả của họ ít nhất một lần mỗi năm. Và trong thời gian đó, hãy khuyến khích và phản hồi tích cực.

10. Thúc đẩy sự hợp tác trong nhóm

Không có gì có thể so sánh với sự hợp tác nhóm khi nói đến việc nâng cao sự tham gia của nhân viên. Các nhóm hợp tác hoàn thành nhiều việc hơn, nhanh hơn và ít xảy ra xung đột hơn.

Ngoài ra, các thành viên trong nhóm cùng nhau động não và giúp đỡ lẫn nhau sẽ cảm thấy hạnh phúc hơn trong công việc. Và hạnh phúc đó sẽ thúc đẩy năng suất của họ và khiến họ cảm thấy an toàn khi chia sẻ vấn đề.

Bây giờ, hãy đoán xem môi trường đó mang lại điều gì cho nhóm của bạn? Đúng vậy! Các thành viên trong nhóm của bạn sẽ tìm ra các giải pháp sáng tạo để vượt qua thách thức nhanh hơn và hiệu quả hơn.

Làm thế nào để giúp nhóm của bạn hợp tác hiệu quả hơn? Cung cấp cho họ các công cụ cần thiết: công cụ giao tiếp chung cho nhóm để duy trì kết nối, bảng trắng ảo để họ có thể chia sẻ ý tưởng và cùng nhau tìm ra giải pháp cho các vấn đề, công cụ tài liệu hợp tác để họ có thể cùng nhau lập kế hoạch và quy trình.

Tất cả những điều này (và hơn thế nữa) đều có sẵn cho bạn trong ClickUp!

Con đường sự nghiệp trong quản lý nhóm

Kỹ năng quản lý nhóm rất có giá trị trong nhiều lĩnh vực nghề nghiệp. Cho dù bạn là một nhà quản lý đầy tham vọng hay đang muốn nâng cao khả năng lãnh đạo của mình, đây là một số vai trò quản lý mà những kỹ năng này được đánh giá cao:

Quản lý dự án

Quản lý dự án điều phối việc lập kế hoạch, thực hiện và hoàn thành các dự án cụ thể trong tổ chức, đảm bảo các sáng kiến này phù hợp với mục tiêu và mục đích của công ty.

Họ thành thạo trong việc phân bổ nguồn lực, quản lý ngân sách và dẫn dắt các nhóm đa chức năng đến thành công trong khi vẫn đảm bảo tiến độ công việc.

Quản lý vận hành

Giám đốc điều hành đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì hiệu quả hoạt động hàng ngày của công ty. Họ nỗ lực nâng cao chất lượng các quy trình nội bộ, đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và làm việc để cải thiện năng suất của công ty.

Vai trò của họ thường liên quan đến lập kế hoạch chiến lược và giám sát.

Quản lý Nhân sự

Giám đốc Nhân sự là những người đi đầu trong việc tạo ra văn hóa làm việc thịnh vượng. Họ giám sát việc tuyển dụng, quản lý quan hệ nhân viên và thiết kế các kế hoạch chiến lược để giữ chân và phát triển nhân viên.

Vai trò của họ là rất quan trọng trong việc nuôi dưỡng nhân viên của công ty và điều chỉnh hiệu suất của nhân viên phù hợp với mục tiêu của tổ chức.

Trưởng nhóm

Trưởng nhóm cung cấp hướng dẫn, chỉ dẫn, định hướng và lãnh đạo cho một nhóm cụ thể nhằm đạt được kết quả quan trọng hoặc một nhóm kết quả phù hợp. Họ đóng vai trò trung tâm trong động lực nhóm, thúc đẩy thành viên trong nhóm và đánh giá hiệu suất trong khi vẫn là thành viên làm việc của nhóm.

Quản lý sản phẩm

Quản lý sản phẩm chịu trách nhiệm về chiến lược, lộ trình và định nghĩa tính năng của một sản phẩm hoặc dòng sản phẩm. Họ thường lãnh đạo các nhóm đa chức năng từ khi sản phẩm được hình thành cho đến khi ra mắt.

Kỹ năng giao tiếp và phân tích xuất sắc là điều cần thiết vì chúng giúp điều phối giữa các bên liên quan để đảm bảo sản phẩm đáp ứng nhu cầu của thị trường.

Quản lý nhóm của bạn hiệu quả với ClickUp

Quản lý nhóm hiệu quả là yếu tố quan trọng để thúc đẩy thành viên trong nhóm và mang lại lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp. Nó đặt nền tảng cho các nhóm làm việc hiệu quả, biết giao tiếp, hợp tác và đổi mới.

Điều này tạo ra bầu không khí tin tưởng và tôn trọng, giúp nhóm luôn đi đúng hướng và tiến về phía trước. Nếu sử dụng các công cụ phù hợp, bạn sẽ tập trung vào công việc hiện tại, giảm tỷ lệ nhân viên rời bỏ công ty và nâng cao lòng trung thành của khách hàng.

Phần mềm quản lý nhóm dựa trên AI như ClickUp tích hợp giao tiếp, cộng tác và quản lý công việc vào một ứng dụng duy nhất cho công việc, giúp các quản lý nhóm làm việc hiệu quả hơn.

Đăng ký tài khoản ClickUp miễn phí ngay hôm nay.