Cách xây dựng và duy trì một nhóm làm việc hiệu quả cao

Bạn phải làm đúng một số việc để trở thành một doanh nhân hoặc nhà lãnh đạo thành công. Một trong những việc quan trọng nhất là xây dựng một nhóm làm việc hiệu quả cao.

Tuy nhiên, xây dựng một nhóm làm việc hiệu quả không chỉ là tập hợp những cá nhân tài năng với các kỹ năng chuyên môn và mong đợi họ tạo ra điều kỳ diệu. Quá trình này bao gồm ra quyết định chiến lược, tuyển chọn và nuôi dưỡng tài năng, chỉ đạo hiệu quả, xây dựng sự gắn kết và lãnh đạo từ phía trước.

Hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn cách xây dựng các nhóm hiệu suất cao và thúc đẩy họ đạt được nhiều thành tựu hơn.

Đội ngũ hiệu suất cao là gì?

Một nhóm làm việc hiệu quả bao gồm những cá nhân tài năng, cùng nhau hợp tác để phát huy sức mạnh tập thể và mang lại kết quả vượt trội. Họ có được khả năng này nhờ kết hợp các kỹ năng bổ sung, quan điểm đa dạng và chuyên môn sâu sắc.

Tuy nhiên, một nhóm làm việc hiệu quả cao phụ thuộc vào sự năng động của nhóm cũng như kỹ năng và năng lực của từng thành viên. Những nhóm này được đặc trưng bởi mục tiêu rõ ràng, giá trị chung, giao tiếp hiệu quả, khả năng lãnh đạo mạnh mẽ và cam kết cải tiến liên tục.

Các nhóm hiệu suất cao là nguồn sống của bất kỳ tổ chức nào và đóng vai trò quan trọng trong việc cài đặt văn hóa tổ chức. Họ giúp doanh nghiệp điều chỉnh chiến lược, thích ứng với hoàn cảnh thay đổi, thúc đẩy sự đổi mới và thực hiện kế hoạch một cách khôn ngoan.

Điều này mang lại sự ổn định trước những bất ổn và đặt nền tảng cho một môi trường làm việc tích cực. Với tinh thần hợp tác, giao tiếp tích cực và sự nhiệt tình, những nhóm tự quản lý này truyền cảm hứng cho những người khác vươn tới sự xuất sắc.

Đội ngũ "hiệu suất cao" nghĩa là gì?

Các nhóm hiệu suất cao có mức độ gắn kết cao, động lực mạnh mẽ và đáng tin cậy. Dưới đây là tổng quan về những việc họ làm để trở thành một nhóm hiệu suất cao:

Họ có tầm nhìn rõ ràng về các mục tiêu chung

Các nhóm hiệu suất cao có tầm nhìn rõ ràng về mục tiêu, mục đích, ưu tiên chính và dòng thời gian. Điều này giúp họ luôn tiến về cùng một hướng.

Tập trung vào mục tiêu của nhóm và cá nhân giúp họ không nản lòng khi đối mặt với thách thức, phân phối công việc và phân công vai trò và trách nhiệm. Họ nhìn thấy bức tranh toàn cảnh, điều chỉnh hoạt động của mình cho phù hợp với các mục tiêu kinh doanh tổng thể và tiếp tục nỗ lực để đạt được mục tiêu.

Họ có vai trò và trách nhiệm được xác định rõ ràng

Các thành viên trong nhóm hiệu suất cao hiểu vai trò của mình phù hợp với mục tiêu và mục đích kinh doanh của tổ chức. Điều này khiến họ nhận thức rõ ràng về tác động trực tiếp của mình đối với hiệu suất của công ty và tạo ra cảm giác thuộc về nhóm. Mỗi thành viên trong nhóm điều chỉnh hoạt động của mình để đạt được mục tiêu kinh doanh chung. Cùng với sự phân công lao động chiến lược, ý thức về mục đích và hướng đi giúp cải thiện hiệu quả, loại bỏ sự nhầm lẫn và thúc đẩy sự gắn kết, đồng thời cho phép mỗi cá nhân phát huy thế mạnh của mình.

Họ tham gia và nhiệt tình với công việc của mình

Các nhóm làm việc hiệu quả cao thể hiện sự nhiệt tình đáng kể trong công việc. Những phẩm chất này có tính lan tỏa, tạo ra môi trường làm việc tích cực và năng động.

Các thành viên trong nhóm đầu tư sâu vào các mục tiêu cá nhân, nhóm và tổ chức, đồng thời đạt được sự thỏa mãn cá nhân khi hoàn thành các mục tiêu đó. Mỗi mục tiêu đạt được càng khơi dậy niềm đam mê chung của họ và tạo ra một chu kỳ phản hồi tích cực.

Họ giao tiếp một cách có chủ đích và cởi mở

Giao tiếp là niềm tự hào và niềm vui của một nhóm làm việc hiệu quả. Họ coi trọng sự cởi mở, minh bạch và ý định khi giao tiếp. Việc trao đổi ý tưởng và thông tin mới giúp mọi người cùng nhau đồng lòng. Các thành viên trong nhóm có những cuộc thảo luận hợp lý để giải quyết vấn đề và đưa ra quyết định. Thông điệp của họ không có sự mơ hồ vì mọi thứ đều được trình bày rõ ràng và súc tích.

Việc tập trung vào giao tiếp như vậy sẽ khơi dậy cảm giác thuộc về tập thể, giảm thiểu hiểu lầm, thúc đẩy sự hợp tác, kích thích ra quyết định sáng suốt và nhiều hơn thế nữa — về cơ bản, tất cả những yếu tố làm nên một nhóm hiệu suất cao

Họ coi phản hồi là một cuộc đối thoại hai chiều

Các nhóm dự án hiệu suất cao xem phản hồi là một cuộc đối thoại hai chiều. Điều này xuất phát từ văn hóa cởi mở và minh bạch của họ. Tại đây, các thành viên trong nhóm tích cực tìm kiếm và cung cấp phản hồi mang tính xây dựng để học hỏi lẫn nhau và cải thiện hiệu suất tập thể.

Xem phản hồi như một cuộc đối thoại sẽ tạo ra môi trường nơi các quan điểm đa dạng được coi trọng và các thành viên trong nhóm cảm thấy được khuyến khích chia sẻ ý kiến.

Họ luôn nỗ lực để cải thiện liên tục

Văn hóa cải tiến liên tục là dấu hiệu của các nhóm làm việc hiệu quả cao. Họ không ngừng tìm cách cải thiện quy trình, kỹ năng và kết quả của mình.

Việc theo đuổi nâng cao kỹ năng đã ăn sâu vào tư duy của nhóm đến mức họ chủ động tìm kiếm các lĩnh vực phát triển và phản hồi để thúc đẩy những thay đổi tích cực.

Họ học hỏi từ những thành công và thất bại thông qua các đánh giá thường xuyên, đánh giá hiệu suất, sáng kiến học tập và vòng phản hồi.

Họ tin tưởng và tôn trọng lẫn nhau

Các nhóm công việc hiệu suất cao phát triển mạnh mẽ trên nền tảng của sự tin tưởng và tôn trọng lẫn nhau.

Sự tin tưởng đến từ hành vi nhất quán và đáng tin cậy, nơi các thành viên trong nhóm có thể dựa vào nhau để hoàn thành cam kết của mình.

Tôn trọng và công nhận sự đa dạng về quan điểm, kỹ năng, chuyên môn và đóng góp của họ, tạo ra một môi trường bao dung và hợp tác .

Họ chịu trách nhiệm về công việc của mình

Vì các nhóm hiệu suất cao rất đầu tư vào công việc của mình, phong cách làm việc của họ được đặc trưng bởi ý thức trách nhiệm cao. Họ chịu hoàn toàn trách nhiệm về công việc của mình và luôn thực hiện cam kết bằng cách yêu cầu bản thân và các thành viên trong nhóm tuân thủ các tiêu chuẩn cao.

Trách nhiệm này bắt nguồn từ cam kết chung để đạt được mục tiêu và niềm tin tập thể vào tác động của đóng góp cá nhân đối với thành công chung của nhóm. Ý thức trách nhiệm này khiến họ hướng đến kết quả, kiên cường và dễ thích nghi.

Họ tạo ra một môi trường khuyến khích sự sáng tạo và đổi mới

Sự đổi mới và sáng tạo là nền tảng của các nhóm làm việc hiệu quả cao. Các kỹ năng đa dạng nhưng bổ sung cho nhau và các quan điểm khác nhau tạo tiền đề cho sự thử nghiệm.

Đồng thời, các thành viên trong nhóm cảm thấy được trao quyền để bày tỏ ý kiến của mình mà không sợ bị đánh giá, điều này càng thúc đẩy suy nghĩ sáng tạo.

Từ công việc hợp tác đến các phiên brainstorming, nhóm làm việc hiệu quả cao xem thách thức là cơ hội để thể hiện khả năng sáng tạo và đổi mới của mình.

Họ là những chuyên gia trong việc giải quyết xung đột

Giải quyết xung đột hiệu quả là một phần cốt lõi trong hiệu suất của một nhóm. Một nhóm làm việc hiệu quả tập trung vào cách tiếp cận mang tính xây dựng và hướng đến giải pháp để giải quyết bất đồng. Họ tìm kiếm điểm chung bằng cách tích cực lắng nghe các quan điểm và góc nhìn khác nhau thay vì tránh xung đột hoàn toàn.

Các trưởng nhóm đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý xung đột bằng cách khuyến khích các cuộc thảo luận tôn trọng trong khi duy trì môi trường làm việc hài hòa.

Họ ăn mừng các cột mốc quan trọng và ghi nhận đóng góp của từng cá nhân

Công nhận thành tích đạt được các mục tiêu lớn và nhỏ là một phần không thể thiếu trong văn hóa nhóm hiệu suất cao. Điều này giúp thúc đẩy thành viên trong nhóm và xây dựng môi trường tích cực.

Các nhà lãnh đạo của các nhóm hiệu suất cao luôn chú trọng đến việc ghi nhận và đánh giá cao đóng góp của từng thành viên trong nhóm. Những hành động này tăng cường tinh thần và nhắc nhở mọi người về những thành tựu chung.

Họ có thể điều chỉnh lại khối lượng công việc một cách hiệu quả

Mặc dù các nhóm hiệu suất cao có một người lãnh đạo đứng đầu, nhưng họ cũng là những nhóm tự quản lý. Vì mỗi thành viên trong nhóm đều đóng góp chuyên môn của mình, nên mọi người đều cởi mở trao đổi ý tưởng và hợp tác như một nhóm. Họ hiểu mục tiêu lớn hơn và có thể chủ động điều chỉnh khối lượng công việc để đạt được hiệu quả và khả năng thích ứng tối ưu.

Sự linh hoạt này cho phép họ phản ứng nhanh chóng với những thay đổi của tình huống trong khi duy trì năng suất và tăng trưởng ở tốc độ bền vững.

Họ cân bằng mục tiêu ngắn hạn với mục tiêu dài hạn

Các nhóm làm việc hiệu quả cao thể hiện khả năng cân bằng mục tiêu ngắn hạn và mục tiêu dài hạn một cách đáng kinh ngạc. Là những nhóm nhanh nhẹn, có khả năng thích ứng cao, họ điều phối các công việc hàng ngày dựa trên các mục tiêu ngắn hạn.

Đồng thời, họ lập bản đồ các mục tiêu ngắn hạn này với các mục tiêu tổ chức rộng lớn hơn, mang lại sự thống nhất về chiến lược.

Lợi ích của việc xây dựng nhóm làm việc hiệu quả cao cho tổ chức

Các nhóm làm việc hiệu quả cao góp phần vào thành công của tổ chức bằng cách mang lại những lợi ích sau:

Vai trò của lãnh đạo trong các nhóm làm việc hiệu quả cao

Mặc dù một nhóm hiệu suất cao có khả năng tự quản lý, nhưng các nhà lãnh đạo đóng vai trò trung tâm trong việc tạo ra, hướng dẫn, truyền cảm hứng và tạo điều kiện cho sự thành công chung của nhóm.

Thứ nhất, họ là những người khởi xướng và ra quyết định quan trọng trong quá trình xây dựng nhóm hiệu suất cao. Họ tuyển chọn nhân tài dựa trên các kỹ năng cần thiết và mục tiêu của nhóm sau khi tham khảo ý kiến của các bên liên quan khác.

Tiếp theo, họ hướng dẫn các nhóm công việc hiệu suất cao bằng cách cài đặt các mục tiêu chiến lược rõ ràng. Hướng chiến lược như vậy giúp các nhóm phát triển lộ trình hoặc kế hoạch hành động để đạt được mục tiêu.

Người lãnh đạo cũng có thể nhận ra và tận dụng các thế mạnh đa dạng của các thành viên trong nhóm cho các vai trò chuyên môn. Họ tham gia tích cực vào quá trình ra quyết định và thúc đẩy sự đổi mới.

Các nhà lãnh đạo cũng có thể nuôi dưỡng tài năng bằng cách khuyến khích các thành viên tham gia các chương trình hoặc khóa học phát triển chuyên môn. Họ cũng có thể giới thiệu các bài tập xây dựng nhóm để cải thiện sự hợp tác và gắn kết.

Trong trường hợp một thành viên của nhóm đó gặp phải sự sụt giảm hiệu suất, các nhà lãnh đạo có thể can thiệp để chẩn đoán và giúp họ điều chỉnh hướng đi. Điều này có thể bao gồm mọi thứ, từ động viên tinh thần và giải quyết xung đột đến các kế hoạch cải thiện hiệu suất.

Tải xuống mẫu này

Mẫu Kế hoạch Hành động Khắc phục của ClickUp giúp các nhóm thực hiện hành động khắc phục và giải quyết các vấn đề về hiệu suất và tuân thủ. Mẫu này giúp xác định các lỗ hổng trong quy trình, phân tích nguyên nhân gốc rễ và phát triển kế hoạch hành động để ngăn chặn sự lặp lại.

Bằng cách nuôi dưỡng sự xuất sắc của cá nhân và tập thể, các nhà lãnh đạo truyền cảm hứng và động lực cho các thành viên trong nhóm để họ nỗ lực đạt được thành công bền vững.

Trưởng nhóm là thuyền trưởng của con tàu, đảm bảo hành trình an toàn.

Bảy yếu tố quan trọng trong xây dựng nhóm

Trước khi đi vào chi tiết quá trình xây dựng nhóm làm việc hiệu quả cao, hãy cùng khám phá 7 yếu tố C của một nhóm thành công. 7 yếu tố C này được Tannenbaum và Salas đề xuất như những động lực thúc đẩy tinh thần đồng đội, bao gồm:

Năng lực

Năng lực tập trung vào kỹ năng, kiến thức và năng lực của mỗi thành viên trong nhóm. Các nhà lãnh đạo nên lựa chọn các thành viên có kỹ năng bổ sung cho nhau và khuyến khích họ phát huy điểm mạnh hoặc lĩnh vực chuyên môn. Họ phải đảm bảo rằng năng lực tập thể đủ rộng để phù hợp với yêu cầu của dự án.

Hợp tác

Hợp tác là sự sẵn sàng của các thành viên trong nhóm để làm việc với nhau hướng tới một mục tiêu chung.

Các nhóm hợp tác có các thành viên hỗ trợ lẫn nhau, chia sẻ kiến thức và tài nguyên, đồng thời đóng góp vào văn hóa tương trợ lẫn nhau. Kết quả là tinh thần đồng đội và sự đoàn kết giúp xây dựng các nhóm gắn kết.

Phối hợp

Phối hợp liên quan đến việc đồng bộ hóa các nỗ lực của nhóm. Ở đây, nhóm làm việc hiệu quả cao sẽ điều chỉnh các kỹ năng và hoạt động của mình để thực hiện công việc một cách suôn sẻ, không có sự chậm trễ, tắc nghẽn hoặc đình trệ.

Mức độ hợp tác liên chức năng như vậy đòi hỏi kế hoạch kỹ lưỡng và thực hiện liền mạch,

Giao tiếp

Giao tiếp là nền tảng của bất kỳ nhóm làm việc hiệu quả nào. Giao tiếp minh bạch và hiệu quả đảm bảo tất cả các thành viên trong nhóm đều hiểu rõ công việc của mình.

Kết hợp giao tiếp hiệu quả với lắng nghe tích cực để xây dựng niềm tin, giảm thiểu hiểu lầm và khuyến khích hợp tác.

Cognition

Nhận thức tập trung vào khả năng tập thể của nhóm trong việc suy nghĩ phản biện, giải quyết vấn đề, đổi mới và đưa ra quyết định sáng suốt. Kết quả này là sự đa dạng về nhận thức, với mỗi cá nhân đưa ra những góc nhìn mới mẻ về thách thức.

Chuyên môn và trí tuệ tập thể của nhóm cho phép họ phân tích tình huống một cách toàn diện để đưa ra các giải pháp sáng tạo, đồng thời duy trì mức độ linh hoạt cao để thích ứng với hoàn cảnh thay đổi.

Huấn luyện

Trưởng nhóm là huấn luyện viên của một nhóm hiệu suất cao. Họ cung cấp hướng dẫn, cố vấn và hỗ trợ để thúc đẩy hiệu suất. Huấn luyện viên nhận ra điểm mạnh, điểm cần cải thiện của từng thành viên và của cả nhóm. Từ việc xác định lỗ hổng kỹ năng đến đánh giá hiệu suất nhóm, huấn luyện giúp các nhóm hoạt động hiệu quả hơn.

Điều kiện

Điều kiện bao gồm một loạt các yếu tố bên ngoài ảnh hưởng đến động lực của đội ngũ hiệu suất cao, chẳng hạn như môi trường làm việc, nguồn lực sẵn có, hỗ trợ từ tổ chức, v.v. Các nhà lãnh đạo phải duy trì các điều kiện thuận lợi và cung cấp các yếu tố hỗ trợ cần thiết để đội ngũ hiệu suất cao hoạt động hiệu quả và mang lại kết quả xuất sắc.

Làm thế nào để xây dựng một nhóm làm việc hiệu quả cao?

Bây giờ, hãy tập trung vào câu hỏi chính: làm thế nào để xây dựng các nhóm hiệu suất cao. Sau đây là hướng dẫn 10 bước để tạo ra một nhóm nhanh nhẹn với các thành viên hiệu suất cao và cách ClickUp giúp bạn trong hành trình này:

Bước 1: Tập hợp một nhóm đa dạng

Xây dựng nhóm làm việc hiệu quả cao đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng. Mỗi người giống như một mảnh ghép của bức tranh ghép, phải phù hợp với bức tranh và đóng góp vào bức tranh tổng thể. Kết quả là nhóm sẽ trở nên hoàn thiện và có khả năng hiểu các vấn đề phức tạp từ nhiều góc độ để đưa ra các giải pháp khác nhau.

Bạn muốn tập hợp những cá nhân đa dạng về kỹ năng, nền tảng, kinh nghiệm, tính cách và góc nhìn – mỗi người mang đến những điểm mạnh riêng biệt. Những suy nghĩ và ý tưởng đa chiều của họ khuyến khích sự đổi mới và sáng tạo đồng thời giúp phát triển khả năng thích ứng để vượt qua thách thức.

Đồng thời, việc tập hợp các nhóm đa chức năng từ các bộ phận khác nhau sẽ tạo ra sự đa dạng về tư duy, kỹ năng và hiểu biết. Khuyến khích họ hợp tác để họ cảm thấy thoải mái khi làm việc cùng nhau trong khi phát triển các giải pháp sáng tạo và đối mặt với những thách thức kinh doanh.

Bước 2: Phát triển ý thức chung về mục tiêu

Sau khi thành lập nhóm hiệu suất cao, hãy tập hợp họ lại bằng cách chia sẻ sứ mệnh, mục tiêu và mục đích chung. Điều này sẽ mang lại cho họ mục đích chung và định hướng chiến lược.

Mục tiêu chung là ngọn đuốc dẫn đường, khơi dậy đam mê, truyền cảm hứng và thúc đẩy động lực. Các nhà lãnh đạo có thể phải nhắc lại mục tiêu nhiều lần để giữ cho nhóm tập trung. Đồng thời, nhóm phải đủ năng động để thích ứng với mọi thay đổi trong chiến lược.

Các mục tiêu chung có thể được chuyển thành các mục tiêu SMART (Cụ thể, Có thể đo lường, Có thể đạt được, Có liên quan và Có thời hạn) với ClickUp Goals. Trưởng nhóm có thể quản lý tất cả các mục tiêu của nhóm tại một nơi và theo dõi thành tích và tiến độ trong thời gian thực để đạt được kết quả xuất sắc!

Bước 3: Phân cấp quyền hạn và quyền ra quyết định

Một nhóm làm việc hiệu quả thường là một nhóm tự chủ.

Trong các nhóm hiệu suất cao, các nhà lãnh đạo thường phân cấp quyền lực và quyền hạn bằng cách giao trách nhiệm cho từng cá nhân. Trong một số trường hợp, bạn cũng có thể chứng kiến quyền sở hữu dự án cá nhân, trong đó các thành viên nhóm dẫn đầu các sáng kiến cụ thể. Kết quả là, các cá nhân và nhóm thiết lập văn hóa tin tưởng và trách nhiệm, trong đó họ có quyền lực và quyền hạn để ra quyết định thay vì chỉ dựa vào các nhà lãnh đạo.

Họ có thể sử dụng khung ra quyết định như nhật ký quyết định để đạt được sự đồng thuận. Nhật ký quyết định lưu giữ hồ sơ minh bạch về các lựa chọn, lý do thúc đẩy và kết quả đạt được. Tài liệu này trở thành nguồn tài nguyên quý giá để tham khảo và học hỏi trong tương lai.

Cho dù bạn đang phân công trách nhiệm hay hỗ trợ quá trình ra quyết định, ClickUp là một công cụ vô giá. Nó cho phép bạn phân công vai trò và trách nhiệm cho các bên liên quan. Các vai trò như chủ dự án, quản trị viên, thành viên, khách và các vai trò tùy chỉnh cho phép bạn kiểm soát chi tiết quyền truy cập và quyền sử dụng thông tin.

Bạn cũng sẽ tìm thấy các tài nguyên hữu ích như mẫu Nhật ký quyết định trên ClickUp để giúp bạn đưa ra các quyết định thông minh hơn, dựa trên dữ liệu.

Tải xuống mẫu này

Mẫu này giúp việc theo dõi các quyết định trở nên dễ dàng hơn bằng cách giúp các nhóm dự án ghi lại từng quyết định và lý do của quyết định đó, theo dõi tiến độ theo dòng thời gian và phân tích kết quả để rút ra bài học cho các quyết định trong tương lai. Mẫu này cũng giúp tạo sự minh bạch bằng cách cho tất cả các bên liên quan thấy lý do tại sao một quyết định nhất định được đưa ra.

Bước 4: Thúc đẩy giao tiếp hai chiều

Một môi trường hỗ trợ giao tiếp cởi mở và hai chiều là yếu tố quan trọng để đội ngũ làm việc hiệu quả. Giao tiếp hai chiều giúp tăng cường sự hiểu biết, nuôi dưỡng lòng tin và củng cố mối quan hệ trong đội ngũ.

Thiết lập các kênh giao tiếp đồng bộ và không đồng bộ để các thành viên có thể chia sẻ ý tưởng, phản hồi và bất kỳ mối quan tâm nào một cách tự do.

Ví dụ: chế độ xem Trò chuyện trong ClickUp tạo các chủ đề trò chuyện riêng để các nhóm có thể giao tiếp với nhau trong thời gian thực. Bạn có thể thu hút sự chú ý của ai đó đến một tin nhắn cụ thể bằng cách sử dụng @đề cập hoặc gán nhận xét cho các mục hành động.

Tương tự, bạn có thể liên kết các tài nguyên, tải lên tài liệu, nhúng trang web, v.v. trong Chế độ xem Trò chuyện để tham khảo nhanh. Chế độ xem Trò chuyện có thể thay thế email một cách hiệu quả; bạn có thể nhận tất cả thông tin trên một nền tảng duy nhất.

Tính năng Phát hiện hợp tác của ClickUp cho phép các nhóm ảo làm việc trên cùng một tài liệu hoặc bảng trắng đồng thời, bất kể địa điểm.

Từ việc thêm công việc đến gán nhận xét, bạn có thể xem những việc khác đang làm trong thời gian thực khi họ làm việc trên tài liệu cùng bạn!

Bước 5: Mở rộng hỗ trợ và chia sẻ tài nguyên

Xây dựng đội ngũ hiệu suất cao đòi hỏi sự cam kết hỗ trợ lẫn nhau và chia sẻ nguồn lực. Các nhà lãnh đạo phải tích cực tạo ra môi trường nơi các thành viên có thể tự do tìm kiếm sự trợ giúp trong khi vượt qua các trở ngại.

Các nhà lãnh đạo có thể tận dụng ClickUp Docs để thiết lập các tài nguyên tập trung. ClickUp Docs có thể là một nền tảng duy nhất cho tất cả các tài nguyên, từ Wiki tương tác đến tất cả các tài liệu liên quan đến dự án. Các thành viên có thể thêm thông tin này, chia sẻ trong Nhiệm vụ và chủ đề, đưa ra phản hồi, v.v. để nâng cao giá trị của nó.

Ngoài việc chia sẻ kiến thức, các nhà lãnh đạo nên cung cấp các cơ hội đào tạo và phát triển chuyên môn, hỗ trợ từ các chuyên gia, hướng dẫn cá nhân và quyền truy cập vào các công cụ và công nghệ thiết yếu.

Để giúp nhóm làm việc hiệu quả hơn, các nhà lãnh đạo có thể xác định các giải pháp phù hợp từ hơn 1000 công cụ và tích hợp chúng với hệ sinh thái ClickUp. Tính mô-đun này giúp tăng khả năng mở rộng của nhóm hiệu suất cao của bạn.

Hỗ trợ nhóm ở mỗi bước đảm bảo rằng các nhóm hiệu suất cao tiếp tục mang lại kết quả thông qua ý thức trách nhiệm tập thể và sự hợp tác.

Bước 6: Nuôi dưỡng sự đồng cảm và trí tuệ cảm xúc

Sự đồng cảm và trí tuệ cảm xúc là những đặc điểm quan trọng của một nhóm làm việc hiệu quả. Những cá nhân có nhận thức cao về bản thân và cởi mở với quan điểm của người khác có thể tạo thành một nhóm gắn kết. Sự hiểu biết chung và kết nối cảm xúc như vậy tạo ra một môi trường làm việc tích cực và hợp tác.

Các nhà lãnh đạo nên xây dựng văn hóa công việc nơi mỗi cá nhân có thể nhận ra và tôn trọng cảm xúc, kinh nghiệm và quan điểm đa dạng của đồng nghiệp. Trí tuệ cảm xúc sẽ cải thiện giao tiếp, giải quyết xung đột hiệu quả và nuôi dưỡng lòng tin.

Sự đồng cảm, bằng cách giúp các thành viên trong nhóm hiểu được hoàn cảnh của nhau, thúc đẩy một môi trường hỗ trợ nơi các thành viên sẵn sàng giúp đỡ nhau khi cần. Điều này tạo ra một môi trường làm việc tập trung vào hạnh phúc chung của mọi người.

Bước 7: Công nhận đóng góp và tôn vinh thành tích

Các nhóm hiệu suất cao luôn ghi nhận và tôn vinh những đóng góp của từng cá nhân cũng như thành tích của cả nhóm.

Các nhà lãnh đạo nên đặt ra các cột mốc và ăn mừng những thành công nhỏ đồng thời tích cực ghi nhận điểm mạnh và nỗ lực của các thành viên trong nhóm.

Văn hóa đánh giá cao thành công của cá nhân và tập thể sẽ dẫn đến những nhóm làm việc có động lực và quyết tâm cao.

Để nâng cao tinh thần, các nhà lãnh đạo có thể thiết lập các cột mốc dự án để theo dõi và ghi nhận những nỗ lực xuất sắc một cách riêng tư và công khai. Điều này cũng có thể thúc đẩy sự tham gia của nhóm bằng cách cho các thành viên thấy nỗ lực của họ đóng góp như thế nào vào mục tiêu chung.

Những nghi thức đơn giản như sự kiện kỷ niệm, lời khen ngợi và trao giải thưởng là những biểu hiện cụ thể của sự đánh giá cao có thể tạo ra tác động lâu dài đối với nhóm. Cảm giác thành công củng cố mục tiêu chung của nhóm và thúc đẩy động lực.

Bước 8: Duy trì tính linh hoạt và khả năng thích ứng

Các nhóm làm việc hiệu quả cao nhận ra rằng mục tiêu và hoàn cảnh có thể thay đổi. Những thay đổi này có thể ảnh hưởng đến phạm vi dự án, đòi hỏi các nhóm phải điều chỉnh lại chiến lược và cách tiếp cận. Hiệu suất cao của họ thể hiện rõ ràng qua việc chấp nhận những thách thức này thay vì chống lại chúng.

Tự chủ và linh hoạt giúp các nhóm này nhanh nhẹn và phản ứng nhanh, cho phép họ đối phó với những điều không chắc chắn, duy trì khả năng phục hồi và vượt trội bất chấp những yêu cầu và sự phức tạp ngày càng tăng.

Tải xuống mẫu này

Sử dụng mẫu Kế hoạch quản lý thay đổi của ClickUp để phục hồi sau những gián đoạn và duy trì một nhóm làm việc hiệu quả cao. Cách tiếp cận có cấu trúc để quản lý thay đổi giúp bạn luôn nắm quyền kiểm soát ngay cả khi thay đổi lan rộng khắp toàn bộ tổ chức. Sử dụng mẫu này để chinh phục thay đổi, từng nhiệm vụ một.

Bước 9: Đo lường và đánh giá hiệu suất

Để xây dựng các nhóm công việc hiệu suất cao, trước tiên bạn phải quyết định 'hiệu suất' thực sự có nghĩa là gì. Phát triển một định nghĩa định tính và định lượng về các mục tiêu hiệu suất và cách đo lường và đánh giá chúng một cách có hệ thống.

Thông thường, hiệu suất sẽ được đo lường thông qua các chỉ số và chỉ số hiệu suất chính (KPI) phù hợp với mục tiêu và mục tiêu của nhóm. Định kỳ, đánh giá đóng góp của từng cá nhân và tập thể và so sánh chúng để chuẩn bị hồ sơ hiệu suất lịch sử.

Khi đã có nền tảng này, bạn có thể áp dụng các công cụ quản lý hiệu suất để điều chỉnh và hợp lý hóa quy trình. Hiểu biết sâu sắc về việc đạt được mục tiêu, năng suất và các lĩnh vực cần cải thiện có thể thúc đẩy các nhóm làm việc hiệu quả cao.

Các nhà lãnh đạo cũng có thể sử dụng những phát hiện này để chia sẻ phản hồi mang tính xây dựng, xác định điểm mạnh và giải quyết thách thức theo cách dựa trên dữ liệu.

Đánh giá hiệu suất thường xuyên giúp xây dựng văn hóa cải tiến liên tục bằng cách điều chỉnh chiến lược và đảm bảo mọi người luôn đi đúng hướng để đạt được thành công. Các mẫu đánh giá hiệu suất có thể hữu ích trong nỗ lực này.

Bước 10: Thiết lập cơ chế phản hồi

Nói đến cải tiến liên tục, xây dựng cơ chế phản hồi mạnh mẽ là bước cuối cùng trong quá trình xây dựng nhóm làm việc hiệu quả cao.

Phát triển văn hóa khuyến khích phản hồi cởi mở và mang tính xây dựng, mở đường cho sự phát triển của nhóm. Lên lịch các phiên phản hồi thường xuyên để mọi người có thể chia sẻ ý kiến, đưa ra đề xuất và thảo luận về những thách thức.

Các nhà lãnh đạo nên khuyến khích và điều tiết các cuộc đối thoại trong một môi trường cởi mở và tôn trọng. Họ cũng phải cởi mở để tiếp nhận ý kiến đóng góp của các thành viên trong nhóm về cách thức điều hành nhóm hiệu quả hơn.

Cách tiếp cận có cấu trúc như vậy đối với phản hồi thúc đẩy sự tin tưởng và minh bạch, nuôi dưỡng văn hóa trách nhiệm, học tập và cải tiến liên tục, cũng như cam kết chung để đạt đến sự xuất sắc.

Đọc thêm: Các chiến lược lãnh đạo hiệu quả để cải thiện hiệu suất nhóm

Vượt qua thách thức trong việc xây dựng và duy trì các nhóm làm việc hiệu quả cao

Tập hợp một nhóm nhân viên đa dạng, có tiềm năng cao và mong đợi họ làm việc ăn ý như một cỗ máy được bôi trơn tốt có thể là một ý tưởng hơi viển vông. Trong thực tế, bạn có thể gặp phải những trục trặc không thể tránh khỏi trong quá trình này. Dưới đây là một số thách thức mà bạn có thể gặp phải khi quản lý các nhóm hiệu suất cao, cùng với một số giải pháp khả thi:

Thách thức: Sự kháng cự đối với thay đổi

Giải pháp:

Thách thức: Thiếu sự tin tưởng

Giải pháp:

Thách thức: Sự nhầm lẫn về vai trò và trách nhiệm

Giải pháp:

Thách thức: Thành viên nhóm thiếu gắn kết

Giải pháp:

Thách thức: Xung đột giữa các thành viên

Giải pháp:

Thách thức: Khó khăn trong việc hợp tác từ xa

Giải pháp:

ClickUp: Công cụ hỗ trợ bạn xây dựng các nhóm làm việc hiệu quả cao

Xây dựng các nhóm hiệu suất cao đòi hỏi khả năng lãnh đạo mạnh mẽ, tầm nhìn chiến lược và cam kết hướng tới sự xuất sắc. ClickUp có thể là đối tác đồng hành của bạn trong suốt hành trình này. Từ việc nuôi dưỡng ý thức chung về mục tiêu đến việc cân bằng khối lượng công việc, ClickUp là một công cụ quản lý dự án mạnh mẽ để xây dựng và duy trì các nhóm hiệu suất cao. Nó giúp xây dựng nền tảng giao tiếp, hợp tác, đặt mục tiêu và cải tiến liên tục để giúp các nhóm thành công.

Đăng ký tài khoản miễn phí ngay bây giờ.

Câu hỏi thường gặp (FAQs)

1. Sáu đặc điểm của nhóm làm việc hiệu quả là gì?

Sáu đặc điểm của nhóm công việc hiệu quả bao gồm

2. 7 yếu tố quan trọng trong xây dựng nhóm là gì?

7 yếu tố quan trọng trong xây dựng nhóm bao gồm Năng lực, Hợp tác, Phối hợp, Giao tiếp, Nhận thức, Huấn luyện và Điều kiện.

3. Sáu quy trình khóa của nhóm làm việc hiệu quả là gì?

Sáu quy trình khóa của nhóm hiệu suất cao bao gồm