Bạn có bao giờ cảm thấy áp lực quá lớn vì có quá nhiều việc cần làm mà không biết bắt đầu từ đâu?
Ma trận Eisenhower là người bạn của bạn. Được phổ biến bởi Tổng thống Dwight D. Eisenhower, nó cung cấp cho bạn một khung rõ ràng về những việc cần ưu tiên và những việc không cần làm.
Nếu bạn đã sử dụng Ma trận Eisenhower, bạn sẽ biết rằng sắp xếp và xử lý công việc một cách hiệu quả là một cuộc chiến không ngừng. Khi cố gắng sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc một cách suôn sẻ, bạn có thể thường mong muốn có những công cụ, ứng dụng GTD và mẫu hoàn hảo để phù hợp với quy trình làm việc Ma trận Eisenhower của mình.
Bạn cần một giải pháp phù hợp để tận dụng phương pháp Ma trận Eisenhower và toàn bộ tiềm năng của nó.
Hãy cùng khám phá hành trình chuyển đổi với các mẫu ma trận Eisenhower độc đáo của ClickUp. Chúng sẽ hướng dẫn bạn đến một cấp độ hoàn toàn mới trong việc sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc, loại bỏ sự hỗn loạn với các mẫu ma trận được thiết kế chính xác.
Hãy bắt đầu ngay bây giờ.
Mẫu Ma trận Eisenhower là gì?
Mẫu Ma trận Eisenhower là một công cụ được sử dụng để sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc, lấy cảm hứng từ nguyên tắc quản lý thời gian của cựu Tổng thống Hoa Kỳ Dwight D. Eisenhower. Đây là một lưới được chia thành bốn phần dựa trên mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng:
- Khẩn cấp và quan trọng: Các công việc trong phần này là khẩn cấp và quan trọng, cần được chú ý và xử lý ngay lập tức
- Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Các công việc này quan trọng nhưng không gấp. Chúng cần được lập kế hoạch và có thể được lên lịch để thực hiện sau
- Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Các công việc ở đây là khẩn cấp nhưng đóng góp ít vào mục tiêu dài hạn của bạn. Nên phân công hoặc giảm thiểu thời gian dành cho các công việc này
- Không khẩn cấp và không quan trọng: Các công việc này không khẩn cấp và cũng không quan trọng. Chúng thường gây xao lãng và lý tưởng nhất là nên giảm thiểu hoặc loại bỏ
Mẫu Ma trận Eisenhower sắp xếp các công việc theo mức độ khẩn cấp và quan trọng, giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên một cách hiệu quả. Đây là một cách tuyệt vời để quản lý thời gian hiệu quả bằng cách tập trung vào những việc thực sự quan trọng và loại bỏ những công việc ít quan trọng và không cần thiết.
Mẫu Ma trận Eisenhower mang lại một số lợi thế như một công cụ quản lý công việc:
- Xếp hạng ưu tiên rõ ràng: Tập trung vào các công việc quan trọng bằng cách xếp hạng công việc theo mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng
- Cải thiện quá trình ra quyết định: Sử dụng thời gian và nguồn lực một cách khôn ngoan bằng cách phân loại công việc thành các phần rõ ràng
- Quản lý thời gian: Sắp xếp công việc và tập trung vào những công việc cần thiết để đáp ứng thời hạn và đạt được mục tiêu chung
- Khả năng thích ứng: Hoạt động hiệu quả trong các tình huống khác nhau và phù hợp với cá nhân hoặc nhóm trong các ngành khác nhau
Điều gì tạo nên một mẫu ma trận Eisenhower tốt?
Một mẫu Ma trận Eisenhower được thiết kế tốt nên có các tính năng khóa sau để tối đa hóa hiệu quả trong việc sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc và quản lý thời gian:
- Thiết kế trực quan: Mẫu động với bố cục thân thiện với người dùng cho phép bạn kéo và thả công việc và sử dụng màu sắc cho các góc phần tư sẽ thú vị và linh hoạt hơn
- Khả năng tùy chỉnh: Mẫu phải phù hợp với các nhu cầu khác nhau của bạn và đủ linh hoạt để bạn có thể điều chỉnh theo ý muốn — thêm, xóa hoặc thay đổi các yếu tố để phù hợp với nhu cầu của bạn
- Tích hợp: Kết nối với các công cụ quản lý dự án phổ biến giúp tập hợp tất cả công việc của bạn vào một nơi, giúp quy trình làm việc của bạn trơn tru hơn. Đồng bộ hóa với các ứng dụng lịch và nhắc nhở đảm bảo các công việc và thời hạn trong ma trận quản lý thời gian của bạn được đưa vào lịch trình, giúp bạn luôn đúng hẹn và đúng ngày đáo hạn
- Phân tích hiệu suất: Các mẫu hiển thị tiến độ và tình trạng hoàn thành công việc giúp bạn thấy được hiệu quả công việc của mình và đưa ra quyết định thông minh hơn dựa trên dữ liệu
10 mẫu ma trận Eisenhower miễn phí
1. Mẫu ma trận ưu tiên ClickUp
Mẫu Ma trận Ưu tiên của ClickUp giúp bạn dễ dàng ra quyết định dự án bằng cách giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên các công việc một cách hiệu quả.
Công cụ này giúp nhóm của bạn thấy rõ những công việc khẩn cấp nhất và xác định những ý tưởng quan trọng cần giải quyết trước tiên.
Mẫu này rất hữu ích cho việc lập kế hoạch các dự án có nguồn lực hạn chế hoặc quản lý hành trình khách hàng phức tạp. Nó cũng giúp nhóm của bạn tập trung vào các công việc quan trọng bằng cách xác định mức độ khẩn cấp và theo dõi tiến độ.
📮ClickUp Insight: Chỉ 8% sử dụng công cụ quản lý dự án để theo dõi các mục hành động.
Theo nghiên cứu của ClickUp, khoảng 92% nhân viên có nguy cơ bỏ lỡ các quyết định quan trọng do thông tin bị phân tán trên nhiều nền tảng không kết nối với nhau. Để tránh việc chuyển đổi nền tảng và bối cảnh không cần thiết, hãy thử ClickUp , ứng dụng làm việc toàn diện*.
Các thành phần cốt lõi trong Mẫu Ma trận Ưu tiên của ClickUp bao gồm:
- Phối hợp các nhóm: Đưa nhóm của bạn vào cùng một trang bằng cách nêu bật những điều quan trọng cho sự thành công của mọi người
- Ra quyết định trực quan: Sử dụng các công cụ trực quan để tìm ra sự cân bằng hoàn hảo giữa các công việc quan trọng và những gì bạn có thể quản lý một cách thực tế
- Đánh giá công việc nhanh chóng: Xác định nhanh chóng và chính xác mức độ khẩn cấp và quan trọng của các công việc
- Lập kế hoạch dự án hiệu quả: Lập kế hoạch dự án hiệu quả, ngay cả khi nguồn lực hạn chế, hoặc giải quyết các vấn đề phức tạp của khách hàng một cách dễ dàng
Đặt mục tiêu trong ClickUp để theo dõi tiến độ công việc. Sử dụng ma trận ưu tiên này để tập trung vào các công việc quan trọng cho sự thành công của dự án.
2. Mẫu ma trận quan trọng khẩn cấp của ClickUp
Vượt lên dẫn đầu với Mẫu Ma trận Khẩn cấp Quan trọng của ClickUp và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng.
Cho dù là quản lý dự án hay hoạt động hàng ngày, công cụ này giúp bạn nhanh chóng đánh giá công việc theo mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng, đảm bảo tác động tối đa và tập trung ngay lập tức vào những việc cần thiết!
Ma trận Urgent Important Matrix chứng tỏ là một công cụ quản lý thời gian mạnh mẽ vì nó tập trung vào các công việc tập trung vào mục tiêu, cung cấp một cái nhìn tổng quan rõ ràng về tất cả các công việc và giúp bạn không phải dựa vào bộ nhớ quá tải.
Các thành phần thiết yếu của Mẫu Ma trận Khẩn cấp Quan trọng của ClickUp:
- Tập trung vào các công việc hướng đến mục tiêu: Tập trung vào các công việc cần thiết để đạt được mục tiêu
- Xác định nhanh chóng các công việc khẩn cấp và có tác động lớn: Nhanh chóng xác định các công việc khẩn cấp có thể ảnh hưởng đến công việc của bạn, phân biệt chúng với những công việc có thể chờ đợi
- Tổng quan và kế hoạch công việc nâng cao: Có chế độ xem toàn diện về các công việc, đơn giản hóa việc lập kế hoạch hàng ngày
- Hỗ trợ tổ chức: Loại bỏ nhu cầu phải nhớ mọi thứ để bạn luôn gọn gàng và có cấu trúc
3. Mẫu danh sách việc cần làm đơn giản của ClickUp
Sắp xếp công việc của bạn một cách dễ dàng bằng cách sử dụng Mẫu việc cần làm đơn giản của ClickUp để hoàn thành công việc nhanh chóng ở mỗi bước!
Mẫu này cho phép bạn tạo một bản tổng quan rõ ràng về các công việc, sắp xếp chúng thành các danh mục để dễ theo dõi và đảm bảo bạn tập trung vào việc hoàn thành các công việc, đồng thời giải quyết những công việc quan trọng nhất trước tiên. Đây là chìa khóa để quản lý danh sách việc cần làm một cách hiệu quả!
Mẫu Danh sách việc cần làm đơn giản của ClickUp bao gồm:
- Danh sách công việc rõ ràng: Dễ dàng tạo danh sách công việc đơn giản, dễ theo dõi
- Cài đặt ưu tiên và theo dõi tiến độ: Đặt ưu tiên cho các công việc và theo dõi tiến độ theo thời gian
- Tổ chức công việc: Phân loại công việc hoặc giao cho các thành viên cụ thể trong nhóm để tổ chức công việc hiệu quả hơn
- Tập trung vào việc hoàn thành công việc: Tập trung vào những việc cần làm để sắp xếp thứ tự ưu tiên và hoàn thành các công việc quan trọng đúng hạn
Xem kế hoạch công việc này
4. Mẫu ma trận Eisenhower của ClickUp
Sử dụng Mẫu Ma trận Eisenhower của ClickUp để sắp xếp các công việc theo mức độ khẩn cấp và quan trọng. Mẫu này cung cấp cho bạn một thiết lập sẵn sàng để sắp xếp và phân công công việc, hướng dẫn trực quan để nhanh chóng sắp xếp thứ tự ưu tiên và cho phép bạn đi sâu vào chi tiết công việc.
Mẫu này giúp bạn đưa ra quyết định tốt hơn bằng cách sắp xếp công việc một cách hiệu quả. Nó bao gồm các yếu tố quan trọng như:
- Công cụ trực quan hóa: Xếp hạng công việc theo mức độ khẩn cấp và quan trọng một cách nhanh chóng và chính xác bằng các công cụ hỗ trợ trực quan của mẫu
- Khả năng phân tích chi tiết: Khám phá từng phần của ma trận để có cái nhìn rõ ràng về những công việc cần tập trung
- Điều chỉnh công việc: Làm việc cùng nhau hiệu quả hơn trong các dự án nhóm hoặc phát triển sản phẩm bằng cách đảm bảo mọi người tập trung vào những công việc quan trọng nhất
- Thông tin chi tiết về phân bổ thời gian: Hiểu rõ hơn về những công việc cần tập trung trước tiên để quản lý thời gian dựa trên mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng của chúng
Cho dù bạn là quản lý hay nhân viên, bạn sẽ biết chính xác những việc cần tập trung vào đầu mỗi ngày — tất cả các ưu tiên được phân loại thành Việc cần làm, Lên lịch, Phân công hoặc Xóa.
Từ quản lý dự án đến xây dựng sản phẩm, mẫu này giúp nhóm của bạn thống nhất, tăng cường sự tập trung và thúc đẩy năng suất. Đây là mẫu ma trận Eisenhower lý tưởng để tối ưu hóa việc quản lý công việc của bạn.
5. Mẫu Ma trận Ưu tiên Hành động ClickUp
Việc sắp xếp các công việc hàng ngày có thể khiến bạn cảm thấy quá tải, nhưng Mẫu Ma trận Ưu tiên Hành động của ClickUp giúp bạn thực hiện việc này một cách đơn giản hơn. Mẫu này giúp bạn xác định các hành động quan trọng, xem những việc cần làm trước tiên và thúc đẩy sự hợp tác trong nhóm để cùng nhau đạt được thành công.
Ma trận này giúp bạn phân biệt giữa các công việc cần hành động ngay lập tức và những công việc góp phần vào mục tiêu dài hạn.
Kết hợp một số yếu tố khóa của mẫu này để hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn.
- Theo dõi tiến độ trực quan: Sử dụng công cụ trực quan đơn giản để theo dõi tiến độ và tập trung vào công việc
- Đánh giá và trực quan hóa nhanh chóng: Tăng tốc quá trình xác định và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc có giá trị cao
- Xác định các hành động quan trọng: Xác định các hành động quan trọng nhất cần được ưu tiên xử lý ngay lập tức
- Rõ ràng về các công việc ưu tiên cao: Hiểu rõ về các công việc có mức độ ưu tiên cao nhất để tiến lên phía trước
6. Mẫu ma trận ưu tiên 2×2 của ClickUp
Mẫu Ma trận ưu tiên 2×2 của ClickUp là lựa chọn hoàn hảo để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc khẩn cấp và quan trọng, so sánh tác động với nỗ lực và nhanh chóng phát hiện các công việc ưu tiên hàng đầu.
Mẫu này lý tưởng cho việc ra quyết định nhanh chóng và tối ưu hóa giao tiếp và hiệu quả của nhóm. Mẫu này phục vụ cho việc quản lý công việc được cá nhân hóa với các tính năng như trạng thái, trường và chế độ xem tùy chỉnh.
👇 Tìm hiểu cách Bảng trắng ClickUp là công cụ hoàn hảo để trình bày ý tưởng của bạn một cách trực quan.
Các tính năng chính của Mẫu Bảng trắng Ma trận Ưu tiên 2×2 của ClickUp:
- Tác động trực quan so với nỗ lực: Hình dung tác động của từng công việc hoặc dự án với nỗ lực cần thiết
- Sử dụng thời gian và tài nguyên hiệu quả: Sử dụng thời gian và tài nguyên của nhóm một cách hiệu quả nhất
- Cải thiện giao tiếp và hợp tác: Cải thiện giao tiếp và hợp tác giữa các bộ phận hoặc thành viên trong nhóm
- Các tùy chọn chế độ xem đa dạng: Bắt đầu với mẫu Bảng trắng và mở rộng quy trình làm việc ClickUp của bạn, kết hợp Danh sách, Gantt, Khối lượng công việc, Lịch và hơn thế nữa
7. Mẫu ma trận tác động nỗ lực của ClickUp
Mẫu Ma trận tác động nỗ lực của ClickUp cung cấp giải pháp thân thiện với người dùng, không cần mã cho các nhóm của bạn để nhanh chóng đánh giá và trực quan hóa các nỗ lực, xác định rủi ro liên quan đến từng nhiệm vụ và điều chỉnh các ưu tiên quan trọng để đạt được thành công chung.
Với công cụ quản lý sản phẩm này, bạn có thể hoàn thành các hoạt động có tác động lớn với nỗ lực tối thiểu bằng cách tận dụng một số yếu tố khóa của nó:
- Đánh giá nỗ lực và tác động: Hình dung và đánh giá nỗ lực của bạn so với tác động đạt được
- Dự án rõ ràng hơn: Hiểu rõ hơn về dự án và các công việc liên quan
- Tổng quan dự án toàn diện: Có được chế độ xem toàn diện về dòng thời gian và kết quả dự án
- Xác định ưu tiên: Xác định các ý tưởng ưu tiên cao để phát triển dựa trên tác động của chúng
- Hiển thị rủi ro: Cải thiện hiểu biết về các rủi ro và chi phí có thể xảy ra để quản lý và đánh giá rủi ro hiệu quả hơn
8. Mẫu ma trận ưu tiên của ClickUp
Trong khi mẫu trước đó sắp xếp các công việc theo mức độ quan trọng và khẩn cấp, Mẫu Ma trận Ưu tiên của ClickUp giúp bạn và nhóm của bạn đánh giá các công việc dựa trên tác động và nỗ lực cần thiết.
Cho dù bạn đang quản lý một dự án quy mô lớn hay chỉ là người mới bắt đầu, mẫu này sẽ hợp lý hóa việc tổ chức và sắp xếp thứ tự ưu tiên của các công việc. Các yếu tố chính của mẫu bao gồm:
- Tập trung vào các công việc quan trọng: Tập trung vào các công việc quan trọng và tránh lãng phí thời gian cho những công việc không quan trọng
- Ưu tiên trực quan: Sử dụng hướng dẫn trực quan để ưu tiên công việc hiệu quả hơn
- Phân bổ tài nguyên hiệu quả: Phân bổ tài nguyên nhóm hiệu quả hơn
- Hiểu về những nỗ lực có tác động: Hiểu rõ hơn về cách nỗ lực của nhóm có thể tạo ra tác động lớn nhất
mẫu!
9. Mẫu ma trận Eisenhower Excel của Vertex42
Mẫu Ma trận Eisenhower Excel của Vertex42 là công cụ giúp bạn điều hướng qua các công việc phức tạp hàng ngày và sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên một cách hiệu quả.
Công cụ này giúp tăng năng suất cá nhân và quản lý dự án của bạn. Ngoài ra, nó còn cung cấp Mẫu Ma trận Quyết định Eisenhower miễn phí để tải xuống cho Excel và Google Trang tính.
Phân phối công việc của bạn dựa trên mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng thành bốn loại sau:
- Quadrant I (Cần làm ngay)—Quan trọng, khẩn cấp: Bao gồm các công việc có thời hạn sắp đến hoặc những công việc cần được xử lý ngay lập tức
- Quadrant II (KẾ HOẠCH và ưu tiên)—Không khẩn cấp, quan trọng: Tập trung vào các công việc quan trọng cho mục tiêu dài hạn và thành công chung. Những công việc này là nền tảng của việc quản lý cá nhân hiệu quả. Stephen Covey nhấn mạnh việc dành phần lớn thời gian cho các công việc trong phần này để đạt năng suất và thành công tối ưu
- Quadrant III (DELEGATE để hoàn thành) — Không quan trọng, khẩn cấp: Giao các công việc cần hoàn thành trong thời gian nhất định như gửi email hoặc trả lời cuộc gọi điện thoại cho các thành viên khác trong nhóm bằng cách phân công công việc
- Quadrant IV (XÓA)—Không quan trọng, không khẩn cấp: Loại bỏ các công việc đóng góp tối thiểu vào mục tiêu hoặc có thể hoãn lại
10. Mẫu đào tạo kỹ thuật sắp xếp ưu tiên ma trận Eisenhower của SlideTeam
Khóa đào tạo về kỹ thuật sắp xếp ưu tiên này là hướng dẫn toàn diện để hiểu và áp dụng Ma trận Eisenhower.
Cho dù bạn là quản lý, nhân viên, thành viên của một tổ chức hay đang giải quyết các công việc cá nhân, khóa đào tạo này sẽ trang bị cho bạn những kiến thức cần thiết để tăng năng suất!
Một số tính năng chính của bản trình bày đào tạo này là:
- Bộ slide toàn diện: Hiểu khái niệm với 18 slide thông tin bao quát toàn bộ ma trận Eisenhower
- Tổng quan về bốn phần: Khám phá từng phần chi tiết và hiểu đặc điểm của các công việc thuộc từng phần
- Tương thích với Google: Tích hợp liền mạch với Google Slides, đảm bảo tính linh hoạt trên các nền tảng khác nhau
- Có thể tùy chỉnh: Chỉnh sửa các trang chiếu, bao gồm văn bản, biểu tượng, đồ thị và các yếu tố khác để cá nhân hóa theo ý muốn
- Có thể tải xuống: Lưu toàn bộ các trang trình chiếu đào tạo chỉ với một cú nhấp chuột và truy cập hỗ trợ khách hàng cao cấp để được trợ giúp và hướng dẫn
Phần thưởng: Mẫu bản đồ nhận thức!
Từ ma trận đến hành động với các mẫu ma trận Eisenhower
Dwight D. Eisenhower từng nói: "Trong sự hỗn loạn của các công việc hàng ngày, hãy nhớ rằng những việc quan trọng hiếm khi khẩn cấp, và những việc khẩn cấp hiếm khi quan trọng."
Vì vậy, khi bắt đầu hành trình với các mẫu này, hãy nhớ rằng việc sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc hiệu quả không chỉ là một chiến lược mà còn là phương tiện để quản lý thời gian và ra quyết định hiệu quả.
Lợi thế của ClickUp nằm ở các mẫu và cách tiếp cận toàn diện để quản lý nhiệm vụ, giúp điều chỉnh, gắn kết và thúc đẩy các nhóm hướng tới năng suất vượt trội.
Chuyển đổi quy trình làm việc của bạn với các mẫu ma trận Eisenhower của ClickUp. Hãy bắt đầu ngay hôm nay!