Xác định rủi ro trong quản lý dự án: Chiến lược và ví dụ hữu ích

Điều hành một doanh nghiệp hoặc một dự án có thể là một cuộc phiêu lưu đầy thách thức. Mặc dù không phải là lặn biển hay dù lượn, nhưng bạn thường phải hành động nhanh chóng khi đối mặt với những thách thức và cơ hội mới. Vậy, bạn sẽ làm gì — đưa ra quyết định vội vàng hay chấp nhận rủi ro đã được tính toán kỹ lưỡng? 😅

Bây giờ, bất kỳ nhà quản lý dự án nào cũng sẽ cho bạn biết những quyết định dựa trên ước tính rủi ro kém có thể gây ra tổn thất lớn như thế nào. Bạn sẽ phải đối mặt với các hoạt động bị hỏng, lợi nhuận giảm, danh tiếng bị tổn hại và thậm chí là dự án thất bại hoàn toàn.

May mắn thay, việc theo dõi các mối đe dọa và cơ hội tiềm ẩn cho bất kỳ dự án nào là rất dễ dàng thông qua quy trình xác định rủi ro dự án được thiết lập tốt. Đó là lý do tại sao nhiều doanh nghiệp thành công kết hợp các phương pháp xác định chi tiết vào hoạt động quản lý rủi ro của mình, bất kể kích thước, quy mô hay ngành nghề.

Trong blog này, chúng ta sẽ tìm hiểu về quá trình xác định rủi ro đối với nhóm dự án, khám phá:

Xác định rủi ro và vai trò của nó trong quản lý rủi ro

Hầu hết chúng ta đều cố gắng xác định các rủi ro mới trong kinh doanh và cuộc sống hàng ngày một cách trực quan. Ví dụ, những người chơi dù lượn đánh giá các yếu tố như điều kiện thời tiết và tình trạng thiết bị an toàn để lập kế hoạch tốt hơn và tránh tai nạn. Thuật ngữ xác định rủi ro chỉ nhằm mục đích chính thức hóa quá trình này trong quản lý dự án.

Xác định rủi ro cho phép các nhà quản lý dự án lập kế hoạch cho tất cả các yếu tố không chắc chắn tiềm ẩn và sự kiện Black Swan có thể tác động tiêu cực đến kinh doanh. Tác động có thể ở khía cạnh khả thi về mặt vận hành, lợi nhuận và danh tiếng, do đó, hoạt động này bao gồm xác định chính xác các rủi ro liên quan từ tất cả các góc độ đó.

Xác định rủi ro là một quy trình tiêu chuẩn để bắt đầu quản lý rủi ro trong kinh doanh hoặc dự án. Dưới đây là bốn giai đoạn trong một kế hoạch quản lý rủi ro thông thường:

Quy trình xác định rủi ro tiêu chuẩn diễn ra như thế nào?

Theo Viện Quản lý Dự án, vòng đời xác định rủi ro nên bao gồm các bước sau:

Dựa trên kết quả cuối cùng, các chiến lược quản lý rủi ro như lập kế hoạch dự phòng và phòng ngừa rủi ro được triển khai để giảm thiểu tác động của các rủi ro quan trọng.

Mặc dù việc xác định bản tuyên bố rủi ro hoặc quy trình xác định rủi ro là trách nhiệm của người quản lý dự án, có một số mẫu đánh giá rủi ro có thể giúp đẩy nhanh quá trình này.

Ví dụ: Mẫu Bảng trắng Phân tích Rủi ro ClickUp có thể cung cấp khả năng hiển thị rất cần thiết cho toàn bộ vòng đời xác định rủi ro của bạn. Mẫu này đi kèm với bản đồ mã màu có thể tùy chỉnh, nơi bạn và nhóm dự án của bạn có thể xác định các rủi ro tiềm ẩn và ghi lại xác suất và mức độ của chúng, tất cả ở một nơi.

Hãy nhớ rằng bản tuyên bố rủi ro của bạn phải thật toàn diện, lý tưởng nhất là cung cấp chế độ xem 360॰ về các yếu tố bên trong và bên ngoài ảnh hưởng đến kinh doanh, chẳng hạn như:

Hầu hết các rủi ro được xác định là rủi ro tiêu cực, tức là những rủi ro (như thiếu hụt nguồn lực) có thể gây hại cho hoạt động kinh doanh của bạn. Tuy nhiên, một số nhà quản lý dự án cũng sử dụng thuật ngữ rủi ro tích cực để chỉ những cơ hội, tức là những rủi ro (như hoàn thành dự án sớm) mà bạn có thể khai thác để mang lại lợi ích cho mình.

Tại sao xác định rủi ro dự án lại quan trọng? Những lợi thế chính

Ngoài việc xác định kịp thời các lỗ hổng trong kinh doanh, xác định rủi ro còn mang lại những lợi ích quan trọng sau:

9 Chiến lược xác định rủi ro để kinh doanh và dự án thành công

Có nhiều chiến lược và kỹ thuật mà bạn có thể sử dụng để xác định rủi ro trong suốt vòng đời dự án. Chúng tôi sẽ khám phá chín phương pháp xác định rủi ro hiệu quả và được sử dụng rộng rãi trong các phần sau.

Bonus: Việc xác định và quản lý rủi ro sẽ dễ dàng hơn khi bạn có phần mềm quản lý dự án đáng tin cậy để hỗ trợ. Đó là lý do tại sao chúng tôi sẽ giới thiệu một số mẫu và hàm trong ClickUp, một công cụ quản lý dự án được đánh giá cao, để giúp bạn thực hiện các chiến lược phát hiện rủi ro với độ chính xác cao hơn.

1. Kiểm tra định kỳ tài liệu

Rủi ro dự án thường phát sinh do tài liệu không nhất quán hoặc không đầy đủ, khiến các nhóm của bạn bị tắc nghẽn trong quá trình thực hiện. Phương pháp hay nhất ở đây là quét chi tiết các tài liệu của bạn để tìm các tham chiếu không khớp, bản đồ quy trình không đầy đủ, yêu cầu không rõ ràng hoặc lỗi thời, lỗi lập lịch và ước tính không chính xác.

Các tài liệu bạn có thể muốn kiểm tra bao gồm:

Giờ đây, bạn có thể lưu trữ dữ liệu dự án và báo cáo rủi ro tại một nơi duy nhất — ClickUp Docs. Xây dựng mạng lưới kết nối các tài liệu dự án, dòng thời gian và SOP. Liên kết các mục tài nguyên hoặc tạo thẻ để đảm bảo mọi thứ đều dễ dàng truy cập. Bạn thậm chí có thể sử dụng ClickUp AI để tạo tài liệu dự án miễn phí, không có lỗi do con người gây ra.

Điểm hay nhất là ClickUp Docs rất thân thiện với sự hợp tác. Sử dụng các công cụ Trò chuyện, Bình luận, Đề cập và Kiểm tra tích hợp sẵn trong quá trình xác định rủi ro để chỉ ra những điểm không nhất quán cho người quản lý dự án hoặc người chịu trách nhiệm rủi ro.

2. Phân tích SWOT

Phân tích SWOT là kỹ thuật xác định và lập bản đồ rủi ro được các doanh nghiệp trên toàn thế giới sử dụng. Mục đích của phân tích SWOT là liệt kê các Điểm mạnh, Điểm yếu, Cơ hội và Thách thức trong dự án của bạn.

Điểm yếu và mối đe dọa chỉ ra những rủi ro tiêu cực khiến doanh nghiệp của bạn dễ bị tổn thương; cơ hội chỉ ra những rủi ro tích cực, trong khi điểm mạnh bao gồm những khả năng mà doanh nghiệp của bạn có thể sử dụng để chống lại rủi ro và tận dụng cơ hội.

Bạn có thể dễ dàng thực hiện bài tập này bằng cách sử dụng các mẫu phân tích SWOT khác nhau trên ClickUp. Chúng được thiết kế phù hợp với nhu cầu của các doanh nghiệp, dự án riêng lẻ và các trường hợp sử dụng khác. Những lựa chọn tốt nhất của chúng tôi bao gồm:

Nếu bạn là người yêu thích trực quan hóa, bạn có thể sử dụng Bảng trắng ClickUp để xác định các rủi ro tiềm ẩn trong quá trình phân tích SWOT.

Bảng trắng cho phép các nhóm hợp tác trong thời gian thực. Chỉ cần mời nhóm quản lý rủi ro tham gia, họ có thể sử dụng các công cụ như ghi chú dán, kết nối, bút đánh dấu và hình dạng để thảo luận về các thành phần của dự án theo ngữ cảnh. 🧐

3. Brainstorming

Một cách khác để xác định rủi ro trong bất kỳ nỗ lực nào là brainstorming với nhóm của bạn. Điều này cho phép các đồng nghiệp từ các bộ phận khác nhau tập hợp lại, xem xét dự án từ góc độ chuyên môn của họ và phát hiện ra những rủi ro chưa biết trước đó. 🧠

Có nhiều kỹ thuật động não giúp xác định rủi ro tiềm ẩn. Tuy nhiên, bản đồ tư duy là phương pháp hiệu quả nhất vì nó không chỉ giúp bạn xác định các rủi ro phổ biến mà còn giúp bạn hình dung mối quan hệ giữa chúng.

Bạn có thể bắt đầu tạo bản đồ tư duy với ClickUp trong vài giây. Chỉ cần chuyển đến Bản đồ Tư duy, mời các thành viên trong nhóm tham gia và sử dụng kiến thức tập thể để vạch ra các luồng quy trình liên tục. Thêm các nút cho các sự kiện rủi ro tiềm ẩn và điều chỉnh bản đồ bằng các thao tác kéo và thả đơn giản.

Mạng lưới trực quan giúp bạn dự đoán liệu một yếu tố rủi ro có thể phát triển thành trở ngại lớn hay không. Sau khi phiên brainstorming kết thúc, hãy lưu bản đồ tư duy trong Không gian Làm việc của dự án và sử dụng lại để phân tích xử lý rủi ro trong tương lai.

4. Phỏng vấn các bên liên quan

Nếu bạn muốn phát hiện các rủi ro có thể xảy ra từ nhiều góc độ, bạn nên tham khảo ý kiến của các bên liên quan quan trọng trong dự án, chẳng hạn như khách hàng, người dùng cuối, nhân viên vận hành, quản lý sản phẩm và tài sản. Điều này giúp bạn tránh những quyết định có thể ảnh hưởng tiêu cực đến các bên liên quan quan trọng.

Tốt nhất, bạn có thể phát hiện rủi ro dự án thông qua các cuộc phỏng vấn các bên liên quan được cấu trúc tốt — ưu tiên các phiên phỏng vấn riêng để có được câu trả lời trực tiếp hơn. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng Biểu mẫu ClickUp để liên hệ với họ thông qua các bảng câu hỏi chi tiết dành riêng cho sản phẩm hoặc dự án của bạn.

5. Phán đoán chuyên gia

Ngoài các bên liên quan, bạn cũng có thể tham khảo ý kiến của các chuyên gia trong lĩnh vực để được tư vấn về rủi ro trong dự án của mình. Họ thường có chuyên môn trong ngành và nhiều năm kinh nghiệm thực tế, giúp họ có lợi thế khi phân tích bất kỳ dữ liệu rủi ro nào. Họ có thể phát hiện nhiều rủi ro tiềm ẩn mà các startup và chủ doanh nghiệp mới thường bỏ qua.

Cách tốt nhất để thu thập ý kiến chuyên gia về bất kỳ rủi ro dự án nào là sử dụng kỹ thuật Delphi. Đây là phương pháp bao gồm nhiều vòng câu hỏi với một nhóm chuyên gia — mục tiêu cuối cùng là đạt được sự đồng thuận không bị ảnh hưởng bởi thành kiến cá nhân.

6. Phân tích nguyên nhân gốc rễ

Trong khi hầu hết các phương pháp phát hiện rủi ro kết nối rủi ro với tác động, phân tích nguyên nhân gốc rễ lại làm ngược lại. Ở đây, bạn đầu tiên xác định tác động (kết quả không mong muốn) và sau đó truy tìm các yếu tố rủi ro kích hoạt nó.

Tất cả là về việc hiển thị dữ liệu phức tạp — ví dụ, kết quả không mong muốn là dự án bị trì hoãn. Trong trường hợp này, bạn sẽ hiển thị lịch trình dự án để phát hiện các vấn đề như sự phụ thuộc chưa được giải quyết hoặc đơn đặt hàng bị bỏ sót khiến tiến độ bị chậm trễ.

Mẫu Phân tích Nguyên nhân Gốc rễ của ClickUp là công cụ không thể thiếu để phát hiện và khắc phục rủi ro trong các dự án đang triển khai. Mẫu này giúp phân loại các vấn đề thành Tại sao cho đến khi bạn tìm ra Giải pháp thành công, tất cả được sắp xếp gọn gàng trong Trường Tùy chỉnh.

Tuy nhiên, nếu bạn vẫn đang lên kế hoạch cho lịch trình dự án, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để xác định rủi ro một cách chủ động với Tính phụ thuộc và Biểu đồ Gantt của ClickUp. Bạn có thể tạo các phụ thuộc cho các công việc liên quan đến nhau chỉ bằng vài cú nhấp chuột và hiển thị tất cả chúng trong chế độ xem Biểu đồ Gantt.

Kết quả là một dòng thời gian linh hoạt, giúp bạn dễ dàng theo dõi các điểm nghẽn trong quy trình hoặc các trục trặc bên ngoài. Bạn cần điều chỉnh để ứng phó với rủi ro mới? Bạn có thể tạo các phụ thuộc mới bằng thao tác kéo và thả đơn giản, phần còn lại của lịch trình sẽ tự động điều chỉnh.

7. Phân tích giả định

Mỗi dự án được xây dựng dựa trên một số giả định nhất định, vốn dĩ đã làm tăng rủi ro và sự không chắc chắn đối với kết quả. Ví dụ phổ biến bao gồm ước lượng dòng thời gian dự án, sự sẵn sàng của các thành viên nhóm và thời gian giao nguyên liệu thô. Khả năng bất kỳ giả định nào trong số này trở thành sai là một rủi ro. 🫠

Bây giờ, đối với phân tích giả định, hãy cố gắng xác định tất cả các giả định trong kế hoạch dự án của bạn và mức độ sai lệch có thể chấp nhận được. Ví dụ: bạn giả định nguồn cung cấp nguyên liệu thô sẽ đến vào ngày 10 hàng tháng. Nhưng nếu không được giao hàng đúng hạn, kho dự trữ của bạn sẽ chỉ đủ dùng trong ba ngày. Quá trình sản xuất của bạn sẽ bị chặn lại nếu nguồn cung cấp bị chậm trễ hơn ba ngày, điều này đòi hỏi phải có các biện pháp thay thế.

Câu hỏi đặt ra là, làm thế nào để theo dõi tất cả các giả định trong kinh doanh của bạn?

May mắn thay, với ClickUp Automations, bạn có thể dễ dàng thiết lập hệ thống giám sát cho tất cả các giả định của mình. Sử dụng nó để thiết lập quy trình làm việc hoàn toàn tự động mà không cần bất kỳ kiến thức về mã hóa nào — chỉ cần xác định sự kiện kích hoạt và hành động cần thực hiện.

Ví dụ: để thiết lập quy trình làm việc để theo dõi các giả định liên quan đến tính sẵn sàng của nhóm, bạn có thể:

8. Phân tích Monte Carlo

Phân tích Monte Carlo là phương pháp định lượng khả năng xảy ra sự kiện rủi ro thông qua mô phỏng. Bạn cần một chương trình máy tính được xây dựng dựa trên mô hình toán học — chương trình này sẽ chạy các mô phỏng khác nhau dựa trên các biến đầu vào và đầu ra để dự đoán khả năng xảy ra của từng rủi ro.

Cách dễ nhất để thực hiện phân tích này là thông qua phần mềm phân tích dự đoán hoặc các công cụ xác định rủi ro tương tự. Sau khi phát hiện rủi ro, bạn có thể nhập dữ liệu vào ClickUp và hiển thị báo cáo trên Bảng điều khiển có thể tùy chỉnh thông qua các tùy chọn như thẻ và biểu đồ.

9. Xác định rủi ro thông qua sổ đăng ký rủi ro

Đăng ký rủi ro là một trong những công cụ tốt nhất để tổ chức dữ liệu rủi ro một cách có hệ thống. Nó cho phép bạn ghi lại tất cả các sự kiện rủi ro tiềm ẩn, tác động, khả năng xảy ra và các thông tin quan trọng khác như chủ sở hữu rủi ro, nguồn gốc và xếp hạng. Thông tin này hợp lý hóa quá trình lập bản đồ rủi ro và đóng vai trò là nguồn thông tin duy nhất cho bất kỳ hành động nào trong tương lai.

ClickUp cung cấp các mẫu đăng ký rủi ro từ đơn giản đến phức tạp để hỗ trợ tất cả các loại dự án. Nếu bạn cần ghi chép rủi ro theo định dạng dễ hiểu, Mẫu Đăng ký Rủi ro ClickUp là lựa chọn tốt nhất cho bạn.

Nếu bạn cần một mẫu chi tiết hơn bao gồm toàn bộ kế hoạch quản lý rủi ro, bạn sẽ thích Mẫu phân tích rủi ro quản lý dự án ClickUp. Phần đăng ký rủi ro của mẫu này bao gồm các ô được mã hóa bằng màu sắc để ghi lại tác động, khả năng xảy ra và xếp hạng của từng rủi ro, thậm chí còn có các cột được chỉ định để ghi lại tác động tài chính ước tính.

Ví dụ về xác định rủi ro

Tăng cường kiến thức của bạn bằng cách tham khảo ba ví dụ xác định rủi ro dựa trên kịch bản thực tế dưới đây.

1. Ví dụ về phát triển ứng dụng

Một công ty chuyên phát triển phần mềm kinh doanh đã nhận được dự án đầu tiên để xây dựng một ứng dụng trò chơi dành cho người tiêu dùng. Dự án đầy hứa hẹn này có thể mang lại doanh thu đáng kể nhưng tương đối rủi ro vì đây là lĩnh vực mới mẻ đối với công ty.

Tại đây, người quản lý dự án tiến hành đánh giá rủi ro, ví dụ như phân tích SWOT, với các thành viên trong nhóm và phỏng vấn các bên liên quan. Sau khi đánh giá đầy đủ, họ xác định các rủi ro chính sau:

Nhóm dự án chuẩn bị một danh mục rủi ro để phác thảo các giải pháp đối với từng rủi ro riêng biệt như một phần của kế hoạch quản lý rủi ro hiệu quả. Ví dụ, người quản lý dự án:

2. Ví dụ về quy trình sản xuất sản phẩm

Một nhà sản xuất điện tử tiêu dùng vừa kết thúc một trong những quý có lợi nhuận cao nhất. Mặc dù kinh doanh đang thuận lợi, công ty cũng gặp một số khó khăn trong hoạt động sản xuất, vì vậy các nhà quản lý rủi ro phải bắt tay vào công việc.

Các nhà quản lý làm việc với một nhóm tư vấn quản lý để xác định các rủi ro kinh doanh sau đây có thể ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của công ty:

Các nhà quản lý rủi ro liên hệ với quản lý vận hành để xác định các nguồn rủi ro thực tế. Quản lý các rủi ro tiềm ẩn ở đây có thể bao gồm:

3. Ví dụ về dự án xây dựng

Một công ty đã trúng thầu xây dựng một khu chung cư với hơn 100 căn hộ. Vì đây là một dự án xây dựng quy mô lớn, các nhà quản lý sử dụng nhiều phương pháp xác định rủi ro để chủ động xác định tất cả các rủi ro trước khi bắt đầu công việc tại công trường. Các rủi ro tiềm ẩn bao gồm:

Quản lý dự án lập kế hoạch hướng đi thay thế để giảm mức độ rủi ro cho từng mục. Nhóm có thể loại bỏ các rủi ro liên quan ngay lập tức và tuân thủ ngân sách khi dự án tiến độ, nhờ vào kế hoạch thay thế tinh chỉnh và tập trung vào giải pháp.

Các vấn đề thường gặp khi xác định rủi ro và cách khắc phục

Để quá trình xác định rủi ro đạt được mục đích đề ra, bạn cần lưu ý một số vấn đề sau:

Sự phụ thuộc vào các rủi ro lỗi thời

Nhiều dự án thất bại vì các nhà quản lý chỉ dựa vào rủi ro tổng thể được đánh giá khi bắt đầu dự án. Trong thực tế, các tham số rủi ro có xu hướng thay đổi theo sự biến động của thị trường và môi trường. Theo các tiêu chuẩn quản lý rủi ro toàn cầu như ISO 31000, bạn phải thường xuyên xem xét lại các rủi ro đã xác định và điều chỉnh chiến lược xử lý cho phù hợp.

Theo dõi mức độ rủi ro kém

Kết quả xác định rủi ro được sử dụng để lập hồ sơ cho từng rủi ro theo mức độ tác động tiềm ẩn, và đây là điểm mà nhiều nhà quản lý dự án thường mắc phải. Họ không thể đánh giá chính xác mức độ nghiêm trọng của rủi ro, dẫn đến sai lầm trong phán đoán.

Giải pháp ở đây là xác định từng yếu tố rủi ro bằng ít nhất một chỉ số có thể phát hiện và đo lường được để định lượng mức độ nghiêm trọng của nó. Ví dụ:

Lỗi con người trong quá trình xác định rủi ro dự án

Cuối cùng, lỗi con người có thể xảy ra trong quá trình phân tích các mối đe dọa nội bộ và bên ngoài. Các thành viên trong nhóm có thể bỏ sót một yếu tố rủi ro, ghi chép số liệu không chính xác, đánh giá quá cao hoặc quá thấp rủi ro, đặc biệt là khi họ đang bận rộn với các công việc khác.

Để tránh vấn đề này, hãy thuê các chuyên gia trong lĩnh vực hoặc chỉ định một nhóm chuyên trách để xử lý quá trình xác định rủi ro một cách cẩn thận hơn.

Tăng cường quy trình quản lý rủi ro của bạn với ClickUp

Xác định rủi ro là nền tảng của bất kỳ quy trình quản lý rủi ro nào và như bạn có thể thấy, đây là một công việc khá phức tạp. Nó đòi hỏi nhiều giờ lên kế hoạch và động não cẩn thận, cũng như các công cụ và mẫu phù hợp để hoàn thành quy trình mà không có lỗi.

May mắn thay, ClickUp cung cấp các công cụ và mẫu cần thiết ở một nơi để bạn xác định rủi ro và xử lý chúng một cách có hệ thống. Từ theo dõi tình trạng thiếu hụt tài nguyên đến lập bản đồ trực quan các rủi ro tiềm ẩn, ClickUp có thể hỗ trợ bạn như không có công cụ nào khác.

Đăng ký ClickUp miễn phí và bắt đầu thực hành xác định rủi ro dự án ngay lập tức! 💗