Khi giải quyết vấn đề, bạn có thể áp dụng phương pháp chủ động hoặc phản ứng. Chủ động: giải quyết nguyên nhân gốc rễ của vấn đề để tránh những thách thức trong tương lai. Phản ứng: phản hồi vấn đề khi chúng phát sinh.
Đối với nhiều nhà quản lý dự án, tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề trước khi nó làm hỏng toàn bộ dự án là điều quan trọng. Bạn sẽ tiết kiệm thời gian, tiền bạc và các nguồn lực quý giá ở những nơi quan trọng nhất. Ngoài ra, bạn còn phát triển những hiểu biết sâu sắc để xây dựng các quy trình tốt hơn cho công việc trơn tru hơn.
Để xác định chính xác vấn đề cốt lõi, bạn cần phân tích nguyên nhân gốc rễ. ?
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ mười công cụ và kỹ thuật phân tích nguyên nhân gốc rễ tốt nhất. Chúng tôi sẽ đi sâu vào phân tích nguyên nhân gốc rễ là gì và cách chọn công cụ phù hợp cho doanh nghiệp của bạn.
Phân tích nguyên nhân gốc rễ là gì?
Phân tích nguyên nhân gốc rễ là quá trình kiểm tra nguồn gốc của một vấn đề bằng cách sử dụng các kỹ thuật và công cụ khác nhau. Đây là phương pháp lý tưởng để giải quyết các vấn đề phức tạp và giúp các nhóm tạo ra và sắp xếp các giải pháp theo mức độ ưu tiên để kiểm soát chất lượng tốt hơn và đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ.
Quá trình này bao gồm một số bước, trong đó có:
- Mô tả vấn đề hiện tại
- Phân tích chỉ số và thu thập dữ liệu
- Xác định các nguyên nhân tiềm ẩn
- Brainstorming các giải pháp
- Thực hiện các biện pháp khắc phục
- Theo dõi sự thay đổi và hiệu suất
Phân tích nguyên nhân gốc là một thành phần khóa của quản lý chất lượng vì mục tiêu của nó là đi đến cốt lõi của vấn đề và nguyên nhân gây ra vấn đề. Bằng cách đó, bạn có thể ngăn chặn các vấn đề tương tự phát sinh và gây ra hỗn loạn cho dự án.
Lợi ích của phân tích nguyên nhân gốc rễ là cho phép bạn kiểm tra các vấn đề tiềm ẩn từ gốc rễ. Ngoài ra, nó được thiết kế để đánh giá vấn đề cũng như các giải pháp khi bạn triển khai chúng.
Khi thu thập dữ liệu quý giá về các vấn đề mà doanh nghiệp của bạn đang gặp phải và hiệu quả của các giải pháp bạn thử nghiệm, bạn sẽ học được cách cải thiện quy trình ở từng bước. Kết quả là một doanh nghiệp hiệu quả và thành công hơn, có khả năng thích ứng với mọi tình huống trong tương lai. ?
Cách chọn công cụ phân tích nguyên nhân gốc rễ phù hợp cho một vấn đề cụ thể
Bạn sẽ tìm thấy nhiều công cụ và phương pháp được thiết kế để giúp phân tích nguyên nhân gốc rễ dễ dàng hơn và hợp lý hóa toàn bộ quy trình. May mắn thay, ngoài các công cụ phân tích trả phí trên thị trường, còn có một số tùy chọn miễn phí để thu thập thông tin chi tiết về nguyên nhân của vấn đề.
Tất nhiên, không phải tất cả các công cụ đều có hiệu quả như nhau. Một số công cụ nhằm giúp đưa ra ý tưởng để tìm giải pháp. Một số khác được thiết kế để đi sâu vào các chỉ số để theo dõi các vấn đề và xác định nguyên nhân đằng sau chúng. Và một số là các công cụ phần mềm quy trình hoàn chỉnh được thiết kế để tích hợp vào công việc hàng ngày của bạn. ?️
Muốn phân tích nguyên nhân gốc rễ hiệu quả? Đây là những yếu tố cần tìm kiếm trong các công cụ và kỹ thuật khác nhau:
- Tích hợp: RCA đạt hiệu quả tốt nhất khi được thực hiện một cách hợp tác. Tìm kiếm các công cụ cho phép bạn làm việc với các thành viên trong nhóm để phân tích vấn đề
- Công cụ dữ liệu: Bạn không thể xác định vấn đề nếu không phân tích số liệu. Chọn công cụ cho phép thu thập dữ liệu để hỗ trợ quá trình ra quyết định
- Hành động cụ thể: Chỉ biết nguyên nhân gây ra vấn đề là chưa đủ. Bạn cần một công cụ cho phép bạn thực hiện các hành động cụ thể, như phân công công việc khắc phục ngay lập tức
6 Phần mềm phân tích nguyên nhân gốc rễ tốt nhất
Sẵn sàng tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề? Với sáu công cụ và kỹ thuật phân tích nguyên nhân gốc rễ tốt nhất này, bạn sẽ có mọi thứ cần thiết để giải quyết vấn đề. Từ các công cụ phần mềm tích hợp đến các phương pháp miễn phí, mọi người đều có thể tìm thấy thứ phù hợp với mình. ?
1. ClickUp
ClickUp là phần mềm quản lý dự án tất cả trong một được thiết kế để tập trung công việc của bạn trên các ứng dụng vào một nền tảng hợp tác. Với bộ tính năng động phong phú để hợp lý hóa bất kỳ quy trình công việc nào, các nhóm tin tưởng ClickUp để thúc đẩy năng suất, giảm thời gian ngừng hoạt động và làm cho các quy trình hiệu quả hơn.
Một trong những bước đầu tiên trong phân tích nguyên nhân gốc rễ là mô tả vấn đề. Với Bảng trắng ClickUp, các nhóm có thể áp dụng phương pháp trực quan cho bước này. Với con trỏ trực tiếp, nhiệm vụ có thể thực hiện, nhúng và hơn thế nữa, các nhóm có thể hợp tác để xác định nguyên nhân gốc rễ và trình bày các chỉ số hỗ trợ ý tưởng của họ.
Bước tiếp theo là thu thập dữ liệu. Sử dụng các chỉ số để thực sự thấy được nguyên nhân của vấn đề. Với ClickUp Forms, bạn có thể khảo sát khách hàng và nhân viên để tìm ra vấn đề hiện tại và nguyên nhân của chúng. Các biểu mẫu này hoàn toàn có thể tùy chỉnh, cho phép bạn thu thập dữ liệu cụ thể mà bạn cần. Ngoài ra, chúng rất dễ chia sẻ, cho phép bạn mở rộng phạm vi thu thập thông tin càng nhiều càng tốt.
Khi bạn đã ở giai đoạn phân tích, chế độ xem Bảng của ClickUp sẽ là trợ thủ đắc lực của bạn. Tạo bảng tính trong vài giây và thiết kế cơ sở dữ liệu thông tin trực quan. Sử dụng các chế độ xem này để phân tích dữ liệu và đặt nền tảng cho các bước tiếp theo để khắc phục vấn đề. ?
Các tính năng tốt nhất của ClickUp
- ClickUp AI có hàng trăm công cụ cho các trường hợp sử dụng khác nhau, xác định vấn đề và đưa ra các giải pháp
- Sử dụng Tài liệu từ ClickUp để dễ dàng ghi lại quá trình RCA của bạn và theo dõi những thông tin quan trọng cũng như các bước tiếp theo tiềm năng
- Hơn 1.000 mẫu, bao gồm Mẫu phân tích nguyên nhân gốc rễ của ClickUp, giúp bạn dễ dàng hoàn thành công việc nhanh hơn và hiệu quả hơn
Giới hạn của ClickUp
- Hiện tại, các công cụ viết AI của ClickUp chỉ có sẵn trên máy tính để bàn, nhưng phiên bản di động đang được phát triển
- Số lượng tính năng rất nhiều nên cần một thời gian để làm quen, nhưng một khi đã làm quen, bạn sẽ có thể tạo ra các quy trình mạnh mẽ hơn
Giá ClickUp
- Miễn phí vĩnh viễn
- Không giới hạn: 7 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Kinh doanh: 12 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Enterprise: Liên hệ để biết giá
- ClickUp Brain có sẵn trên tất cả các gói trả phí với giá 7 USD/thành viên Không gian Làm việc/tháng
Xếp hạng và đánh giá ClickUp
- G2: 4.7/5 (2.000+ đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (2.000+ đánh giá)
2. Phần mềm Phân tích Nguyên nhân Gốc rễ Intelex
Phần mềm Phân tích Nguyên nhân Gốc rễ của Intelex là một công cụ SaaS được thiết kế để giúp các doanh nghiệp xây dựng các quy trình môi trường, sức khỏe, an toàn và chất lượng (EHSC) tốt hơn. Phần mềm này sử dụng các phương pháp khác nhau để xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.
Bắt đầu bằng cách ghi lại dữ liệu sự cố trong công cụ mà mọi thành viên trong nhóm có thể truy cập và phân tích thông tin. Tiếp theo, sử dụng các công cụ phương pháp luận như sơ đồ Ishikawa và phân tích chế độ và ảnh hưởng của lỗi (FMEA) để xác định xu hướng.
Các tính năng tốt nhất của Intelex
- Các kỹ thuật RCA tích hợp, bao gồm 5 câu hỏi tại sao, danh sách kiểm tra và phân tích khoảng cách, giúp dễ dàng đánh giá các vấn đề trong một không gian duy nhất
- Các công cụ quy trình làm việc có tính năng tích hợp để xác định nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề bên ngoài tổ chức khi chúng xảy ra
- Bảng điều khiển và báo cáo tùy chỉnh giúp chia sẻ thông tin chi tiết với các thành viên trong nhóm dễ dàng hơn bao giờ hết
Giới hạn của Intelex
- Một số người dùng cảm thấy công cụ này cứng nhắc và tính năng thu thập dữ liệu có thể sâu sắc hơn
- Giao diện người dùng không thân thiện lắm, đặc biệt là đối với người mới bắt đầu
Giá cả của Intelex
- Miễn phí: dùng thử bảy ngày
- Tùy chỉnh: Liên hệ để biết giá
Đánh giá và nhận xét của Intelex
- G2: 4/5 (10+ đánh giá)
- Capterra: Không có thông tin
3. Apache Skywalking
Apache Skywalking là một công cụ quản lý hiệu suất ứng dụng (APM) được thiết kế để xác định các vấn đề trong các công cụ phần mềm. Được thiết kế đặc biệt cho các ứng dụng vi dịch vụ, đám mây và Kubernetes, công cụ này rất hữu ích cho các kỹ sư phần mềm phụ trách các nhóm kỹ thuật. ???
Các tính năng tốt nhất của Apache Skywalking
- Lập hồ sơ mã trong thời gian chạy bằng tính năng phân tích nguyên nhân gốc rễ tích hợp sẵn, giúp xác định chính xác điểm phát sinh vấn đề
- Các công cụ tối ưu hóa hiệu suất cho phép bạn tạo ra các quy trình cải tiến liên tục để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng
- Các chỉ số chi tiết và mẫu phân tích nguyên nhân gốc rễ giúp đi vào cốt lõi của vấn đề, để nhóm của bạn có thể cùng nhau tìm ra giải pháp
Giới hạn của Apache Skywalking
- Giao diện phức tạp có thể gây khó khăn, đặc biệt là đối với các thành viên mới trong nhóm
- Một số người thấy công cụ này phù hợp hơn với các dự án quy mô nhỏ hơn
Giá cả của Apache Skywalking
- Miễn phí (công cụ mã nguồn mở)
Đánh giá và nhận xét về Apache Skywalking
- G2: Chưa có
- Capterra: Không có thông tin
Bonus: Xem các công cụ quản lý dự án mã nguồn mở tốt nhất năm 2024
4. TapRooT®
TapRooT® là một công cụ phần mềm được thiết kế để xác định và khắc phục các vấn đề do thiết bị và con người gây ra. Sử dụng công cụ này để thu thập bằng chứng về vấn đề, xác định nguyên nhân và ảnh hưởng của các yếu tố khác nhau, đồng thời phát triển các giải pháp khắc phục.
Các tính năng tốt nhất của TapRooT®
- Các quy trình được phân loại dựa trên tính chất của sự cố (sự cố đơn giản hay tai nạn nghiêm trọng), giúp bạn phản ứng phù hợp
- Hướng dẫn/Module Hỗ trợ Hành động Sửa chữa® sẽ hướng dẫn bạn qua các giải pháp tiềm năng và giúp triển khai nhanh chóng
- Biểu đồ và đồ thị sắp xếp dữ liệu để dễ dàng xác định xu hướng hơn
Giới hạn của TapRooT®
- Một số người dùng cho rằng giá quá cao
- Công cụ này cực kỳ sâu sắc, khiến nó trở thành lựa chọn tốt hơn cho các doanh nghiệp lớn
Giá cả TapRooT®
- Liên hệ để biết giá cả
Đánh giá và nhận xét về TapRooT®
- G2: Chưa có
- Capterra: Không có thông tin
5. AppDynamics từ Cisco
AppDynamics là một công cụ công nghệ của Cisco được thiết kế để xác định nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề trong toàn bộ doanh nghiệp của bạn. Sử dụng công cụ này để phân tích các vấn đề trong phần mềm, ứng dụng, trải nghiệm người dùng và tình trạng kinh doanh tổng thể. Công cụ này cho phép bạn hiển thị, thu thập dữ liệu và tự động hóa các giải pháp. ?
Các tính năng tốt nhất của AppDynamics
- Hỗ trợ rộng rãi các công nghệ, bao gồm Apache, Python và Docker
- Các công cụ giám sát và di chuyển giúp triển khai giải pháp nhanh chóng hơn
- Bản đồ luồng ứng dụng cho phép bạn xác định chính xác thời điểm vấn đề phát sinh
Giới hạn của AppDynamics
- Đường cong học tập dốc nghĩa là bạn phải phân bổ nguồn lực để nhóm bắt kịp tiến độ
- Giấy phép phức tạp và tính năng bảo mật dữ liệu hạn chế
Giá cả của AppDynamics
- Phiên bản Giám sát Cơ sở hạ tầng: 6 USD/tháng/CPU Core
- Phiên bản cao cấp: 60 USD/tháng/CPU Core
- Phiên bản Enterprise: 90 USD/tháng/CPU Core
- Phiên bản Enterprise cho các giải pháp SAP®: 167 USD/tháng/CPU Core
- Giám sát người dùng thực: 0,06 USD/tháng cho mỗi 1.000 token
Đánh giá và nhận xét về AppDynamics
- G2: 4.3/5 (300+ đánh giá)
- Capterra: 4.5/5 (30+ đánh giá)
6. Phần mềm Phân tích Nguyên nhân Gốc rễ Sologic
Causelink® là công cụ RCA của Sologic. Công cụ này sử dụng các kỹ thuật như 5 câu hỏi tại sao, sơ đồ xương cá và dòng thời gian sự cố để xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Sử dụng công cụ này cho cá nhân, nhóm hoặc doanh nghiệp tùy theo kích thước của doanh nghiệp bạn.
Các tính năng tốt nhất của Sologic
- Các tính năng đào tạo RCA ảo giúp dễ dàng cung cấp cơ hội phát triển chuyên môn cho tất cả các thành viên trong nhóm
- Nhiều kỹ thuật tích hợp sẵn cho phép bạn phân tích dữ liệu theo cách phù hợp nhất với kinh doanh của mình
- Phương pháp năm bước tích hợp sẵn giúp loại bỏ phỏng đoán khỏi RCA
Giới hạn của Sologic
- Vì công cụ này có các phương pháp tích hợp sẵn, nên không cần tùy chỉnh nhiều như các công cụ khác
- Giá cả có thể đắt đỏ, khiến các doanh nghiệp nhỏ khó sử dụng
Giá cả của Sologic
- Causelink® Individual: $384/năm
- Nhóm Causelink®: Liên hệ để biết giá
- Causelink® Enterprise: Liên hệ để biết giá
Đánh giá và nhận xét của Sologic
- G2: 4/5 (1+ đánh giá)
- Capterra: Không có thông tin
Các kỹ thuật phần mềm phân tích nguyên nhân gốc rễ
Một lợi ích lớn của việc sử dụng các công cụ phân tích nguyên nhân gốc rễ là chúng được thiết kế để giúp các nhóm tích hợp các kỹ thuật đã được chứng minh vào quy trình hàng ngày của họ. Có rất nhiều cách để tìm ra gốc rễ của vấn đề, đặc biệt là khi bạn xem xét phạm vi của các vấn đề mà các nhóm phải đối mặt trong các ngành công nghiệp.
Nếu bạn đang tìm kiếm một chiến lược mới hoặc tự hỏi kỹ thuật phân tích nguyên nhân gốc nào sẽ phù hợp nhất với nhu cầu của nhóm mình, hãy bắt đầu từ đây với một vài ví dụ yêu thích của chúng tôi:
Biểu đồ Pareto
Còn được gọi là phân tích Pareto, công cụ RCA này là một biểu đồ cột đơn giản xếp hạng dữ liệu dựa trên tần suất. Nó hữu ích để xác định các vấn đề gây ra thời gian ngừng hoạt động nhiều nhất và nêu rõ những vấn đề cần tập trung nỗ lực. Mục đích chính của Biểu đồ Pareto là tách các vấn đề nhỏ khỏi các vấn đề lớn. Các nhóm sử dụng biểu đồ và phân tích Pareto để:
- Đơn giản hóa quy trình giải quyết vấn đề
- Tìm kiếm nguyên nhân duy nhất để tập trung vào vấn đề gốc rễ
- Nhấn mạnh những vấn đề thường gặp nhất
5 Câu hỏi tại sao
Phương pháp 5 Whys là một công cụ điều tra tương tự như một đứa trẻ liên tục hỏi: "Tại sao?"
Điều đó có thể gây bực bội trong các lĩnh vực khác của cuộc sống, nhưng nó rất hữu ích cho phân tích nguyên nhân gốc rễ vì nó buộc bạn phải xem xét những gì ẩn sau một vấn đề.
Công cụ này không dành cho phân tích định lượng; nó thiên về phương pháp định tính để tìm ra nguyên nhân đằng sau một vấn đề. Đây là một bài tập trí óc giúp giới hạn sự tập trung của bạn vào một vấn đề tiềm ẩn và khuyến khích bạn xác định nhiều yếu tố góp phần gây ra vấn đề đó. Ý tưởng là đặt ra các câu hỏi kiểu "tại sao" về vấn đề để hiểu điều gì sai và tại sao nó có thể không hoạt động.
Sơ đồ xương cá
Phương pháp phân tích nguyên nhân gốc rễ này được đặt tên theo hình dạng của sơ đồ. Đây là quá trình phân tích vấn đề thành các phân loại con như máy móc, phương pháp và vật liệu. ?
Sử dụng mẫu sơ đồ xương cá khi bạn không biết nguyên nhân đằng sau vấn đề và cần một cuộc brainstorming lớn. Chiến lược này có thể được sử dụng cho cả các vấn đề đơn giản và phức tạp bằng cách phân chia từng tiểu mục nhỏ hơn và nhỏ hơn nữa cho đến khi bạn tìm ra nguyên nhân gốc rễ.
Biểu đồ phân tán
Biểu đồ phân tán giúp bạn phân tích mối tương quan giữa hai tập dữ liệu. Biến độc lập (hoặc nguyên nhân tiềm ẩn) được vẽ trên trục x, trong khi biến phụ thuộc (hiệu ứng quan sát được) được vẽ trên trục y. Nếu các điểm được nhóm lại để tạo thành một đường thẳng, điều này có nghĩa là có mối quan hệ giữa hai biến.
Bằng cách xác định rõ nguyên nhân và hậu quả dựa trên dữ liệu, bạn có thể triển khai giải pháp nhanh chóng và hiệu quả—ngay cả khi sử dụng các điểm dữ liệu ban đầu có vẻ không liên quan đến nhau.
Xác định và giải quyết vấn đề với phần mềm phân tích nguyên nhân gốc rễ
Với các công cụ và phương pháp phân tích nguyên nhân gốc rễ này, việc tìm ra vấn đề và tạo ra giải pháp trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Chọn một công cụ hoặc kết hợp một vài công cụ tùy theo nhu cầu kinh doanh của bạn.
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay để bắt đầu thu thập số liệu, xác định vấn đề và tạo giải pháp trong quy trình của bạn. Với thông tin chi tiết từ AI, Bảng trắng và Biểu mẫu, nhanh chóng brainstorm ý tưởng về nguyên nhân đằng sau vấn đề và hợp tác với nhóm của bạn.
Khi bạn đã xác định được vấn đề, ClickUp giúp bạn dễ dàng phân công nhiệm vụ ngay lập tức và lập lịch trình để triển khai các giải pháp. ?