10 mẹo để làm việc nhanh hơn và hoàn thành công việc

Nếu bạn đang phải xoay xở với hàng ngàn công việc và danh sách việc cần làm dường như không bao giờ kết thúc, nhưng bạn cảm thấy mình luôn bận rộn, liệu bạn có thực sự làm việc hiệu quả? 🤔

Đây không phải là câu hỏi khó! Trên thực tế, nhiều người trong thế giới kinh doanh ngày nay mô tả năng suất theo những cách khác nhau.

Nếu bạn liên tục bị mắc kẹt trong tình huống này và chạy theo "công việc tiếp theo", thì đã đến lúc bạn cần nâng cao năng suất làm việc của mình (mà không cần cắt giảm công việc). Có nhiều cách để làm việc nhanh hơn mà không làm mình kiệt sức.

Vì vậy, hãy bắt đầu ngay bây giờ bằng cách áp dụng các chiến lược sau vào thói quen hàng ngày của bạn để hợp lý hóa quy trình làm việc và hoàn thành nhiều việc hơn. Chúng tôi sẽ đề cập đến các mẹo để cải thiện chất lượng công việc, cài đặt lịch làm việc hiệu quả, giảm thời gian dành cho các công việc và tăng tốc độ làm việc nói chung. Bắt đầu nào! 🎢

10 cách làm việc nhanh hơn và thông minh hơn để hoàn thành nhiều việc hơn

Làm việc nhanh hơn là tìm ra các phím tắt đơn giản hoặc sử dụng các thủ thuật nhỏ để hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn. Quan trọng nhất, bạn cần áp dụng các mẹo phù hợp nhất với quy trình và công việc của mình.

Quy tắc duy nhất? Không có phương pháp nào phù hợp cho tất cả mọi người. Thay vào đó, bạn cần thực hành các thói quen làm việc tốt và tìm ra những việc bạn có thể đang lãng phí thời gian hoặc thậm chí là những công việc lặp đi lặp lại.

Đó là lý do tại sao chúng tôi tổng hợp 10 mẹo để làm việc nhanh hơn, giúp bạn tiết kiệm một phần năng lực trí óc và hoàn thành nhiều việc hơn với ít nỗ lực hơn!

1. Tự động hóa quy trình làm việc của bạn

Bạn biết điều gì thật tuyệt vời không? Tự động hóa quy trình công việc cá nhân của bạn. Tin chúng tôi đi, đó là một bước ngoặt và một kỹ năng quý giá để biết cách đặt công việc vào chế độ tự động. Hãy tưởng tượng bạn tiết kiệm được tất cả thời gian và năng lượng cho những công việc lặp đi lặp lại. Thay vào đó, bạn tập trung vào những công việc khác thực sự quan trọng — công việc sáng tạo, chiến lược, thể hiện tài năng của bạn.

Sử dụng các công cụ tự động hóa cũng có nghĩa là ít lỗi hơn vì bạn chuẩn hóa quy trình và các bước để hoàn thành dự án, do đó bạn sẽ tận hưởng sự nhất quán, chính xác và công việc xuất sắc. Ai lại không muốn có sự yên tâm như vậy?

Khi hoàn thành công việc bằng các công cụ tự động hóa, bạn không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo các dự án của mình luôn đi đúng hướng bằng cách loại bỏ tất cả các công việc tẻ nhạt có thể cản trở tiến độ dự án.

🌈 Tiêu điểm: Tính năng tự động hóa của ClickUp cho phép bạn thiết lập quy trình công việc tự động để loại bỏ công việc lặp đi lặp lại thành một nhiệm vụ duy nhất. Ví dụ: bạn có thể tạo một tự động hóa để phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm dựa trên vai trò của họ hoặc chuyển một nhiệm vụ sang trạng thái khác khi được đánh dấu là đã hoàn thành.

Và đó chưa phải là tất cả! ClickUp's Autopilot Agents là những đồng đội được hỗ trợ bởi AI, có thể tự động hóa các công việc phức tạp hoặc lặp đi lặp lại cho bạn.

Sử dụng các tác nhân được tạo sẵn hoặc tùy chỉnh để xử lý các công việc như tạo mục hành động từ ghi chú cuộc họp, tóm tắt tài liệu hoặc đánh giá bài nộp/gửi biểu mẫu — hoàn hảo cho các quy trình công việc cần trí tuệ và giám sát liên tục, không chỉ là các kích hoạt đơn giản.

2. Tạo mẫu cho các phần công việc của bạn để đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả

Khi muốn làm việc nhanh hơn và thông minh hơn, hãy sử dụng các mẫu!

Ai lại không thích ý tưởng bắt tay ngay vào công việc? Với sự trợ giúp của các mẫu, bạn sẽ có một điểm khởi đầu vững chắc để có thể bắt tay ngay vào dự án của mình. Đừng lãng phí thời gian để suy nghĩ nên bắt đầu từ đâu. Thay vào đó, hãy lấy một mẫu có sẵn, chỉnh sửa cho phù hợp với nhu cầu của bạn và bắt tay ngay vào công việc.

Các mẫu cũng giúp tăng tính nhất quán. Bạn không còn phải lo lắng về việc tài liệu hoặc bản trình bày của mình có phù hợp với phong cách công việc trước đó hay không. Với mẫu có thể tùy chỉnh, bạn sẽ có giao diện thống nhất trên toàn bộ bảng, không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn trông rất chuyên nghiệp.

Cho dù đó là mẫu cấu trúc phân chia công việc hay mẫu danh sách việc cần làm, bạn luôn có thể sử dụng một trong số đó để mọi người cùng làm việc trên cùng một trang. Bạn sẽ làm việc với cùng một định dạng và sử dụng cùng một hướng dẫn. Chọn từ thư viện mẫu có sẵn của ClickUp để tùy chỉnh, định dạng và chỉnh sửa cho phù hợp với nhu cầu của bạn.

Nếu bạn đã sẵn sàng liệt kê tất cả, hãy sử dụng Mẫu danh sách việc cần làm trong lịch từ ClickUp để sắp xếp danh sách nhiệm vụ của bạn! 👇🏼

Tải mẫu miễn phí

3. Đặt mục tiêu SMART và theo dõi tiến độ thường xuyên

Trong một cuộc khảo sát của ClickUp với hơn 1.000 nhân viên tại Hoa Kỳ về cách họ định nghĩa năng suất trong không gian làm việc, có ba câu trả lời nổi bật:

Cho dù đó là dự án lớn, vấn đề về quản lý thời gian hay quá nhiều công việc hành chính, có rất nhiều điều có thể ngăn cản chúng ta cảm thấy thực sự năng suất. Đó là lý do tại sao chúng ta cần mục tiêu thay vì danh sách công việc!

Thay vì đánh dấu các mục trong danh sách, mục tiêu giúp chúng ta tập trung vào kết quả để ưu tiên công việc có giá trị cao hơn công việc bận rộn.

Nếu bạn cần trợ giúp để phân biệt công việc không quan trọng và công việc quan trọng, để biết công việc nào cần được ưu tiên, hãy xem xét định dạng mục tiêu SMART. Đây là từ viết tắt của Specific (Cụ thể), Measurable (Có thể đo lường), Achievable (Có thể đạt được), Relevant (Có liên quan) và Time-bound (Có thời hạn).

Thay vì đặt ra những mục tiêu mơ hồ như "Tôi muốn tiết kiệm thời gian làm việc" hoặc "Tôi muốn làm việc hiệu quả hơn", các cô gái SMART đưa ra lộ trình rõ ràng để đạt được thành công, để bạn biết chính xác mình đang cố gắng đạt được điều gì:

Sử dụng tính năng Mục tiêu của ClickUp, bạn có thể tạo các mục tiêu SMART và chia nhỏ chúng thành các mục tiêu nhỏ hơn, dễ quản lý hơn và sắp xếp chúng để dễ dàng truy cập. Bằng cách theo dõi và sắp xếp tiến độ của bạn trong nền tảng, bạn sẽ luôn tập trung và duy trì động lực khi thấy mình đang tiến gần đến mục tiêu nhanh hơn.

Một người dùng Reddit cho rằng chuẩn bị môi trường làm việc cũng quan trọng không kém!

Kết quả công việc của bạn phụ thuộc vào môi trường xung quanh. Vì vậy, hãy loại bỏ càng nhiều yếu tố gây xao lãng càng tốt. Đặt điện thoại ở phòng khác – một thông báo có thể khiến bạn mất tập trung trong vòng 15 phút. Chuẩn bị cà phê trước khi ngồi vào bàn làm việc. Đảm bảo bạn đủ ấm – quá lạnh có thể làm bạn mất tập trung vì phải nghĩ đến việc mình đang lạnh. Sử dụng tai nghe chống ồn.

4. Sử dụng tính năng phân chia thời gian trên lịch của bạn

Phân chia thời gian là một kỹ thuật cơ bản nhưng hiệu quả, có thể mang lại hiệu quả tuyệt vời cho thời gian bạn dành cho các dự án hoặc công việc cụ thể. Thói quen tăng năng suất này bao gồm việc lên lịch các khoảng thời gian dành riêng, có thể là từng giờ hoặc từng nửa giờ, cho các công việc cụ thể.

Đây là lý do tại sao nó lại tuyệt vời như vậy. Đầu tiên, phân chia thời gian giúp bạn duy trì sự tập trung cao độ. Bằng cách dành những khoảng thời gian cụ thể cho các công việc, bạn sẽ ít bị phân tâm bởi email, cuộc gọi điện thoại hoặc những thông báo hấp dẫn trên mạng xã hội trên điện thoại di động.

Ngoài ra, với khung thời gian đã định, bạn sẽ tự nhiên làm việc hiệu quả hơn để hoàn thành công việc trong thời gian quy định. Điều này giống như đặt ra một thời hạn nhỏ cho mỗi công việc, và chúng ta đều biết thời hạn có thể thúc đẩy chúng ta làm việc hiệu quả hơn, bất kể đó là công việc đơn giản hay dự án lớn.

Chia thời gian thành các khối cũng là một cách tuyệt vời để giảm mệt mỏi khi ra quyết định. Tất cả những gì bạn cần là một công cụ giúp bạn thực hiện điều đó một cách liền mạch, và ClickUp Calendar chính là công cụ đó! Nó có thể:

✅ Kết hợp các cuộc họp, công việc được giao, khối tập trung (về cơ bản là bất kỳ sự kiện đã lên lịch nào) vào một chế độ xem tích hợp duy nhất✅ Giúp bạn phân loại công việc thành Ưu tiên, Công việc tồn đọng và Quá hạn, giúp bạn rõ ràng hơn về những việc cần ưu tiên tại bất kỳ thời điểm nào✅ Tự động lên lịch các khối thời gian dựa trên quy trình làm việc của bạn ✅ Học hỏi từ phong cách làm việc của bạn theo thời gian và đưa ra các đề xuất lên lịch thông minh hơn✅ Hợp nhất tình trạng sẵn sàng của nhóm trong một chế độ xem để bạn biết ai đang làm việc gì và ai đang rảnh

Và đó là lý do tại sao các nhóm tin tưởng vào Lịch của ClickUp để thực hiện chặn thời gian và lên lịch các khối dành riêng cho các nhiệm vụ cụ thể. Ngoài ra, Mẫu chặn lịch ClickUp có thể tích hợp lịch của bạn với các công cụ khác như Lịch Google hoặc Outlook. Các mẫu này giúp bạn duy trì sự tập trung, giảm thiểu sự phân tâm và đảm bảo bạn phân bổ đủ thời gian cho mỗi nhiệm vụ.

5. Tận dụng sức mạnh của Trí tuệ Nhân tạo (AI)

AI không chỉ là một công cụ — nó là một sự thay đổi trong cách chúng ta nghĩ về năng suất. Bằng cách giảm bớt các công việc nhận thức như sắp xếp thông tin, nhận dạng mẫu, biên soạn báo cáo hoặc tạo văn bản và hình ảnh, AI cho phép bạn làm việc nhanh hơn và thông minh hơn.

Vấn đề duy nhất? Nó không thực sự được tích hợp vào quy trình làm việc hàng ngày của bạn, điều này có thể khiến bạn phải sao chép và dán nội dung từ tab này sang tab khác. Trừ khi bạn sử dụng AI của ClickUp! ClickUp Brain được tích hợp ngay trong không gian làm việc của bạn và có thể giúp bạn:

6. Chia công việc thành các phần nhỏ hơn bằng các công việc con và danh sách kiểm tra

Khi bạn đang thực hiện một dự án lớn hoặc mục tiêu tham vọng, một trong những thách thức lớn nhất là biết bắt đầu từ đâu. Công việc có thể cảm thấy quá sức, không phải vì nó quá khó, mà vì nó không được cấu trúc rõ ràng.

Một trong những cách hiệu quả nhất để khắc phục điều này là chia dự án thành các phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn bằng phương pháp gọi là Action Layering . Cách tiếp cận này giúp bạn chuyển từ ý định mơ hồ sang các công việc cụ thể, dễ quản lý hơn, từ đó dễ dàng thực hiện và đo lường tiến độ hơn.

🎯 Bắt đầu bằng cách xác định mục tiêu cuối cùng — thành công trông như thế nào? Hãy cụ thể về những gì bạn đang cố gắng đạt được. 🎯 Chia mục tiêu đó thành 3 đến 5 phần lớn hơn hoặc các cột mốc đại diện cho các giai đoạn chính của công việc. Các cột mốc này đóng vai trò như lộ trình cấp cao của bạn🎯 Đi sâu vào từng giai đoạn và lập danh sách các công việc con cần hoàn thành. Mỗi công việc con phải được xác định rõ ràng, có thể thực hiện được trong vòng 30 đến 60 phút🎯 Khi đã có danh sách, xếp thứ tự ưu tiên và thứ tự các công việc: xác định công việc nào phụ thuộc vào công việc khác, công việc nào có thể thực hiện song song và công việc nào cần thực hiện trước🎯 Cuối cùng, phân công công việc và đặt thời hạn để kế hoạch có thể thực hiện được và có thời hạn

Với Nhiệm vụ ClickUp, việc phân chia công việc trở nên đơn giản. Bắt đầu bằng cách tạo một nhiệm vụ cho mỗi cột mốc quan trọng trong dự án của bạn, sau đó thêm các công việc con để ghi lại các bước nhỏ hơn, có thể thực hiện được cần thiết để hoàn thành từng nhiệm vụ. Bạn có thể lồng các công việc con vào nhau nếu cần cho các quy trình công việc phức tạp.

7. Ưu tiên khối lượng công việc của bạn

Ưu tiên? Đó chính là điều ngược lại với công việc vô nghĩa. Và đó chính xác là điều bạn cần để tạo ra lợi thế nhỏ nhưng quan trọng. Người bạn đồng hành trong quá trình này? Khung Eisenhower!

Nó giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc bằng cách chia chúng thành:

Với cách tiếp cận tập trung như vậy, bạn có thể đảm bảo rằng mình không chỉ phản ứng với những công việc ồn ào nhất mà thực sự dành thời gian cho các hoạt động phù hợp với mục tiêu dài hạn, năng suất và sức khỏe của mình.

Tải mẫu miễn phí

8. Giới hạn các yếu tố gây xao lãng bằng thời gian tập trung

Trung bình, nhân viên bị phân tâm mỗi 11 phút, và có thể mất đến 25 phút để lấy lại tập trung sau khi bị gián đoạn.

Những yếu tố gây xao lãng liên tục này nhanh chóng tích lũy, ảnh hưởng đến năng suất và làm chậm tiến độ. Chi phí thực sự không chỉ là thời gian mà còn là năng lượng tinh thần bị mất trong mỗi lần xao lãng. Vậy, làm thế nào để bạn có thể tập trung và tránh làm nhiều việc cùng lúc?

9. Phân công công việc hiệu quả

Chúng ta đều biết rằng phân công là chìa khóa để hoàn thành công việc, nhưng điều này không phải lúc nào cũng dễ dàng. Bí quyết là giao những công việc phù hợp với thế mạnh của nhóm bạn.

Thay vì chỉ truyền đạt công việc, hãy rõ ràng về những gì bạn muốn, đặt ra những kỳ vọng thực tế và đảm bảo rằng họ có mọi thứ cần thiết để thành công. Các công cụ như ứng dụng quản lý công việc có thể giúp bạn luôn cập nhật thông tin mà không cần phải theo dõi liên tục, đồng thời việc kiểm tra nhanh có thể giúp công việc diễn ra đúng tiến độ.

Khi bạn phân công công việc một cách đúng đắn, bạn sẽ có thêm thời gian cho những nhiệm vụ quan trọng hơn và giúp nhóm của bạn cảm thấy tự tin và có năng lực hơn. Dưới đây là những gì Giám đốc điều hành của ClickUp, Gaurav Agarwal, nói về việc phân công công việc!

Câu hỏi đặt ra là: "Đây có phải là cách sử dụng thời gian giới hạn của tôi một cách có giá trị nhất không?" Buông bỏ là điều khó khăn. Nhìn người khác làm việc lâu hơn bạn trong khi bạn có thể làm nhanh chóng thật sự rất đau lòng. Nhưng đó là con đường duy nhất để đạt được quy mô thực sự.

Dưới đây là một ví dụ. Gần đây, tôi đã thay đổi cách chuẩn bị nội dung đánh giá kinh doanh hàng quý: Trước đây: Tôi dành 20 giờ để tự mình thu thập dữ liệu, soạn thảo câu chuyện, tạo slide. Hiện tại: Nhóm của tôi dành 30 giờ và tôi dành 5 giờ. Tổng cộng là 35 giờ so với 20 giờ trước đây. Có vẻ không hiệu quả, phải không?

Tuy nhiên, cách tiếp cận này:

Tiết kiệm 15 giờ thời gian của tôi để làm công việc có giá trị cao hơn

Mang lại kết quả cuối cùng tốt hơn so với khi tôi làm một mình

Cho phép nhóm của tôi phát triển sự hiểu biết sâu sắc hơn về kinh doanh

Lần tới khi chúng ta làm việc này, tổng số 35 giờ sẽ trở thành 25 giờ. Đây là nghịch lý năng suất của việc mở rộng quy mô: Những gì trông giống như hiệu quả giảm ở cấp độ đơn vị thực tế lại tạo ra lợi ích theo cấp số nhân ở cấp độ hệ thống.

10. Xem lại thói quen làm việc của bạn với các tính năng báo cáo

Bạn có bao giờ nhận thấy một công việc mà bạn nghĩ chỉ mất một giờ lại kéo dài đến cả buổi chiều? Đó là Định luật Parkinson đang phát huy tác dụng. Định luật này cho rằng "công việc sẽ mở rộng để lấp đầy thời gian có sẵn để hoàn thành", và đó là điều mà nhiều người trong chúng ta đã trải nghiệm.

Điểm mấu chốt ở đây là bạn càng dành nhiều thời gian để hoàn thành một việc, thì việc đó càng có khả năng mất nhiều thời gian hơn — bất kể việc đó có thực sự cần nhiều thời gian hay không.

Giải pháp là gì? Lùi lại một bước để xem xét cách bạn sử dụng thời gian có thể giúp bạn phát hiện xu hướng, nhận ra khi nào bạn bị phân tâm và tìm ra những gì hiệu quả (và những gì không hiệu quả). Quan trọng là hiểu được những điểm bạn có thể cải thiện để không chỉ bận rộn mà còn thực sự hiệu quả.

Điều thú vị là bạn không cần phải làm gì quá phức tạp. Hãy bắt đầu bằng cách chú ý đến thời gian bạn dành cho các công việc, xem lại mục tiêu của mình hoặc thậm chí là suy ngẫm vào cuối tuần. Các công cụ năng suất của ClickUp cho phép báo cáo chi tiết để cung cấp thông tin chi tiết về thói quen làm việc của bạn. Sử dụng Bảng điều khiển không cần mã của ClickUp để dễ dàng xây dựng một không gian tùy chỉnh, nơi bạn có thể theo dõi tất cả các chỉ số quan trọng và thời gian đã theo dõi.

Cách hoàn thành nhiều công việc hơn và vượt qua giới hạn thời gian của bạn

Bằng cách tích hợp 10 mẹo này vào thói quen hàng ngày, bạn sẽ nhanh chóng làm việc nhanh hơn và hoàn thành nhiều việc hơn.

Khóa là kỷ luật và liên tục điều chỉnh chiến lược để tối ưu hóa quy trình làm việc. Nhóm các công việc tương tự lại để làm thành từng đợt hoặc lên lịch các khối công việc trên lịch để tránh lãng phí thời gian cho những công việc không quan trọng.

Với các công cụ và tư duy phù hợp, bạn sẽ thấy sự cải thiện đáng kể về hiệu quả làm việc, dẫn đến thành công lớn hơn trong cuộc sống cá nhân và công việc. Vậy, bạn đã sẵn sàng để tăng cường năng suất của mình chưa?

✅ Đăng ký tài khoản ClickUp miễn phí ngay hôm nay.