Là một nhà quản lý giàu kinh nghiệm, tôi đã tận mắt chứng kiến tốc độ công việc không ngừng nghỉ có thể làm nhân viên kiệt sức và giảm năng suất. Hàng loạt các deadline, cuộc họp và email liên tục có thể khiến ngay cả những chuyên gia có tổ chức nhất cũng cảm thấy quá tải.
Và đừng bỏ qua xu hướng giảm sút năng suất được nêu bật trong dữ liệu gần đây của Tổ chức Hợp tác và Phát triển Kinh tế (OECD).
Năm 2022, tăng trưởng năng suất đa yếu tố (MFP) bị ảnh hưởng ở 10 trong số 24 quốc gia OECD. Hoa Kỳ chứng kiến sự sụt giảm đặc biệt mạnh, với MFP giảm từ 1,7% năm 2021 xuống âm 1,6% năm 2022.
Những con số này cho thấy sự cần thiết của các chiến lược năng suất hiệu quả để điều hướng môi trường công việc đòi hỏi cao và giúp thúc đẩy các chỉ số năng suất. Và đó là lúc các mẹo tăng năng suất phát huy tác dụng. Các phương pháp đơn giản, thường không theo quy tắc có thể cách mạng hóa ngày làm việc của bạn, cho phép bạn tập trung vào các công việc có tác động lớn và đạt được nhiều thành tựu hơn.
Hãy cùng tìm hiểu cách thực hiện.
Mẹo tăng năng suất phổ biến
Các mẹo tăng năng suất hiệu quả giúp vượt qua sự trì hoãn, cải thiện sự tập trung và giải quyết các vấn đề về thời gian và quản lý dự án từ đầu. Việc kết hợp chúng vào thói quen hàng ngày sẽ giúp bạn lập chiến lược và đạt được mục tiêu hiệu quả hơn.
(Và nếu bạn muốn áp dụng các mẹo tăng năng suất này một cách dễ dàng, hãy thử sử dụng công cụ quản lý công việc như ClickUp để tập hợp các nhiệm vụ, cuộc hội thoại và kiến thức của bạn lại với nhau và cải thiện chúng bằng AI. )
Dưới đây là danh sách các mẹo hay nhất để tăng năng suất và hiệu quả công việc:
Mẹo 1: Thực hành phân chia thời gian thành các khối
Chia nhỏ thời gian là việc dành những khoảng thời gian cụ thể cho những công việc cụ thể. Thay vì làm nhiều việc cùng một lúc — điều có thể khiến bạn mất tới 40% thời gian làm việc hiệu quả — bạn tập trung vào một công việc trong mỗi khoảng thời gian. Vì vậy, bạn có thể lên lịch làm việc chuyên sâu vào buổi sáng vì đó là lúc bạn có nhiều năng lượng nhất, và dành thời gian cho các cuộc gọi hoặc cuộc họp vào buổi chiều khi bạn đã hoàn thành những công việc quan trọng nhất trong ngày.
Chế độ xem Lịch của ClickUp có thể giúp bạn lên lịch các công việc này vào các khối mong muốn…
…và Tính năng theo dõi thời gian dự án của ClickUp cho phép bạn theo dõi thời gian thực hiện từng nhiệm vụ.
Khi quản lý một dự án phức tạp với nhiều công việc và thời hạn, tôi sử dụng Chế độ xem Lịch để lập bản đồ từng công việc và chỉ định các khối thời gian cụ thể một cách trực quan. Điều này giúp tôi có cái nhìn tổng quan rõ ràng về khối lượng công việc và giúp tôi sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc một cách hiệu quả.
Nhưng bí quyết thực sự là kết hợp nó với Theo dõi thời gian dự án. Khi làm việc trên mỗi nhiệm vụ, tôi sử dụng ClickUp để theo dõi chính xác thời gian dành cho nhiệm vụ đó. Dữ liệu này giúp tôi xác định các điểm nghẽn tốn thời gian và điều chỉnh ước lượng trong tương lai.
Mẹo 2: Thử kỹ thuật Pomodoro
Kỹ thuật Pomodoro bao gồm làm việc trong các khoảng thời gian ngắn 25 phút, sau đó nghỉ 5 phút để nạp năng lượng và tránh tải trọng nhận thức quá mức. Mẹo này có thể giúp duy trì sự tập trung và ngăn ngừa tình trạng kiệt sức.
Dưới đây là cách tôi áp dụng Kỹ thuật Pomodoro bằng ClickUp:
- Đặt hẹn giờ: Tôi sử dụng tính năng Tích hợp theo dõi thời gian của ClickUp để đặt khoảng thời gian làm việc 25 phút và nghỉ 5 phút
- Tập trung vào một công việc: Trong mỗi 25 phút Pomodoro, tôi tập trung vào một công việc cụ thể, chẳng hạn như soạn thảo email, phân tích dữ liệu hoặc viết bài đăng trên blog. Bạn cũng có thể lên lịch Pomodoro dài hơn, 30 hoặc 45 phút, hoặc kết hợp hai Pomodoro, mỗi Pomodoro 25 phút, cho những công việc đòi hỏi nhiều thời gian hơn
- Tạo môi trường tập trung: Tôi giảm thiểu các yếu tố gây xao lãng bằng cách đóng các tab không cần thiết, tắt thông báo và tìm một không gian làm việc yên tĩnh. Tiếng ồn trắng hoặc nhạc tập trung như nhịp điệu binaural cũng có thể giúp ích
- Nghỉ ngắn: Sau mỗi khoảng thời gian 25 phút, tôi nghỉ 5 phút để thư giãn đầu óc. Tôi có thể vươn vai, thiền hoặc đơn giản là rời khỏi bàn làm việc
- Nghỉ ngơi dài hơn: Sau mỗi 4 Pomodoros, tôi tự thưởng cho mình một khoảng nghỉ dài hơn từ 15-30 phút
Cấu trúc này giúp tôi đi đúng hướng và đạt được tiến độ ổn định mà không cảm thấy quá tải.
Mẹo 3: Hoàn thành các công việc nhỏ bằng quy tắc hai phút
Quy tắc hai phút là một kỹ thuật đơn giản nhưng hiệu quả giúp tôi luôn có tổ chức và làm việc hiệu quả. Điểm mấu chốt là gì? Nếu bạn có thể hoàn thành một công việc trong vòng hai phút hoặc ít hơn, hãy làm ngay lập tức.
Ví dụ: nếu tôi nhận được một email yêu cầu một thông tin đơn giản, tôi sẽ không để nó nằm trong hộp thư đến. Tôi áp dụng quy tắc hai phút và trả lời ngay lập tức. Hành động nhỏ này giúp công việc không bị trì hoãn và trở thành một công việc lớn, tốn thời gian.
Để thuận tiện hơn, tôi sử dụng tính năng Nhắc nhở của ClickUp. Tôi cài đặt nhắc nhở cho các công việc nhanh, như gửi ghi chú cảm ơn hoặc theo dõi khách hàng tiềm năng. Điều này đảm bảo rằng tôi xử lý các công việc nhỏ này kịp thời, giải phóng không gian tinh thần cho các dự án phức tạp hơn.
👀 Bạn có biết?
Hiệu ứng Zeigarnik là một nguyên tắc tâm lý học, theo đó con người có xu hướng nhớ những công việc chưa hoàn thành hoặc bị gián đoạn rõ ràng hơn những công việc đã hoàn thành. Hiệu ứng này có thể dẫn đến căng thẳng tinh thần dai dẳng hoặc bận tâm đến những công việc chưa hoàn thành, thúc đẩy mong muốn hoàn thành chúng để đạt được sự kết thúc. Hiệu ứng này thường liên quan đến các chiến lược năng suất, vì việc chia nhỏ các công việc lớn thành các bước nhỏ hơn, chưa hoàn thành có thể giúp duy trì sự tập trung và động lực.
Mẹo 4: Ưu tiên công việc bằng ma trận Eisenhower
Ma trận Eisenhower giúp sắp xếp thứ tự ưu tiên của các công việc dựa trên mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng. Bạn có thể chia công việc thành bốn loại: 'khẩn cấp và quan trọng', 'quan trọng nhưng không khẩn cấp', 'khẩn cấp nhưng không quan trọng' và 'không khẩn cấp và không quan trọng'. Điều này giúp bạn quyết định công việc nào cần giải quyết trước và công việc nào có thể hoãn lại, giao cho người khác hoặc thậm chí xóa bỏ.
Sử dụng Chế độ xem nhiệm vụ của ClickUp và Mẫu ma trận Eisenhower của ClickUp để sắp xếp các nhiệm vụ của bạn theo các danh mục này. Điều này sẽ đảm bảo bạn luôn xử lý các mục quan trọng nhất trước tiên và tránh lãng phí thời gian.
Mẹo 5: Xác định các công việc quan trọng bằng quy tắc 80/20 (Nguyên tắc Pareto)
Nguyên tắc Pareto 80/20 cho rằng 80% kết quả đến từ 20% nỗ lực của bạn. Xác định các công việc có tác động lớn mang lại giá trị cao nhất và tập trung năng lượng vào chúng.
Ví dụ, 80% doanh thu của bạn có thể đến từ 20% khách hàng. Trong trường hợp này, việc nhắm mục tiêu nỗ lực nuôi dưỡng khách hàng vào nhóm khách hàng được lựa chọn này là hợp lý.
Để áp dụng nguyên tắc này một cách hiệu quả, Bảng điều khiển ClickUp cung cấp một cái nhìn tổng quan trực quan về các công việc, dự án và kết quả tương ứng của chúng. Bằng cách phân tích dữ liệu được trình bày, bạn có thể nhanh chóng xác định công việc nào đang mang lại kết quả và công việc nào đang tiêu tốn thời gian mà không mang lại giá trị đáng kể.
Những hiểu biết này cho phép phân bổ thời gian và nguồn lực hiệu quả hơn, đảm bảo ưu tiên các công việc phù hợp với mục tiêu.
Mẹo 6: Hãy ăn con ếch!
Hãy ăn một con ếch sống vào buổi sáng, và không có gì tồi tệ hơn sẽ xảy ra với bạn trong suốt cả ngày.
Hãy ăn một con ếch sống vào buổi sáng, và không có gì tồi tệ hơn sẽ xảy ra với bạn trong suốt cả ngày.
Về mặt năng suất, điều này có nghĩa là giải quyết công việc khó nhất hoặc đáng sợ nhất trước tiên. Làm như vậy sẽ loại bỏ trở ngại lớn nhất ngay từ đầu, giúp bạn cảm thấy phần còn lại của ngày làm việc dễ quản lý và hiệu quả hơn.
Sử dụng Ưu tiên nhiệm vụ ClickUp để xác định "con ếch" của bạn. Khi lập kế hoạch cho ngày của mình, hãy chỉ định mức độ ưu tiên cho từng công việc, đánh dấu công việc khó nhất hoặc quan trọng nhất là "Khẩn cấp" hoặc "Cao". Bằng cách này, bạn có thể dễ dàng thấy công việc nào cần được ưu tiên trước.
Sau khi đánh dấu con ếch, hãy bắt đầu ngày mới bằng cách tập trung vào nhiệm vụ đó. Phương pháp này giúp bạn tạo đà và với các chỉ báo ưu tiên trực quan của ClickUp, bạn sẽ không bao giờ mất dấu những việc quan trọng nhất.
Mẹo 7: Gộp các công việc tương tự lại với nhau và hoàn thành tất cả cùng một lúc
Nhóm các công việc tương tự nhau, chẳng hạn như tạo báo cáo về các dự án khác nhau hoặc thực hiện các cuộc gọi điện thoại, và giải quyết chúng lần lượt.
🧠 Thông tin thú vị: Xử lý công việc theo lô hiệu quả vì nó giảm thiểu việc chuyển đổi bối cảnh, điều có thể làm tiêu hao năng lượng tinh thần và giảm sự tập trung. Bằng cách nhóm các công việc tương tự nhau, bạn sẽ duy trì trạng thái nhận thức ổn định, từ đó tăng hiệu quả và năng suất.
Công việc con của ClickUp cho phép tôi chia nhỏ các dự án lớn (ví dụ: "trả lời tất cả email") thành các công việc nhỏ hơn, có liên quan với nhau để tôi có thể xử lý cùng một lúc. Mỗi công việc con có thể có người được giao, thời hạn, mức độ ưu tiên và các phụ thuộc.
Mẹo 8: Thử áp dụng quy tắc 1-3-5
Quy tắc 1-3-5 là một phương pháp đơn giản để duy trì năng suất mà không cảm thấy quá tải. Hãy đặt mục tiêu hoàn thành một công việc lớn, ba công việc vừa và năm công việc nhỏ mỗi ngày.
Đối với một quản lý marketing, quy tắc 1-3-5 có thể được áp dụng như sau:
- Một công việc lớn: Phát triển chiến lược ra mắt sản phẩm cho quý tiếp theo
- Ba công việc trung bình: Xem lại nội dung quảng cáo, phân tích hiệu suất chiến dịch và phê duyệt bài đăng trên mạng xã hội
- Năm công việc nhỏ: Trả lời email, lên lịch cuộc họp nhóm, kiểm tra cập nhật dự án, hiệu đính bài đăng trên blog và hoàn thiện bản tóm tắt
Nhiệm vụ ClickUp có thể giúp bạn đặt thời hạn, đính kèm tệp và theo dõi tiến độ, giúp quản lý nhiệm vụ trở nên dễ dàng.
Dưới đây là cách tôi sử dụng Nhiệm vụ ClickUp để thực hiện quy tắc 1-3-5:
Bước 1: Tạo công việc
Tôi thêm các công việc vào không gian làm việc ClickUp của mình, phân loại chúng theo khung 1-3-5.
Bước 2: Đặt thời hạn
Tiếp theo, tôi chỉ định thời hạn cụ thể cho từng công việc, đảm bảo trách nhiệm có thời hạn.
Bước 3: Thêm mô tả công việc
Tôi cung cấp mô tả rõ ràng và ngắn gọn cho từng công việc, nêu rõ các hành động cần thiết.
Bước 4: Đính kèm tệp tin liên quan
Nếu có tài liệu, báo cáo hoặc liên kết liên quan đến công việc, tôi đính kèm chúng trực tiếp vào từng công việc. Bằng cách này, mọi thứ đều dễ dàng truy cập và nội dung được giữ nguyên tại một nơi.
Bước 5: Sắp xếp chế độ xem ClickUp
Tôi sử dụng Chế độ xem Danh sách hoặc Bảng của ClickUp để sắp xếp các công việc của mình một cách trực quan. Điều này giúp tôi sắp xếp thứ tự ưu tiên và theo dõi tiến độ của mình một cách hiệu quả.
Mẹo 9: Sử dụng mẫu cho các công việc lặp đi lặp lại
Tại sao phải phát minh lại bánh xe? ClickUp cung cấp nhiều mẫu để chuẩn hóa các công việc lặp lại, tăng năng suất và đơn giản hóa việc theo dõi năng suất hàng ngày của bạn.
Ví dụ: Mẫu báo cáo năng suất cá nhân của ClickUp có thể giúp bạn đo lường và theo dõi tiến độ của bất kỳ công việc hoặc dự án nào. Sử dụng mẫu này để theo dõi thời gian dành cho từng công việc, xác định các lĩnh vực cần cải thiện và tạo báo cáo năng suất được cá nhân hóa.
Mẫu này dành cho người mới bắt đầu, vì vậy đây là cách nhanh chóng và dễ dàng để bắt đầu. Sau khi xác định các công việc lặp đi lặp lại, bạn có thể quyết định cách xử lý chúng tốt nhất.
Mẹo 10: Phân công công việc một cách thông minh
Phân công hiệu quả là yếu tố khóa ảnh hưởng đến năng suất.
Bạn có biết rằng bạn có thể tiết kiệm tới 20% thời gian làm việc trong ngày bằng cách xác định các công việc không quan trọng và giao chúng cho người khác?
Nhưng làm thế nào?
ClickUp cung cấp một số tính năng có thể cải thiện đáng kể việc phân công công việc. Hai tính năng đặc biệt hữu ích là ClickUp Chat và ClickUp Multiple Assignees.
Với ClickUp Chat, bạn có thể thảo luận trực tiếp về các nhiệm vụ hoặc dự án cụ thể mà không cần hai công cụ giao tiếp và quản lý dự án riêng biệt. Điều này có nghĩa là khi bạn trò chuyện về một nhiệm vụ, mọi người đều biết chính xác bạn đang đề cập đến điều gì, giúp giảm bớt sự nhầm lẫn và giữ mọi thứ được tổ chức.
Nếu ai đó đề cập đến một mục hành động trong cuộc hội thoại, bạn có thể nhanh chóng chuyển tin nhắn đó thành một công việc chỉ với một cú nhấp chuột. Kết quả là, những điểm quan trọng sẽ không bị mất trong cuộc trò chuyện và việc phân công trách nhiệm ngay lập tức trở nên vô cùng dễ dàng.
Trò chuyện cho phép bạn theo dõi ai đang làm gì thông qua @đề cập và FollowUps. Bạn có thể xem ai đang rảnh và quản lý khối lượng công việc hiệu quả, đảm bảo công việc được phân công cho đúng người mà không làm ai quá tải.
Ngược lại, nhiều người được giao nhiệm vụ cho phép bạn giao một công việc cho nhiều người, khuyến khích tinh thần đồng đội và chia sẻ trách nhiệm. Nhiều thành viên trong nhóm có thể hợp tác trong cùng một công việc, tận dụng các kỹ năng khác nhau.
Mẹo 11: Tự động hóa mọi thứ có thể!
Các công việc lặp đi lặp lại có thể tốn nhiều thời gian. Tự động hóa ClickUp cho phép bạn tự động hóa các công việc lặp lại, chẳng hạn như gửi nhắc nhở hoặc cập nhật trạng thái.
Bạn cũng có thể tận dụng ClickUp Brain để cải thiện năng suất mà không cần rời khỏi không gian làm việc.
Không giống như các công cụ AI khác yêu cầu bạn nhập bối cảnh thủ công, ClickUp Brain được tích hợp vào không gian làm việc ClickUp của bạn. Nó quét các công việc và dự án của bạn để cung cấp các đề xuất cụ thể.
Điều này cho phép bạn tạo kết nối thông minh giữa các công việc, quy trình làm việc và thông tin trong không gian làm việc của bạn.
Dưới đây là một số cách ClickUp Brain đã giúp tôi:
- Nếu tôi đang brainstorming trong một tài liệu và ghi chú "xuất bản blog vào thứ Ba tuần sau", ClickUp Brain có thể tự động tạo một nhiệm vụ để theo dõi
- ClickUp Brain có thể dự đoán các bước tiếp theo trong quy trình làm việc của tôi dựa trên hành vi của nhiệm vụ trước đó và tự động cập nhật trạng thái nhiệm vụ khi các điều kiện nhất định được đáp ứng, như phụ thuộc nhiệm vụ hoặc cột mốc
- ClickUp Brain có thể phân tích các phụ thuộc giữa các nhiệm vụ và khối lượng công việc để tự động đề xuất thứ tự ưu tiên, đảm bảo các nhiệm vụ quan trọng nhất được hoàn thành trước. Nó có thể đề xuất những nhiệm vụ cần tập trung dựa trên thời hạn hoặc phụ thuộc, giúp tôi duy trì năng suất làm việc
Bằng cách tích hợp ClickUp Brain vào quy trình làm việc của bạn, bạn có thể tự động hóa nhiều quy trình thủ công, tăng tốc công việc và đảm bảo nhóm của bạn tập trung vào các mục ưu tiên cao nhất.
Mẹo 12: Thực hiện kiểm tra thời gian
Kiểm tra thời gian bao gồm việc theo dõi cách bạn sử dụng từng phút trong ngày. Dưới đây là cách thức hoạt động của nó:
- Xác định các yếu tố gây lãng phí thời gian như cuộc họp quá nhiều, phân tâm bởi mạng xã hội hoặc chuyển đổi công việc không hiệu quả
- Cải thiện quản lý thời gian bằng cách giúp bạn hiểu rõ hơn về thời gian cần thiết cho từng hoạt động cụ thể
- Tăng khả năng tập trung và sắp xếp thứ tự ưu tiên, giúp bạn làm việc có mục đích hơn trong các công việc góp phần đạt được mục tiêu của mình
- Tăng cường trách nhiệm; biết rằng bạn đang theo dõi từng phút có thể thúc đẩy bạn duy trì thói quen làm việc hiệu quả
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng tính năng Theo dõi thời gian dự án của ClickUp để theo dõi thời gian thực hiện công việc và điều chỉnh lịch trình để đạt hiệu quả tối đa.
Mẹo 13: Biến đổi môi trường làm việc của bạn
Đôi khi, tất cả những gì bạn cần là thay đổi môi trường. Thay đổi môi trường xung quanh sẽ mang đến những kích thích mới cho các giác quan, phá vỡ các mô hình suy nghĩ quen thuộc. Hiện tượng này được gọi là "Hiệu ứng ủ", cho phép não bộ hình thành các kết nối mới và khám phá các giải pháp thay thế.
Tân trang không gian văn phòng cũng giúp cải thiện tâm trạng và giảm căng thẳng.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Thiết lập một không gian làm việc được thiết kế tốt, gọn gàng và không lộn xộn. Làm việc gần ánh sáng tự nhiên; tiếp xúc với ánh sáng mặt trời có nhiều lợi ích cho sức khỏe và giúp tăng cường năng lượng tự nhiên.
Mẹo 14: Áp dụng phương pháp Ivy Lee
Phương pháp Ivy Lee buộc bạn phải sắp xếp thứ tự ưu tiên, thứ tự thực hiện và tập trung vào một công việc. Cách thức hoạt động như sau:
- Trước khi kết thúc ngày làm việc, hãy ghi lại sáu công việc quan trọng nhất vào danh sách việc cần làm cho ngày hôm sau
- Xếp hạng sáu công việc đó theo mức độ quan trọng
- Ngày hôm sau, tập trung vào những công việc đó theo thứ tự bạn đã quyết định
Những bước đơn giản này có thể mang lại hiệu quả bất ngờ.
📗 Gợi ý sách
Bạn muốn tìm hiểu thêm về phương pháp Ivy Lee? Dưới đây là một số gợi ý về những tài liệu nên đọc:
- Phương pháp Ivy Lee: Thói quen hàng ngày được các chuyên gia khuyên dùng để đạt năng suất cao nhất bởi Sikandar Sami
- Miễn phí để tập trung của Michael Hyatt
- The ONE Thing của Gary W. Keller và Jay Papasan
Mẹo 15: Sử dụng sổ tay kỹ thuật số để ghi chép ý tưởng
Đôi khi, bạn chỉ cần đưa ý tưởng ra khỏi đầu và viết ra giấy. Đổ hết ý tưởng ra giấy có thể được coi là một trong những công cụ sức khỏe tinh thần mạnh mẽ nhất.
Dùng thử ClickUp Notepad để ghi lại ý tưởng của bạn mọi lúc mọi nơi.
Sau đó, bạn có thể chuyển đổi các ghi chú này thành các công việc có thể theo dõi để đảm bảo ý tưởng của bạn được thực hiện. Hơn nữa, tính tương thích đa thiết bị của nền tảng này giúp bạn dễ dàng kết nối với tất cả các ghi chú của mình từ mọi nơi.
Mẹo 16: Nói "Không" nhiều hơn
Làm việc hiệu quả không có nghĩa là làm mọi việc, ở mọi nơi, cùng một lúc.
Hãy từ chối những công việc không phù hợp với mục tiêu của bạn. Tương lai của bạn sẽ cảm ơn bạn!
Nói "không" với những công việc không cần thiết giúp bạn tập trung vào các dự án có tác động lớn. Cuối cùng, sự rõ ràng này sẽ dẫn đến hiệu quả và sự hài lòng cao hơn trong việc đạt được mục tiêu của bạn.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Cách từ chối một cách lịch sự
- Hãy lịch sự nhưng kiên quyết: "Cảm ơn bạn đã nghĩ đến tôi, nhưng tôi không thể nhận nhiệm vụ này vào lúc này."
- Đề xuất một giải pháp thay thế: "Tôi không thể giúp được, nhưng bạn đã thử [nguồn tài nguyên/người khác] chưa?"
- Đặt ra ranh giới: "Tôi cần tập trung vào các công việc ưu tiên, vì vậy tôi phải từ chối. "
Mẹo 17: Lên lịch nghỉ ngơi
Lên lịch nghỉ ngơi thường xuyên có thể ngăn ngừa tình trạng kiệt sức và duy trì năng suất cao. Chúng giúp phục hồi sự tập trung, giảm mệt mỏi tinh thần và cải thiện khả năng ra quyết định bằng cách cho não bộ thời gian nghỉ ngơi. Chúng cũng thúc đẩy sự sáng tạo bằng cách cho phép tiềm thức xử lý thông tin và tạo ra những ý tưởng mới.
Về mặt thể chất, nghỉ ngơi giúp ngăn ngừa căng thẳng do ngồi hoặc nhìn màn hình quá lâu, giúp bạn tràn đầy năng lượng và làm việc hiệu quả suốt cả ngày.
Một cách để làm điều này là sử dụng tính năng Chặn thời gian của ClickUp để đảm bảo bạn dành thời gian để nạp năng lượng.
💡Mẹo chuyên nghiệp:
- Bắt đầu bằng cách tạo một nhiệm vụ riêng trong ClickUp dành riêng cho giờ nghỉ của bạn. Bạn có thể đặt nhãn cho nhiệm vụ này là "Giờ nghỉ buổi sáng", "Giờ nghỉ trưa" hoặc "Giờ nghỉ chiều"
- Chỉ định ước lượng thời gian thích hợp cho mỗi công việc nghỉ giải lao. Ví dụ, bạn có thể lên lịch 15 phút cho một khoảng nghỉ ngắn hoặc 30-60 phút cho bữa trưa
- Kéo và thả các công việc nghỉ giải lao vào các khoảng thời gian cụ thể trong Chế độ xem Lịch của ClickUp. Bạn có thể chặn thời gian nghỉ giải lao xung quanh các công việc để đảm bảo lịch trình của bạn phản ánh sự cân bằng lành mạnh giữa công việc tập trung và thư giãn
- Đặt các công việc nghỉ ngơi này thành công việc định kỳ để biến chúng thành thói quen nhất quán. Ví dụ: lên lịch nghỉ 10 phút sau mỗi hai giờ hoặc ăn trưa 30 phút mỗi ngày
- Đặt thông báo hoặc nhắc nhở để cảnh báo khi đến giờ nghỉ. Những lời nhắc nhở này có thể nhẹ nhàng thúc giục bạn tạm dừng công việc, đứng dậy, vươn vai hoặc thư giãn
Tính năng chặn thời gian này cho phép bạn sắp xếp ngày làm việc để hỗ trợ hiệu quả và sức khỏe cá nhân, dẫn đến kết quả lâu dài tốt hơn.
Mẹo 18: Đặt mục tiêu SMART
Các mục tiêu SMART (Cụ thể, Có thể đo lường, Có thể đạt được, Có liên quan, Có thời hạn) giúp bạn tập trung vào mục tiêu. Chúng cung cấp hướng đi rõ ràng, giúp bạn dễ dàng tập trung và duy trì động lực. Chia nhỏ các công việc lớn thành các bước nhỏ hơn, có thể thực hiện được sẽ giúp bạn tránh bị quá tải và tăng tính trách nhiệm.
Sử dụng ClickUp Goals để theo dõi và quản lý mục tiêu của bạn một cách hiệu quả. Dưới đây là cách tôi sử dụng tính năng này để tăng năng suất của mình:
- Đặt mục tiêu và viết mô tả chi tiết về những gì bạn muốn đạt được
- Thêm danh sách kiểm tra để chia nhỏ mục tiêu thành các công việc cụ thể
- Đặt mục tiêu có thể đo lường được cho các mục tiêu của tôi (ví dụ: 'Đăng hai bài blog trước cuối tuần'). Tôi sử dụng phần 'Mục tiêu' để xác định thành công là như thế nào
- Gán ngày đáo hạn cho mỗi mục tiêu và sử dụng các cột mốc để thiết lập các điểm kiểm tra quan trọng trong suốt thời lượng của mục tiêu
- Đặt nhắc nhở trong ClickUp để xem xét mục tiêu định kỳ và đánh giá mức độ phù hợp của chúng
Mẹo 19: Suy ngẫm và điều chỉnh
Vào cuối mỗi tuần, hãy dành một chút thời gian để xem lại tiến độ và xác định những điểm cần điều chỉnh.
Bảng điều khiển ClickUp và các tính năng theo dõi tiến độ cung cấp thông tin chi tiết về hiệu suất của bạn theo thời gian thực, giúp bạn dễ dàng điều chỉnh hướng đi khi cần thiết.
Bảng điều khiển cung cấp cho bạn chế độ xem tổng quan về tuần của bạn, cho phép bạn điều chỉnh cách tiếp cận và sửa chữa khi cần thiết.
Mẹo 20: Sử dụng nhắc nhở
Nhắc nhở có thể là công cụ hữu ích. Chúng giúp tránh căng thẳng do gấp rút vào phút chót hoặc bỏ sót chi tiết.
Nhắc nhở ClickUp có thể giúp bạn duy trì sự tổ chức bằng cách nhẹ nhàng nhắc nhở bạn khi có việc cần chú ý. Những nhắc nhở này đảm bảo không có việc nào bị bỏ sót, dù là công việc nhỏ hàng ngày hay thời hạn quan trọng.
Công cụ và ứng dụng kỹ thuật số để tăng năng suất
Các công cụ năng suất hiện đang tự động hóa các công việc thường ngày, phân tích dữ liệu và tạo ra những hiểu biết sâu sắc nhanh hơn. Từ các bộ lọc email đơn giản đến các trợ lý ảo tinh vi như Siri, AI được tích hợp liền mạch vào cuộc sống hàng ngày của chúng ta.
Chọn công cụ phù hợp có thể tăng cường quản lý công việc, tài liệu và kiến thức, giúp nâng cao năng suất của bạn một cách nhanh chóng.
ClickUp
Hãy xem xét ClickUp. Đây là ứng dụng toàn diện cho công việc, với tất cả các tính năng trên được tích hợp sẵn và được cải tiến bằng AI để giúp cá nhân và nhóm đạt được nhiều thành quả hơn trong thời gian ngắn hơn.
Với phạm vi tính năng rộng, chẳng hạn như ClickUp Brain, ClickUp cung cấp một trung tâm tập trung cho tất cả công việc của bạn.
Ngoài việc quản lý công việc, ClickUp Brain còn giúp bạn:
- Nhận tóm tắt và cập nhật dự án theo thời gian thực mà không cần mở từng công việc riêng lẻ, nâng cao hiệu quả tổng thể thông qua AI StandUps
- Thu thập câu trả lời và thông tin chi tiết theo ngữ cảnh, kết nối các yếu tố khác nhau trong không gian làm việc của bạn một cách liền mạch
- Tạo nội dung phù hợp với thương hiệu trong ClickUp Docs — từ chú thích trên mạng xã hội và trả lời email nhanh chóng đến các bài đăng blog và báo cáo dự án đầy đủ
ClickUp cũng có nhiều mẫu năng suất được tạo sẵn (chẳng hạn như Mẫu năng suất cá nhân ClickUp ) giúp bạn duy trì sự tổ chức.
Mẫu Năng suất Cá nhân ClickUp giúp tôi phân loại công việc theo mức độ ưu tiên, cho phép tôi tập trung vào những việc quan trọng nhất trong khi hình dung tiến độ của tất cả các công việc. Tôi cũng có thể tùy chỉnh mẫu để đặt mục tiêu SMART, tạo lịch trình, nhắc nhở bản thân nghỉ ngơi và thậm chí đẩy nhanh tiến độ bằng các tính năng cộng tác.
Đây là những việc mẫu này giúp tôi làm:
- Phân loại công việc theo mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng
- Theo dõi công việc và có cái nhìn tổng quan rõ ràng về tình hình công việc hàng ngày của tôi
- Điều chỉnh công việc theo các mục tiêu cụ thể, có thể đo lường và đạt được
- Đặt nhắc nhở nghỉ ngơi để tránh kiệt sức và duy trì nhịp độ làm việc lành mạnh
- Chia sẻ công việc và tiến độ với nhóm của tôi để tăng tốc quy trình làm việc và duy trì trách nhiệm giải trình
Điều tuyệt vời nhất? ClickUp tích hợp với hơn 1000 ứng dụng, bao gồm cả những ứng dụng bạn sử dụng hàng ngày, như Google Workspace, Slack, HubSpot, Outlook và nhiều hơn nữa!
Mẹo để duy trì năng suất
Khi bạn tìm thấy một mẹo hiệu quả, điều quan trọng là phải kiên trì áp dụng. Những mẹo sau đây sẽ giúp bạn duy trì hiệu quả:
1. Xây dựng thói quen làm việc hiệu quả
Phát triển thói quen nhất quán là điều cần thiết để duy trì năng suất lâu dài. Hãy bắt đầu bằng cách tích hợp một vài mẹo này vào thói quen hàng ngày của bạn.
Ví dụ: nếu việc phân chia thời gian đã chứng minh hiệu quả, hãy lên lịch các khoảng thời gian cho các công việc quan trọng nhất trong ngày của bạn. Tính năng Nhiệm vụ lặp lại của ClickUp là một công cụ mạnh mẽ để tự động hóa các nhắc nhở cho các hoạt động quan trọng này.
2. Quản lý sự phân tâm
Sự xao lãng là điều không thể tránh khỏi trong một tổ chức có nhịp độ nhanh. Tuy nhiên, bạn có thể thực hiện các bước chủ động để giảm thiểu tác động của chúng.
Ví dụ: khi làm việc với ClickUp Docs, Chế độ tập trung của ClickUp cho phép bạn đắm mình vào công việc viết lách mà không bị làm phiền bởi thông báo hoặc gián đoạn. Kết hợp tính năng này với Nhắc nhở ClickUp cho các thời hạn và công việc quan trọng, bạn sẽ thấy dễ dàng tập trung hơn.
3. Cài đặt mục tiêu thực tế
Đặt ra các mục tiêu tham vọng là điều cần thiết, nhưng chúng phải dựa trên thực tế để có hiệu quả. Sử dụng ClickUp Goals để xác định các mục tiêu rõ ràng, có thể thực hiện được và phù hợp với chiến lược kinh doanh tổng thể của bạn.
4. Đang theo dõi tiến độ và điều chỉnh chiến lược
Theo dõi thường xuyên hiệu suất và đo lường năng suất của bạn có thể giúp bạn đi đúng hướng. Với Bảng điều khiển của ClickUp, bạn có thể hình dung kết quả công việc và xác định xu hướng theo thời gian. Cách tiếp cận dựa trên dữ liệu này cho phép bạn điều chỉnh chiến lược một cách chủ động.
Ví dụ: nếu bạn nhận thấy năng suất giảm trong một số giờ nhất định, bạn có thể lên lịch các công việc dễ nhất, đơn giản nhất cho những thời gian đó. Tương tự, hãy thử chuyển các công việc khó nhất sang thời gian mà bạn tự nhiên tỉnh táo hơn.
Duy trì năng suất ổn định với ClickUp
Để nâng cao năng suất, bạn cần giảm thiểu sự phân tâm, hợp tác liền mạch và chọn những công việc giúp bạn tiến gần hơn đến mục tiêu lớn hơn. Các mẹo tăng năng suất không chỉ giúp bạn hoàn thành công việc mà còn tạo ra nhịp điệu làm việc phù hợp với bạn và nhóm của bạn.
Biến công việc hàng ngày thành trải nghiệm trôi chảy và thú vị hơn. Tiếp tục khám phá những cách ý nghĩa để lấy lại thời gian và tăng năng suất của nhóm.
Cuối cùng, một mẹo tăng năng suất cuối cùng.
Khi mọi cách khác đều thất bại, một chút hài hước có thể là thứ bạn cần. Nó nâng cao tinh thần đồng đội và thúc đẩy mọi người chấp nhận những thách thức tưởng chừng như không thể. Cách dễ nhất để bắt đầu?