Bạn còn nhớ người quản lý yêu thích của mình không? Người dường như truyền cảm hứng và trao quyền cho bạn một cách dễ dàng? Người tin tưởng bạn đủ để cho bạn nắm quyền điều hành trong khi vẫn ở bên cạnh để hướng dẫn và hỗ trợ bạn?
Điều gì khiến phong cách lãnh đạo của họ hiệu quả đến vậy? Là sự tin tưởng vững chắc của họ? Khả năng cân bằng giữa quyền tự chủ và trách nhiệm? Hay có lẽ là tài năng của họ trong việc trao quyền cho nhóm để họ tự chịu trách nhiệm về công việc của mình?
Không có gì ngạc nhiên khi nhân viên đánh giá cao những phẩm chất này.
Một nghiên cứu gần đây cho thấy 3/5 nhân viên làm việc trực tiếp và 4/5 nhân viên làm việc kết hợp hoặc từ xa cho biết tầm quan trọng của việc kiểm soát cách hoàn thành công việc khi nhận việc.
Đây là bản chất của lãnh đạo ủy quyền — một phong cách mới mẻ, đảo ngược kịch bản của các phong cách lãnh đạo truyền thống. Trong một thế giới nơi quản lý vi mô thường chiếm ưu thế, lãnh đạo ủy quyền giống như một luồng gió mới. Trong phong cách lãnh đạo này, các nhà lãnh đạo tin tưởng vào khả năng quản lý công việc độc lập của nhóm và tránh can thiệp thường xuyên.
Phong cách lãnh đạo ủy quyền là gì?
Lãnh đạo ủy quyền, thường được gọi là lãnh đạo tự do, là một phong cách lãnh đạo độc đáo, được đặc trưng bởi sự sẵn sàng của người lãnh đạo trong việc ủy quyền công việc và quyền ra quyết định cho các thành viên trong nhóm.
Các nhà lãnh đạo ủy quyền áp dụng sự giám sát tối thiểu, thúc đẩy khả năng xử lý công việc của nhóm. Cách tiếp cận không can thiệp này giúp các thành viên trong nhóm cảm thấy được tin tưởng và có trách nhiệm sử dụng chuyên môn của mình mà không cần sự giám sát liên tục. Điều này, ngược lại, thúc đẩy sự hài lòng và động lực của nhân viên.
Mặc dù phong cách lãnh đạo tự do thúc đẩy sự tự chủ, nhưng liệu nó chỉ là việc lùi lại và dựa vào nhóm của bạn để xử lý mọi việc? Để hiểu rõ hơn về điều này, cần phải phân biệt nó với các phong cách lãnh đạo khác, chẳng hạn như lãnh đạo dân chủ và lãnh đạo chuyển đổi.
Lãnh đạo dân chủ
Là một nhà lãnh đạo, bạn có mong muốn khuyến khích sự tham gia và hợp tác trong nhóm của mình không? Trong khi các nhà lãnh đạo tìm kiếm ý kiến và sự đồng thuận, họ vẫn giữ quyền ra quyết định cuối cùng. Ngược lại, các nhà lãnh đạo ủy quyền thành công cho phép các thành viên trong nhóm làm việc độc lập mà không phải chờ đợi sự phê duyệt vô tận.
Lãnh đạo chuyển đổi
Hãy nghĩ đến một nhà lãnh đạo rất gắn bó với các thành viên trong nhóm, nuôi dưỡng ý thức về mục tiêu chung. Các nhà lãnh đạo biến đổi truyền cảm hứng và động lực cho nhóm của họ thông qua tầm nhìn thuyết phục và mối quan hệ giữa các cá nhân mạnh mẽ. Ngược lại, một nhà lãnh đạo ủy quyền có thể lùi một bước, tập trung vào kết quả hơn là động lực cảm xúc của nhóm.
Hiểu được những khác biệt này là điều quan trọng để chọn phong cách lãnh đạo phù hợp cho nhóm của bạn.
Hãy cùng xem các phong cách lãnh đạo này so sánh với nhau như thế nào.
| Lãnh đạo ủy quyền | Lãnh đạo dân chủ | Lãnh đạo chuyển đổi | |
| Giao tiếp | Cung cấp hướng dẫn ban đầu nhưng giảm thiểu giao tiếp liên tục để cho các thành viên trong nhóm tự do | Khuyến khích giao tiếp cởi mở và minh bạch, đảm bảo ý kiến của nhóm được coi trọng ở mỗi bước | Thông báo một cách nhất quán về tầm nhìn hấp dẫn, thúc đẩy các nhóm hướng tới các mục tiêu dài hạn |
| Tập trung | Nhấn mạnh chuyên môn cá nhân và niềm tin vào khả năng của nhóm | Ưu tiên hợp tác, bình đẳng và tính bao trùm trong quá trình ra quyết định | Tập trung vào tăng trưởng dài hạn, đổi mới và đạt được các mục tiêu chuyển đổi |
| Điểm mạnh | Khuyến khích sự sáng tạo và quyền sở hữu | Xây dựng sự gắn kết trong nhóm và đảm bảo các quan điểm đa dạng được xem xét | Thúc đẩy sự đổi mới và truyền cảm hứng để đạt được các mục tiêu đầy tham vọng |
| Nhược điểm | Rủi ro về sự kém hiệu quả nếu nhóm thiếu chuyên môn hoặc sự rõ ràng | Việc ra quyết định có thể chậm, đặc biệt là trong các nhóm lớn | Có thể dẫn đến kiệt sức hoặc áp lực cao do tập trung quá mức vào kết quả chuyển đổi |
| Xây dựng nhóm | Khuyến khích sự phát triển cá nhân bằng cách giao phó trách nhiệm và cơ hội lãnh đạo cho từng cá nhân | Thúc đẩy phát triển kỹ năng thông qua tinh thần hợp tác và giải quyết vấn đề theo hướng nhóm | Tích cực nuôi dưỡng và phát triển các thành viên trong nhóm, truyền cảm hứng cho họ phát triển và phát huy hết tiềm năng của mình |
Dưới đây là hướng dẫn giúp bạn tìm hiểu thêm về cách phát triển kỹ năng lãnh đạo.
Các đặc điểm chính của lãnh đạo ủy quyền
Bây giờ khi bạn đã hiểu triết lý của phong cách lãnh đạo ủy quyền, hãy cùng tìm hiểu những yếu tố làm nên sự độc đáo của phương pháp này.
Nó được xây dựng trên nền tảng niềm tin
Các nhà lãnh đạo ủy quyền tin tưởng vào kỹ năng và phán đoán của nhóm, sẵn sàng giao trách nhiệm mà không do dự. Điều này không có nghĩa là bỏ rơi con tàu, mà là tin tưởng rằng nhóm có thể vượt qua những sóng gió.
⚡️Lưu trữ mẫu: Các nhà lãnh đạo ủy quyền thậm chí có thể ủy quyền việc ủy quyền của mình! Hãy tham khảo các mẫu này để phân công vai trò và trách nhiệm một cách hiệu quả.
Nó ưu tiên việc trao quyền hơn là kiểm soát
Thay vì ra lệnh từng chi tiết, các nhà lãnh đạo thành công trao quyền cho các thành viên trong nhóm để họ tự chịu trách nhiệm về sự phát triển cá nhân và nghề nghiệp của mình. Họ xem mình là người hỗ trợ, loại bỏ các trở ngại để nhóm có thể phát huy hết khả năng.
Nhà lãnh đạo cần cởi mở với những ý tưởng mới
Các nhà lãnh đạo ủy quyền phát triển nhờ sự sáng tạo. Bằng cách cho phép các thành viên trong nhóm thử nghiệm và đổi mới, phong cách lãnh đạo tự do tạo ra một môi trường nơi những ý tưởng mới mẻ được mong đợi.
Sự tham gia của nhà lãnh đạo là có chọn lọc
Các nhà lãnh đạo ủy quyền cần nhận ra khi nào cần can thiệp và khi nào cần lùi lại. Họ không vắng mặt; họ là những nhà lãnh đạo chiến lược, chỉ can thiệp khi chuyên môn của họ thực sự cần thiết.
Ví dụ, trong một sự kiện ra mắt sản phẩm vật lý, một nhà lãnh đạo ủy quyền có thể tin tưởng nhóm của mình xử lý hậu cần sự kiện. Khi một vấn đề quan trọng phát sinh và cần chuyên môn kỹ thuật, nhà lãnh đạo sẽ can thiệp ngắn gọn để đưa ra hướng dẫn và đảm bảo nhóm có đủ khả năng giải quyết vấn đề, sau đó lui lại.
Can thiệp này hỗ trợ sự phát triển của nhóm mà không cần kiểm soát, thể hiện vai trò của người lãnh đạo như một nguồn lực chiến lược thay vì một người quản lý vi mô.
Có sự trách nhiệm lẫn nhau giữa các nhà lãnh đạo và thành viên trong nhóm
Nếu bạn đặt ra những kỳ vọng rõ ràng và yêu cầu mọi người, bao gồm cả bản thân, chịu trách nhiệm, bạn đang đi đúng hướng để trở thành nhà lãnh đạo ủy quyền. Khuyến khích nhóm của bạn học hỏi từ những sai lầm và cùng nhau ăn mừng thành công.
Quyền sở hữu hoàn toàn
Trách nhiệm lẫn nhau dẫn đến quyền sở hữu. Lãnh đạo ủy quyền truyền cảm hứng trách nhiệm mạnh mẽ cho các thành viên trong nhóm. Khi các cá nhân được tự do sở hữu các dự án và theo dõi chúng từ đầu đến cuối, điều đó thúc đẩy ý thức trách nhiệm và sự tham gia cá nhân của họ.
Giải quyết vấn đề một cách chủ động
Thay vì cung cấp tất cả các câu trả lời, các nhà lãnh đạo ủy quyền thách thức nhóm của họ suy nghĩ phản biện và tìm ra giải pháp. Họ nuôi dưỡng một môi trường nơi đặt câu hỏi và giải quyết vấn đề trực diện là một phần của thói quen hàng ngày.
Đọc thêm: Lãnh đạo nhóm: Kỹ năng và chiến lược cần thiết để thành công
Ví dụ về lãnh đạo ủy quyền thành công
Howard Shultz tại Starbucks
Howard Schultz, cựu Giám đốc điều hành của Starbucks, là một ví dụ tuyệt vời về cách lãnh đạo ủy quyền có thể trao quyền cho nhân viên ở mọi cấp độ. Trong thời gian tại vị, Schultz cho phép các quản lý cửa hàng tùy chỉnh thực đơn theo sở thích của địa phương, mang lại trải nghiệm khách hàng độc đáo.
Ví dụ, khi Starbucks mở rộng sang Trung Quốc, các quản lý cửa hàng được miễn phí điều chỉnh thực đơn đồ uống để thêm các loại đồ uống có trà, phù hợp hơn với khẩu vị của người dân địa phương. Chiến lược này đã góp phần vào sự phát triển bùng nổ của Starbucks ở châu Á, chứng minh rằng ủy quyền có thể dẫn đến sự thích ứng thành công với thị trường.
Richard Branson tại Virgin Group
Niềm tin của Richard Branson vào việc ủy quyền đã mang lại kết quả ấn tượng. Do mắc chứng khó đọc và gặp khó khăn với toán học, ông cần phải bao quanh mình bằng những người hiểu biết về tài chính và có thể truyền đạt hiệu quả các khái niệm phức tạp.
Bằng việc làm đó, ông đã nuôi dưỡng văn hóa trách nhiệm và tin tưởng, vốn là yếu tố thiết yếu để duy trì lợi thế sáng tạo của Virgin Group trong các ngành công nghiệp đa dạng.
Branson nói: "Tôi sẽ không bao giờ đạt được những gì mình đã làm nếu không học được nghệ thuật ủy quyền. " Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc có một đội ngũ hỗ trợ bổ sung cho những điểm mạnh và điểm yếu của mình.
Larry Page và Sergey Brin tại Google
Larry Page và Sergey Brin đã tiên phong tạo ra văn hóa đổi mới năng động tại Google thông qua phong cách lãnh đạo ủy quyền. Một trong những chiến lược nổi bật của họ? Chính sách "20% thời gian" nổi tiếng, trong đó nhân viên được dành 1/5 thời gian làm việc cho các dự án cá nhân mà họ yêu thích.
Chiến lược thiên tài này đã mang lại tia sáng đổi mới, tác động đáng kể đến sự phát triển chung của Google và dẫn đến sự ra đời của các sản phẩm đột phá như Gmail và Google News. Những đổi mới này đến từ các nhân viên có tự do khám phá ý tưởng của mình, thoát khỏi công việc nhàm chán hàng ngày.
Thật tuyệt vời, phải không?
Lợi ích của phong cách lãnh đạo ủy quyền thành công
Lãnh đạo ủy quyền mang lại nhiều lợi ích. Hãy cùng tìm hiểu một số lợi ích nổi bật nhất.
1. Tạo điều kiện cho nhân viên phát huy tiềm năng
Một nghiên cứu cho thấy 67% nhân viên có động lực làm việc hơn khi họ cảm thấy được trao quyền trong vai trò của mình.
Do đó, phương pháp lãnh đạo ủy quyền không chỉ thúc đẩy tinh thần làm việc mà còn nuôi dưỡng văn hóa công việc, nơi mỗi cá nhân được khuyến khích vượt lên trên bản thân.
2. Khuyến khích sự sáng tạo và đổi mới
Nhân viên có xu hướng chấp nhận rủi ro và suy nghĩ sáng tạo hơn khi họ biết rằng mình có quyền tự chủ để đảm nhận trách nhiệm và theo đuổi lợi ích của bản thân. Điều này không chỉ mở ra những ý tưởng mới mà còn tạo ra các giải pháp sáng tạo mà có thể không xuất hiện trong môi trường bị kiểm soát chặt chẽ hơn.
3. Xây dựng lòng tin trong nhóm
Lãnh đạo ủy quyền là một trong những cách chắc chắn nhất để thiết lập lòng tin giữa các thành viên trong nhóm. Khi một nhà lãnh đạo ủy quyền công việc, họ thể hiện sự tin tưởng vào khả năng của nhóm, điều này khuyến khích sự hợp tác và giao tiếp trong nhóm. Lòng tin này tăng cường sự năng động của nhóm và tạo ra một bầu không khí hỗ trợ, nơi phản hồi được hoan nghênh, dẫn đến sự cải tiến liên tục.
Lãnh đạo ủy quyền có những ưu điểm, nhưng cũng có những nhược điểm cần xem xét.
Nhược điểm của lãnh đạo ủy quyền thành công
Lãnh đạo ủy thác mang lại sự tự do lớn. Tuy nhiên, nếu không có sự cân bằng phù hợp, nó có thể dẫn đến thiếu định hướng và khối lượng công việc không cân bằng.
Dưới đây là phân tích chi tiết:
1. Tiềm ẩn nguy cơ thiếu định hướng
Phân công là một cách tuyệt vời để trao quyền cho các nhóm, nhưng nếu không được quản lý đúng cách, nó có thể trở nên rối rắm. Nếu không có hướng dẫn hoặc mục tiêu rõ ràng, các thành viên trong nhóm có thể gặp khó khăn trong việc sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc hoặc điều chỉnh nỗ lực của mình cho phù hợp với mục tiêu của tổ chức.
Sự mơ hồ này có thể gây ra sự thất vọng và cản trở năng suất, đặc biệt là trong các dự án đòi hỏi sự phối hợp và hợp tác.
2. Rủi ro phân phối khối lượng công việc không công bằng
Lãnh đạo ủy quyền có thể dẫn đến sự phân phối công việc không đồng đều giữa các thành viên trong nhóm. Một số cá nhân có thể đảm nhận nhiều trách nhiệm hơn trong khi những người khác có thể làm việc kém hiệu quả, dẫn đến sự bất mãn và mất gắn kết. Sự mất cân bằng này có thể ảnh hưởng đến tinh thần của nhóm và năng suất chung.
Các nhà lãnh đạo cần thận trọng trong việc giám sát khối lượng công việc và đảm bảo sự công bằng. Dưới đây là một số chiến lược đã được thử nghiệm để quản lý khối lượng công việc.
Các chiến lược để giảm thiểu nhược điểm
Để giải quyết những thách thức này, các nhà lãnh đạo có thể thực hiện kiểm tra thường xuyên để làm rõ kỳ vọng và cung cấp hướng dẫn. Thiết lập một khung trách nhiệm rõ ràng cũng có thể giúp đảm bảo rằng các trách nhiệm được phân bổ cân bằng và các thành viên trong nhóm thống nhất với mục tiêu của dự án.
Sử dụng các công cụ quản lý dự án như ClickUp để theo dõi nhiệm vụ và phân bổ nguồn lực có thể tạo sự minh bạch và giúp mọi người đồng nhất, giảm thiểu hiểu lầm và tăng cường sự hợp tác.
Đọc thêm: Cách thực hành lãnh đạo hợp tác (với ví dụ)
Áp dụng phong cách lãnh đạo ủy quyền trong môi trường làm việc
Dưới đây là hướng dẫn từng bước để thực hiện lãnh đạo ủy quyền và một số mẹo thực tế mà các nhà quản lý có thể tận dụng khi ủy quyền công việc một cách hiệu quả.
1. Đánh giá mức độ sẵn sàng của nhóm
Đánh giá kỹ năng, điểm mạnh và điểm yếu của nhóm bạn. Hiểu ai có thể đảm nhận trách nhiệm lớn hơn sẽ giúp đảm bảo việc phân công công việc hiệu quả.
Để đánh giá kỹ năng, điểm mạnh và điểm yếu của nhóm để phân công hiệu quả, bắt đầu bằng cách thu thập ý kiến từ các bản đánh giá hiệu suất, các cuộc họp riêng và phản hồi từ đồng nghiệp. Tiếp theo, xác định điểm yếu thông qua phản hồi và quan sát những khó khăn mà các thành viên trong nhóm gặp phải. Điều này giúp xác định các lĩnh vực có thể cần đào tạo hoặc hỗ trợ thêm.
Cuối cùng, điều chỉnh công việc phù hợp với điểm mạnh hiện tại và cơ hội phát triển, đồng thời thường xuyên đánh giá lại các yếu tố này để điều chỉnh công việc khi các thành viên trong nhóm phát triển và tiến bộ. Điều này đảm bảo rằng việc phân công công việc của bạn phù hợp với tiềm năng phát triển của nhóm thay vì chỉ đơn thuần giải quyết các trách nhiệm trước mắt của họ.
2. Đặt mục tiêu rõ ràng
Xác định những gì bạn muốn đạt được thông qua việc ủy quyền. Các mục tiêu rõ ràng sẽ cung cấp hướng đi và giúp các thành viên trong nhóm hiểu vai trò của mình trong bối cảnh dự án lớn hơn.
Khi nhân viên có mục tiêu rõ ràng, họ sẽ có khả năng gắn bó với tổ chức cao hơn 3,6 lần.
Để đặt ra các mục tiêu rõ ràng:
- Xác định kết quả: Phác thảo rõ ràng thành công của công việc hoặc dự án được ủy quyền. Hãy cụ thể và có thể đo lường được
- Phân tích: Xác định các cột mốc hoặc kết quả quan trọng để theo dõi tiến độ
- Cung cấp tài nguyên: Trang bị cho các thành viên trong nhóm các công cụ, thông tin hoặc hỗ trợ cần thiết để thành công
- Mời đặt câu hỏi: Khuyến khích sự rõ ràng bằng cách thảo luận về những điểm mơ hồ hoặc lo ngại về công việc
Cũng nên đọc: 10 mẫu mục tiêu SMART để xác định mục tiêu của bạn
3. Lựa chọn công việc để phân công
Xác định các hoạt động hàng ngày mà bạn có thể ủy quyền, tập trung vào những hoạt động sẽ trao quyền cho các thành viên trong nhóm phát triển kỹ năng và đóng góp có ý nghĩa. Ví dụ: các nhiệm vụ hành chính thường ngày như lập lịch hoặc quản lý email thường có thể được ủy quyền cho các thành viên cấp dưới, giúp các thành viên cấp cao có thời gian cho các trách nhiệm chiến lược hơn.
Hơn nữa, đừng chỉ nghĩ đến việc giao những công việc đơn giản — hãy sử dụng việc phân công như một cơ hội để phát triển nhóm của bạn. Phân công công việc phù hợp với điểm mạnh của từng thành viên trong nhóm. Ví dụ, nếu ai đó mong muốn phát triển kỹ năng lãnh đạo, hãy giao cho họ những công việc đòi hỏi sự phối hợp với người khác hoặc ra quyết định.
Để ủy quyền hiệu quả:
- Lập danh sách tất cả các công việc của bạn và phân loại chúng thành hai nhóm: chiến lược và hoạt động
- Tìm kiếm những công việc không yêu cầu chuyên môn đặc biệt của bạn và phân công cho các thành viên trong nhóm dựa trên điểm mạnh và mục tiêu phát triển của họ
- Đánh giá khối lượng công việc và khả năng xử lý trách nhiệm của họ
- Trước khi giao việc, hãy làm rõ tầm quan trọng của công việc và kết quả mong đợi
4. Giao tiếp hiệu quả
Vạch rõ kỳ vọng cho từng công việc được phân công. Điều này bao gồm thông báo rõ ràng về thời hạn, tiêu chuẩn chất lượng và các hướng dẫn cụ thể mà nhóm phải tuân theo.
43% nhân viên tại chỗ cho biết họ mất niềm tin vào lãnh đạo do giao tiếp kém, và 38% cảm thấy niềm tin vào nhóm của họ bị ảnh hưởng tiêu cực.
Điều này cho thấy rằng ngay cả trong môi trường làm việc trực tiếp, giao tiếp hiệu quả vẫn là yếu tố quan trọng để duy trì niềm tin và sự đoàn kết trong môi trường làm việc.
Để truyền đạt kỳ vọng một cách hiệu quả, hãy đặt công việc vào bối cảnh — giải thích tại sao công việc đó quan trọng và nó phù hợp với mục tiêu của nhóm như thế nào. Hãy cụ thể về kết quả mong đợi, dòng thời gian và tiêu chuẩn chất lượng. Bạn cũng có thể sử dụng ví dụ để làm rõ các tiêu chuẩn và đảm bảo không có chỗ cho sự mơ hồ.
Cuối cùng, thiết lập một kênh để cập nhật và theo dõi tiến độ, giúp nhóm dễ dàng đặt câu hỏi hoặc báo cáo vấn đề sớm.
5. Cung cấp các nguồn lực cần thiết
Đảm bảo các thành viên trong nhóm có thể truy cập các công cụ và tài nguyên cần thiết để thành công. Điều này có thể bao gồm đào tạo, công nghệ hoặc hỗ trợ từ các thành viên khác trong nhóm.
Hãy lưu ý những điều sau:
- Đánh giá nhu cầu: Xác định các công cụ, đào tạo hoặc hỗ trợ cần thiết cho công việc
- Cung cấp đào tạo: Cung cấp các phiên hoặc tài nguyên có mục tiêu để lấp đầy khoảng trống về kỹ năng
- Trang bị công cụ: Đảm bảo các thành viên trong nhóm có quyền truy cập vào công nghệ chức năng, thân thiện với người dùng
- Tạo điều kiện hợp tác: Kết nối họ với đồng nghiệp hoặc cố vấn để được hướng dẫn thêm
6. Khuyến khích sự tự chủ
Trao quyền tự chủ cho các thành viên trong nhóm để họ có thể tự đưa ra quyết định và giải quyết vấn đề một cách độc lập sẽ giúp họ tự tin hơn và khuyến khích sự sáng tạo. Nghiên cứu cũng cho thấy rằng sự tự chủ giúp tăng năng suất của nhân viên.
Lấy Vertica làm ví dụ. Công ty thương mại điện tử Đan Mạch này hoạt động như một công ty tự quản, nơi các nhóm có quyền tự chủ trong việc ra quyết định, phân phối công việc, phong cách giao tiếp và quy trình giải quyết xung đột.
Mô hình này nhấn mạnh việc tin tưởng các nhóm để xác định cách làm việc hiệu quả nhất đồng thời tránh quay trở lại các phương pháp truyền thống.
Để ngăn chặn việc quay trở lại các quy tắc phân cấp, Vertica áp dụng một số cơ chế:
- Cộng đồng quản lý dự án: Các cuộc họp thường xuyên cho các nhà quản lý dự án để chia sẻ các phương pháp hay nhất và thống nhất các phương pháp làm việc phi truyền thống
- Chuyển đổi giữa các nhóm: Khoảng 20% nhân viên luân phiên chuyển đổi nhóm hàng quý để trao đổi ý tưởng và duy trì tinh thần tự quản lý
- Hệ thống bạn thân cho nhà quản lý: Một vòng phản hồi có cấu trúc, trong đó các nhà quản lý quan sát và hỗ trợ lẫn nhau để cải thiện động lực và khả năng lãnh đạo của nhóm
Các chiến lược này tạo ra một văn hóa cân bằng, thích ứng, hỗ trợ sự phát triển của cả cá nhân và tổ chức, đồng thời duy trì cấu trúc tổ chức phẳng.
7. Theo dõi tiến độ
Kiểm tra định kỳ để đánh giá tiến độ mà không cần quản lý chi tiết. Các nhà tuyển dụng ngày càng áp dụng các công cụ giám sát nhân viên phi truyền thống, và nhân viên cũng ngày càng chấp nhận chúng hơn khi được thông báo về mục đích và lý do của việc giám sát.
Thông tin rõ ràng về lý do và cách thức thực hiện việc giám sát giúp xây dựng niềm tin và tính minh bạch.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng các công cụ năng suất và hợp tác như ClickUp để theo dõi công việc, quản lý dự án, xử lý tài liệu và duy trì giao tiếp rõ ràng, tất cả trong một ứng dụng.
8. Cung cấp phản hồi
Để giúp các thành viên trong nhóm học hỏi và phát triển từ kinh nghiệm của họ, hãy đưa ra những phản hồi mang tính xây dựng trong suốt quá trình, tôn vinh những thành công và giải quyết những thách thức.
👀 Bạn có biết? Phản hồi sẽ hiệu quả nhất khi được đưa ra kịp thời, chân thành và được coi như một phần của quá trình kiểm tra thường xuyên.
Để đưa ra phản hồi hiệu quả, hãy biến nó thành một phần tự nhiên trong các tương tác thường xuyên của bạn, không chỉ là điều gì đó xảy ra vào cuối dự án. Đưa ra phản hồi mang tính xây dựng trong thời gian thực — khen ngợi những điều đang làm tốt và cung cấp hướng dẫn về những lĩnh vực cần cải thiện.
Điều quan trọng nhất là hãy cụ thể và tập trung vào hành vi, không phải tính cách, để nó trở nên khả thi và có thể thực hiện được.
9. Ngẫm nghĩ và điều chỉnh
Sau khi hoàn thành dự án, hãy dành thời gian để suy ngẫm về những gì đã thành công và những gì chưa thành công. Sử dụng những hiểu biết này để điều chỉnh cách tiếp cận của bạn cho việc phân công công việc trong tương lai.
Bây giờ bạn đã biết cách áp dụng lãnh đạo ủy quyền, dưới đây là một số mẹo để ủy quyền hiệu quả.
- Hiểu điểm mạnh, điểm yếu và lãi suất của các thành viên trong nhóm. Điều chỉnh chiến lược phân công công việc để phù hợp với năng lực của nhóm
- Bắt đầu với những công việc nhỏ để xây dựng lòng tin và sự tự tin trong cách tiếp cận ủy quyền của bạn. Khi các thành viên trong nhóm có kinh nghiệm hơn, hãy tăng dần độ phức tạp của các công việc bạn ủy quyền
- Mặc dù bạn muốn khuyến khích sự tự chủ, hãy cho nhóm của bạn biết rằng bạn luôn sẵn sàng hướng dẫn và hỗ trợ khi cần thiết. Sự cân bằng này sẽ thúc đẩy lòng tin và bảo mật
- Thúc đẩy môi trường nơi sai lầm được xem là cơ hội học hỏi. Điều này sẽ khuyến khích các thành viên trong nhóm chấp nhận rủi ro có tính toán và đón nhận sự đổi mới
- Công nhận và khen thưởng thành tích của các thành viên trong nhóm. Khen ngợi thành công của họ sẽ củng cố hành vi tích cực và thúc đẩy họ đảm nhận nhiều trách nhiệm hơn trong tương lai
Cũng nên đọc: Cách cải thiện kỹ năng quản lý nhóm của bạn
Công cụ và tài nguyên cho nhà lãnh đạo ủy quyền
Lãnh đạo ủy quyền hiệu quả phụ thuộc vào việc có các công cụ phù hợp, chẳng hạn như phần mềm phân công công việc, để tạo điều kiện cho quyền sở hữu và trách nhiệm giải trình, theo dõi tiến độ và duy trì giao tiếp.
Bạn đang tìm kiếm một công cụ như vậy? ClickUp là lựa chọn hoàn hảo cho bạn! Nền tảng quản lý dự án đa năng này được xây dựng để giúp các nhà lãnh đạo tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả và trao quyền cho nhóm. Với thiết lập tất cả trong một, mở khóa kiến thức và quản lý công việc dựa trên AI cùng với sự hợp tác nhóm, ClickUp hợp lý hóa công việc cho các nhóm có kích thước bất kỳ.
Làm thế nào? Hãy cùng tìm hiểu một số khả năng nổi bật của nó.
Quản lý công việc
Giả sử bạn vừa chuyển sang phong cách lãnh đạo ủy quyền nhưng đang gặp khó khăn trong việc phân công trách nhiệm một cách rõ ràng. Đây là lúc Nhiệm vụ và Công việc con của ClickUp có thể giúp ích. Bạn có thể tạo các nhiệm vụ chính và dễ dàng giao chúng cho các thành viên cụ thể trong nhóm, với các yếu tố có thể tùy chỉnh như ngày đáo hạn, mức độ ưu tiên và cập nhật trạng thái. Điều này đảm bảo mọi người đều biết trách nhiệm và thời hạn của mình, không để xảy ra nhầm lẫn.
Ngoài ra, bạn có thể đặt mục tiêu có thể đo lường được cho từng công việc để mọi người luôn đi đúng hướng và có quyền sở hữu hoàn toàn!
Quản lý nhóm và khối lượng công việc
Tin tốt! Giờ đây, bạn có thể xem bản tóm tắt trực quan về các nhiệm vụ của nhóm, giúp dễ dàng biết ai đang làm gì chỉ trong nháy mắt. Với Chế độ xem khối lượng công việc của ClickUp, bạn có thể nhanh chóng phát hiện ra công việc đang chồng chất ở đâu và công việc nào nhẹ hơn. Điều này giúp bạn đưa ra quyết định thông minh và cân bằng hơn về phân phối nhiệm vụ và phân bổ nguồn lực, đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ và không ai bị chôn vùi trong đống công việc!
Là một nhà lãnh đạo ủy quyền, một trong những câu hỏi lớn nhất là làm thế nào để công việc tiếp tục tiến triển mà không rơi vào bẫy quản lý vi mô.
Câu trả lời: Sử dụng Mẫu quản lý nhóm ClickUp.
Mẫu cực kỳ hữu ích này đảm bảo rằng mọi người đều biết chính xác những gì được mong đợi. Sử dụng mẫu này để:
- Phác thảo vai trò và trách nhiệm của nhóm
- Đặt mục tiêu
- Xác định rõ kỳ vọng
- Xác định trách nhiệm giải trình
Ngoài ra, Mẫu khối lượng công việc của nhân viên ClickUp giúp bạn theo dõi và quản lý khối lượng công việc, dự án và nhiệm vụ một cách dễ dàng, giữ mọi thứ đi đúng hướng mà không tốn nhiều công sức!
Mẫu này giúp bạn dễ dàng xem ai đang làm việc gì, để bạn có thể phân công và cân bằng công việc như một chuyên gia. Mẫu này tập trung mọi thứ, cho bạn chế độ xem rõ ràng về tiến độ của nhóm. Theo dõi khối lượng công việc để phát hiện ai đang quá tải và ai có thể đảm nhận thêm công việc.
Tự động hóa công việc bận rộn
Nếu bạn đang bị mắc kẹt trong vòng lặp công việc lặp đi lặp lại, Tự động hóa ClickUp sẽ trở thành người bạn tốt nhất của bạn. Hãy coi chúng như trợ lý cá nhân của bạn cho lãnh đạo ủy quyền! Với tự động hóa, bạn có thể loại bỏ các công việc thường ngày mà không cần quản lý chi tiết từng người.
Ví dụ: khi một nhiệm vụ được đánh dấu là hoàn thành, bạn có thể lập trình kích hoạt để thành viên tiếp theo trong quy trình làm việc tự động nhận thông báo, tránh phải theo dõi thủ công hoặc chậm trễ. Cho dù là phân công nhiệm vụ cho đúng người vào đúng thời điểm hay cập nhật trạng thái nhiệm vụ, Tự động hóa ClickUp sẽ xử lý mọi chi tiết nhỏ nhặt để bạn và nhóm của bạn có thể tập trung vào những việc quan trọng hơn.
Tập trung hóa giao tiếp và quản lý công việc
Sử dụng ClickUp Chat để theo dõi các cập nhật thời gian thực giữa các thành viên trong nhóm
Giao tiếp hiệu quả là bí quyết của lãnh đạo ủy quyền, và ClickUp Chat giúp duy trì luồng cuộc hội thoại một cách siêu dễ dàng. Không còn email rải rác hay tin nhắn bị mất nữa — các thành viên trong nhóm có thể trò chuyện trong thời gian thực, chia sẻ cập nhật, đặt câu hỏi hoặc động não ý tưởng tại một nơi.
Trò chuyện ClickUp giúp các nhà lãnh đạo ủy quyền và nhóm của họ đồng bộ hóa, nhanh chóng cập nhật những gì đang xảy ra trong nhóm. Bạn thậm chí có thể gắn thẻ đồng đội trong các chủ đề cuộc hội thoại để nêu bật các điểm chính hoặc ủy quyền các nhiệm vụ tiếp theo ngay trong trò chuyện. Các chủ đề cũng giữ mọi thứ gọn gàng và ngăn nắp, giúp các cuộc hội thoại tập trung và không gây nhầm lẫn!
Phần hay nhất là gì? Giao tiếp của bạn được tích hợp hoàn toàn vào công việc — mọi thứ đều ở một nơi. Điều này có nghĩa là bạn có thể tạo công việc từ tin nhắn và thậm chí quản lý dự án mà không cần rời khỏi trò chuyện. Giống như chuyển từ trò chuyện sang làm việc trong chớp mắt — dễ dàng hơn bao giờ hết!
Giám sát tiến độ dự án
Với hàng triệu việc phải làm và thời gian không đủ trong ngày, ngay cả những nhà lãnh đạo thành công nhất cũng cần một vũ khí bí mật để theo dõi tiến độ dự án và hiệu suất của nhóm. Hãy sử dụng Bảng điều khiển ClickUp — trung tâm điều khiển tối ưu cho tất cả các dự án của bạn! Các bảng điều khiển có thể tùy chỉnh này cho phép các nhà lãnh đạo ủy quyền xem các chỉ số quan trọng trong nháy mắt, giúp việc ra quyết định và điều chỉnh trở nên dễ dàng.
Một trong những tính năng nổi bật của Bảng điều khiển ClickUp là cho phép bạn theo dõi trạng thái dự án bằng các bản cập nhật trực quan, để bạn có thể nhanh chóng điều chỉnh nếu cần. Bạn cũng có thể tập hợp tất cả dữ liệu quan trọng, như tỷ lệ hoàn thành nhiệm vụ, dòng thời gian dự án và khối lượng công việc của nhóm, vào một chế độ xem tiện lợi.
Điều gì còn tuyệt vời hơn? Cập nhật thời gian thực! Không còn phải chờ báo cáo trực tiếp hay cuộc họp nữa — các nhà lãnh đạo có thể nhận được thông tin mới nhất bất cứ khi nào họ cần, giúp lãnh đạo trở nên nhạy bén và linh hoạt hơn.
Các kỹ năng khóa để trở thành nhà lãnh đạo ủy quyền thành công
Lãnh đạo ủy quyền hoàn toàn không phải là "buông tay" hay để nhóm tự giải quyết vấn đề. Thay vào đó, cốt lõi của phong cách lãnh đạo trao quyền tự chủ này là một nghệ thuật kết hợp giữa trao quyền chiến lược và niềm tin vào khả năng của nhóm.
Nhưng để trở thành một nhà lãnh đạo hiệu quả theo phong cách này, cần phải làm những việc gì?
Hãy cùng khám phá những kỹ năng lãnh đạo quan trọng có thể giúp các nhà lãnh đạo ủy quyền thành công nổi bật.
Kỹ năng giao tiếp
Các nhà lãnh đạo ủy quyền biết cách truyền đạt kỳ vọng một cách rõ ràng và ngắn gọn. Họ điều chỉnh phong cách giao tiếp dựa trên nhu cầu và kinh nghiệm của từng thành viên trong nhóm. Giao tiếp rõ ràng đảm bảo rằng công việc được hiểu rõ, mục tiêu được thống nhất và tiến độ được báo cáo mà không cần quản lý chi tiết.
Các kỹ thuật xây dựng niềm tin
Các nhà lãnh đạo hiệu quả nuôi dưỡng lòng tin bằng cách trao quyền trách nhiệm và tự chủ hoàn toàn cho các thành viên trong nhóm. Điều này bao gồm việc tăng dần độ phức tạp của các công việc được giao dựa trên hiệu suất của các thành viên trong nhóm để xây dựng sự tự tin và ý thức về quyền sở hữu. Xây dựng lòng tin là một quá trình liên tục, bao gồm việc thể hiện niềm tin vào khả năng của nhân viên và hỗ trợ họ trong việc chấp nhận rủi ro.
Quyết định trong môi trường ủy quyền
Trong lãnh đạo ủy quyền, việc quyết định những gì cần ủy quyền là rất quan trọng. Các nhà lãnh đạo phải đánh giá công việc nào phù hợp nhất với kỹ năng và kinh nghiệm của các thành viên trong nhóm và xem xét mức độ rủi ro liên quan đến từng công việc. Việc ra quyết định hiệu quả bao gồm cân bằng giữa nhu cầu tự chủ và mức độ hỗ trợ cần thiết để đảm bảo thành công.
Vượt qua thách thức trong lãnh đạo ủy quyền
Mặc dù những kỹ năng lãnh đạo này là chìa khóa để thành công trong lãnh đạo ủy quyền, nhưng không phải lúc nào mọi việc cũng suôn sẻ. Những thách thức như đảm bảo trách nhiệm giải trình có thể phát sinh. Dưới đây là cách bạn có thể vượt qua những trở ngại phổ biến liên quan đến lãnh đạo ủy quyền.
Xử lý các thách thức thường gặp
Lãnh đạo ủy quyền đôi khi có thể dẫn đến thiếu định hướng nếu công việc không được xác định rõ ràng. Là một nhà lãnh đạo ủy quyền, bạn có thể tránh điều này bằng cách đặt ra các mục tiêu rõ ràng, thiết lập các điểm kiểm tra để cập nhật tiến độ và đảm bảo mọi người đều hiểu mục tiêu chung.
Đảm bảo trách nhiệm giải trình trong nhóm
Việc triển khai một cơ chế duy trì trách nhiệm giải trình là rất quan trọng, chẳng hạn như theo dõi tiến độ bằng các công cụ quản lý dự án hoặc kiểm tra thường xuyên. Cách tiếp cận này giúp các thành viên trong nhóm duy trì động lực và đi đúng hướng mà không cần quản lý chi tiết.
Điều chỉnh phong cách lãnh đạo dựa trên nhu cầu của nhóm
Không phải tất cả các nhóm đều phát triển mạnh mẽ dưới phương pháp ủy quyền hoàn toàn, vì vậy các nhà lãnh đạo nên điều chỉnh phong cách lãnh đạo của mình dựa trên động lực của nhóm. Ví dụ, các nhóm mới có thể cần hướng dẫn có cấu trúc hơn ban đầu, trong khi các nhóm có kinh nghiệm hơn có thể được trao quyền tự chủ rộng hơn.
Thành công với vai trò nhà lãnh đạo ủy quyền
👀 Bạn có biết?
Zappos, nhà bán lẻ giày dép và quần áo trực tuyến, là một ví dụ điển hình về lãnh đạo ủy quyền trong thực tế. Công ty khuyến khích văn hóa tự chủ, nơi nhân viên được trao quyền ra quyết định mà không cần phải liên tục xin sự chấp thuận. Cách tiếp cận dựa trên niềm tin này đã góp phần tạo nên dịch vụ khách hàng xuất sắc và văn hóa công ty vững mạnh của Zappos, chứng minh cách lãnh đạo ủy quyền có thể nâng cao sự đổi mới và trải nghiệm của khách hàng.
Lãnh đạo ủy quyền thực sự tỏa sáng như một cách tuyệt vời để khơi dậy sự đổi mới, thúc đẩy hợp tác và trao quyền cho nhân viên. Vì vậy, nếu bạn áp dụng phong cách này, đặc biệt là với các công cụ tiện dụng như ClickUp, bạn sẽ không chỉ thấy một nhóm làm việc gắn kết và năng suất hơn, mà còn dẫn dắt tổ chức của mình hướng tới thành công lớn hơn nữa.
Điều đó nghe có vẻ là một giải pháp đôi bên cùng có lợi, phải không? Nếu bạn đã sẵn sàng khai thác tối đa sức mạnh của nhóm mình, hãy bắt đầu với ClickUp ngay hôm nay!