Bạn mở danh sách việc cần làm và cảm thấy như cả danh sách đang la hét với bạn. Công việc ở khắp mọi nơi, một số đã quá hạn, một số chưa hoàn thành, và một số khác được chính bạn đánh dấu là 'cấp bách' vào lúc 2 giờ sáng.
Điều này thật áp đảo. Bạn cuộn trang, thở dài, và đột nhiên, việc tổ chức danh sách trở thành một mục khác trong danh sách công việc "được giao cho tôi".
Tất nhiên, bạn không muốn phải mang theo những mảnh giấy ghi chú dán đầy người. Vì vậy, bạn cần một danh sách việc cần làm có thể "suy nghĩ" một chút và giúp bạn xác định những việc cần ưu tiên xử lý trước.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách tạo nhãn ưu tiên cho công việc bằng AI để mang lại sự rõ ràng cho các công việc của bạn với các hệ thống thông minh và thực tiễn như ClickUp, giúp giảm bớt áp lực. 🖲️
⭐️ Tính năng mẫu
Mẫu Ma trận Ưu tiên ClickUp cung cấp một bảng trắng sẵn sàng sử dụng, nơi bạn có thể vẽ bản đồ các công việc theo mức độ khẩn cấp so với mức độ quan trọng, giúp bạn dễ dàng nhận ra những công việc cần ưu tiên xử lý trước. Bạn có thể kéo và thả các công việc từ một góc này sang góc khác. Cách thiết lập trực quan này giúp bạn nhanh chóng nhận biết những công việc cần xử lý ngay lập tức và những công việc có thể lên lịch cho sau này.
Tạo nhãn ưu tiên cho công việc bằng AI có nghĩa là gì?
Tạo nhãn ưu tiên cho công việc bằng AI có nghĩa là việc phân loại tự động các công việc dựa trên các yếu tố như ngày đáo hạn, phụ thuộc, ước tính nỗ lực và mức độ quan trọng tổng thể bởi một công cụ AI.
Hệ thống AI phân tích thông tin có sẵn và gán các mức ưu tiên như khẩn cấp, ưu tiên cao hoặc ưu tiên thấp. Các nhãn này là động. Công cụ AI có thể điều chỉnh chúng nếu thời hạn thay đổi, các phụ thuộc thay đổi hoặc có thông tin mới xuất hiện.
Khi áp dụng học máy, hệ thống có thể thích ứng với hành vi của người dùng theo thời gian, tinh chỉnh các đề xuất để phù hợp với các mẫu công việc được quan sát.
🔍 Bạn có biết? Dự án AI CALO (Trợ lý nhận thức học tập và tổ chức), từ năm 2003 đến 2008, là một trong những nỗ lực quy mô lớn đầu tiên nhằm xây dựng hệ thống. Nó quan sát thói quen của bạn và hỗ trợ lập lịch, ưu tiên công việc và phân bổ tài nguyên.
Tại sao việc ưu tiên công việc lại quan trọng?
Hãy nghĩ xem điều gì sẽ xảy ra khi ưu tiên không rõ ràng. Bạn sẽ kết thúc bằng việc làm công việc "la hét" to nhất, chứ không phải công việc quan trọng nhất. Hạn chót ập đến bất ngờ, và các dự án lớn bị đình trệ vì các phụ thuộc nhỏ bị bỏ qua. Đó chính là chi phí của việc quản lý ưu tiên kém: nó làm suy giảm năng suất và tinh thần làm việc.
Thông thường, mọi người đã cố gắng giải quyết vấn đề này bằng cách sử dụng Ma trận Eisenhower (cấp bách so với quan trọng), phương pháp MoSCoW (cần thiết so với tiện ích) hoặc biểu đồ tác động-nỗ lực. Chúng hoạt động, nhưng chúng phụ thuộc vào sự đánh giá và cập nhật liên tục của con người, điều này có nghĩa là danh sách 'ưu tiên' của bạn đã lỗi thời ngay khi có sự thay đổi.
Và mọi thứ luôn thay đổi. Mục tiêu thay đổi, yêu cầu mới xuất hiện, các bên liên quan không đồng ý về điều gì là quan trọng, và nguồn lực bị căng thẳng. Nếu không có hệ thống rõ ràng và linh hoạt, việc ưu tiên hóa sẽ trở thành một cuộc tranh luận hoặc một trò chơi đoán mò.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Hãy nghĩ đến các yếu tố nhân lực: công việc nào có thể thúc đẩy tiến độ trong nhiều lĩnh vực? Ưu tiên những công việc đó trước các công việc riêng lẻ, không liên quan.
AI thay đổi cách ưu tiên công việc như thế nào?
Trí tuệ nhân tạo (AI) tự động phân loại danh sách ưu tiên của bạn để đảm bảo nó không còn tĩnh nữa.
Dưới đây là cách AI trong phần mềm quản lý dự án thay đổi cách ưu tiên công việc:
- Loại bỏ những yếu tố không cần thiết bằng cách phân tích mức độ khẩn cấp, hạn chót, mối quan hệ phụ thuộc, tác động, nỗ lực và thậm chí cả các mẫu công việc trong quá khứ của bạn.
- Giữ ưu tiên luôn cập nhật, sắp xếp lại các công việc hiện có mỗi khi hạn chót thay đổi, rào cản được giải quyết hoặc thông tin mới xuất hiện.
- Học thói quen của bạn thông qua các mẫu hành vi, ví dụ như nếu bạn luôn dành công việc sâu vào buổi sáng hoặc đẩy các công việc có thể quản lý được như nghiên cứu sang thứ Sáu.
- Hỗ trợ các nhóm thực tế như tự động xếp hạng các phiếu yêu cầu hỗ trợ khách hàng hoặc cập nhật bảng dự án đồng bộ với tích hợp lịch mượt mà và các mối quan hệ phụ thuộc.
- Giảm bớt mệt mỏi khi đưa ra quyết định bằng cách loại bỏ vòng lặp liên tục "Tôi nên làm việc cần làm trước tiên?" và giúp bạn tập trung rõ ràng hơn vào các công việc có tác động lớn.
Cách AI gán nhãn ưu tiên cho công việc
Bạn không cần lo lắng về việc AI sẽ tự ý gán thẻ ngẫu nhiên cho các công việc của bạn; nó thực sự tính toán giúp bạn. Hãy cùng xem cách các công cụ quản lý công việc AI hàng đầu gán nhãn để ưu tiên công việc của bạn. 🏷️
- Phân tích dữ liệu: Các công việc được sắp xếp gọn gàng và chuẩn hóa với tên gọi nhất quán, dấu thời gian và tất cả thông tin cần thiết.
- Quy tắc và điểm ưu tiên: Hệ thống sử dụng các quy tắc rõ ràng để xác định điều gì quan trọng nhất khi có các ưu tiên cạnh tranh. Điều đó có thể có nghĩa là kết hợp thời hạn với tác động (cấp bách và có rủi ro cao = ưu tiên hàng đầu), xác định các phụ thuộc để xem điều gì đang cản trở tiến độ dự án, hoặc tính đến nỗ lực để tránh tình trạng tải công việc không cân đối.
- Phân tích đa yếu tố: Thay vì dựa vào chỉ một hoặc hai tín hiệu, AI kiểm tra 15-20 biến số cho mỗi công việc, như ngày đáo hạn còn bao lâu, mức độ phức tạp của công việc, và thậm chí cách các công việc tương tự đã được xử lý trong quá khứ.
- Cách tính điểm ưu tiên: Đằng sau hậu trường, mỗi công việc được gán một điểm số, thường là một số nằm trong khoảng từ 0 đến 1. Càng gần 1, ưu tiên càng cao. Điều này cho phép phân biệt chi tiết hơn so với chỉ "Cao vs. Thấp", do đó hai công việc có mức độ khẩn cấp tương đương sẽ không bị xếp ngang nhau ở vị trí đầu tiên.
- Gán nhãn tự động hóa: Sau khi có điểm số, AI sẽ chuyển đổi chúng thành các nhãn đơn giản: Urgent, High, Medium, Low. Và không chỉ dừng lại ở đó; các nhãn này sẽ được cập nhật ngay lập tức khi có thông tin mới.
- Tích hợp quy trình làm việc: Các nhãn này thúc đẩy hành động thực tế, chẳng hạn như các công việc nào xuất hiện ở đầu danh sách công việc của bạn, các công việc nào kích hoạt thông báo, hoặc cách lịch trình của bạn điều chỉnh khi có thay đổi.
- Vòng phản hồi: Nếu AI đưa ra kết quả sai và bạn điều chỉnh mức độ ưu tiên, nó sẽ ghi nhận. Theo thời gian, nó sẽ học hỏi sở thích của bạn và điều chỉnh các đề xuất trong tương lai.
🧠 Thú vị: Benjamin Franklin nổi tiếng đã sử dụng danh sách công việc hàng ngày và xếp hạng các công việc theo 'tầm quan trọng đạo đức' từ lâu trước khi các ứng dụng quản lý năng suất ra đời. Nhiều người coi đây là hệ thống ưu tiên cá nhân sớm nhất.
Cách tạo nhãn ưu tiên cho công việc bằng AI?
Hãy tìm hiểu cách cài đặt AI để xử lý việc ưu tiên công việc cho bạn. Chúng ta cũng sẽ khám phá cách ClickUp, ứng dụng toàn diện cho công việc, biến lý thuyết thành thực tiễn với tính năng ưu tiên công việc được hỗ trợ bởi AI. 🤩
Bước #1: Chọn nền tảng quản lý công việc AI của bạn
Bắt đầu bằng cách chọn một công cụ được hỗ trợ bởi AI có khả năng ưu tiên tự động. Tìm kiếm các tính năng như trường có thể tùy chỉnh, logic dựa trên quy tắc và tích hợp với các ứng dụng bạn đã sử dụng (lịch, email, quản lý dự án).
ClickUp giải quyết vấn đề này. Đây là không gian làm việc AI tích hợp đầu tiên trên thế giới, kết hợp tất cả các ứng dụng công việc, dữ liệu và quy trình làm việc của bạn.
Thay vì phải sắp xếp thủ công từng công việc, AI tích hợp sẵn trong ClickUp phân tích bối cảnh – hạn chót, phụ thuộc, mục tiêu dự án – và tự động đề xuất mức độ ưu tiên. Công cụ này hoạt động trên các ứng dụng, nền tảng, bảng tính và tài liệu khác nhau của bạn, từ đó loại bỏ tình trạng phân tán công việc, cung cấp 100% bối cảnh và một nơi duy nhất để con người và các tác nhân làm việc cùng nhau.
Đối tượng/kỳ/phiên bản, ClickUp Brain kết nối các công việc, tài liệu, trò chuyện và thậm chí các công cụ của bên thứ ba như Google Drive và GitHub, giúp việc ưu tiên được thực hiện với đầy đủ bối cảnh.
Ví dụ, thay vì đánh dấu thủ công các công việc khẩn cấp, bạn có thể đơn giản hỏi: 'Hiển thị tất cả các công việc đến hạn trong tuần này đang khối bộ phận kỹ thuật.' Công cụ được hỗ trợ bởi AI sẽ hiển thị chính xác các công việc, mối phụ thuộc và thời hạn.
Bạn có thể tạo danh sách công việc, cập nhật tự động báo cáo tiến độ hoặc thậm chí tóm tắt chủ đề bình luận thành các bước rõ ràng.
✅ Thử với các lệnh sau:
- Gán nhãn cho các công việc theo mức độ khẩn cấp và tác động đối với nhóm marketing.
- Đánh dấu các công việc quá hạn và ghi chú chúng là khẩn cấp.
- Xếp hạng lại các công việc trong sprint dựa trên các mối quan hệ phụ thuộc.
Bước #2: Nhập các công việc của bạn
Tải danh sách tác vụ của bạn để AI có dữ liệu để làm việc. Bạn có thể nhập từ bảng tính, đồng bộ với hệ thống quản lý dự án hoặc nhập tác vụ thủ công. Càng nhiều chi tiết tác vụ đầy đủ, như tiêu đề, hạn chót và mối quan hệ phụ thuộc, AI càng thông minh hơn.
Sau khi bạn đã chọn nền tảng AI (ví dụ: ClickUp Brain), nó cần dữ liệu để hoạt động. Đây là lúc nhiệm vụ ClickUp phát huy tác dụng (không gian làm việc của bạn!).
Chúng là các hộp chứa thông tin chi tiết như ngày đáo hạn, người được giao, danh sách kiểm tra và tệp đính kèm.
Ví dụ, bạn có thể tạo một công việc có tiêu đề ‘Hoàn thành báo cáo’ và thêm:
- Hạn chót vào thứ Sáu, 5 giờ chiều.
- Các phụ thuộc như ‘Chờ phản hồi từ khách hàng’
- Các công việc con như ‘Thu thập dữ liệu’ và ‘Soạn thảo các phần’
ClickUp Brain hiện đã có đủ thông tin để gán nhãn một cách thông minh. Bạn cũng có thể nhập hàng loạt công việc từ bảng tính hoặc tích hợp với các công cụ như Slack, Google Drive hoặc Jira.
Dễ dàng ưu tiên với các mẫu có sẵn
Các mẫu danh sách công việc có sẵn cũng cực kỳ hữu ích. Mẫu Ma trận Ưu tiên ClickUp được thiết kế để giúp bạn xác định những công việc hoặc ý tưởng nào cần được ưu tiên xử lý trước.
Được tích hợp trong ClickUp Whiteboards, mẫu ưu tiên hóa cung cấp cho bạn hai chế độ xem, nhiều trạng thái và cách phân loại tác vụ (hoặc ý tưởng) theo định dạng ma trận để bạn có thể đánh giá các lựa chọn. Ví dụ, các mục "tác động cao nhưng nỗ lực thấp" sẽ nổi bật về mặt hình ảnh, trong khi các mục "nỗ lực cao + tác động thấp" sẽ mờ đi. Sự rõ ràng về mặt hình ảnh này giúp giảm bớt sự do dự.
🔍 Bạn có biết? Cuốn sách Nguyên tắc Quản lý Khoa học của Frederick Winslow Taylor đã giới thiệu hệ thống xếp hạng công việc và nghiên cứu thời gian. Phương pháp quản lý công nghiệp của ông được gọi là Taylorism.
🎥 Xem: Học cách ưu tiên công việc một cách hiệu quả. Nhận các mẹo và chiến lược thực tiễn để ưu tiên công việc tại công việc, giúp bạn tập trung vào những việc quan trọng nhất - chứ không chỉ những việc đòi hỏi sự chú ý ngay lập tức.
Bước #3: Xác định các danh mục ưu tiên
Xác định cách bạn muốn gắn nhãn cho các công việc bằng các danh mục, có thể là tên cụ thể hoặc giá trị số (1-5), trước khi thêm các trường hỗ trợ như:
- Độ gần của hạn chót (độ khẩn cấp)
- Tác động (giá trị kinh doanh hoặc chiến lược)
- Nỗ lực (thời gian hoặc độ phức tạp)
- Phụ thuộc (cái gì khối cái gì)
Các trường này cung cấp cho AI một khung tham chiếu để ra quyết định. ClickUp Task Priorities cung cấp cho bạn bốn mức độ tích hợp sẵn: Urgent, High, Medium, và Low.
Giả sử bạn có một công việc có tiêu đề ‘Phát hành bản dựng tính năng mới’ nhưng nó có một lỗi ảnh hưởng đến người dùng đang đe dọa. Bạn sẽ đánh dấu công việc đó là ‘Cấp bách’ hoặc ‘Cao’ trong ClickUp. Trong khi đó, một công việc như ‘Sắp xếp ảnh nhóm’ không có hạn chót nghiêm ngặt có thể được phân loại là Bình thường hoặc Thấp.
Bạn cũng có thể sắp xếp và lọc theo các thẻ ưu tiên này (chế độ xem Danh sách công việc hoặc Bảng), tổ chức công việc theo mức độ ưu tiên, hoặc lưu các bộ lọc để bạn hoặc nhóm của bạn luôn thấy những gì quan trọng nhất trong ngày hôm nay.
Bước #4: Cấu hình các quy tắc
Hướng dẫn AI cách hiểu các danh mục của bạn để ưu tiên dự án. Ví dụ:
- Cấp bách + Tác động cao = Ưu tiên hàng đầu
- Các công việc bị khối = Ưu tiên thấp hơn cho đến khi được giải quyết.
- Nỗ lực cao + Tác động thấp = Giảm ưu tiên
Một số hệ thống cũng có thể học hỏi từ các mẫu lịch sử, chẳng hạn như cách bạn đã xử lý các công việc lặp lại trước đây.
ClickUp Automations cho phép bạn quản lý phần này của quy trình quản lý công việc. Nó cung cấp hơn 100 mẫu tự động hóa có sẵn để tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại.
Ngoài ra, bạn còn có công cụ AI Tự động hóa Builder, nơi bạn có thể mô tả các quy tắc của mình bằng ngôn ngữ thông thường để tạo ra quy trình làm việc kích hoạt và hành động chỉ trong vài giây.
Ví dụ, đối tượng/kỳ/phiên bản của một công việc Cấp bách + Tác động cao:
- Đặt điều kiện kích hoạt: Ngày đáo hạn của công việc nằm trong vòng 48 giờ và trường tùy chỉnh ‘Impact’ = Cao
- Hành động: Cài đặt ưu tiên công việc thành 'Cấp bách'
Ngay khi các điều kiện được đáp ứng, ClickUp sẽ tự động cập nhật mức độ ưu tiên của công việc mà không cần can thiệp thủ công.
Dưới đây là chia sẻ của một người dùng về ClickUp:
ClickUp không chỉ là một công cụ quản lý dự án, mà còn là một nền tảng năng suất toàn diện. Tôi sử dụng nó hàng ngày như một hệ thống vé, để giao tiếp với khách hàng và tổ chức các quy trình làm việc phức tạp. Các tính năng AI thực sự nổi bật – chúng giúp tôi tìm nội dung nhanh hơn, ưu tiên công việc và duy trì ngữ cảnh giữa các dự án. Khả năng tùy chỉnh mọi thứ, từ chế độ xem đến tự động hóa, khiến nó hoàn toàn phù hợp với cách làm việc của tôi.
ClickUp không chỉ là một công cụ quản lý dự án, mà còn là một nền tảng năng suất toàn diện. Tôi sử dụng nó hàng ngày như một hệ thống quản lý vé, để giao tiếp với khách hàng và tổ chức các quy trình làm việc phức tạp. Các tính năng AI thực sự nổi bật – chúng giúp tôi tìm kiếm nội dung nhanh hơn, ưu tiên công việc và duy trì ngữ cảnh xuyên suốt các dự án. Khả năng tùy chỉnh mọi thứ, từ chế độ xem đến tự động hóa, khiến nó hoàn toàn phù hợp với cách công việc của tôi.
Bước #5: Để AI phân tích
Chạy quy trình AI. Nó phân tích tất cả các biến số, mức độ cấp bách, tầm quan trọng, nỗ lực và các mối quan hệ phụ thuộc, sau đó gán nhãn hoặc điểm số. Khác với việc sắp xếp thủ công, nó có thể ngay lập tức điều chỉnh lại ưu tiên khi thời hạn thay đổi hoặc có tác vụ mới được thêm vào.
Nếu bạn muốn một cách đơn giản, bạn có thể tự động phân công việc bằng AI Assign. Bạn có thể cài đặt AI Assign từ cột Người được giao hoặc ClickUp Agents.
Từ cột Người được giao nhiệm vụ
Để cài đặt AI Assign từ cột Assignee:
- Mở một Thư mục hoặc Danh sách công việc. Tính năng AI Assign áp dụng cho tất cả các công việc trong địa điểm bạn lựa chọn.
- Mở chế độ xem Danh sách công việc hoặc Bảng.
- Nhấp vào tiêu đề cột Người được giao và lựa chọn Thiết lập điền tự động bằng AI
- Thêm lời nhắc cho từng người bằng cách nhấp vào Thêm lời nhắc. Bạn có thể sử dụng các biến trường như ID Nhiệm vụ và Tên công việc trong lời nhắc của mình Để ClickUp AI đề xuất lời nhắc, nhấp vào Đề xuất lời nhắc Tùy chọn: Để xem thêm người, nhấp vào Thêm người. Để ẩn ai đó, di chuột qua tên của họ và nhấp vào biểu tượng xóa
- Để ClickUp AI đề xuất các lời nhắc, hãy nhấp vào Đề xuất lời nhắc
- Tùy chọn: Để xem thêm người, nhấp vào Thêm người. Để ẩn ai đó, di chuột qua tên của họ và nhấp vào biểu tượng xóa.
- Kích hoạt hoặc vô hiệu hóa các tự động hóa có sẵn: Tự động điền khi tạo công việc: Tự động gán công việc mới mà bạn tạo Cập nhật tự động (không bao gồm các thay đổi thủ công): Mỗi 20 phút, các người được giao công việc đã được cập nhật tự động sẽ được làm mới Tự động gán công việc chưa được giao: Chỉ gán các công việc chưa có người được giao.
- Tự động điền khi tạo công việc: Tự động gán nhãn ưu tiên cho các công việc mới mà bạn tạo.
- Cập nhật tự động (không bao gồm các thay đổi thủ công): Mỗi 20 phút, các người được giao nhiệm vụ đã được cập nhật tự động sẽ được làm mới.
- Tự động điền các công việc chưa được giao: Chỉ giao các công việc chưa có người được giao.
- Tạo kết quả: Lưu & Tạo: Cập nhật tất cả người được giao nhiệm vụ trong Danh sách công việc bằng các lời nhắc của bạn. Tùy chọn này chỉ hiển thị khi chuyển đổi Tự động điền công việc chưa được giao được bật Lưu: Lưu trường Giao tác vụ bằng AI. Tùy chọn này chỉ hiển thị khi chuyển đổi Tự động điền công việc chưa được giao được tắt Thử trong chế độ xem: Thử nghiệm Giao tác vụ bằng AI trên ba công việc đầu tiên trong chế độ xem của bạn bằng các lệnh của bạn
- Lưu & Tạo: Cập nhật tất cả người được giao công việc trong Danh sách công việc bằng các lệnh của bạn. Tùy chọn này chỉ hiển thị khi chuyển đổi Tự động điền các công việc chưa được giao được bật.
- Lưu: Lưu trường Gán AI. Tùy chọn này chỉ hiển thị khi chuyển đổi Tự động điền các công việc chưa được gán bị tắt.
- Thử trong chế độ xem: Thử nghiệm AI Assign trên ba công việc đầu tiên trong chế độ xem của bạn bằng các lệnh của bạn.
- Để ClickUp AI đề xuất các lời nhắc, hãy nhấp vào Đề xuất lời nhắc
- Tùy chọn: Để xem thêm người, nhấp vào Thêm người. Để ẩn ai đó, di chuột qua tên của họ và nhấp vào biểu tượng xóa.
- Tự động điền khi tạo công việc: Tự động gán nhãn ưu tiên cho các công việc mới mà bạn tạo.
- Cập nhật tự động (không bao gồm các thay đổi thủ công): Mỗi 20 phút, các người được giao nhiệm vụ đã được cập nhật tự động sẽ được làm mới.
- Tự động điền các công việc chưa được giao: Chỉ giao các công việc chưa có người được giao.
- Lưu & Tạo: Cập nhật tất cả người được giao công việc trong Danh sách công việc bằng các lệnh của bạn. Tùy chọn này chỉ hiển thị khi chuyển đổi Tự động điền các công việc chưa được giao được bật.
- Lưu: Lưu trường Gán AI. Tùy chọn này chỉ hiển thị khi chuyển đổi Tự động điền các công việc chưa được gán bị tắt.
- Thử trong chế độ xem: Thử nghiệm AI Assign trên ba công việc đầu tiên trong chế độ xem của bạn bằng các lời nhắc của bạn.
Từ các Trợ lý AI của ClickUp
Để cài đặt AI Assign từ ClickUp Agents:
- Mở thư mục hoặc danh sách công việc. Tính năng AI Assign áp dụng cho tất cả các công việc trong địa điểm bạn lựa chọn.
- Mở chế độ xem Danh sách hoặc Bảng.
- Ở góc trên bên phải, nhấp vào Agents
- Dưới mục Quản lý Dự án AI, nhấp vào Người được giao
- Thêm lời nhắc cho từng người bằng cách nhấp vào Thêm lời nhắc. Bạn có thể sử dụng các biến trường như ID Nhiệm vụ và Tên Nhiệm vụ trong lời nhắc của mình Để ClickUp AI đề xuất lời nhắc, nhấp vào Đề xuất lời nhắc Tùy chọn: Để xem thêm người, nhấp vào Thêm người. Để ẩn ai đó, di chuột qua tên của họ và nhấp vào biểu tượng xóa
- Để ClickUp AI đề xuất các lời nhắc, hãy nhấp vào Đề xuất lời nhắc
- Tùy chọn: Để xem thêm người, nhấp vào Thêm người. Để ẩn ai đó, di chuột qua tên của họ và nhấp vào biểu tượng xóa.
- Kích hoạt hoặc vô hiệu hóa các tự động hóa có sẵn: Tự động điền khi tạo công việc: Tự động gán công việc mới mà bạn tạo. Tự động cập nhật (không bao gồm các thay đổi thủ công): Mỗi 20 phút, các công việc đã được tự động cập nhật sẽ được làm mới. Tự động gán công việc chưa được giao: Chỉ gán các công việc chưa có người được giao.
- Tự động điền khi tạo công việc: Tự động gán nhãn ưu tiên cho các công việc mới mà bạn tạo.
- Cập nhật tự động (không bao gồm các thay đổi thủ công): Mỗi 20 phút, các người được giao nhiệm vụ đã được cập nhật tự động sẽ được làm mới.
- Tự động điền các công việc chưa được giao: Chỉ giao các công việc chưa có người được giao.
- Tạo kết quả: Lưu & Tạo: Cập nhật tất cả người được giao công việc trong Danh sách công việc bằng các lời nhắc của bạn. Tùy chọn này chỉ hiển thị khi chuyển đổi Tự động điền các công việc chưa được giao được bật Lưu: Lưu trường Giao tác vụ bằng AI. Tùy chọn này chỉ hiển thị khi chuyển đổi Tự động điền các công việc chưa được giao được tắt Thử trong chế độ xem: Thử nghiệm Giao tác vụ bằng AI trên ba tác vụ đầu tiên trong chế độ xem của bạn bằng các lệnh của bạn
- Lưu & Tạo: Cập nhật tất cả người được giao công việc trong Danh sách công việc bằng các lệnh của bạn. Tùy chọn này chỉ hiển thị khi chuyển đổi Tự động điền các công việc chưa được giao được bật.
- Lưu: Lưu trường Gán AI. Tùy chọn này chỉ hiển thị khi chuyển đổi Tự động điền các công việc chưa được gán bị tắt.
- Thử trong chế độ xem: Thử nghiệm AI Assign trên ba công việc đầu tiên trong chế độ xem của bạn bằng các lời nhắc của bạn.
- Để ClickUp AI đề xuất các lời nhắc, hãy nhấp vào Đề xuất lời nhắc
- Tùy chọn: Để xem thêm người, nhấp vào Thêm người. Để ẩn ai đó, di chuột qua tên của họ và nhấp vào biểu tượng xóa.
- Tự động điền khi tạo công việc: Tự động gán nhãn ưu tiên cho các công việc mới mà bạn tạo.
- Cập nhật tự động (không bao gồm các thay đổi thủ công): Mỗi 20 phút, các người được giao nhiệm vụ đã được cập nhật tự động sẽ được làm mới.
- Tự động điền các công việc chưa được giao: Chỉ giao các công việc chưa có người được giao.
- Lưu & Tạo: Cập nhật tất cả người được giao công việc trong Danh sách công việc bằng các lệnh của bạn. Tùy chọn này chỉ hiển thị khi chuyển đổi Tự động điền các công việc chưa được giao được bật.
- Lưu: Lưu trường Gán AI. Tùy chọn này chỉ hiển thị khi chuyển đổi Tự động điền các công việc chưa được gán bị tắt.
- Thử trong chế độ xem: Thử nghiệm AI Assign trên ba công việc đầu tiên trong chế độ xem của bạn bằng các lệnh của bạn.
🤝 Nhắc nhở thân thiện: Sau khi đã xác định cách AI đánh giá các công việc, việc ghi chép lại các quy tắc đó cũng quan trọng không kém để đảm bảo toàn nhóm hiểu rõ và thống nhất. Sử dụng ClickUp Docs để thêm các quy trình tiêu chuẩn (SOP) và liên kết chúng với các công việc. Như vậy, bất kỳ ai cũng có thể tra cứu khi phân công công việc hoặc kiểm tra lại lý do tại sao một công việc được gắn nhãn theo cách cụ thể.
Bước #6: Kiểm tra, điều chỉnh và tích hợp vào quy trình làm việc của bạn.
AI không phải là công cụ "cài đặt và quên đi". Hãy kiểm tra các nhãn mà nó tạo ra và điều chỉnh nếu cần thiết. Mỗi lần điều chỉnh đều giúp hệ thống cải thiện, đặc biệt nếu hệ thống đó dựa trên học máy.
Bảng điều khiển ClickUp rất hữu ích cho việc hiển thị và đồng bộ hóa thông tin. Bạn có thể tạo các bản tóm tắt trực quan theo thời gian thực về nhãn ưu tiên, trạng thái công việc, ngày đáo hạn và các rào cản. Các bảng điều khiển này cập nhật ngay lập tức khi tác vụ hoặc trường thông tin thay đổi, giúp bạn và nhóm luôn theo dõi được tiến độ công việc và nắm bắt tình hình hiện tại.
Giả sử hôm qua có một số công việc được gắn nhãn ‘Cao’. Hôm nay, sau khi thay đổi thời hạn hoặc giải quyết các phụ thuộc, một số công việc có thể được hạ cấp hoặc nâng cấp. Một thẻ bảng điều khiển công việc hiển thị ‘Công việc theo Mức độ Ưu tiên’ sẽ cho thấy điều này ngay lập tức.
Cuối cùng, tích hợp các nhãn này vào công việc hàng ngày của bạn. Sử dụng chúng để sắp xếp danh sách tác vụ, tạo các chế độ xem hàng ngày tập trung hoặc kích hoạt các nhắc nhở. Bằng cách này, bạn đang tạo ra một hệ thống linh hoạt có thể thích ứng khi công việc thay đổi.
📮 ClickUp Insight: 19% số người tham gia khảo sát của chúng tôi cảm thấy năng suất hơn so với đồng nghiệp, trong khi 40% thường cảm thấy người khác hoàn thành nhiều việc hơn.
Văn hóa so sánh là một cạm bẫy. Năng suất không phải là việc vượt trội hơn người khác; đó là việc đạt được tiến độ có thể đo lường được hướng tới mục tiêu của chính bạn.
Tạo một bảng điều khiển cá nhân trong ClickUp để biến so sánh thành sự rõ ràng. Theo dõi các chỉ số của riêng bạn, hình dung cách tuần của bạn diễn ra như thế nào và kỷ niệm những cột mốc quan trọng đối với bạn. Tùy chỉnh các chế độ xem cho thời gian tập trung, công việc đã hoàn thành hoặc thậm chí phát triển cá nhân.
Các phương pháp tốt nhất để triển khai ưu tiên công việc bằng AI
Dưới đây là một số mẹo hữu ích giúp bạn cài đặt các công cụ ưu tiên hóa dựa trên AI mà không làm phức tạp thêm quy trình:
- Thử nghiệm với một nhóm: Bắt đầu từ quy mô nhỏ, thực hiện một thử nghiệm ngắn trên một quy trình làm việc, thu thập phản hồi thực tế, sau đó điều chỉnh trước khi triển khai rộng rãi trong tổ chức.
- Giải thích logic: Trình bày lý do ngắn gọn cho mỗi nhãn (ví dụ: ‘Hạn chót cao trong 24 giờ + khối hai công việc’) để mọi người hiểu ‘tại sao’ AI đưa ra quyết định đó.
- Đào tạo nhân viên: Tổ chức các buổi demo nhanh và chia sẻ các nguyên tắc cơ bản: khi nào nên chấp nhận đề xuất, khi nào nên bỏ qua, và cách cung cấp phản hồi hữu ích.
- Giữ con người trong vòng lặp: Bảo lưu quyền can thiệp thủ công, quy trình nâng cấp và phê duyệt cuối cùng cho các mục có rủi ro cao hoặc mang tính chiến lược.
- Thông báo thay đổi: Thông báo về các bản cập nhật mô hình, thay đổi quy tắc ưu tiên và những gì người dùng nên mong đợi.
- Bảo vệ dữ liệu và xác định quy trình quản lý: Giới hạn quyền truy cập vào tiêu chí ưu tiên và metadata của công việc, ghi chép các quy tắc ra quyết định, và luôn đặt nhu cầu bảo mật/tuân thủ lên hàng đầu.
Ví dụ thực tế về việc ưu tiên công việc bằng trí tuệ nhân tạo
Quản lý ưu tiên công việc dựa trên AI đã được áp dụng trong các ngành công nghiệp nơi tốc độ và cân bằng tài nguyên cần phải thực hiện công việc hài hòa. AI phân tích dữ liệu thời gian thực, nhận diện các mẫu và xếp hạng công việc một cách động.
Dưới đây là cách áp dụng điều này trong các trường khác nhau.
🩺 Y tế
Trong lĩnh vực y tế, AI đang giúp đưa ra các quyết định cứu sống nhanh hơn. Ví dụ, hệ thống phân loại cấp cứu có thể phân tích dữ liệu bệnh nhân ngay khi dữ liệu được nhập vào, đảm bảo rằng các trường hợp cấp cứu nhất được ưu tiên điều trị ngay lập tức.
Ngoài việc hỗ trợ bệnh nhân, AI còn giúp các bệnh viện quản lý lịch làm việc của nhân viên, phân phối khối lượng công việc một cách hợp lý để giảm thiểu tình trạng kiệt sức và duy trì hiệu quả chăm sóc.
🧠 Thú vị: Nhà triết học Hesiod (khoảng 700 TCN) đã khuyên các nông dân "ưu tiên mùa vụ phù hợp cho mỗi công việc", về cơ bản là một phiên bản sơ khai của việc lập lịch dự án.
💻 Phát triển phần mềm
Đối với các nhà phát triển, danh sách công việc chưa hoàn thành (backlog) không bao giờ kết thúc, nhưng AI giúp làm rõ nó. Các công cụ phân tích dữ liệu dự án lịch sử, phản hồi của người dùng và thậm chí cả xu hướng thị trường để xác định những lỗi hoặc tính năng nào sẽ có tác động lớn nhất.
Các nhóm có thể tin tưởng vào AI để liên tục điều chỉnh ưu tiên công việc, tối ưu hóa nguồn lực và thậm chí dự đoán nơi các điểm nghẽn có khả năng xuất hiện cao nhất.
📣 Bán hàng và tiếp thị
AI phân tích tương tác của khách hàng tùy chỉnh và dữ liệu ống dẫn, tạo danh sách theo dõi, đẩy các khách hàng tiềm năng "sẵn sàng mua hàng" lên đầu danh sách. Điều này giúp nhóm bán hàng tiếp cận các khách hàng vào thời điểm thích hợp.
Trong lĩnh vực tiếp thị, các công cụ AI ưu tiên các công việc chiến dịch bằng cách phân tích dữ liệu đối tượng, phân đoạn khách hàng tùy chỉnh và tối ưu hóa lịch trình triển khai. Điều này đảm bảo rằng các nhóm tập trung vào các hoạt động mang lại lợi nhuận cao nhất.
🔍 Bạn có biết? Chuyên gia tư vấn Ivy Lee đã khuyên các nhà quản lý ghi chép sáu công việc mỗi tối, sau đó xếp hạng chúng theo thứ tự ưu tiên. Phương pháp này vẫn được giảng dạy như một mẹo ưu tiên hóa cho đến ngày nay.
📦 Logistics và chuỗi cung ứng
Các hệ thống tối ưu hóa lộ trình được hỗ trợ bởi AI phân tích dữ liệu giao thông, thời tiết và vận chuyển theo thời gian thực để tự động xếp hạng và phân công công việc, đảm bảo hàng hóa được giao đúng giờ và chi phí được kiểm soát ở mức thấp.
Ngoài ra, trong các kho hàng, hệ thống AI tự động điều chỉnh ưu tiên công việc của nhân viên hoặc robot dựa trên tình trạng tồn kho thực tế và lượng công việc tồn đọng. Điều này giúp duy trì hiệu quả hoạt động ngay cả khi nhu cầu tăng đột biến.
🏭 Sản xuất
Các công cụ lập lịch sản xuất dựa trên AI tự động điều chỉnh lịch trình bằng cách đánh giá đơn đặt hàng của khách hàng, tình trạng sẵn có của nguyên vật liệu và rủi ro ngừng hoạt động của máy móc.
Bảo trì dự đoán đi xa hơn nữa bằng cách ưu tiên kiểm tra thiết bị dựa trên khả năng hỏng hóc. Điều này đảm bảo kỹ sư tập trung vào các máy móc có thể gây gián đoạn sản xuất, từ đó giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động tốn kém.
🚀 Mẹo hữu ích: ClickUp Brain MAX là ứng dụng AI đa năng trên desktop giúp quản lý ưu tiên của bạn trở nên dễ dàng hơn. Dưới đây là cách thực hiện:
- Tạo, cập nhật và tổ chức công việc ngay lập tức bằng ngôn ngữ tự nhiên hoặc Chuyển đổi Giọng nói thành Văn bản với Brain MAX.
- Gán ưu tiên cho các công việc bằng cách nêu rõ ý định của bạn, chẳng hạn như “Đặt công việc này là ưu tiên cao” hoặc “Ghi chú công việc này là khẩn cấp”, và để Brain MAX cập nhật chúng.
- Tích hợp tìm kiếm trên tất cả các ứng dụng kết nối (công việc, tài liệu, GitHub, Google Drive, v.v.) và trên web bằng ClickUp Enterprise Search để nhanh chóng tìm kiếm và xử lý những gì cần chú ý với Brain MAX.
- Nhận các đề xuất được hỗ trợ bởi AI từ Brain MAX để xác định các công việc quá hạn hoặc có tác động lớn và đề xuất điều chỉnh ưu tiên.
Hãy thử ClickUp Brain MAX—trợ lý AI trên desktop hoàn chỉnh và có ngữ cảnh nhất, thực sự hiểu bạn vì nó nắm rõ công việc của bạn. Hãy từ bỏ sự phức tạp của các công cụ AI, sử dụng giọng nói để hoàn thành công việc, tạo tài liệu, giao công việc cho thành viên nhóm và nhiều hơn nữa.
Dưới đây là cách sử dụng công cụ AI mạnh mẽ này:
Giai đoạn giới hạn và các yếu tố cần xem xét
AI có thể giúp tăng tốc và mở rộng quy mô việc ưu tiên hóa, nhưng nó có những giới hạn mà bạn cần phải lập kế hoạch cho. Hãy cùng xem xét một số giới hạn đó.
Chất lượng và độ chính xác của dữ liệu
Hệ thống ưu tiên hóa bằng AI phụ thuộc vào dữ liệu đầu vào sạch và nhất quán. Các cuộc khảo sát cho thấy nhiều tổ chức vẫn gặp khó khăn với các vấn đề về dữ liệu. Thực tế, 81% chuyên gia AI báo cáo các vấn đề nghiêm trọng về chất lượng dữ liệu, điều này ảnh hưởng tiêu cực đến kết quả và ROI.
Một nghiên cứu khác nhấn mạnh rằng 'sự sẵn sàng của dữ liệu ' (bao gồm tính sẵn có, tính nhất quán và tính đầy đủ của metadata) vẫn còn chưa phát triển đầy đủ trong nhiều triển khai AI.
Khả năng giải thích và niềm tin
Nếu không có giải thích rõ ràng về cách gán nhãn ưu tiên, người dùng sẽ ít tin tưởng vào AI hơn. Nghiên cứu về AI có thể giải thích cho thấy việc áp dụng mạnh mẽ hơn và tương tác tốt hơn giữa con người và AI khi các quy trình ra quyết định được minh bạch.
Một phân tích tổng hợp cho thấy rằng trong khi các giải thích đơn thuần không phải lúc nào cũng cải thiện hiệu suất, chúng có ảnh hưởng đáng kể đến việc người dùng có tin tưởng và sử dụng kết quả đầu ra của AI hay không.
Độ phức tạp, bối cảnh và sự giám sát của con người
Các công cụ AI thường hoạt động tốt với các yếu tố có cấu trúc, thời hạn, mối quan hệ phụ thuộc và nỗ lực, nhưng ít đáng tin cậy hơn khi quyết định yêu cầu phán đoán chiến lược hoặc xem xét bối cảnh tinh tế.
Do đó, nhiều nghiên cứu khuyến nghị các thiết kế cho phép con người can thiệp, đặc biệt đối với các công việc có rủi ro cao hoặc nhạy cảm.
Quản trị và thiên vị
Tự động hóa việc ưu tiên hóa có thể củng cố sự thiên vị nếu, ví dụ, dữ liệu công việc lịch sử phản ánh sự phân phối khối lượng công việc không công bằng hoặc nhãn ưu tiên thiên vị. Các đánh giá đạo đức cho thấy việc giảm thiểu sự thiên vị, tiêu chí minh bạch và giám sát là yếu tố quan trọng.
Ví dụ, các hệ thống AI trong thị trường lao động sử dụng AI có thể giải thích được đã được phát hiện là cải thiện công bằng và niềm tin chỉ khi người dùng có thể hiểu cách các quyết định được đưa ra.
🔍 Bạn có biết? Lần đầu tiên được sử dụng bởi các bác sĩ quân y của quân đội Napoléon, hệ thống phân loại bệnh viện đã xếp hạng các trường hợp y tế theo mức độ khẩn cấp. Khái niệm ưu tiên nguồn lực giới hạn đã ảnh hưởng đến mọi thứ từ quản lý tình huống khẩn cấp đến quy trình làm việc dự án hiện đại.
Tương lai của AI trong việc ưu tiên hóa công việc
Khi khối lượng công việc và các mối quan hệ phụ thuộc trở nên phức tạp hơn, các hệ thống AI đang phát triển từ các công cụ gắn nhãn tĩnh thành các trợ lý động, có khả năng dự đoán.
- Một nghiên cứu gần đây về Quản lý dự án dựa trên phân tích dữ liệu lớn cho thấy việc kết hợp dữ liệu dự án lịch sử với các đầu vào thời gian thực cho phép các hệ thống tự động dự đoán các xung đột trước khi chúng xảy ra. AI phân tích mọi thứ, bao gồm khả năng sẵn có của tài nguyên, thời lượng công việc và các tín hiệu rủi ro, để đưa ra kết luận.
- Khả năng giải thích và sự tin cậy cũng đang nhận được nhiều sự quan tâm hơn. Để AI ưu tiên được sử dụng rộng rãi, người dùng cần hiểu tại sao AI đưa ra các quyết định cụ thể.
- Các đánh giá hệ thống cho thấy các nhà quản lý kinh doanh và chuyên gia trong lĩnh vực mong đợi sự minh bạch trong cách các tính năng được đánh giá, cách các dự đoán được thực hiện và cách xử lý các yếu tố không chắc chắn. Các công cụ tích hợp các yếu tố trực quan hóa hoặc lý luận (ví dụ: độ quan trọng của tính năng, điểm không chắc chắn) có khả năng sẽ chiếm ưu thế.
- Cuối cùng, tính thích ứng đang trở thành yếu tố trung tâm. Các mô hình AI bắt đầu học hỏi từ hành vi, bao gồm cách các nhóm ưu tiên lại các công việc và những công việc thường bị hoãn lại. Kết hợp với tự động hóa, các vòng phản hồi này cho phép hệ thống phát triển. Điều đó có nghĩa là: hệ thống gắn nhãn ưu tiên của bạn sẽ không bị cố định theo các quy tắc ban đầu; nó sẽ thay đổi theo thói quen của nhóm.
🔍 Bạn có biết? Các phương pháp học máy ngày càng được sử dụng để phân cụm yêu cầu (thông qua k-means, bản đồ tự tổ chức, v.v.), giúp dễ dàng ưu tiên các tác vụ quan trọng trong các dự án Agile.
Quản lý ưu tiên công việc hiệu quả hơn với ClickUp
Các công việc tích tụ, hạn chót thay đổi và ưu tiên liên tục biến động. AI có thể hỗ trợ, nhưng việc sử dụng nó một cách hiệu quả mới là điều quan trọng.
ClickUp, ứng dụng toàn diện cho công việc, giúp việc này trở nên đơn giản: từng bước, nó phân tích thời hạn, mức độ khẩn cấp, phụ thuộc và nỗ lực, sau đó tự động gán các nhãn nhận biết ngữ cảnh như ‘Cao’ hoặc ‘Thấp’.
Ưu tiên của bạn được cập nhật theo thời gian thực, hiển thị trên bảng điều khiển giúp mọi người đồng bộ hóa. Tự động hóa ưu tiên công việc giúp giảm bớt mệt mỏi trong việc ra quyết định và đảm bảo nhóm của bạn tập trung vào những điều thực sự quan trọng.
Vậy bạn còn chần chừ gì nữa? Hãy tải ClickUp miễn phí ngay hôm nay! ✅
Câu hỏi thường gặp (FAQs)
Ưu tiên công việc dựa trên AI sử dụng các thuật toán để đánh giá các yếu tố như thời hạn, phụ thuộc, tính cấp bách và nỗ lực. Sau đó, nó xếp hạng các công việc theo thứ tự giúp người dùng tập trung vào công việc quan trọng nhất. Khác với việc sắp xếp thủ công, nó tự động điều chỉnh khi điều kiện thay đổi.
AI có thể xử lý các công việc ưu tiên định kỳ và xử lý lượng lớn thông tin một cách nhanh chóng, nhưng nó không thể hoàn toàn thay thế phán đoán của con người. Bối cảnh, chiến lược và các quyết định tinh tế vẫn cần sự tham gia của con người. AI có công việc tốt nhất như một hệ thống hỗ trợ chứ không phải là một sự thay thế.
Độ chính xác phụ thuộc vào chất lượng dữ liệu đầu vào, thiết lập hệ thống đúng cách và phản hồi liên tục. Các nghiên cứu và báo cáo của người dùng cho thấy tỷ lệ khớp với ưu tiên của con người vượt quá 85%, với sự cải thiện trong cuộc họp khi hệ thống được tinh chỉnh theo thời gian.
Nhiều công cụ quản lý dự án hiện đại hiện nay có thể tự động tạo nhãn ưu tiên cho công việc, thông qua AI tích hợp sẵn hoặc tự động hóa có thể tùy chỉnh. ClickUp là một trong những tùy chọn tiên tiến hơn. Asana, monday.com, Trello và các nền tảng tương tự khác cũng hỗ trợ tính năng này.
ClickUp kết hợp tính năng ưu tiên dựa trên AI với các tính năng quản lý dự án tổng thể như mối phụ thuộc, quy trình làm việc tùy chỉnh và báo cáo. So với các công cụ tập trung chủ yếu vào lịch trình hoặc danh sách công việc, ClickUp cung cấp nhiều quyền kiểm soát và linh hoạt hơn cho các nhóm quản lý dự án phức tạp.