Ý tưởng mới tuyệt vời, nghiên cứu thị trường, phản hồi của người dùng — bạn có mọi thứ để tạo ra những sản phẩm hoàn hảo. Nhưng làm thế nào để quyết định công việc hoặc ý tưởng nào cần giải quyết trước tiên?
Dù bạn lựa chọn gì, bạn phải giải thích lý do cho các cổ đông và nhóm của mình. Và còn gì tốt hơn điểm ưu tiên để làm điều đó?
Trong thế giới cạnh tranh khốc liệt này, nơi mỗi công việc và ý tưởng đều tranh giành sự chú ý và nguồn lực, việc nắm vững nghệ thuật sắp xếp thứ tự ưu tiên là rất quan trọng. Sử dụng khung công việc như RICE (Phạm vi, Tác động, Mức độ tự tin và Nỗ lực) để sắp xếp thứ tự ưu tiên có thể giúp bạn định lượng ý tưởng và cung cấp cơ sở để lựa chọn một ý tưởng cụ thể thay vì những ý tưởng khác.
Bài viết này sẽ thảo luận chi tiết về mô hình đánh giá RICE và cách nó có thể thay đổi cách ra quyết định của bạn.
RICE Prioritization là gì?
Mô hình RICE là một khung ưu tiên được sử dụng trong quản lý sản phẩm và phát triển dự án để đánh giá và ưu tiên các công việc, tính năng hoặc dự án bằng cách chấm điểm dựa trên bốn tiêu chí.
RICE là viết tắt của:
- R – Phạm vi: Phạm vi đo lường số lượng người dùng hoặc các bên liên quan sẽ bị ảnh hưởng bởi một công việc hoặc tính năng cụ thể
- I – Tác động: Tác động đánh giá hiệu quả tích cực tiềm năng mà một công việc hoặc tính năng có thể mang lại cho sản phẩm, người dùng hoặc mục tiêu kinh doanh
- C – Confidence (Sự tự tin): Sự tự tin thể hiện mức độ chắc chắn hoặc tự tin của nhóm đối với tác động và ước tính nỗ lực của họ đối với một công việc hoặc tính năng nhất định
- E – Nỗ lực: Nỗ lực đo lường các nguồn lực, bao gồm thời gian, nhân lực và ngân sách, cần thiết để hoàn thành một công việc hoặc triển khai một tính năng
Phương pháp RICE giúp cung cấp cấu trúc và tính khách quan trong quá trình ra quyết định, tạo điều kiện cho việc quản lý ưu tiên tốt hơn và ra quyết định khách quan hơn.
Công thức của phương pháp RICE như sau:
Điểm RICE = (Phạm vi ảnh hưởng x Tác động x Mức độ tự tin) / Nỗ lực
Với điểm số này, việc quyết định thứ tự của dự án và các công việc ưu tiên trở nên dễ dàng hơn.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Trợ lý AI có thể giảm đáng kể sự mệt mỏi khi ra quyết định trong việc sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc. Hãy xem cách thực hiện! 👇🏼
Nguồn gốc của mô hình đánh giá RICE
Sean McBride, cựu giám đốc sản phẩm tại Intercom, là người đồng phát triển khung RICE. Ông và các đồng nghiệp của mình đã nỗ lực tìm kiếm một khung ưu tiên phù hợp nhất với nhu cầu ra quyết định của họ.
Một trong những vấn đề phổ biến mà các nhà quản lý sản phẩm phải đối mặt là lựa chọn dự án dựa trên quan điểm cá nhân hay dự án có phạm vi ảnh hưởng rộng hơn. Vì vậy, McBride đã phát triển thang điểm RICE để giải quyết các vấn đề liên quan đến việc đưa ra quyết định khách quan.
Cách thức hoạt động của phương pháp sắp xếp thứ tự ưu tiên RICE
Trước đây, chúng ta đã thảo luận ngắn gọn về các thành phần của điểm RICE. Trong phần này, chúng ta sẽ đi sâu vào từng thành phần một cách chi tiết.
Đạt được
Thành phần đầu tiên của khung RICE là Phạm vi. Nó đo lường số người mà một dự án ảnh hưởng trong một kỳ nhất định. Phạm vi càng cao, số người được hưởng lợi từ dự án càng lớn. Nó thường được đo lường trong một tháng hoặc một quý.
Để tính toán phạm vi tiếp cận, bạn có thể xác định loại người dùng mà bạn đang xem xét. Tuy nhiên, tốt nhất là sử dụng các số liệu thực tế từ các chỉ số sản phẩm.
Ví dụ: giả sử bạn đang ra mắt một tính năng cộng tác mới trên nền tảng đánh giá của mình, với 100.000 người dùng hoạt động hàng tháng.
Bước đầu tiên là xác định đối tượng tiềm năng hoặc cơ sở người dùng mà tính năng này sẽ tác động trong một tháng (hoặc quý). Giả sử bạn ước tính tính năng này phù hợp với 40% cơ sở người dùng của bạn. Vì vậy, phạm vi tiếp cận của bạn là 40.000 người dùng.
Tác động
Tác động đánh giá hiệu quả tiềm năng của một công việc, tính năng hoặc dự án đối với từng người dùng. Trong phạm vi, bạn đo lường số người bị ảnh hưởng bởi một tính năng. Trong tác động, bạn đo lường mức độ ảnh hưởng của tính năng đó đối với mọi người.
Vì vậy, trong ví dụ trên, bạn có thể kiểm tra tính năng cộng tác sẽ tăng mức độ tương tác của người dùng và sự hợp tác trong nhóm như thế nào.
Chúng tôi thường đo lường tác động bằng một mục tiêu cao hơn. McBride đã sử dụng thang điểm trắc nghiệm để làm điều này:
- 3 = Tác động lớn
- 2 = Tác động cao
- 1 = Tác động trung bình
- 0. 5 = Tác động thấp
- 0. 25 = Tác động tối thiểu
Bạn không cần phải sử dụng cùng một thang đo. Bạn có thể chọn thang đo phù hợp với yêu cầu của mình.
Một điểm quan trọng cần nhớ khi đo lường điều này là bạn cần xác định mục tiêu rõ ràng cho từng dự án trước khi sử dụng điểm RICE. Và cách tốt nhất để làm điều này là hợp tác với nhóm và các bên liên quan. Bạn có thể sử dụng bảng trắng chia sẻ để brainstorming và giao tiếp trong thời gian thực.
Tự tin
Sự tự tin đo lường mức độ chắc chắn của bạn về phạm vi, tác động và ước tính nỗ lực của mình. Tiêu chí này được xác định dựa trên câu trả lời cho câu hỏi sau:
Bạn cảm thấy tự tin như thế nào về tính năng này và điểm số bạn đã chấm?
Câu trả lời được thể hiện dưới dạng phần trăm đơn giản. McBride đã sử dụng thang đo trắc nghiệm sau:
- 100% = Độ tin cậy cao
- 80% = Mức độ tin cậy trung bình
- 50% = Độ tin cậy thấp
Bất kỳ giá trị nào dưới 50% đều là phỏng đoán. Một lần nữa, bạn có thể sử dụng bất kỳ thang điểm nào phù hợp nhất với mình. Từ khoảng cách 10% đến 25%, hãy sử dụng khoảng cách phù hợp nhất với yêu cầu của bạn. Tuy nhiên, điều quan trọng ở đây là phải hoàn toàn trung thực.
Bối cảnh người dùng, nghiên cứu và thử nghiệm sẽ hỗ trợ cho điểm tin cậy cao. Bạn cũng có thể sử dụng các công cụ quản lý sản phẩm tồn đọng để phân tích và hiểu sâu hơn.
Điểm tin cậy giúp bạn đảm bảo rằng quyết định của mình thực sự dựa trên dữ liệu. Nếu bạn có điểm tiếp cận và tác động cao nhưng điểm tin cậy thấp, bạn có thể tìm hiểu cách cải thiện.
Nỗ lực
Nỗ lực cho bạn biết tổng lượng công việc cần làm để hoàn thành dự án. Bạn phải tính đến thời gian của các thành viên trong nhóm, bao gồm các nhóm sản phẩm, thiết kế và kỹ thuật. Nỗ lực được ước lượng bằng người-tháng, tức là lượng công việc mà một thành viên trong nhóm có thể hoàn thành trong một tháng.
Không giống như các yếu tố khác, nỗ lực là một yếu tố tiêu cực. Vì vậy, nỗ lực càng cao, dự án của bạn càng khó thành công. Nỗ lực cao hơn có nghĩa là bạn cần nhiều thời gian hơn để hoàn thành dự án.
Ví dụ: thiết kế, thử nghiệm, gỡ lỗi và ra mắt tính năng trong ví dụ của chúng tôi có thể mất ba tháng. Giả sử bạn có một nhóm gồm 5 người, điểm nỗ lực của bạn sẽ là 15 người-tháng.
Nói chuyện với các thành viên trong nhóm là cách tốt nhất để có được bức tranh toàn cảnh chính xác.
Cách tối ưu hóa quy trình ưu tiên RICE
Sử dụng các mẫu và phần mềm quản lý sản phẩm có thể tối ưu hóa quá trình ưu tiên RICE của bạn.
ClickUp là công cụ quản lý dự án giúp đơn giản hóa việc quản lý sản phẩm, đồng thời giúp quá trình này diễn ra nhanh chóng và dễ dàng hơn. Bạn có thể sử dụng ClickUp cho Quản lý sản phẩm để lập bản đồ tầm nhìn sản phẩm, đơn giản hóa việc sắp xếp thứ tự ưu tiên và xây dựng lộ trình kết nối công việc nhóm.
Ngoài ra, hãy đọc về các công cụ sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc để giúp bạn sắp xếp công việc hàng ngày của mình tốt hơn. Cách thực hiện như sau:
Chế độ xem nhiệm vụ ClickUp
Chế độ xem công việc cung cấp cho bạn một cách độc đáo để trực quan hóa các công việc của mình. Bạn có thể chọn giữa các chế độ xem, bao gồm danh sách, hoạt động, bảng, bảng và nhóm. Bạn có thể liệt kê các công việc, viết cập nhật, đặt câu hỏi theo ngữ cảnh về các công việc khác nhau và tạo tóm tắt công việc.
Hỏi các thành viên về công việc cụ thể của họ để ước tính nỗ lực của nhóm (giờ/tuần/tháng làm việc trực tiếp).
Trường Tùy chỉnh
Với Trường Tùy chỉnh, bạn có thể tùy chỉnh không gian làm việc và thêm các loại dữ liệu khác nhau. Bạn có thể sử dụng các công thức nâng cao, hàm toán học, hàm ngày và giờ, v.v. Tính năng này rất phù hợp để thêm điểm số vào các thành phần RICE của bạn.
ClickUp cũng cho phép bạn tạo trường, chỉnh sửa, hiển thị và ẩn chúng khi cần thiết.
Biểu đồ Gantt ClickUp
Bạn có thể sử dụng ClickUp Product Planning để xây dựng lộ trình, đặt cột mốc, thêm mẫu, trực quan hóa tốt hơn và hơn thế nữa. Biểu đồ Gantt cho phép bạn lập kế hoạch để thành công và trực quan hóa dòng thời gian của dự án. Bạn có thể dễ dàng so sánh và cộng tác, quản lý các ưu tiên và theo dõi tiến độ.
Mục tiêu ClickUp
Khung ưu tiên RICE hoạt động hiệu quả nhất khi nhóm và các bên liên quan của bạn đồng ý về các mục tiêu muốn đạt được bằng cách sử dụng các ý tưởng khác nhau. ClickUp Goals giúp điều chỉnh các mục tiêu của nhóm, đặt mục tiêu rõ ràng, đo lường thành công và quản lý tất cả các mục tiêu của bạn ở một nơi.
Mẫu ưu tiên
Sử dụng các mẫu lập kế hoạch sản phẩm và ưu tiên giúp tăng hiệu quả, cải thiện quá trình ra quyết định và đảm bảo phân bổ nguồn lực hiệu quả. Một số mẫu bạn có thể sử dụng là:
- Đánh giá công việc dựa trên mức độ tác động và nỗ lực bằng Mẫu ma trận ưu tiên ClickUp
- Quản lý ý tưởng và đề xuất bằng Mẫu Bảng trắng sắp xếp ưu tiên đầy màu sắc
- Phác thảo quy trình phát triển và theo dõi dòng thời gian bằng Mẫu phát triển sản phẩm mới. Mẫu này cũng giúp bạn điều chỉnh các nhóm về các cột mốc quan trọng
- Hình dung quá trình phát triển sản phẩm của bạn và hiểu chi tiết về từng thành phần bằng Mẫu lộ trình sản phẩm
Ưu và nhược điểm của phương pháp ưu tiên RICE
Giống như các khung làm việc khác, phương pháp ưu tiên RICE có những ưu điểm và nhược điểm. Mặc dù nó giúp định lượng ý tưởng của bạn, nhưng nó cũng có thể không chính xác. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết về những ưu nhược điểm này.
Ưu điểm
Dưới đây là một số ưu điểm của phương pháp ưu tiên RICE:
1. Giao tiếp hiệu quả hơn
Nó cho phép giao tiếp tốt hơn bằng cách sử dụng hệ thống chấm điểm tiêu chuẩn và giúp truyền đạt các ưu tiên một cách rõ ràng. Nó giúp mọi người xác định các công việc ưu tiên hàng đầu và quản lý các ưu tiên của họ tốt hơn. Hơn nữa, việc sử dụng các công cụ quản lý sản phẩm cũng tăng cường sự hợp tác và chia sẻ thông tin cập nhật trong thời gian thực.
2. Xác định ưu tiên rõ ràng
Điểm RICE cung cấp cho bạn thứ tự ưu tiên rõ ràng và bằng số cho các công việc hoặc tính năng. Do đó, bạn có thể sắp xếp danh sách theo mức độ ưu tiên, tập trung hơn vào các mục có mức độ ưu tiên cao. Điều này cho phép bạn sử dụng các nguồn lực, bao gồm thời gian và tiền bạc, một cách hiệu quả.
3. Dễ hiểu
RICE sử dụng hệ thống chấm điểm đơn giản dựa trên bốn yếu tố để mọi người có thể sử dụng mà không cần chứng chỉ hoặc bằng cấp về quản lý sản phẩm. Các thành viên trong nhóm, các bên liên quan và những người ra quyết định có thể dễ dàng sử dụng nó để hiểu lý do đằng sau các quyết định liên quan đến việc sắp xếp thứ tự ưu tiên.
4. Xem xét các yếu tố quan trọng
Điểm số ưu tiên bốn yếu tố khóa: phạm vi, tác động, sự tự tin và nỗ lực. Đây là những yếu tố quan trọng nhất trong việc đánh giá tính khả thi của một ý tưởng và liệu ý tưởng đó có khả thi hay không.
5. Ưu tiên dựa trên dữ liệu
Khung RICE cung cấp một phương pháp định lượng để ưu tiên hóa bằng cách loại bỏ các thành kiến cá nhân và ý kiến chủ quan. Nó dựa trên các sự kiện có cơ sở dữ liệu và có thể đo lường được, giúp bạn đưa ra quyết định dựa trên thông tin.
6. Tính linh hoạt theo danh mục
Nó mang lại sự linh hoạt bằng cách cho phép các nhóm thích ứng và áp dụng cho các loại công việc, sản phẩm và tính năng khác nhau. Cho dù là tính năng sản phẩm mới, sửa lỗi hay cải tiến quy trình, RICE có thể được điều chỉnh để phù hợp với các bối cảnh khác nhau.
7. Giúp đồng bộ hóa
Điểm RICE giúp các thành viên trong nhóm và các bên liên quan thống nhất với nhau và đảm bảo mọi người cùng hướng tới cùng một mục tiêu. Điều này cũng thúc đẩy môi trường làm việc hợp tác và tập trung hơn.
Lưu ý
Một số nhược điểm của nó bao gồm:
1. Có thể không chính xác
Một trong những nhược điểm chính của RICE là nó liên quan đến nhiều ước tính và phỏng đoán. Chúng ta có thể đánh giá quá cao giá trị, dẫn đến điểm số không chính xác. Hơn nữa, yếu tố tự tin là chủ quan, dựa trên sự hiểu biết và tự tin của mỗi người đối với công việc.
Do đó, điều quan trọng là phải càng chính xác càng tốt. Các chỉ số cần thiết có thể giúp bạn thực hiện việc này.
2. Ít tập trung vào khách hàng
Một vấn đề khác của phương pháp này là nó không tập trung vào khách hàng. Các yếu tố như phạm vi tiếp cận và tác động chỉ phản ánh một số khía cạnh của khách hàng. Tuy nhiên, các yếu tố quan trọng như sở thích, phản hồi và khía cạnh cảm xúc lại không được xem xét.
Ngay cả khi có phạm vi tiếp cận và tác động, những con số này vẫn được xác định bởi những gì người quản lý sản phẩm tin rằng phạm vi tiếp cận và ảnh hưởng của một sản phẩm cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định sẽ là như thế nào.
3. Dễ dàng điều chỉnh
Việc chấm điểm trong RICE không hoàn toàn miễn phí khỏi sự đánh giá chủ quan. Các nhà quản lý sản phẩm khác nhau có những thiên vị khác nhau, dẫn đến việc chấm điểm không nhất quán. Một số người có thể cố ý tăng hoặc giảm điểm, đặc biệt là trong thành phần độ tin cậy. Một cách để tránh điều này là tham gia nhiều người vào quá trình chấm điểm.
Các biến thể và phương án thay thế cho RICE
Đang tìm kiếm các phương pháp thay thế cho mô hình ưu tiên RICE? Chúng tôi có giải pháp cho bạn!
BRICE
Điểm BRICE là một giải pháp thay thế tuyệt vời cho khung RICE để sắp xếp thứ tự ưu tiên trong quản lý sản phẩm. Nó tương tự như RICE, ngoại trừ việc nó đo lường một yếu tố bổ sung gọi là Tầm quan trọng kinh doanh.
Vì vậy, năm yếu tố được đo lường là Tầm quan trọng đối với kinh doanh, Phạm vi ảnh hưởng, Tác động, Mức độ tin cậy và Nỗ lực. Tầm quan trọng đối với kinh doanh đo lường mức độ phù hợp của sản phẩm bạn đang xem xét với các mục tiêu kinh doanh chiến lược. Thường được chấm từ 1 đến 3, trong đó 3 là điểm cao nhất (đại diện cho sản phẩm rất quan trọng đối với kinh doanh).
Để tính điểm BRICE, bạn có thể sử dụng công thức sau:
Điểm BRICE = (Tầm quan trọng trong kinh doanh x Phạm vi ảnh hưởng x Tác động x Mức độ tin cậy) / Nỗ lực
Giá trị so với nỗ lực
Giá trị so với nỗ lực là phương pháp sắp xếp thứ tự ưu tiên tập trung vào giá trị và nỗ lực, cho phép bạn đánh giá các tính năng khác nhau. Ý tưởng khá đơn giản: bạn đo lường lợi ích mà ý tưởng sẽ mang lại và so sánh với nỗ lực cần thiết để đạt được nó.
Gán cho mỗi tính năng một điểm giá trị và một điểm nỗ lực để tính toán. Các tính năng có giá trị cao và nỗ lực thấp là những tính năng chiến thắng rõ ràng. Tiếp theo là các tính năng có giá trị cao, nỗ lực cao và giá trị thấp, nỗ lực thấp. Tốt nhất là tránh các tính năng có giá trị thấp và nỗ lực cao.
Mặc dù phương pháp này mang lại ý tưởng rõ ràng về việc sắp xếp thứ tự ưu tiên, nhưng một trong những nhược điểm của nó là khó ước tính giá trị và nỗ lực.
SU-RICE
Khung SU-RICE có hai yếu tố bắt buộc không có trong mô hình RICE: nguồn và nhân cách người dùng. Đây là một khung toàn diện hơn, vì nó cũng xem xét nguồn mà bạn lấy ý tưởng tính năng sản phẩm và nhân cách người dùng, ngoài phạm vi tiếp cận, tác động, mức độ tin cậy và nỗ lực.
Bạn có thể xem xét bốn nguồn: khách hàng tiềm năng, khách hàng hiện tại, thị trường hoặc đối thủ cạnh tranh và nội bộ, rồi liệt kê chúng theo mức độ ưu tiên. Khung này giúp hiểu chi tiết hơn về bối cảnh và tác động tiềm năng của một công việc hoặc tính năng.
Lập bản đồ câu chuyện
Bản đồ câu chuyện sắp xếp các tính năng theo mức độ ưu tiên dựa trên kế hoạch sử dụng sản phẩm của khách hàng. Đây không phải là mô hình chấm điểm. Thay vào đó, nó bao gồm việc thu thập các câu chuyện của người dùng mô tả một tính năng và lập bản đồ cho chúng.
Điều này cung cấp cho bạn một bản phác thảo về sản phẩm và danh sách các công việc phụ và chi tiết cho từng công việc. Phương pháp này rất tập trung vào khách hàng và cho phép bạn nhìn thấy bức tranh toàn cảnh. Trong khi lên ý tưởng, bạn cũng tạo ra một tài liệu trực quan để nhắc nhở mọi người về mục tiêu của họ.
Ưu tiên hiệu quả hơn bằng cách sử dụng khung RICE với ClickUp
Khung RICE là một phương pháp tuyệt vời để quyết định ý tưởng nào cần được chú ý trước tiên. Phương pháp này định lượng các ý tưởng và giúp dễ dàng sắp xếp chúng theo mức độ ưu tiên. Hơn nữa, phương pháp này không tốn nhiều thời gian và giúp ra quyết định khách quan.
Một số điều cần lưu ý khi sử dụng mô hình:
- Tập trung vào một mục tiêu
- Hệ thống đánh giá của bạn ảnh hưởng đến điểm số
- Thu hút nhóm của bạn tham gia vào quá trình chấm điểm để làm cho quá trình này trở nên khách quan hơn
- Sử dụng các mẫu quản lý sản phẩm để hình dung rõ hơn
- Thường xuyên đánh giá lại và cập nhật điểm số
- Có thể đánh giá thấp nợ kỹ thuật, vì vậy hãy xem xét nó riêng biệt trong hệ thống ưu tiên của bạn
Một công cụ quản lý sản phẩm tất cả trong một như ClickUp cung cấp sự liên kết, hợp tác, trực quan hóa và các mẫu tốt hơn trong quá trình sắp xếp thứ tự ưu tiên. Đăng ký miễn phí ngay hôm nay!